CARTILHA

Processo Administrativo Eletrônico - PAE

1ª versão

Março de 2020
 Roberto Cláudio Rodrigues Bezerra
PREFEITO DE FORTALEZA
Moroni Bing Torgan
VICE-PREFEITO DE FORTALEZA
Philipe Theophilo Nottingham
SECRETÁRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
Vicente Ferrer Augusto Gonçalves
SECRETÁRIO ADJUNTO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
Maria Christina Machado Publio
SECRETÁRIA EXECUTIVA DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
Lucineide Alves da Silva
COORDENADORA DA COORDENADORIA DE GESTÃO E MODERNIZAÇÃO ORGANIZACIONAL- COGEM
Jorge Alberto Cavalcanti Alcoforado
COORDENADOR DA COORDENADORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO- COTEC
João Alcides de Oliveira Guerra
COORDENADOR DA COORDENADORIA DE GESTÃO CORPORATIVA DE TECNOLGIA DA INFORMAÇÃO- COGECT

EQUIPE DE ELABORAÇÃO
José Clayson Parga Rocha
Maria José Augusto Chaves
Lucineide Alves da Silva
Roberta Feliciano de Souza
Francinele da Silva Cirino

EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO (ÁREA DE NEGÓCIO- COGEM)

José Clayson Parga Rocha
Francinele da Silva Cirino
Elizeu Breno Ramos Facundo
Paulo Marcelo Belizário Mano de Carvalho
José Laécio Cardoso Cajazeiras
Gilmara Venâncio de Souza Paranhos Orcioli
Roberta Feliciano de Souza

EQUIPE TÉCNICA DO PROJETO (TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO- COTEC/COGECT)

Wagner Maciel Moura
Whana Fechine Sobreira
João Paulo de Sousa Neto
Francisca Nivea de S. Oliveira
 Sumário
1. Apresentação ...................................................................................................................................................................... 4
2. Fundamentação Legal ....................................................................................................................................................... 5
3. Processo Administrativo Eletrônico - PAE ............................................................................................................... 6
3.1 O que é Processo Administrativo Eletrônico - PAE ............................................................................................... 6
3.2 O que gerou a necessidade de implantação do PAE? ............................................................................................ 6
3.3 Benefícios do PAE .............................................................................................................................................................. 6
3.4 Diferenciais do PAE ........................................................................................................................................................... 7
4. Entendendo os elementos do PAE ................................................................................................................................ 7
4.1 O que é documento digital? ............................................................................................................................................ 7
4.2 O que é assinatura digital? ............................................................................................................................................. 7
4.3 O que é certificado digital? ............................................................................................................................................ 8
4.4 O que é um Grupo, Subgrupo e Atributo de Documentos? ................................................................................. 8
5. Sistemas envolvidos ......................................................................................................................................................... 9
5.1 SPU Digital ............................................................................................................................................................................ 9
5.2 Assine Já .............................................................................................................................................................................. 10
5.3 SISDOM.................................................................................................................................................................................. 10
6. Como funciona o PAE?...................................................................................................................................................... 11
6.1 Como abrir um processo administrativo eletrônico? .......................................................................................... 11
6.2 Como visualizar um processo virtual? ...................................................................................................................... 11
6.3 Quais arquivos são aceitos no SPU DIGITAL? ......................................................................................................... 12
6.4 O que eu faço com os processos físicos?................................................................................................................ 12
6.5 Como faço para enviar documentos para assinatura digital? ......................................................................... 13
6.6 Quem pode enviar documentos para assinatura? ................................................................................................ 14
6.7 Quem pode assinar documentos digitais? ............................................................................................................... 14
6.8 Como faço para assinar documentos digitais?...................................................................................................... 14
6.9 Não tenho TOKEN, como faço para assinar documentos? ................................................................................. 15
6.10 Como solicito a criação de Grupos e Subgrupos de documentos? ................................................................ 15
6.11 Como corrigir ou cancelar documentos no SPU DIGITAL? ................................................................................ 16
6.12 Como enviar documentos para publicação no DOM? ........................................................................................... 17
6.13 Como ocorrerá a implantação do processo 100% virtual?............................................................................... 18
7. Últimas Considerações ................................................................................................................................................... 18
1. Apresentação

A Prefeitura Municipal de Fortaleza, por meio da Secretaria Municipal

do Planejamento, Orçamento e Gestão - SEPOG, tem investido na
racionalização e modernização de processos, objetivando a melhoria
contínua dos serviços ofertados. O desafio é fazer com que o Serviço
Público Municipal, com todas as suas particularidades, acompanhe o
ritmo das evoluções globais, inclusive tecnológicas. Nesse contexto,
investir em sistemas e virtualizar processos é fundamental e
desafiador.

Nessa cartilha, apresentamos o passo a passo de uma das frentes

abertas dentro dessa mudança de paradigma: a virtualização dos
processos que tramitam pelo SPU, o Sistema de Protocolo Único, da
abertura até a publicação no Diário Oficial. A meta da Administração
é zerar o uso de papel, acabar com o calhamaço de cada protocolo
gerado, agilizar o fluxo burocrático e economizar tempo e recursos.
Outros três sistemas operam integrados ao SPU Digital: Sistema de
Publicação do Diário Oficial do Município (SISDOM), que virtualiza
a publicação dos documentos oficiais; o Assine Já, aplicação onde
são realizadas as assinaturas digitais; e o Alfresco, ferramenta de
gestão de conteúdo que permite fazer o upload e a gestão de arquivos
com segurança. Conheça detalhes do projeto e se engaje nessa nova
era da Administração Pública.

4
2. Fundamentação Legal

A decisão da Prefeitura Municipal de Fortaleza pela

implementação do Processo Administrativo Digital
(PAE) é inspirada em casos de sucesso vivenciados
a nível da administração pública nas 03 (três)
esferas do governo brasileiro e em legislação
vigente. A gestão documental governamental tem
evoluído desde a Constituição Federal de 1988, a qual em seu artigo
5º, garante a todos o acesso à informação; no artigo 37, apresenta
os princípios a serem adotados pela administração pública na execução
de seus atos; e ainda no artigo 216, atribui à administração pública
a responsabilidade de franquear consulta ao seu acervo documental a
quantos dela necessitem. A Política Nacional de Arquivos,
estabelecida pela Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 também é um
marco, bem como a garantia de acesso à informação, de forma rápida
e transparente tratada na Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro
de 2011.

Em atendimento à responsabilidade com a gestão documental e a

garantia do acesso à informação, instrumentos legais e normativos
têm orientado o uso da tecnologia na tramitação de processos, como
a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui
a infraestrutura de chaves públicas brasileiras – ICP-Brasil, por
meio da qual tornou-se possível a certificação digital de assinaturas
no âmbito do território brasileiro; o Decreto Federal nº 8.539 , de
08 de outubro de 2015 que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para
realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das
entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e
fundacional; a Lei nº 13.726, de 10 de outubro de 2018 que racionaliza
(desburocratiza) atos e procedimentos administrativos dos Poderes da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e
recentemente a Lei Federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, que
institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, na qual é
retomado o princípio da fé pública do particular perante o poder
público e valida o uso de meios digitais na gestão documental e de
processos.

5
3. Processo Administrativo Eletrônico - PAE

3.1 O que é Processo Administrativo Eletrônico - PAE

O Processo administrativo eletrônico nada mais é do que
a adoção da forma digital para os processos
administrativos existentes na Administração Pública.

A partir da implantação do PAE, os processos atualmente

em circulação deverão ser digitalizados, para que sua análise e
decisão passem a ocorrer de forma virtual. Os novos processos
deverão ser gerados em formato digital. Assim, o envio, o
recebimento e a assinatura de documentos são feitos eletronicamente,
por meio de sistema web que garante a integridade, confiabilidade,
segurança e rastreabilidade das informações.

3.2 O que gerou a necessidade de implantação do PAE?

Ineficiência da Sustentabilidade ambiental e Alto custo da
infraestrutura e insumos necessários à tramitação de processos
(transporte, papel, tinta, impressora, etc.);
Baixo nível de transparência do processo administrativo;
Atendimento ineficiente à legislação vigente;
Dificuldade de agilidade nos serviços ofertados à sociedade;
Impacto na produtividade dos servidores por entraves
processuais.

3.3 Benefícios do PAE

6
 3.4 Diferenciais do PAE

Abertura do processo administrativo por meio de sistema e inserção de

todos os seus documentos na forma digital;

Tramitação eletrônica do processo com todos os documentos

componentes;
Assinatura digital de documentos;
Envio de documentos para publicação, por meio de sistema;
Arquivamento do processo finalizado em meio eletrônico.

4. Entendendo os elementos do PAE

4.1 O que é documento digital?

Existem 02 (dois) tipos de documento digital: o documento
digitalizado que é obtido através da digitalização de um
documento físico, e o documento nato-digital, que já nasce
originariamente no meio digital, como as planilhas e os
documentos de texto editáveis.

4.2 O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza
criptografia para autenticar informações eletrônicas,
preservando sua autoria e integridade, de modo a substituir
o autógrafo convencional com a mesma legalidade das
assinaturas manuais apostas em papel.

Para efetuar assinatura digital, o usuário necessita estar de posse

de um dispositivo eletrônico (token, smartcard etc.), que armazena
um certificado digital obtido junto a empresas especializadas.

7
 4.3 O que é certificado digital?

Certificado digital é um arquivo eletrônico que contém

informações pessoais ou empresarias – de uso individual
e intransferível – emitido por uma entidade autorizada
pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação
(ITI) – reconhecida nacionalmente como Autoridade Certificadora. O
certificado digital tem por objetivo atestar a veracidade e a
confiabilidade da assinatura aposta em um documento digital, bem como
de sua integridade e autenticidade, com plena validade jurídica.

Funciona como uma identidade virtual, a ser acessada a

partir de dispositivo eletrônico criptografado (token,
smartcard etc.), que permite a realização de operações em
sistemas, de forma segura.

4.4 O que é um Grupo, Subgrupo e Atributo de Documentos?

A assinatura digital em processos que tramitam no Sistema de
Protocolo Único Digital é vinculada ou diretamente dependente do
cadastramento de Grupos, Subgrupos e Atributos de Documentos no
sistema Assine Já.

O grupo de documento é o conjunto mais genérico de documentos e

deve ser estabelecido sem especificações. (Ex.: Ato; Ofício; C.I;
Portaria).

O subgrupo de documento é o conjunto de documentos mais específico,

criado como subcategoria dos grupos. (Ex.: Ato de Exoneração; Ofício
para Publicação).

O atributo de documento pode ser definido como as informações de

identificação de um subgrupo de documentos, de forma a detalhar as
informações contidas no documento, com o propósito de facilitar a
sua identificação pelo assinante. (Ex.: Grupo: Ato; Subgrupo: Ato
de Exoneração; Atributos: Nº do Ato, Data da Exoneração, Nome do
Servidor, Cargo do Servidor).

8
5. Sistemas envolvidos

5.1 SPU Digital

O que é?
O SPU DIGITAL é um sistema corporativo de gestão de
processos administrativos, operacionalizado de forma
100% virtual, sem uso de papel, abrangendo toda a
estrutura do Poder Executivo Municipal de Fortaleza.

Seu funcionamento envolve abertura, tramitação,

assinatura, publicação e o arquivamento de processos administrativos
por meio eletrônico, de forma ágil e simples, permitindo seu
acompanhamento em tempo real.

O SPU DIGITAL consolida o projeto PAE por meio da associação com os

sistemas ASSINE JÁ e SISDOM, cuja integração é imperceptível para o
usuário.

Curiosidade sobre SPU Digital

O Sistema de Protocolo Único (SPU) foi desenvolvido em
2009, para atender às necessidades dos órgãos e
entidades da Prefeitura Municipal de Fortaleza, em
relação ao controle dos processos administrativos.

O sistema consolidou a cultura de acompanhamento dos

processos administrativos de forma virtual, mas não eliminou a
existência do processo físico, que continuou a tramitar em paralelo.

Com o SPU DIGITAL, os procedimentos referentes ao tratamento dos

processos administrativos passam a ser 100% virtuais. A inovação só
foi possível pela integração com o sistema Assine Já, que permite
assinar digitalmente os documentos e com o SISDOM, que oportuniza o
envio de matérias para publicação no Diário Oficial do Município -
DOM.

9
 5.2 Assine Já

O que é?
O Assine Já é um sistema corporativo que possibilita a
assinatura digital de documentos, desenvolvido para atuar
de forma unificada na Prefeitura Municipal de Fortaleza,
pela possibilidade de ser integrado aos diversos sistemas
que necessitam dessa funcionalidade.

Curiosidade sobre Assine Já

O Sistema Assine Já é oriundo do Publique Já, criado em
2018, com o propósito de agilizar a publicação de
matérias que necessitavam de divulgação no Diário
Oficial do Município - DOM, por meio da inclusão do
procedimento de assinatura digital.

Considerando os bons resultados obtidos, decidiu-se estender a

utilização da assinatura digital a outros processos, tornando a
aplicação disponível a outros sistemas. Tendo em vista que a
assinatura digital era a única função do sistema, este passou a se
chamar Assine Já.

Para atendimento às necessidades de automação das rotinas de

publicação de documentos no DOM, foi desenvolvido o SISDOM.

5.3 SISDOM

O que é?
O SISDOM - Sistema de Publicação do Diário Oficial do
Município, é uma ferramenta corporativa que centraliza
o processo de trabalho referente à publicação de
documentos no DOM, oriundos dos vários sistemas
utilizados na Prefeitura Municipal de Fortaleza,
encaminhados pelos diversos órgãos e entidades
componentes do Poder Executivo Municipal.

10
 Curiosidade sobre SISDOM
O SISDOM foi desenvolvido em 2019 com o propósito de
automatizar a operacionalização e gestão da publicação
de documentos no DOM, possibilitando a substituição de
procedimentos manuais e dispensando a utilização de
vários sistemas, visando a otimização das rotinas e
garantindo agilidade e controle dos processos de trabalho inerentes
à atividade.

6. Como funciona o PAE?

6.1 Como abrir um processo administrativo eletrônico?

Os processos eletrônicos são abertos pelo SPU DIGITAL,
seguindo as etapas já utilizadas atualmente,
diferenciando-se pela obrigação de fazer o upload das
peças do processo, ou seja, anexando os documentos em
arquivo digital.

As etapas da abertura do processo seguem a sequência das abas do

sistema:
1-Tipo;2-Dados; 3-Envolvidos; 4-Anexos; 5-Confirmação.

6.2 Como visualizar um processo virtual?

O processo virtual pode ser visualizado clicando no botão

”Detalhes” do processo, e em seguida no botão “Visualizar
Processo”. Dessa forma, será materializado os documentos anexados
em ordem cronológica em conjunto com a capa do processo e seu resumo
de tramitações.

Atenção: Para visualização correta dos processos o sistema deve ser

aberto pelo navegador homologado para sua utilização, o Google
Chrome.

É importante ressaltar que os processos com marcação de virtual que

possuírem apenas capa e resumo, não poderão ser considerados
processos virtuais.

11
 6.3 Quais arquivos são aceitos no SPU DIGITAL?

O SPU DIGITAL aceita arquivos do Word (.doc), Libre

office (.odt) e PDF (.pdf), com tamanho máximo de até
100 megabytes, desde que não ultrapasse o limite de 500
megabytes por processo.

6.4 O que eu faço com os processos físicos?

Os processos físicos devem ser digitalizados em pdf e

virtualizados pelo botão “virtualizar” na caixa de análise do
SPU DIGITAL, sendo necessário fazer a indicação do local de guarda
do processo físico e o upload do processo digitalizado para que
possam ser tramitados.
Após a virtualização do processo físico, este deverá ser enviado
ao órgão de origem para posteriormente, quando da conclusão do
processo, serem devidamente arquivados.

Tanto o órgão que está enviando o processo virtualizado, quanto

o órgão recebedor deverá realizar o controle da entrega e do
recebimento deste processo físico. No ato da virtualização o
sistema emitirá certidão que deverá ser impressa e anexa ao final
do processo físico.

CERTIDÃO

CERTIFICO, para os devidos fins, que nesta data, o presente processo foi
digitalizado e tramita exclusivamente pelo SPU de forma virtualizada, motivo
pelo qual estes autos estão sendo remetidos ao órgão de origem para
arquivamento segundo as normas adotadas no âmbito da esfera pública (arquivo
corrente, intermediário ou permanente).
A partir desse momento a tramitação do processo deverá ser acompanhada na
forma virtual e logo que encerrado o fluxo deste, com o deferimento ou
indeferimento, o órgão deverá adotar as medidas necessárias à finalização
do processo.

Fortaleza/CE, XX/XX/2020.
Nome ......

Cargo .....
Coordenadoria ..... – Secretaria Municipal .....

12
6.5 Como faço para enviar documentos para assinatura digital?
O envio de documentos para assinatura digital no Assine
Já é feito por meio do SPU DIGITAL, que dispõe de acesso
(integração) no próprio sistema. A remessa é imediata e
o processo fica bloqueado para edição ou tramitação até
que o documento seja assinado.

Importante ressaltar que para enviar um documento para assinatura,

o servidor necessita ter permissão para essa operação, conforme
perfil indicado no sistema.

O envio para assinatura digital pode ser realizado em 02 (dois)

momentos, conforme situação:

Na abertura do processo
Na abertura do processo, é necessário adotar o seguinte
procedimento: ao abrir o processo, as abas “1-Tipo”; “2-Dados”;
“3-Envolvidos” devem ser preenchidas normalmente. Na Aba “4-
Anexos”, faça o upload do documento que será assinado digitalmente,
marcando a opção “Assinar” e em seguida selecione o Grupo de
Documento, preencha as informações obrigatórias: atributos e as
informações do assinante (órgão, nome ou cargo). Por fim, na Aba
“Confirmação”, clique no botão “Finalizar abertura do
processo”.

Pontos de Atenção:

O SPU DIGITAL manterá o processo bloqueado na caixa de análise até

que seja assinado, enviando-o automaticamente caso esteja com o
destino selecionado. Se o usuário optar por não selecionar o
destino, o processo permanecerá na sua caixa de análise, sendo
desbloqueado após a assinatura, oportunizando assim a correção de
possíveis falhas no processo antes do envio. No caso do
indeferimento da assinatura, ainda que o usuário tenha selecionado
o destino, este não será tramitado, permanecendo na caixa de análise
do responsável pelo processo.

No decorrer do processo
No decorrer do processo, é necessário adotar o seguinte
procedimento: selecione na sua “Caixa de Análise” do SPU DIGITAL,
o processo que necessita de assinatura digital, em seguida clique
no botão “Criar despacho”, na aba “Anexos”, faça o upload do

13
 documento que será assinado digitalmente, marcando a opção
“Assinar”, em seguida selecione o Grupo de Documento preenchendo
as informações obrigatórias: atributos e informações do assinante
(órgão, nome ou cargo), por fim clique no botão “Criar despacho”
para finalizar.

Atenção:

Para os processos que necessitam de assinatura digital e tramitação

para outra área, o procedimento poderá ser feito pelo botão
“Encaminhar”, seguindo as mesmas etapas anteriores,
diferenciando-se pela necessidade de indicar o destino do processo.
O SPU DIGITAL manterá este processo bloqueado na sua caixa de
análise enquanto estiver aguardando assinatura digital, sendo
desbloqueado com a assinatura e encaminhado automaticamente para o
destino selecionado. Caso contrário, o processo será desbloqueado
e mantido na sua caixa de análise, possibilitando correções.

6.6 Quem pode enviar documentos para assinatura?

Todos os servidores efetivos, cargos comissionados ou
servidores terceirizados, dentre outros, desde que tenham
permissão para esta operação, mediante autorização prévia dos
responsáveis.

6.7 Quem pode assinar documentos digitais?

Todos os servidores que possuam certificação digital, podem
assinar documentos em processos administrativos digitais,
mediante autorização dos responsáveis.

6.8 Como faço para assinar documentos digitais?

Os servidores que estão aptos a assinar documentos e possuem
certificado digital devem acessar o Sistema Assine Já,
verificar suas pendências para assinatura, selecionar os
documentos a serem assinados e clicar no botão “Assinar
Marcados”. Desta forma, o sistema solicitará o download do
aplicativo de assinatura que deve ser obrigatoriamente baixado e
executado. Nessa etapa, o dispositivo eletrônico (token, smartcard, etc.)
deve estar conectado ao computador, para que o módulo de assinatura
solicite a senha pessoal e valide a assinatura digital. No final desses
procedimentos, o documento assinado será encaminhado para o SPU DIGITAL
automaticamente.

14
Atenção:

Vale ressaltar que após o processo de assinatura digital, não será mais
possível alterar ou modificar o documento assinado. Desta forma, caso
haja alguma divergência no documento, o mesmo deverá ser cancelado.

Obs.: Para os documentos que necessitam de numeração, como Atos e

Portarias, o procedimento deverá ser realizado antes da assinatura
digital, pois não será possível fazer esta alteração posteriormente.

6.9 Não tenho TOKEN, como faço para assinar documentos?

Os servidores que não possuem certificado digital podem digitalizar
os documentos físicos com assinatura manual e fazer o upload para
o sistema SPU DIGITAL.

Atenção: este documento deve agregar-se ao processo físico.

6.10 Como solicito a criação de Grupos e Subgrupos de documentos?

A solicitação de Grupos, Subgrupos e Atributos pode ser feita
diretamente à T.I do seu órgão e deve observar os seguintes padrões:

Exemplo de Grupo de Documento:

 ATO
 OFÍCIO
 COMUNICAÇÃO INTERNA (C.I)
 PORTARIA

Exemplo de Subgrupo de Documento:

 ATO DE EXONERAÇÃO
 OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO DE CARGOS
 C.I DE SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS
 PORTARIA DE DISTRIBUIÇÃO DE CARGOS

Exemplo de Atributo de Documento:

 GRUPO: ATO
 SUBGRUPO: ATO DE EXONERAÇÃO
 ATRIBUTOS: Nº DO ATO, DATA DA EXONERAÇÃO, NOME DO SERVIDOR, CARGO DO
SERVIDOR

Atenção:

Os grupos e subgrupos devem ser criados obrigatoriamente para

documentos que necessitam de assinatura digital, e devem seguir os

15
padrões acima especificados. Na criação, é obrigatória a definição
dos usuários que poderão solicitar a assinatura daquele documento.

Subgrupos genéricos podem ser utilizados por todos que tem acesso
à solicitação de assinatura no SPU DIGITAL.

Os atributos servirão de suporte para que o assinante possa filtrar

informações desejadas e buscar os documentos de forma direcionada,
por isso o ideal é que eles sejam definidos em conjunto com o
assinante. Ressalta-se que há uma quantidade máxima de 06 (seis)
atributos que podem estar associados a determinado subgrupo.

6.11 Como corrigir ou cancelar documentos no SPU DIGITAL?

Para corrigir documentos anexados ao SPU Digital, é necessário
entender que não se pode alterar ou excluir documentos de processos
administrativos. O procedimento correto é anexar um novo documento
com as alterações desejadas. O sistema oferece 02 (duas) opções
para o usuário: o cancelamento do documento com erro, que ficará
oculto para posterior visualização, mas gravado na sua base de
dados; ou ainda a atualização da versão, que permitirá novo upload
do documento com as alterações desejadas, bem como a visualização
da versão anterior.

Nesse caso, a atualização deverá ser feita por meio do botão “Criar
Despacho”, que em sua aba de “Anexos” permite o upload de
documentos. O nome do arquivo deve obrigatoriamente ser idêntico ao
que foi anexado de forma equivocada, desta forma o sistema emitirá
uma notificação, na qual o usuário deverá clicar no botão
“Atualizar”, e em seguida no botão “Criar despacho”. Assim, o
sistema atualizará a versão desse documento, que pode ser conferida
em “Detalhes” do processo na opção “Arquivos Anexados”.

Obs.: O versionamento do documento não irá alterar a ordem da

materialização (visualização) do processo.

Para cancelamento de documentos será necessário acessar o conteúdo

do processo por meio do botão “Detalhes” e expandir a opção
“Arquivos Anexados”, em seguida, no documento que será cancelado
deve-se clicar no botão “Opções; Cancelar Documento” por fim é
obrigatório descrever a justificativa do cancelamento deste
documento, desta forma o documento receberá a tarja “cancelado”
e será “ocultado” da visualização do processo.

16
 Obs.: O documento cancelado é mantido para consulta no processo
devido a questões de segurança e auditoria.

6.12 Como enviar documentos para publicação no DOM?

A publicação dos documentos digitais é feita por meio
da integração do SPU DIGITAL com o SISDOM, sem
necessidade de acesso ao SISDOM.

Com o envio para publicação, o documento será remetido

para a Coordenadoria de Atos e Publicações (COAPO), da Secretaria
Municipal de Governo (SEGOV), que ficará responsável pelos
procedimentos de publicação do documento.

O envio para publicação pode ser realizado em 02 (dois) momentos,

conforme a situação:

Na abertura do processo
Na abertura do processo é necessário seguir o seguinte procedimento:
preencher normalmente as abas “1-Tipo”; “2-Dados”; “3-
Envolvidos”, indicando obrigatoriamente o destino do processo para
“SEGOV- Coordenadoria de Atos e Publicações Oficiais”. Na Aba
“4-Anexos”, selecionar as opções “Assinar” e “Publicar” no
documento que necessita de assinatura e publicação. Em seguida,
selecione o Grupo de Documento relacionado e preencha as informações
obrigatórias: atributos e informações do assinante (órgão, nome ou
cargo). Por fim, na Aba “Confirmação”, clique no botão “Finalizar
abertura do processo”.

Atenção:

Todos os documentos que são encaminhados para publicação devem

obrigatoriamente, possuir sua versão em arquivo editável
(doc./odt.), para que seja feita a diagramação no Diário Oficial do
Município. Os processos que forem enviados sem o arquivo editável,
serão devolvidos.

O processo enviado para assinatura e publicação ficará bloqueado na

sua caixa de análise enquanto estiver aguardando assinatura digital.
Caso o procedimento de assinatura seja concluído com êxito, o
sistema irá encaminhar automaticamente o processo para “SEGOV –
COORDENADORIA DE ATO E PUBLICAÇÕES OFICIAIS”, que fará sua

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 publicação por meio do SISDOM e devolverá o processo com a
informação da data de publicação no DOM. Caso contrário, o processo
será desbloqueado e mantido na sua caixa de análise, possibilitando
a correção do documento.

No decorrer do processo
Ocorre quando o processo já foi aberto e pelo menos 1 (um) de seus
documentos necessita de publicação.

Nesse caso, é necessário seguir o seguinte procedimento: selecionar

na sua “Caixa de Análise”, o processo que deseja enviar para
publicação. Clicar no botão “Encaminhar”, fazer a indicação do
destino para “SEGOV- COAPO-Coordenadoria de Atos e Publicações
Oficiais”. Em seguida, na aba “Anexos”, escolher o documento e
marcar a opção “Publicar”. Por fim, selecionar o Grupo de
Documento relacionado e preencher os atributos obrigatórios. Para
finalizar, clique no botão “Encaminhar processo”.

Atenção: Os processos que possuem arquivos para publicação que foram

anexados antes do dia 06 de dezembro de 2019 devem ser
obrigatoriamente atualizados para que possam ser encaminhados para
publicação.

Os documentos digitalizados assinados manualmente que necessitam de

publicação, devem ser anexados de forma individual e
obrigatoriamente junto ao seu arquivo editável “doc ou odt” com
os nomes de arquivo idênticos.

A assinatura digital deve ser realizada pelo Assine Já (assinador

oficial da PMF), casos contrários passarão pelo crivo da
Coordenadoria de Publicação de Atos Oficiais.

6.13 Como ocorrerá a implantação do processo 100% virtual?

De forma gradual, conforme determinação da Direção Superior.

7. Últimas Considerações

A eficiência na tramitação do Processo Administrativo Eletrônico-

PAE não está apenas na operacionalização dos sistemas SPU Digital
e Assine Já, mas também na mudança da cultura burocrática atualmente
estabelecida nos diversos órgãos e entidades da PMF. As boas

18
práticas devem permanecer, como os fluxos eficientes nas tomadas de
decisão, as reuniões de comitês gestores e executivos, os despachos
decisórios e consultivos entre gestores, as consultas por telefone,
as consultas por E-mail. Neste sentido deve-se identificar aquilo
que já não faz muito sentido, como o desperdício de tempo nas
tramitações exageradas ou a espera para decidir por questões
simples.

O Processo Administrativo Eletrônico- PAE está sendo implantado

para contribuir com a eficiência do setor público, melhorar a
transparência, o acesso e a tempestividade da informação,
possibilitando uma melhor comunicação entre servidores públicos e
sociedade.

Considerando que já foi dada a largada para implantação do PAE, a

Prefeitura Municipal de Fortaleza conta com o engajamento de
servidores e colaboradores na efetivação desse projeto inovador,
que vem ao encontro da modernização de suas práticas de gestão
pública.

19