INTRODUÇÃO

A definição do termo “evento”, de forma Informações levantadas pelo Sebrae,

bastante simplificada, pode ser compreendida mostraram que 98% do segmento foi atingido
como um acontecimento programado, com e, considerando que ele é composto, em
um objetivo previamente definido, grande parte, por empreendimentos de
organizado geralmente por pessoas e pequeno porte — microempreendedores
empresas especializadas em determinada individuais (MEIs), empresas de pequeno porte
temática. (EPPs) e microempresas (MEs) —, a busca por
Mas, e quando tratamos de eventos online? uma alternativa que preservasse a
Bem, apesar de haver algumas peculiaridades sobrevivência no mercado foi algo imperativo.
inerentes ao formato, o conceito não sofre Nessa nova realidade vivenciada, os eventos
grandes alterações. online passaram a representar uma
Na verdade, nesse caso, a única diferença é alternativa para o enfrentamento da crise.
que os eventos online representam a
migração das ações presenciais para o
universo digital. .
Além disso, diante de um cenário de
pandemia, com a rápida disseminação da
Covid-19 muitas foram as práticas de
segurança recomendadas para evitar a
elevação do número de casos e, entre elas, o
isolamento social teve grande destaque.
Acontece que essa orientação, com o
propósito de evitar aglomerações de pessoas,
gerou grandes e negativos impactos
financeiros sobre o setor de produção de
eventos.

1
Nessa nova As já famosas lives foram marcos inegáveis dessa
passagem do físico para o digital e, nos últimos meses,
realidade vimos muitas apresentações ao vivo, das mais simples,
como as feitas na sala de casa, às que movimentaram
vivenciada, maiores estruturas, com direito a show de luzes e fogos

os eventos
de artifício, por exemplo. Porém, as performances
musicais não são os únicos formatos que podem ser

online perfeitamente adaptados a esse modelo.

Entre outros estilos de ações que funcionam muito bem
passaram a no universo online, podemos citar como exemplos os
workshops e cursos, os seminários e as webinars —
representar essa última receberá um pouco mais da nossa atenção
neste material. A webinar (combinação das palavras em
uma Inglês “web” + “seminar”) é um evento que,

alternativa diferentemente dos demais, que passaram por

adaptações, foi criado para acontecer totalmente online.

para o Abrangendo palestras, reuniões, conferências etc.,

geralmente elas acontecem em tempo real e apresentam
enfrenta- grande dinamicidade, já que os participantes têm a
oportunidade de fazer interações de forma direta, por
mento da exemplo, enviando dúvidas sobre a temática por meio de
um chat ou contribuindo para o tópico que é debatido.
crise. Inclusive, dois dos maiores benefícios do modelo são
justamente a versatilidade e a interatividade.
Além disso, como a webinar pode ser transmitida para
variadas localidades, de maneira simultânea, é uma
excelente estratégia para atingir um público composto de
indivíduos que provavelmente não teriam contato com a
sua marca de modo diverso. Assim, são capazes de
promover excelentes resultados em termos de
reconhecimento e divulgação do nome da empresa.
Por todos esses pontos positivos que já podem ser
inicialmente destacados, neste e-book, trataremos de um
passo a passo para construir eventos online, abordando
as vantagens principais, a forma de planejamento, os
meios de divulgação e demais informações de mesma
relevância. Boa leitura!

2
 01 Quais são as vantagens
de fazer eventos online?

Embora a modalidade de eventos online traga os seus desafios em razão das

suas peculiaridades, principalmente para os empreendedores que não são tão
receptivos à inovação, como a questão da lucratividade — sim, monetizar ações
no meio digital é possível, recomendável e vantajoso —, em contrapartida, são
incontáveis as vantagens desse formato.

A seguir, falaremos um pouco de algumas delas.

Monetizar ações no
meio digital é possível,
recomendável e vantajoso
 1.1 Alcance de um público maior

Um evento programado para acontecer no universo virtual oferece a chance de alcançar um

número infinitamente maior de pessoas, como mencionamos na introdução. A depender do
meio de transmissão utilizado, qualquer indivíduo, de qualquer localidade do mundo, poderá
participar, possibilitando que um público expressivo seja alcançado.

1.2 Custos de investimento reduzidos

Podemos dizer que esse benefício é auto explicativo, já que não é difícil deduzir que os custos
de uma ação realizada presencialmente são proporcionais à grandeza da sua produção, certo?
Sendo assim, nos eventos físicos, quanto maior o número de participantes, maior precisa ser a
estrutura para recebê-los e, em consequência disso, maiores serão os valores para o custeio.

Nos eventos físicos, quanto maior o

número de participantes, maior precisa
ser a estrutura para recebê-los
Já no caso de um evento preparado para o meio digital, o investimento é reduzido de forma
expressiva, já que grandes espaços e uma numerosa força de trabalho, por exemplo, são
elementos dispensáveis.
Para alguns tipos de conteúdo, inclusive, apenas um microfone e um notebook com uma
câmera integrada compõem todos os equipamentos necessários para fazer a ação acontecer.

4
 1.3 Maior praticidade e mais flexibilidade

A organização de um evento voltado ao meio digital traz mais

praticidade tanto para a empresa que está por trás da realização
da ação quanto para a audiência que assistirá à transmissão na
Internet. Isso porque, no que diz respeito à produtora, como não
há necessidade — em alguns casos — de trabalhar com eventos
ao vivo, a gravação pode ocorrer em etapas, em dias ou semanas
distintos, nos horários mais convenientes.
Já em relação ao público, a praticidade reside na possibilidade
de acompanhar o evento no conforto do lar, por exemplo, e de
qualquer dispositivo que esteja conectado à Internet. Isso evita
deslocamentos e até gastos com hospedagens,
estacionamentos, alimentação etc.
Além disso, um ponto que também vale ser mencionado por
ser um benefício exclusivo dos eventos online é a maior
disponibilidade para a realização. Isso porque, mesmo que
sejam ao vivo — já explicamos que nem sempre essa é uma
exigência, lembra? —, eles não se sujeitam aos fenômenos
naturais, por exemplo, que, muitas vezes, são responsáveis pelo
cancelamento ou pelo adiamento dos presenciais.

1.4 Reforço do branding empresarial

Tratando resumidamente do conceito de branding, caso você

não domine o significado do termo, pense que ele abrange tudo
que diz respeito à sua marca: os valores, a identidade, a
missão, o posicionamento etc.

Eventos online também

são um meio de dar “voz”
à sua empresa
 Desse modo, os eventos online também são um meio de dar “voz” à sua empresa e ajudam a
mostrar que o negócio é receptivo aos recursos provenientes da transformação digital que
vivenciamos em ritmo acelerado nos dias de hoje, além de não recuar diante de novos desafios.
Inovação é a palavra-chave atualmente e o público quer ver empreendimentos que estejam
abertos ao novo, reinventando-se a todo momento.

Como manter o engajamento da

audiência em eventos online?
Fato inegável é que manter o engajamento do público em ações no meio
digital pode ser um grande desafio. Em razão de ser bastante comum que os
participantes dividam a atenção entre o seu evento e outros afazeres
(domésticos ou profissionais).
Nesse sentido, mantê-los realmente envolvidos exige um planejamento
antecipado e cuidadoso, despertando o interesse e gerando expectativas no
momento da divulgação, e uma atuação habilidosa, fazendo uso de táticas
que tenham como propósito “captá-los por inteiro”.
Uma boa estratégia é evitar desviar o olhar da câmera, já que, ao fazê-lo,
você “quebra” a sensação do contato visual pessoal. Lembre-se de que o
público precisa sentir que você está ali, falando com ele.
Outra boa alternativa é fazer uso de ferramentas específicas para manter o
engajamento. É válido, por exemplo, pedir feedbacks se houver um chat que
possibilite essa interação, fazer pesquisas etc.

6
 02 Como planejar um
evento online?

Como já tivemos oportunidade de mencionar, os eventos online têm, sim, as

suas peculiaridades. Por isso, agora, vamos a um passo a passo que vai ajudá-lo
no planejamento — primeiramente, vamos abordar as ações que acontecem no
meio digital, em geral, e, após, daremos especial atenção à webinar.

2.1 Escolha o tema

A definição da temática de um evento online é fundamental, impactando, inclusive, o

engajamento, sobre o qual falamos há pouco. Afinal, o que os participantes querem assistir? O
que a audiência tem interesse em aprender? Tudo gira em torno do seu público, logo, esses são
alguns questionamentos que devem ser levantados.

O que os participantes querem assistir?

O que a audiência tem interesse em aprender?
Tudo gira em torno do seu público.
Se você nem mesmo souber por onde começar, uma boa dica é utilizar as mídias sociais para
perguntar diretamente a ele. Nesse caso, vale apostar nas enquetes ou elaborar formulários
rápidos e divulgá-los nos canais em que há maior interação.
Em resumo, há uma certeza que deve ser mantida em mente: o tema define o quão
bem-sucedida a sua ação será, pois ele é o que atrai (ou não) as pessoas.

7
 2.2 Seja criativo na escolha do nome

A Internet tem se mostrado uma grande aliada do setor de produção de eventos, principalmente
em tempos de pandemia. No entanto, fato é que as mesmas portas que estão abertas para você
também estão para os seus concorrentes. Sendo assim, ser criativo pode ser um diferencial para
destacar a sua ação entre as demais — e você pode começar pelo nome.
Escolha algo que remeta à temática do evento, que tenha a ver com a proposta do formato e,
principalmente, que passe credibilidade. Mais uma vez falando sobre as mídias sociais, que têm
um grande poder em todo esse processo de planejamento e divulgação, faça bom uso delas para
“viralizar” uma hashtag que centralize todas as informações sobre o evento e concentre o
conteúdo e os comentários dos participantes.

Conheça o seu
2.3
público-alvo Falar a língua do seu
Você pode ser extremamente público é imprescindível.
detalhista no seu planejamento,
escolher um tópico que gere grande
interesse e utilizar as redes sociais certas para
divulgar o evento, mas se a linguagem utilizada não
estiver adequada à audiência, nenhum dos passos anteriores será bem-sucedido. Falar a língua
do seu público é imprescindível.
Para identificar a melhor abordagem, então, faça uma pesquisa minuciosa sobre as
necessidades, as preferências e as características das pessoas que você pretende atingir. Esses
dados farão com que você seja mais certeiro nos seus investimentos.

2.4 Tenha a data e o horário definidos

Divulgar a sua ação no meio digital é essencial, mas é impossível fazê-lo da forma certa se
ainda não houver a definição da data e do horário do evento. Isso porque entregar todas as
informações relativas à programação potencializa as suas chances de atração da audiência.
No entanto, não se esqueça de considerá-la antes dessa definição. O seu público é composto
de pessoas que trabalham em horário integral? Qual é a faixa etária predominante? Quais são as
horas livres do dia? Responder a essas perguntas o ajudará a ter um direcionamento.

8
 2.5 Divulgue o seu evento

Nos tópicos anteriores, já mencionamos a importância da divulgação em alguns momentos,

porém chegou a hora de dar a devida atenção a essa etapa. O segredo para ter um evento online
de sucesso, com um grande número de participantes e que, consequentemente, gere um retorno
interessante (seja em receitas, seja em reconhecimento) é divulgar da forma certa.
“Mas o que seria fazer realmente uma boa divulgação?” — talvez você esteja se perguntando.
Nessa fase da organização da sua ação, você precisa programar as publicações sobre o evento
de maneira cuidadosa e pensada. Jamais o faça de forma aleatória!
Você quer gerar repercussão, então, procure estudar os melhores horários para os posts,
considerando o momento em que o seu público costuma acessar a Internet. Além disso, sempre
que possível, responda aos comentários e faça interações. Assim, você já começa a envolver a
sua audiência antes mesmo da data agendada.

2.6 Monte uma estrutura completa

Aqui, quando falamos de estrutura, lembre-se de que tratamos de um evento que ocorrerá no
meio digital. Logo, não estamos nos referindo à locação de grandes espaços e de equipamentos
de alta potência, mas aos elementos que
são comuns às modalidades online e
offline.
A depender do tipo de conteúdo digital,
haverá um palestrante, um estúdio para
gravação, uma plataforma responsável
pela transmissão, materiais para o
acompanhamento do público, uma
conexão à Internet de alta velocidade
etc. O importante é pensar em tudo que
será necessário para reduzir ao máximo
o risco de imprevistos e para entregar
algo de qualidade, então, estude as suas
demandas e identifique o que faz sentido
para o seu evento.

9
 2.7 Decida entre realizar um evento pago ou gratuito

Esse ponto depende muito dos seus propósitos com a ação a ser realizada no universo
virtual. A sua intenção é entregar um conteúdo gratuito, talvez como uma prévia, para que a
audiência tenha interesse em saber mais sobre as soluções da empresa? Ou você busca
arrecadar fundos, gerando uma receita que possibilite manter as operações do seu
empreendimento?
Se a segunda hipótese tiver mais a ver com o seu intuito, é válido estudar as estratégias de
precificação. Atualmente, há plataformas que oferecem inúmeras modalidades de monetização
de eventos online (dos mais diversos tipos), não apenas por meio de doações, mas também com
a venda de ingressos, com a oferta de uma modalidade de assinatura (semelhante aos formatos
utilizados pelos serviços de streaming que oferecem conteúdo de entretenimento).

Normalmente, as ações na Determine o tempo

2.8 de duração do evento
modalidade digital têm online
duração entre 30 minutos
e uma hora Aqui, a palavra-chave é equilíbrio. Não é
interessante fazer um evento curto
demais, em que a temática escolhida
precisa ser abordada de forma muito superficial, mas também não é recomendável prolongá-lo
por um longo período, pois os participantes podem acabar por abandonar a transmissão, o que
prejudicará o seu engajamento.
Normalmente, as ações na modalidade digital têm duração entre 30 minutos e uma hora —
agora, estamos considerando um evento ao vivo. Se o formato não implica essa exigência, é
possível fazer gravações mais longas, ainda que, para disponibilizá-las, você opte por dividi-las em
vídeos mais curtos.

10
 03 Como organizar
uma webinar?

Como dito, vamos dedicar um tópico apenas à webinar. No entanto, vale

ressaltar que a maior parte das etapas do passo a passo para o planejamento
de um evento online é aplicável a esse formato também. Ainda assim, vale
reforçar alguns pontos, como:

Isso o ajudará a definir uma

Avalie as necessidades
temática de forma acertada e a
do seu público
oferecer um conteúdo que
realmente desperte o interesse;

Elabore um bom Ao fazê-lo, também separe um

roteiro e uma boa tempo para a criação do material
apresentação visual a ser disponibilizado aos
participantes;

Você pode considerar convidar um

Defina o apresentador colaborador da sua própria
empresa ou alguém de fora, de
acordo com os seus propósitos;

Para tal, não deixe de considerar

Programe uma data
quaisquer outros eventos que já
e um horário
estejam marcados para que não
haja conflitos de agendas;

Para esse propósito, é possível

Divulgue a webinar criar uma landing page, inserir um
CTA (call to action) no seu site;
utilizar as redes sociais para a
publicação de informações ou até
enviar e-mails notificando sobre a
programação;

Monitore a base Durante todo o processo, fique de

de leads olho e, se necessário, aposte em
ações de reforço.

11
 04 O que fazer no
pós-evento?

Agora, chegou o momento de compreender a parte final do processo: o que

fazer no pós-evento. Bem, mais uma vez, é hora de recorrer às mídias e à Internet
— ao finalizar a sua transmissão online, o ideal é divulgá-la nos seus canais
digitais.
Sendo assim, faça publicações nas redes sociais sobre o desenrolar do seu
evento, comente sobre a experiência vivenciada, compartilhe o número de
participantes e tudo mais que trouxer maior visibilidade e relevância à sua ação.
Além disso, jamais se esqueça de um recurso essencial e que deve ser usado
para coletar feedbacks: a pesquisa de satisfação. Isso porque conhecer a opinião
daqueles que fizeram parte do seu evento online é muito importante, inclusive
para identificar pontos de melhoria para as próximas ações.
Ademais, você ainda demonstra que se preocupa com a percepção da audiência
e que leva em consideração as sugestões e as críticas, procurando trabalhar o que
precisa ser aprimorado.

Ao finalizar a sua
transmissão online, o
ideal é divulgá-la nos
seus canais digitais

A divulgação após
4.1
o evento online

Como o seu evento ocorreu no meio digital, também será esse o ambiente em que devemos
garantir a maior repercussão. No universo online, todos estão conectados, de forma simultânea,
e em vários canais diferentes, logo, uma excelente estratégia é usar esse fato a seu favor e aplicar
táticas comuns ao Marketing Digital.

12
 4.1.1 Nas redes sociais

Além de trabalhar constantemente a sua presença digital como marca, postando conteúdos
relevantes com regularidade e mantendo interações nas plataformas, uma boa tática é publicar
os trechos mais interessantes da sua transmissão. Assim, você atrai e aviva a memória do evento
naqueles que participaram e aguça a curiosidade dos que não estiveram presentes.
Vale até aproveitar para divulgar as temáticas e as datas das próximas ações, o que não só
elevará o engajamento, mas também o ajudará a se tornar uma referência no campo de atuação.

4.1.2 Por e-mail marketing

Outra maneira de divulgar o evento (e, da mesma forma que a anterior, essa vale para falar sobre
o que já foi transmitido e acerca das próximas ações) é utilizando o e-mail marketing. Por meio
desse recurso, é viável estabelecer uma comunicação exclusiva com o público, mantendo um
relacionamento.

Uma boa estratégia é criar uma lista de

contatos com os endereços eletrônicos
dos participantes do evento.
Uma boa estratégia é criar uma lista de contatos com os endereços eletrônicos dos
participantes do evento. Assim, você pode mantê-los atualizados sobre as próximas ações,
encaminhando a programação com os temas e as respectivas datas, e encaminhar pesquisas de
satisfação e formulários de sugestões, de modo que eles se sintam parte do planejamento e
valorizados.

4.1.3 Por anúncios online

Além de utilizar as redes sociais da empresa para fazer publicações acerca do evento e de
novas programações, como já mencionado, outra maneira de utilizá-las é pagando por anúncios.
Esse formato é mais voltado para promover os eventos que ainda ocorrerão, mas é igualmente
válido em comparação com os anteriores, pois é possível trabalhar com a segmentação.
Desse modo, os seus eventos serão anunciados para o seu “público ideal”, conforme a idade, a
localização, o gênero, os hábitos de consumo etc. No entanto, por exigir um investimento, é
essencial mensurar os resultados para verificar a validade de mantê-los e renová-los cada vez que
uma nova ação for planejada.

13
CONCLUSÃO
Por fim, como foi possível perceber, a organização de eventos na internet tem importantes
pontos estratégicos que juntos têm o poder de conectar grandes audiências online e gerar
grandes resultados de negócios para empresas.
No entanto, com tamanha variedade de ferramentas online, formatos de eventos e caminhos
para construí-los, é importante que líderes, empreendedores e hosts digitais saibam que é mais
importante focar nas principais ações que irão trazer os maiores resultados, do que tentar
executar todas as ações possíveis no seu primeiro evento.
E quando falamos de ações, estamos falando de absolutamente tudo: marketing, design,
conteúdo, social media, palestrantes, monetização, entre diversos outros. Ao embarcar na jornada
de eventos virtuais, tenha sempre como prioridade o que vai te levar primeiro aos objetivos que
você traçou no começo do projeto. Seja para lançar um novo produto, treinar colaboradores,
converter mais leads qualificados, conectar a comunidade da sua marca, lançar um produto ou
vender ingressos: trace seus objetivos e foque nos resultados.