Guia Definitivo Do Project Model Canvas Novo PDF
Guia Definitivo Do Project Model Canvas Novo PDF
Guia Definitivo Do Project Model Canvas Novo PDF
1 Introduo ............................................................................................................................................................ 3
2 O que o Project Model Canvas? ............................................................................................................... 6
3 Elementos da metodologia .......................................................................................................................... 8
4 Perguntas Fundamentais ............................................................................................................................. 9
5 A Dinmica ......................................................................................................................................................... 17
6 Como implementar a metodologia .......................................................................................................... 18
7 Como usar o Pm Canvas App .................................................................................................................... 24
8 Importando o CANVAS para o Project Builder ..................................................................................... 30
9 Novidades PM Canvas 2016 ........................................................................................................................ 33
10 Concluso ........................................................................................................................................................... 35
11 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 36
1. INTRODUO
O volume de projetos no para de crescer nas organizaes. Sabemos que o ritmo das
mudanas est cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de negcios ainda mais complexo.
Projetos maiores envolvem um nmero mais amplo de interessados, impactam mais reas de
negcios e criam maior visibilidade na sociedade tudo isso est tornando a vida do gerente
de projetos mais difcil.
Diante de todos os desafios que podemos listar, se tivssemos de priorizar e eleger o de maior
dificuldade, sem sombra de dvida, a comunicao e o gerenciamento das partes interessadas
estariam no topo.
O Project Model Canvas sem dvida a maior revoluo no mundo da gesto de projetos
dos ltimos tempos. Ele ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade
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de planejamento, mas que se caracterizam por inovao, alta dinmica dos negcios e
simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos quais solues rgidas e engessadas
no se aplicam.
4
5
2.
O Project Model Canvas uma metodologia
de planejamento de projeto inspirada em
conceitos de neurocincia, Design Thinking e
na experincia do professor Jose Finocchio em
consultoria e vivncias ao ministrar aulas de
O QUE O gerenciamento de projetos.
PROJECT
MODEL A metodologia prope uma maneira mais
CANVAS amigvel de conceber um plano de projetos, que
traz rapidamente tona o modelo mental que
temos dele e permite visualizar suas ligaes
e dependncias em uma nica pgina. Seus
componentes esto agrupados em perguntas
fundamentais (Por qu, O qu, Quem, Como,
Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo
de integrao que leva em conta a teoria de
gerenciamento de projetos.
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Para colocar a metodologia em prtica possvel criar seu canvas utilizando apenas uma
folha em formato grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it ou ainda baixar o n o s s o
aplicativo mobile, disponvel gratuitamente para IOS e Android. Uma dinmica interessante ,
com uma televiso ou um projetor, projetar a url do Canvas para todos os membros da equipe
visualizar o plano de projeto (neste vdeo explicamos a dinmica).
Porm, o grande benefcio do canvas digital libertar a equipe para acessar as informaes do
projeto de qualquer lugar, atravs de um smartphone e acesso internet. Outra vantagem, a
integrao do PM Canvas app com o software da Project Builder, assim, em campo ou mesmo
durante uma reunio ou encontro, um gerente de projetos pode j dar incio ao planejamento
e execuo de projetos.
Canvas
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3.
a representao visual do plano de projeto.
Nesse espao, o gerente de projeto e sua equipe
fazem o prottipo do modelo mental do projeto.
muito importante que o canvas seja preenchido
com post-it para que possa ser modificado quantas
vezes for necessrio.
Posts
So descries curtas escritas em post e que iro
preencher cada componente com as informaes
do projeto.
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As perguntas fundamentais so as que definem
seu projeto. Elas facilitam a compreenso, por
4.
seguir uma ordem que auxilia na organizao
de sua concepo. Em todo projeto temos
sempre esse mesmo dilema. As duas primeiras
perguntas do cliente ou do patrocinador so:
Quando? e Quanto?. Nesse ponto, utilizar
a metodologia do PM Canvas pode ajudar
PERGUNTAS muito a no responder estas perguntas, pelo
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vez, para saber a importncia dos produtos fundamental ter a conscincia dos benefcios
que o seu projeto gera, e assim por diante.
0 Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto usar o mnimo de palavras possvel. O
Pitch a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, voc dever resumir seu
projeto em apenas uma frase. Exemplo: escritrio de projetos rodando!
Por qu?
Nesse ponto voc dever responder o porqu da realizao desse projeto. Se no conseguir
encontrar a resposta, todo o seu planejamento perder o sentido. Para fundamentar a defesa
do seu projeto importante analisar a situao atual da empresa, identificando quais so as
principais dores, que problemas esto enfrentando e quais necessidades preciso atender.
Com o dever de casa respondido, vamos aos post-its.
1 - Justificativa
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projetos gastando a maior parte do tempo apagando incndios, perda de faturamento, perda
de cliente, etc.
2 - Objetivo Smart
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que seja smart. Isso significa:
Specific (especficos)
Measurable (mensurveis)
Attainable (atingveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizveis)
3 - Benefcios
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Deve descrever o que a empresa conquistar aps a implantao do projeto. Exemplo:
aumento de faturamento, ampliao da satisfao do cliente, reduo de custos, melhor
qualidade de vida para o gerente de projeto.
O qu?
Quais necessidades sero atendidas? Nessa etapa sero listados que produtos,
servios ou resultados sero entregues ao final do projeto.
4 - Produto
O produto o resultado final do projeto. Um projeto pode tambm gerar um servio ou um
resultado nico. Exemplo: escritrio implantado e operando na empresa Acme.
5 - Requisitos
Definem a qualidade que o produto (servio/resultado) precisa apresentar para ter valor
para o cliente. Exemplo: deve ter fluxograma da gesto de projetos, deve ter a metodologia
padro de gesto de projetos, deve ser aplicado o treinamento padro da metodologia de
gesto de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa de
encerramento no final do projeto.
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Quem?
6 - Stakeholders
7 - Equipe
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Como?
Nessa etapa respondemos como o trabalho ser entregue no projeto. Para que o projeto
ocorra naturalmente, importante definir quais so as entregas e quem so os responsveis,
suas premissas e restries.
8- Premissas
So suposies dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que
no esto sob controle do gerente de projeto. Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vo
aderir ao projeto, o Project Builder ser implantado at 24 de dezembro de 2013.
9 - Grupos de entregas
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10 - Restries
Nesse quadro, sero descritas as limitaes do projeto, de qualquer natureza e origem, que
impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe. Exemplo: os gerentes funcionais no
podem se ausentar por mais de 8 horas de suas funes, no poder ser gasto mais de 20% do
oramento com servios externos, a equipe de TI interna no dar suporte nova aplicao.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto ser concludo e quanto custar para a organizao.
Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos dever dar uma
estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos.
11 - Riscos
Riscos so eventos futuros e incertos que tm relevncia para o projeto. Nessa etapa
identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar
e implantar as respostas. Exemplo: gerncia funcional no adere ao mtodo de GP, baixa
qualidade do treinamento realizado internamente, atraso na implantao do software.
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12 - Linha do tempo
13 - Custos
Quanto ser gasto para concluir esse projeto? importante distribuir os custos pelos grupos
de entregas pr-definidos.
Exemplo:
1 R$ 800
2 R$ 2 mil
3 R$ 5 mil
4 R$ 1,2 mil
5 R$ 15 mil
6 R$ 4 mil
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5.
A DINMICA
A dinmica de construo do CANVAS no tem papis
pr-definidos, apenas duas regras bsicas:
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Para a dinmica, sero necessrios uma boa sala de reunio para a equipe se isolar e os
seguintes materiais:
Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo, ser necessrio que cada participante
baixe-o na Apple Store ou na Google Play. Ter uma sala de reunio com uma TV ou um projetor,
onde ser projetado a url do Canvas, ajudar bastante (nesse vdeo voc entender melhor).
18
6.
Se voc est pensando em implantar a
metodologia do Project Model Canvas na sua
organizao importante que tenha ateno em
alguns pontos. A grande maioria das empresas
se concentram no planejamento do sucesso da
COMO iniciativa, dando uma ateno maior ao controle
IMPLEMENTAR A de seus oramentos, entregas, expectativas da
METODOLOGIA alta gesto e em chegar ao go-live no prazo.
No entanto, apesar de dedicarem seus melhores
esforos ao gerenciamento de projetos, as taxas
de fracasso permanecem elevadas.
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por diversas razes. Isso inclui a falta de compromisso dos executivos, expectativas no
realistas, definio de requisitos pobres, seleo de processos inapropriados, lacunas
entre a rotina implantada e os requisitos de negcios necessrios, recursos inadequados no
software de gesto de projetos adotado, oramentos que no correspondem realidade,
a m gesto do projeto (subestimando o impacto da mudana), a falta de formao e
educao, e por ltimo, mas no menos importante a m comunicao.
Para contornar esses problemas, e quaisquer outros que possam surgir, listamos a l g u n s
passos importantes para voc seguir ao implementar a metodologia do PM Canvas na sua
empresa.
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Padronize processos
Voc precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente fluxos de trabalho para assegurar
uma padronizao como os projetos sero conduzidos em toda a organizao. Entenda as
dependncias entre fluxos de trabalho durante o desenvolvimento das atividades para garantir
a alocao de recursos prprios e cumprimento dos prazos. Defina atividades obrigatrias
como kick-off, criao do canvas do projeto, marcos de aprovao de entregas e reunio de
encerramento, por exemplo.
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Juntamente com o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, o Gerente de
Projetos, o Product Owner e o Scrum Master podem realizar tambm as atividades contidas
nos seguintes processos:
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e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de evitar dvidas e conflitos entre os
membros da equipe. Se sentir dificuldade, sugerimos o uso da Matriz de Responsabilidades,
um excelente template que permite a atribuio e controle das atividades e dos membros da
equipe responsveis por cada uma delas.
Ter uma comunicao eficiente significa promover a integrao dos envolvidos (stakeholders)
do projeto em diferentes nveis, evitando a propagao de ideias e conceitos equivocados a
respeito de atividades e resultados, bem como firmar a periodicidade em que um documento
ser enviado e recebido, entre outras aes.
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7.
COMO USAR
O PM CANVAS APP
Com o PM Canvas APP voc consegue construir
um Canvas em tempo real com cada usurio
interagindo em seu prprio smartphone. Ao
final da sesso, voc pode enviar um PDF ou um
link para os stakeholders ou mesmo importar
dados para o Project Builder. O PM Canvas APP
permite que o Canvas seja construdo por times
geograficamente distribudos. Veja a seguir um
passo a passo de como proceder.
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1) Pea aos participantes que baixem gratuitamente o PM Canvas APP em seus smartphones
ou tablets, na Apple Store ou na Google Play.
2) Registre-se por e-mail ou pelo Facebook. Quando voc entrar pela primeira vez no
aplicativo, ele vai pedir seu nome e o e-mail base, pelo qual voc ser convidado a participar
dos projetos. Ateno, para usurios do Project Builder que desejam fazer a importao,
necessrio utilizar o mesmo e-mail do PB no aplicativo.
Para quem optar pelo login via e-mail, o sistema enviar um e-mail de confirmao com um
nmero de autenticao, que dever ser inserido no aplicativo.
3) Agende uma sesso com os participantes, marcando dia e hora de incio e trmino.
Para melhorar a experincia, se as pessoas no estiverem todas no mesmo local, assegure-se
que exista um canal de voz, como por exemplo o Skype, conectando todos.
4) Cuide da logstica da(s) sala(s), por exemplo: garanta que exista um projetor ou TV,
para que todos possam visualizar em conjunto o Canvas sendo produzido em tempo real.
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5) Escolha um gerente de projeto facilitador da
sesso. Entre na tela do APP e na tela Canvas, clique
em + no canto superior direito para criar um novo
projeto.
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Obs: Os projetos nos quais voc assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem no topo
da lista com o smbolo GP num crculo azul.
Quando voc estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada post existe
um cone de post-it. Este smbolo determina se o que foi digitado um post vlido para ser
publicado no Canvas do grupo ou apenas um comentrio visvel a todos.
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Se aparecer uma bolinha vermelha com nmero
dentro, exibida ao lado de cada componente, isso
mostra o nmero de posts que seus colegas de
projetos j digitaram e voc ainda no leu.
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Que o canvas resolve a concepo de propostas de
projetos dentro de uma empresa no temos dvida. Agora,
como podemos conectar a simplicidade do PM Canvas com
8.
uma metodologia estruturada de PPM (Project Portfolio
Management) e elevar a organizao para um novo estgio
de colaborao?
Para importar o Canvas planejado para dentro do seu ambiente Project Builder
basta acessar > Projetos > Importao PM Canvas.
Neste momento o PB ir enviar um e-mail com um cdigo, ento basta informar esse cdigo
e confirmar a importao do seu Canvas. Feito isto, cada um dos 13 blocos alimentado
dentro do Project Builder.
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O PM Canvas app comea 2016 com o p
9.
direito, oferecendo novidades aos seus
usurios. Desenvolvido em conjunto pela
Project Builder e o professor Jos Finocchio
Jr, o app est em cerca de 20 mil smartphones
Android e iOS.
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O PM Canvas app uma ferramenta muito interessante, com uma base de usurios
engajados, ento resolvemos fazer esse investimento, mesmo em tempos de crise. O app
funciona para ns como uma forma de perceber o interesse das pessoas numaabordagem,
mais ldica e visual de gerenciamento de projetos. Com mais colaborao e menos
restries, reforado pelo fato de ser uma ferramenta de gesto de projetos via celular,
comenta o CEO da Project Builder, Luiz Braun.
Mudanas no Android
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Mudanas no iOS
Alm das mudanas estruturais para melhoria do desempenho da aplicativo, uma das
principais novidades para os usurios do iPhone a compatibilizao com as verses iOS 9.
Criamos um vdeo para explicar como funciona o APP e no deixar nenhuma dvida na sua
utilizao.
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CONCLUSO
Simplificar a concepo e tornar o planejamento de projetos mais fluido e colaborativo
fundamental para alcanar o sucesso na gesto de projetos. Dentre todas as organizaes
que se destacam na gesto de projetos e que apresentam alta performance passaram pelo
processo de ampliar esses atributos em sua gesto de projetos.
A metodologia no possui nenhum pr-requisito para sua implantao e pode ser utilizada
por qualquer empresa. Um prximo passo importante para organizaes que se identificam
com o canvas trabalhar a sua adoo tanto no nvel ttico quanto no estratgico da empresa.
Se restou alguma dvida, tanto sobre a metodologia quanto sobre o aplicativo, destacamos
aqui 5 vdeos no YouTube que sero muito teis!
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SOBRE A PROJECT BUILDER
H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance
em projetos.
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