Guida Definitivo Do Project Model Canvas

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GUIA DEFINITIVO DO

PROJECT MODEL CANVAS


Sumário

Introdução 4

O que é o Project Model Canvas? 7

Elementos da metodologia 10

Perguntas Fundamentais 13

A Dinâmica 22

Como implementar a metodologia 26

Como usar o PM CANVAS A P P 31

Integrando o CANVAS com seu PPM 37

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Conclusão
Introdução
O volume de projetos não para de crescer nas organizações. Sabemos que o
ritmo das mudanças está cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de
negócios ainda mais complexo. Projetos maiores envolvem um número mais amplo
de interessados, impactam mais áreas de negócios e criam maior visibilidade na
sociedade – tudo isso está tornando a vida do gerente de projetos mais difícil.

Diante de todos os desafios que podemos listar, se tivéssemos de priorizar e


eleger o de maior dificuldade, sem sombra de dúvida, a comunicação e o
gerenciamento das partes interessadas estariam no topo.

Como solução para os dois problemas apontados – aumento da complexidade e


gerenciamento das partes interessadas – existe o Project Model Canvas. Escrito
pelo prof. José Finocchio, o Project Model Canvas é uma metodologia robusta de
gerenciamento de projetos. Apesar de robusta, ela é bastante simples, sem a
necessidade do preenchimento de inúmeros documentos nem burocracia.

4
O Project Model Canvas é sem dúvida a maior revolução no mundo da gestão
de projetos dos últimos tempos. Ele é ideal para ambientes que querem aprimorar
sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta
dinâmica dos negócios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos
quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam.

A Project Builder, em parceria com o José Finocchio, desenvolveu o aplicativo


P M Canvas APP. Com ele o usuário poderá organizar seu canvas como se fosse um
WhatsApp (aplicativo de troca de mensagens entre smartphones), de modo
participativo. Os usuários poderão compartilhar seus argumentos e, juntos,
escolher quais entram ou não no Canvas. O Project Model Canvas se concentra no
essencial, na alma do projeto, e permite que os stakeholders participem da
concepção do plano.

Nesse e-book, percorreremos as 13 etapas da construção do PM Canvas,


mostrando a você como conceber seu projeto, utilizando o Canvas, e de que forma
poderá integrá-lo com todos os processos de planejamento e execução do
projeto, utilizando o Project Builder, e ainda como reuni-lo com uma gestão de
portfólio

Esperamos que goste do material. Boa leitura!

Thiago Reis
Diretor de Sucesso d o Cliente

5
O que é o Project Model Canvas?

7
Utilizando conhecimentos da neurociência, aliados à experiência do autor, a
metodologia propõe uma maneira mais amigável de conceber um plano de
projetos, que traz rapidamente à tona o modelo mental que temos dele. Seus
componentes estão agrupados em perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem,
Como, Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo de integração que leva em
conta a teoria de gerenciamento de projetos.

A metodologia de planejamento de projeto é inspirada em conceitos de


neurociência, Desing Thinking e na experiência do professor Jose Finocchio em
consultoria e vivências ao ministrar aulas de gerenciamento de projetos.

Ela ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar
suas ligações e dependências em uma única página. Para colocar a metodologia em
prática é possível criar seu canvas utilizando apenas uma folha em formato
grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it ou ainda baixar o
nosso aplicativo mobile, disponível gratuitamente na Appsotre, para que utiliza
IOS, ou na Google Play, para quem utiliza Android. E com uma televisão ou um projetor,
onde você projetará a url do Canvas, todos os membros da sua equipe poderão
visualizar – juntos – o plano de projeto (nesse vídeo explicamos a dinâmica).

Porém, o grande benefício do Canvas digital é que não necessariamente os


participantes necessitam estar na mesma sala, todas as informações ficam salvas
digitalmente e para quem utiliza o Project Builder é possível criar um projeto a partir
do seu Canvas.

8
A ideia da dinâmica é que o gerente de projetos coordene um brainstorming com
os membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano
juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma visão conjunta sobre seus objetivos, fases,
custos e benefícios.

Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando post nos


13 quadros que definem, resumidamente: Por que, O quê, Quem, Como,
Quando e Quanto. Estas são as perguntas certas para estruturar o seu
planejamento.

9
Elementos da Metodologia

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Canvas

É a representação visual d o plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de


projeto e sua equipe fazem o protótipo d o modelo mental d o projeto. É muito
importante que o canvas seja preenchido c o m post-it para que possa ser
modificado quantas vezes for necessário.

Perguntas Fundamentais

S ã o perguntas que ajudam na construção d o canvas . Essas informações estão


divididas em 5 perguntas: Por quê? O quê? Q u e m ? C o m o ? Quando e Quanto?

Posts

S ã o descrições curtas escritas em post e que irão preencher cada componente


c o m as informações d o projeto.

1
2
Perguntas Fundamentais

6
A s perguntas fundamentais são as que definem seu projeto. Elas facilitam a
compreensão por seguir uma ordem que auxilia na organização de sua
concepção. E m todo projeto temos sempre esse mesmo dilema. A s duas
primeiras perguntas d o cliente ou d o patrocinador são: “Quando?” e “Quanto?”.
Nesse ponto utilizar a metodologia d o P M Canvas pode ajudar muito a não
responder essa pergunta, pelo menos não de imediato. N o Canvas elas são
propositadamente deixadas por último, pois s ó podem ser respondidas
corretamente após ter chegado a outras definições.

À medida que você responde cada uma das pergunta fica mais fácil responder
à seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte d o seu projeto,
é importante entender qual (ou quais) produto (s) você está desenvolvendo. Por
sua vez, para saber a importância do s produtos, é fundamental ter a consciência
do s benefícios que o seu projeto gera.

0 – Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras
possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida d o seu P M Canvas. Nele, você
deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.

Exemplo: escritório de projetos rodando!

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Por quê?

Nesse ponto você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não
conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para
fundamentar a defesa d o seu projeto é importante analisar a situação atual da
empresa, identificando quais são as principais dores, que problemas estão
enfrentando c o m essas dores e quais necessidades é preciso atender. C o m o dever
de casa respondido, vamos aos post-its.

1 - Justificativa:
Coloque o problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades
não são atendidas no momento.

Exemplo: projetos fora d o padrão, insatisfação d o patrocinador, gerentes de


projetos gastam a maior parte d o tempo apagando incêndio, perda de faturamento,
perda de cliente.

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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo d o projeto de maneira que fique “smart”. Isso
significa:

Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound
(temporizáveis)

Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme,


responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar o s gerentes de projetos na
sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa até 25 de janeiro
de 2014, gastando até R $ 8 0 mil.

3 - Benefícios:
Deve descrever o que a empresa conquistará após a implantação d o projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação d o cliente, redução de
custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

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O quê?

Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa serão listados que


produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final d o projeto.

4 - Produto:
O produto é o resultado final d o projeto. U m projeto pode também gerar um
serviço ou um resultado único.

Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme.

5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para
ter valor para o cliente.

Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia padrão
de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de
gestão de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa
de encerramento no final d o projeto.
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Quem?
Define quem participa d o projeto. Inclui o s stakeholders, o s membros da equipe e o
gerente desse projeto.

6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são o s envolvidos que não estão subordinados ao gerente de
projeto.

Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados.


Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor d o Project Builder, diretorias
da Acme, gerentes funcionais da Acme.

7 - Equipe:
Todos o s participantes que são responsáveis por produzir as entregas d o projeto.
Exemplo: gerente d o projeto, analista d o PMO, consultor de projeto, analista
de processos, instrutor.

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Como?
Nessa etapa respondemos c o m o o trabalho será entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem são
o s responsáveis, suas premissas e restrições.

8 - Premissas:
S ã o suposições dadas c o m o certas sobre o ambiente e o s fatores externos
ao projeto, que não estão s o b controle d o gerente de projeto

Exemplo: 9 0 % do s gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder será


implantado até 2 4 de dezembro de 2013.

9 - Grupos de entregas:
S ã o o s componentes concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados
pelo projeto.

Exemplo:
Estratégia de implantação Aplicação do Treinamento
Apresentação do Implantação do P B
Processo Processo de GP Festa de Encerramento
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10 - Restrições:
Nesse quadro, serão descritas as limitações d o projeto, de qualquer natureza e
origem, que impactam no desenvolvimento d o trabalho da equipe.

Exemplo: o s gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de


suas funções, não poderá ser gasto mais de 2 0 % d o orçamento c o m serviços
externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação.

Quando e Quanto?
E m seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a
organização. M e s m o sabendo de toda incerteza d o planejamento, o gerente de
projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar o s trabalhos
d o projeto.

11 - Riscos:
Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa
etapa identificamos e analisamos o s riscos d o projeto e, para o s mais relevantes,
devemos buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade d o
treinamento realizado internamente, atraso na implantação d o software.

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12 - Linha d o tempo:
Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas d o grupo de entregas. A
metodologia P M Canvas sugere que o prazo d o projeto seja dividido em 4 períodos
definidos pela equipe d o projeto.

13 - Custos:
Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir o s custos pelos
grupos de entregas pré-definidos.
Exemplo:
1 – R$ 800
2 – R $ 2 mil
3 – R $ 5 mil
4 – R $ 1,2
mil 5 –
R$15 mil 6 –
R $ 4 mil

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A Dinâmica

6
A dinâmica de construção d o C A N VA S não tem papéis pré-definidos, apenas
duas regras básicas:

Deve ser feito em equipe;


Uma das pessoas deve ter conhecimentos básicos de gestão de projetos.

A equipe ideal para construir um C A N VA S :

U m gerente de projetos com conhecimentos na área do


projeto; U m especialista de negócio;
U m especialista no processo de gestão de projetos da organização que
trabalhará criticando o Canvas construído de maneira positiva.

Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar
e o s seguintes materiais:

Criando um Canvas com Post-it

a) folha A1 com o Project Model Canvas (Download aqui)


b) post-it grande (98,4x149)
c) fita crepe
d) canetas 24
Criando um Canvas Digital

Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile será necessário que
cada participante baixe-o na AppStore,paraqueutilizaIOS, ou na GooglePlay, para
quem utiliza Android. Ter uma sala de reunião com uma T V ou um projetor, onde
será projetado a url do Canvas, ajudará bastante na dinâmica.
(nesse vídeo você entenderá melhor). Porém, um dos grandes benefícios do
Canvas digital é que não necessariamente os participantes necessitam estar na
mesma sala, todas as informações ficam salvas digitalmente e para quem utiliza o
Project Builder, é possível criar um projeto a partir do seu Canvas.

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C o m o implementar a
metodologia

1
3
Se você está pensando em implantar a metodologia do Project Model Canvas na sua
organização é importante que tenha atenção em alguns pontos. A grande maioria
das empresas se concentram no planejamento do sucesso da iniciativa, dando uma
atenção maior ao controle de seus orçamentos, entregas, expectativas da alta gestão
e em chegar ao “go-live” no prazo. N o entanto, apesar de dedicarem seus melhores
esforços ao gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso permanecem elevadas.

Implantações de metodologia de gestão de projetos, independente de qual sejam,


falham por diversas razões. Isso inclui a falta de compromisso dos executivos,
expectativas não realistas, definição de requisitos pobres, seleção de processos
inapropriados, lacunas entre a rotina implantada e os requisitos de negócios
necessários, recursos inadequados no software de gestão de projetos adotado,
orçamentos que não correspondem a realidade, a má gestão do projeto
(subestimando o impacto da mudança), a falta de formação e educação, e por último,
mas não menos importante – a má comunicação.

Listamos alguns passos importantes para você seguir ao implementar a


metodologia do P M Canvas na sua empresa.

Crie um P M Canvas de garantia de sucesso

Já falamos sobre como planejar a implantação de um escritório de projetos com


o P M Canvas. Para a implantação ser bem-sucedida e entregue no prazo, no
orçamento e com a aceitação do cliente, é fundamental criar um Canvas de garantia
de sucesso. De maneira colaborativa como parte de uma implementação de uma
metodologia em grande escala.
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Padronize processos

Parte da implantação de uma metodologia de gestão de projetos está na


padronização dos processos, buscando simplificar e otimizar a rotina. A primeira coisa
que precisamos padronizar no ambiente de projetos são as nomenclaturas utilizadas
na gestão.

Alinhe os fluxos de trabalho

Você precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente fluxos de trabalho para


assegurar uma padronização na maneira como os projetos serão conduzidos em toda
a organização. Entenda dependências entre fluxos de trabalho durante o
desenvolvimento das atividades do projeto para garantir a alocação de recursos
próprios e cumprimento dos prazos dos projetos. Defina atividades obrigatórias como
kick-off, criação do canvas do projeto, marcos de aprovação de entregas e reunião
de encerramento. Uma maneira de facilitar o alinhamento de fluxo de trabalho é
utilizar modelos de projeto, onde você pode padronizar os pacotes de
gerenciamento, ou até mesmo todo o projeto. Aconselhamos nossos clientes a criar
modelos de projetos recorrentes ou então criar pelo menos o pacote de
gerenciamento que poderá ser incluído separadamente em cada projeto.

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Juntamente com o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, o
Gerente de Projetos, o Product Owner e o Scrum Master podem realizar também as
atividades contidas nos seguintes processos:

Simplifique a priorização e seleção de projetos

Existem algumas técnicas para avaliação individual de propostas de projetos


utilizadas em diferentes metodologias, na literatura e aplicadas ao dia a dia das
empresas, mas as organizações ainda têm dificuldades quando é necessário avaliar
um grande conjunto de projetos em carteira e definir rapidamente a prioridade de
cada um deles. Especialmente na área de Tecnologia da Informação, onde a disputa
por recursos é maior, muitos projetos são iniciados sem uma avaliação prévia de sua
real contribuição aos objetivos estratégicos do negócio. Uma forma é adotar um
método simples e efetivo na definição de uma lista priorizada de projetos a executar
e na utilização de critérios de avaliação e indicadores que agrupam pesos e
comparativos

Descreva os papéis e responsabilidade


Uma das mais importantes definições no gerenciamento de
atribuições um projeto são as de papéis e
perfeitamente é fundamental definirPara
responsabilidades. e formalizar
que todoa envolvimento e
colaboração
responsabilidade, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe.
funcione

29
Crie uma comunicação Eficiente

Ter uma comunicação eficiente significa promover a integração dos envolvidos


(stakeholders) do projeto em diferentes níveis, evitando a propagação de ideias e
conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem
como firmar a periodicidade em que um documento será enviado e recebido. Se o
plano estimular o envolvimento e a participação dos interessados, sua eficiência será
cada vez melhor. Neste aspecto um software de gestão de projetos pode facilitar a
distribuição e arquivamento dessas informações. Uma função interessante que o
Project Builder possui é a permitir a configuração para cada usuário e projeto, assim
como criar notificações programadas e associadas a projetos e à atividade.

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C o m o usar o P M C A N VA S A P P

1
3
C o m o P M Canvas A P P você consegue construir um Canvas em tempo real, cada
usuário interagindo em seu próprio Smartphone. N o aplicativo, o resultado pode
ser projetado também em tempo real ao longo da criação d o Canvas, e ao final
da sessão, um P D F pode ser compartilhado c o m o s stakeholders ou importado
para o Project Builder.

O PM Canvas A P P permite que o Canvas seja construído


por times geograficamente distribuídos. Veja a seguir um passo a passo
de c o m o proceder.

1)Peça aos participantes que baixem gratuitamente o P M Canvas A P P em seus


smartphones ou tablets, na A p p Store ou na Goolge Play.
2)Registre-se por e-mail ou pelo Facebook. Quando você entrar pela primeira
vez no aplicativo, ele vai pedir seu nome e o e-mail base, pelo qual você será
convidado para participar do s projetos. Para usuários d o Project Builder que
desejam fazer a importação, é necessário utilizar o mesmo e-mail d o P B no
aplicativo.
Para quem optar pelo login via e-mail, o sistema enviará um e-mail de confirmação
c o m um número de autenticação, que deverá ser inserido no aplicativo.

33
3) A g end e uma sessão c o m o s participantes, marcando dia e hora de início e
término. Para melhorar a experiência, se as pessoas não estiverem todas no mesmo
local, assegure-se que exista um canal de voz, c o m o por exemplo o Skype,
conectando todos o s participantes.

4)Cuide da logística da(s) sala (s), por exemplo: garanta que exista um projetor ou
TV, para que todos possam visualizar em conjunto o Canvas sendo produzido em
tempo real (pode também ser numa tela grande de um micro).

5)Escolha um gerente de projeto facilitador da sessão. Entre na tela d o A P P e na


tela “Canvas”, clique em “+” no canto superior direito para criar um novo projeto.

O gerente de projeto escolhido vai propor um PITCH –


uma frase que resume o projeto e criar esse projeto no
A P P em seu aparelho.

L o g o em seguida ele deverá inserir o s convidados


informando seus respectivos e-mails. Cada convidado
receberá um e-mail de convite, e também o PITCH d o
projeto criado, que aparecerá automaticamente na lista d o
Canvas de cada um do s participantes, basta eles
selecionarem o projeto e começarem a participar.

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Obs: O s projetos nos quais você assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem
no topo da lista c o m o símbolo “GP” num círculo azul.

Quando você estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada
post existe um ícone de post-it. Este símbolo determina se o que foi digitado é um
post válido para ser publicado no Canvas d o grupo ou apenas um comentário
visível a todos.

A o selecionar um projeto você vai se deparar


c o m uma lista do s 13 componentes d o Canvas,
conforme mostrado na figura abaixo:

35
Se aparecer uma bolinha vermelha
número com dentro,
componente,
exibidaao
isso mostralado
o número
de decada
posts que
seus colegas de projetos já digitaram e você
ainda não leu.

Se estiver selecionado o post-it vai ficar


amarelo e aparecer no Canvas que está sendo
construído. Se não estiver selecionado o post fica
branco e não aparece no Canvas.

Para enviar o Canvas de m o d o que outras


pessoas possam visualizá-lo em tempo real, você
deve mandar um link c o m o neste modelo, que
criamos para a implantação de um PMO.

Se você quiser projetar o Canvas, basta conectar o micro no projetor e abrir o


browser c o m o link enviado.

36
Importando o Canvas para
o Project Builder

1
3
Que o canvas resolve a concepção de propostas de projetos dentro de uma
empresa não temos dúvida. Agora, c o m o podemos conectar a simplicidade d o P M
Canvas c o m uma metodologia estruturada de P P M (Project Portfolio
Management) e elevar a organização para um novo estágio de colaboração?

Project Portfolio Management (P P M) é a gestão unificada do s processos,


metodologias e tecnologias utilizadas por gerentes de projetos, de uma companhia
ou de um escritório de projetos (PMOs), para analisar e gerenciar de forma
centralizada o s projetos, propostas de projetos e outros componentes associados
à estratégia da empresa. O objetivo d o P P M é determinar a combinação ideal de
recursos, assim c o m o coordenar a cronologia entre o s diferentes projetos e
atividades para aumentar as chances de sucesso e o atingimento de metas
operacionais e financeiras de uma empresa, assim c o m o cumprir as restrições
impostas por clientes, objetivos de negócio, ou outros fatores externos.

C o m o grande sucesso d o P M Canvas A P P e a grande demanda por utilizar o


aplicativo, disponível para iPhone e Android, lançamos a integração dele c o m o
Project Builder. Va m o s explicar c o m o levar seu Canvas para o Project Builder.

38
Para importar o Canvas planejado para dentro d o
Builder seu ambiente Project basta acessar
Neste momento
> oProjetos
P B irá enviar u m e-mail
> com u m código, então basta
Importação PM
informar esse c ó d i g o e confirmar a importação d o seu Canvas. Feito isto, cada
Canvas.
u m d o s 13 blocos é alimentado dentro d o Project Builder.

41
Conclusão

6
Conclusão
Simplificar a concepção e tornar o planejamento de projetos mais fluido e
colaborativo é fundamental para alcançar o sucesso na gestão de projetos.
Dentre todas as organizações que se destacam na gestão de projetos e que
apresentam alta performance passaram pelo processo de ampliar esses atribuitos
em sua gestão de projetos.

Integrar o processo de P M Canvas ao gerenciamento de portfólio é um passo


importante para todas as companhias que buscam se destacar e se diferenciar
em seu mercado.

A metodologia não possui nenhum pré-requisito para sua implantação e pode


ser utilizada por qualquer empresa. U m próximo passo importante para
organizações que se identificam c o m o canvas é trabalhar a sua adoção tanto no
nível tático quanto no estratégico da empresa.

42
Sobre a Project Builder
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empresas de diversos portesa entender e aproveitar o s benefícios da Gestão de
Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance
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gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o
ganho de eficiência e a alta performance em projetos.

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uso efetivo d o Project Builder.

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43
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