Guida Definitivo Do Project Model Canvas
Guida Definitivo Do Project Model Canvas
Guida Definitivo Do Project Model Canvas
Introdução 4
Elementos da metodologia 10
Perguntas Fundamentais 13
A Dinâmica 22
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Conclusão
Introdução
O volume de projetos não para de crescer nas organizações. Sabemos que o
ritmo das mudanças está cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de
negócios ainda mais complexo. Projetos maiores envolvem um número mais amplo
de interessados, impactam mais áreas de negócios e criam maior visibilidade na
sociedade – tudo isso está tornando a vida do gerente de projetos mais difícil.
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O Project Model Canvas é sem dúvida a maior revolução no mundo da gestão
de projetos dos últimos tempos. Ele é ideal para ambientes que querem aprimorar
sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta
dinâmica dos negócios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos
quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam.
Thiago Reis
Diretor de Sucesso d o Cliente
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O que é o Project Model Canvas?
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Utilizando conhecimentos da neurociência, aliados à experiência do autor, a
metodologia propõe uma maneira mais amigável de conceber um plano de
projetos, que traz rapidamente à tona o modelo mental que temos dele. Seus
componentes estão agrupados em perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem,
Como, Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo de integração que leva em
conta a teoria de gerenciamento de projetos.
Ela ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar
suas ligações e dependências em uma única página. Para colocar a metodologia em
prática é possível criar seu canvas utilizando apenas uma folha em formato
grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it ou ainda baixar o
nosso aplicativo mobile, disponível gratuitamente na Appsotre, para que utiliza
IOS, ou na Google Play, para quem utiliza Android. E com uma televisão ou um projetor,
onde você projetará a url do Canvas, todos os membros da sua equipe poderão
visualizar – juntos – o plano de projeto (nesse vídeo explicamos a dinâmica).
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A ideia da dinâmica é que o gerente de projetos coordene um brainstorming com
os membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano
juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma visão conjunta sobre seus objetivos, fases,
custos e benefícios.
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Elementos da Metodologia
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Canvas
Perguntas Fundamentais
Posts
1
2
Perguntas Fundamentais
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A s perguntas fundamentais são as que definem seu projeto. Elas facilitam a
compreensão por seguir uma ordem que auxilia na organização de sua
concepção. E m todo projeto temos sempre esse mesmo dilema. A s duas
primeiras perguntas d o cliente ou d o patrocinador são: “Quando?” e “Quanto?”.
Nesse ponto utilizar a metodologia d o P M Canvas pode ajudar muito a não
responder essa pergunta, pelo menos não de imediato. N o Canvas elas são
propositadamente deixadas por último, pois s ó podem ser respondidas
corretamente após ter chegado a outras definições.
À medida que você responde cada uma das pergunta fica mais fácil responder
à seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte d o seu projeto,
é importante entender qual (ou quais) produto (s) você está desenvolvendo. Por
sua vez, para saber a importância do s produtos, é fundamental ter a consciência
do s benefícios que o seu projeto gera.
0 – Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras
possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida d o seu P M Canvas. Nele, você
deverá resumir seu projeto em apenas uma frase.
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Por quê?
Nesse ponto você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não
conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para
fundamentar a defesa d o seu projeto é importante analisar a situação atual da
empresa, identificando quais são as principais dores, que problemas estão
enfrentando c o m essas dores e quais necessidades é preciso atender. C o m o dever
de casa respondido, vamos aos post-its.
1 - Justificativa:
Coloque o problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades
não são atendidas no momento.
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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo d o projeto de maneira que fique “smart”. Isso
significa:
Specific (específicos)
Measurable (mensuráveis)
Attainable (atingíveis)
Realistic (realistas)
Time Bound
(temporizáveis)
3 - Benefícios:
Deve descrever o que a empresa conquistará após a implantação d o projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação d o cliente, redução de
custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.
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O quê?
4 - Produto:
O produto é o resultado final d o projeto. U m projeto pode também gerar um
serviço ou um resultado único.
5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para
ter valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia padrão
de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de
gestão de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa
de encerramento no final d o projeto.
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Quem?
Define quem participa d o projeto. Inclui o s stakeholders, o s membros da equipe e o
gerente desse projeto.
6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos – são o s envolvidos que não estão subordinados ao gerente de
projeto.
7 - Equipe:
Todos o s participantes que são responsáveis por produzir as entregas d o projeto.
Exemplo: gerente d o projeto, analista d o PMO, consultor de projeto, analista
de processos, instrutor.
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Como?
Nessa etapa respondemos c o m o o trabalho será entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem são
o s responsáveis, suas premissas e restrições.
8 - Premissas:
S ã o suposições dadas c o m o certas sobre o ambiente e o s fatores externos
ao projeto, que não estão s o b controle d o gerente de projeto
9 - Grupos de entregas:
S ã o o s componentes concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados
pelo projeto.
Exemplo:
Estratégia de implantação Aplicação do Treinamento
Apresentação do Implantação do P B
Processo Processo de GP Festa de Encerramento
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10 - Restrições:
Nesse quadro, serão descritas as limitações d o projeto, de qualquer natureza e
origem, que impactam no desenvolvimento d o trabalho da equipe.
Quando e Quanto?
E m seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a
organização. M e s m o sabendo de toda incerteza d o planejamento, o gerente de
projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar o s trabalhos
d o projeto.
11 - Riscos:
Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa
etapa identificamos e analisamos o s riscos d o projeto e, para o s mais relevantes,
devemos buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade d o
treinamento realizado internamente, atraso na implantação d o software.
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12 - Linha d o tempo:
Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas d o grupo de entregas. A
metodologia P M Canvas sugere que o prazo d o projeto seja dividido em 4 períodos
definidos pela equipe d o projeto.
13 - Custos:
Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir o s custos pelos
grupos de entregas pré-definidos.
Exemplo:
1 – R$ 800
2 – R $ 2 mil
3 – R $ 5 mil
4 – R $ 1,2
mil 5 –
R$15 mil 6 –
R $ 4 mil
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A Dinâmica
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A dinâmica de construção d o C A N VA S não tem papéis pré-definidos, apenas
duas regras básicas:
Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar
e o s seguintes materiais:
Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile será necessário que
cada participante baixe-o na AppStore,paraqueutilizaIOS, ou na GooglePlay, para
quem utiliza Android. Ter uma sala de reunião com uma T V ou um projetor, onde
será projetado a url do Canvas, ajudará bastante na dinâmica.
(nesse vídeo você entenderá melhor). Porém, um dos grandes benefícios do
Canvas digital é que não necessariamente os participantes necessitam estar na
mesma sala, todas as informações ficam salvas digitalmente e para quem utiliza o
Project Builder, é possível criar um projeto a partir do seu Canvas.
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C o m o implementar a
metodologia
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3
Se você está pensando em implantar a metodologia do Project Model Canvas na sua
organização é importante que tenha atenção em alguns pontos. A grande maioria
das empresas se concentram no planejamento do sucesso da iniciativa, dando uma
atenção maior ao controle de seus orçamentos, entregas, expectativas da alta gestão
e em chegar ao “go-live” no prazo. N o entanto, apesar de dedicarem seus melhores
esforços ao gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso permanecem elevadas.
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Juntamente com o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, o
Gerente de Projetos, o Product Owner e o Scrum Master podem realizar também as
atividades contidas nos seguintes processos:
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Crie uma comunicação Eficiente
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C o m o usar o P M C A N VA S A P P
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C o m o P M Canvas A P P você consegue construir um Canvas em tempo real, cada
usuário interagindo em seu próprio Smartphone. N o aplicativo, o resultado pode
ser projetado também em tempo real ao longo da criação d o Canvas, e ao final
da sessão, um P D F pode ser compartilhado c o m o s stakeholders ou importado
para o Project Builder.
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3) A g end e uma sessão c o m o s participantes, marcando dia e hora de início e
término. Para melhorar a experiência, se as pessoas não estiverem todas no mesmo
local, assegure-se que exista um canal de voz, c o m o por exemplo o Skype,
conectando todos o s participantes.
4)Cuide da logística da(s) sala (s), por exemplo: garanta que exista um projetor ou
TV, para que todos possam visualizar em conjunto o Canvas sendo produzido em
tempo real (pode também ser numa tela grande de um micro).
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Obs: O s projetos nos quais você assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem
no topo da lista c o m o símbolo “GP” num círculo azul.
Quando você estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada
post existe um ícone de post-it. Este símbolo determina se o que foi digitado é um
post válido para ser publicado no Canvas d o grupo ou apenas um comentário
visível a todos.
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Se aparecer uma bolinha vermelha
número com dentro,
componente,
exibidaao
isso mostralado
o número
de decada
posts que
seus colegas de projetos já digitaram e você
ainda não leu.
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Importando o Canvas para
o Project Builder
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Que o canvas resolve a concepção de propostas de projetos dentro de uma
empresa não temos dúvida. Agora, c o m o podemos conectar a simplicidade d o P M
Canvas c o m uma metodologia estruturada de P P M (Project Portfolio
Management) e elevar a organização para um novo estágio de colaboração?
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Para importar o Canvas planejado para dentro d o
Builder seu ambiente Project basta acessar
Neste momento
> oProjetos
P B irá enviar u m e-mail
> com u m código, então basta
Importação PM
informar esse c ó d i g o e confirmar a importação d o seu Canvas. Feito isto, cada
Canvas.
u m d o s 13 blocos é alimentado dentro d o Project Builder.
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Conclusão
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Conclusão
Simplificar a concepção e tornar o planejamento de projetos mais fluido e
colaborativo é fundamental para alcançar o sucesso na gestão de projetos.
Dentre todas as organizações que se destacam na gestão de projetos e que
apresentam alta performance passaram pelo processo de ampliar esses atribuitos
em sua gestão de projetos.
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Sobre a Project Builder
Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem c o m o objetivo ajudar
empresas de diversos portesa entender e aproveitar o s benefícios da Gestão de
Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance
em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:
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