2023

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

PANDUAN
PESERTA
 Pre-training
Petunjuk:
1. Kegiatan pre-training dilakukan paling lambat satu hari sebelum training dilakukan.
2. Kegiatan pre-training diikuti oleh semua peserta training, dan dipimpin oleh Penanggung
Jawab Kemitraan.
3. Hasil Pre-training harus dibawa pada saat training.

Bahan Bacaan:
1. Buku Panduan Kemitraan bagian IX: Impelementasi Keuangan di PPA.
2. SOP dan Uraian Kerja masing-masing peran dikaitkan dengan Implementasi
Keuangan.

- Diskusikan pelaksanaan implementasi keuangan di PPA yang sudah dilakukan.

- Mencatat jika ada hal yang belum dipahami untuk bisa didiskusikan di dalam training.

1
Pendalaman Alkitab Hari Pertama

Bacalah beberapa bagian Alkitab di bawah ini dan diskusikan bagaimana sikap kita dalam melayani
Tuhan dan sesama.

1. Markus 10 : 42-45
2. Efesus 6 : 5-7
3. 1 Petrus 4 : 8-11
4. 1 Petrus 5 : 2-4

Bahan diskusi:

1. Menurut saudara apa artinya memiliki karakter roh melayani?

2. Menurut saudara mengapa kita dipanggil untuk melayani sesama seperti yang dijelaskan
dalam perikop di atas?
3. Bagaimana saudara menyeimbangkan antara panggilan untuk melayani tetapi juga harus
menjalankan Sistem Pengendalian Internal?
4. Bagaimana kita melayani di PPA agar lebih baik khususnya melakukan fungsi Sistem
Pengendalian Internal?

2
Pendalaman Alkitab Hari Kedua

Mari kita membaca kisah raja Yoas dari 2 Raja-Raja 12, lalu diskusikan di dalam kelompok tentang
pertanyaan berikut:

1. Apa yang dilakukan Yoas dalam masa pemerintahannya?

2. Bagaimana Yoas melakukan perbaikan Rumah Tuhan?
3. Pesan apa yang kita pelajari dari perikop ini?
4. Apa penerapan yang akan saudara lakukan untuk diri sendiri, keluarga dan PPA?

3
Tujuan Pelatihan:

Peserta memahami konsep Pengendalian Risiko dalam pelayanan di PPA dan membuat
sistem Pengendalian Risiko untuk masing-masing PPA.

SUSUNAN ACARA
TRAINING SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

HARI 1
WAKTU DURASI ACARA

09.00 – 09.45 45’ Devosi

09.45 – 10.15 30’ Trainer Profile, Training Rules

10.15 – 10.30 15’ Break

10.30 – 11.15 45’ Sesi 1: Mengenal Sistem Pengendalian Internal

11.15 – 12.00 45’ Sesi 2: Lingkungan Pengendalian

12.00 – 13.00 60’ Makan Siang

13.00 – 14.00 60’ Sesi 2: Lingkungan Pengendalian (lanjutan)

14.00 – 15.00 60’ Sesi 3: Penilaian Risiko

15.00 – 15.15 15’ Break

15.15 – 16.15 60’ Sesi 3: Penilaian Risiko (lanjutan)

16.15 – 16.45 30’ Penutupan training hari pertama

HARI 2
WAKTU DURASI ACARA

09.00 – 09.45 45’ Devosi

09.45 – 10.15 30’ Review

10.15 – 10.30 15’ Break

10.30 – 12.00 90’ Sesi 4: Aktivitas Pengendalian

12.00 – 13.00 60’ Makan Siang

13.00 – 14.45 105’ Sesi 5: Menyusun Prosedur dan Sistem

14.45 – 15.00 15’ Break

15.00 – 16.00 60’ Sesi 6: Infokom dan Aktivitas Pemantauan

16.00 – 16.30 30’ Rencana Tindak Lanjut

16.30 – 16.45 15’ Penutupan training hari kedua

4
 SESI 1
MENGENAL SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL

Tujuan Sesi

1. Peserta mengenali Sistem Pengendalian Internal melalui contoh sehari-hari atau analogi.

2. Peserta menguraikan dengan kalimat sendiri definisi Sistem Pengendalian Internal.

3. Peserta membahas pentingnya Sistem Pengendalian Internal dalam konteks PPA.

4. Peserta mencontohkan konsep dasar Sistem Pengendalian Internal.

Definisi Sistem Pengendalian Internal

✓ Sistem Pengendalian Internal merupakan rangkaian tindakan yang mencakup keseluruhan

proses dalam organisasi. Sistem Pengendalian Internal berada dalam proses manajemen
dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (COSO), 2013).
✓ Rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan yang dirancang oleh manajemen untuk memberi
jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional dan
ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain (Satuan Audit
Internal Universitas Gajah Mada).
✓ Definisi sederhana Sistem Pengendalian Internal:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5
Pentingnya Sistem Pengendalian Internal

1. Adanya beragam proses/ kegiatan yang dikerjakan oleh orang yang berbeda.

2. Adanya kebijakan dan standard yang harus diikuti.

3. Adanya pelaporan yang wajib dilakukan baik internal PPA dan juga ke Compassion yang
dibatasi dengan tenggat waktu.

Konsep Dasar Sistem Pengendalian Internal

1. Sistem Pengendalian Internal adalah sebuah proses.

Sistem Pengendalian Internal bukanlah targetnya, tetapi merupakan sistem untuk
memastikan tujuan organisasi/lembaga dapat tercapai.
Contoh: Update Partisipan. Bukan hanya sekedar pemenuhan cek list (overdue) tetapi
untuk mencapai hasil akhir Partisipan.

2. Sistem Pengendalian Internal dipengaruhi oleh orang-orang di setiap bagian.

Setiap orang di setiap bagian dalam organisasi akan mendukung Sistem Pengendalian
Internal bisa berjalan dengan baik. Bukan hanya dengan adanya manual dan formulir
kebijakan. Bukan pula hanya tanggung jawab pemimpin, tapi semua orang membantu
pengendalian bisa terjadi dengan baik.
Contoh: Sekretaris melakukan tugasnya untuk melakukan update Partisipan di Portal
sebelum diingatkan oleh Koordinator/Penanggung Jawab.

6
3. Sistem Pengendalian Internal memberikan jaminan yang masuk akal bukan absolut.
Sistem Pengendalian Internal tidak memberikan jaminan bahwa setiap risiko bisa
dihindarkan tetapi risiko tersebut bisa kita kelola sehingga sekalipun risiko terjadi tidak
berdampak besar.
Contoh: Jika update Partisipan overdue, maka tagihan tugas Sekretaris di PPA menjadi
bertumpuk. Jika update dilakukan sesuai tenggat waktu, maka akan meminimalisir
penumpukan pekerjaan di PPA.

7
 SESI 2 –LINGKUNGAN PENGENDALIAN
(CONTROL ENVIRONMENT)

Tujuan Sesi
1. Peserta dapat mencontohkan 5 Komponen Sistem Pengendalian Internal menurut COSO.
2. Peserta mengenali Lingkungan Pengendalian sebagai dasar Sistem Pengendalian Internal.
3. Peserta menggunakan 5 komponen Lingkungan Pengendalian untuk menemukan
kekuatan dan kelemahan pada studi kasus.
4. Peserta menganalisis proses Lingkungan Pengendalian yang belum dilakukan di PPA.

5 Komponen Sistem Pengendalian Internal Menurut COSO

1. Lingkungan Pengendalian (control environment)

Faktor-faktor lingkungan pengendalian mencakup integritas, nilai/kode etik, pengawasan,

cara manajemen membangun struktur organisisasi, wewenang dan tanggung jawab,
komitmen pada kompetensi dari orang dan entitas, serta adanya akuntabilitas dalam
bekerja.

8
 2. Penilaian Risiko (risk assessment)

Mekanisme yang ditetapkan untuk mengindentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-

risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi beroperasi.

3. Aktivitas Pengendalian (control activities)

Pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh

manajemen untuk membantu memastikan bahwa tujuan dapat tercapai.

4. Informasi dan Komunikasi (informasi and communication)

Sistem yang memungkinkan orang atau entitas, memperoleh dan menukar informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.

5. Aktivitas Pemantauan (monitoring)

Sistem Pengendalian Internal perlu dipantau, proses ini bertujuan untuk menilai mutu
kinerja sistem sepanjang waktu. Ini dijalankan melalui aktivitas pemantauan yang terus-
menerus, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya.

Definisi Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian adalah dasar dari Sistem Pengendalian Internal. Tujuan Lingkungan
Pengendalian adalah membangun kesadaran budaya pengendalian dalam sebuah organisasi.

Komponen Lingkungan Pengendalian

Dalam membangun lingkungan pengendalian menurut COSO, terdapat 5 komponen sebagai

berikut:

1. Menunjukkan komitmen terhadap Integritas dan Nilai Etik

Integritas berasal dari bahasa Latin integer; yang artinya sikap yang teguh
mempertahankan prinsip, tidak mau korupsi, dan menjadi dasar yang melekat pada diri
sendiri sebagai nilai-nilai moral. Ketika seseorang memiliki integritas dan etika/moral,
artinya ada nilai yang dijaga dan dilakukan baik secara moral atau etika, dalam pekerjaan
9
 dan juga pelayanan. Integritas menolong seseorang tetap melakukan yang benar
walaupun ada kesempatan untuk berbuat curang atau bahkan ketika orang lain berbuat
curang. Nilai menuntun kita melakukan setiap tugas dan tanggung jawab kita dengan
benar, tidak menyimpang tidak berbelok – untuk mencapai tujuan yang sudah
direncanakan sebelumnya.

2. Melakukan Tanggung Jawab Pengawasan

Dalam melakukan Sistem Pengendalian Internal, diperlukan sebuah fungsi yang
independen (tidak terikat) dari manajemen suatu organisasi yang bertugas untuk
mengawasi perkembangan dan kinerja Sistem Pengendalian Internal.

3. Menetapkan Struktur, Wewenang dan Tanggung Jawab

Manajemen menetapkan struktur, wewenang dan tanggung jawab serta jalur pelaporan
yang tepat dalam mengejar tujuan organisasi. Semua hal tersebut tetap dilakukan dengan
adanya pengawasan dari komisi audit internal. Dalam setiap organisasi pasti memiliki
struktur organisasi termasuk di PPA, dimana setiap peran atau posisi memiliki wewenang
dan tanggung jawab untuk memastikan perencanaan untuk mencapai tujuan PPA.
Organisasi adalah seperti permainan sepak bola. Setiap orang memiliki posisi tertentu di
lapangan, ada yang berperan sebagai penyerang dan ada sebagai pemain bertahan. Tidak
mungkin semua menjadi penyerang, atau semua menjadi penjaga gawang. Tujuan yang
ingin dicapai dalam permainan bola adalah bisa mencetak gol ke gawang lawan, dimana
perlu ada strategi yang baik yang dibuat oleh seorang pelatih dan ada kekompakan atau
kerja sama tim. Begitu juga dalam merencanakan Sistem Pengendalian Internal di PPA.

4. Menunjukkan Komitmen terhadap Kompetensi

Organisasi menunjukkan komitmen untuk menarik (merekrut), mengembangkan, dan
mempertahankan individu yang kompeten sesuai dengan tujuan organisasi. Bagaimana
kita dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan, salah satunya adalah komitmen
untuk peningkatan kompetensi. Bila tutor dan mentor semakin baik mengajar dan kreatif
akan berdampak anak akan rajin datang PPA dan mencapai hasil akhir. Sumber Daya

10
 Manusia (SDM) adalah aset kekayaan PPA, bukan hanya perlu diakui, dihargai dan
diapresiasi, namun perlu terus dikembangkan.

5. Menegakkan Akuntabilitas
Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi untuk
memenuhi tanggung jawab yang telah diberikan atau dipercayakan. Sangat penting bagi
sebuah organisasi untuk meminta pertanggungjawaban setiap orang, termasuk peran
mereka dalam sistem pengendalian internal untuk mencapai tujuan. Aspek-aspek penting
dalam menegakkan akuntabilitas.
a. Akuntabilitas berorientasi pada hasil
Setiap individu/ kelompok/ institusi dituntut untuk bertanggungjawab dalam
menjalankan tugas dan kewajibannya, serta selalu bertindak dan berupaya untuk
memberikan kontribusi untuk mencapai hasil yang maksimal.
b. Akuntabilitas membutuhkan adanya laporan
- Laporan Operasional.
Contoh: laporan keuangan bulanan, laporan kunjungan lapangan, daftar surat
masuk dan keluar.
- Laporan Kinerja.
Contoh: laporan kinerja individu, hasil audit, daftar hadir staf.
c. Akuntabilitas memerlukan Konsekuensi
Contoh:
- Penerapan kode etik dan tata tertib
- Surat Peringatan untuk staf yang melakukan pelanggaran atau kinerja yang
buruk
- Sanksi hukum sesuai undang-undang

11
 Studi Kasus
1. PPA Horas memiliki seorang Koordinator yang masih muda dan cerdas, bernama
Ucok. Ucok baru menjabat sebagai Koordinator selama satu tahun dan dia sangat
bersemangat bekerja di PPA. Ucok adalah orang yang sangat sabar dan seringkali
sungkan menegur orang lain karena takut menyinggung perasaan. Sebagian besar
Mentor di PPA Horas bekerja sebagai guru senior. Karena kesibukan sebagai guru,
Mentor PPA Horas kadang datang terburu-buru ke PPA sepulang dari sekolah.

2. Salah satu gereja mitra Compassion memiliki PPA bernama Laskar Kristus. Gereja
ini memiliki sangat banyak jemaat sehingga Pendeta dan Komisi PPA lebih banyak
menyerahkan pengawasan PPA kepada koordinator. Koordinator merasa
tanggung jawab yang diberikan sangat besar dan dia tidak mau mengecewakan
para pemimpin gereja. Ketika terdapat permasalahan dan konflik di PPA,
Koordinator akan berusaha agar tidak diketahui pemimpin gereja.

12
 • Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan yang pada situasi yang terjadi pada studi
kasus tersebut berdasarkan 5 komponen yang sudah dibahas sebelumya.

Kasus 1

Kasus 2

• Berdasarkan situasi yang dihadapi tokoh-tokoh di atas, apa yang seharusnya

dilakukan oleh tokoh-tokoh tersebut agar lingkungan pelayanan di PPA dapat
terkendali dengan baik dan meminimalkan timbulnya konflik?

Kasus 1

Kasus 2

13
 AKTIVITAS KELOMPOK

Lingkungan Pengendalian di PPA

Lengkapilah tabel berikut ini berdasarkan hasil diskusi pre-training.

1. INTEGRITAS & NILAI ETIK (NILAI PELAYANAN PPA)

Hal yang perlu Hal yang perlu
Nilai Pelayanan Nilai Pelayanan
dilakukan untuk dilakukan untuk
No YANG SUDAH YANG AKAN
memastikan NILAI MEMULAI NILAI
diterapkan diterapkan
DIJAGA tersebut

2. TANGGUNG JAWAB PENGAWASAN

Tugas Pengawasan Tugas Pengawasan Siapa yang
Gambaran Umum
No yang sudah yang akan melakukan
Tugas Pengawasan
diterapkan diterapkan Pengawasan

14
 3. STRUKTUR, WEWENANG & TANGGUNG JAWAB
Bagaimana kerjasama antar
posisi di PPA saat ini?

Hal-hal apa yang perlu

ditambahkan atau
ditingkatkan untuk
membangun kerja sama
yang lebih baik?

Hal-hal apa yang perlu

dikurangi atau dihilangkan
untuk membangun kerja
sama yang lebih baik?

4. KOMITMEN TERHADAP KOMPETENSI

Posisi/ Jabatan yang akan
Kapan Pengembangan
Kompetensi atau Keahlian menerima Pengembangan
No Kompetensi Dilakukan
yang akan Dikembangkan Kompetensi (Tentukan Tanggal/Bulan/Tahun)
(Bisa lebih dari satu)

5. MENEGAKKAN AKUNTABILITAS (PERTANGGUNGJAWABAN)

DALAM PEKERJAAN
HASIL seperti apa yang
diharapkan dalam
melakukan pekerjaan?

LAPORAN seperti apa yang

diharapkan diberikan dalam
melakukan pekerjaan?

KONSEKUENSI seperti apa

yang akan diterapkan jika
pekerjaan tidak sesuai
harapan?

15
 SESI 3 - PENILAIAN RISIKO
(RISK ASSESSMENT)
Tujuan Sesi
1. Peserta menyebutkan dengan kalimat sendiri definisi risiko.
2. Peserta menyimpulkan hubungan penilaian risiko dengan penyimpangan yang bisa terjadi.
3. Peserta melakukan Penilaian Risiko (tahap 1-3) pada bidang Keuangan di lingkup pelayanan
PPA.

Definisi Risiko
✓ Dampak yang kurang menyenangkan (merugikan atau membahayakan) yang dapat terjadi
dari sebuah proses atau tindakan yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang.
✓ Risiko secara sederhana dapat diartikan sebagai: kerugian yang mungkin dihadapi, potensi
bahaya, ketidakpastian, penghalang.

Tahapan Penilaian Risiko

1. Identifikasi Risiko

Unsur pertama dalam penilaian risiko yaitu identifikasi risiko. Identifikasi risiko
dilakukan untuk menggali kejadian-kejadian dalam pelaksanaan tindakan dan kegiatan
yang mungkin dapat menghambat pencapaian tujuan atau sasaran. Dengan kata lain,
identifikasi risiko adalah kegiatan untuk mencari dan mendaftarkan risiko yang ada dan
terkait dengan tujuan dan aktivitas organisasi (business process). Identifikasi risiko
singkatnya merupakan proses menetapkan apa, dimana, kapan, mengapa, dan
bagaimana sesuatu dapat terjadi, sehingga dapat berdampak negatif terhadap
pencapaian tujuan (4W + H → What, Where, When, Why + How). Apa yang mungkin
dapat terjadi? Tujuannya adalah menghasilkan daftar lengkap berisi kejadian yang
dapat memengaruhi tujuan. Bagaimana dan mengapa hal tersebut terjadi? Sementara
mengidentifikasi sejumlah kejadian, perlu juga mempertimbangkan penyebab dan
skenario yang mungkin, sehingga penyebab yang signifikan tidak terlewatkan. Output
identifikasi risiko berupa profil risiko yang terdiri dari daftar risiko yang memuat

16
 informasi tentang peristiwa risiko, pemilik risiko, penyebab risiko, kegiatan
pengendalian risiko yang sudah ada, dan sisa risiko setiap tindakan atau kegiatan
yang dinilai risikonya. Untuk menghasilkan identifikasi risiko secara akurat, maka harus
menggunakan metode yang tepat dan melibatkan para pemilik risiko (risk owner).
Metode yang tepat akan menghasilkan ketepatan proses penilaian, sedangkan
keterlibatan pemilik risiko diperlukan sebagai pihak yang mengerti kegiatan dan
menjadi pihak yang terkena dampak atas terjadinya risiko.

2. Analisis dampak dan kemungkinan terjadinya risiko

Analisis risiko merupakan suatu proses yang sistematis untuk menentukan seberapa
sering suatu peristiwa (kemungkinan/ probabilitas) dan dampak yang mungkin terjadi
dan seberapa besar konsekuensi yang ditimbulkan dari peristiwa tersebut. Tujuan
analisis risiko adalah untuk memahami risiko yang penting untuk dikelola secara aktif
dan menyediakan data untuk membantu menentukan prioritas penanganan risiko.
Analisis risiko dapat juga dimaknai sebagai suatu proses untuk memahami karakteristik
risiko (probabilitas dan dampak) yang dapat dilakukan secara kualitatif ataupun
kuantitatif untuk menentukan tingkat risiko (level of risk) atau signifikansi setiap risiko.
Dalam analisis risiko, peran pimpinan organisasi sangat diperlukan sehingga mampu
mengelola dan mengendalikan risiko berdasarkan berapa banyak atau tingkat risiko
yang dapat diterima. Tingkat risiko yang dapat diterima adalah batas toleransi risiko
dengan mempertimbangkan aspek biaya dan manfaat. Level risiko ditentukan oleh dua
hal yaitu level frekuensi dan level konsekuensi. Level risiko yaitu level besar kecilnya
atau tingkatan suatu risiko. Level frekuensi (probabilitas) adalah besar kecilnya
kemungkinan terjadinya risiko atau kekerapan kejadian suatu risiko. Penentuan
probabilitas terjadinya suatu event sangatlah subyektif dan lebih berdasarkan nalar
dan pengalaman. Sedangkan level konsekuensi yaitu besar kecilnya dampak negatif
dari suatu risiko.

3. Perkirakan penyimpangan (fraud) yang bisa terjadi

Secara sederhana Fraud dapat diartikan sebagai kecurangan atau penipuan.
Penyimpangan adalah terminologi yang lebih halus yang digunakan untuk menjelaskan
17
tentang fraud pada pelatihan ini, berhubung fraud dapat menjadi topik yang sensitif
untuk dibahas.

Definisi
➢ Suatu salah saji fakta bersifat material yang diketahui tidak benar atau disajikan
dengan cara mengabaikan kebenaran, dengan maksud menipu pihak lain dan
mengakibatkan kerugian (Arthur W. Holmes dan David C. Burns).
➢ Tindakan curang yang dilakukan sedemikian rupa, sehingga menguntungkan
diri sendiri, kelompok, atau pihak lain - perorangan, perusahaan atau institusi
(jurnal.id).
Contoh Fraud:
- Korupsi
- Rekayasa informasi
- Pencucian uang (money laundry)
- Sengaja menghilangkan barang bukti
- Manipulasi data
- Mengubah pendapat publik dengan memutarbalikkan fakta

Teori Penyimpangan telah mengalami perkembangan sejak ditemukannya pada tahun

1953 oleh Donald R. Cressey. Teori yang ditemukan adalah Segitiga Penyimpangan
(The Fraud Triangle) yang terjadi dapat disebabkan oleh tiga faktor, yaitu: Tekanan,
Kesempatan, dan Rasionalisasi (pembenaran). Seiring dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan penelitian, ditemukan Segiempat Penyimpangan (The Fraud
Diamond) oleh Wolfe dan Hermanson pada tahun 2004. Pada teori ini, berkembang
satu faktor lagi untuk melengkapi segitiga penyimpangan yaitu Kompetensi. Teori
berikutnya yang dikembangkan adalah Segilima Penyimpangan (The Pentagon Fraud).
Teori ini dikembangkan oleh Jonathan Marks (2011), yang menambahkan 1 faktor lagi
yaitu Arogansi. Penelitian terbaru, ditemukan pada tahun 2016 oleh Georgios L.
Vousinas, melengkapi 1 faktor lagi sehingga menjadi enam atau yang disebut Segienam
Penyimpangan (The Hexagon Fraud). Keenam faktor ini adalah Kesempatan, Tekanan,
Rasionalisasi, Kompetensi, Arogansi dan Kolusi.

18
Berikut penjelasan singkatnya:
1. Kesempatan: Bila terdapat kelemahan dalam Sistem Pengendalian Internal
perusahaan, pengawasan yang melemah mendorong seseorang untuk
bertindak dalam melakukan kecurangan. Celah ini dapat mengundang hal yang
fatal bagi perusahaan dimana kelemahan dalam Sistem Pengendalian Internal
yang berjalan dimanfaatkan oleh seseorang.
2. Tekanan: Pelaku pada saat ini melakukan kejahatan yang didorong oleh tekanan
dimana hal ini dapat berasal dari tekanan akan kebutuhan keuangan, target
keuangan yang menurun, perekonomian keluarga yang mendesak, dan lainnya,
sehingga mendorong pelaku untuk berani melakukan pencurian kas
perusahaan.
3. Rasionalisasi: Pada poin tersebut, pelaku akan melakukan pembenaran atau
merasa bahwa tindakannya benar saat mereka melakukan kecurangan. Perilaku
tersebut muncul di saat seseorang merasa telah berbuat lebih bagi perusahaan,
sehingga mereka terdorong untuk mengambil keuntungan yang didasari
pemikiran bahwa hal tersebut sah-sah saja selama mereka bekerja dengan
benar.
4. Kompetensi: Hal ini menunjukan seberapa besar daya dan kapasitas dari suatu
pihak untuk melakukan kecurangan di lingkungan lembaga (PPA). Pada poin ini,
salah satu contoh yang menggambarkan dengan jelas adalah saat terjadinya
perubahan struktur yang merupakan terciptanya wujud konflik kepentingan
(conflict of interest). (Sari & Nugroho, 2020).
5. Arogansi: Arogansi adalah sikap superioritas yang menyebabkan keserakahan
dari orang yang percaya bahwa Sistem Pengendalian Internal tidak berlaku
secara pribadi. Hal ini disebabkan saat seseorang merasa lebih tinggi
kedudukannya ketimbang pihak lainnya (Desviana et al., 2020).
6. Kolusi: Menurut Vousinas (2019), kolusi merujuk kepada perjanjian yang menipu
suatu pihak dimana pihak yang tertipu sebanyak dua orang atau lebih, untuk
satu pihak yang bertujuan untuk mengambil tindakan lain untuk beberapa
tujuan kurang baik, seperti menipu pihak ketiga dari hak yang dimilikinya.

19
 4. Kelola risiko agar bisa dicegah, diminimalisir dan atau dihilangkan
(bagian ini akan dibahas di sesi selanjutnya*)

Penilaian Risiko merupakan mekanisme yang ditetapkan untuk mengindentifikasi, menganalisis,

dan mengelola risiko-risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi
beroperasi.

Penilaian Risiko dalam 5 cakupan bidang di PPA

Bidang Contoh
• Prosedur pengajuan dan penarikan dana
• Penggunaan dana
• Prosedur pembelian dan bukti transaksi yang sah
KEUANGAN
• Penyajian laporan keuangan
• Penghitungan kas fisik secara periodik
• Prosedur Pengeluaran Dana
• SPK (Surat Perjanjian Kerja)/SK/Surat Kontrak Kerja/Surat Komitmen Melayani
• RGM
MANAJEMEN PPA • Struktur Organisasi
• Uraian Pekerjaan
• Komisi Internal Audit

20
 • Komitmen Perlindungan anak
• Alur pelaporan kasus
PERLINDUNGAN ANAK • Pendidikan perlindungan anak kepada staff, relawan, anak dan orang tua
• Pencegahan kasus perlindungan anak
• Tindakan terhadap kasus perlindungan anak
• Korespondensi Anak
• Kriteria Pemilihan Anak
• Kehadiran dan partisipasi anak
PROGRAM PPA
• Data Anak
• Administrasi hadiah individu dan keluarga anak
• Penghapusan anak
• Status kepemilikan PPA
• Sistem penawaran dalam pembelian barang
LEGAL
• Ketentuan penggunaan meterai dalam bukti transaksi kosong seperti kwitansi
(HUKUM)
• Memastikan tanah di mana lokasi Gereja dan PPA tidak menjadi tanah
sengketa.

Penilaian Risiko yang akan difokuskan pada pelatihan ini adalah Bidang Keuangan di PPA.

21
1. Penyalahgunaan/ Pencurian Inventaris (non-tunai) (Misuse Inventory):
Pimpinan/Staf/mentor mencuri atau menyalahgunakan aset non-tunai (laptop,
handphone, modem, kamera, dsb.) dari organisasi.

2. Penggelapan dana masuk sebelum dicatatkan dalam sistem akuntansi (Skimming

Scheme): Pembayaran yang masuk diambil sebelum dicatat dalam laporan keuangan PPA.

3. Pembayaran Keperluan pribadi menggunakan dana PPA (Mischaracterized Expense):

Memasukkan pengeluaran pribadi di bawah kategori pengeluaran PPA.

4. Pemberian yang ilegal/tidak sah (Illegal Gratuity): Ketika seseorang memberikan sesuatu
yang bernilai kepada seorang pimpinan/staf/mentor karena dia melakukan suatu tindakan.

5. Pengeluaran Fiktif (Fictious Expense): Ketika seseorang mencoba mendapatkan

penggantian biaya atau pembelian yang tidak pernah benar-benar terjadi dengan
didukung oleh kwitansi palsu.

6. Pencurian Uang Tunai (Theft of Cash on Hand): Pelaku menyalahgunakan uang tunai yang
disimpan di PPA.

7. Penyalahgunaan skema penggajian (Payroll Scheme): Seorang pimpinan/staf/ mentor

menyebabkan koordinator/ bendahara mengeluarkan pembayaran dengan membuat
klaim palsu untuk kompensasi.

8. Pengeluaran yang dinyatakan dengan dilebih-lebihkan/mark-up (Overstated Expense):

Seseorang mengajukan klaim untuk biaya yang sah tetapi meningkatkan jumlahnya.

22
23
 AKTIVITAS PENILAIAN RISIKO

Penilaian Risiko - Keuangan PPA

No. PPA:
Nama PPA:
Orang
Dam-
yang
Kemungkinan pak
Aktivitas Orang menga-
Potensi Risiko atau Terjadi (Pilih
No Pengendalian Prosedur (Pelaksa- wasi
Penyimpangan (Pilih dari dari
Pencegahan na) (sesuai
Drop Down) Drop
kebutu-
Down)
han)
Penyalahgunaan/Pencurian a. Meminta A. Mengatur ulang Contoh: Contoh:
Inventaris (non-tunai): Persetujuan kepada jadwal di PPA: Penanggung Penanggung
Pimpinan/Staf/mentor Pimpinan/Koordinator 1. Pimpinan/staf/ mentor Jawab PPA Jawab PPA
mencuri atau PPA saat yang mau Koordinator Komisi PPA
menyalahgunakan aset non menggunakan Aset meminjam/menggunakan PPA
tunai (laptop, handphone, Non-Tunai di luar aset PPA
modem, kamera, dsb) dari lingkungan PPA. memberitahukan kepada
1 organisasi. Sering Besar Penanggung Jawab atau
Koordinator PPA untuk
meminta persetujuan.
2. Yang bersangkutan
mengisi log book atau
form peminjaman aset.
3. PPA mengambil
dokumentasi foto:

24
 peminjam memegang
aset yang digunakan.

Penggelapan dana masuk

sebelum dicatatkan dalam
sistem akuntansi:
Pembayaran yang masuk
dicuri sebelum dicatat
dalam laporan keuangan
2
PPA.
(Contoh: Bantuan
Kontribusi Lokal atau
Program Income
Generating PPA)

Pembayaran keperluan
pribadi menggunakan dana
PPA:
Memasukkan pengeluaran
3 pribadi di bawah kategori
pengeluaran PPA.

25
 Pemberian yang
ilegal/tidak sah:
Ketika seseorang
memberikan sesuatu yang
bernilai kepada seorang
4
pimpinan/staf/mentor
karena dia melakukan suatu
tindakan.
(Contoh: Pemotongan Gift
Partisipan)
Pengeluaran fiktif:
Ketika seseorang mencoba
mendapatkan penggantian
biaya atau pembelian yang
5 tidak pernah benar-benar
terjadi dengan didukung
oleh kwitansi palsu.

Pencurian uang tunai:

Pelaku menyalahgunakan
uang tunai yang disimpan di
6 PPA.

26
 Penyalahgunaan skema
pengggajian:
Seorang pimpinan/staf/
mentor menyebabkan
koordinator/ bendahara
mengeluarkan pembayaran
7 dengan membuat klaim
palsu untuk kompensasi.
(Contoh: Pembayaran PK tidak
sesuai antara yang diterima dan
yang ada di tanda terima,
Pemotongan PK secara langsung
untuk keperluan Gereja)
Pengeluaran yang
dinyatakan dengan dilebih-
lebihkan:
Seseorang mengajukan
8 klaim untuk biaya yang sah
tetapi meningkatkan
jumlahnya.
(Contoh: Mark-up harga barang
atau mark-up jumlah barang
yang dibeli)

27
 Sesi 4 – AKTIVITAS PENGENDALIAN
(CONTROL ACTIVITIES)
Tujuan Sesi
1. Peserta mengenali tiga jenis Aktivitas Pengendalian dalam mengelola risiko.
2. Peserta mengenali Aktivitas Pengendalian yang pertama yaitu Pencegahan, dan contohnya.
3. Peserta membuat tindakan aktivitas pencegahan terhadap risiko di bidang keuangan PPA.
4. Peserta mengenali Aktivitas Pengendalian yang kedua dan ketiga, yaitu Pendeteksian dan
Perbaikan, beserta contohnya.

Tahapan Penilaian Risiko

1. Identifikasi risiko
2. Analisis dampak dan kemungkinan terjadinya risiko
3. Perkirakan penyimpangan (fraud) yang bisa terjadi
4. Kelola risiko agar bisa dicegah, diminimalisir dan/atau dihilangkan

Pada sesi ini yang akan dipelajari adalah tahapan yang keempat.

Pengelolaan risiko dapat dilakukan dengan membuat sejumlah aktivitas pengendalian.

Definisi Aktivitas Pengendalian

Tindakan-tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang membantu
memastikan bahwa arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan.
(coso.org)

28
Jenis dan Posisi Waktu Aktivitas Pengendalian

PENCEGAHAN dirancang untuk menghindari hasil yang tidak diinginkan sebelum tanda-tanda
risiko atau penyimpangan terjadi.

PENDETEKSIAN dirancang untuk menemukan hasil yang tidak diinginkan setelah tanda-tanda
risiko atau penyimpangan muncul (terdeteksi) namun sebelum risiko itu terjadi.

PEMBUKTIAN/INVESTIGASI merupakan aktivitas pengendalian yang dilakukan setelah risiko dari

hal yang tidak diinginkan terjadi.

Contoh Aktivitas Pencegahan:

• Menentukan jabatan, uraian kerja, dan tanggung jawab staf

• Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan

• Memastikan aplikasi atau software sistem pelaporan digital sudah diperbaharui

• Menginstall anti-virus yang direkomendasikan oleh ahli IT

29
Contoh Aktivitas Pendeteksian:

• Adanya perubahan gaya hidup

• Adanya perubahan perilaku

• Dokumentasi yang mencurigakan

• Keluhan (komplain) dari pelanggan atau mitra kerja

Contoh Aktivitas Investigasi/Pembuktian:

• Melakukan tinjauan terhadap anggaran vs realisasi keuangan

• Mengecek inventaris dalam pencatatan dan secara fisik

• Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait

• Proses audit

30
 Sesi 5 – MENYUSUN PROSEDUR & SISTEM

Tujuan Sesi
1. Peserta mengenali Prosedur sebagai aktivitas pengendalian pertama, yaitu Pencegahan,
beserta contohnya.
2. Peserta membuat Prosedur aktivitas pencegahan terhadap risiko di bidang keuangan PPA.
3. Peserta membahas Sistem dalam kaitannya dengan prosedur beserta contohnya.

Definisi Prosedur

Kamus Besar Bahasa Indonesia

✓ tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
✓ metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah

Prosedur adalah instruksi untuk serangkaian langkah komprehensif yang diambil untuk mencapai
hasil yang terstandarisasi.

Prosedur menawarkan langkah-langkah atau instruksi tentang cara menyelesaikan suatu proyek
atau tugas. Misalnya di PPA ada prosedur khusus untuk tindakan seperti mengisi kembali kas kecil,
mengirimkan hadiah ke partisipan, dan lain-lain.

31
Contoh Prosedur

32
Dari contoh ini, sebuah prosedur bisa juga digambarkan sebagai rangkaian kegiatan atau tahap-
tahap yang harus dijalankan agar dapat menghasilkan sesuatu yang diinginkan.

Definisi Sistem

✓ Sistem diartikan sebagai perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas. (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Dikaitkan dengan prosedur, sebuah sistem dapat dikatakan sebagai suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi.

Sistem yang memungkinkan orang atau entitas, memperoleh dan menukar informasi yang
diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.

Contoh Sistem yang terdiri dari kumpulan prosedur

▪ Mekanisme atau Sistem Perekrutan Partisipan PPA

1. Melakukan PWR (Participatory Wealth Ranking)
2. Pendaftaran calon partisipan
3. Orientasi kepada orang tua
4. Wawancara PPI (Poverty Probability Index)
5. Memasukan DCA kepada PF

▪ Sistem Manajemen Keuangan PPA

1. Pengisian Kembali ke Kas Kecil
2. Mekanisme Kasbon
3. Penggantian Biaya Pengobatan Partisipan
4. Penginputan Transaksi di LKB/Fastrack
5. Pengiriman LKB ke Compassion
33
 Sesi 6 – INFOKOM & AKTIVITAS PEMANTAUAN
(Information Communication & Monitoring Activity)

Tujuan Sesi
1. Peserta menyatakan kembali dengan kalimat sendiri pentingnya informasi dan komunikasi
dalam Sistem Pengendalian Internal.
2. Peserta membahas hal-hal yang harus dipastikan dalam mengomunikasikan informasi.
3. Peserta mengenali jenis-jenis Aktivitas Pemantauan (monitoring) dalam Sistem Pengendalian
Internal.
4. Peserta membuat daftar periksa tugas sebagai bentuk pemantauan dan evaluasi.

Informasi & Komunikasi

Organisasi memerlukan informasi demi terselenggaranya fungsi Sistem pengendalian internal
dalam mendukung pencapaian tujuan. Sedangkan komunikasi merupakan proses berulang-ulang
dan berkelanjutan untuk memperoleh, membagikan dan menyediakan informasi.

Hal Penting dalam Informasi dan Komunikasi

✓ Apakah informasinya AKURAT?
✓ Apakah ada KONFIRMASI dari pihak lain?
✓ Apakah diperlukan adanya PERUBAHAN atau PERBAIKAN?
✓ Kepada SIAPA informasi perlu dikomunikasikan?

Aktivitas Pemantauan (Monitoring)

Aktivitas pemantauan (monitoring) merupakan suatu proses untuk menilai kualitas kinerja
pengendalian internal dari waktu ke waktu.

34
Jenis Aktivitas Pemantauan (Monitoring)

Aktivitas Pemantauan mencakup:

1. Evaluasi Berkelanjutan: evaluasi yang dibangun dalam setiap Sistem Pengendalian Internal
yang sedang berlangsung secara berulang-ulang untuk menyajikan informasi yang tepat
waktu.
Contoh:

• Memeriksa dashboard PPA di FCP Portal (Connect) setiap awal aktivitas dan setelah jam
istirahat makan
• Mengisi daftar periksa tugas perorangan

2. Evaluasi Terpisah: evaluasi yang dilakukan secara periodik atau selang waktu yang tetap
(bulanan, triwulan, semester, tahunan), dimana variasi komponen yang hendak dievaluasi dan
frekuensinya (seberapa sering) dibuat berdasarkan hasil penilaian risiko dan pertimbangan
manajemen lainnya untuk mengukur efektivitas proses pengendalian internal yang sedang
berjalan.
Contoh:

• Rapat bulanan pengurus dan staf PPA

• Audit 6 bulanan dari Gereja
• Rapat pembuatan RGM untuk fiskal depan.

3. Evaluasi Tindak Lanjut: evaluasi yang dilakukan dengan cara mengomunikasikan kekurangan
proses pengendalian internal pada waktu yang tepat kepada pihak yang bertanggung jawab
termasuk manajemen senior (Penanggung Jawab/Gembala Sidang PPA) dan komisi audit
internal jika diperlukan untuk mengambil tindakan perbaikan (corrective action).

35
 Contoh:

• Mengganti alat administrasi seperti komputer atau printer dengan kualitas yang lebih
baik sesuai dengan kebutuhan
• Menemukan cara atau inovasi baru dalam memberikan penghargaan kepada staf
• Mendampingi sekaligus mengobservasi kunjungan tutor/mentor ke rumah anak

AKTIVITAS PEMANTAUAN

DAFTAR PERIKSA TUGAS PERORANGAN

Nama:
Posisi di PPA:
Catatan: Daftar Periksa Tugas yang telah dibuat atau diperbaharui harap dicetak/print
sebagai alat monitoring
Cek/Centang
Daftar Tugas (√)
No. Catatan (Jika Ada)
(Dalam bentuk Pertanyaan atau Pernyataan) jika sudah
dilakukan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Contoh daftar periksa tugas Bendahara

1. Apakah semua bukti transaksi valid?
2. Apakah jumlah uang fisik sesuai dengan jumlah yang tercatat pada laporan keuangan?
3. Apakah nominal dan kode akun tiap transaksi yang dicatat dalam laporan keuangan sudah
akurat?
4. Apakah ada kasbon yang sudah lewat waktu pertanggungjawabannya?
5. Apakah saldo PPA melebihi dua kali support bulanan?

36