PEMBUATAN NOTULA RAPAT

1. Pengertian Notula
Notula merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan
atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalamnya. Penyusunan
notula ini sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai
dokumentasi kegiatan rapat. Notula mencakup ringkasan tentang jalannya rapat
dari awal sampai akhir, misalnya hal-hal yang dibicarakan dan keputusan yang
dibuat dalam rapat. Isi dari notula bersifat ringkas, padat, sistematis, dan
menyeluruh. Sistematika notula pun harus sistematis, yakni terdiri dari hari,
tanggal, tempat, daftar peserta, isi rapat, kesimpulan, dan tangan tangan para
peserta rapat. Umumnya, notula ditulis oleh seseorang yang disebut notulis.
Seorang notulis harus mengerti jalannya rapat agar dapat menangkap dengan
baik hal-hal yang dibahas.

2. Manfaat Penyusunan Notula

Notula memiliki beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut.
a. Pedoman untuk Rapat Selanjutnya
Notula dapat digunakan sebagai pedoman untuk rapat selanjutnya. Kita
bisa melihat apa saja yang dibahas dalam rapat sebelumnya dan membuat
perbaikan atau tindak lanjut berdasarkan hal-hal yang ditulis dalam notula.
Dalam hal ini, notula sangat bermanfaat agar di rapat selanjutnya tidak
membahas hal-hal yang telah dibahas di rapat sebelumnya.
b. Sumber Informasi Peserta yang Tidak Hadir
Mungkin saja dalam suatu rapat ada peserta yang kebetulan berhalangan
hadir. Oleh sebab  itu, notula bermanfaat sebagai informasi untuk peserta yang
tidak hadir karena di dalamnya berisi tentang jalannya rapat. Meski berhalangan
hadir, peserta tersebut tetap dapat mengetahui inti dari jalannya rapat serta
kesimpulan dari rapat tersebut.
c. Dokumentasi Rapat
Notula sangat penting untuk mengetahui hasil suatu rapat dan sebagai
dokumentasi kegiatan rapat. Notula bermanfaat sebagai dokumentasi agar
memudahkan saat akan mencari informasi tentang jalannya suatu rapat di
kemudian hari. Penyusunan dan penyimpanan notula harus rapi agar tidak sulit
ditemukan.
d. Pengingat untuk Peserta Rapat
Di awal rapat, biasanya akan diulas apa saja yang dibahas pada rapat
sebelumnya. Notula bermanfaat sebagai alat pengingat untuk peserta rapat. Hal
ini sekaligus untuk menyegarkan ingatan peserta rapat sebelum membahas hal
baru di rapat selanjutnya agar tidak mengulang hal yang sama.
e. Parameter
Notula bisa dimanfaatkan sebagai parameter apakah rapat berjalan lancar
atau tidak. Hal ini bisa dilihat dari apa saja yang tertulis di dalam notula, seperti
apa saja yang dibahas, keputusan apa yang dibuat, apa yang dihasilkan dari
rapat tersebut, serta kesimpulan rapat. Oleh karena itu, isi notula harus jelas,
ringkas, padat, sistematis, dan menyeluruh. Tercapai atau tidaknya tujuan
sebuah rapat juga bisa dilihat dari isi notula.

3. Fungsi Penyusunan Notula

Selain beberapa manfaat yang telah disebutkan di atas, notula juga
memiliki sejumlah fungsi yang tak kalah penting dalam rapat.
a. Alat Dokumentasi
Notula berfungsi sebagai alat dokumentasi suatu rapat. Hal ini berguna
untuk memudahkan peserta mengetahui jalannya rapat dari awal sampai akhir,
apa saja yang dibahas dalam rapat, serta keputusan apa yang dibuat. Notula
sebagai alat dokumentasi rapat dapat memudahkan dalam mencari informasi
tentang jalannya suatu rapat, serta dapat dijadikan perbandingan untuk rapat-
rapat selanjutnya.
b. Alat Pengukur Kesuksesan
Dari notula, kita bisa melihat apakah suatu rapat berjalan dengan sukses
atau tidak. Peserta dapat melihat apakah tujuan rapat telah tercapai dengan
 melihat kesimpulan yang tertulis di notula. Salah satu ukuran kesuksesan dalam
rapat adalah notula yang ditulis dengan rapi dan lengkap.
c. Alat Peninjau Hasil Keputusan Rapat
Notula juga berfungsi untuk meninjau hasil keputusan rapat. Hasil
keputusan rapat harus ditulis dengan baik agar dapat dilihat oleh peserta rapat
dan juga sebagai dokumentasi. Jika suatu saat hasil keputusan rapat perlu
dibahas kembali, peserta tinggal melihat notula rapat. 

4. Peranan Notulis dalam Rapat

Notulis merupakan sebutan untuk orang yang bertugas menulis notula atau
catatan rapat. Notulis harus memiliki kemampuan untuk menyimak dan menulis
dengan sama baiknya agar hal-hal penting yang dibahas dalam rapat tidak terlewat
satu pun. Tugas seorang notulis adalah mencatat proses rapat dari awal hingga
akhir, apa saja yang dibahas, dan keputusan apa yang diambil secara singkat, padat,
dan jelas. Selain itu, notulis juga harus mencatat waktu dan tempat dilaksanakannya
suatu rapat serta mendata jumlah peserta yang mengikuti rapat. Seorang notulis
harus mampu bersifat objektif dan tidak memihak. Notulis tidak boleh
menambahkan ide atau pendapatnya dalam notula karena notula harus murni berisi
hal-hal yang dibahas di dalam rapat.

5. Sistematika Penyusunan Notula

Dalam menulis notula, seorang notulis tidak boleh asal menulis. Ada hal-hal
yang harus diperhatikan agar notula terangkai jelas, padat, ringkas, dan sistematis.
Susunan notula rapat adalah sebagai berikut.
a. Kepala Notula
Kepala notula terletak di bagian atas sebuah notula. Di bagian kepala notula berisi
agenda rapat seperti tema rapat, hari dan tanggal rapat dilaksanakan, waktu
pelaksanaan rapat, lokasi rapat, serta pihak-pihak yang terlibat dalam rapat.
b. Isi Notula
Isi notula terdiri dari susunan acara rapat, sambutan-sambutan, hal-hal yang
dibahas dalam rapat, pembahasan diskusi, serta hasil keputusan rapat.
Dalam menulis hal-hal yang dibahas dalam rapat, notulis tidak perlu mencatat
semuanya, hanya hal-hal yang penting saja dan memiliki pengaruh dalam jalannya
rapat, misalnya usulan, tanggapan, dan hasil keputusan.
c. Penutup Notula
Di bagian penutup notula berisi tanda tangan notulis dan pemimpin rapat. Tanda
tangan ini merupakan bukti bahwa notula sudah sesuai dengan hasil rapat. Terakhir,
dapat ditambahkan daftar peserta yang hadir dalam rapat tersebut. 

6. Contoh Penyusunan Notula

Agar dapat lebih memahami penulisan notula, Talenta akan menyajikan
beberapa contoh notula rapat yang bisa Anda contoh dan digunakan untuk
kebutuhan Anda.
a. Contoh Notula Rapat Karang Taruna
Hari/Tanggal  : Minggu, 24 November 2021
Waktu   : 16.00 – selesai
Tempat  : Aula Balai Desa
Agenda Rapat  : Penetapan Panitia Acara Akhir Tahun RT 06
Pemimpin Rapat  : Dendi Santoso
Notulis  : Niken Wijayanti
Peserta yang hadir : 20 Orang
Peserta yang tidak hadir : 5 orang
Agenda Kegiatan :
 Pembukaan pemimpin rapat
 Sambutan Ketua RT
 Pemilihan Panitia
Keputusan Rapat :
Pada hari Minggu tanggal 3 Oktober 2021, telah dilaksanakan rapat penetapan
panitia untuk acara akhir tahun di RT 06 yang menghasilkan susunan kepanitiaan
sebagai berikut.
 Ketua pelaksana : Maulana Fikri
 Sekretaris  : Indah Setiana Ayu
 Bendahara  : Lusiana Nawawi
 Seksi Acara  : Jamal Arifin
 Seksi Humas  : Husein 
 Seksi Perlengkapan  : Ahmad Badrowi
 Seksi Konsumsi  : Maulina Puspita
 
Pemimpin Rapat,                                                           Notulis,                                 
 
Dendi Santoso                                                              Niken Wijayanti
 

b. Contoh Notula Rapat Panitia Pentas Seni

Hari/Tanggal  : Senin, 25 November 2019
Waktu  : 10.00 – selesai
Tempat  : Aula SMAN 1 Tangerang
Agenda Rapat  : Persiapan Panitia Pentas Seni
Pemimpin Rapat  : Alan Setiawan
Notulis  : Saras Lituani
Peserta yang hadir : 15 orang
Peserta yang tidak hadir : 3 orang
Ringkasan Acara :
 Rapat dibuka pukul 09.05 oleh pemimpin rapat, Alan Setiawan.
 Kepala Sekolah SMAN 1 Tangerang, Suryadi Hasan M.Pd, memberi sambutan
sekaligus arahan untuk pelaksanaan pentas seni di SMAN 1 Tangerang. Beliau
berharap dengan diadakannya pentas seni dapat mengasah kreativitas siswa
dan menyegarkan pikiran para siswa dan guru setelah menempuh ulangan
umum.
 Guru seni musik sekaligus guru pembimbing, Aliando Sahrir M.Pd,
mengungkapkan harapannya agar pentas seni tahun ini berjalan lancar dan
dapat terus diadakan setiap tahunnya.
 Ketua panitia pelaksana menegaskan kembali tugas-tugas setiap seksi panitia
agar kegiatan dapat dilaksanakan sesuai harapan.
 Panitia seksi acara menyajikan susunan acara yang akan berlangsung saat
pentas seni, serta mengumumkan bahwa bintang tamu Sheila On 7 telah
mengonfirmasi akan tampil di pentas seni SMAN 1 Tangerang tahun ini.
 Panitia seksi perlengkapan memaparkan alat-alat serta panggung yang akan
digunakan.
 Panitia seksi keuangan menyatakan butuh setidaknya satu pihak sponsor lagi
untuk menutupi seluruh biaya.
Kesimpulan:
 Spanduk dan brosur harus segera dicetak dan disebarkan untuk
menginformasikan tentang akan diadakannya pentas seni.
 Sponsor harus segera dicari untuk dapat menutupi seluruh anggaran.
 Persiapan menyambut bintang tamu Sheila On 7 serta mempersiapkan ruang
tunggu khusus.
 Dokumentasi acara diperlukan sebagai bukti terlaksananya acara pentas seni
SMAN 1 Tangerang.
 Rapat diakhiri dengan doa bersama demi kelancaran seluruh persiapan acara.
 
Pemimpin rapat                Guru Pembimbing                                  Notulis
 
 
Alan Setiawan                   Aliando Sahrir M.Pd                              Saras Lituani

Teknik Menyusun Notula Rapat Dan Resume Rapat

a. Pengertian notula
Menurut KBBI notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Seseorang
yang menulis notula dinamakan notulis.
b. Macam-macam notula
 Yang dimaksud dengan notula harfiah ialah laporan atau pencatatan
secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan
atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).
c. Fungsi notula
1) Sebagai dokumen dan alat bukti
2) Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
3) Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4) Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
5) Sebagai dokumen
6) Sebagai alat untuk rapat semu
 
Untuk menjadi seorang notulis yang handal diperlukan beberapa keahlian yang
harus dimiliki seorang notulis, yaitu:
1. mendengarkan dan menulis.
2. memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
3. konsentrasi yang tinggi
4. menulis cepat/stenografi/shorthand.
5. bersikap objektif dan jujur
6. menguasai bahasa teknis/baku dan menguasai materi pembahasan
7. mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. mengemukakan basil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat.
9. menguasai metode pencatatan secara sistematis.
10.menguasai metode pengolahan data
11.menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
12.menyimpulkan hasil rapat.
 
Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang
notulis. yaitu:
1. Notulis diberi informasi perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah
rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui
susunan acara berikut pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar
dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta rapat yang
lain pada saat pelaksanaan rapat.
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
5. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapat.
6. Agar dapat menyempurnakan notulanya notulis berhak berbicara pada setiap
sesi.
7. Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan
memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin rapat dapat menyampaikan
bahasa isyarat. petunjuk. bisikan atau surat kecil.
8. Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang
untuk menjadi notulis. Setiap dua jam atau setiap acara berlangsung dua jam.
notulis digantikan dengan yang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan
konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam rapat yang besar notulis
diganti setiap setengah jam.
9. Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
10.Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot
serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk
menyusun notula akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan
lamanya rapat ialah 3 : 1. Maksudnya jika rapat berlangsung selama 1 jam, maka
setelah rapat waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil rapat
ialah selama 3 jam.
 
Garis Besar Notula:
1. Isi notula
Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.
Nota yang lengkap berisi hal-hal seperti di bawah ini, walaupun ada organisasi atau
lembaga yang menyimpang dari urutan-urutan berikut:
1. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat;
2. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
3. Hari dan tanggal diselenggarakan rapat;
4. Tempat rapat;
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);
6. Nama dan jabatan pimpinan rapat;
7. Daftar hadir peserta;
8. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu;
9. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
10.Usul-usul atau perbaikan-perbaikan;
11.Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat kembali;
12.Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila perlu);
13.Tanda tangan notulis dan ketua rapat.
 
Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan-ketentuan sebagai
berikut:
1. Lengkap berisi semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas, tidak
bertele-tele:
2. Bahasa notula mudah dipahami pembaca;
3. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;
4. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
5. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan, umpama di
pengadilan dan lain-lain;
6. Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila
memerlukan lagi notula tersebut.
7. Susunan notula
hal yang harus diperhatikan pada waktu menyusun notula, antara lain sebagai
berikut:
1)      Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan. lebih-lebih pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
2)      Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu berakhirnya, tetapl kalau belum
pasti selesainya maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai,
3)      Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada
notula.
4)      Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus
disebutkan namanya
5)      Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih
baik ditulis
6)      Setelah rapat selesai notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya ditik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua.
7)      Bila perlu digandakan, untuk dibagikan pada yang tidak hadir pada waktu
rapat, atau dibagikan pada waktu rapat berikutnya.

TUGAS 
Jelaskan Istilah-Istilah yang Berhubungan dengan Rapat berikut ini:

Addendum, Adjourment, Amandemen, Co-opteibb membOfficio, Lie

onThe tabl e, majority, Mosi, Nem Com, NextBusine, Closure
No Confidence, Out of Order, Point of Order, Proxy, Reference back,
Resolusi, VRider, Right Ofreply, Status Quo, standing Quorum,