UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

PERTEMUAN 9
PENGAWASAN (CONTROLLING)

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pengawasan (controlling)
sebagai salah satu dari fungsi manajemen. Melalui proses pembelajaran, Anda
harus mampu:
9.1 Mengetahui Pengertian Pengawasan
9.2 Mengetahui Tujuan dan Manfaat Pengawasan
9.3 Mengetahui Faktor dan Karakteristik Pengawasan
9.4 Memahami Tipe-tipe Pengawasan
9.5 Memahami Langkah dan Metode Pengawasan

B. URAIAN MATERI
Tujuan Pembelajaran 9.1:
Pengertian Pengawasan

Perlu adanya fungsi manajemen yang diarahkan untuk memastikan

apakah rencana yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya
dan mencapai tujuan yang ditetapkan ataukah tidak. Di antara beberapa
fungsi manajemen, perencanaan (planning) dan pengawasan (controlling)
memiliki perbedaan yang sangat penting. Dalam fungsi perencanaan, inti
dasarnya menetapkan mengenai apa yang harus dicapai pada periode
tertentu serta tahapan untuk mencapainya. Sedangkan dalam pengawasan
perlu berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan
apabila tidak tercapai dicari faktor penyebabnya sehingga dapat dilakukan
tindakan perbaikan (correction action).
Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan
ataas apa yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah
koreksinya dinamakan dengan fungsi pengawasan atau pengendalian.

PENGANTAR MANAJEMEN 118

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

Fungsi pengawasan pada dasaranya merupakan proses yang

dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan
berjalan sebagaimana mestinya. Oleh karena itu, sangat erat hubungan
antara perencanaan dengan pengawasan dalam sebuah proses
manajemen.
Pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan
organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang
dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai
fungsi organik, pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak
diselenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai
dari manajer puncak hingga para manajer pelaksana yang secara langsung
mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis yang diselenggarakan oleh semua
petugas operasinal.
Adanya sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain
evaluating, appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak
digunakan karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penentapan
standar, pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif.
Pengawasan (controlling) adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-
penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Atau secara
sederhana pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan meneliti apakah
segala sesuatu telah tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.

PENGANTAR MANAJEMEN 119

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

Tujuan Pembelajaran 9.2:

Tujuan dan Manfaat Pengawasan

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk

mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Tujuan dilaksanakan
pengawasan adalah untuk:
1. Menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan
tujuan.
2. Memecahkan masalah
3. Mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
4. Membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
5. Mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
Bila fungsi pengawasan dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan
memperoleh manfaat berupa:
1. Mengetahui sejauh mana program sudah dilakukan oleh staf, apakah sesuai
dengan standar atau rencana kerja, apakah sumber daya telah digunakan
sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan akan
meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan
dan telah dimanfaatkan secara efisien.
4. Mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau
diberikan pelatihan lanjutan.

Tujuan Pembelajaran 9.3:

Faktor dan Karakteristik Pengawasan

Kasus-kasus yang serig terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak

diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian
(deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang

PENGANTAR MANAJEMEN 120

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

menyimpang dari rencana. Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan

semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus
dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru,
diketemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru,
dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi per-
ubahan-perubahan yang berpengaruh path barang dan jasa organisasi,
sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan
kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang
lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk
menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan
eceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat secara tepat;
bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu
dimonitor. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak
desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan
dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara
geografis, atau fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya
memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan
efektif.
3. Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi
Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat
secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan
anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan
barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu
rendah, masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem
pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan
sebelum menjadi kritis.

PENGANTAR MANAJEMEN 121

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang.

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya
tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara
manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas
yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan
sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa
pelaksanaan tugas bawahan.
Istilah "pengawasan" sering mempunyai konotasi yang tidak me-
nyenangkan, karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi
pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan pengawasan untuk menjamin
tercapainya tujuan. Sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan
antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat
pengawasan yang tepat. Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan
birokrasi, mematikan kreatifitas, dan sebagainya, yang akhirnya
merugikan organisasi sendiri. Sebalik nya pengawasan yang tidak
mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan membuat sulit
pencapaian tujuan.
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memiliki
karakteristik tertentu. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif
dapat lebih diperinci sebagai berikut :
1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak
akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil
tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang
sebenarnya tidak ada.
2. Tepat-Waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya
bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh
Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di

PENGANTAR MANAJEMEN 122

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi

atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis
Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling
tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-
kenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja
organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat
mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2)
informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang
memerlukannya.
8. Fleksibel
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan
tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari
lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau
deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung
jawab dan berprestasi.

Tujuan Pembelajaran 9.4:

Tipe-tipe Pengawasan

Dalam pengawasan, mengukur kemajuan kearah tujuan tersebut

dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan
tersebut tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan perbaikan

PENGANTAR MANAJEMEN 123

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

sebelum penyimpangan menjadi jauh. Ada tiga tipe dasar pengawasan

yang dapat diterapkan dalam proses manajemen organisasi, yaitu:
1. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan pendahuluan, dirancang untuk mengantisipasi masalah-
masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif,
dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang
diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif
hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat
pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau
tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
(concurrent control)
Pengawasan ini, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe
pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu
sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam
peralatan "double-check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan
suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan umpan balik, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar
ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan
serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis,
pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

PENGANTAR MANAJEMEN 124

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

Gambar 9.1
Tipe-tipe pengawasan

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen.

Pengawasan pendahuluan (feedforward control) dan pengawasan yang
dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control),
cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan
koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu.
Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak kegiatan tidak
memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, pengawasan
yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu,
manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi
situasi tertentu.

PENGANTAR MANAJEMEN 125

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

Tujuan Pembelajaran 9.5:

Langkah dan Metode Pengawasan

Gambar 9.2
Tahap/Langkah Pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap

(langkah), Tahap-tahap ini akan diperinci berikut:
1. Tahap penetapan standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pe-
laksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang
dapat digunakan sebagai "patokan" untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan,
sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar.
Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran,
bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan
sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
a. Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa,
jumlah langganan, atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan
mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,
pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
suatu pekerjaan harus diselesaikan.

PENGANTAR MANAJEMEN 126

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk

hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk
mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para
bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses
perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus dite-
tapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara
untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap
kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan
kegiatan secara tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat
digunakan: Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur -
setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa (what form)
pengukuran akan dilakukan-laporan tertulis, inspeksi visual, melalui
telephone? Siapa (who) yang akan terlibat-manajer, staf departemen?
Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat
diterangkan kepada para karyawan.
3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan,
pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang
dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran
pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) laporan-laporan, baik
lisan dan tertulis, 3) metoda-metoda otomatis dan 4) inspeksi, pengujian
(test), atau dengan pengambilan sampel. Banyak perusahaan sekarang
memperggunakan pemeriksa intern (internal auditor) sebagai pelaksana
pengukuran.
4. Tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa
Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pe-
laksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar
yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi
kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya

PENGANTAR MANAJEMEN 127

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

penyimpangan (deviasi).
Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai adalah
tingkat penjualan setiap satu tahun sekali oleh manajer penjualan, maka
pada tahap ini manajer penjualan akan melakukan perbandingan dari
apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan standar yang telah
ditetapkan. Sebagai contoh, karena kita telah menetapkan standar yang
akan kita capai adalah peningkatan penjualan sebesar 50 % dari tahun
sebelumnya, maka manajer penjualan kemudian melakukan pengecekan
dari data penjualan tingkat penjualan yang telah dicapai pada tahun ini,
dan kemudian juga data penjualan pada tahun yang lalu. Setelah kedua
data penjualan dari tahun lalu dan tahun ini diperoleh, manajer penjualan
kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini
dengan yang telah dicapai pada tahun lalu.
5. Tahap pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tin-
dakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai
bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya
dilakukan bersamaan, tindakan koreksi mungkin berupa :
a. Mengubah.standar mula-muia (barangkali terlalu tinggi atau terlalu
rendah).
b. Mengubah,pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya
atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri).
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan pe-
nyimpangan-penyimpangan.

PENGANTAR MANAJEMEN 128

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

C. SOAL LATIHAN/TUGAS

1. Jelaskanlah menurut anda pengertian pengawasan dalam proses

manajemen!
2. Jelaskan tujuan dan manfaat fungsi pengawasan!
3. Sebutkan dan jelaskan faktor dan karakteristik dalam sebuah fungi
pengawasan dalam manajemen!
4. Dalam fungsi pengawasan terdapat beberapa tipe, jelaskanlah tipe-tipe yang
terdapat dalam proses pengawasan!
5. Jelaskanlah langkah-langkah dalam implementasi proses fungsi
pengawasan dalam manajemen!

D. DAFTAR PUSTAKA
1. Amirullah dan Budiyono, Haris. (2004) Pengantar Manajemen. Graha
Ilmu. Yogyakarta.
2. Anthony, Robert dan Govindarajan, Vijay. (2005). Management Control
System 11th ed. Jakarta: Salemba Empat.
3. Abdul kadir dan Terra Ch. Triwahyuni (2003). Pengenalan Teknologi
Informasi. Yogyakarta: Andi
4. Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi,
Edisi kedua, Jakarta: Salemba Empat.
5. Brantas.(2009). Dasar-dasar Manajemen. Alfabeta Cv.
6. Dessler, Gary. (2003). Human Resources Management. Jakatra Barat: PT
Indeks
7. Fahmi, Irham. (2014). Majanejemen Kepemimpinan teori dan Aplikasi.
Alfabeta. Bandung.
8. Handoko, Hani. (2013). Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
9. Hasan, Ali. (2009). Marketing. Yogyakarta: MedPress.
10. Heizer, Jay dan Render, Barry. 2009. Manajemen Operasional. Jakarta:
Salemba empat.
11. James dan John. (1997). Prinsip-prinsip Manajemen Keuangan. Jakarta:
Salemba Empat.
12. Kotler dan Gary. (2000). Principles of Marketing. Jakarta: Prenhallindo.

PENGANTAR MANAJEMEN 129

UNIVERSITAS PAMULANG S1 AKUNTANSI

13. Rusdiana dan Ahmad ghazin. (2014). Asas-asas manajemen Berwawasan

Global. Bandung: Pustaka setia
14. Siswanto. (2005). Pengantar Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara
15. Suharno dkk. (2012). Aplikasi Komputer. Jakarta : Mercu Buana

PENGANTAR MANAJEMEN 130