PENGANTAR MANAJEMEN

Fungsi Pengendalian Organisasi

DOSEN PENGAMPU: Mner Jeffry L. A. Tampenawas, SE., MM.

OLEH KELOMPOK 2:
1. Putri Beslar
2. Graciella Pangemanan
3. Keizy Robot
4. Andini Mamonto
5. Valentino Muliawan
A. PENGERTIAN PENGENDALIAN
Pengendalian adalah proses di mana pemimpin mengukur standar pelaksanaan kinerja
organisasi yang dicapai dengan kinerja yang seharusnya dicapai. Penetapan pengendalian
sebagai proses berarti pengendalian merupakan serangkaian aktivitas yang saling terkait,
yang mengubah input menjadi output. Proses menyatakan bahwa pelaksanaan kinerja yang
dicapai harus sesuai dengan standar kinerja yang seharusnya dicapai. Hal ini menekankan
bahwa pengendalian itu tidak bersifat linear dan bukan serangkaian aktivitas satu arah,
tetapi merupakan aktivitas yang interaktif. Kalau pengendalian didefinisikan secara linear,
pengendalian tidak memerlukan standar kinerja yang seharusnya dicapai. Dengan kata lain,
pengendalian sebagai proses membutuhkan komponen-komponen:
1) Observer (pengamat), detektor atau sensor; merupakan alat pengamatan yang
mendeteksi atau mengamati dan mengukur atau menggambarkan kegiatankegiatan atau
kejadian-kejadian lain yang perlu dikendalikan.
2) Evaluator, assessor atau selektor; merupakan alat untuk menilai hasil dari suatu kegiatan
atau organisasi.
3) Director, modifier atau efektor; merupakan alat untuk mengubah tingkah laku atau
pelaksanaan bila diperlukan dan dalam hal ini adalah norma-norma kerja organisasi.
4) Jaringan komunikasi merupakan alat untuk menyebarluaskan informasi ke alat-alat lain.

B. TAHAP PROSES PENGENDALIAN dan PENTINGNYA PENGENDALIAN

a. Tahapan Proses Pengendalian
Tahapan proses pelaksanaan sistem pengendalian manajemen terdiri dari empat bagian,
Empat tahapan proses pengendalian manajemen adalah:

 Perencanaan strategis diartikan sebagai proses memutuskan program-program yang

akan diambil organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang dialokasikan untuk
masing-masing program selama beberapa tahun ke depan.
 Penyusunan anggaran yaitu untuk memberikan jaminan bahwa rencana yang sudah
dibuat dapat dilaksanakan dengan besaran biaya yang sudah diperhitungkan.
 Pengukuran kinerja merupakan suatu proses mengukur sampai sejauh mana manajemen
puncak mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan atau seberapa baik seseorang melakukan
pekerjaan yang ditugaskan.
 Manajemen kompensasi adalah berbagai bentuk imbalan yang diberikan organisasi
kepada para karyawannya atas waktu, pikiran dan tenaga yang telah di kontribusikannya
kepada organisasi. Kompensasi manajemen ini merupakan salah satu unsur penting
dalam system pengendalian manajemen karena system kompensasi dapat
mempengaruhi anggota organisasi.
 b. Pentingnya Pengendalian
Pengendalian sangat penting dalam organisasi karena upaya memaksimalkan efesiensi
dan produktivitas organisasi akan tercapai, apabila dilakukan dengan tetap mengevaluasi
dan mengawasi kinerja karyawannya.
Salah satu tujuan dari pengendalian organisasi adalah untuk membantu departemen
bekerja lebih baik secara bersama. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat prosedur
komunikasi khusus, pertemuan antar departemen mingguan dan memo manajemen
reguler. Untuk meningkatkan kinerja masing-masing karyawan, manajemen perlu
membagikan bagan organisasi terperinci, sehingga semua orang tahu dengan siapa akan
melapor.

C. PERENCANAAN/PENGENDALIAN dan ALAT BANTU PENGENDALIAN

MANAJEMEN
Alat Bantu Pengendalian Manajerial
Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengendalian menjadi
lebih efektif. Salah satunya metode pengawasan non kuantitatif, metode pengawasan non
kuantitatif merupakan metode yg digunakan para manajer dalam melaksanakan
fungsi pengawasan. biasanya pengawasan ini bersifat "menyeluruh" terhadap semua aspek
penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengan kegiatan
mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan. ada beberapa teknik yg digunakan dalam
melakukan pengawasan non kuantitatif ini antara lain:
 Melakukan observasi
 Mengadakan infeksi secara langsung dan rutin
 Mengkaji laporan, baik secara lisan atau tertulis
 Melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala
 Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja

Handoko mengemukakan ada tiga teknik atau alat bantu pengawasan non kuantitatif yaitu:

1) Management By Objective (MBO)

Secara umum hakikat MBO terletak pada penetapan tujuan secara bersama-sama
antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap
individu dalam bentuk sasaran-sasaran yg harus dicapai, dan penggunaan ukuran-
ukuran tersebut sebagai pedoman pengoprasian unit kerja ataupun individu-individu.
2) Management By Exception (MBE)
Atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan
perhatiannya pada bidang-bidang pengendalian yang paling kritis dan
mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani
variasi-variasi rutin.
3) Management Information System (MIS)
System informasi manajemen atau management information system memainkan
peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan
pengendalian dengan efektif MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metode formal
 pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan
akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan
memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian dan operasional organisasi
dilaksanakan secara efektif.

D. KARAKTERISTIK PENGENDALIAN EFEKTIF

System-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai

karakteristik tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan
berbeda-beda menurut keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian
diperkuat oleh kehadiranya.

• Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat.

• Tepat waktu.
• Informasi harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil
tindakan tepat pada waktunya untuk menghasilkan perbaikan.
• Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami
dan dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.
• Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya
dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari
standar atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar.
• Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya
sebaiknya lebih sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari
system itu.
• Realistis dari segi organisasi.
• Dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
• Luwes, Sistem pengendalian harus mengandung sifat luwes, sehingga organisasi
tersebut dapat segera bertindak untuk mengatasi perubahan-perubahan yang
merugikan atau menfaatkan peluang-peluang baru.
• Persepektif dan Operasional, Sitem pengendaliaan yang efektif dapat mengidentifikasi,
setelah terjadi penyimpangan dari standar, tindakan perbaikan yang perlu diambil.
• Diterima oleh para anggota organisasi, Pengendalian harus berkaitan dengan tujuan
yang berarti dan dapat diterima.

E. METODE dan JENIS PENGENDALIAN (KUANTITATIF dan KUALITATIF)

Metode - metode pengendalian yang bisa dilakukan ke dalam dua bagian ; pengendalian
non - kuantitatif dan pengendalian kuantitatif.
• Pengendalian non – kuantitatif
pengendalian non - kuantitatif tidak melibatkan angka - angka dan dapat digunakan untuk
mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan . Teknik - teknik yang digunakan :
1) Pengendalian dengan observasi: ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk
yang dapat diobservasi . Misalnya suatu perusahaan sedang memproduksi barang,
maka staf pengawas akan melakukan pengamatan mulai proses pembuatan dan hingga
 barang tersebut siap dijual. Melalui kegiatan pengamatan tersebut , staf pengawas
tersebut akan mengetahui , apakah proses yang diamati susuai prosedur atau tidak .
2) Inspeksi secara teratur dan langsung: Inspeksi teratur dilakukan secara berkala dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi . Contohnya staf melakukan
inspeksi terhadap barang yang diproduksi apakah sesuai dengan standar yang
ditetapkan . Mulai dari ukuran , berat , dll . Dari inspeksi yang dilakukan , perusahaan
menjadi lebih tahu secara detail tentang barang yang diproduksi .
3) Laporan lisan dan tertulis: Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang
dibutuhkan dengan cepat disertai feed - back dari bawahan dengan relatif lebih cepat .
Misalnya karyawan melaporkan kualitas barang yang dihasilkan kepada atasannya
secara lisan dan tertulis. Dari hasil laporan tersebut , atasannya dapat memberikan
perintah selanjutnya tentang bagaimana dan apa yang seharusnya dilakukan oleh
pegawai tersebut .
4) Evaluasi pelaksanaan: Evaluasi suatu penilaian akhir dari suatu kegiatan dan tindakan
apa selanjutnya yang diambil. Misalnya dalam sebulan banyak perusahaan
memperoleh keuntungan dari penjualan yang . Maka evaluasi yang dilakukan adalah
bagaimana cara mempertahankan hal tersebut serta cara meningkatkannya.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini
dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis
dan dipecahkan bersama . Misalnya seorang pegawai yang mengalami masalah di
bidang pemasaran . Agar terpecahkan, maka diskusikan dengan atasan atau manajer
akan menjadi solusi yang baik.

 Pengendalian Kuantitatif
Pengendalian kuantitatif melibatkan angka - angka untuk menilai suatu prestasi . Beberapa
teknik yang dapat digunakan dalam pengendalian kuantitatif adalah :
1) Anggaran
Anggaran dalam organisasi yaitu rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana
tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh.
Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber - sumber keuangan yang
telah disediakan untuk membiayai aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan
Selain itu sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengendalian .
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengendalian organisasi .
Pengendalian anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem
sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan -
kegiatan manajerial , dengan membandingkan pelaksanaan dan pelaksanaan yang
direncanakan . Contoh penerapan pengendalian dalam pengendalian adalah pemilik
modal memberikan anggaran sebesar Rp 10.000.000 kepada perusahaan untuk
menjalankan bisnisnya selama 2 bulan . Melalui anggaran tersebut, pemilik modal dapat
melihat apakah modal yang awalnya sudah ditetapkan bersama pleh pemilik modal dan
 perusahaan dapat digunakan dengan baik oleh perusahaan . Setelah perusahaan
menjalankan bisnisnya dan perusahaan mengatakan bahwa ternyata modal yang
diberikan kurang , maka dapat dikatakan bahwa dalam perusahaan tersebut terjadinya
korupsi .
2) Audit
Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan akuntan
(auditing), yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara objektif
tentang pernyataan berbagai pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah
ditetapkan, dan hasil yang diperoleh kepada para pemakai yang berkepentingan.
Contohnya adalah audit laporan laba rugi suatu perusahaan untuk mengetahui apakah
benar perusahaan mengalami keuntungan atau malah mengalami kerugian. Alat
pengawasan ini dapat menjadi dua kategori :
- Audit Internal: Tujuan membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan
tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis , penilaian , rekomendasi
dan komentar mengenai kegiatan mereka .

- Audit Eksternal: Tujuan menetukan apakah laporan keuangan tersebut disajikan sesuai
dengan keadaan keuangan dan hasil perusahaan , pemeriksaan dilakasanakan oleh
pihak yang bebas dakuri pengaruh manajemen .

3) Analisis break-even: Analisa "break-even" adalah peralatan yang berguna untuk

menjelaskan hubungan biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang
sama seperti dalam peyiapan variabel anggaran . Analisa break - even menganalisa dan
menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan berapa volume
(penjualan atau produksi ) agar biaya total sama dengan penghasilan total sehingga
perusahaan tidak mengalami laba atau rugi. Contohnya adalah perusahaan ingin
mengetahui bagaimana hubungan antara banyak penjualan dan keuntungan yang
didapat memlalui analisa break even, perusahan dapat mengetahui hubungan tersebut .
4) Analisis rasio: Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi
satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah menghasilkan informasi yang
meringkas posisi keuangan dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada
berbagai keuangan yang muncul pada neraca dan ukuran laba organisasi . Menyangkut
doa jenis perbandingan

a . Membandingkan rasia saat ini dengan rasia - rasia dimasa lalu

b . Membandingkan rasia - rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
contohnya adalah perusahaan ingin membandingkan laba yang diperoleh pada
periode sebelumnya dengan sekarang . Dengan melakukan perbandingan,
perusahaan akan mengetahui apakah perusahaan mengalami kemajuan atau
kemunduran. Sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan selanjutnya untuk
periode yang akan datang .
5 ) Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan , seperti :
a . Bagan Ganti Bagan yang merupakan keluaran dari satu sumbu dan satuan waktu
disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan diselesaikan
dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu .
Contohnya adalah perushaan membuat bagan tentang proyek yang dikerjakan. Dari
bagan manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai,
atau belum dikerjakan.
b . Teknik Evaluasi dan Reviu Program (PERT) untuk melakukan penjadwalan dan
pengendalian pengendalian yang bersifat kompleks dan memerlukan kegiatan-
kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh
proyek-proyek waktu.
 DAFTAR PUSTAKA

http://repository.unas.ac.id/16/1/Pengendalian-Dalam-Organisasi.pdf

https://mvpjogja.com/pentingnya-pengendalian-bagi-organisasi/

https://srimulyanisadikun.wordpress.com/2018/02/07/proses-pengendalian-manajemen-
perencanaan-strategis-dan-penyiapan-anggaran/

https://www.scribd.com/document/378067865/Alat-Bantu-Pengendalian-Manajerial

http://eprints.binadarma.ac.id/6387/1/Karakteristik%20Pengendalian%20yang%20Efektif