2015/ JBD

Centre Africain d’Etudes Supérieures en

Gestion

TEST DES CONNAISSANCES

AUDIT DES ACHATS

DESCRIPTION NARRATIVE D’UN PROCESSUS

ACHATS
(Se munir exclusivement de ce texte le jour de
l’évaluation)

ATTENTION : Deux petites incohérences (au moins) à

trouver dans cette description narrative !

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TEST DES CONNAISSANCES AUDIT DES ACHATS.- 1
SIGLES ET ABREVIATIONS

ATMG Achat et transit ou en charge des moyens généraux

BC Bon de commande

BL Bon de livraison

CFA Communauté Financière Africaine

CAM Commission d’attribution des marchés

DA Demande d’achat

DARH Direction Administrative des Ressources Humaines

Dt BD Département Banque de Données

DCAR Direction du Centre d’Analyses et de Recherches

Direction de la Commercialisation des Produits
DCPP
Pétroliers
DE Direction de l’Exploration

DFC Direction des Finances et de la Comptabilité

DFP Direction du Forage et de la Production

DIL Direction de l’Ingénierie et de la Logistique

DSI Direction des Systèmes d’Information

Département Travaux, Moyens Généraux et Gestion
Dt TMGGP
du Patrimoine
Département Développement des Ressources
Dt DRHF
Humaines et Formation
Département Gestion Administrative des Ressources
Dt GARH
Humaines

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TEST DES CONNAISSANCES AUDIT DES ACHATS.- 2
DESCRIPTION NARRATIVE DU PROCESSUS ACHATS DE STM

1. INTRODUCTION

La société Sinaly-Touré-Martial&Co(S.T.M.) est une société

anonyme privée créée en 1998 avec un capital de FCFA
20 000 000 000 détenu à hauteur de 80% par des privés, les 20%
restants étant détenus par l’Etat. Selon ses statuts son objet social
tourne autour de :

- La recherche et l’exploitation des gisements d’hydrocarbures

et de toutes substances annexes et associées ;

- L’industrie, l’importation, le transport, le stockage et le

commerce de ces matières et tous les produits et sous-
produits dérivés.

Elle est aussi chargée de prendre soit seule, soit en collaboration

avec d’autres sociétés, toutes mesures propres à assurer la
continuité et les approvisionnements du Pays en hydrocarbures et
produits dérivés.

Elle doit, notamment, assurer la constitution et la gestion des

stocks de sécurité et, plus généralement toutes opérations
mobilières, financières et commerciales se rattachant directement
ou indirectement à l’objet ci-dessus énoncé.

Les organes principaux de gestion de STM sont :

- Un Conseil d’Administration composé de 7 membres

statutaires et qui se réunit au moins tous les deux mois.Il a
pour mission d’examiner les rapports d’activités et les
comptes, de définir les programmes d’activités et le budget.

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 - Une Direction Générale chargée de veiller à a bonne
marche de la société en administrant, gérant et définissant la
politique de développement de la société.

- Une Coordination de l’Audit Interne chargée de mener les

audits de conseils et d’assurances en vue de formuler des
recommandations à la DG pour une meilleure maitrise des
activités et des risques y afférents.

- Une Direction des Finances et de la Comptabilité

(DFC) dont la mission est de trouver des financements
nécessaires à toutes les activités de la société. Elle gère la
trésorerie, prépare le budget, coordonne la procédure
budgétaire et gère la paie du personnel et des stagiaires.

- Une Direction Administrative des Ressources Humaines

(DARH) qui a pour mission d’élaborer une politique de gestion
prévisionnelle du personnel. Elles’efforce de motiver les
salariés et s’occupe de la gestion administrative des contrats
d’embauche Elle s’occupe aussi des achats et des moyens
généraux.
C’est d’elle que dépend le département « Achats et Transit ».

- Une Direction de l’Exploration(DE) chargée de rechercher

des hydrocarbures dans le bassin sédimentaire du pays en vue
d’accroitre les réserves pétrolières, assurer la production tout
en conservant le patrimoine géologique et l’environnement de
l’Etat.

- Une Direction de l’Ingénierie et de la Production (DIP)

Chargée d’évaluer les réserves d’hydrocarbures, d’optimiser la
production des champs d’hydrocarbures et de rentabiliser les
réserves existantes.

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 - Une Direction du centre d’analyses et de
recherche(DCAR) ;

- Une Direction industrie et logistique ;

- Une Direction des systèmes d’information ;

- Etc(voir organigramme ci -dessous)

2. DESCRIPTION DU PROCESSUS ACHATS DE LA S.T.M.

2.1 Organigramme

Le département Achats est rattaché à la Direction Administrative et

des Ressources Humaines (DARH) et est composé de deux
services : le service achat et le service transit. Le service achat a
pour rôle principal d’assurer un approvisionnement en matériels,
biens et services. Il est chargé de la mise en œuvre du processus
achat dont les étapes sont mentionnées dans le manuel de
procédure de S.T.M.

ORGANIGRAMME DE S.T.M.

Direction

- Coordination d’audit interne Direction Générale Direction Générale

- Coordination juridique Adjointe chargée de Adjointe chargée de
- Coordination de la stratégie l’exploitation de la l’administration des
- Coordination de la
production et des finances et des activités
communication
opérations techniques commerciales

DE DF DCAR DI DS Dt DARH DFC DCPP

Dt Achat Dt Dt Dt Dt
et transit GARH TMGGP DRHF QSE

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 2.2 Prévision des dépenses –Budget
Le budget est établi chaque année sur la base d’une note
d’orientation de la Direction Générale à fin Octobre de chaque
année pour l’année suivante.
Son élaboration est pilotée par la DFC qui centralise tous les
budgets sectoriels des autres directions, l’arbitrage étant assuré
par le Directeur Général lui-même.
L’objectif est d’arriver à un budget finalisé et approuvé par le
Conseil d’Administration à fin Décembre.
2.3 Expression du besoin
Le département « achats et transit » assure la gestion des
formulaires de demandes d’achat et approvisionne régulièrement
les directions, les coordinations et services en carnets de D.A. pré
numérotées, comportant 5 feuillets auto-carbonés de couleurs
différentes (1 original et 4 copies) dispatchés comme suit :
- 1er feuillet blanc au département achats et transit,
- 2ème feuillet jaune à la comptabilité fournisseurs,
- 3ème feuillet vert au demandeur,
- 4ème feuillet rose au budget ;
- et le 5ème feuillet bleu qui correspond à la souche.
2.3.1 Traitement et approbation de la demande d’achat (ou
contrôle budgétaire)
Le chef de département demandeur vérifie les approbations et fait
une estimation du montant de la dépense, pour vérifier si la
dépense est supérieure ou inférieure à 20 000 000 F CFA HT.
La demande d’achat et la facture proforma du fournisseur sont
transmises à la structure en charge de la fiscalité pour le traitement
fiscal approprié. Après le traitement de la demande d’achat la
structure en charge de la fiscalité transmet la demande d’achat au
contrôleur budgétaire qui vérifie l’existence de ligne budgétaire la
concernant et fait l’imputation budgétaire (DFC).

Le contrôleur budgétaire établit ensuite une fiche de suivi

budgétaire en y inscrivant son avis favorable si le budget n’est pas
épuisé ou avis défavorable en cas de dépassement budgétaire.
 Cas d’avis favorable (le budget n’est pas épuisé)
Le contrôleur budgétaire appose son visa sur la fiche de suivi
budgétaire et retourne le dossier comprenant la demande d’achat,

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la facture proforma et la fiche de suivi budgétaire au département
administration et achat pour établissement du BC.
 Cas d’avis défavorable ou dépassement budgétaire (le budget
est épuisé)
Dans ce cas le contrôleur de gestion retourne le dossier au
département achat et transit qui, à son tour, informe par
mémorandum le chef de service demandeur de l’insuffisance de son
budget pour honorer sa demande. Le demandeur adresse une
demande de dérogation (courrier adressé au Directeur Général pour
solliciter une autorisation pour l’engagement d’une dépense, en cas
de dépassement budgétaire ou d’absence de ligne budgétaire) au
Directeur Général.
Lorsque la demande de dérogation est approuvée, le demandeur
transmet cet avis au département achat et transit qui traite la
demande au vu de la demande de dérogation et dispache les
feuillets avec des copies de la demande de dérogation aux services
concernés.
Par contre lorsque le directeur rejette la demande de dérogation, le
demandeur transmet l’avis du Directeur Général au directeur achat
et transit, informe son supérieur hiérarchique et range le dossier.

2.4 Sélection des fournisseurs

La sélection du fournisseur s’effectue selon les modes suivants :

 L’appel d’offres est obligatoire pour tout achat de biens ou

service d’une valeur supérieure ou égale à 20 000 000 FCFA sauf
dérogation du Directeur Général.
 Organisation de l’appel d’offres
Le service demandeur rédige un descriptif technique du
marché et transmet par mémorandum le descriptif dûment
signé par son supérieur hiérarchique au département achat et
transit qui procède à l’étude technique du marché et
confectionne le dossier d’appel d’offres en collaboration avec
le service demandeur. Ensuite le département achat et transit
obtient un numéro de dossier auprès de CAM (Commission
d’Attribution des Marchés).
 Consultation des fournisseurs
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TEST DES CONNAISSANCES AUDIT DES ACHATS.- 7
 Le département achat et transit sous la supervision du
coordinateur de l’administration consulte les entreprises
agréées par S.T.M. par émission de lettre et organise le retrait
par toutes ces entreprises du dossier complet d’appel d’offres
sous pli fermé. Le secrétariat du coordinateur de
l’administration transmet une copie du dossier d’appel d’offres
à la CAM en y joignant une copie des lettres adressées aux
soumissionnaires.
 Réception des plis issus d’un appel d’offres
La CAM reçoit sous plis fermés les offres des entreprises
consultées, marque sur chaque pli la date et l’heure du dépôt,
signe et transmet les offres au coordinateur de
l’administration.

 Dépouillement des offres

Le dépouillement se fait conformément au règlement intérieur
à la CAM qui est confidentiel.

 Consultation restreinte des fournisseurs

La consultation restreinte est obligatoire pour tout achat
de biens et de services inférieur ou égal à 20 000 000 F
CFA, sauf dérogation du Directeur Général. La
consultation d’entreprise doit se faire sur la base de
termes de références.
 Le marché de gré à gré
Le marché de gré à gré s’applique lorsque les appels
d’offres sont déclarés infructueux ou impossibles, lorsqu’il
existe un seul fournisseur agréé, lorsqu’il y a urgence
motivée par des situations imprévisibles et pour des
fournitures – prestation – travaux. Le déroulement du
marché gré à gré se fait conformément au règlement
intérieur de la Commission d’Attribution des Marchés. La
dérogation du Directeur Général doit être requise pour la
passation de ce type de marché.
2.5 Etablissement des bons de commande
Le département achat et transit assure la gestion et
l’approvisionnement des imprimés de bon de commande les
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TEST DES CONNAISSANCES AUDIT DES ACHATS.- 8
différents services et le département en charge des moyens
généraux.
Les imprimés de BC comportent six (6) feuillets ; 1 original et 5
copies :

- 1 feuillet original pour le fournisseur ;

- 1 feuillet accusé de réception signé par le fournisseur ;
- 1 feuillet pour le DAT (Département Achats et Transit) ;
- 1 feuillet pour le dossier achat ;
- 1 feuillet pour la comptabilité fournisseurs ;
- 1 feuillet pour le contrôle budgétaire ;
- 1 feuillet pour le demandeur

 Etablissement et traitement du bon de commande (BC)

Le département achat et transit reçoit du Contrôle Budgétaire
les documents suivants : la demande d’achat, la facture
proforma et la fiche de Suivi budgétaire ou encore la demande
de dérogation. Il vérifie les approbations, établit les bons de
commande avec les documents reçus, les enregistre et les
vérifie. Puis le département achat et transit transmet le BC pour
signature selon les pouvoirs des signataires.
 Traitement de bons de commande
Pour les dépenses comprises entre 100 000 F CFA HT et
2 000 000 FCFA HT, le chef de Service commande achat moyens
généraux appose son visa sur le BC et transmet au chef de
département achat et transit qui appose aussi son visa et le
transmet au coordinateur de l’administration. Le coordinateur de
l’administration signe le BC et le retransmet au Service
commande achat moyens généraux.
Pour les dépenses comprises entre 2 000 000 FCFA HT et
10 000 000 FCFA HT, le chef de Service commande achat
moyens généraux appose son visa sur le BC, le transmet au chef
de département achat et transit qui appose à son tour son visa
et le transmet au coordinateur de l’administration. Le
coordinateur appose aussi son visa et transmet le BC au
Secrétaire Général qui le signe et le transmet au Service
commande achat moyens généraux.
Pour les dépenses supérieures à 10 000 000 FCFA HT, le chef de
Service commande achat moyens généraux vise le BC, le
transmet au chef de département qui le vise et le transmet au
coordinateur de l’administration. Le coordinateur vise le BC et
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 transmet au secrétaire général qui le vise et le transmet à son
tour au Directeur Général. Celui-ci le signe et le transmet au
Service commande achat moyens généraux.

2.6 Réception des biens et services commandés

La réception se fait en présence d’un représentant compétent du
service demandeur et d’un agent du service Commande et achats
ou Moyens généraux.
Le fournisseur étant tenu de présenter un bordereau de livraison
(BL), S.T.M. établit un procès-verbal de réception des travaux au
moment de la livraison.
Les signatures de tous les acteurs doivent être précédées de noms
des signataires du lieu et de la date.
 Livraison conforme des biens
L’agent du Service commande achat moyens généraux reçoit les
biens objet de la commande du fournisseur et contrôle la qualité
et la quantité par rapport au bon de commande.
Il signe le BL sans réserve et le fait contresigner par le service
demandeur. Il garde un exemplaire du BL, transmet une copie à
l’agent représentant le service demandeur et en conserve un
pour classement.
 Livraison conforme des services (travaux)
L’agent du Service commande achat moyens généraux établit un
procès-verbal (PV) de réception sans réserves, le signe, le fait
contresigner par le représentant du service demandeur et le fait
signer par le fournisseur.

 Livraison non conforme en qualité

L’agent du Service commande achat moyens généraux refuse la
livraison lorsqu’elle n’est pas conforme et contacte le fournisseur
afin qu’il régularise la livraison.
 Livraison conforme en qualité mais partielles des biens
La procédure est la même que celle faite pour une livraison
conforme sauf que l’agent du Service commande achat moyens
généraux signe le BL, avec réserve et s’assure de la levée des
réserves par le fournisseur.
 Livraison conformes en qualité mais partielles des travaux
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 La procédure est la même que celle faite pour une livraison
conforme des services sauf que l’agent du Service commande
achat moyens généraux signe le BL avec réserves et s’assure de
la levée des réserves par le fournisseur.

oooOooo

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