Manuel de Procedures DGTCP 2

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE
ET DES FINANCES
DIRECTION GÉNÉRALE DU TRÉSOR RÉPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

ET DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE Union - Discipline - Travail
MANUEL DE PROCÉDURES DE LA
DIRECTION GÉNÉRALE DU TRÉSOR
ET DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE
6ème Édition
Mars 2021
Manuel de procédures de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
Sommaire
SOMMAIRE
PREFACE ..................................................................................................................... II
SIGLES ET ACRONYMES .............................................................................................. III
INTRODUCTION ........................................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : GÉNÉRALITÉS ............................................................................... 2
CHAPITRE 1 : DOMAINE D’APPLICATION ET GESTION DU MANUEL DE PROCEDURES ....3
CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LA DGTCP ..............................................................................5
DEUXIEME PARTIE : DESCRIPTION DES ACTIVITÉS DE MANAGEMENT ....................... 14
CHAPITRE 1 : AXE CLIENT ET COMMUNICATION ................................................................... 16
CHAPITRE 2 : AXE STRATEGIE, ASSISTANCE ET EVALUATION ............................................ 42
TROISIEME PARTIE : DESCRIPTION DES ACTIVITÉS OPERATIONNELLES ................... 123
CHAPITRE 1 : AXE RESSOURCES PUBLIQUES .......................................................................... 125
CHAPITRE 2 : AXE TRESORERIE ................................................................................................. 162
CHAPITRE 3 : AXE DÉPENSES PUBLIQUES ............................................................................... 198
CHAPITRE 4 : AXE COMPTABILITE ............................................................................................ 213
CHAPITRE 5 : AXE RÉGLEMENTATION ET SURVEILLANCE................................................. 265
QUATRIEME PARTIE : DESCRIPTION DES ACTIVITES SUPPORT................................... 308
CHAPITRE 1 : AXE MOYENS GENERAUX.................................................................................. 310
CHAPITRE 2 : AXE RESSOURCES HUMAINES ET FORMATION ............................................. 331
CHAPITRE 3 : AXE SYSTEME D’INFORMATION....................................................................... 374
CONCLUSION ............................................................................................................ 421
ANNEXE 1 : TERMES ET DEFINITIONS ........................................................................ 422
Sommaire i
Préface
PREFACE
« Bâtir un Trésor Public plus performant, capable d’accompagner efficacement le
développement socio-économique de la Côte d’Ivoire », tel est le défi à relever par le Trésor
Public.
Pour ce faire, notre administration s’est résolument inscrite dans la démarche qualité
afin d’optimiser ses performances. Cette volonté managériale implique l’amélioration des
outils et procédures de travail pour une meilleure satisfaction des usagers/clients.
En outre, dans la perspective du maintien du certificat ISO 9001, version 2015 de notre
institution, nous avons fait le choix de poursuivre le pilotage de nos activités selon
l’approche processus, conformément aux exigences de la norme.
Ainsi, chaque activité réalisée au Trésor Public est rattachée à un processus et les
procédures sont rédigées par bloc d’activités homogènes. Cette démarche a permis de :
harmoniser les méthodes de travail dans l’ensemble des Services ;

développer une meilleure synergie d’actions ;
garantir la permanence des méthodes ;
favoriser l’excellence opérationnelle dans l’exécution des missions des services.
Dans cette dynamique et vu les changements organisationnels intervenus dans l’institution, il est
paru nécessaire d’actualiser la 5 ème édition de notre Manuel de Procédures.
La présente édition, qui consacre la conduite de l’action administrative selon l’approche

processus, met en relief la dimension transverse de nos activités.
J’invite, par conséquent, tous les pilotes et contributeurs des processus à en faire un
document de référence dans l’exécution de leurs missions, en veillant rigoureusement à
l’application des procédures qui y sont contenues.
Préface ii
Sigles et acronymes
SIGLES ET ACRONYMES
Sigles/Acronymes Significations
ACCC Agence Comptable des Créances Contentieuses
ACCD Agence Comptable Centrale des Dépôts
ACCT Agence Comptable Centrale du Trésor
ACDP Agent Comptable de la Dette Publique
AD Autorisation de Désistement
AJT Agence Judiciaire du Trésor
AMAT-CI Assistance Mutuelle des Agents du Trésor Public de Côte d’Ivoire
AMB Affaires Monétaires et Bancaires
ARD-CI Association des Régions et Districts de Côte d’Ivoire
ASA-CI Association des Sociétés d’Assurance de Côte d’Ivoire
ASTER Progiciel de gestion de la comptabilité générale de l’État
BAD Banque Africaine de Développement
BCEAO Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest
BIC Bénéfice Industriel et Commercial
BNI Banque Nationale d’Investissement
BM Banque Mondiale
BV Bon de Virement
CAD Compatibilité Auxiliaire de Dépenses
CAR Compatibilité Auxiliaire de Recettes
CE Cellule d’Études
CF Correspondant Formation
Cf Confère
CGAF Compte Général de l’Administration des Finances
CIE Compagnie Ivoirienne d’Électricité
CIMA Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurance
CGRAE Caisse Générale de Retraite des Agents de l’État
CIP Compte d’Imputation Provisoire
CMV Comité Mixte de Validation
CNDP Comité National de la Dette Publique
CNI Carte Nationale d’Identité
CNM Commission Nationale pour la Microfinance
CODIR Comité de Direction
COMOREX Comité de Mobilisation des Ressources Extérieures
CONBANK Logiciel de la Concordance Bancaire
COSTEIF Comité de Suivi des Titres d’État et Instruments Financiers
CPN Comité de Proposition de Nomination
CR Compte-rendu
CRCA Commission Régionale de Contrôle des Assurances
CREPMF Conseil Régional de l’Épargne Publique et des Marchés Financiers
CSCQCPCDT Chef de Service Contrôle et Qualité Comptable des Postes
Comptables Directs du Trésor
CSCQCPCS Chef de Service Contrôle et Qualité Comptable des Postes
Comptables Spéciaux
CT Collectivité Territoriale
DAA Division d’Appui et d’Accompagnement
DAF Direction des Affaires Financières
Sigles et acronymes iii
Sigles et acronymes
DAI Division Audit et Interne

DCF Direction du Contrôle Financier
DCP Direction de la Comptabilité Publique
DCRP Direction de la Communication et des Relations Publiques
DCSSPEF Direction de la Coordination Statistique et du Suivi du Programme
Economique et Financier
DDA Direction de la Documentation et des Archives
DDPD Direction de la Dette Publique et des Dons
DEMO Direction des Études, des Méthodes et de l’Organisation
DF Direction de la Formation
DFDC Direction de la Formation, de la Documentation et de la
Communication
DG Direction Générale
DGBF Direction Générale du Budget et des Finances
DGI Direction Générale des Impôts
DGTCP Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
DRH Direction des Ressources Humaines
DMG Direction des Moyens Généraux
DSI Direction des Systèmes d’Information
DUA Durée d’Utilité Administrative
ENA École Nationale d’Administration
EPN Établissements Publics Nationaux
FACP Fiche d’Actions Correctives et/ou Préventives
FD Fascicule de Documentation
FNC Fiche de non-conformité
FINEX Finances Extérieures
FMI Fonds Monétaire International
GESPERS Gestion du Personnel
IGE Inspection Générale d’État
IGF Inspection Générale des Finances
IGT Inspection Générale du Trésor
IGR Impôt Général sur le Revenu
IMCEC Institution Mutualiste ou Coopérative d’Épargne et de Crédit
JORCI Journal Officiel de la République de Côte d’Ivoire
MEF Ministère de l’Économie et des Finances
MPMEF Ministère auprès du Premier Ministre, chargé de l’Économie et des
Finances
NC Non-conformité
OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
OED-TP Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie du Trésor Public
OIC Office Ivoirien des Chargeurs
OP Ordre de Paiement
ORION Progiciel Orion
PAT Protocole d’Accord Transactionnel
PC Postes Comptables
PCA Président du Conseil d’Administration
PCD Postes Comptables Déconcentrés
PCR Postes Comptables Rattachés
PEC/MER Prise en charge/Mise en règlement
Sigles et acronymes iv
Sigles et acronymes
PEF Programme Économique et Financier

PGA Paierie Générale des Armées
PGAE Paierie Générale des Affaires Economiques
PGDP Paierie Générale de la Dette Publique
PGE Paierie Générale de l’Enseignement
PGI Paierie Générale des Institutions
PGLCC Paierie Générale des Loisirs, de la Culture et des Cultes
PGLEC Paierie Générale des Logements et Equipements Collectifs
PGOSP Paierie Générale de l’Ordre et de la Sécurité Publics
PGPE Paierie Générale de la Protection de l’Environnement
PGPS Paierie Générale de la Protection Sociale
PGS Paierie Générale de la Santé
PGSGAP Paierie Générale des Services Généraux des Administrations
Publiques
PGSP Paierie Générale du Secteur Parapublic
PGT Paierie Générale du Trésor
PIP Programme d’Investissement Public
PV Procès-verbal
PVT Procès-verbal et Transaction
UE Union Européenne
URL Uniform Resource Locator, littéralement « localisateur uniforme de
ressource »
UVICOCI Union des Villes et Communes de Côte d’Ivoire
RAP Reste à Payer
REC Recouvrement
RESH Applicatif de gestion de la base de données des ressources humaines
RGF Recette Générale des Finances
SD Sous-Direction
SDA Sous-Direction des Archives
SDD Sous-Direction de la Documentation
SDN Sous-Direction de la Numérisation
SDAMB Sous-Direction des Affaires Monétaires et Bancaires
SDAS Sous-Direction des Applications Spécifiques / Sous-Direction des
Actions Sociales
SDCCCT Sous-Direction du Contrôle Comptable des Collectivités Territoriales
SDCCEPN Sous-Direction du Contrôle Comptable des EPN
SDCQC Sous-Direction du Contrôle et de la Qualité Comptable
SDE Sous-Direction des Etudes
SDES Sous-Direction des Évaluations et des Synthèses
SDFC Sous-Direction de la Formation Continue
SDFE Sous-Direction du Financement Extérieur
SDFI Sous-Direction de la Formation Initiale
SDFINEX Sous-Direction des Finances Extérieures
SDDSACGE Sous-Direction du Développement et du Suivi des Applications et de
la Comptabilité Générale de l’État
SDGAP Sous-Direction de la Gestion des Applications et du Paramétrage
SDGP Sous-Direction de la Gestion du Personnel
SDGPCF Sous-Direction de la Gestion des Projets Cofinancés
Sigles et acronymes v
Sigles et acronymes
SDITIC Sous-Direction de la Diffusion de l’Information et des Technologies

de l’Information et de la Communication
SDMO Sous-Direction des Méthodes et de l’Organisation
SDMT Stratégie de Gestion de la Dette à Moyen Terme
SDRSU Sous-Direction du Réseau et du Support Utilisateurs
SDR Sous-Direction de la Réglementation
SESF Service de l’Exécution et du suivi des Formations
SFD Système Financier Décentralisé
SGAI Service de la Gestion et de l’Animation de l’Institut
SGG Secrétariat Général du Gouvernement
SGI Société de Gestion et d’Intermédiation
SGS Service Gestion des Stocks
SICA-UEMOA Système Intégré de Compensation Automatisé dans l’UEMOA
SID Spécialiste de l’Information Documentaire
SIGFIP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques
SIPBF Service de l’Identification et de la Planification des Besoins en
Formation
SODECI Société de Distribution d’Eau en Côte d’Ivoire
SPGS Service Planification et Gestion des Stages
SRE Service des Relations Extérieures
STPAR Site de paramétrage
SYDAM Système de Dédouanement Automatisé des Marchandises
SYGADE Système de Gestion et d’Analyse de la Dette
S/D PEF Sous-Direction du Programme Économique et Financier
S/D SAS Sous-Direction des Synthèses et Analyses Statistiques
S/D SPT Sous-Direction du Suivi du Plan de Trésorerie
TAC Tableau d’Avancement de la Comptabilité
TG Trésorerie Générale
TOFE Tableau des Opérations Financières de l’État
UEMOA Union Économique et Monétaire Ouest Africaine
UMOA Union Monétaire Ouest Africaine
UGP Unité de Gestion de Projet
Sigles et acronymes vi
Introduction
INTRODUCTION
La décision du Directeur Général de doter le Trésor Public d’un Manuel de Procédures,
s’inscrit dans la dynamique de modernisation dans laquelle cette Administration
Financière Publique est engagée depuis plusieurs années.
Le Comité de rédaction a travaillé en étroite collaboration avec les pilotes de Processus et
responsables de service lors de la collecte des informations nécessaires et de la revue des
projets de documents pendant la phase de pré-validation du Manuel de Procédures. Le
processus de révision du manuel a suivi cette même démarche.
Le présent Manuel de Procédures est donc le fruit d’une démarche consensuelle. Il décrit
de manière méthodique et détaillée :
- les activités, les tâches et les opérations exécutées par le Trésor Public pour la
réalisation de ses missions ;
- les modalités d’exécution et de contrôle ;
- les responsabilités des intervenants ou acteurs.
Ce Manuel de Procédures répond à plusieurs besoins :
- il permet à chaque agent ou service d'agir en parfaite connaissance de ses
responsabilités et de travailler conformément aux exigences applicables ;
- il assure la traçabilité des tâches et facilite le contrôle de leur exécution;
- il permet d’informer rapidement les nouveaux agents sur la manière dont les
activités sont menées en vue de se familiariser avec leurs nouvelles
responsabilités ;
- il fournit une vision globale de la gestion du système d'information.
Par ailleurs, il complète un ensemble de documents en vigueur, notamment :
- les Manuels de Procédures spécifiques à certains services ;
- les Instructions Comptables ;
- la Nomenclature Comptable détaillée ;
- les Guides thématiques;
- les Référentiels d’Archivage ;
- les Fiches Techniques de processus ;
- le Référentiel de Contrôle Interne du Trésor Public ;
- les Fiches de Postes des agents.
Il est organisé en quatre parties :

- la première partie qui traite des généralités, présente respectivement les activités
couvertes par le Manuel de Procédures et ses modalités de gestion, l’évolution du
Trésor Public et son organisation;
- la deuxième partie décrit les activités de management regroupées en quatre
processus ;
- la troisième partie présente les activités opérationnelles regroupées en dix
processus ;
- la quatrième partie se rapporte aux activités supports regroupées en six processus.
Introduction 1
Première partie : Généralités
Première Partie : GÉNÉRALITÉS
Généralités 2
La première partie décrit le domaine d’application du Manuel, la méthodologie de

formalisation des procédures et les modalités de gestion du Manuel de Procédures, d’une
part et présente la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique, d’autre
part.
CHAPITRE 1 : DOMAINE D’APPLICATION ET GESTION DU MANUEL DE

PROCEDURES
SECTION 1 : DOMAINE D’APPLICATION
Le présent Manuel de Procédures couvre l’ensemble des activités réalisées par le Trésor
Public. Ces activités sont réparties en trois familles de processus :
- processus de management ;
- processus opérationnels ;
- processus support.
La cartographie des processus du Trésor Public comprend les familles de processus et leur
regroupement par affinité selon la nature des activités réalisées au Trésor Public.
SECTION 2 : METHODOLOGIE DE FORMALISATION DES PROCEDURES

Les procédures sont rédigées conformément à la charte graphique, aux exigences des
processus de maîtrise des documents et de maîtrise des enregistrements en vigueur au
Trésor Public.
Les principales activités décrites sont présentées dans des documents appelés Fiches
Techniques de Processus.
Les procédures sont formalisées selon un canevas-type pour faciliter leur appropriation par
les différents acteurs. La description des tâches peut se faire sous la forme narrative et/ou
de représentation schématique (logigramme ou diagramme de flux).
Les trois pictogrammes suivants ont été choisis pour décrire l’enchaînement des activités
ou des tâches en termes de responsabilité (Qui fait quoi ?), d’autorité (Qui décide de
quoi ?), de commentaires et de documents associés à chaque étape de la procédure:
- : symbole de tâche de début ou de fin de procédure ;
- : symbole des tâches intermédiaires ;
- : symbole de point de décision ou point de contrôle.
L’édition des documents, les documents papiers et le nombre d’exemplaires, le classement

dans un dossier et l’archivage dans une base de données, ne font pas l’objet de pictogramme
dans la représentation schématique du canevas-type de procédure adopté dans le présent
Manuel. Ils sont intégrés aux commentaires associés à chaque étape de la procédure.
Domaines d’application et gestion du manuel de procédures 3

L’enchaînement des activités des processus sous la forme de représentation schématique

dans les Fiches Techniques suit les mêmes principes que la procédure.
SECTION 3 : GESTION DU MANUEL DE PROCEDURES
Le projet de Manuel de Procédures fait l’objet de pré-validation avec les pilotes de
processus et les responsables de service concernés. Il est ensuite soumis à l’approbation du
Comité de Direction sur instruction du Directeur Général.
Les modalités de diffusion du Manuel sont définies par la Direction de la Documentation
et des Archives, en liaison avec la Direction de la Communication et des Relations
Publiques et la Direction des Systèmes d’Information.
La version à jour du Manuel est caractérisée par la date d’édition et le numéro de version.
Le compte-rendu du Comité de Direction au cours duquel le manuel a été validé ainsi que
le rapport de révision du manuel font l’objet de large diffusion et sont conservés par les
services destinataires.
Un cachet portant la mention "DIFFUSION OCCASIONNELLE" est apposé sur la page

de garde du manuel pour informer tout destinataire qui n’a pas la garantie de recevoir les
mises à jour systématiques du document.
Toutefois, ces destinataires reçoivent la version en vigueur du manuel à leur demande et
sur autorisation du Directeur Général.
Par contre, la version à jour du manuel est diffusée systématiquement au Ministère de
tutelle et aux pilotes de processus et responsables de services.
Les erreurs mineures constatées après la diffusion du document et qui n’en impactent pas
le fond peuvent faire l’objet de correction sans toutefois changer la version du document.
Il faut cependant en informer les utilisateurs et mettre à leur disposition la version corrigée
du manuel.
La modification du manuel de procédures obéit aux mêmes principes que sa rédaction.
Le processus de mise à jour est déclenché par le Directeur Général, au regard notamment
des changements significatifs observés, de l’évolution des missions et activités ou d’autres
circonstances jugées pertinentes. Il peut être initié par le Comité de Direction, les pilotes
de processus, les responsables de service ou tout organe d’évaluation.
Les exemplaires de la version antérieure du Manuel de Procédures sont retirés des points
documentaires et auprès des utilisateurs internes par la Direction de la Documentation et
des Archives, puis traités selon les modalités définies par la procédure de traitement des
archives.
Les informations sous forme de « Note » sont fournies pour clarifier certaines spécificités
ou faciliter la compréhension de certains aspects des activités décrites dans les Fiches
Techniques des processus et les procédures.
Domaines d’application et gestion du manuel de procédures 4

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DE LA DGTCP
SECTION 1 : HISTORIQUE, EVOLUTION ET MISSIONS PRINCIPALES DU

TRESOR PUBLIC
SOUS-SECTION 1 : HISTORIQUE ET EVOLUTION DU TRESOR PUBLIC
Le Trésor Public ivoirien a connu de profondes mutations tant dans son organisation que
dans son fonctionnement depuis sa création. De grandes dates et plusieurs décrets
successifs ont marqué son évolution.
31 Décembre 1959
Le Trésor Public ivoirien était un service rattaché au Trésor Français conformément à la
Convention FRANCO-IVOIRIENNE relative aux relations entre le Trésor Public et la
République de Côte d'Ivoire (Cf. Journal Officiel de la République de Côte d’Ivoire du 29
février 1968, pages 340 à 345).
14 Décembre 1962
Le décret n°62-457 du 14 décembre 1962 portant organisation des services du Trésor de la
République de Côte d'Ivoire a prévu qu'à compter du 1erjanvier 1963, et par application des
titres II à IV de la Convention FRANCO-IVOIRIENNE du 31 décembre 1959, le Trésor
ivoirien devait être érigé en une Trésorerie Générale avec à sa tête un Trésorier Payeur
Général et a prévu également, la création d'une Trésorerie Générale à Abidjan, des
Trésoreries particulières à Korhogo, Bouaké et Daloa, ainsi qu'une Recette Municipale à
Abidjan et des perceptions à la place des Agences Spécialisées.
26 Décembre 1968
Le décret n°68-605 du 26 décembre 1968 crée une Direction de la Comptabilité Publique
et du Trésor et réorganise les services.
01 Décembre 1971
Le décret n°71-639 du 01 décembre 1971 crée le poste de Directeur Général de la
Comptabilité Publique et du Trésor. Quelques aménagements de forme ont également été
apportés dans l'Administration Centrale, avec la création de nouvelles Trésoreries
Départementales.
17 Août 1978
Le décret n°78-683 du 17 août 1978 crée une Direction du Trésor Public dirigée par un
Trésorier Payeur Général, placée sous l'autorité du Ministre de l'Économie et des Finances,
et du Plan. Ce décret apporte une innovation capitale. À compter du 1er janvier 1979, le
responsable principal du Trésor Public Ivoirien, tout en conservant le titre de Trésorier
Payeur Général, avec rang de Directeur Général d'Administration Centrale, n'exerçait plus
de fonctions comptables.
Ses responsabilités sont désormais réparties entre quatre Agences comptables centrales :
- l’Agence Comptable Centrale de la Comptabilité ;
- l’Agence Comptable Centrale des Dépenses Publiques ;
- l’Agence Comptable Centrale des Ressources Publiques ;
- l’Agence Comptable Centrale des Chancelleries Diplomatiques et Consulaires.
Présentation de la DGTCP 5
18 Février 1981
Le décret n°81-138 du 18 février 1981 modifiant le décret n°78-683 du 17 août 1978 portant
organisation du Trésor Public, crée la Direction des Établissements Publics et des
Collectivités Locales.
24 Juin 1981
Le décret n°81-465 du 24 juin 1981 fixant les attributions du Ministre de l'Économie et des
Finances et portant organisation du Ministère, crée la Direction Générale de la
Comptabilité Publique et du Trésor. Le titre de Trésorier Payeur Général est supprimé et
remplacé par celui de Directeur Général de la Comptabilité Publique et du Trésor.
04 Juillet 1984
Le décret n°84-849 du 04 juillet 1984 portant création de la Direction Générale de la
Comptabilité Publique et du Trésor et de ses différents services. L’innovation apportée par
ce décret est la création de l’Inspection Générale du Trésor.
16 Mars 1992
Le décret n°92-115 du 16 mars 1992 portant organisation de la Direction Générale de la
Comptabilité Publique et du Trésor et fixant les attributions du Directeur Général, apporte
quelques innovations au niveau des Services Centraux et des Services Extérieurs.
En outre, le décret confère aux Trésoriers Départementaux, le rang de Directeur
d’Administration Centrale.
08 Octobre 1997
Le décret n°97-582 du 08 octobre 1997 modifie le décret n°92-115 du 16 mars 1992 et
réorganise le Trésor Public. Les innovations interviennent entre autres au niveau des
Agences Comptables Centrales érigées en Postes Comptables Généraux, des Trésoreries
Départementales qui deviennent des Trésoreries Régionales et des Perceptions ayant un
certain volume d’opérations, portent désormais la dénomination de Trésoreries
Principales.
Ce décret crée également l’Agence Comptable de la Dette Publique et l’Agence Comptable
des Créances Contentieuses.
Les réformes mises en œuvre dans les années 90 ont permis à la Direction Générale de la
Comptabilité Publique et du Trésor d'élargir son champ de compétences à l'animation des
marchés financiers et des assurances ainsi qu'à la gestion de la dette publique par le
rattachement de deux Directions :
- la Direction des Assurances et de la Bourse en 1992 (Cf. décret du 16 mars 1992);
- la Direction de la Dette Publique en 1997 (Cf. décret du 08 octobre 1997).
04 Mai 2001
Le décret n°2001-210 du 04 mai 2001 portant organisation du Ministère de l'Économie et
des Finances, crée l'Agence Comptable Centrale des Dépôts.
15 Mai 2007
Le décret n°2007-468 du 15 mai 2007 portant organisation du Ministère de l’Économie et
des Finances, consacre le changement de dénomination de la Direction Générale de la
Comptabilité Publique et du Trésor qui devient désormais la Direction Générale du Trésor
et de la Comptabilité Publique. Ce décret crée :
- la Direction de la Formation, de la Documentation et de la Communication ;

- la Direction de l’Informatique ;
- la Direction des Ressources Humaines et des Moyens Généraux ;
- la Direction de la Qualité et de la Normalisation ;
- la Paierie Générale des Forces de Défense et de Sécurité.
07 Septembre 2011
Le décret n°2011-222 du 07 septembre 2011 portant organisation du Ministère de
l'Économie et des Finances crée de nouvelles Directions Centrales :
- la Direction des Études, des Méthodes et Organisation ;
- la Direction de la Coordination Statistique ;
- la Direction de la Formation ;
- la Direction de la Documentation et des Archives ;
- la Direction de la Communication et des Relations Publiques ;
- la Direction des Systèmes d’Information.
23 Décembre 2014
Le décret 2014-864 du 23 décembre 2014 portant organisation du Ministère auprès du
Premier Ministre chargé de l’Économie et des Finances, crée un deuxième poste
d’Inspecteur Général Adjoint du Trésor. Ce décret élargit les missions de l’Inspection
Générale du Trésor à l’ensemble des structures du Ministère chargé des Finances.
03 Août 2016
Le Décret 2016-600 du 03 août 2016 portant organisation du Ministère auprès du Premier
Ministre chargé de l’Économie et des Finances crée de nouvelles Directions Centrales et
modifie la dénomination de certaines Directions Centrales et Postes Comptables
Généraux.
15 Janvier 2020
Le décret 2020-52 du 15 janvier 2020 modifiant le décret n°2016-600 du 03 août 2016
portant organisation du Ministère auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des
Finances, tel que modifié par le décret n°2018-478 du 16 mai 2018.
SOUS-SECTION 2 : MISSIONS PRINCIPALES ET ORGANISATION

1. Missions principales
Selon les dispositions de l’article 12 du décret n°2016-600 du 03 août 2016 portant
organisation du Ministère auprès du Premier Ministre chargé de l’Économie et des
Finances, modifié par le décret n°2020-52 du 15 janvier 2020 la Direction Générale du
Trésor et de la Comptabilité Publique est chargée:
- de définir la politique et d’assurer la gestion administrative et comptable de la
trésorerie de l’État ;
- d’exécuter et de contrôler les opérations des budgets de l’État, des Établissements
Publics Nationaux et des Collectivités Territoriales et de tout autre organisme
public dont la gestion financière et comptable relève d’un comptable public ;
- d’assurer la garde et le maniement des deniers publics ;
- de veiller à une meilleure allocation des ressources et d’assurer la régulation de la
trésorerie dans le cadre du compte unique du Trésor ;
- d’assurer la gestion administrative, financière et comptable de la dette publique ;
- de conduire les relations financières avec l’extérieur ;
- d’élaborer et d’appliquer la réglementation de la comptabilité publique ;
- de veiller à la tenue de la comptabilité de l’État, des Établissements Publics
Nationaux et des Collectivités Territoriales et de tout autre organisme public dont
la gestion financière et comptable relève d’un comptable public;
- d’élaborer et d’appliquer la réglementation relative aux institutions mutualistes ou
coopératives d’épargne et de crédit ;
- de collecter l’épargne publique ;
- d’élaborer et d’appliquer la réglementation relative aux organismes chargés du
crédit, des assurances et des opérations boursières, en liaison avec la Banque
Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO) et la Commission Bancaire
de l’Union Monétaire Ouest Africaine ;
- de définir la politique monétaire et bancaire en liaison avec la BCEAO ;
- de veiller à la clôture de liquidation des organismes publics et parapublics ;
- de veiller à la surveillance des entreprises sous tutelle.
En résumé, la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique assure des
missions de mobilisation des ressources, de règlement des dépenses, de gestion de la
trésorerie, de tenue de la comptabilité, de reddition des comptes et de régulation du secteur
financier.
2. Organisation
La Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique est dirigée par un
Directeur Général nommé par décret pris en Conseil des Ministres. Il a rang de Directeur
Général d’Administration Centrale. Il est assisté de deux Directeurs Généraux Adjoints
nommés par décret pris en Conseil des Ministres. Ils ont rang de Directeur Général Adjoint
d’Administration Centrale.
La Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique est composée :
- de l’Inspection Générale du Trésor ;
- des Directions Centrales ;
- des Postes Comptables Généraux ;

- des Postes Comptables Supérieurs Déconcentrés ;
- des Postes Comptables Subordonnés Déconcentrés.
Les Directions Centrales comprennent :
- la Direction des Etablissements de Crédit et des Finances Extérieures;
- la Direction de la Réglementation et de la Surveillance des Systèmes Financiers
Décentralisés ;
- la Direction des Assurances ;
- la Direction de la Dette Publique et des Dons;
- la Direction de la Comptabilité Publique ;
- la Direction des Études, Méthodes et de l’Organisation ;
- la Direction de la Coordination Statistique et du Suivi du Programme
Economique et Financier;
- la Direction de la Formation ;
- la Direction de la Documentation et des Archives ;
- la Direction de la Communication et des Relations Publiques ;
- la Direction des Systèmes d’Information ;
- la Direction de la Réglementation et de la Surveillance des Systèmes Financiers
Décentralisés ;
- la Direction des Ressources Humaines;
- la Direction des Moyens Généraux ;
- la Direction de la Qualité et de la Normalisation.
Les Postes Comptables Généraux sont :
- l’Agence Comptable Centrale du Trésor ;
- la Recette Générale des Finances ;
- la Paierie Générale des Institutions ;
- la Paierie Générale de la Dette Publique ;
- l’Agence Comptable des Créances Contentieuses ;
- l’Agence Comptable Centrale des Dépôts ou Banque des Dépôts du Trésor Public;
- la Paierie Générale des Armées ;
- la Paierie Générale du Secteur Parapublic ;
- la Paierie Générale des Affaires Economiques ;
- la Paierie Générale de l’Enseignement ;
- la Paierie Générale des Logements et Equipements Collectifs ;
- la Paierie Générale des Loisirs, de la Culture et des Cultes ;
- la Paierie Générale de l’Ordre et de la Sécurité Publics ;
- la Paierie Générale de la Protection de l’Environnement ;
- la Paierie Générale de la Protection Sociale ;
- la Paierie Générale de la Santé ;
- la Paierie Générale des Services Généraux des Administrations Publiques.
Les Postes Comptables Supérieurs Déconcentrés sont :
- les Trésoreries Générales ;
- les Recettes Principales des Impôts ;
- les Recettes Principales des Douanes.
Les Postes Comptables Subordonnés Déconcentrés sont :

- les Paieries de District ;
- les Paieries de Région ;
- les Trésoreries Principales ;
- les Agences Principales de la Banque des Dépôts du Trésor Public ;
- les Agences de la Banque des Dépôts du Trésor Public ;
- les Paieries à l’Étranger ;
- les Recettes des Produits Divers du Trésor ;
- les Postes Comptables Spéciaux constitués des Recettes des Impôts et des Recettes
des Douanes ;
- les Agences Comptables des Établissements Publics Nationaux et les Agences
Comptables des Projets.
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION GENERALE DU TRESOR ET DE LA

COMPTABILITE PUBLIQUE
-
-
SECTION 2 : CATALOGUE DES PRINCIPAUX PRODUITS ET SERVICES DU

TRESOR PUBLIC
Les principaux produits et services fournis aux usagers/clients, sont répartis selon six
domaines d’activités dans le tableau ci-après :
Domaines Produits et services Usagers / Clients ou Bénéficiaires
Délivrance de mainlevée Personnes physiques et morales

Délivrance d’attestations de Contribuables
non- redevance
Vente de valeurs inactives Personnes physiques et morales
1. Ressources
publiques Edition des certificats de Contribuables
crédits d’impôts
Émission de titres publics Personnes morales et physiques
Recouvrement d e recettes État, EPN et Collectivités Territoriales

e t d e créances
Ouverture de comptes - EPN, Collectivités Territoriales,
bancaires et services associés autres personnes morales
- Personnes physiques
Mise à disposition de Titulaires de comptes à la Banque des

moyens de paiement Dépôts du Trésor
2. Trésorerie (chéquiers, cartes bancaires)
Production de plan de - Ministère en charge de l’Économie
trésorerie de l’État et des Finances
- BCEAO
Mise à disposition de État, EPN et Collectivités Territoriales

ressources
3. Dépenses Règlement des mandats, - Personnes physiques et morales

publiques ordres de paiement, bons de - Administrations publiques
caisse et lettres d’avances
Production du CGAF - Assemblée Nationale, Cour des
Comptes
- Autres requérants
4. Comptabilité
Production de compte de Cour des Comptes
gestion
Production de compte Cour des Comptes
financier
Catalogue des principaux produits et services du Trésor Public 12

Axes Prestations Clients / Bénéficiaires
Élaboration d’actes portant Ministère en charge de l’Économie

réglementation des activités et des Finances
bancaires et financières, des
Opérateurs et promoteurs du secteur
systèmes financiers
financier
décentralisés et des assurances
ou assimilées
Délivrance d’agrément pour Opérateurs et promoteurs du secteur

exercer les activités financier
bancaires, financières, des
systèmes financiers
décentralisés, des assurances
5.Réglementation, Élaboration d’actes portant État, Ambassades, Projets, EPN et

Surveillance, création de postes Collectivités Territoriales
Assistance et comptables, de Régies de
Conseil Recettes ou Régies d’Avances
Élaboration d’actes portant
nomination de Comptables
Publics, de Régisseurs de
Recettes ou d’Avances
Délivrance de visas de contrat Compagnies d’assurance
Délivrance d’agrément de Compagnies d’assurance

dirigeants
Délivrance d’autorisations Compagnies d’assurance, Banques et
diverses Établissements financiers
Réalisation d’études Ministère en charge de l’Économie

et des Finances
Autres organismes
Production de données Ministère en charge de l’Économie et

statistiques des Finances
6. Production de
BCEAO
données
statistiques FMI
Banque Mondiale et autres personnes
morales et physiques
Note : Les prestations répertoriées dans le catalogue ci-dessus ne sont pas exhaustives.
Catalogue des principaux produits et services du Trésor Public 13

Deuxième partie : Description des activités de management
Deuxième Partie : DESCRIPTION DES

ACTIVITÉS DE MANAGEMENT
Description des activités de management 14

Les activités de management sont regroupées en quatre processus répartis selon deux axes
d’affinités :
- l’axe Client et Communication qui comprend un processus :

Gérer l’écoute client et la communication.
- l’axe Stratégie, Assistance et Conseil qui comprend trois processus :
Coordonner la stratégie institutionnelle ;
Manager la performance et les risques ;
Surveiller la gouvernance.
Description des activités de management 15

CHAPITRE 1 : AXE CLIENT ET COMMUNICATION
L’axe Client et Communication qui comprend un processus, est décrit par un ensemble de
neuf procédures (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous).
Intitulé des
Intitulé des procédures
processus
1. Réalisation d’une enquête
2. Saisine de l’Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie
3. Traitement des plaintes et réclamations
4. Élaboration de la stratégie de communication

Gérer l’écoute client 5. Gestion de la revue « Le Trésorier »
et la communication
6. Conception et intégration d’application Web des services
Internet et Intranet de la DGTCP
7. Production de supports audiovisuels
8. Veille informationnelle
9. Gestion de la communication de crise
Axe client et communication 16

SECTION 1 : PROCESSUS GERER L’ECOUTE CLIENT ET LA

COMMUNICATION
SOUS-SECTION 1 : FICHE TECHNIQUE DU PROCESSUS
1. Missions du processus
- Déterminer les besoins et attentes du client ;
- Veiller au respect des exigences du client ;
- Mesurer la satisfaction du client ;
- Centraliser et assurer le suivi des plaintes et réclamations ;
- Coordonner la préparation, la mise en œuvre et le suivi de la politique et de
la stratégie de communication interne et externe.
2. Objectifs du processus
- Traiter les besoins et attentes du client ;
- Traiter les réclamations du client, dans les délais ;
- Satisfaire les besoins en communication et actions d’écoute clients des
services de la DGTCP ;
- Informer régulièrement les services et le public externe sur les activités de la
DGTCP.
3. Éléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires
au fonctionnement du processus
- Documents d’orientation et instructions de la Direction Générale ;
- Résultats de l’analyse du contexte interne et externe ;
- Rapports d’enquêtes et d’études antérieures ;
- Formulaires/registres de Plaintes et réclamations ;
- Rapports d’activités ;
- Orientations et instructions de la Direction Générale ;
- Politique de communication de la DGTCP ;
- Notifications des besoins par les services ;
- Fiche de suivi de la mise en œuvre des actions menées ;
- Tableau des performances des processus ;
- Articles de presse relatifs aux activités du Trésor Public.
4. Fournisseurs des éléments d’entrée du processus
- Cabinets d’études ;
- Tous les processus de la DGTCP ;
- Direction Générale ;
- Usagers /clients ;
- Agences de communication et masse media.
5. Exigences vis-à-vis des fournisseurs des éléments d’entrée du processus
- Respect des cahiers de charges ;
- Fiabilité et exhaustivité des données et informations ;
- Conformité aux exigences spécifiées, respect des cahiers de charges ou
conventions ;
- Besoins en communication exprimés avec clarté et précision.
Fiche Technique du processus Gérer l’Ecoute client et la Communication 17

6. Éléments de sortie du processus : résultats, données de sortie ou livrables du processus

- Besoins et attentes clients définis ;
- Résultats d’enquêtes et de sondages réalisés;
- Rapports d’analyse des données recueillies;
- Plan d’actions élaboré;
- Plaintes et réclamations des usagers;
- Plan de communication validé;
- Rapport de suivi de la mise en œuvre du plan de communication;
- Rapport d’évaluation des actions de communication.
7. Clients du processus
- Direction Générale;
- Tous les processus de la DGTCP;
- Clients externes.
8. Exigences des clients, bénéficiaires ou destinataires des éléments de sortie du
processus
- Prise en compte des besoins et attentes;
- Fiabilité des données et informations;
- Respect des engagements de service;
- Satisfaction des besoins en communication;
- Respect des délais de réalisation des actions de communication ;
- Supports de communication adaptés ;
- Disponibilité des services.

9. Enchaînement des activités/tâches du processus

Représentation schématique
Acteurs Documents associés
Logigramme ou diagramme de flux
- Compte-rendu des rencontres avec les
clients
- Les Pilotes de processus Identification et - Plaintes et réclamations
- Les Services concernés collecte des besoins - Fiche d’identification des besoins en
communication
et attentes - Rapport d’activité et d’enquête et/ou
compte rendu
- Rapport d’activités du CETP
- Rapports d’analyse des données

- Les Pilotes de processus Analyse et traitement - Procédure de saisine de l’observatoire
- Procédure de réalisation d’enquête
- Les Services concernés des données recueillies - Procédure de traitement des plaintes et
réclamations
- Guide d’instructions de travail
- Besoins et attentes des clients définis
Définition des actions à - Rapports d’analyse des données

- Les Pilotes de processus mener et élaboration de la - Plan d’actions
- Les Services concernés stratégie de - Matrice d’exploitation des résultats
communication d’enquête
- Procédure d’élaboration de la stratégie
de communication
- Projet de plan de communication
- Projet de budget de communication
- La Direction Générale Actions
Non validées ?
- Visa définitif du DG sur la demande du
service concerné.
Oui - Plan de communication
- Budget de communication
- Les Pilotes de processus

- Les Services concernés Mise en œuvre et suivi des - Plan d’actions
actions à mener - Plan de communication
- Budget de communication
- Fiche de suivi de la mise en œuvre des
actions menées
- Les Pilotes de processus
Évaluation de l’efficacité des
- Les Services concernés
actions menées - Tableau des performances du processus
- Formulaire d’évaluation
- Résultats d’enquête ou de sondage
- Les Pilotes du processus Actions
Non efficaces
?
oui
- Les Pilotes de processus - Rapport d’activités
- Les Services concernés - Plan d’Actions
Amélioration

SOUS-SECTION 2 : PROCEDURES DE TRAVAIL

1. Procédure de réalisation d’une enquête
1.1 Objet et domaine d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de réalisation d’une enquête. Elle s’applique à toutes
les enquêtes commanditées par les services de la DGTCP.
1.2 Faits déclencheurs de la procédure
- Instructions de la Direction Générale ;
- Demandes d’enquêtes des services ;
- Auto-saisine.
1.3 Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces
nécessaires à l’application de la procédure
- Formulaire de recueil de la satisfaction du client ;
- Courriers de demande d’enquête ;
- Programme d’enquêtes.
1.4 Acteurs et responsabilités
Acteurs Responsabilités
Le Service Secrétariat réceptionne les demandes d’enquête, les enregistre et les transmet au
du DCRP Directeur de la Communication et des Relations Publiques (DCRP).
La Sous-Direction des analyse la demande d’enquête.
Relations Publiques
valide les demandes, les termes de référence (TDR) et le questionnaire
d’enquête, notifie ou restitue le résultat aux services concernés,
Le DCRP contribue à l’évaluation de l’efficacité des actions mises en œuvre.
Les services concernés expriment les besoins d’enquête, contribuent à la réalisation de
l’enquête, au traitement des données, définissent les mesures
appropriées, les mettent en œuvre et en évaluent l’efficacité.
La Direction de la accompagne, selon le besoin, les services dans l’élaboration et la
Qualité et de la validation des questionnaires, la réalisation de l’enquête, le traitement
Normalisation (DQN) des informations et données collectées, la restitution et l’exploitation des
résultats de l’enquête.
Note : La contribution éventuelle de la DQN à la validation des questionnaires
d’enquête vise à assurer la conformité de ces questionnaires aux exigences du
logiciel d’enquête Sphinx en vue de faciliter le traitement des informations et
données.
Equipe projet Réalise les phases pratiques de l’enquête (l’élaboration et la validation
des questionnaires, la réalisation de l’enquête, le traitement des
informations et données collectées, la restitution et l’exploitation des
résultats de l’enquête)
Procédure de réalisation d’une enquête 20

1.5 Éléments de sortie de la procédure : résultats, données de sortie ou livrables de la

procédure
- Rapport d’enquête, rapport d’évaluation de l’efficacité des actions mises
en œuvre ;
- Rapport d’activités.
1.6 Documents nécessaires à l’application de la procédure
- Politique qualité ;
- Documents d’orientation et instructions du Directeur Général.
1.7 Enregistrements : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat obtenu
Responsable Durée d’utilité
Désignation Sort final
N° du classement administrative
1 Rapport d’enquête DCRP 11 ans Tri

1.8 Enchaînement des tâches de la procédure

Acteurs Commentaires et documents associés
(Logigramme ou diagramme de flux)
Le Service Les demandes sont enregistrées par le Service
Secrétariat du Réception de la Secrétariat et transmises au DCRP pour
DCRP demande imputation aux services en charge de l’analyse.
d’enquête
Analyse de la demande L’analyse porte sur la pertinence, l’opportunité et

La Sous-Direction
des Relations Informations la faisabilité de la demande.
Publiques (SDRP) aux services
demandeurs
Si la demande n’est pas validée, le rejet est notifié
La DCRP Demande au service concerné ou requérant.
Non validée ?
Oui
Les termes de référence et le questionnaire
-La DCRP Validation des TDR et d’enquête élaborés respectivement par le service
- Les Services du questionnaire requérant et la DCRP, font l’objet de validation.
concernés d’enquête
- La DQN
-Les questionnaires d’enquête sont administrés
aux cibles identifiées pour collecter l’ensemble
Réalisation de
- La DCRP l’enquête et traitement
des données et informations nécessaires.
- Les Services des données -Les données et informations collectées sont
concernés analysées. Un projet de rapport d’enquête est
- Equipe projet élaboré.
Restitution des résultats Les résultats d’enquête sont restitués au service

requérant. Le projet de rapport d’enquête est
- DCRP adopté à cette occasion.
- Equipe projet
Exploitation des
- La DCRP
résultats Un plan d’actions issu de l’exploitation des
de l’enquête résultats d’enquête est élaboré.
- Les Services
concernés
- Equipe Projet Mise en œuvre du plan La coordination du suivi de la mise en œuvre des
d’actions actions relève des responsables de service
Les Services concernés.
concernés
Évaluation de
Equipe projet l’efficacité des actions Cette évaluation consiste à s’assurer que la mise
mises en œuvre en œuvre des actions donne les résultats
Réévaluation escomptés. Un rapport d’évaluation est produit.
des actions
-Les Services
Si les actions ne donnent pas les résultats
concernés Non
- La DCRP Demande attendus, les services concernés en recherchent
validée ? les causes et définissent les mesures adaptées.
Oui
- Les Services
concernés
Clôture des
Les résultats des actions dont l’efficacité est
actions/Classement démontrée sont enregistrés.
des résultats

2. Procédure de saisine de l’Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie du

Trésor Public (OED-TP)

Cette procédure décrit les modalités de saisine de l’Observatoire en cas de manquement
aux dispositions du Code d’Éthique et de Déontologie des Agents du Trésor Public. Elle
s’applique aux requêtes :
- de la Direction Générale ;
- de tout usager/client ;
- de tout agent du Trésor Public ;
- de toute autre personne ayant intérêt à agir ;
- d’une auto-saisine.
La saisine peut intervenir par appel sur le numéro vert (800 10 10), par écrit ou par tout
autre moyen permettant d'informer l'Observatoire des faits ou informations vérifiables.
- Présomption ou soupçon de manquement aux dispositions du Code d’Éthique et
de Déontologie ;
- tout fait ou toute information susceptible de porter atteinte à l’image et à la
crédibilité du Trésor Public.
- Répertoire des appels téléphoniques ;
- formulaires ou courriers de saisine ;
- procès-verbaux d’inspection, articles ou coupures de presse, rapports
d’enquêtes de satisfaction et d’opinion.
Usagers/clients, peuvent saisir l’Observatoire en cas de manquement aux
Opérateurs dispositions du Code d’Éthique et de Déontologie.
économiques, Partenaires,
Direction Générale, Agents
du Trésor Public, Organes
de contrôle et de
surveillance
réceptionne et enregistre les saisines, se prononce sur la
Le Secrétariat de
recevabilité des saisines, les transmet au Coordonnateur de
l’Observatoire
l’Observatoire pour imputation.
impute le dossier à une équipe de mission pour l’ouverture
Le Coordonnateur de
d’une instruction, notifie l’avis de rejet éventuel de la saisine ou
l’Observatoire
de mise en instruction du dossier au requérant.
Comité d’analyse des Analyse les requêtes, réalise les enquêtes et recherches
requêtes de l’OED-TP d’informations nécessaires
Procédure de saisine de l’Observatoire de l’Ethique et de la Déontologie du Trésor Public 23


procédure
- accusé de réception de la saisine ;
- avis de rejet du dossier notifié au requérant ;
- avis de mise en instruction du dossier notifié au requérant.
2.6 Dispositions légales et réglementaires applicables
- Décision n° 2312/MPMEF/DGTCP/DEMO du 23 décembre 2016
portant création, attributions, organisation et fonctionnement de
l’Observatoire de l’Ethique et de la Déontologie du Trésor Public
- Décision n°2332/MPMEF/DGTCP/DEMO du 23 décembre 2016
portant désignation des membres permanents de l’Observatoire de
l’Ethique et de la déontologie du Trésor Public
2.7 Autres documents nécessaires à l’application de la procédure
- Code d’Éthique et de Déontologie des agents du Trésor Public ;
- Procédure d’instruction de dossier de saisine de l’Observatoire de
l’Éthique et de la Déontologie ;
- Référentiel de sanctions
2.9 Dispositions légales et réglementaires applicables
N° Désignation Sort final
classement administrative
1 Accusé de réception Secrétariat de 11 ans Tri
2 Formulaire de saisine renseigné l’Observatoire de 11 ans Tri
l’Éthique et de la
3 Avis de rejet ou d’instruction de dossier 11 ans Tri
Déontologie du
notifié au requérant
Trésor Public


Acteurs (Logigramme ou diagramme de Commentaires et documents associés
flux)
-Usagers/clients -L’Observatoire peut être saisi selon les voies suivantes :
-Opérateurs Saisine de courrier physique ou électronique adressé au
économiques l’Observatoir Coordonnateur de l’Observatoire ;
-Partenaires e appel téléphonique
-Direction Générale formulaire de saisine disponible sur le site Web ou
-Agents du Trésor au Secrétariat de l’Observatoire ;
Public dénonciation ou une plainte verbale reçue au
-Organes de contrôle Secrétariat ou par un membre de l’Observatoire.
et de surveillance
-Le courrier de saisine doit préciser l’identité éventuelle
-Auto-saisine
du requérant, les faits dénoncés, l’identité des personnes
ou des services mis en cause et les pièces justificatives
éventuelles.
-L’Observatoire peut s’autosaisir (revue de presse,
informations d’une tierce personne)
-Le courrier de saisine est réceptionné et enregistré par

Le Secrétariat de le Secrétariat de l’Observatoire dans le registre de
Réception et enregistrement
l’Observatoire saisine.
de la saisine
-Un accusé de réception ou un récépissé ou une
décharge selon la forme de la saisine est remis au
requérant identifié.
-Le courrier de saisine doit contenir les mêmes
informations que celles du formulaire de saisine.
Le Comité d’analyse de L’examen consiste à se prononcer sur la recevabilité de

l’OED Examen de la recevabilité la saisine, à savoir si les faits dénoncés ou constatés
de la saisine nécessitent l’ouverture d’une instruction.
Non
Saisine Lorsque la saisine est irrecevable, un avis de rejet du
recevable dossier est notifié au requérant.
?
Le Coordonnateur
Avis de Le dossier jugé recevable est mis en état en vue d’être
Oui
rejet notifié examiné par l’Observatoire.
au
requérant
Un avis de mise en instruction du dossier est notifié au

Le Coordonnateur requérant (Cf. Procédure d’instruction de dossier de
Notification de saisine de l’Observatoire de l’Éthique et de la
l’avis d’instruction Déontologie)
du dossier au
requérant

3. Procédure de traitement des plaintes et réclamations

Cette procédure décrit les modalités de traitement des plaintes et réclamations formulées
par les usagers/clients internes et externes.
Plaintes et réclamations verbales ou formelles des usagers/clients.

Formulaires/registres des plaintes et réclamations, courrier de saisine, appel téléphonique,
BAOBAB et Centre d’Ecoute du Trésor Public (CETP), les réseaux sociaux, Miliê
(plateforme de saisine de l’Administration publique) et la messagerie électronique.
Le Service Secrétariat réceptionne, enregistre et transmet les plaintes et réclamations aux
ou le Service dédié services compétents.
/CETP
Le Responsable de traitent les plaintes et réclamations, mettent en œuvre les actions
service, le Service nécessaires.
dédié
Le DCRP et le CETP centralise et analyse les statistiques des plaintes et réclamations en vue de
la production de données statistiques
La DG, le DCRP ou analysent et valident le mode de traitement des plaintes et notifient les
le Responsable de résultats du traitement au requérant, selon le cas.
service
procédure
- Formulaires/registres des plaintes et réclamations renseignés ;
- Accusé de réception ;
- Courriers de notification du résultat du traitement des plaintes et
réclamations adressés aux requérants et autres personnes concernées ;
- Statistiques des plaintes et réclamations.
Référentiel des engagements de service

1 Courrier de notification adressé aux Responsables de 11 ans Tri
requérants services concernés
2 Rapport de traitement des plaintes ou DCRP et CETP ou 11 ans Tri
Réclamations responsables de
services concernés
Procédure de traitement des plaintes et réclamations 26



- le Service Secrétariat Les plaintes et réclamations retracées dans
- les Services concernés l’applicatif BAOBAB ou à défaut des registres
Réception des
appropriés par le Service Secrétariat ou tout
- le CETP plaintes/
autre service concernés, sont transmises aux
réclamations
services compétents pour traitement.
Le traitement consiste à s’assurer que la

Traitement des plaintes/ plainte/réclamation est fondée au regard des
procédures, instructions de travail et exigences
- les Responsables de réclamations
applicables et à déterminer les mesures
service appropriées (Cf. Référentiel des engagements
- les Services concernés de service).
- le CETP
Non -Lorsque la plainte/réclamation est non
Plaintes/ fondée, les raisons sont notifiées au requérant.
- le Directeur Général Réclamations
- le DCRP fondées ? -Si elle est fondée, des mesures appropriées
- les Responsables de sont mises en œuvre.
services Oui
- le CETP La mise en œuvre des mesures appropriées
Mise en œuvre des
consiste selon le cas à :
mesures appropriées
-apporter une réponse satisfaisante au
requérant ;
-remédier au dysfonctionnement par des
actions correctives ;
- les Services concernés -prendre des mesures préventives.
- le CETP
-Le résultat du traitement de la requête est

notifié au requérant conformément aux
dispositions du Référentiel des engagements
de service.
Plaintes/
Réclamations -l’applicatif Baobab et le formulaire ou registre
résolues ? des plaintes et réclamations est renseigné ; les
statistiques produites à cet effet sont mises à
jour.
Oui Non
-Les enregistrements relatifs au traitement de
Notification du résultat du la plainte/réclamation sont classés par le
- le Directeur Général traitement de la requête au service et retranscrites dans le formulaire de
- le DCRP/ le CETP requérant reporting et un exemplaire est transmis à la
DCRP/CETP.
- les Services concernés
Fiche Satisfaction Si l’usager/client est insatisfait, retraitement

fermée du client ?
de la plainte/ réclamation
du Non
Oui
résulta
t du
traite
ment
de la Clôture de la plainte
requêt et réclamation
e au
requér
ant
4. Procédure d’élaboration de la stratégie de communication

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration de la stratégie de communication. Elle
s’applique à l’ensemble des actions de communication interne et externe de la DGTCP.
- Politique de Communication
- Auto-saisine.
- Courriers d’expression des besoins en actions de communication ;
- Projet de plan de communication des services demandeurs ;
- Courriers d’expression des besoins en communication des services
Les Services de la déterminent leurs besoins de communication et les transmettent à la
DGTCP Direction de la Communication et des Relations Publiques.
Le DCRP valide au premier niveau les besoins traités, notifie le résultat de la
validation finale aux services concernés, élabore le plan de
communication et en assure la diffusion après validation du Directeur
Général
Le Directeur valide le plan et le budget de communication.
Général

procédure
- Plan de communication ;
- Budget de communication.
Documents d’orientation de la DGTCP

du classement administrative
1 Plan de communication DCRP 11 ans Tri

-la DCRP -Les besoins sont formulés par les Services selon le
- les Services Identification/ canevas y afférent et adressés à la DCRP qui
expression des besoins procède à leur enregistrement.
concernés -Toutefois, la DCRP peut déterminer des besoins
de communication
de communication.
La DCRP -Le traitement consiste à déterminer la nature de

Traitement et validation des
la communication (interne ou externe).
besoins de communication
-Le traitement des actions de communication
interne est confié à la Sous-Direction de la
Diffusion de l’Information et des Technologies de
Notification l’Information et de la Communication ; tandis que
de la réponse les actions de communication externes sont
au service imputées à la Sous-Direction des Relations
Publiques.
- la DCRP concerné
service
demandeur -La validation de 1er niveau, faite par le DCRP,
- le Directeur porte sur la faisabilité de l’action de
Besoins
Général communication, la disponibilité de moyens et la
Validés ?
Non conformité avec la vision de la Direction
Générale.
Oui -La validation de 2ème niveau, faite par le DG,
porte sur l’opportunité de l’action de
communication et les moyens proposés.
-Lorsque les besoins de communication ne sont
pas validés, une notification est faite au service
concerné.
La DCRP Elaboration de la stratégie -Un cahier des charges et le plan de

de communication communication sont établis sur la base des besoins
validés.
-Le plan de communication accompagné du
budget est transmis au Directeur Général pour
validation.
-le Directeur
Général Validation et Le plan de communication fait l’objet d’une large
diffusion du plan de diffusion au sein des services.
-La DCRP communication

5. Procédure de gestion de la revue « Le Trésorier »

Cette procédure décrit les modalités de gestion de la revue « Le Trésorier » de la DGTCP.
Elle s’applique à la collecte et au traitement des informations à paraître dans la revue « Le
Trésorier » et à leur diffusion.
- Instructions du Directeur Général ;
- Calendrier de parution de la revue.
- Compte-rendu du comité de rédaction ;
- Projets d’articles et informations.
La Sous-Direction de la
Diffusion de l’Information et
des Technologies de Coordonne la production de la revue
l’Information et de la
Communication (SDDITIC)
détermine le menu de la revue, collecte les informations
nécessaires, centralise les projets d’articles, effectue les
Le Comité de rédaction corrections, assure la mise en page des articles et de la « Une »,
fait imprimer la revue et assure la diffusion sur instruction du
Directeur de la Communication et des Relations Publiques.
Les Contributeurs rédigent les articles
valide au premier niveau le menu de la revue, fait le suivi de la
Le DCRP
production de la revue.
Le Directeur Général valide la mouture finale de la revue et signe le bon à tirer.
produit la prémaquette et la « Une » de la revue et élabore la
L’Infographe (Prestataire)
mouture finale de la revue.
Le Prestataire (Prestataire) édite la revue.
Procédure de gestion de la revue « Le Trésorier » 31


procédure
- Revue « Le Trésorier » ;
- Programme de distribution de la revue « Le Trésorier » ;
- Rapport de distribution de la revue.
1 La Revue « Le Trésorier » DCRP Durée de Tri
validité
2 Rapport de distribution de la revue DCRP 11 ans Tri


- la SDDITIC -Le choix du menu est effectué sur proposition du
Détermination Comité de rédaction.
- le comité de
du menu -Un plan de suivi de la réalisation de la revue est
rédaction
élaboré.
- la SDDITIC -Les sources de collecte d’informations sont

- le comité de Collecte des informations et notamment, les prises de note, les photos, les
rédaction rédaction des projets d’articles vidéo, interview et les contributions des
- les Contributeurs correspondants et personnes-ressources.
-Ces informations servent de base à la rédaction
des articles.
- la SDDITIC Les projets d’articles centralisés, sont passés en
- le comité de Centralisation et correction
revue, corrigés et transmis à l’infographe pour
rédaction des articles traitement conformément au cahier des charges.
- la SDDITIC Mise en page des articles et

Sur la base du cahier des charges, l’Infographe
- le comité de élaboration de produit la prémaquette et la « Une » de la revue.
rédaction la« UNE »
- Infographe
-La mouture finale de la revue est élaborée par

- l’ Infographe Préparation et validation l'infographe en tenant compte des observations de
- le DCRP de la mouture finale la DCRP et de la Direction Générale.
-Le Directeur Général signe le « Bon à Tirer »
(BAT) lorsque la mouture finale est validée.
-Lorsque la mouture finale n’est pas validée, la
- le Directeur mise en page et la « Une » sont revues.
Général Mouture
validée ?
Non
Oui
Le DCRP transmet le BAT au Prestataire de
-Le DCRP Impression de la revue service pour l’édition de la revue
- l’Imprimeur
(Prestataire)
Distribution et La SDITIC procède à la distribution de la revue

-Le DCRP aux différents destinataires et à la mise en ligne sur
- la SDDITIC diffusion de la
l’espace agents du site web de la DGTCP sous le
revue contrôle du DCRP.

6. Procédure de conception et d’intégration d’applications web des services au

site Internet et Intranet

Cette procédure décrit les modalités de conception et d’intégration des applications web
aux portails Internet et Intranet de la DGTCP. Elle s’applique aux applications web des
services demandeurs à intégrer aux portails Internet et Intranet de la DGTCP.
- Demandes d’intégration d’application web ;
- Auto-saisine.
- Courriers d’expression des besoins en TIC ;
- Cahier des charges.
- Courriers de demande de création d’espace web ou d’assistance.
Le Service Secrétariat de la réceptionne, enregistre les courriers d’expression des besoins
DCRP des services et les transmet au DCRP pour imputation.
La Sous-Direction de la élabore le cahier des charges en relation avec le service concerné,
Diffusion de l’Information conçoit la solution retenue au terme de l’étude de faisabilité,
et des Technologies de effectue le test de fonctionnalité en relation avec les Services
l’Information et de la concernés, produit le rapport du test et implémente la solution
Communication définitive.
(SDDITIC)
Le DCRP valide le cahier des charges, notifie aux services concernés le
résultat de la validation.
Le Directeur Général valide les besoins exprimés par les services.
Les services concernés expriment leurs besoins, élaborent le cahier des charges en
relation avec la DCRP, participent au test de fonctionnalité.
procédure
- Rapport de formation ;
- Procès-verbal de livraison ;
- Rapport d’assistance.
1 Rapport de formation DCRP 11 ans Tri
2 Procès-verbal de livraison DCRP 11 ans Conservation
Procédure de conception et d’intégration d’applications web des services au site Internet et Intranet 34

Représentation schématique Commentaires et documents
Acteurs
(Logigramme ou diagramme de flux) associés
Le Service Secrétariat de Les courriers d’expression des besoins des
la DCRP services sont réceptionnés et enregistrés par
Réception des le Service Secrétariat de la DCRP.
demandes
-La Sous-Direction de la L’étude de faisabilité porte sur le cahier des
Diffusion de charges élaboré à partir des besoins des
l’Information et des TIC services. Il s’agit de savoir si les besoins sont
Étude de faisabilité
- les Services concernés réalisables au regard des moyens. Un rapport
de faisabilité est produit.
-Le DCRP
-Les Services concernés Validation de l’étude Le résultat de l’étude est transmis au DCRP
Rejet de et au service concerné pour validation.
l’étude ou
nouvelle étude
Non
Le DCRP de faisabilité La non-validation de l’étude est due en
Étude général à des contraintes financières. Une
Non validée ? nouvelle étude peut être réalisée pour lever la
contrainte financière ou l’étude peut être
rejetée.
Oui
Le code et le design de la solution sont

La Sous-Direction de la Conception et proposition implémentés sur un serveur local et des
Diffusion de de solution technique simulations sont faites avec des données
l’Information et des TIC réelles.
Si la solution n’est pas validée, une nouvelle

Non Solutions proposition est étudiée.
validées ?
-Si la solution est validée, les tests de
Oui fonctionnalité sont effectués. Elle est
-La Sous-Direction de la présentée au service demandeur pour avis.
Diffusion de Test de -Un rapport de tests de fonctionnalité est
l’Information et des TIC fonctionnalité produit.
-Les Services concernés Lorsque l’application n’est pas fonctionnelle,
une nouvelle proposition est envisagée ou
des corrections sont apportées.
Non Application
fonctionnelle ?
Oui
- La Sous-Direction de la -Le déploiement consiste à récupérer la
Diffusion de solution qui fonctionne en local pour la
Déploiement transférer sur le serveur de production avec
l’Information et des TIC
- Le DCRP de la solution des données réelles.
finale -Les preuves de déploiement sont les
captures d’écran et le lien URL d’accès au
système.
Procédure de conception et d’intégration d’applications web des services au site Internet et Intranet 35
7. Procédure de production de supports audiovisuels

Cette procédure décrit les modalités de production de supports audiovisuels. Elle
s’applique aux besoins de production audiovisuelle relatifs aux manifestations, événements
ou reportages représentant un intérêt pour la DGTCP.
- Saisines.
- Demandes de couverture de manifestations ou événements ;
- Demandes de reportage, de diffusion d’information ;
- Demande d’assistance en production audiovisuel.
La Sous-Direction des -identifie ou collecte les besoins de production audiovisuels
Relations Publiques des services ;
La Sous-direction de la -élabore le projet de conducteur de l’événement ;
Diffusion de l’Information -élabore le projet de texte ;
et des TIC -procède au visionnage ou à l’écoute du projet de support de
production en vue des corrections ;
-diffuse et conserve le support de production.
Le DCRP valide au premier niveau le projet de texte, de conducteur
et le support de production et veille à la diffusion.
Le Comité de validation valide au deuxième niveau le projet de texte, de conducteur
et le support de production et veille à la diffusion.
Le Directeur Général valide le support de production, selon le cas, avant
diffusion.
procédure
Supports audiovisuels Prêt à diffuser (PAD)
1 Supports audiovisuels DCRP Durée de validité Conservation
Procédure de production de supports audiovisuels 36


Acteurs associés
- la SDRP La Sous-Direction des Relations Publiques
- la SDDITIC identifie ou collecte les besoins de
Identification des production audiovisuelle des services et les
besoins de production
transmet au Directeur de la
audiovisuelle Communication et des Relations Publiques.
Lorsque la couverture de l’événement n’est

pas nécessaire, il est procédé à l’écriture et à
la validation des textes ou à la validation du
Couverture
nécessaire ?
support de production.
Non
Oui
Lorsque la couverture de l’événement est
-La SDRP Élaboration du conducteur nécessaire, un conducteur est élaboré et
-la SDDITIC transmis à la structure de production.
La couverture de l’événement est assurée

La Structure de Couverture de l’événement par la structure de production
production conformément au conducteur établi.
-En fonction du message à véhiculer, un

projet de texte (voix off/in et script) est
élaboré.
Écriture et validation -Le projet de texte audiovisuel est validé par
-La SDRP des textes le DCRP et le DG selon le cas et transmis à
- La SDDITIC la structure de production pour
- Le DCRP exploitation.
- Le Directeur Général
-Le support de production fait l’objet

-La SDRP Réception et validation du d’écoute (production audio) ou de
- Le DCRP support de production visionnage (production audiovisuelle) pour
- Le Directeur Général s’assurer de sa conformité aux exigences.
-La SDDITIC -Les observations et corrections sont
-Le comité de validation transmises à la structure de production pour
prise en compte.
-Le support de production est validé par la
Direction Générale.
Diffusion du support
-La SDRP ou conservation
- La SDDITIC Le support de production est diffusé ou
-Le DCRP conservé par la DCRP selon le besoin.
Procédure de production de supports audiovisuels 37

8. Procédure de veille informationnelle

Cette procédure décrit les modalités de gestion de la veille informationnelle. Elle s’applique
aux besoins de recherche d'information susceptible de porter atteinte à l'image et à la
crédibilité du Trésor Public ou de les valoriser.

Alertes (rumeur ou fait portant atteinte ou valorisant le Trésor Public)
Articles de presse, informations audiovisuelles, réseau informationnel, réseaux sociaux ou
de sites Internet
La Sous-Direction de la recherche les informations ou fait la revue des sources
Diffusion de d’information, analyse les informations et rédige le projet de
l’Informations et des TIC revue de presse et des autres sources d’information.
La Sous-direction des
Relations Publiques
Le DCRP -valide le résultat de la revue et le transmet au Directeur
Général pour décision éventuelle ;
-valide les propositions d’actions de communication ;
-valide le rapport de veille.
8.5 Éléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la
procédure
- Revue de presse ou des autres sources d’information ;
- Rapport de veille informationnelle.
1 Rapport de la veille informationnelle DCRP 11 ans Tri
Procédure de veille informationnelle 38


Acteurs
La veille informationnelle est réalisée à

La Sous-Direction de la Recherche des
travers la presse écrite, la presse audio-
Diffusion de Informations
visuelle, les sites Internet, les Agences de
l’Informations et des presse et les réseaux informels.
TIC
La Sous-direction des -Les informations collectées sont

Relations Publiques Analyse des informations, analysées.
Rédaction du projet derevue de
presse et du rapport de veille -Un projet de revue de presse et autres
informationnelle le cas échéant sources d’information contenant des
La Sous-Direction de la suggestions est élaboré en vue de la prise
Diffusion de de décision.
l’Informations et des
TIC -Le projet de revue est une synthèse des
Validation de la revue de presse et/ou informations recueillies. Le projet de
La Sous-direction des du rapport de veille revue est validé par DCRP après la prise
Relations Publiques Informationnelle en compte de ses observations.
Transmission La revue est transmise à la Direction

de la revue et /ou le Générale pour information et prise de
Le DCRP rapport de veille décision éventuelle.
informationnelle
à la Direction Générale
Procédure de veille informationnelle 39

9. Procédure de gestion de la communication de crise

Cette procédure décrit les modalités de gestion de la communication de crise à la DGTCP.
Elle concerne toute information ou tout fait susceptible de porter préjudice à l’image et à
la crédibilité de la DGTCP ou de mettre en péril son fonctionnement.
Information ou survenue d’événement préjudiciable à la DGTCP.
- Auto-saisine.
Les Services de la DCRP, peuvent constater ou observer des faits préjudiciables à
agents, usagers/clients et l’image et à la crédibilité du Trésor Public et saisir les
partenaires services compétents.
collecte, vérifie les informations, informe la Direction
La DCRP Générale, participe au déploiement de la stratégie de
communication de crise et au bilan associé.
-définit la stratégie de communication ;
Le Comité de crise -assure la mise en œuvre de la stratégie de communication
et en évalue l’efficacité.
-valide la stratégie de communication ;
Le Directeur Général
-désigne les membres du Comité de crise.
Le Porte Parolat assure le secrétariat technique
procédure
- Plan de communication de crise ;
- Rapport de gestion de crise ;
1 Dossier de presse, articles de presse, DCRP Durée de Tri
Press-book validité
2 Plan de communication de crise DCRP 11 ans Tri
3 Rapport de gestion de crise DCRP 11 ans Tri
Procédure de gestion de la communication de crise 40


Acteurs
-Le DCRP -Le fait préjudiciable à l’image et à la
- Les Services de la crédibilité du Trésor Public, peut être
DGTCP Constatation de constaté par la DCRP, tout service, agent
- Les Agents fait préjudiciable et usager/client et partenaire.
-Les Usagers -L’information est enregistrée par la
/clients DCRP.
-Les sources d’information sont en général
les médias et les réseaux informels.
Le Directeur Général est tenu informé de

Information de la la situation par le DCRP.
Classement hiérarchie
Le DCRP
du dossier
sans suite Lorsqu’aucune réaction n’est nécessaire, le
Le DCRP
dossier est classé sans suite par le DCRP.
Réaction
nécessaire?
Non
Oui
-Lorsque la situation nécessite une réponse

appropriée, un Comité de crise chargé de
définir et de mettre en œuvre la stratégie de
communication est mis en place par la
Définition de la stratégie de Direction Générale. Un plan de
Le Comité de communication de crise communication de crise est établi.
crise -La désignation des membres est fonction
de la nature du problème. Il comprend un
Président, un Coordonnateur, un Porte-
parole, des personnes-ressources.
La stratégie de communication est mise en

Mise en œuvre de la œuvre par le Comité de crise en relation
stratégie de communication avec la DCRP.
- Le Comité de
crise
- La DCRP Le suivi-évaluation consiste à s’assurer de
l’efficacité des actions de communication,
Suivi-évaluation de la notamment les conférences de presse, les
stratégie de communication points de presse, les communiqués de
presse et à tirer les leçons nécessaires.
- Comité de crise
- La DCRP
-Le bilan de la stratégie de communication
est réalisé par le Comité de crise.
Bilan et
- Le Comité de -Le rapport produit à cet effet est transmis
enregistrement à la Direction Générale.
crise des résultats -Un exemplaire est conservé par la DCRP.
- La DCRP
Procédure de gestion de la communication de crise 41

CHAPITRE 2 : AXE STRATEGIE, ASSISTANCE ET EVALUATION
L’axe Stratégie, Assistance et Évaluation est décrit par un ensemble de quinze procédures
réparties dans trois processus de management (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous).
Intitulés des processus Intitulé des procédures

1. Elaboration et de suivi-évaluation du Plan d’actions de la
DGTCP
2. Gestion des modifications relatives aux actions planifiées
Coordonner la stratégie 3. Procédure d’évaluation de l’impact des actions planifiées
institutionnelle
4. Traitement des projets d’actes législatifs, administratifs et
réglementaires
5. Production du rapport annuel
1. Maîtrise des processus
Manager la
2. Maîtrise des non-conformités
performance et les
risques 3. Actions correctives et préventives
4. Elaboration et gestion des engagements de service
1. Réalisation d’une mission d’inspection
2. Réalisation d’une mission d’audit
3. Instruction de dossier de saisine de l’Observatoire de l’Éthique

et de la Déontologie
4. Instruction d’une demande de remboursement de

cautionnement
5. Instruction d’une demande de décharge de responsabilité ou

de remise gracieuse
Surveiller la
gouvernance
6. Instruction de dossier de débet administratif
7. Traitement des réserves de Comptables Publics et Assimilés
8. Accréditation des Comptables Publics et Assimilés
9. Exploitation des procès-verbaux et rapports de mission d’audit
10. Ouverture de compte bancaire
11. fermeture de compte bancaire
Axe stratégie, assistance et évaluation 42

SECTION 1 : PROCESSUS COORDONNER LA STRATEGIE

INSTITUTIONNELLE
- Définir les actions prioritaires de la DGTCP ;
- Élaborer les Plans d’Actions de la DGTCP, suivre leur mise en œuvre et procéder
à leur évaluation ;
- Suivre l’état d’avancement des actions du Document de planification stratégique de
la DGTCP ;
- Élaborer des projets d’actes législatifs, administratifs et réglementaires et veiller à
l’examen des textes soumis au Trésor Public pour avis et observations ;
- Produire des documents de synthèse.
2. Principales activités du processus
- Élaboration de la note d’orientation du Directeur Général ;
- Élaboration du Plan d’Actions des Processus ;
- Suivi-évaluation des actions assignées au Trésor Public dans le cadre du Plan
d’Actions Opérationnelles du Ministère de l’Économie et des Finances ;
- Suivi-évaluation du Plan stratégique de développement du Trésor Public ;
- Suivi-évaluation des Plan d’actions des Processus ;
- Gestion des modifications relatives aux actions planifiées ;
- Évaluation de l’impact des actions planifiées ;
- Élaboration des projets d’actes à caractère réglementaire en rapport avec
l’organisation des services du Trésor Public ;
- Production du Rapport Annuel du Trésor Public.
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des actions planifiées ;
- Évaluer la performance des services du Trésor Public ;
- Conformer l’organisation du Trésor Public aux dispositions législatifs et
réglementaires en vigueur ;
- Surveiller l’environnement interne et externe de la DGTCP ;
- Identifier les possibilités d’amélioration de l’organisation de la DGTCP au regard
de l’évolution de l’environnement.

- Document de planification stratégique du Ministère de l’Economie et des Finances
(MEF) ;
- Document de planification opérationnelle du MEF ;
- Instructions du MEF ;
- Rapports d’études prospectives MEF et DGTCP ;
- Document de planification stratégique de la DGTCP ;
- Instructions de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ;
- Politique Qualité ;
- Données économiques et financières ;
- Reportings des pilotes de processus ;
Fiche technique du processus Coordonner la stratégie institutionnelle 43

- Rapports d’activités antérieurs.

5. Fournisseurs d’entrée du processus
- Ministère chargé de l’Économie et des Finances ;
- Tous les processus de la DGTCP.
- Respect des délais de transmission des données et informations.
7. Éléments de sortie du processus: résultats, données de sortie ou livrables du processus

- Documents d’orientation générale, Document de planification stratégique, Plan
d’Actions des Processus, État d’exécution du Plan d’Actions des Processus ;
- Projets d’actes à caractère réglementaire ;
- Rapport annuel.
- Ministère en charge de l’Economie et des Finances ;
- Tous les Ministères ;
- Tous les Processus et Services de la Direction Générale du Trésor et de la
Comptabilité Publique.
Processus
- Respect des instructions et orientations ;
- Suivi-évaluation efficace des actions assignées à la DGTCP dans le cadre du Plan
d’Actions Opérationnelles du MEF ;
- Célérité, confidentialité et efficacité dans le traitement des dossiers ;
- Conformité aux lois et règlements en vigueur ;
- Respect des délais.


Acteurs Représentation schématique Commentaires et documents
-Documents d’orientation du
Direction Générale Gouvernement et/ou du Ministère
Définition des chargé de l’Économie et des Finances
orientations de la -Rapports d’études prospectives
Direction -Document d’orientation générale de la
Générale DGTCP
-Vision du Directeur Général
-Comité de Direction
-DEMO -Lettres d’orientations du Directeur
-DCRP Validation et diffusion Général
des orientations de la -Documents de planification stratégique
Direction Générale
-Direction Générale
-Procédure d’élaboration et de suivi-
-DEMO Élaboration du
évaluation du Plan d’actions des
-Pilotes de processus et Plan d’Actions des
processus
contributeurs Processus de la DGTCP
-Propositions de Plans d’actions des
processus
-Comité de Direction Validation et diffusion Procédure d’élaboration et de suivi-

-DEMO du Plan d’Actions des évaluation du Plan d’Actions des
-DCRP Processus de la DGTCP Processus de la DGTCP
-Service courrier de la DGTCP
Mise en œuvre Procédure d’élaboration et de suivi-

-Direction Générale du Plan d’Actions des évaluation du Plan d’Actions des
-Pilotes de processus et Processus de la DGTCP Processus de la DGTCP
contributeurs
- Procédure d’élaboration et de suivi-

Suivi-évaluation évaluation du Plan d’Actions des
du Plan d’Actions des Processus de la DGTCP
-DEMO Processus de la DGTCP -État d’exécution du Plan d’Actions des
-Pilotes de processus et Processus de la DGTCP
contributeurs
-Reportings bilan des processus

-Direction Générale -Rapport d’activités
Bilan des
-DEMO -Rapport d’exécution des projets
activités
-Pilotes de processus et -Procédure de production du rapport
contributeurs annuel


1. Procédure d’élaboration et de suivi-évaluation du Plan d’actions de la
DGTCP

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration et de suivi-évaluation du Plan d’Actions
des Processus. Elle s’applique aux actions identifiées par les processus pour répondre aux
orientations de la Direction Générale.
1.2. Faits déclencheurs de la procédure
- Notification des orientations et instructions de la tutelle et de la Direction
Générale ;
- Clôture de gestion.
1.3. Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces
- Correspondance de la Direction Générale
- Note d’orientation
- Revue de direction du Trésor Public
- Projets de Plan d’actions des processus
- État d’exécution du Plan d’actions antérieur
1.4. Acteurs et responsabilités
La Sous-Direction des -reçoit les versions papier et électronique des propositions
Méthodes et d’actions des processus, examine les propositions d’actions ;
l’Organisation -élabore le projet de Plan d’Actions des Processus, le transmet au
Comité de Direction pour validation, le diffuse auprès des
processus et en assure le suivi-évaluation.
Le DEMO -valide le projet de Plan d’Actions des Processus et le soumet au
Comité de Direction pour examen et approbation, veille à la
diffusion du Plan d’Actions des Processus ;
-communique périodiquement l’état d’exécution du Plan
d’Actions des Processus au Comité de Direction ;
- fait le bilan annuel de l’exécution du Plan d’actions.
Le Comité de Direction valide le projet de Plan d’Actions des Processus de la DGTCP.
Pilotes de Processus et Communiquent les propositions d’actions, mettent en œuvre le
contributeurs Plan d’Actions des Processus et transmettent périodiquement à la
Direction des Études, des Méthodes et de l’Organisation (DEMO)
les preuves de réalisation.
1.5. Éléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la

procédure
- Plan d’Actions des Processus de la DGTCP
- État d’exécution du Plan d’Actions des Processus de la DGTCP
1.6. Autres documents nécessaires à l’application de la procédure
Documents de planification stratégique MEF et DGTCP
Procédure d’élaboration et de suivi-évaluation du Plan d’actions de la DGTCP 46

1.7. Enregistrements : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat obtenu

1 Plan d’Actions des Processus DEMO Durée de validité Tri
2 État d’exécution du Plan d’Actions DEMO Durée de validité Tri

des Processus

1.8. Enchaînement des tâches de la procédure

Les propositions d’actions sont transmises,
- Pilotes de Processus et Réception des à la Sous-direction des Méthodes et de
contributeurs propositions l’Organisation, lors des revues de direction
- Sous-Direction des Méthodes d’actions des de fin de gestion.
et de l’Organisation (SDMO) processus
Les propositions d’actions sont examinées

en relation avec les processus sur la base de
leur pertinence et de leur caractère réaliste et
Examen des propositions novateur. Au demeurant, des actions issues
-SDMO d’autres documents de planification peuvent
-Pilotes de processus et être mises à la charge des processus.
contributeurs
Le projet de Plan d’actions est la synthèse
des perspectives présentées par les Pilotes de
Élaboration du projet processus dans le cadre de leurs reporting à
de Plan d’Actions la revue de direction de fin de gestion et des
recommandations de la Direction Générale
issues desdites assises. Ces actions sont
regroupées suivant les différentes sources de
SDMO planification retenues.
Le projet de Plan d’Actions des Processus de
l’année « n » doit être élaboré au plus tard deux
(2) semaines après la revue de direction de fin
de gestion « n-1 ».
-Le DEMO Le projet de Plan d’actions de l’année n est

-Comité de Direction soumis au Comité de direction pour
- Pilotes de processus et examen et validation, au plus tard trois (3)
Validation du projet de Plan
contributeurs semaines après la revue de direction de fin
d’Actions
de gestion n-1.
DEMO
DCRP Le Plan d’actions validé est diffusé en
version électronique à l’ensemble des
Diffusion du Plan d’Actions
processus, au plus tard un (1) mois après la
revue de Direction de fin de gestion de
Pilotes de processus et l’année n-1.
contributeurs
La mise en œuvre du Plan d’actions se fait
Mise en œuvre du par les différents processus.
Plan d’Actions
-SDMO -Le Plan d’Actions fait l’objet de suivi et
-Pilotes de processus et d’évaluation périodique.
contributeurs -Les preuves de réalisation des actions
Suivi-évaluation de la mise arrivées à échéance sont transmises par les
en œuvre du Plan d’Actions
pilotes de processus à la DEMO qui en fait
le reporting périodique en Comité de
direction.
DEMO -L’état d’exécution du Plan d’Actions des
Bilan et Processus est présenté au cours des revues de
classement des
Direction.
résultats
-Un exemplaire est classé par la DEMO.

2. Procédure de gestion des modifications relatives aux actions planifiées

Cette procédure décrit les modalités de report, de reformulation ou de suppression des actions
planifiées. Elle s’applique à toutes les actions inscrites au Plan d’Actions des Processus de la
DGTCP.

Requête de report, de reformulation ou de suppression adressée au Pilote du PM2.

- Correspondance (s) de demande de report ou de suppression d’action (s) ;
- Instructions de la Direction Générale.
Tous les Pilotes de Transmettent les requêtes de report, de reformulation ou de
processus de la DGTCP suppression d’actions au DEMO, quinze (15) jours avant
l’échéance fixée pour l’évaluation de l’action concernée.
Le Secrétariat de la - réceptionne les demandes de report, de reformulation ou de
DEMO suppression d’actions ;
- transmet lesdites requêtes au Directeur.
Le DEMO - examine l’opportunité des requêtes ;
-soumet les demandes pertinentes au Directeur Général pour
recueillir ses instructions ;
-adresse une réponse au requérant dans un délai de 7 jours ouvrés,
au plus tard ;
- instruit la Sous-Direction des Méthodes et de l’Organisation des
dispositions à prendre, suite aux instructions du Directeur
Général.
Le Directeur Général valide les demandes de report, de reformulation ou de suppression
d’actions soumis par le DEMO.
La Sous-Direction des - reçoit les instructions du DEMO ;
Méthodes et de - procède aux modifications autorisées.
l’Organisation
procédure
Plan d’actions de la DGTCP modifié.
Responsable du Durée d’utilité
1 Plan d’actions modifié Service Archives 11 ans Tri
Procédure de gestion des modifications relatives aux actions planifiées 49


-Les Pilotes de processus Les demandes de report, de reformulation ou de
-Le Service Secrétariat de suppression sont reçues et enregistrées par le Service
la DEMO Réception des requêtes Secrétariat de la Direction des Études, des Méthodes
de report ou de et de l’Organisation (DEMO). Elles sont, par la suite
suppression transmis transmises au Directeur.
par les Pilotes de Il convient de préciser que les requêtes des Pilotes de
processus Processus doivent parvenir à la DEMO, au plus tard
quinze (15) jours avant l’échéance d’évaluation des
activités concernées.
Le Directeur des Études, des Méthodes et de

-Le DEMO Examen des requêtes et l’Organisation analyse l’opportunité de la demande a
- Le Directeur Général transmission au Directeur vant transmission au Directeur Général pour
Général pour avis et instructions avis et instructions.
Non
Le Directeur Général fait droit à la requête ou la

- Le Directeur Général rejette, au regard des enjeux qui s’y rapportent.
Requête
acceptée ? - En cas de rejet, une correspondance
d’information est transmise au Pilote
concerné ;
Oui
- En cas d’acceptation, le processus de

modification est mis en œuvre, après infor-
- Le DEMO Prise en compte des
mation du Pilote concerné.
- La SDMO modifications autorisées dans le
Plan d’actions de la DGTCP
NB : Dans tous les cas, la réponse au requérant doit
intervenir dans un délai de sept (7) jours ouvrés, après
réception de la requête.
Sur instructions du Directeur des Études, des

Méthodes et de l’Organisation, la Sous-Direction
des Méthodes et de l’Organisation procède à la
- La DEMO Diffusion du Plan
modifications des actions en cause.
- La DCRP d’actions modifié
Le Plan d’Actions intégrant les modifications
autorisées par le Directeur Général fait l’objet de
diffusion auprès des acteurs concernés et/ou de
l’ensemble des Pilotes et contributeurs de processus
Procédure de gestion des modifications relatives aux actions planifiées 50

3. Procédure d’évaluation de l’impact des actions planifiées

Cette procédure décrit les modalités d’évaluation de l’impact des actions planifiées. Elle
s’applique essentiellement aux activités programmées au Plan d’actions de la Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique au titre des domaines ci-après :
- Plan d’Actions Opérationnelles du Ministère de l’Économie et des Finances ;
- Plan Stratégique de Développement du Trésor Public ;
- Note d’Orientation de l’année ;
- recommandations des missions d’audit ;
- recommandations des missions de Benchmarking.
Les actions faisant l’objet d’évaluation d’impact au cours de l’année « n » sont celles
planifiées et exécutées au titre de l’année « n-2 ».
Il convient de relever, en outre, que la procédure s’applique aux projets du PSD achevés.
Il reste entendu que le PSD fera l’objet d’évaluation d’impact globale, après sa mise en
œuvre.
Fin de la gestion n+1
- Plans d’actions de la DGTCP pour l’année n-2 ;
- État d’exécution du Plan d’action de l’année n-2 ;
- Données recueillies au cours des gestions n-3, n-2 et n-1.
-élabore le projet de Termes de Référence (TDR) de l’étude d’impact.
Les TDR précisent, notamment, la méthodologie, le chronogramme et
la composition de l’équipe d’évaluation ;
-soumet le projet de TDR à la Direction Générale pour validation ;
La DEMO
-participe à la réalisation de l’étude d’impact et à l’élaboration du rapport
subséquent ;
-veille à la mise en œuvre des recommandations issues de l’étude
d’impact.
-valide le projet de TDR de l’étude d’impact et le rapport d’étude ;
La Direction Générale -donne des instructions pour la mise en œuvre des recommandations y
afférentes.
-réalise l’étude d’impact des actions planifiées ;
L’Équipe d’évaluation (IGT, -élabore le rapport d’étude.
DEMO, DQN, DFSPS) L’équipe d’évaluation comporte, en cas de besoin, d’autres acteurs dont
l’expertise est jugée nécessaire pour la bonne réalisation de l’évaluation.
-fournissent les données nécessaires à l’évaluation des actions
planifiées ;
Les Pilotes et contributeurs de
-reçoivent l’équipe d’évaluation lors des contrôles sur place ;
processus
-assurent la mise en œuvre des recommandations issues de l’étude
d’impact.
Procédure d’évaluation de l’impact des actions planifiées 51


procédure
- TDR de l’évaluation d’impact

- Rapport d’étude d’impact
- Matrice de suivi des recommandations issues de l’évaluation de l’impact des
actions planifiées
- Ouvrages méthodologiques
- Rapports d’études d’impact antérieures

TDR de l’évaluation d’impact
1 DEMO Durée de validité Tri
Rapport d’étude d’impact
2 DEMO Durée de validité Tri
Matrice de suivi des
recommandations issues de
3 l’évaluation de l’impact des DEMO Durée de validité Tri
actions planifiées


-Plan d’actions de la DGTCP pour l’année

Élaboration du
DEMO n-2
projet de TDR de
-Rapport d’exécution du Plan d’actions de
l’évaluation d’impact
l’année n-2
Comité de pré-validation des Validation du projet de TDR Projet de TDR de l’étude d’impact
études
- Réalisation de -TDR de l’étude d’impact

Équipe d’évaluation
l’évaluation d’impact -Données recueillies au cours des
(DEMO-IGT-DQN-DFSPS) - Élaboration du projet de gestions n-3, n-2 et n-1
rapport d’étude -Etudes d’impact antérieures
-Rapports d’enquêtes
Comité de pré-validation des Pré-validation du projet de -Projet de rapport d’étude d’impact

études rapport d’étude -Rapport de pré-validation
Validation du projet de Projet de rapport d’étude d’impact

Comité de Direction rapport d’étude
-Rapport d’étude d’impact

-DEMO Diffusion du rapport d’étude -Matrice de suivi de la mise en œuvre des
-DCRP recommandations
Mise en œuvre des Matrice de suivi de la mise en œuvre des

Pilotes et contributeurs de
recommandations recommandations
processus concernés
Suivi-évaluation de -Matrice de suivi de la mise en œuvre des

DEMO la mise en œuvre des recommandations
recommandations -Reporting périodique

4. Procédure de traitement des projets d’actes législatifs, administratifs et

réglementaires

Cette procédure décrit les modalités de traitement des projets d’actes législatifs, administratifs
et réglementaires. Elle s’applique à :
- l’élaboration de projets d’actes administratifs et réglementaires relatifs à
l’organisation et au fonctionnement des services, à l’exception des actes de
nomination ;
- l’examen des actes législatifs ou réglementaires soumis au Trésor Public pour avis.
- Instructions du Directeur Général ;
- Réception des dossiers.
Dossiers imputés par la Direction Générale
Secrétariat du DEMO réceptionne et enregistre les dossiers imputés à la DEMO.
Sous-Direction des élabore les projets d’actes soumis au DEMO et formule des
Etudes observations sur les actes transmis au Trésor Public pour avis.
Le DEMO valide les dossiers traités (projets d’actes ou observations formulées),
avant transmission au Directeur Général.
Directeur Général signe les dossiers, relevant de sa compétence, ou les transmet au
Ministre de tutelle pour signature.
procédure
- Projets d’actes administratifs et réglementaires ;
- Notes d’observations ;
- Lettres de transmission et/ou de réponse.
4.6 Textes légaux et réglementaires applicables
Textes légaux et réglementaires applicables selon la nature des dossiers à traiter
- Guides thématiques produits par la DGTCP ;
- Ouvrages didactiques ou tout autre document en rapport avec le dossier à traiter.
1 Projets d’actes législatifs, administratifs Service Archives Durée de validité Tri
et réglementaires et notes jointes
2 Copies d’actes validés Service Archives Durée de validité Tri
Procédure de traitement des projets d’actes législatifs, administratifs et réglementaires 54


-Direction Générale -Les dossiers imputés sont réceptionnés et
-Service Secrétariat de enregistrés par le Service Secrétariat de la
Réception des
la DEMO DEMO.
dossiers
-DEMO -Toutefois le DEMO peut les recevoir
-Sous-Direction des directement en raison de leur caractère
Etudes (SDE) confidentiel.
Le traitement est fonction de la nature du

- SDE dossier.
-Services concernés Traitement des dossiers -Cas des actes reçus pour examen : le
traitement consiste à formuler des
observations et suggestions à la requête,
conformément aux textes applicables.
-Cas de l’élaboration de projets d’actes
administratifs et réglementaires : le
traitement consiste à initier les projets,
conformément aux textes et règles
applicables.
Les dossiers sont traités dans un délai de sept
(7) jours ouvrés, conformément aux
engagements de service du Trésor Public en
la matière.
-Le DEMO Le DEMO s’assure que les dossiers traités

-Le Directeur Général Validation sont conformes aux exigences (clarté,
des dossiers traités lisibilité, cohérence du projet, conformité
aux textes et règles applicables) et les
transmet au Directeur Général pour
approbation.
Lorsque le dossier n’est pas

validé, il est retourné à la
Dossier DEMO pour prise en compte
validé ?
des observations du Directeur
Non Général.
-Directeur Général Oui Lorsqu’il est validé :
-DEMO -Le Directeur Général signe les dossiers
relevant de sa compétence.
-Les dossiers soumis au Trésor Public pour
Transmission examen et avis, font l’objet de notes
et/ou classement d’observation ou de lettres de transmission
des résultats adressées par le DG aux destinataires.
-Un exemplaire du dossier est classé par le
Service Secrétariat du DEMO.
Procédure de traitement des projets d’actes législatifs, administratifs et réglementaires 55

5. Procédure de production du rapport annuel
5.1. Objet et domaine d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de production du rapport annuel. Elle s’applique aux
activités menées par l’ensemble des processus de la DGTCP et restituées en fin de gestion.
5.2. Faits déclencheurs de la procédure
Besoin de restitution en fin de gestion des activités réalisées par les processus.
5.3. Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces
- Reportings bilan des processus ;
- Rapports d’activités des unités administratives ;
- Compte Général de l’Administration des Finances (CGAF).
5.4. Acteurs et responsabilités
Secrétariat de la DEMO - réceptionne les rapports d’activités des unités administratives et
le CGAF ;
- transmet lesdits documents à la Sous-Direction des Méthodes et
de l’Organisation.
Sous-Direction des -reçoit directement les Reportings bilan des processus ;
Méthodes et de -reçoit, du Secrétariat, les rapports d’activités des unités
l’Organisation administratives et le CGAF, en assure l’exploitation et élabore le
projet de rapport annuel transmis au Directeur des Études, des
Méthodes et l’Organisation pour observations.
Le DEMO -examine le projet de rapport annuel pour observations et
corrections éventuelles avant transmission à la Direction Générale
pour validation ;
-fait éditer et diffuser le rapport annuel, en relation avec la
Direction de la Communication et des Relations Publiques et la
Direction de la Documentation et des Archives.
Directeur Général valide le projet de rapport annuel de la DGTCP.
Le DCRP procède à la mise en ligne du rapport annuel sur le site de la
DGTCP.
Pilotes de processus et Transmettent les Reportings bilan à la DEMO.
contributeurs
Toutes les unités Transmettent les rapports d’activités à la DEMO.
administratives de la
DGTCP
procédure
Rapport annuel de la DGTCP
1 Rapport Annuel Service Archives 11 ans Tri
Procédure de production du rapport annuel 56


-Service Secrétariat de -Le Service Secrétariat réceptionne la version
la DEMO papier des rapports d’activités des unités
-Unités administratives Réception des
DGTCP rapports d’activités administratives et les transmet à la Sous-Directi
-Processus DGTCP des unités on des Méthodes et de
-Sous-Direction des administratives l’Organisation.
Méthodes et de -Les unités administratives transmettent directement la
l’Organisation version électronique à cette Sous-Direction.
-Les reportings bilan des processus sont aussi
transmis directement à la Sous-direction des
Méthodes et de l’Organisation
Exploitation des rapports
Sous-Direction des d’activités des unités Les reportings bilan des processus et les rapports reçus
Méthodes et de administratives
l’Organisation des unités administratives sont exploités en vue
d’extraire les informations nécessaires conformément
au canevas de production du rapport annuel.
Élaboration du projet de
rapport annuel Les données et informations issues de l’exploitation des
Sous-Direction des
Méthodes et de reportings bilan des processus et des rapports
l’Organisation d’activités des unités administratives sont synthétisées
selon les centres d’intérêts définis en vue de la
production du projet de rapport annuel.
Validation du projet de
rapport annuel
Un Comité de lecture présidé par le DEMO, procède à
- DEMO la correction du projet de rapport annuel avant
- Directeur Général transmission au Directeur Général pour validation.
Édition et
diffusion du -Le rapport annuel édité est diffusé aux services par le
rapport annuel DEMO, au plus tard le 30 septembre de l’année n.
- Le DEMO -La mise en ligne du rapport sur le site
- Le DCRP
www.tresor.gouv.ci. est effectuée par la
DCRP.
Procédure de production du rapport annuel 57

SECTION 2 : PROCESSUS MANAGER LA PERFORMANCE ET LES RISQUES

- Coordonner la planification et la mise en œuvre du système de management intégré
qualité, engagements de service et contrôle interne du Trésor Public ;
- Procéder à l’évaluation du système de management intégré.
- Mettre à la disposition des services, des méthodes et outils adaptés pour assurer le
fonctionnement efficace et la maîtrise des processus ou activités ;
- Évaluer périodiquement la conformité et l’efficacité du système de management
intégré qualité, engagements de service et contrôle interne.
- Résultats de l’analyse des données de l’écoute client ;
- Documents d’orientations stratégiques de la Direction Générale ;
- Normes et lignes directrices relatives à la Qualité et au contrôle interne ;
- Courriers de demandes de conseil et d’assistance des services ;
- comptes rendus des revues de processus, des revues de Direction ou de
séminaires-bilan et tableaux de bord des processus ;
- Organismes de certification, Organismes de normalisation ;
- Données et informations fiables et exhaustives ;
- Respect des dispositions contractuelles ;
- Respect des délais ;
- Application effective des outils et méthodes mis à disposition.
6. Éléments de sortie du processus : résultats, données de sortie ou livrables du
processus
- Politique Qualité, Kit qualité et contrôle interne, Référentiel des engagements de
service, Référentiel de contrôle interne, Tableau de bord du processus renseigné ;
Compte-rendu de revues de direction, Compte-rendu de revues de processus
- Reporting qualité et contrôle interne ;
- Manuel de management de la performance
Tous les processus de la DGTCP
processus
- Disponibilité du conseil et de l’assistance ;
- Méthodes et outils adaptés en vue d’obtenir un système de management intégré
conforme et efficace ;
Fiche technique du processus Manager la performance et les risques 58


-Politique qualité
Direction Générale -Documents d’orientation de la DG en
Définition des
matière de Qualité, d’Engagements de
orientations du
service et de Contrôle Interne (QECI)
Directeur Général en
matière de QECI
-Plan Stratégique
-Diagramme de Gantt, Plan d’actions des
processus
-Direction Générale -Cartographie des processus
Planification des actions du -Fiches d’identité de processus
- Pilotes de Processus Système de Management Intégré
- Direction de la Qualité et -Procédures documentées
QECI (SMIQECI) -Instructions de travail
de la Normalisation
-Kit Qualité de contrôle interne et de
maîtrise des risques et plan de
déploiement
associé
-Manuel de management de la
performance
-Rapports de formation et
communication sur les objectifs qualité
- Pilotes de processus -Rapport de déploiement du Kit qualité et
- Responsables de service Mise en œuvre des actions du contrôle interne
- DQN SMIQECI -Fiches de non-conformité (FNC),
- Directeur de la Formation -Fiches d’Actions Correctives
- DCRP -référentiel de contrôle interne et de
maitrise des risques
- Plan d’actions de maitrise des risques
-Compte-rendu de Comité de Direction
-Plan d’actions des processus
- Comptes rendus de comité processus
-Procédures de maîtrise des processus,
Procédure de maîtrise des non-
conformités, Procédures d’actions
correctives et préventives
-Tableaux de Bord des processus

- Direction Générale - Comptes rendus de revue de processus
-Inspection Générale du - Comptes rendus de revue de direction
Évaluation de la conformité et de
Trésor -Rapports de déploiement du kit qualité
l’efficacité du SMIQECI
- Pilotes de processus et contrôle interne
- Responsables de service
- DQN -fiche de non-conformité ou Registres de
- Auditeurs Internes non-conformités et d’AC renseignés
- Auditeurs externes -Résultats de l’écoute client
Procédure de maîtrise des non-
-
conformités, Procédures d’actions

correctives
- Direction Générale -Politique et objectifs qualité mis à jour
- Pilotes de processus Amélioration -Documents actualisés (Plan d’actions du
- Responsables de service du SMIQECI processus actualisé, plan d’actions de
- DQN maitrise des risques, référentiel de
contrôle interne, etc…)
- rapport d’audit interne
- rapport sur le contrôle interne et la
maîtrise des risques
Fiche technique du processus Manager la performance et les risques 59


1. Procédure de maîtrise des processus

Cette procédure décrit les modalités de maîtrise des processus. Elle s’applique à l’ensemble
des processus de la DGTCP regroupés en trois familles d’activités :
- Processus de management identifiés sous le code (PM) ;
- Processus opérationnels ou processus de réalisation identifiés sous le code (PR) ;
- Processus support identifiés sous le code (PS).
Orientations et instructions de la Direction Générale
1.3 Éléments d’entrée de la procédure

- Acte portant organisation et fonctionnement de la DGTCP
- Politique Qualité
- Guide de préparation de la revue de processus
Comité de Direction valide la cartographie des processus de la DGTCP.
nomme les pilotes de processus, convoque et préside la revue de
Directeur Général
Direction.
-contribuent à l’identification, à la formalisation des processus,
à la définition des méthodes et outils de pilotage;
Pilotes de processus -formalisent les processus et les procédures associées ;
-assurent le pilotage des processus et procèdent aux
améliorations nécessaires.
Responsables de service contribuent au pilotage et à l’amélioration des processus.
-contribue à l’identification et à la formalisation des processus ;
Direction de la Qualité et
-définit les méthodes et outils nécessaires au pilotage des
de la Normalisation
processus.
1.5 Éléments de sortie de la procédure
- Cartographie des processus validés ;
- Fiches techniques de processus validées ;
- Procédures validées ;
- Outils de pilotage validés ;
- Comptes rendus de comité processus ;
- Comptes rendus de revue de processus ;
- Comptes rendus de revue de Direction.
- Directive n°01/2009/CM/UEMOA du 27 mars 2009 portant Code de
transparence dans la gestion des finances publiques ;
- Règlement n°03/2010/CM/UEMOA du 21 juin 2010 portant Schéma
d’harmonisation des activités d’accréditation, de certification, de normalisation et
de métrologie dans l’UEMOA ;
- Loi organique n° 2014-336 du 05 juin 2014 relative aux Lois des finances ;
- Loi organique n°2014-337 du 05 juin 2014 portant Code de transparence dans la
gestion des finances publiques ;
Procédure de maîtrise des processus 60
- Loi n° 2013-866 du 23 décembre 2013 relative à la normalisation et à la promotion

de la qualité.
- Plan Stratégique de Développement du Trésor Public ;
- Norme ISO 9000 ;
- Norme ISO 9001 ;
- FD X 50-176 Management des processus ;
- Instruction de travail relative à la maîtrise des informations documentées ;
- Procédure de maîtrise des non-conformités ;
- Procédure d’actions correctives.
1.8 Enregistrements : preuves de réalisation de la procédure ou des résultats obtenus

Durée d’utilité
N° Désignation Responsable classement Sort final
administrative
1 Décision de nomination des Pilotes de processus Durée de validité Tri
Pilotes de processus de la décision
2 Comptes rendus de comité Pilotes de processus 11 ans Tri
processus
3 Comptes rendus de revue de Pilotes de processus 11 ans Tri
processus
4 Comptes rendus de revue de Direction de la Qualité et 11 ans Tri
direction de la Normalisation
5 Tableaux de bord de processus Pilote de Processus et 11 ans Tri
renseignés responsables de service

1.9 Enchainement des tâches de la procédure

-Comité de Direction Les orientations générales sont définies par la
-Pilotes de processus Direction Générale. C’est sur la base de ces orientations
-Direction de la Qualité Définition des et de l’acte portant organisation et fonctionnement de la
et de la Normalisation orientations DGTCP que l’organisation pour la maîtrise des
(DQN) du DG en processus est mise en place.
matière de - Les processus sont identifiés par le Comité de
QECI Direction avec la contribution de la DQN. Ils sont
formalisés selon le Référentiel mis à la disposition
des pilotes de processus par la DQN. Ces pilotes
sont nommés par le Directeur Général et la
Cartographie des processus est validée par le
- Pilotes de processus Formalisation des Comité de Direction.
- DQN processus et définition - La DQN met à la disposition des pilotes de processus
des méthodes et outils et responsables de service, les méthodes et outils de
de pilotage associés pilotage de ces processus.
- Les pilotes de processus, assistés des Chefs de
Service Qualité et Contrôle Interne et de la DQN,
élaborent les documents relatifs à leur processus et
assurent leur mise à jour.
Le pilotage des processus consiste à :

- élaborer et mettre en œuvre les plans d’actions des processus ;
- déployer les documents, les méthodes et outils nécessaires au
fonctionnement et à la maîtrise des processus dans l’ensemble
-Pilotes de processus des services (Kit qualité) ;
-Responsables de service Pilotage des processus - évaluer l’efficacité du fonctionnement des processus en
réalisant les comités et revues de processus programmés ou
autres actions nécessaires ;
- mettre en œuvre les recommandations ou actions issues des
audits, des inspections ou autres évaluations des processus ;
- rendre compte du fonctionnement des processus (reporting au
Comité de Direction, revue de Direction et revue de
processus).
- La préparation des revues de processus par les pilotes de
processus se fait au moyen du Guide de préparation de revue
de processus. Ce guide est diffusé aux acteurs concernés avant
la revue
- Les pilotes de processus et responsables de service ont la

responsabilité d’identifier et de mettre en œuvre les corrections
Amélioration et les Actions Correctives pour améliorer la performance de
des processus leur processus.
- Les principales sources d’amélioration possibles sont
notamment :
• l’analyse des résultats des indicateurs de processus ;
• l’analyse des résultats de l’écoute clients ;
• les rapports d’audits internes et externes, les PV
d’inspection ;
-Pilotes de processus • l’analyse des risques ;
-Responsables de service • la revue des dysfonctionnements détectés
(Fiche d’Actions Correctives, fiche de non-conformité) ;
• les rapports d’écoute du personnel (suggestions
d’amélioration, innovations) ;
• les registres des plaintes et réclamations clients ;
• 1’exploitation des bonnes pratiques en vigueur sur d’autres
processus ou services ;
• l’exploitation du rapport sur le contrôle interne et la
maîtrise des risques ;
• l’exploitation du rapport général sur le fonctionnement
des services du Trésor Public

2. Procédure de maîtrise des non-conformités

Cette procédure décrit les modalités de traitement des non-conformités. Elle s’applique
aux non-conformités relatives au système de management et aux prestations fournies par
la DGTCP.
- Non-conformités détectées ;
- Plaintes et réclamations enregistrées.
- Fiches/Registres de non-conformités renseignées ;
- Formulaires de plaintes et réclamations renseignés ;
- Formulaire de surveillance des risques.
Détectent, enregistrent les non-conformités, examinent
leur recevabilité et les traitent.
Services concernés
Note 1 : Les non-conformités peuvent être détectées par les agents,
les usagers/clients, partenaires ou tout autre acteur.
vérifient l’efficacité du traitement des non-conformités et
Responsables de service
enregistrent les résultats du traitement.
examine la recevabilité des non-conformités, les traite,
vérifie les résultats et procède aux enregistrements
nécessaires.
Service concernés
Note 2 : Le Service qualité et contrôle interne fait partie des
services concernés.
- Fiche/registre des non-conformités clôturé ou mis à jour ;
- Formulaire/registre de plaintes et réclamations clôturés ou mis à jour ;
- Notification du résultat du traitement de la plainte ou de la réclamation au
requérant.
- Catalogue des produits et prestations de la DGTCP (Cf. Manuel de Management
de la Performance) ;
- Norme ISO 9001 : Systèmes de management de la Qualité – Exigences.
Procédure de maîtrise des non-conformités 63


Responsable Durée de
du classement classement
1 Registres/Fiches des non-conformités Responsable du 11 ans Conservation

clôturés ou mis à jour traitement de la non-
conformité
2 Registres/Formulaires de réclamation Responsable du 11 ans Conservation
clôturés ou mis à jour traitement de la non-
conformité
3 Notification du résultat du traitement Responsable de 11 ans Tri
des plaintes et réclamations au service concerné
requérant


- La détection de la non-conformité (NC) probable
peut se faire par tout service, client/usager, tout
Détection et
Services concernés agent ou autre acteur, par écrit ou de façon verbale.
enregistrement de la
Usagers/clients - La NC probable est enregistrée (Cf. Registre des
non-conformité
non-conformités, Fiches de non-conformité,
Formulaire ou registre des plaintes et réclamations).
-L’examen porte sur les caractéristiques de la

Services concernés prestation ou les exigences à respecter. Il est réalisé
ou Service dédié Examen de la recevabilité par le responsable concerné ou service dédié.
de la non-conformité
-Si la NC n’est pas avérée, l’action est clôturée et

enregistrée.
Non
NC avérée ?
-Les NC avérées font l’objet de traitement (Cf.
Registre des non-conformités, Fiches de non-
conformité, Formulaire ou registre des plaintes et
réclamations).
Oui - Le traitement consiste à procéder aux corrections

-Services
concernés nécessaires ou à mettre en œuvre les dispositions
Traitement de la non-conformité prévues à cet effet pour éliminer la cause de la NC
-Service dédié ou à faire face à ses effets réels ou potentiels. Le
traitement de la NC et des résultats obtenus sont
enregistrés (Cf. Registre des non-conformités,
Fiches de non-conformité, Formulaire ou registre
des plaintes et réclamations).
-Responsable de
-La vérification consiste à s’assurer que les
service Vérification du résultat du corrections ou actions mises en œuvre pour le
-Service dédié traitement de la NC traitement de la NC ont permis d’éliminer la cause
de la non-conformité ou de faire efficacement face
aux conséquences (Cf. Registre des non-
conformités, Fiches de non-conformité, Formulaire
ou registre des plaintes et réclamations).
Non
Actions
efficaces ?
Oui -Les Registres/Fiches de NC sont visés par le

Responsable concerné (identité, signature, date de
Responsable du l’enregistrement et toute autre mention nécessaire).
service ou Service -Le résultat du traitement des plaintes et
Enregistrement réclamations est notifié au requérant identifié.
dédié du résultat du (Cf. Registre des non-conformités, Fiches de non-
traitement de la conformité, Formulaire ou registre des plaintes et
non-conformité réclamations clôturés ou mis à jour).

3. Procédure d’actions correctives

Cette procédure décrit les modalités d’identification, de mise en œuvre et de suivi des
actions correctives (AC). Elle s’applique aux processus du Système de Management
intégré qualité, engagements de service et contrôle interne de la DGTCP.
- Résultat de l’analyse des non-conformités détectées ;
- Résultat de l’analyse du fonctionnement des processus :
suivi régulier des indicateurs de performance ;
analyse des incidents ;
revues de processus.
- Résultat de l’analyse des résultats d’inspection, d’audits ou autres évaluations ;
- Résultat de l’analyse des résultats d’écoute clients :
analyse des indicateurs de mesure de la satisfaction des clients ;
analyse des réclamations des clients ;
analyse des résultats des enquêtes de satisfaction ;
analyse des comptes rendus d’échanges avec les usagers/clients et partenaires.
- Résultat de l’analyse des risques ;
- Résultat des rapports des missions de visites d’étude ou revues de bonnes pratiques
(benchmarking) ;
- Résultat de l’analyse des décisions, recommandations ou actions issues des :
comités de direction ;
revues de Direction ;
revues de processus ;
comités de pilotage ;
comités processus ou réunions de service.
Note 1 : Les faits déclencheurs ci-dessus énumérés peuvent conduire à des actions correctives.

Rapports d’analyse des non-conformités, du pilotage des processus, des données issues
de l’écoute client, de la gestion risques, des résultats de missions d’inspection, d’audit ou
autres évaluations.
décident de l’opportunité de la mise en œuvre d’actions
-Pilotes de Processus correctives, identifient et analysent les causes de la non-
-Responsables de service conformité, déterminent les actions correctives, assurent leur
-Acteurs dédiés mise en œuvre, évaluent l’efficacité des actions et clôturent
ces actions
Note 2 : Les Chefs de service qualité et contrôle interne font partie des
acteurs dédiés.
Procédure d’actions correctives 66

-Inspection Générale du procèdent à l’évaluation de l’efficacité des actions
Trésor correctives
-Direction de la Qualité et
de la Normalisation

- Fiche d’action corrective clôturée ;
- Registre d’actions correctives mis à jour.
- Procédure d’audit ;
- Procédure de maîtrise des non-conformités ;
- Procédure de maîtrise des processus.
N° Désignation Responsable Durée d’utilité Sort final
1 Fiches des actions correctives Pilotes de processus 11 ans Tri
clôturées ou responsables de
service
2 Registres des actions correctives Jusqu’à Tri
mis à jour épuisement du
registre

flux)
-Pilotes de L’opportunité de la mise en œuvre des actions
Processus correctives s’appuie sur les résultats d’analyse des
Décision de l’opportunité
-Responsables de sources de non-conformité, notamment les comptes
de la mise en œuvre
service d’actions correctives rendus des comités de Direction, l’écoute client, les
-Acteur dédié procès-verbaux d’inspection, les rapports d’audit, les
tableaux de bord, les référentiels de contrôle interne,
l’étude des meilleures pratiques.
-Pilotes de
Processus Les causes sont identifiées et analysées selon les outils
-Responsables de Identification et analyse des et méthodes adaptées.
service causes de la non-conformité
-Acteur dédié
-Pilotes de
Processus Détermination des actions Les acteurs concernés déterminent les Actions
-Responsables de correctives Correctives adaptées aux causes des non-conformités
service avérées.
-Acteur dédié
-Pilotes de
Processus Mise en œuvre des actions Les Actions Correctives planifiées sont mises en
-Responsables de correctives œuvre par les acteurs concernés.
service
-Acteur dédié
-IGT/DQN Il s’agit de s’assurer que les Actions Correctives mises

-Pilotes de Evaluation de l’efficacité en œuvre donnent les résultats attendus ou probants.
Processus des actions correctives
Responsables de
service
-Acteur dédié
Non
AC efficaces ?
-Le traitement et la vérification de l’efficacité des AC

font l’objet d’enregistrement (Cf. Fiches/Registres
-Pilotes de Oui
des AC clôturés ou mis à jour).
Processus
Responsables de Clôture de -Les actions correctives sont clôturées lorsque leur
service l’action mise ne œuvre a été jugée efficace.
-Acteur dédié

4- Procédure de changement
1. Objet et domaine d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de gestion des changements dans le fonctionnement
du Trésor Public.
2. Faits déclencheurs de la procédure

- Expression des besoins de changement ou nécessité de changement inhérente à
l’application de nouvelles dispositions légales et règlementaires, à la mise en œuvre
de réformes.
- Description des étapes et modalités de réalisation d’une activité suite à des
changements ou modifications.
3. Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces

- Directives communautaires, Décrets, Lois, Instructions de la Direction Générale,
besoins de changements exprimés ;
- Fiches techniques des processus ;
- Catalogue des produits et prestations de la DGTCP ;
- Manuel de procédures de la DGTCP ;
- Plan stratégique.
4. Acteurs et Responsabilités
identifie les besoins de changement ;
valide les propositions de changement ;
Comité de direction
désigne le service responsable de la
conduite du changement concerné
désigne les membres du Comité de
validation du cahier des charges ;
Directeur Général
communique sur le dispositif de gestion
du changement
rédige les cahiers de charges en
Directions Centrales/ Postes précisant les aspects de la gestion et des
Comptables/DSI. contrôles du changement, y compris :
conception de solution ;
estimation du temps;
test d’acceptation;
Procédure de changement 69
contrôle de la version;
formation et assistance des équipes
d’application du changement ;
planifie les étapes du changement.
analyse et valide les projets de cahier des

Comité de validation des cahiers des
charges du changement ;
charges
participent à la mise en place de la

politique de changement ;
communiquent sur les enjeux du
changement dans leurs services et
auprès des services contributeurs ;
Pilotes de processus ou Responsables de
service/poste coordonnent et conduisent le plan du
changement dans leur sphère de
compétence ;
rendent compte du niveau
d’appropriation des mesures de
changement.
mettent en œuvre les outils de
changement ;
communiquent à leurs responsables les
Chefs de Service/agents
difficultés d’application des outils de
changement.
évaluent la mise en œuvre des mesures

de changement ;
Inspection Générale du Trésor/Division
formulent les recommandations
Audit interne/Direction de la Qualité et
d’amélioration ;
de la Normalisation
contribuent à l’identification des actions
correctives.
5. Éléments de sortie de la procédure: résultat, données de sortie ou livrables de la

procédure
- Cahiers des charges ;
- Outils du changement ;
- Plan de conduite du changement ;
- Rapports d’évaluation ;
- Rapports d’impact/bilan ;
- Rapport général de fonctionnement du Trésor Public.
6. Textes légaux et réglementaires applicables
- Rapport sur le contrôle interne et la maîtrise des risques ;

- Directive n° 07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 portant règlement général sur
la comptabilité publique au sein de l’UEMOA ;
- Directive n° 01/2009/CM/UEMOA du 27 mars 2009 portant Code de
transparence dans la gestion des finances publiques ;
- Loi organique n° 2014-336 du 05 juin 2014 relative aux Lois des finances ;
- Loi organique n° 2014-337 du 05 juin 2014 portant Code de transparence dans la
- Rapports d’inspection ;
- Rapports d’audits ;
- Instructions comptables ;
- Décrets portant attribution et organisation du Ministère de l’Economie et des
Finances.
7. Enchainement des tâches de la procédure

Acteurs Commentaires
L’identification est à l’initiative de
tous les services qui en justifient le
Tous les Identification des besoin. Elle résulte de l’analyse du
services besoins de contexte et permet de capter à
Cellules changement travers une directive, un texte de loi
ou autres dispositifs, le besoin de
spécialisées
changement.
Le Comité de Direction analyse

l’opportunité du changement. Cet
exercice exige une communication
sur l’exposé des motifs (enjeux),
Analyse du besoin de
Comité de soit par le service/poste initiateur,
changement soit par le Directeur Général.
direction
Rejet du
besoin de
changemen
t?
Opportunité
Comité de du A l’issue de l’analyse, le Comité de
direction changement ? Direction se prononce sur
Non
l’opportunité du changement. Il
valide le besoin de changement si
celui est fondé au vu des arguments
présentés et de l’impact attendu sur
Oui les activités.
Le service La planification consiste à la

Planification du rédaction et validation du cahier de
chargé de la
changement charges comportant tous les
conduite du
changement aspects de la gestion et des
contrôles du changement, y
identifié
compris :
- Conception de solution ;
- Estimation du temps;
A - Test d’acceptation;
- Contrôle de la version;
- Identification des services
d’implémentation.
A
Application des mesures de

Acteurs Commentaires
L’application consiste à:
Tous les - déployer les mesures de
acteurs changement ;
concernés - Communiquer sur le bien-fondé
du changement ;
- procéder à la formation des
utilisateurs des outils de
changement ;
L’évaluation consiste à :
-Pilotes de - Recueillir les difficultés
processus/Dire d’application ;
ctions - Recueillir et traiter les non
Centrales/Post conformités ;
es Comptables - formuler les recommandations
d’amélioration ;
- Identifier les postes/services ayant
intégré le changement ;
Comité de
Direction La consolidation du changement
Pilotes de consiste à :
processus - Partager les bonnes pratiques lors
de séminaires, des Comités de
Chefs de
Direction et autres plateformes
circonscription d’échanges ;
s financières - communiquer sur les
recommandations issues des
contrôles ;
- identifier les mesures correctives
appropriées aux non conformités
enregistrées.
Comité de
Direction
Tous les Un bilan du changement est fait
services pour situer l’impact des
dispositions prises sur la mise en
œuvre des activités.
5- Procédure de gestion des risques
1. Objet et domaine d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de mise en œuvre et de suivi-évaluation du dispositif de
maîtrise des risques. Elle s’applique à l’ensemble des processus et activités du Trésor Public.
2. Faits déclencheurs de la procédure

- Décision de mise en œuvre d’un processus ou d’une activité ;
- Elaboration ou actualisation des fiches techniques des processus ;
- Description des étapes et modalités de réalisation d’une activité.
3. Eléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces
- Cartographie des processus ;
- Fiches techniques des processus ;
- Catalogue des produits et prestations de la DGTCP ;
- Manuel de procédures de la DGTCP ;
- Rapports d’auto-évaluation ;
- Rapports d’inspection ;
- Rapports d’audits.
4. Acteurs et Responsabilités
valide la cartographie des risques, le manuel de
Comité de direction procédures et le manuel de management de la
performance du Trésor Public.
- approuve le document cadre portant organisation et

fonctionnement du contrôle interne et de maîtrise des
risques ;
Directeur Général - désigne les membres du Comité Risques ;
- préside le Comité Risques ;
- communique sur le dispositif de contrôle interne et de
maîtrise des risques.
- veille à la stricte application du dispositif de contrôle
interne et de maîtrise des risques ;
- rend compte des résultats consolidés du traitement des
Comité Risques risques au Comité de direction ;
- communique sur l’évolution de la cartographie des
risques ;
- produit le rapport périodique de contrôle interne et de
maîtrise des risques.
- met à la disposition des services des outils adaptés pour
Direction de la Qualité et de la gestion des risques ;
la Normalisation - assure la formation, la sensibilisation des services en
matière de contrôle interne et de maîtrise des risques.
Procédure de gestion des risques 74

- communiquent sur les enjeux et le dispositif de
contrôle interne et de maîtrise des risques dans leurs
services ;
- établissent, valident et mettent à jour la cartographie
des risques de leurs processus respectifs ;
- établissent, valident et mettent à jour le référentiel de
Pilote de processus ou contrôle interne de leur processus respectifs ;
Responsables de -coordonnent la mise en œuvre du contrôle interne et de
service/poste la maîtrise des risques sur leurs processus ou services
respectifs par l’établissement de plans d’actions de
maîtrise des risques ;
- présentent les résultats du contrôle interne et de la
maîtrise des risques de leurs processus ou service/postes
au cours des comités processus, revues de processus,
comités de direction, revues de direction, selon le cas.
- assure le relais en matière de communication sur
le contrôle interne et la maîtrise des risques au
Chefs de service Qualité et niveau local ;
Contrôle Interne - rendent compte du fonctionnement du dispositif
de contrôle interne et de maîtrise des risques aux
pilotes de processus et Chef de service concernés.
5. Eléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la

procédure
- cartographie des risques ;

- Référentiel de contrôle interne et de maîtrise des risques
- Plans d’actions de maîtrise des risques ou mesures de contrôle ;
- formulaires de surveillance des risques ;
- reportings sur le contrôle interne et la maîtrise des risques ;
- organigrammes fonctionnels ;
- rapport sur le contrôle interne et la maîtrise des risques.
6. Textes légaux et réglementaires applicables

- Directive n°01/2009/CM/UEMOA du 27 mars 2009 portant Code de transparence
dans la gestion des finances publiques ;
- Loi organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux lois des finances
- Loi organique n°2014-337 du 05 juin 2014 portant Code de transparence dans la
- Document cadre relatif à l’organisation du contrôle interne et de la maîtrise des
risques à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ;
- Instructions comptables.
7. Autres documents nécessaires à l’application de la procédure

- Norme ISO 31 000 : 2018 relative aux Système de management des risques ;

- Cadre de référence du contrôle interne et de la maîtrise des risques COSO 2013 ;

- Manuel de management de la performance de la DGTCP ;
- Fiches de poste ;
- Fiches suiveuses et fiche de contrôle ;
- Autres documents de travail et preuves de réalisation.
8. Enregistrement : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat obtenu

Responsable du
N° Désignation Durée d’utilité Sort final
classement
1 Cartographie des risques DQN
Référentiels de contrôle Pilotes de

2
interne processus
Plan d’actions de maîtrise Pilotes de

3
des risques processus
Reportings sur le contrôle

Pilotes de
4 interne et la maîtrise des
processus
risques
Rapport d’auto-
5 DAI/IGT
évaluation
6 Rapports d’inspection IGT
7 Rapports d’audits DAI/IGT
Rapport sur le contrôle

Comité des
8 interne et de la maîtrise
risques
des risques

9. Enchaînement des tâches de la procédure

Acteurs Représentation schématique Commentaires
Tous les acteurs L’identification consiste à déterminer les

concernés risques sur les processus ou activités. Elle
Identification implique l’ensemble des acteurs du processus
des risques ou de l’activité (Cf. Référentiel de contrôle
interne)
Tous les acteurs Analyse des risques L’analyse consiste à déterminer les causes des
risques et leurs conséquences potentielles (Cf.
concernés Référentiel de contrôle interne)
Tous les acteurs L’évaluation consiste à déterminer le niveau

concernés Evaluation des de criticité des risques ou leur poids en
risques fonction des critères d’évaluation définis.
L’évaluation de la criticité se fait sur la base de
l’impact et de la probabilité d’occurrence du
risque. La méthodologie d’évaluation est
décrite en annexe de cette procédure.
Tous les acteurs Traitement des Le traitement des risques consiste à identifier
concernés les actions de maîtrise des risques encore
risques appelées mesures de contrôle, et à les mettre en
œuvre (Cf. Référentiel de contrôle interne et
plan d’actions de maîtrise des risques)
- Pilotes de L’évaluation consiste à s’assurer de l’effectivité

processus/Directeurs/ et de l’efficacité des mesures prises pour
Suivi-évaluation mitiger les risques. Le suivi-évaluation se fait à
Chefs de poste/ des risques quatre niveaux :
Fondés/Chefs de
Service - Premier niveau : autocontrôle
- IGT/DAI mutuel ou contrôle croisé (Cf.
- DQN Formulaire de surveillance des
- DAI/IGT risques)
- IGF - Deuxième niveau : suivi de la bonne
- IGE application des outils par la DQN
- Troisième niveau : évaluation de
l’effectivité et de l’efficacité par la
DAI/IGT, l’IGF et l’IGE
10. Annexe
- Modèle de référentiel de contrôle interne
- Méthodologie d’évaluation des risques

SECTION 3 : SURVEILLER LA GOUVERNANCE

- Réaliser les missions d’inspection et d’audit dans les postes comptables, les
services du Trésor Public, et contrôler les secteurs Financier, Bancaire et
Assurance ;
- Suivre la mise en œuvre des recommandations issues des missions d’inspection,
d’audit, de contrôle et de traitement des saisines de l’Observatoire de l’Ethique et
de la Déontologie du Trésor Public (OED-TP).

Suivi de l’application, par les services du Trésor Public, des textes législatifs et
règlementaires régissant leur domaine ;
Contrôle des opérations des Postes Comptables et des services ;
Contrôle des Systèmes Financiers Décentralisés ;
Contrôle du Secteur des Assurances ;
Contrôle du Secteur Bancaire ;
Audit des services du Trésor Public ;
Initiation des procédures d’ouverture et de clôture des comptes des organismes
publics et accréditation des Comptables Publics sur lesdits comptes ;
Initiation des procédures de mise en débet, de remise gracieuse, de décharge de
responsabilité et de remboursement de cautionnement ;
Suivi de l’application, par les agents du Trésor Public, des valeurs d’Ethiques et de
Déontologies.
S’assurer de la conformité des pratiques administratives, comptables et
managériales aux exigences ;
S’assurer de la fiabilité des informations financières et comptables ;
Assurer la coordination et la supervision des contrôles réalisés par les autres
services du Trésor Public (Direction des Etablissements de Crédit et des Finances
Extérieures, Direction de la Règlementation et de la Surveillance des Systèmes
Financiers Décentralisés, Direction des Assurances, Postes Comptables Généraux
et Trésoreries Générales) ;
Produire les PV et rapports de contrôle conformes et les transmettre avec célérité ;
Suivre efficacement la mise en œuvre des recommandations issues des contrôles,
en vue d’améliorer les pratiques administratives et comptables ;
Mettre en œuvre toutes les actions et recommandations d’amélioration du PM4,
les engagements de services et le programme de sensibilisation de l’OED-TP.

- Programmes de contrôle et plan d’audit de l’année antérieure ;
- Instructions et note de la Direction Générale ;
Fiche technique du processus Surveiller la gouvernance 78

- Auto-saisine (informations anonymes, dénonciations, coupures de presses,

incidents,…) ;
- Saisine de l’Observatoire de l’Ethique et de la Déontologie du Trésor Public;
- Budget des missions de contrôle ;
- Procès-verbaux et rapports antérieurs d’inspection ou rapports d’audit ;
- Rapports d’activités de l’Inspection Générale du Trésor ;
- Relevés et concordances bancaires ;
- Balance des Postes Comptables, fiche des comptes ;
- Situations des approvisionnements ;
- Actes de nomination, Attestation de cautionnement ;
- Comptes- rendus des revues de direction et de processus ;
- Etat du traitement des non-conformités ;
- Normes et référentiels applicables ;
- Ordres de missions ;
- Programme d’activités de l’Observatoire de l’Ethique et de la Déontologie du
Trésor Public ;
- Compte Général de l’Administration des Finances ;
- Tableau des Opérations Financières de l’Etat.
- Inspection Générale d’Etat ;
- Ministère de l’Economie et des Finances ;
- Inspection Générale des Finances ;
- Tous les services et processus de la Direction Générale du Trésor et de la
Comptabilité Publique
- Comité d’Audit ;
- Banques et établissements financiers ;
- Comptables Publics et auxiliaires ;
- Ordonnateurs ;
- Média et usagers ;
- Postes Comptables Déconcentrés.
7. Éléments de sortie du processus: résultats, données de sortie ou livrables du processus
- Programmes de contrôle et plan d’audit ;
- Procès-verbaux de vérification ;
- Rapports de contrôle et d’audit ;
- Procès-verbaux de passation de service ou d’installation de Comptable Public;
- PV de constats (cambriolage, vols, incendies,…) ;
- Rapports de suivi des recommandations d’inspection et d’audit ;
- Comptes rendus des revues de Direction, de processus et de comité processus ;
- Arrêté de mise en débet administratif ;
- Arrêté de remise gracieuse ;
- Arrêté de décharge de responsabilité ;
- Arrêté de remboursement de cautionnement ;
- Lettres d’information de rejet de demande de remise gracieuse, de décharge de
responsabilité ;

- Lettres d’accréditation des Comptables Publics ;

- Lettres de clôture de compte bancaire.
8 Clients du processus
- Inspection Générale d’Etat, Inspection Générale des Finances ;
- Ministère en charge de l’Economie et des Finances
- Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ;
- Agent Judicaire du Trésor ;
- Tous les services et processus du Trésor Public ;
- Comptables Publics et assimilés.
Processus
- Respect des délais de production et de transmission des procès-verbaux et rapports
de mission d’inspection et d’audit ;
- Conformité, objectivité et sincérité des procès-verbaux et rapports.


Acteurs (Logigramme ou diagramme de Documents associés
flux)
- IGT
- Instructions de la Direction Générale
- Chefs d’Antennes
Planification des - Formulaires de saisine de l’OED-TP
Régionales - Procès-verbal et rapports antérieurs
- Chefs de Divisions et de activités d’audit, de
- Liste des Services
Départements contrôle et de
- Programme d’inspection
-Observatoire de l’Éthique et l’Observatoire - Plan d’audit
de la Déontologie du Trésor - Programme d’évaluation des Plans d’actions
Public (OED-TP); - Programme des vérifications et des passations
-Chefs de Circonscription - Programme d’activités de l’OED-TP
Financière
-Liste des Inspecteurs et des Auditeurs,

Procès-verbaux et rapports antérieurs
d’inspection ou rapports d’audit, termes de
référence, plan d’audit, ordre de mission
- Rapports d’inspection et d’audit antérieurs
- Procès-verbaux de passation
- Guides du vérificateur et d’audit
-IGT - Instructions comptables
-OED-TP Réalisation des activités - Procédure de réalisation d’une mission
d’audit, de contrôle et de d’inspection
l’Observatoire - Procédures de réalisation d’une mission
d’audit
-Procédure d’instruction de dossier de saisine
de l’Observatoire de l’Éthique et de la
Déontologie
-Procédure d’instruction de dossier de
remboursement de cautionnement
- Procédure d’instruction de dossier de
décharge de responsabilité ou de remise
gracieuse
- Procédures d’instruction de dossier de mise
en débet administratif
- Procédure d’accréditation des Comptables
Publics

- Services audités, inspectés

ou mis en cause
-Services dédiés
A
- Chefs de Division, Chefs
d’Antennes Régionales
- Chefs de poste des services - Plans d’actions de mise en œuvre des
inspectés ou audités Mise en œuvre des recommandations issues des missions
- OED-TP recommandations issues des d’audits, d’inspections (IGT) ou d’instruction
missions d’audit, de contrôle et de de dossier de saisine de l’OED-TP.
l’Observatoire
- IGT
- Chefs de Division - Rapport de suivi-évaluation de la mise en
- Chefs d’Antennes œuvre des recommandations
Régionales - Procédures d’actions correctives/préventives
- OED-TP - Rapports d’audit et d’inspection
Suivi-évaluation
- Services audités, inspectés de la mise en œuvre des -Tableau de suivi des requêtes de l’OED-TP
ou mis en cause recommandations issues
des missions d’audit, de
contrôle et de
l’Observatoire
Bilan périodique - Compte rendu de revue de direction

des activités - Compte rendu de revue de processus
d’audit, de - Rapports d’activités
contrôle et de
l’Observatoire


1. Procédure de réalisation d’une mission d’inspection

Cette procédure décrit les modalités de réalisation d’une mission d’inspection. Elle
s’applique aux opérations et au management des postes comptables et autres structures du
Ministère en charge de l’Economie et des Finances.
- Instructions de la Direction Générale ou de la tutelle ;
- Informations de diverses sources, dénonciations, incidents ;
- Saisines de l’Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie ;
- Nécessité d’exécuter le programme d’inspection.
- Programme d’inspection ;
- Procès-verbaux et rapports antérieurs d’inspection ;
- Courriers de saisine ;
- Articles de presses ;
- Extraits des comptes, relevés bancaires et autres documents nécessaires.
MEF ; DGTCP, Saisit l’IGT ou l’Equipe de mission
IGT
Équipe de mission prépare et réalise la mission d’inspection, élabore le projet de rapport et

d’inspection procès-verbal d’inspection.
Inspecteur Général valide les termes de référence de la mission, met à disposition les
du Trésor moyens de réalisation de la mission, s’assure du suivi de la mise en
œuvre des recommandations issues de la mission.
Services inspectés satisfait à la requête d’information de l’équipe d’inspection, met en

œuvre les actions ou recommandations issues des missions d’inspection
et procède à leur suivi-évaluation.
procédure
- Rapport d’inspection ;
- Procès-verbal d’inspection ;
- Fichier numérique du procès-verbal ou du rapport ;
- Matrice des recommandations ;
- Fiche de travail.
1.6 Texte légaux et réglementaires applicables
- Guide du Vérificateur ;
- Canevas de contrôle ;
Procédure de réalisation d’une mission d’inspection 83

1 Procès-verbal d’inspection Service Archives 11 ans Tri
2 Rapport d’inspection Service Archives 11 ans Tri
3 Matrice des recommandations Service Archives 11 ans Tri
4 Fiche de travail Service Archives 11 ans Tri

MEF -La mission d’inspection peut être réalisée sur
DGTCP Saisine/ saisine de la Direction Générale ou de la tutelle.
IGT Auto-saisine -Toutefois, l’IGT peut s’autosaisir selon le besoin
ou déclencher la mission à partir du programme
d’inspection établi.
La préparation de la mission consiste à :

-constituer l’équipe de mission d’inspection ;
-Équipe de mission Préparation de la mission -établir les ordres de missions ;
de l’IGT d’inspection -rechercher des données relatives au Poste
-Postes Comptable et des données sur le Comptable en
Comptables poste ;
Généraux -réunir les moyens logistiques ;
-Circonscriptions -faire une réunion préparatoire au sein de l’équipe
Financières de mission.
-RPI
-RPD Réalisation de la mission de La réalisation de la mission se fait conformément
d’inspection au Guide du Vérificateur appuyé par des
procédures ou des données issues de nouvelles
réformes (progiciels ASTER-DIRECTIVES,
SyGACUT, SIGCOT, SIGEPN, nouvelle
Équipe de mission nomenclature Budgétaire et Comptable).
(IGT, PCG, CF, La réalisation de la mission consiste à faire :
RPI, RPD) -la réunion d’ouverture ;
-le passage en revue des différentes composantes du
canevas ;
-la rédaction du PV ou rapport ;
-la signature et la diffusion du PV ;
Équipe de mission - la réunion de clôture ;
(IGT, PCG, CF, -l’insertion des constats et recommandations dans
RPI, RPD) le progiciel LINX.
- La copie originale du PV ou du rapport et le

Transmission des PV des fichier numérique en WORD sont transmis à
CF à l’IGT l’IGT par l’Equipe de mission.
Service inspecté
Service dédié
Mise en œuvre des -Les recommandations éventuelles en réponse aux
recommandations conclusions d’inspection sont mises en œuvre par
l’inspecté (Cf. Procès-verbal et rapport
d’inspection, Plan d’actions).
- IGT
- Services inspectés
-La vérification des actions éventuelles entreprises,
Suivi de la mise en sur la base des recommandations de la mission
œuvre des d’inspection, est réalisée par une mission de suivi-
recommandations évaluation de l’IGT, par le responsable du service
inspecté ou par la cellule LINX.

2. Procédure d’audit interne
Cette procédure décrit les modalités de planification, de préparation, de réalisation, de

restitution des résultats et de suivi-évaluation des missions d’audits internes au Trésor
Public.
Elle s’applique à tous les services, aux processus, produits et services du Trésor Public.

- Instructions et orientations du Comité d’Audits (et) (ou) besoin d’audit exprimé
par le Directeur Général ;
- Besoin d’audit exprimé par les Pilotes de processus et responsables de service ;
- Besoin d’exécution du Programme annuel des audits
- Importance ou état de vulnérabilité des processus à auditer ;
- Traitement d’une non-conformité ou d’un dysfonctionnement ou d’un retour
d’informations des clients ou de toute autre partie intéressée ;
- Evaluation de l’efficacité de la planification et de la mise en œuvre des demandes
d’actions correctives, des recommandations issues des missions d’audits et de
l’évaluation du dispositif des contrôles internes.

- Résultats des audits précédents ;
- Résultats de l’évaluation du contrôle interne ;
- Comptes rendus de revue de Direction et des revues de processus ;
- Résultats de l’analyse des données de la plateforme BAOBAB et LINX ;
- Résultats de la surveillance des risques sur les processus ;
- Données d’évaluation de l’efficacité des processus, des Plans d’actions
stratégiques, des notes d’orientations, des Plans d’objectifs et des Plans d’actions
des processus ;
- Fiche technique des processus et la matrice d’interfaces ;
- Organigrammes, rapports d’activités et autres données de Reporting ;
- Manuel de procédures, les instructions de travail et les exigences légales et
règlementaires applicables ;
- Matrice de surveillance des exigences des Parties intéressées pertinentes.
Procédure d’audit interne 86

2.4 Acteurs et Responsabilités
ACTEURS RESPONSABILITES
Participe à la programmation des activités d’audit
COMITE D’AUDITS S’assure de la mise en œuvre des actions suite à audit
Analyse et valide les résultats des audits
Participe à la programmation des activités d’audit
Participe à la mise à disposition des ressources
IGT / CHEF D.A.I – Participe à la préparation de l’audit et à sa réalisation
Auditeur Instructeur / Participe à la mise en œuvre des actions suite à audit
Auditeur Examinateur Réalise le suivi de l’audit
Encadre, conseille et évalue le niveau de compétences des
équipes d’audits
Procède à la mise en examen et la certification des résultats
d’audit
Participe à la préparation des activités d’audit
Participe à la préparation de l’audit
Auditeur principal (Lead Réalise l’audit et supervise les activités opérationnelles de
Auditor certifié et Qualifié l’équipe d’audit
/ Senior Auditor) Produit le rapport d’audit
Participe au suivi de l’audit et vérifie l’efficacité des actions
correctives
Clôture les FNAC
Auditeurs (Junior Participent à la programmation des activités d’audit
Auditor) Préparent, exécutent l’audit et vérifient l’efficacité des actions
entreprises
Veillent à la confidentialité des audits
Audités (Tous les Services Préparent les données d’entrée et la documentation nécessaire
de la DGTCP) à la préparation, à la planification et à la réalisation de l’audit
Renseignent les DAC, les fiches d’Observations (F.O) et
Elaborent un plan d’actions suite à audit
Mettent en œuvre les actions suite à audit
2.5 Eléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la

procédure
- Programme d’audit ;
- Plan d’audit ;
- Rapport d’audit ;
- Plan d’actions de mise en œuvre des recommandations d’audit et les fiches de
traitement des observations ;
- Fiche de non-conformités et de demande d’actions correctives.

Cartographie des processus de la DGTCP ;

Cartographie des risques du Trésor Public ;
Norme ISO 19011 version 2018 : Lignes directrices pour l’audit des systèmes de
management ;
Norme ISO 9000 version 2015 : Systèmes de Management de la qualité- Principes
essentiels et vocabulaire ;
Norme ISO 9001 version 2015 : Systèmes de Management de la qualité- Exigences ;
Cadre de référence internationale pour la pratique professionnelle de l’audit interne ;
Référentiel de contrôle interne et de maitrise des risques du Trésor Public ;
Référentiel des engagements de service public du Trésor Public ;
Manuel de Management de la performance du Trésor Public ;
Manuel de procédures du Trésor Public.
Classement administrative
1 Programme d’Audits Services Archives 11 ans Tri
2 Plan audits Services Archives 11 ans Tri
3 Rapport audit + FNAC & F.O Services Archives 11 ans Tri
4 Plan d’actions suite à audit Services Archives 11 ans Tri
Programme annuel de recyclage des Services Archives 11 ans Tri

5
auditeurs internes
Fiche d’évaluation et de Services Archives 11 ans Tri

requalification des auditeurs
6
(Dossiers d’évaluation des auditeurs
internes)
Compte-rendu d’évaluation et de Services Archives 11 ans Tri

7 requalification annuelle des
auditeurs
8 Liste des Auditeurs internes Services Archives 11 ans Tri
Compte rendus des Comités Services Archives 11 ans Tri

9
d’Audits
10 Matrix Planning d’audit Services Archives 11 ans Tri
Fiches d’ouverture et de clôture Services Archives 11 ans Tri
11
d’audit
Rapport de synthèse des résultats Services Archives 11 ans Tri
12
d’audits


Acteurs Logigramme de procédure Commentaires et documents associés
- Programme annuel des audits internes ou audits
Planification de l’audit exceptionnels
RAI
Elle est réalisée à partir des résultats des audits
précédents, de l’importance et de l’état de
Préparation de la
Auditeurs, mission d’audit
vulnérabilité des processus, en tenant compte des
Audité résultats des contrôles internes, de l’un ou de toute
Replanifier partie des faits déclencheurs associés à la présente
l’audit procédure d’audit
Audit réalisable
selon la FIP, procédures et instructions de travail, rapports
planification ? d’audits précédents, référentiels exigés par les
Non
auditeurs. Exigences légales et réglementaires et
normes
Oui
Réalisation de la mission d’audit

Plan d’audit. Check-list
Auditeurs
Rédaction du rapport d’audit
Diffusion du rapport d’audit

Rapport d’audit
RAI
Elaboration des FNAC/FO

Audités FNAC/F.O
Evaluation des AC
Auditeurs
Proposer de
nouvelles actions
Audités
AC efficace ?
Oui
Clôture de l’audit
Auditeurs
Evaluation des auditeurs internes

Auditeurs Dossier d’évaluation des Auditeurs internes
et le dispositif d’audit
examinateurs
Restitution des résultats de l’audit Reporting/rapport de synthèse des résultats d’audit

RAI devant le Comité d’Audit
PR Comité Surveillance, revue et Rapport de synthèse validé et approuvé par le

d’audit amélioration validées Comité d’Audit

ANNEXE :
DESCRIPTION DES ACTIVITES D’AUDITS
-
1. Responsabilités du Responsable de l’Audit Interne
Dans l’exécution de ses fonctions, le RAI rend compte à la Direction Générale et au

Comité d’Audit. Il doit notamment :
Fournir une évaluation annuelle de l’adéquation et de l’efficacité des processus de

l’organisation, qui visent à contrôler les activités et à gérer les risques dans les domaines
définis par la mission ;
Signaler les problèmes importants liés aux processus de contrôle des activités du Trésor
Public y compris les améliorations susceptibles d’être apportées à ces processus, et
fournir des informations sur ces problèmes jusqu’à leur résolution ;
Tenir régulièrement informés la Direction Générale et le Comité d’Audit du statut et
des résultats du plan annuel d’audit et leur indiquer si les ressources du service d’audit
sont suffisantes ;
Communiquer son plan d’audit et ses besoins en ressources ainsi que l’impact de toute
limitation de ses ressources ;
signaler tout changement important susceptible d’intervenir dans le plan d’audit en
cours d’exercice ;
Partager des informations, coordonner les activités et envisager d’utiliser les travaux
des autres prestataires internes (gestion des risques, conformité, sécurité, fonction
juridique, éthique, audit externe) et externes d’assurance et de conseil afin d’assurer
une couverture adéquate et d’éviter les doubles emplois ;
Assurer une gestion efficace en veillant à la conformité de l’audit interne aux
dispositions obligatoires du CRIPP tant au niveau de chaque auditeur interne qu’au
niveau de l’activité dans son ensemble.
2. La programmation
La programmation des audits internes est annuelle. Elle est revue lorsque cela est jugé
nécessaire.
Elle est réalisée à partir des résultats des audits précédents, de l’importance et de l’état de
vulnérabilité des processus, qui prend en compte les résultats des contrôles internes, de l’un
ou de toute partie des faits déclencheurs associés à la présente procédure d’audit.
Chaque processus de la cartographie des processus de la DGTCP est audité au moins
une fois par an pour évaluer en priorité sa conformité aux exigences applicables (Audits
de conformité Système), son niveau de résilience, de criticité et d’appétence aux risques
opérationnels (Audits intégrés basés sur les risques) et son niveau d’efficacité et de
performances (Audits de performances organisationnelles).
Un processus est audité plus d’une fois lorsque :
Une non-conformité a été détectée au cours des audits précédents et/ou ;

L’analyse des plaintes et réclamations sur le processus a abouti à une ou plusieurs

non-conformités et/ou ;
L’analyse des risques sur le processus a permis de constater qu’un ou plusieurs
risques ne sont pas maîtrisés et/ou ;
A l’évaluation de l’efficacité du processus, il présente un niveau de surveillance
avéré ;
Une note d’orientations de la DGTCP (et) ou du Comité d’Audits est publiée
dans ce sens.
3. Les critères de choix et de qualification des auditeurs
Les critères de sélection des auditeurs internes sont les suivants :
Avoir une expérience professionnelle d’au moins deux (2) ans à la DGTCP,
Etre fonctionnaire ou agent de l’Etat issu du cycle supérieur de l’E.N. A, ou être
titulaire d’au moins un BAC+5, ou avoir un certificat d’auditeur agréé, ou
bénéficié au moment de sa sélection de la qualité d’Inspecteur Vérificateur
Principal ou d’Inspecteur Vérificateur.
Les auditeurs internes sélectionnés non certifiés au moment de leur sélection, sont admis
à intégrer un cycle de formation et, subissent une évaluation en fin de formation pour être admis
au Collège des auditeurs internes, en qualité d’auditeur en formation, et après avoir obtenu à l’issue
de cette évaluation une note supérieure ou égale à 12/20.
L’auditeur sélectionné obtient sa qualification d’auditeur interne après avoir fait une
formation d’audit Qualité et une formation sur la norme ISO 9001, réalisé au moins un audit
qualité sur les douze derniers mois sous la supervision d’un auditeur certifié (disposer de
la preuve de la certification de l’auditeur certifié).
4. Qualité de l’auditeur principal
Est Auditeur principal en formation, l’auditeur interne qui a une expérience d’audit d’au moins 02
ans, qui comptabilise au moins 20 heures de formation d’audit et de connaissance à la norme ISO
9001 et a réalisé au moins 3 audits internes.
Est Auditeur principal, l’auditeur interne qui a une expérience d’audit d’au moins 3 ans, qui
comptabilise au moins 30 heures de formation d’audit et de connaissance à la norme ISO 9001, a
réalisé au moins 05 audits internes et jugé apte à l’issue d’une évaluation.
5. Critère de requalification de l’auditeur
La requalification des auditeurs internes est annuelle (cf. compte-rendu de

requalification des auditeurs internes). Cette requalification intervient après le cycle
d’évaluation et de réévaluation annuelle des auditeurs internes au cours de laquelle
l’auditeur obtient une note supérieure ou égale à 12/20.
Les critères de requalification sont les suivants : aptitudes générales, techniques et
déontologiques de l’auditeur (voir fiche d’évaluation des auditeurs internes).
-

La requalification est conduite par un Comité d’évaluation représenté par l’IGT et la

Division chargée de l’encadrement de l’audit (DAI).
La réévaluation de l’auditeur interne, donnant droit à sa requalification est annuelle. Par

ailleurs, l’auditeur interne bénéficie annuellement d’un programme de recyclage
systématique.
La méthodologie d’évaluation des auditeurs internes tire sa source des méthodes

d’évaluation des auditeurs du référentiel international ISO 19.011 Version 2018 Articles
7.3, 7.4 et 7.5. Les méthodes d’évaluation peuvent inclure séparément ou
cumulativement :
- La vérification des antécédents en matière de pratique d’audit de l’auditeur évalué ;

- Les retours d’informations sur la prestation de l’auditeur ou par la revue de ses
pairs ;
- Les entretiens d’évaluation relative aux aptitudes générales, comportementales,
techniques et déontologiques de l’auditeur évalué ;
- Les observations en présence d’un auditeur assermenté et ou les tests d’aptitudes
psychométriques ;
- La revue post-audit à partir des revues et des examens des rapports d’audit, des
entretiens avec les auditeurs Examinateurs et le DAI, l’équipe d’audit et le cas
échéant le retour d’informations des audités.
6. Le choix de l’équipe d’audit
Les missions d’audits sont réalisées par une équipe d’audit composée de deux ou trois
personnes, en général. Chaque équipe d’audit comprend un auditeur principal ou un
responsable de la mission d’audit et un ou des auditeurs. La mission d’audit peut être
conduite par un seul auditeur selon le cas.
Note : des experts techniques peuvent faire partie de la mission d’audit, selon le besoin,
ainsi que observateurs qui sont des auditeurs en formation.
Information de l’équipe d’audit.
- Le D.A.I détermine les modalités de l’audit :

- Les objectifs qui peuvent prendre en compte les priorités de la Direction, les
exigences normatives, règlementaires, légales et contractuelles, la nécessité
d’évaluer les fournisseurs, les clients, les risques et les opportunités…
- Les critères d’audit
- Le champ de l’audit et la durée
- Les documents à renseigner (plan d’audit, rapport d’audit et fiche de non-
conformité et d’actions correctives) ;
- La note de notification de l’audit et les ordres de mission (Mandat d’audits) y
afférant.
Il en informe ensuite l’équipe d’audit, afin de lui permettre de préparer sa mission. En cas
d’indisponibilité, l’équipe d’audit en informe immédiatement le RAI qui prendra toutes les
dispositions pour prévoir une autre équipe d’audit en remplacement de la précédente.

7. Information de l’audité
L’Auditeur principal établit le premier contact (physique, téléphonique, électronique) avec

l’audité pour l’informer des conditions de l’audit et s’assurer de sa faisabilité. En cas
d’indisponibilité des personnes ressources du secteur à auditer, l’auditeur principal informe
immédiatement le RAI qui procède à un réajustement.
8. Préparation de l’audit
L’auditeur principal organise son équipe d’audit afin de mener à bien la mission d’audit. Il
tient à sa disposition les documents nécessaires à la préparation et au déclenchement de la
Mission d’Audits.
L’équipe d’audit analyse les données d’entrée et autres documents nécessaires demandés
et mis à disposition par le pilote du processus à auditer.
Sous la responsabilité de l’auditeur principal, l’équipe d’audit établit le plan d’audit et le
transmet au moins 8 jours avant la date de l’audit au pilote du processus ou au responsable
du service à auditer par voie hiérarchique.
L’auditeur principal définit avec l’équipe d’audit les pistes de questions à traiter au cours
de l’audit et élabore un guide d’entretien (CHECK LIST).
9. Réalisation de l’audit
a) La réunion d’ouverture
L’équipe d’audit rencontre les personnes désignées selon le chronogramme du plan
d’audit. Au cours de cette rencontre :
- l’auditeur principal présente le plan d’audit, les objectifs de la mission et la

méthodologie à adopter et rappel les principes de déontologie des auditeurs;
- l’équipe d’audit enregistre les observations des personnes à auditer et répond à
ses besoins d’information ;
- le plan d’audit passé en revue, fait l’objet de mise à jour éventuelle et de
validation.
b) Entretien, interview avec les audités
L’équipe d’audit déroule son guide d’entretien et note les constats ainsi que les références
des documents de preuve présentés.
L’équipe d’audit examine la fiabilité et la pertinence des sources d’informations par le
recoupement d’informations et le recueil des données par un échantillonnage approprié.
Elle procède à l’évaluation des exigences de conformité, de performance et de résilience
des preuves d’audits par rapport aux procédures internes, aux normes, standards et aux
autres critères d’audits, à l’effet d’établir les constatations d’audit et les préconisations.

c) Synthèse /Revue
A la fin de l’audit, l’équipe d’audit fait une revue et une synthèse de tous les constats et
formule les écarts constatés et les recommandations, en vue de dégager les conclusions de
l’audit.
d) Réunion de clôture
L’Auditeur principal fait la conclusion aux audités en leur indiquant les constats d’audit
qui peuvent être des points positifs, des écarts et des recommandations.
Il invite le pilote du processus ou le service audité à identifier, planifier et mettre en œuvre
des corrections, des actions correctives sans attendre le rapport d’audit final.
10. Rédaction du rapport d’audit
Le rapport d’audit est rédigé par l’auditeur principal. Il doit refléter fidèlement l’esprit et le
contenu de l’audit, est daté, signé par l’auditeur et approuvé par le Chef de la Division Audit
Interne ou le responsable du processus ou service audité. Le rapport d’audit contient les éléments
suivants :
- le champ de l’audit et l’identité des audités
- les objectifs de l’audit, l’identité de l’auditeur ou des auditeurs
- les constats (points forts, écarts éventuels et observations)
- l’appréciation sur l’efficacité et la performance du processus
- appréciation sur l’aptitude du système à atteindre les objectifs définis.
Le rapport d’audit doit être diffusé par le responsable en charge des audits aux parties
intéressées (commanditaires et audités) quinze (15) jours au plus après la réunion de clôture
de l’audit. Il élabore les FNAC et suit la mise en œuvre des actions jusqu’à leur clôture.
Les actions éventuelles en réponse aux constats d’audit sont mises en œuvre par l’audité
(Cf. FNAC, Plan d’actions).
La vérification de l’efficacité des actions entreprises suite à l’audit est réalisée par
l’auditeur principal ou l’équipe d’audit (Cf. Fiche de non-conformité et d’actions
correctives).
Le RAI ou l’auditeur principal procède au regard des résultats de l’évaluation des

actions entreprises, à la clôture des FNAC suite à audit.
Les enregistrements des audits sont conservés par le pilote de processus.

La vérification de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre est réalisée selon un
planning élaboré à cet effet.

3. Procédure d’instruction de dossier de saisine de l’Observatoire de l’Éthique et

de la Déontologie

Cette procédure décrit les modalités d’instruction d’une saisine de l’Observatoire de
l’Éthique et de la Déontologie du Trésor Public. Elle s’applique aux requêtes des
usagers/clients, partenaires et agents du Trésor Public jugées recevables.
3.2 Fait déclencheur de la procédure
Recevabilité du dossier de saisine ou d’auto-saisine en cas de présomption ou soupçon de
manquement aux dispositions du Code d’Éthique et de Déontologie des Agents du Trésor
Public
Dossier à instruire visé par le Coordonnateur de l’Observatoire
Secrétariat Général examine et se prononce sur la recevabilité de la saisine, transmet le
de l’Observatoire dossier au Coordonnateur pour imputation, conserve une copie du
dossier et les résultats du traitement, fait le point du suivi de la mise
en œuvre des recommandations, met à jour le Tableau de suivi des
requêtes.
Équipe en charge mène les investigations nécessaires, élabore les projets de rapport de
du dossier traitement, de note à l’attention du Directeur Général ainsi que les
d’instruction courriers de notification aux parties prenantes.
Membres de se prononcent sur les décisions et suggestions à proposer à la

l’Observatoire Direction Générale.
Coordonnateur de impute le dossier à instruire à une équipe, saisit l’Inspection Générale

l’Observatoire du Trésor en cas de besoin, participe à l’examen et à la validation du
projet de rapport de traitement, adresse une note au Directeur
Général, le cas échéant, notifie le résultat du traitement du dossier
aux parties prenantes.

procédure
- Rapport de traitement ;
- Note à l’attention du Directeur Général ;
- Tableau de suivi des requêtes mis à jour ;
- Courriers portant notification du résultat du traitement des dossiers aux
requérants ou aux mis en cause.
Procédure d’instruction de dossier de saisine de l’Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie 95

- Décision n° 237/MEF/DGTCP/DEMO du 21 avril 2020 portant création, attributions,

organisation et fonctionnement de l’observatoire de l’Éthique et de la Déontologie du
Trésor Public ;
- Décision n° 00273/MEF/DGTCP/DEMO du 27 avril 2020 portant désignation des
membres de l’observatoire de l’Éthique et de la Déontologie du Trésor Public.
- Code d’éthique et de Déontologie des Agents du Trésor Public.
1 Rapport de traitement de dossier de Secrétariat Général 11 ans Tri
saisine et note à l’attention du de l’Observatoire
Directeur Général
2 Tableau de suivi des requêtes mis à Secrétariat Général 11 ans Tri
jour de l’Observatoire
3 Courriers portant notification du Secrétariat Général 11 ans Tri
résultat du traitement des dossiers aux de l’Observatoire
requérants ou aux mis en cause


flux)
Lorsque le dossier est jugé recevable par le Secrétariat Général de
Le Coordonnateur Imputation du l’Observatoire, il est transmis au Coordonnateur qui l’impute à
de l’Observatoire dossier à instruire une équipe composée en général de deux (02) membres de
l’Observatoire, accompagnés d’un assistant.
L’investigation consiste à mener les enquêtes appropriées au

dossier imputé. Elle peut prendre les formes suivantes :
-audition au siège de l’Observatoire ou sur le terrain :
o audition du dénonciateur ou informateur
pour confirmer ou infirmer ses propos ou
obtenir des informations complémentaires ;
o audition de témoins éventuels ;
o audition des mis en cause ou des concernés.
Attributaires de
Un procès-verbal d’audition est établi.
dossier d’instruction Investigation
- vérification des informations sur le terrain ;
- analyse contradictoire des informations recueillies ;
- confrontation éventuelle des parties au siège de l’Observatoire
ou sur le terrain.
Dans certains cas, l’appui de tout autre service ressource du

Elaboration du projet de Trésor est sollicité par l’Observatoire en vue de réunir les
Attributaires de rapport de traitement informations nécessaires.
dossier d’instruction
Les membres de l’Observatoire, attributaires de dossier, élaborent
un projet de rapport de traitement et de note à l’attention du
Directeur Général. Le projet de rapport comprend en général les
actes d’instruction, les observations et analyses, les
Membres
Examen et validation recommandations ou suggestions relatifs au dossier traité :
permanents et non
permanents de du projet de rapport de - les membres de l’Observatoire se prononcent sur les décisions et
l’Observatoire traitement suggestions contenues dans le projet de rapport de traitement.
-le rapport validé prend en compte les observations éventuelles.
Une note est transmise au Directeur Général pour recueillir ses

Transmission du rapport de instructions éventuelles :
Le Coordonnateur - le résultat du traitement de la requête est notifié aux parties
traitement et de la note à
de l’Observatoire intéressées par le Coordonnateur de l’Observatoire.
l’attention de la Direction
Générale -un exemplaire du dossier traité est conservé par le Secrétariat
Général de l’Observatoire. Ce dossier comprend notamment le
rapport de traitement, la note au Directeur Général, le formulaire
de saisine renseigné, les pièces justificatives ou autres documents
nécessaires.
Notification du -le Secrétariat Général de l’Observatoire fait le point du suivi de
-Le Coordonnateur la mise en œuvre des recommandations au cours des réunions
de l’Observatoire résultat du traitement
du dossier aux parties hebdomadaires et met à jour le Tableau de suivi des requêtes.
-Secrétariat Général
de l’Observatoire intéressées et suivi des
recommandations

4. Procédure d’instruction d’une demande de remboursement de cautionnement

Cette procédure décrit les modalités d’instruction d’une demande de remboursement de
cautionnement. Elle s’applique aux Comptables Publics ou Assimilés et à tout responsable
de service ayant introduit une demande de remboursement de cautionnement.

Réception du dossier de demande de remboursement de cautionnement
- Demande de remboursement ;
- Pièces jointes à la demande.
Service Courrier réceptionne et enregistre les dossiers de demandes de remboursement
de l’IGT de cautionnement avant transmission à l’Inspecteur Général du Trésor
(IGT) qui fait les imputations nécessaires.
Division Etudes, examine les dossiers, transmet les pièces aux services compétents pour
Appui et vérification, initie le projet d’arrêté de remboursement de
Accompagnement cautionnement et le soumet à l’IGT avant approbation et transmission
au destinataire par voie hiérarchique.
Inspecteur -impute les dossiers à la DEAA pour traitement, examine la

Général du conformité du projet d’arrêté et le soumet à l’approbation du Directeur
Trésor (IGT) Général qui le transmet au Ministre en charge de l’Économie et des
Finances pour signature, remet copie de l’arrêté au requérant aux fins
de remboursement par l’Agence Comptable Centrale du Trésor
(ACCT) ;
-notifie la demande de suspension éventuelle de remboursement de
cautionnement au requérant.

procédure
- Arrêté de remboursement ;
- Courrier de suspension de remboursement notifié au requérant.
- Loi organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux lois de finances ;
- Décret n°64-161 du 16 avril 1964 portant règlementation en ce qui concerne la
réception et le remboursement des consignations, cautionnements et dépôts
légaux administratifs et judiciaires ;
- Décret n°64-240 du 26 juin 1964 portant règlementation en matière de
responsabilité et de débets des comptables publics et les textes qui l’ont modifié ;
Procédure d’instruction d’une demande de remboursement de cautionnement 98

- Décret n°69-304 du 4 juillet 1969 tel que modifié par le décret n°71-167 du 25
mars 1971 portant fixation des garanties que les comptables publics,
fonctionnaires et agents assimilés doivent constituer avant leur installation ou leur
prise de fonctions et précisant les modalités de constitution de ces garanties.
1 Copie de l’arrêté de remboursement de Service Archives 11 ans Tri
cautionnement
2 Courrier de notification de suspension de Service Archives 11 ans Tri
remboursement


Service Les dossiers de demande de remboursement de
Courrier cautionnement des Comptables Publics et assimilés
Réception des
sont enregistrés par le Service Courrier de l’IGT.
dossiers de demandes
de remboursement de - Ils comprennent notamment, une demande de
cautionnement remboursement, une déclaration de recette
prouvant que l’intéressé a constitué un
cautionnement, l’acte de nomination de l’intéressé,
la copie de l’Arrêt de quitus de la Cour des
Comptes ou quitus de bonne gestion, le procès-
verbal d’installation en qualité de Comptable
Public, etc. (Liste exhaustive des pièces : Cf.
Annexe)
- IGT
- Services - Après la vérification des pièces, l’IGT fait la mise
compétents en forme des dossiers et les transmet selon leur
Examen des dossiers
nature aux services compétents pour avis. Il s’agit
notamment de l’ACCT, de l’AJT, de l’ACCC, de
la DCP, de la PGSP, de la RGF.
Non - Les dossiers revêtus de l’avis de ces services, sont
Avis retournés à l’IGT pour analyse.
favorable ?
-
IGT En cas d’avis défavorable, la demande de
Notification de la remboursement de cautionnement est suspendue
suspension de la Oui par l’IGT et la décision est notifiée au requérant.
demande de
remboursement au En cas d’avis favorable, l’IGT élabore le projet
requérant
d’arrêté de remboursement de cautionnement
accompagné d’une note de présentation qu’il
IGT/DEAA transmet au Directeur Général.
Élaboration du projet Le projet d’arrêté est soumis au Ministre en charge
d’Arrêté
de l’Économie et des Finances pour signature.
IGT L’IGT notifie la copie de l’arrêté au requérant et

Notification de transmet l’original et le dossier à l’ACCT pour le
l’Arrêté au requérant remboursement.
et à l’ACCT
Un exemplaire est classé.

Annexe : Contrôles effectués par les services compétents
Services concernés Contrôles effectués

Vérification de la liste des pièces exigées (Demande de remboursement,
Déclaration de recette accompagnée de l’état des retenues à retirer à
l’ACCT et prouvant que l’intéressé a constitué un cautionnement,
Décret, Arrêté ou Décision de nomination de l’intéressé ; Certificat de
prise de service, Arrêté de radiation pour les retraités, Certificat de
cessation de service, Photocopie de la carte nationale d’identité , Copie
Inspection Générale du de l’Arrêt de quitus de la Cour des Comptes ou quitus de bonne gestion,
Trésor (IGT) Procès-verbal d’installation, Bulletin de solde retraçant la retenue du
cautionnement)
Note : Pièces complémentaires en cas de décès de l’intéressé : Extrait d’acte de

décès, Acte de notoriété, Acte de non remariage ou de non séparation de corps,
Certificat de tutelle pour les enfants mineurs.
- Vérification de l’authenticité du reçu de cautionnement joint au

Agence Comptable
dossier
Centrale du Trésor
(ACCT) - Etablissement de la déclaration de recettes au vu de l’état des
retenues des indemnités.
Vérification portant sur les points suivants :
- le débet comptable ;
Agence Judiciaire du - les poursuites au civil ou au pénal ;
Trésor (AJT) - les actions récursoires ;
- l’Arrêt de la Cour des Comptes, des arrêtés de remise gracieuse ou
de décharge de responsabilité.
Agence Comptable des Vérification portant sur les points suivants :
Créances Contentieuses - le débet comptable ;
(ACCC) - la remise gracieuse ou la décharge de responsabilité ;
- le montant du recouvrement de débet effectué.
Direction de la Vérification de la transmission des comptes de gestion du comptable à la
Comptabilité Publique Cour des Comptes
(DCP)
Vérification portant sur les points suivants :

Paierie Générale du - la transmission des comptes de gestion et des comptes financiers à
Secteur Parapublic la Cour des Comptes ;
(PGSP) - l’obtention du quitus ;
- l’existence d’injonctions de la Cour des Comptes.

5. Procédure d’instruction d’une demande de décharge de responsabilité ou de

remise gracieuse

Cette procédure décrit les modalités d’instruction d’une demande de décharge de
responsabilité ou de remise gracieuse. Elle s’applique aux Comptables Publics et Assimilés
mis en débet qui introduisent une demande de décharge de responsabilité ou de remise
gracieuse.

- Réception de la demande de décharge de responsabilité ;
- Réception de la demande de remise gracieuse.
- Demande de décharge de responsabilité ;

- Demande de remise gracieuse ;
- Pièces jointes à la demande (copie de l’arrêté de débet, copie du procès-verbal de
police ou de gendarmerie, copie du procès-verbal d’inspection).
Service Courrier de réceptionne et enregistre les dossiers de demande de décharge de
l’IGT responsabilité et de demande de remise gracieuse avant transmission
à l’IGT pour les imputations nécessaires.
Division Etudes, examine les dossiers, initie le projet d’arrêté de décharge de

Appui et responsabilité ou de remise gracieuse accompagné de la note de
Accompagnement présentation et le soumet à l’IGT avant approbation et transmission
(DEAA) au destinataire par voie hiérarchique.
IGT impute les dossiers à la DEAA pour traitement, examine la

conformité du projet d’arrêté et le soumet à l’approbation du
Directeur Général qui le transmet au Ministre en charge de
l’Économie et des Finances pour signature, remet copie de l’arrêté
au requérant, en cas de rejet, une notification est faite à l’intéressé.

procédure
- Arrêté de décharge de responsabilité ou de remise gracieuse ;

- Courrier de notification du rejet au requérant.
Procédure d’instruction d’une demande de décharge de responsabilité ou de remise gracieuse 102


- Loi organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux Lois de finances ;
prise de fonctions et précisant les modalités de constitution de ces garanties.
5.7 Enregistrement : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat obtenu
N° Responsable Durée d’utilité
1 Courrier de notification de rejet de la Service Archives 11 ans Tri
demande de décharge de responsabilité ou
de la demande de remise gracieuse
2 Copie de l’arrêté de décharge de Service Archives 11 ans Tri

responsabilité ou de l’arrêté de remise
gracieuse


Acteurs
Service -Les dossiers de demande de décharge de
Courrier de responsabilité et de demande de remise
Réception des dossiers de gracieuse des Comptables Publics et
l’IGT
demande de décharge de assimilés sont enregistrés par le Service
responsabilité et de demande Courrier de l’IGT.
de remise gracieuse -Ils comprennent notamment, une copie de
l’arrêté de débet, une copie du procès-
verbal de police ou de gendarmerie, une
copie du procès-verbal de l’IGT.
-Les demandes doivent être introduites par
les requérants dans un délai d’un an à
compter de la notification de l’arrêté de
débet.
-L’examen consiste à vérifier l’exhaustivité

-IGT/DEAA Examen des dossiers et la régularité des pièces jointes au dossier
en vue du traitement adapté à la nature de
la demande (remise gracieuse ou décharge
de responsabilité).
Non Demande -Pour la demande de décharge de

de décharge de responsabilité, l’examen consiste à vérifier
responsabilité ? l’existence d’un cas de force majeure.
-Lorsqu’il s’agit d’une demande de recours
gracieux, un projet d’arrêté est élaboré par
la DEAA.
Oui Notification -Si la force majeure n’est pas avérée, l’IGT
IGT du rejet au élabore un projet de lettre de rejet à la
requérant
signature du Ministre en charge de
l’Économie et des Finances par voie
Non hiérarchique.
Cas de force
majeure -La décision de rejet est notifiée au
avérée? requérant.
S’il existe un cas de force majeure, un

projet d’arrêté est élaboré par l’IGT.
Oui
Le projet d’arrêté élaboré et accompagné

d’une note de présentation, est transmis au
Élaboration du projet DG.
DEAA Il est soumis au Ministère en charge de
d’arrêté
l’Economie et des Finances pour signature.
IGT Notification
L’IGT notifie la copie de l’arrêté de
de l’arrêté
décharge de responsabilité ou de remise
au requérant
gracieuse au requérant et classe un
exemplaire.

6. Procédure d’instruction de dossier de débet administratif

Cette procédure décrit les modalités d’instruction de dossier de débet administratif. Elle
s’applique aux Comptables Publics et Assimilés coupables de fautes de gestion justifiant la
mise en débet administratif.

Réception des procès-verbaux et rapports d’inspection recommandant une mise en débet.

- Procès-verbal de police ou de gendarmerie ;
- Rapport et procès-verbal d’inspection ;
- Courrier de la Division des Opérations.
Acteur Responsabilités
Comité Au vu des dossiers de mise en débet imputés par la DEAA, le Comité
d’examen examine les recommandations de mise en débet issues des missions
des dossiers d’inspection et de vérification ;
de mise en
débet examine tous les PV d’inspection ou de vérification susceptibles de justifier
une mise en débet ;
donne un avis motivé de mise ou non en débet ;
fait toutes propositions utiles au dénouement des dossiers de débet.
DEAA au vu de l’avis favorable du Comité d’examen des dossiers de mise en

débet, la DEAA élabore le projet d’arrêté de mise en débet et la note de
présentation qui l’accompagne, transmet le dossier au Directeur Général
pour analyse et visa, après avis de l’IGT ;
transmet l’original de l’arrêté signé par le Ministre en charge de l’Économie
et des Finances au concerné, une copie à l’ACCC et classe une copie de
l’arrêté de mise en débet administratif.
Note :
Services ampliataires : SGG, MEF, MB, DGTCP, DCF, Solde, AJT, ACCC,
DDA, JORCI.

procédure
Arrêté de mise en débet administratif.

- La loi organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux lois de finances ;
Procédure d’instruction de dossier de débet administratif 105


prise de fonctions et précisant les modalités de constitution de ces garanties ;
- Décret n°82-214 du 24 février 1982 relatif à la responsabilité personnelle et
pécuniaire des régisseurs de l’Etat et des Établissements Publics Nationaux ;
- Arrêté n°337/MEF/DGTCP/ACCC/CE du 03 octobre 2011 fixant les modalités
de mise en œuvre des recours en matière de responsabilité et de débets
comptables.
N° Désignation Responsable Durée d’utilité

Sort final
1 Arrêté de mise en débet Service Archives 11 ans Tri
2 Courrier de rejet du dossier de mise en Service Archives 11 ans Tri

débet
3 Quittance relative au remboursement Service Archives 11 ans Tri


Acteurs
Reçoit les dossiers de mise en débet
imputés par l’IGT.
DEAA/IGT Réception des dossiers
de mise en débet
A la réception des dossiers de mise en
débet imputés par la DEAA, elle
examine les recommandations de mise
Comité en débet issue des missions d’inspection
d’examen des et de vérification, examine tous les PV
Examen des dossiers de mise en débet d’inspection ou de vérification
dossiers de
mise en débet susceptible du Poste susceptibles de
justifier une mise en débet.
Rejet du dossier
de débet
-donne un avis motivé de mise ou non en
débet, fait toutes propositions utiles au
dénouement des dossiers de débet.
Projet d’arrêté de Non En cas d’avis défavorable du comité, la
débet validé ? DEAA notifie le rejet de la
recommandation de mise en débet à la
DOC.
Remboursement Le mis en cause rembourse le manquant.

oui
Au vu de l’avis favorable du comité

IGT/DEAA Élaboration du projet d’examen des dossiers de mise en débet,
d’arrêté de mise en débet élabore le projet d’arrêté de mise en débet
de la note de présentation qui
l’accompagne, transmet le dossier au
Directeur Général pour analyse et visa
-transmet l’original de l’arrêté signé par

IGT/DEAA
le Ministre en charge de l’Economie et
Notification de l’arrêté des Finances au concerné et classe une
au mis en cause et une copie de l’arrêté de mise en débet
copie à l’ACCC administratif.
Services ampliataires : SGG, MEF, MB,

DGTCP, DCF, Solde, AJT, ACCC,
DDA, JORCI.

7. Procédure de traitement des réserves de Comptables Publics et Assimilés

Cette procédure présente les règles et conditions pour traiter les réserves émises par les
Comptables Publics et Assimilés, à l’issue des missions d’inspection conduites par
l’Inspection Générale du Trésor. Elle s’applique aux Comptables Publics et Assimilés
ayant formulé des réserves.

Contestation du comptable lors d’une mission d’inspection (passation, installation,
vérification,…).
Transmission d’une réserve écrite à l’issue d’une mission d’inspection.

- Réserve écrite ;
- PV ou rapport de la mission incriminée.
Comptable Emet une réserve à l’issue d’une mission de l’IGT
Public ou
Assimilé
DG Réceptionne et examine les réserves ;

IGT Transmet un courrier réponse au Comptable ;
DOC Informe le comptable de la recevabilité ou non de sa réserve et des
mesures prises pour son traitement, le cas échéant ;
IRT
décide des actions correctives et préventives.

procédure
- Courrier-réponse au Comptable.
- Loi n°97-243 du 25 avril 1997 modifiant et complétant la loi n°94-440 du 16 août 1994
déterminant la composition, l’organisation, les attributions et le fonctionnement de la
Cour Suprême ;
-Décret n°64-240 du 26 juin 1964, portant réglementation en matière, de responsabilité
et de débet des comptables publics ;
- Instruction n°98 MEF du 05 juillet 1990 relative aux modalités d’application des
dispositions du décret n°81.137 du 18 février 1981 portant Régime Financier et
Comptable des Etablissements Publics Nationaux.
Procédure de traitement des réserves de Comptables Publics et Assimilés 108


Sort final
1 Réserve du comptable Service Archives 11 ans Tri
2 PV ou rapport incriminé Service Archives 11 ans Tri
3 Courrier-réponse de l’IGT Service Archives 11 ans Tri


Acteurs
Comptable - Au cours de la vérification (à
public ou Emet une la signature du PV)
Assimilés réserve - Après une passation ou
installation (dans un délai de
6 mois, qui peut être prorogé
sur demande motivé du
Comptable).
- A l’issue de toute autre
Réceptionne et mission de l’inspection.
examine les réserves
DG
IGT - Réserves émises
DOC Non
- PV ou rapport de la mission
Réserves incriminée
fondées ? - Les textes légaux et la
réglementation.
Initie un projet de
réponse à la signature
Une réponse écrite expliquant les
de l’IGT au Comptable
raisons pour lesquelles la réserve
DOC ou Assimilé n’est pas fondée, donc n’est pas
Oui recevable. Le dossier est classé.
Une réponse écrite expliquant les

Informe le Comptable ou l’Assimilé de la raisons pour lesquelles la réserve
IGT recevabilité de sa réserve et des mesures est fondée, donc recevable. Les
prises pour son traitement dispositions prises pour traiter
DOC
cette réserve.
IRT
Prend des mesures

IGT correctives et
DOC préventives Courriers, décisions, actions
IRT menées…

8. Procédure d’accréditation des Comptables Publics et Assimilés.

Cette procédure présente les règles et conditions pour l’accréditation des comptables
publics. Cette procédure s’applique aux comptables publics ou assimilés.

- Nomination d’un Comptable Public ;
- Désignation d’un intérimaire ;
- Installation du Comptable Public ;
- Ouverture d’un compte bancaire ;
- Dépôt d’une demande d’accréditation.
- Demande d’accréditation ;
- PV d’installation ;
- Acte de nomination ;
- Note d’intérim ;
- RIB ;
- La liste des personnes à accréditer dans le cadre des projets provenant de la
PGDP.
Comptables - déposent la demande d’accréditation ;
Publics Supérieurs - déposent la liste des personnes à accréditer dans le cadre des projets (PGDP).
IRT /DOC
IGT - réceptionne et examine la demande ;
DEAA - initie un projet de lettre d’accréditation à la signature du DGTCP à
l’attention de l’ACCD ou du DG de l’Établissement Bancaire et l’ACCT dans
le cas de SYCACUT ;
- notifie la lettre d’accréditation signée au Comptable Public ou au CUT pour
les accréditations auprès de l’ACCT ;
-adresse un courrier au requérant en cas de rejet.
DGTCP signe la lettre d’accréditation.
procédure
- Lettre d’accréditation signée
- Courrier de rejet (différé ou définitif).

Décret n°2014-416 du 09 juillet 2014 portant Règlement Général sur la Comptabilité
Publique (art.8).
1 Lettre d’accréditation Service Archives 11 ans Tri
Procédure d’accréditation des Comptables Publics et Assimilés 111


Représentation schématique Commentaires et
Acteurs
(Logigramme ou diagramme de flux) documents associés
Comptables - Demande adressée à
Publics
Dépôt d’une demande l’IGT accompagné du ou
Supérieurs
d’accréditation du des relevés d’identité
IRT
DOC Comptable Public bancaire et l’acte de
nomination de la
personne à accréditer.
Réception et examen du dossier En cas d’intérim, joindre

IGT la note de service relative
DEAA
à l’intérim.
Non
Demande Courrier de rejet (différé ou

acceptée ? définitif) à la signature de
l’IGT ou du DGTCP à
l’attention du demandeur.
IGT
Secrétariat
Service
Notifie le rejet
courrier
(différé ou définitif)
Oui
Transmission du projet de
IGT lettre d’accréditation au Préparation d’un courrier à la
Secrétariat signature du DGTCP à
DG pour signature
l’attention de l’ACCD ou du
DG de l’Etablissement
Bancaire.
IGT
DEAA
Service courrier Réception de la lettre signée et Projet transmis
transmission à l’Etablissement Lettre signé transmise
Bancaire ou à l’ACCD
Lettre signée transmise au

Notification Comptable Public Supérieur et
IGT de la lettre au Comptable Accrédité
Secrétariat signée
Service courrier
Procédure d’accréditation des Comptables Publics et Assimilés 112

9. Procédure d’exploitation des procès-verbaux et rapports de mission d’audit

Cette procédure décrit les modalités de traitement des procès-verbaux et rapports de
mission. Elle s’applique aux Procès-Verbaux (PV), rapports issus des missions
d’inspection du réseau Trésor, des Postes Comptables de la Direction Générale des
Impôts et ceux de la Direction Générale de la Douane.
Dépôt du procès-verbal ou du rapport de contrôle incluant la matrice des
recommandations (un exemplaire) et appuyé du fichier numérique (fichier Word).
- Procès-verbaux et rapports de contrôle, la version numérique du corps du
document (fichier Word).
Les IRT Déposent le procès-verbal ou le rapport de contrôle au Secrétariat de
Les équipes de l’Inspecteur Général du Trésor (IGT) et le fichier Word de ce PV ou du
mission rapport à la DOC ainsi qu’à l’équipe LINX
Secrétariat IGT -Réceptionne le PV ou le rapport de contrôle et l’enregistre (attribution
d’un numéro d’ordre au document) puis le transmet à l’IGT ;
-Transmet le procès-verbal ou le rapport de contrôle à al DOC et une
copie de la page de garde avec le numéro d’enregistrement à la Cellule
LINX
IGT Impute le PV ou rapport de contrôle à la Division des Opérations
Comptables (DOC).
Secrétariat de la -Réceptionne et enregistre le PV ou le rapport de contrôle reçus de

DOC l’IGT ;
-Transmet le PV ou le rapport de contrôle au Chef de la DOC.
Chef de la DOC -Impute le PV ou rapport de contrôle aux Départements pour
exploitation et leur transmet le fichier WORD ;
-Valide le résultat de l’exploitation du PV ou du rapport de contrôle
après examen (fiche d’exploitation et projets de courriers) ;
-Transmet le résultat de l’exploitation du PV ou du rapport de contrôle
à la Cellule LINX et les projets de courriers à l’IGT. Il peut rejeter le
PV ou le rapport de contrôle non conforme aux critères à l’équipe de
mission pour correction ou reprise du contrôle
Secrétariat du -Réceptionne et enregistre le PV ou le rapport de contrôle reçus de la
département DOC ;
- Remet le PV ou le rapport de contrôle au Chef du Département ;
- Réceptionne la fiche d’exploitation du PV ou du rapport de contrôle
validée par le Chef de Département et les projets de courriers ;
-Transmet au Secrétariat de la DOC, la fiche d’exploitation du PV ou
du rapport de contrôle et les projets de courriers.
Procédure d’exploitation des procès-verbaux et rapports de mission d’audit 113

Chef de -Exploite lui-même le PC et rapport de contrôle ;

département -Impute le PV ou le rapport à un collaborateur pour exploitation ;
-Fait des corrections éventuelles des dossiers traités et les valide ;
-Transmet par son secrétariat les conclusions de l’exploitation du PV
ou du rapport de contrôle (fiche d’exploitation et projets de courriers) à
la DOC.
Agent -Fait la lecture et analyse du PV et du rapport de contrôle ;
-Renseigne la fiche d’exploitation ;
-Rédige éventuellement des projets de courriers à la signature du
DGTCP ou de l’IGT, aux différents acteurs ;
-Rédige le projet de courrier du rejet du PV ou du rapport de contrôle
en cas de rejet ;
-Transmet le PV ou le rapport de contrôle accompagné des fiches
d’exploitation au Chef de Département pour correction et validation.
Cellule LINX -saisit la matrice des recommandations du PV ou du rapport de
contrôle dans l’application LINX ;
-enregistre le PV ou le rapport de contrôle dans la base de données
LINX ;
-scanne les PV ou rapports de contrôle dans l’application LINX ;
-suit la mise en œuvre des recommandations.
Service Archive Archive le PV ou le rapport de contrôle.

procédure
- Fiche d’exploitation renseignée et signée;
- Divers projets de courrier ;
- Applicatif LINX renseigné ;
- PV ou rapports de mission rangés ;
- Tableau de classement des performances des Comptables Publics par couleur.
- Grille de classification des postes comptables par couleur ;
- Guide du Vérificateur (en vigueur);
- Canevas de rédaction des PV ;
- procédure LINX ;
- Canevas d’exploitation du PV ou du rapport de contrôle.
1 Fiche d’exploitation renseignée et signée Service Archives 11 ans Tri
2 Courriers suite à l’exploitation Service Archives 11 ans Tri


L’équipe de mission transmet :
Secrétariat IGT - le PV ou le rapport original au
DOC Réception du procès-verbal Secrétariat de l’IGT ;
Cellule LINX ou du rapport de contrôle - le fichier numérique (WORD) à la
suivi des fichiers numériques DOC ;
- La matrice des recommandations à la
Cellule LINX.
Le secrétariat de l’IGT attribue un numéro de PV

Enregistrement du procès-verbal ou du ou rapport, retrace la date de réception, l’intitulé,
Secrétariat IGT
rapport de contrôle et transmission à l’IGT l’équipe de mission et autres mentions
nécessaires du PV ou rapport dans un registre.
Imputation du PV ou du rapport de contrôle à L’Inspecteur Général du Trésor impute à la

IGT la Division des Opérations et Contrôle (DOC) DOC l’exploitation du PV ou du rapport à
travers une fiche d’analyse et de transmission.
Transmission du PV ou du rapport de contrôle Le PV ou le rapport de contrôle est transmis à la

à la DOC et une copie de la page de garde avec DOC.
Secrétariat IGT un numéro d’enregistrement à la Cellule LINX Une copie de la page de garde est transmise à la
Cellule LINX avec le numéro d’enregistrement.
Réception et enregistrement du PV ou du Le secrétariat de la DOC reçoit le PV ou le

rapport de contrôle reçu de l’IGT rapport de contrôle, attribue un numéro d’ordre,
Secrétariat Transmission du PV ou du rapport de contrôle retrace la date de réception, l’intitulé, l’équipe de
DOC au DOC pour imputation aux Départements mission et autres mentions nécessaires du PV ou
rapport dans un registre.
Le Chef de la DOC donne l’ordre de transmettre

Imputation du PV ou du rapport de contrôle le PV ou le rapport au Département compétent
Chef de la DOC aux Départements pour exploitation pour exploitation.
Réception et enregistrement du PV ou du
rapport de contrôle reçu du Secrétariat du DOC Réceptionne et enregistre le PV ou le rapport de
Remise du PV ou du rapport de contrôle au contrôle reçu de la DOC, remet le PV ou le
Secrétariat Chef du Département pour exploitation rapport au Chef du Département.
Département Réception des fiches d’exploitation des PV ou Réceptionne les fiches d’exploitation du PV ou
des rapports de contrôle et transmission au du rapport de contrôle du département et les
Secrétariat de la DOC transmet au Secrétariat de la DOC
Prise de connaissance du contenu du PV ou du

rapport de contrôle Le Chef de Département exploite le dossier (PV
Chef Imputation du dossier (PV ou du rapport) à un ou rapport) ou l’impute à un collaborateur.
Département collaborateur pour exploitation

L’exploitation du PV ou du rapport consiste

Agent à:
A • procéder à la lecture du PV ou du rapport

de contrôle ;
• renseigner la fiche d’exploitation (l’agent

fait un récapitulatif des observations et
Chef de Exploitation du PV ou du rapport de contrôle recommandations de la mission, analyse le
Département dans un délai de 6 jours ouvrables au maximum PV ou rapport de contrôle, fait des
observations, des recommandations et tire
une conclusion en appréciant la note
DOC attribuée à l’inspecté par l’Equipe de
Corrections éventuelles des dossiers traités et
mission) ;
validation
Transmission des conclusions de l’exploitation du • rédiger éventuellement des projets de
PV ou du rapport de contrôle à la DOC courriers à la signature du DGTCP ou de
l’IGT, adressés aux différents acteurs de
mise en œuvre des recommandations ;
Examen du résultat de l’exploitation des PV et
des rapports de contrôle • Classer par couleur les performances des
Comptables Publics ou Assimilés ;
Non • rédiger éventuellement des projets de

PV ou courriers de rejet du PV ou du rapport ;
rapport non
conforme ? • transmet les conclusions de l’exploitation
au Chef du Département pour
Rejet du PV ou validation.
Oui rapport de contrôle
Le délai de traitement du PV ou du rapport

Transmission du PV ou est de quatre (04) jours ouvrables, plus deux
du rapport de contrôle à Transmission du (02) jours de réserve ; 06 jours ouvrables
DOC la Cellule LINX, les PV ou du rapport maximum
projets de courriers à de contrôle à
l’IGT et une copie de la l’Equipe de mission
fiche d’exploitation à pour correction
l’Equipe de mission
La cellule procède à l’enregistrement du PV
ou du rapport dans l’applicatif LINX et suit
la mise en œuvre des recommandations.
Traitement du PV ou du rapport
Cellule LINX de contrôle dans LINX-WEB L’enregistrement dans LINX permet de
remplir les champs relatifs :
- au numéro du PV ;
Numérisation du PV ou rapport - des dates extrêmes ;
de contrôle au service Archives - les noms des vérificateurs ;
- la structure vérifiée ou auditée ;
- l’intitulé du PV ;
- la saisie des recommandations ;
- la numérisation du PV.
Archivage du
Service PV ou rapport
Archives de contrôle Le PV ou le rapport de contrôle est archivé.

10. Procédure d’ouverture de compte bancaire

Cette procédure présente les règles et conditions d’ouverture de compte bancaire. Cette
procédure s’applique aux Comptables Publics ou Assimilés, Ordonnateurs, ayant transmis
une demande d’ouverture de compte à l’IGT.

- Création d’un poste comptable ;
- Dépôt d’une demande d’ouverture de compte ;
- Compte Unique du Trésor (fermeture de compte).
- Demande d’ouverture de compte bancaire ;
- Acte de création du poste comptable ;
- Domaine d’application de la procédure.
Comptable dépose la demande d’ouverture de compte et l’acte de création du poste.
Public
- réceptionnent et examinent le dossier ;

IGT - initient un projet de courrier d’ouverture de compte bancaire à la
signature du DGTCP à l’attention de l’ACCD ;
DEAA
- initient les projets de courrier du DGTCP au MPMEF et du MPMEF au
DG de la banque, lorsqu’il s’agit d’une banque autre que l’ACCD (BNI) ;
- réceptionnent et enregistrent le RIB et de l’attestation d’ouverture ;
-accréditent le comptable et lui communiquent le RIB.
ACCD - ouvrent le compte ;

BNI - transmettent le RIB et l’attestation d’ouverture à l’IGT.

procédure
- Le relevé d’identité bancaire (RIB) ;
- L’attestation d’ouverture.
Décret n°2014-416 du 09 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité
publique (art.59)
Procédure d’ouverture de compte bancaire 117


Sort final
1 Relevé d’Identité Bancaire (RIB) Service 11 ans Tri
Archives
2 Attestation d’ouverture Service 11 ans Tri
Archives


Acteurs
Comptable Demande d’ouverture de compte adressée
public au MEF ou au DGTCP avec l’acte de
Dépôt d’une création du poste (convention, protocole
Ordonnateur
demande d’ouverture d’accord)
de compte bancaire
Préparation d’un projet de courrier à la

signature du DGTCP à l’attention de
IGT Réception et examen des l’ACCD
DEAA réserves
Le demandeur
a-t-il indiqué
IGT la banque ?
DEAA Non
- courrier du DGTCP au MPMEF
- courrier du MPMEF au DG de la banque
Analyse du dossier
Demande
acceptée ?
Oui
ACCD
Ouverture du
compte à l’ACCD
ou à la BNI
Ouverture du compte
BNI dans la banque
-courrier du DGTCP au MPMEF
commerciale indiquée
- courrier expliquant le refus du MPMEF
au requérant
IGT Réception et enregistrement du
DEAA RIB et de l’attestation
d’ouverture
Accréditation du
comptable et
communication du Base de données.
IGT RIB
DEAA

11. Procédure de fermeture de compte bancaire

Cette procédure présente les règles et conditions de fermeture de compte bancaire. Cette
procédure s’applique aux Comptables Publics ou Assimilés, Ordonnateurs, ayant
transmis une demande de fermeture de compte à l’IG, également dans le cadre de la
suppression d’un poste ou du Compte Unique du Trésor.

Suppression d’un poste comptable. Dépôt d’une demande de fermeture d’un compte
bancaire. Compte Unique de Trésor (Ouverture d’un compte à l’ACCD).
- Acte de suppression du poste comptable ;
- demande de fermeture d’un compte bancaire.
Comptable - Déposent la demande de clôture ou de transfert de compte bancaire
public
Ordonnateur
IGT - Réceptionnent et examinent le dossier ;
DEAA - Si le compte est logé à l’ACCD, l’IGT initie un courrier de clôture de
compte à la signature du DGTCP à l’attention de l’ACCD ;
- dans le cadre de la mise en œuvre du CUT, avant toute fermeture de
compte, la DEAA s’assure :
• au préalable de l’ouverture d’un compte à l’ACCD conformément
à la procédure d’ouverture de compte, sur lequel le solde résiduel
éventuel doit être reversé;
• que le comptable à produit la situation réelle du compte et qu’il n’y
a pas de mouvements sur ce compte.
- Pour les banques commerciales, deux projets de courriers de fermeture
sont initiés, le premier, du DG au MPMEF et le deuxième, du MPMEF
au DG de la banque ;
- Réceptionnent l’avis de fermeture et le communiquent au concerné.
ACCD -ferment le compte
Banque -transmettent l’avis de fermeture à l’IGT.
Commerciale
procédure
Avis de fermeture à l’IGT.

Décret n°2014-416 du 09 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité
publique (art.29, art.30 et art.31).
Procédure de fermeture de compte bancaire 120


Sort final
1 Avis de fermeture Service Archives 11 ans Tri


Acteurs
Comptable - Demande de fermeture de
public compte bancaire adressée à
Demande de fermeture
Ordonnateur l’IGT avec le relevé du
IGT ou transfert de compte compte.
bancaire
Préparation d’un courrier à la

signature du DGTCP à
IGT l’attention de l’ACCD.
DEAA
Réception et examen du dossier Dans le cadre de la mise en
œuvre du CUT, avant toute
fermeture de compte, s’assurer
de l’ouverture d’un compte à
l’ACCD conformément à la
procédure d’ouverture de
Non compte.
Compte logé
à l’ACCD ?
S’assurer qu’il n’y a pas de

mouvements sur le compte
IGT Pour les banques afin d’y réserver le solde
DEAA Oui commerciales, deux résiduel éventuel.
projets de courriers
de fermeture sont - Un courrier du DG au
initiés MPMEF
- Un courrier du MPMEF au
DG de la banque
ACCD Fermeture du compte

Banque
Commerciale
Avis de fermeture émis

par la banque
IGT
DAA
Réception de l’avis de
fermeture et communication
de l’avis au concerné.

troisième partie : Description des activités opérationnelles
Troisième Partie : DESCRIPTION DES

ACTIVITÉS OPERATIONNELLES
Description des activités opérationnelles 123

Les activités opérationnelles sont regroupées en dix processus répartis selon cinq axes
d’affinités :
- l’axe Ressources publiques qui comprend deux processus :

Mobiliser les recettes fiscales et non fiscales ;
Mobiliser les ressources d’emprunt et les dons.
- l’axe Trésorerie qui comprend deux processus :
Gérer la trésorerie ;
Gérer les fonds et les dépôts.
- l’axe Dépenses publiques qui comprend un processus : Assurer le règlement de la
dépense publique ;
- l’axe Comptabilité qui comprend deux processus :
Tenir les comptes publics et parapublics ;
Réglementer et assister l’activité comptable ;
- l’axe Surveillance, Réglementation du secteur financier et Conseil juridique qui
comprend deux processus :
Réguler l’activité financière;
Assurer le conseil et l’assistance juridique de l’État.
Description des activités opérationnelles 124

CHAPITRE 1 : AXE RESSOURCES PUBLIQUES
L’axe Ressources publiques est décrit par un ensemble de sept (7) procédures réparties
dans deux (2) processus de management (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous)
Intitulé des processus Intitulé des procédures

Mobiliser les recettes 1. Recouvrement des recettes fiscales et non fiscales
fiscales et non fiscales 2. Recouvrement des créances issues des opérations de l’Etat et des
créances transférées ou cédées à l’Etat
3. Délivrance des actes
Mobiliser les 1. Emission des titres publics
ressources d’emprunt 2. Négociation des financements extérieurs
et les dons 3. Négociation des financements intérieurs
4. Décaissement des ressources extérieures
Axe ressources publiques 125

SECTION 1 : PROCESSUS MOBILISER LES RECETTES FISCALES ET NON

FISCALES
Recouvrer les recettes fiscales et non fiscales.
- Assurer l’exécution en recettes du Budget de l’État, en liaison avec la Paierie
Générale de la Dette Publique et l’Agence Comptable des Créances Contentieuses ;
- Assurer la prise en charge et le suivi des recouvrements de toute nature de recettes
réalisées dans les postes comptables, à l’exception de celles effectuées par la Paierie
Générale de la Dette Publique et l’Agence Comptable des Créances Contentieuses ;
- Procéder à la centralisation des opérations de tous les receveurs des administrations
financières et du suivi de l’application des instructions particulières les concernant ;
- Gérer les valeurs inactives de l’État ;
- Procéder au recouvrement des titres de recettes assignés sur le poste comptable ;
- Assurer le suivi des Régies de Recettes ;
- Centraliser les statistiques de recettes des postes comptables ;
- Recouvrer les créances contentieuses de l’État, les débets comptables et les
détournements de deniers publics ordonnancés par l’Agent Judiciaire du Trésor ;
- Recouvrer les produits des amendes, des pénalités et confiscations dus pour des
infractions à la réglementation bancaire, au code des assurances et au contrôle des
changes ;
- Recouvrer les amendes forfaitaires, les amendes et les condamnations prononcées
par les juridictions répressives ;
- Assurer le recouvrement des recettes relatives à la dette avalisée et à la dette
rétrocédée, notamment les versements des entreprises ;
- Encaisser les fonds d’emprunts et les dons.
Mobiliser l’ensemble des recettes fiscales et les recettes non fiscales assignées au Trésor
Public.
4. Eléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires
- Loi de finances portant Budget de l’Etat ;
- Budget des EPN ;
- Budget des Collectivités locales ;
- Titres de recettes (conventions de concession, protocoles d’accord, avis
d’imposition, ordre de recettes, déclaration d’impôts) ;
- Demandes d’actes (mainlevées, quitus fiscaux, attestations de non redevance,
attestation de fin de paiement) ;
- Actes de poursuites (Convocation, Lettres de rappel, Mise en demeure de payer,
Dernier Avis Avant Commandement, Commandement, Avis de fermetures, Avis
à Tiers Détenteurs, Oppositions à loyer).
Fiche Technique du Processus Mobiliser les recettes fiscales et non fiscales 126

- Ministère en charge du Budget, Ministère en charge de l’Economie et des Finances ;
- Direction Générale des Impôts ;
- Direction Générale des Douanes ;
- Ordonnateurs des Collectivités territoriales et EPN ;
- Contribuables ;
- Comptables Publics.
- Direction Générale du Portefeuille de l’Etat
- Direction des Établissements de Crédits et des Finances Extérieures.

- Fiabilité, exhaustivité, clarté et lisibilité des données et informations ;
7. Eléments de sortie du processus : résultats, données de sortie ou livrables du
processus
- Fiches comptes contribuables renseignées ;
- Déclaration de recettes ;
- Quittances ou reçus de paiement ;
- Etats de ventilation ;
- Situation des restes à recouvrer, Situation du recouvrement ;
- Relevés bancaires ;
- Bordereaux d’effets de paiement, Effets de paiement
- Copies de chèques ;
- Attestations de non redevance ;
- Attestation de fin de paiement ;
- Mainlevées ;
- Attestation de paiement ou d’exonération de la pénalité libératoire ;
- Extrait de compte du débiteur ;
- Procès-verbal (d’expulsion ou de saisie) ;
- Protocole d’accord.
- Contribuables, Usagers, Ordonnateurs des Collectivités Territoriales ;
- Ordonnateurs des EPN ;
- Processus Gérer la trésorerie ;
- Processus Produire les données statistiques ;
- Direction de la Comptabilité Publique.

Processus
- Recouvrement exhaustif des titres de recettes pris en charge ;
- Disponibilité, fiabilité et exhaustivité des statistiques de recouvrement ;
- Respect des délais de production des statistiques ;
- Respect des échéances de paiement (cas des paiements partiels ou à tempérament).
-

Commentaires et documents
Acteurs (Logigramme ou diagramme de
associés
flux)
- Titres de recettes: avis d’imposition,
- Service courrier conventions de concession,
Réception des documents
- Service Secrétariat de recouvrement protocoles d’accord, décrets,
- Service dédié arrêtés, ordres de recettes,
déclarations d’impôts renseignées
- Bordereaux des titres de recettes
- Demande d’actes (mainlevées,
quitus fiscaux et attestations de
non redevance)
Traitement des documents de

- Chef de poste recouvrement - Avis d’imposition, convention de
Service
concession, protocoles d’accord,
Recouvrement
décrets, arrêtés, ordres de recettes
- Autre Service dédié
- Bordereaux d’émission des ordres
recettes, Mainlevées, Avis à Tiers
Notification du Détenteur, oppositions à loyer.
Chef de poste rejet à l’émetteur - Journaux ASTER et GUOAR
- Livres journaux comptables
Documents
réguliers ?
- Livres journaux comptables

- Registres extra comptables
- Journaux comptables ASTER,
Service GUOAR
Comptabilité
Prise en charge des documents
Autre Service de recouvrement
dédié - Etat de ventilation
- Quittances
- Avis de règlement
- Livres comptables
- Livre de Procédures fiscales
- Traité OHADA
- Chef de poste - Relevés bancaires
Service Recouvrement Recouvrement - Avis de crédit
des recettes - Photocopie des titres de recettes
renseignées et autres effets de
paiement
- Projet de livre de procédures des
recettes non fiscales

1. Procédure de recouvrement des recettes fiscales et non fiscales

Cette procédure décrit les modalités de recouvrement des recettes fiscales et non fiscales.
Elle s’applique aux recettes :
- recouvrées en vertu d’un titre de recettes ;
- au comptant réalisées par les Régies de Recettes, les Trésoreries Principales auprès
des Ministères et les autres Postes Comptables.
- Notification du budget de l’Etat, des collectivités territoriales et des
- Etablissements Publics Nationaux ;
- Réception des titres de recettes ;
- Expression des besoins du client.
1.3 Eléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces
- Budget de l’Etat, Budget des Collectivités Territoriales, Budget des Etablissements
Publics Nationaux ;
- Titre de recettes : avis d’imposition, ordres de recettes, conventions de concession de
service public, protocole d’accord, déclarations d’impôt ;
- Bordereaux des titres de recettes ;
- Mainlevées, Quitus fiscaux, Attestations de non redevance, Lettres de rappel,
Derniers Avis Avant Commandement, Commandements, Avis à Tiers Détenteurs,
Opposition à loyer, Valeurs inactives.
Service Secrétariat réceptionne et enregistre les titres de recettes et les transmet au
Chef de poste.
Service dédié réceptionne, enregistre et fait la prise en charge des titres de
recettes et les transmet au Chef de poste, réceptionne les demandes
d’achat de timbres, de paiement de droits et taxes diverses.
Chef de poste impute les titres de recettes au service de recouvrement, notifie les
irrégularités éventuelles, le différé ou le rejet à l’ordonnateur ou
émetteur, met la créance en recouvrement.
Service contrôle les pièces de recettes, assure la prise en charge, effectue le
Recouvrement recouvrement de la recette et transmet les pièces justificatives de
recettes au Service Comptabilité.
Service Comptabilité assure la prise en charge des titres de recettes.
Caissier ou Régisseur reçoit le client ou le requérant, encaisse les droits et taxes, effectue
le reversement et enregistre l’opération.
Procédure de recouvrement des recettes fiscales et non fiscales 130

1.5 Eléments de sortie de la procédure : résultats, données de sortie ou livrables de la

procédure
- Quittances de paiement, Copies de chèques ;
- Fiches comptes contribuables émargées ;
- Déclaration de recettes ;
- Etat de ventilation, Situation du recouvrement, Situation des restes à recouvrer ;
- Etat des retenues;
- Etat d’encaissement et de reversement ;
- Registres renseignés.
- Acte uniforme du 10 avril 1998 portant Organisation des procédures simplifiées de
recouvrement et des voies d’exécution (Cf. JO OHADA n°6 du 1er juillet 1998) ;
- Acte uniforme du 10 avril 1998 portant Organisation des procédures collectives
d’apurement du passif (Cf. J.O. OHADA n°7) ;
- Acte uniforme du 17 avril 1997 portant organisation des sûretés ;
- Loi de finances portant Budget de l’Etat ;
- Loi n°97-244 du 25/04/1997 portant Livre de procédures fiscales ;
- Loi n°98-388 du 02 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux
Etablissements Publics Nationaux et portant création de catégories d’Etablissements
Publics et abrogeant la loi n°80-1070 du 13 septembre 1980 ;
- Loi n°2003-489 du 26 décembre 2003 portant Régime financier, fiscal et domanial
des Collectivités Territoriales ;
- Loi n°2014-451 du 05 août 2014 portant Orientation de l’organisation générale de
l’Administration Territoriale ;
- Code général des impôts ;
- Décret n°96-728 du 15 septembre 1996, portant modification du décret 81-137 du 18
février 1981, portant régime financier et comptable des Etablissements Publics
Nationaux ;
- Décret n°2013-762 du 08 novembre 2013, relatif aux Régies de Recettes et
d’Avances auprès de l’Etat, des EPN et des Projets d’Investissement ;
- Arrêté n°710 du 21 août 1996, portant Organisation et fonctionnement des Agences
Comptables des Etablissements Publics Nationaux ;
- Arrêté interministériel n°570/MPMEF/MPMB du 02/12/2014 fixant les
- Modalités de création, de fonctionnement et de clôture des Régies de Recettes et de
Régies d’Avances de l’Etat, des Etablissement Publics Nationaux et des projets
d’investissement, et les modalités de détermination du montant du cautionnement et
de l’indemnité de responsabilité des Régisseurs ;
- Arrêté portant Approbation du budget des Collectivités Territoriales.


1 Fiche compte contribuable Chef de Service 15 ans Conservation
Recouvrement
2 Copie de chèques Chef de Service 10 ans Conservation
Recouvrement
3 Déclaration de recettes Chef de Service 15 ans Conservation
Recouvrement
4 Quittance Chef de Service 15 ans Conservation
Recouvrement


-Service courrier - Le Service Secrétariat ou Service dédié réceptionne,
-Service Secrétariat enregistre les titres de recettes dans le registre «
Réception des titres COURRIER ARRIVEE » et les transmet au Chef de
-Service dédié de recettes et des poste.
besoins des usagers b - Un Service dédié peut recevoir notamment les demandes
d’achat de timbres, de paiement de droits et taxes.
- Rapprochement entre les documents reçus et ceux pris en
charge (enregistrés).
Non Titre de
recettes
émis?
Oui
Chef de poste Le Chef de poste impute les titres de recettes au Service

Imputation au Recouvrement pour contrôle.
Service Recouvrement
Le service recouvrement contrôle notamment la régularité
Service des pièces, la qualité et la signature de l’émetteur, les
Contrôle montants en chiffres et en lettres, la liquidation,
Recouvrement des pièces de recettes l’imputation budgétaire, les caractéristiques du redevable
(dénomination, localisation, adresse)
Chef de poste
Rejet ou -Lorsque les résultats du contrôle révèlent des irrégularités,
Différé le Chef de poste notifie le rejet motivé du titre à
l’Ordonnateur.
Résultats de
-Lorsque les résultats du contrôle sont satisfaisants, il est
contrôle
procédé à la prise en charge du titre de recette.
Non satisfaisants?
-Le contrôle est matérialisé par une fiche suiveuse.
Oui La prise en charge comporte deux volets:

- prise en charge extra comptable dans
-Service les registres de suivi appropriés
Comptabilité Prise en charge - prise en charge comptable dans les applicatifs ASTER,
du titre de recettes GUOAR et dans les livres journaux appropriés.
-Le titre de recettes est notifié au contribuable ou

redevable ;
-Le recouvrement peut être spontané (règlement
immédiat), amiable (règlement dans les délais prescrits) ou
contentieux (règlement hors délais et nécessitant
-Service dédié l’intervention d’huissiers assermentés). Dans ce cas, des
actes de recouvrement contentieux sont émis ;
-Chef de poste Recouvrement de la Le règlement peut se faire en espèces, par virement, par
-Service recette et transmission chèque ou par tout autre moyen autorisé. Le logiciel
Recouvrement des pièces pour GUOAR est renseigné pour les impôts enrôlés ;
-Caissier comptabilisation -La fiche compte du contribuable est mise à jour et une
-Régisseur de quittance lui est délivrée. Les photocopies ou le double
des titres de recettes renseignées, les photocopies ou le
Recettes double des moyens de règlement sont classées.
Note : Certaines recettes sont perçues avant émission des

titres de recettes selon la procédure dérogatoire des Régies
de Recettes. Elles font l’objet de régularisation par
l’émission de titre de recettes.

2. Procédure de recouvrement des créances issues des opérations de l’Etat et des

créances transférées ou cédées à l’Etat

Cette procédure décrit les modalités de recouvrement des créances issues des opérations :
- de l’Etat ;
- des créances cédées ou transférées à l’Etat.
- Réception des titres (exécutoires et de perception) ;
- Réception des états des liquidations ;
- Réception des actes de saisie ;
- Réception des actes de transferts et de cessions.
- Titres (exécutoires et de perception) ;
- Etats des liquidations ;
- Actes de transferts ou de cessions (Décrets, Arrêtés, Attestation) ;
- Actes de saisie ;
- Portefeuille de créances ;
- Exploits d’Huissier (Assignation ou signification).
Service Courrier réceptionne, enregistre les documents de recouvrement et
les transmet à l’Agent Comptable des Créances
Contentieuses (ACCC) pour imputation.
ACCC impute les documents de recouvrement aux Fondés de
pouvoirs pour traitement.
Fondés de pouvoirs effectuent le tri, classent les dossiers de recouvrement et les
transmet au Service chargé des Opérations de l’Etat ou au
Service en charge des Créances cédées ou transférées,
selon le cas, pour traitement.
Service chargé des Créances issues traite les dossiers de recouvrement hors liquidation.
des Opérations de l’Etat
-Service Recouvrement des traitent les dossiers de recouvrement des créances
Créances transférées ou cédées transférées ou cédées.
-Service Contentieux
Procédure
- Quittances ou reçus de paiement ;
- Copies de chèques ;
- Situation des restes à recouvrer ;
- Attestation de non redevance ;
Procédure de recouvrement des créances issues des opérations de l’Etat et des créances transférées ou cédées à l’Etat 134

- Mainlevée (Attestation ou Lettre d’ordre);
- Attestation de paiement de la pénalité libératoire ;
- Extrait de compte du débiteur à jour ;
- Procès-verbal (d’expulsion ou de saisie) ;
- Bordereaux de livraison ;
- Situation extra-comptable de recouvrement.
- Actes uniformes OHADA ;
- Code Civil ;
- Code de Procédures Civiles et Commerciales ;
- Arrêté n°172/MEF du 28 août 2001 Mettant fin aux activités de liquidation de la
Société Nationale de Recouvrement de Créances (SONARECI) pour la transférer
à la Direction Générale de la Comptabilité Publique et du Trésor (DGCPT) ;
- Arrêté n°417/MEMEF/DGTCP/CE du 17 novembre 2003 Portant cessation
d’activités et transfert des opérations de la SOGEFIHA-Liquidation à la Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ;
- Décision n°1312/MEF/DGTCP/CE3 du 12 septembre 2001 Portant attribution
de l’Agence Comptable des Créances Contentieuses pour le recouvrement des
créances recouvrées par l’ex-SONARECI ;
- Décision n°001/MEF/DGTCP/DEMO/ACCC du 02 janvier 2013 Portant
attribution de l’Agence Comptable des Créances Contentieuses pour le
recouvrement des créances issues du résiduel des opérations de liquidation de l’ex
EECI transféré à la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
- L’Attestation n°1521 du 31/10/2001 prise par le Secrétariat Général du
Gouvernement, qui transfert les Fonds Sociaux à la Direction Générale du Trésor
et de la Comptabilité Publique ;
- Arrêté n°039/MEMEF/CAB du 06 février 2004 Portant ordonnancement et
recouvrement des recettes issues des participations financières de l’Etat dans les
sociétés d’Etat et les sociétés à participation financière publique.
Guide des procédures de l’Agence Comptable des Créances Contentieuses.
1 Quittances/reçus de paiement Service Archives 10 ans Conservation
2 Copies des chèques, relevés bancaires Service Archives 10 ans Conservation
Attestations de (non redevance, fin de

3 Service Archives 10 ans Conservation
paiement, mainlevée)
4 Situation des restes à recouvrer Service Archives 10 ans Conservation

-Service Courrier Les documents de recouvrement, notamment les
-ACCC ordres de recettes, les états des liquidations, les actes
Réception des de saisine sont réceptionnés, enregistrés et transmis
documents de par le Service Courrier à l’ACCC qui les impute aux
recouvrement Fondés de pouvoirs en charge du recouvrement pour
traitement.
Les dossiers de recouvrement sont triés et classés par

nature par le Fondé de pouvoir qui les impute aux
Tri et classification services compétents :
des dossiers de -les dossiers de recouvrement hors liquidation sont
Fondés de pouvoirs imputés au Service chargé des Opérations de l’Etat.
recouvrement
-les dossiers de recouvrement des créances transférées
ou cédées à l’Etat sont imputés aux Services
Recouvrement Amiable ou Contentieux.
Lorsqu’il s’agit de dossiers des structures en

liquidation ou des fonds sociaux, le débiteur
s’acquitte de sa dette directement en espèces ou par
effets bancaires.
Non Dossier de
recouvrement
Le traitement consiste à :
hors
-vérifier les documents reçus, à préparer un projet de
liquidation ?
courrier à la signature de l’ACCC invitant le débiteur
à s’acquitter de sa dette (cas de recouvrement des
créances après émission des titres de recettes) ;
-adresser un courrier à l’ordonnateur à l’effet
Oui d’émettre un titre de recette de régularisation (cas de
recouvrement avant émission de titre de recettes);
-Le recouvrement peut être spontané (règlement
Services chargé des immédiat), amiable (règlement dans les délais
Créances issues des Traitement des prescrits) ou contentieux (règlement hors délais et
dossiers de nécessitant l’intervention de la Justice et d’Huissiers)
Opérations de l’Etat Dans ce cas, des actes de recouvrement contentieux
recouvrement hors
liquidation sont exécutés ou des actions en recouvrement sont
menées.
-Le règlement peut se faire en espèces, par virement,

par chèque ou par tout autre moyen autorisé.
-Le compte du débiteur est mis à jour et une quittance
lui est délivrée. Les photocopies ou le double des
moyens de règlement sont classées.
-Les attestations de non redevance ou de fin de
-Service Contentieux paiement sont délivrées à la demande.
-Service Recouvrement des
recettes et transmission Les Lettres d’ordre de Mainlevée d’hypothèque sont
Recouvrement des délivrées aux Notaires après paiement
Créances transférées des pièces pour
comptabilisation En ce qui concerne les pénalités libératoires, les
ou cédées à l’Etat
attestations de mainlevée sont délivrées après
règlement.
Troisième partie : Description des activités opérationnelles
3. Procédure de délivrance des actes

Cette procédure décrit les modalités de délivrance des actes de recouvrement amiable
(mainlevées, quitus fiscaux et attestations de non redevance, attestation de fin de
paiement) et des actes de poursuites (Lettres de rappel, Dernier Avis Avant
Commandement, Commandement, Avis de fermetures, Avis à Tiers Détenteurs,
Oppositions à loyer) ;
Elle s’applique à la situation fiscale et non fiscale des opérateurs économiques au moment
du règlement de leur créance sur l’Etat, mais également au moment de l’acquittement de
leurs dettes vis-à-vis de l’Etat.
Réception de la demande des actes.

- Demande de mainlevée ;
- Demande d’attestation de non redevance ;
- Demande d’attestation de fin de paiement ;
- Demande de quitus fiscal ;
- Actes de poursuites.
Service Secrétariat du réceptionne, enregistre les demandes de mainlevées et les transmet
Poste comptable au Chef de poste.
Chef de poste impute les demandes d’actes au Service Recouvrement, notifie le

rejet motivé à l’émetteur, délivre les actes
Service vérifie la conformité des documents pour signature.
Recouvrement

procédure
- Mainlevée préalable au paiement des créances des fournisseurs ;
- Quitus fiscal ;
- Attestation de non redevance ;
- Mainlevée de saisie.
- Loi n°2005-161 du 27 avril 2005, annexe fiscale, article 21-7 ;
- Article 108 et suivants du Livre des procédures Fiscales ;
- Instruction 1936/DGTCP/RGF du 12 octobre 1994 relative à l’orientation des
fournisseurs vers la Recette Générale des finances avant tout règlement.
Procédure de délivrance des actes 137


N° Désignation Responsable du Durée d’utilité Sort final
1 Mainlevée signée Bureau chargé des 2 mois Conservation
mainlevées
2 Attestation non redevance Bureau chargé des 2 mois Conservation
signée attestations de
non redevance
3 Quitus fiscal signé Bureau chargé des 2 mois Conservation
Quitus fiscaux
4 Mainlevée de saisie signée Service 10 ans Conservation
recouvrement et
poursuites
5 Attestation de fin de Service courrier Permanent Conservation
paiement


Acteurs
-Service courrier Le service Courrier de la Recette Générale
-Service secrétariat de la Réception de la demande des Finances (RGF) réceptionne et enregistre
RGF d’actes de mainlevée, la demande d’actes dans le registre
quitus fiscaux et attestation (COURRIER ARRIVEE) et la transmet au
de non redevance
Secrétariat du RGF
Receveur Général des Le RGF impute la demande d’actes au Service

Finances (RGF) Imputation au service
recouvrement Recouvrement
Vérification de la Le Service Recouvrement vérifie la régularité

Service Recouvrement conformité de la demande, notamment le numéro du
de la demande compte contribuable du fournisseur, cachet et
signature du comptable émetteur,
l’attestation de régularité fiscale ou l’Avis à
Tiers détenteur (ATD).
Receveur Général des Notification
Finances du rejet au Si la demande n’est pas conforme aux
Comptable exigences, le RGF notifie le rejet au
Comptable.
Demande
NON conforme aux
exigences?
oui
Si la demande est conforme, le Service
Recouvrement consulte la situation fiscale du
Service Recouvrement Consultation de la
contribuable dans l’applicatif GUOAR et
situation fiscale du inscrit sur le formulaire de demande de
contribuable mainlevée, les montants dus et les Postes
Comptables assignataires de la recette.
La mainlevée signée par le RGF ou le Fondé

de pouvoirs est enregistrée au Service
Recouvrement, compostée, numérotée et
Receveur Général des remise au requérant qui indique ses contacts
Finances Délivrance cellulaires et son adresse électronique
de la mainlevée

SECTION 2 : MOBILISER LES RESSOURCES D’EMPRUNT ET LES DONS

Rechercher et mobiliser les financements sur le marché régional et international.
2. Objectif du processus
Mettre à la disposition de l'État les ressources nécessaires à la mise en œuvre des politiques
publiques à moindre coût.
- Stratégie de gestion de la Dette à Moyen Terme (SDMT) ;
- Calendrier d’émission ;
- Arrêtés d'émission ;
- Prospectus de l’émission ;
- Plan d’emprunt ;
- Requête de financement ;
- Cadrage budgétaire ;
- Relevé de compte (décaissement appuis budgétaires) ;
- Plan de trésorerie ;
- Marchés ;
- Procédures des partenaires techniques et financiers ;
- Demande de retrait de fonds.

- Ministère en charge du Budget ;
- Ministère en charge de l’Economie et des finances ;
- Ministère en charge du Plan et du Développement ;
- Ministères Techniques ;
- Unités de Gestion des Projets ;
- Comité National de la Dette Publique (CNDP) et le Comité des Experts de la Dette
(CED) ;
- Conseil Régional de l'Épargne Publique et des Marchés Financiers (CREPMF);
- Agence UMOA-Titres (AUT) ;
- Partenaires techniques et financiers.
- Clarté et précision de la lettre de saisine ;
- Respect du calendrier d'émission des titres publics ;
- Calendrier d'émission réaliste ;
- Respect des dispositions du Programme d’Investissement Public.
processus
- Accord de financement ;
- Rapport de présentation en Conseil des Ministres de l’Accord de financement ;
- Projet de décret de ratification ;
- Lettre de saisine de la Cour de Cassation (consultation juridique de la Cour de
Cassation) ;
- Mobilisations (émissions de titres, décaissements appuis budgétaires, etc…) ;
Fiche technique du processus Mobiliser les ressources d’emprunt et les dons 140
- Avis juridique de la Cour de Cassation, Notification de mise en vigueur du bailleur

de fonds, décret de ratification, Procès-verbal d'adjudication ;
- Compte-rendu de syndication ;
- Avis de décaissement ;
- Titres de recettes.
- Cour de Cassation ;
- Ministère en charge de l'Économie et des Finances ;
- Ministères Techniques ;
- Unités de Gestion des Projets ;
- Partenaires techniques et financiers ;
- Souscripteurs aux titres publics.
processus
- Dossier de financement conforme aux exigences ;
- Respects des clauses de la Convention ou de l’Accord de financement (respects des
engagements et levée des conditionnalités du premier décaissement).

-Dossier technique
Réception des -Cadrage budgétaire
Service Courrier requêtes de -Arrêtés d'émission
financement de l'Etat
-Arrêtés d'émission
-Note d'information
Non Analyse -Formulaires TIT
nécessaire ?
Note : l’analyse concerne les
-Service Emission de dossiers d’emprunts extérieurs
Titres Publics Elaboration du Oui
calendrier -Dossier technique, Note
d’émission Analyse du dossier explicative
-Service Négociation de technique
la Dette Extérieure
Notification
Bilatérale et Multilatérale
de rejet
/Service Négociation des
Dons
Dossier technique
-Service Négociation de viable ?
la Dette Extérieure Non
Bilatérale et Oui
Multilatérale//Service
Négociation des Dons Formulation de la -Requête de financement
requête de financement
au bailleur de fonds
-Service Négociation de Emission
la Dette Extérieure de titres publics
Bilatérale et Multilatérale
-Programme FMI (taux de
Non
-Service Emission de Conditionnalités concessionnalité)
Titres Publics acceptables?
Recherche
d’un autre
-Service Négociation de partenaire Oui
la Dette Extérieure
Bilatérale et Multilatérale Négociation de -Lettre d’accord du bailleur
/Service Négociation des L’Accord de -Projet d’Accord de financement
Dons financement
-MEF Non Négociations -Compte-rendu de négociation

-DDPD concluantes ?
Oui
Clôture de l’émission
et classement des Signature de l’Accord
résultats de financement
-Accord de financement signé
-MEF
-DDPD
-Relevé d’identité bancaire du
Mise en vigueur de Compte Projet si nécessaire,
-MEF l’Accord de Décret de ratification, Délégation
-DDPD financement / levée des de pouvoirs du MEF aux
conditions suspensives signataires autorisés, Avis
juridique de la Cour de Cassation,
Notification de mise en vigueur du
bailleur de fonds, tout autre
- Sous-Direction des Décaissement des document demandé par le
Tirages ressources Bailleur, Accord d’Agent pour les
- dons en nature
-Attestation d’ouverture de compte

-Rapport d’études
environnementales
-Acte d’installation de l’Unité de
Gestion du Projet (UGP)

1. Procédure d’émission des titres publics
Cette procédure décrit les modalités d’émission des titres publics. Elle s’applique aux bons
du Trésor, obligations du Trésor, emprunts obligataires (TPCI, Sukuk,) émis sur le marché
des capitaux régional ainsi qu’au Eurobonds émis sur le marché international.
- Emission sur le marché régional

Réception du cadrage budgétaire qui précise le montant à mobiliser sur les marchés
monétaires et financiers.
- Arrêté d’émission ;
- Formulaire TIT 609 ;
- Code d’ISIN ;
- Numéro d’enregistrement des émissions par syndication ;
- Notes d’informations ;

Service Courrier de la Réceptionne, enregistre et transmet le cadrage budgétaire au
Direction de la Dette Directeur de la Dette Publique et des Dons.
Publique et des Dons
Directeur de la Dette -Impute le cadrage budgétaire à la Sous-direction de la Mobilisation
Publique et des Dons des Emprunts et Dons et la Sous-direction de la Gestion de la
Trésorerie ;
-Transmet le projet de calendrier d’émission au Directeur Général

pour validation ;
- Transmet le calendrier d’émission validé à l’Agence UMOA-Titres.
-Valide le projet de note d’information et transmet les documents de

l’émission des titres publics au Directeur Général pour approbation et
signature;
-Transmet pour signature le formulaire TIT 609 relatif à la demande

d’organisation des émissions par adjudication ;
- Sollicite le code ISIN des emprunts obligataires auprès du

Dépositaire Central/Banque de Règlement ;
Procédure d’émission des titres publics 143

- Sollicite le numéro de l’enregistrement des opérations par

syndication auprès du Conseil Régional de l’Epargne Publique et du
Marché Financier (CREPMF) ;
-Reçoit du chef de file le compte-rendu d’émission dans le cadre

d’émission par syndication, et le procès-verbal de l’Agence UMOA-
Titres dans le cadre d’émission par adjudication à la clôture de
l’opération ;
Sous-direction de la -Réceptionne le cadrage budgétaire pour la prise en compte du

Mobilisation des montant à mobiliser en vue de l’élaboration du projet de calendrier
Emprunts et Dons d’émission en liaison avec la sous-direction de la gestion de la
trésorerie
- soumet le projet de calendrier d’émission, les projets d’arrêté
d’émission, la note d’information et le formulaire TIT 609 au
Directeur de la Dette Publique et des Dons.
-Demande au service émissions de titres publics d’élaborer les
documents administratifs relatifs à l’émission ;
-Transmet les comptes rendus au service émission de titres publics

pour enregistrement.
Service Emission de - Reçoit le cadrage budgétaire, élabore le projet de calendrier

Titres Publics d’émission et les documents d’émission des titres publics y afférents
tels que les projets d’arrêté d’émission et le projet de note
d’information selon le cas et prépare le formulaire TIT 609 pour les
émissions par adjudication et les soumets au Sous-directeur pour
vérification ;
-Reçoit et enregistre les résultats des émissions (compte-rendu et le
procès-verbal d’émission) dans le SYGADE.
-Procède au classement des documents de l’émission ;
- Produit des statistiques relatives aux émissions.
Directeur Général - Signe, le formulaire TIT 609 pour les émissions par adjudication ;
-Transmet le projet d’arrêté d’émission au Ministre en charge de
l’Économie et des Finances pour signature en vue des émissions
(adjudication et syndication);
- Valide les résultats des émissions par adjudication ;
- Signe les contrats de prestation de services pour les émissions par
syndications
-Reçoit les comptes rendus des émissions
Le Ministre en charge Signe l’arrêté d’émission.
de l’Economie et des
Finances
procédure
- Compte-rendu de l’émission par syndication;
- Procès-verbal de l’émission par Adjudication).

- Règlement n°06/2013/CM/UEMOA/ portant sur les Bons et Obligations du Trésor du

28 juin 2013 ;
- Instruction n°63/CREPMF/2020 relative aux émissions de titres publics sur le
marché financier régional de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA).
- Loi organique n° 2014-336 du 5 juin 2014 relative aux lois de finances ;
- Loi de finances de l’année ;

N°
1 Arrêté d’émission, formulaire TIT Service Emission de 11 ans Tri
609, Note d’information Titres Publics
2 Compte rendu d’émission Service Emission 11 ans Tri

de Titres Publics
3 Procès- verbal d’adjudication Service Emission 11 ans Tri
de Titres Publics


Acteurs Représentation schématique Commentaires et
-Le cadrage budgétaire est
DDPD-- Sous- Réception du cadrage reçu par courrier physique
Direction de la budgétaire ou électronique.
Mobilisation Un Projet de calendrier
des Emprunts d’émission est préparé sur la
et Dons-Service base du cadrage budgétaire,
Emission de Elaboration du calendrier du plan de trésorerie et de la
Titres Publics d’émission SDMT en liaison avec la
Sous-direction de la Gestion
de la Trésorerie.
Élaboration du projet
d’arrêté d’émission L’arrêté d’émission et la
Adjudication Syndication demande d’organisation
signés respectivement par le
MEF Ministre et le Directeur
DG Général.
Une lettre de demande de
Code ISIN est transmise au
Signature de la demande DC/BR pour les émissions
Signature de l’arrêté
d’organisation par syndication
d’émission
-DDPD Une demande
-Sous-direction d’organisation des émissions
de la par adjudications est
Mobilisation transmise à l’Agence
des Emprunts Demande du Code ISIN
Transmission de la UMOA-Titres.
et Dons au DC/BR
Demande d’Organisation à Une agence de
-Service l’Agence UMOA-Titres communication est désignée
Emission de
pour la conduite de la
Titres Publics
Choix de l’Agence de campagne de
Communication communication et la
production des supports.
-Sous-direction
de la Un consortium composé des
Mobilisation de Sociétés de Gestion et
des Emprunts Choix des SGI Chefs et Co- d’Intermédiation (SGI) est
et Dons chefs de file de l’opération désigné pour le placement
-Service des titres auprès des
Emission de Marketing de l’opération investisseurs.
Titres Publics
Une demande
Demande d’enregistrement d’organisation est transmise
de l’opération au CREPMF au CREMPF pour identifier
l’opération selon la
règlementation
-Directeur
Général Le marketing des émissions
-DDPD par adjudication est réalisé à
travers des mails aux
investisseurs et des échanges
Lancement de l’opération téléphoniques.
-Sous-direction La DDPD par mail autorise
de la les SGI à lancer l’opération
Mobilisation sur le marché.
des Emprunts Validation des résultats
et Dons Les résultats des émissions
-Service sont validés par le Directeur
Emission de Général du Trésor et de la
Titres Publics Comptabilité Publique
Enregistrement des comptes
Enregistrement dans
rendus des émissions dans
SYGADE
l’applicatif SYGADE.

- Emission sur le marché International (Eurobond)

Un cadre organisationnel est mis en place sous la supervision des plus hautes autorités de
l’Etat à travers un Comité de pilotage et secrétariat technique.
Le Comité de Pilotage
C’est l’organe de décision, il est présidé par le Ministre de l’Economie et des Finances et
est composé des autorités ci-après :
- Ministre de l’Economie et des Finances ou de son représentant ;
- Ministre du Budget ou de son représentant ;
- Représentant de la Primature ;
- Directeur Général du Trésor Public ;
- Directeur de la Dette Publique et des Dons.
Secrétariat Technique
C’est l’organe exécutif, il est chargé de préparer les dossiers pour décision du Comité de
Pilotage puis assurer le suivi quotidien du processus durant tout le processus d’émission.
Ses membres sont issus des administrations concernées par les questions de l’endettement
public sur le marché international. Il est présidé par la Direction de la Dette Publique et
des Dons.
• Fait déclencheur de la procédure

Réception du cadrage budgétaire qui précise le montant à mobiliser sur les marchés monétaire et
financier.
• Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces

Nécessaires à l’application de la procédure
- Dossier d’appel d’offres ;
- Rating pays ;
- Prospectus d’émission ;
- Questionnaire due diligences.
- Valide la stratégie de financement ;

- Valide le mode de sélections des différents intervenants ;
- Sélectionne les différents intervenants du processus d’émission ;
- Valide le chronogramme d’émission ;
Comité de pilotage
- Définit les objectifs et les orientations de l’émission ;
Procédure de négociation des financements extérieurs 147

- Valide l’approche marketing de l’opération auprès des

investisseurs ;
- Signe la documentation de l’émission ;
- Supervise le pricing de l’émission.
- Elabore la stratégie de financement ;

- Prépare les documents relatifs à la sélection des différents
intervenants ;
- Soumet au Comité de Pilotage les résultats du processus de
sélection des intervenants ;
Le Secrétariat - Soumet le chronogramme d’émission au Comité de Pilotage ;
Technique - Organise les sessions de due diligences ;
- Coordonne la rédaction du prospectus d’émission ;
- Coordonne l’élaboration de la documentation ;
- Prend contact avec les agences pour la notation de l’émission ;
- Propose les options de marketing ;
- Organise le pricing de l’opération.

Procédure
- Prospectus d’émission ;
- Procès-verbal de l’émission;
- Statistique de l’émission.
- Règlement n°09/2007/CM/UEMOA/ portant cadre de référence de la politique

d’endettement public et de gestion de la dette publique des Etats membres de l’UEMOA ;
- Règlement n°09/2010/CM/UEMOA/ relatif aux relations financières extérieurs des
Etats membres de l’UEMOA ;
- - Loi organique n° 2014-336 du 5 juin 2014 relative aux lois de finances ;


N°
1 Prospectus de l’émission Service Emission de 11 ans Tri
Titres Publics
2 Compte rendu d’émission Service Emission 11 ans Tri

de Titres Publics
3 Rapport de notation de l’Emission Service Emission 11 ans Tri
de Titres Publics


-Le cadrage budgétaire est reçu par courrier
DDPD-- Sous-Direction de la Réception du cadrage électronique
Mobilisation des Emprunts et budgétaire
Dons-Service Emission de -Un Projet de calendrier d’émission est préparé
Titres Publics sur la base du cadrage budgétaire, du plan de
Elaboration du calendrier d’émission trésorerie et de la SDMT.
-Sous-direction de la -Le projet de calendrier d’émission est élaboré en
Mobilisation des Emprunts et collaboration avec la Sous-direction de la
Dons. Gestion de la Trésorerie.
Sélection des intervenants principaux
Secrétariat Technique (banque co-chef de file et conseil La sélection est faite par appel d’offres ou de gré à
juridique local et international) gré. Des contrats et lettres de mandat sont signés
avec les principaux intervenants.
Organisation de la réunion de
Comité de Pilotage
lancement de l’opération
Des lettres de mandat sont signées avec les tierces

Secrétariat Technique parties.
Sélection des tierces parties (Agent
Comité de Pilotage fiscal, Agent et Bourse de cotation
Suite aux sessions de due diligences, les banques

Secrétariat Technique disposent de données nécessaires à la rédaction du
Organisation des sessions de due
Comité de Pilotage ; prospectus d’émission.
diligences
Banques co-chef de file
Conseil financier et juridiques
Élaboration du Prospectus d’émission La documentation et les contrats ont rédigés par

Comité de Pilotage ; les banques et leurs avocats et transmis aux
Banques co-chef de file avocats de la République pour avis.
Conseil financier et juridiques Rédaction de la documentation et
Le prospectus d’émission fait l’objet de plusieurs
less contrats
dépôts à la bourse de cotation pour recueillir leurs
Secrétariat Technique commentaires.
Comité de Pilotage ; Transmission du Prospectus
Banques co-chef de file d’émission à la bourse de cotation
Conseil financier et juridiques Un document (Présentation Investisseurs) est
produit à l’attention des investisseurs.
Marketing de l’opération
Secrétariat Technique Les Agences de notation sont contactées à l’effet
Comité de Pilotage ; de donner une note à l’émission.
Banques co-chef de file Notation de l’émission
Conseil financier et juridiques Call est essentiel pour les banques à travers lequel
a république prend la décision d’annoncer
l’opération sur le marché financier international.
Secrétariat Technique « Call du go no go »
Comité de Pilotage ;
Banques co-chef de file Annonce de l’opération
Conseil financier et juridiques
Un carnet d’ordres est constitué avec les
Secrétariat Technique soumissions des investisseurs.
Pricing
Comité de Pilotage ;
Banques co-chef de file Les banques transmettent le Procès-verbal de
Conseil financier et juridiques l’émission qui est ensuite enregistrer dans le
Clôture de l’émission et SYGADE.
classement des résultats
2. Procédure de négociation des financements extérieurs

Cette procédure décrit les modalités de négociation des financements extérieurs. Elle
s’applique aux accords de prêts, aux accords dons ainsi qu’au suivi des conventions.

Réception du dossier technique
- Dossier technique ;
- Lettre de saisine du MEF ;
- Plan d’Emprunt annuel ;
- Programme d’Investissement Public.
Service Courrier de la Réceptionne, enregistre, transmet la lettre de saisine du MEF ainsi
DDPD que les dossiers techniques au Directeur de la Dette Publique et des
Dons.
Directeur de la Dette -Impute la lettre de saisine du MEF ainsi les dossiers techniques à
Publique et des Dons la Sous-direction de la Mobilisation des Emprunts et Dons
-valide et soumet à la signature du Directeur Général la note
explicative et la requête de financement (à signer par le MEF) à
l’attention du bailleur de fonds, impute l’accord de financement à
la Sous-direction de la Mobilisation, valide la note d’observation,
participe à la négociation, à la cérémonie de signature de l’Accord
de financement et reçoit une copie originale de la Convention de
financement signée et la transmet à la Sous-direction de la
Mobilisation des Emprunts et des Dons ;
-valide le rapport de présentation en Conseil des Ministres de
l’Accord de financement signé, le projet du décret de ratification et
le projet de lettre de saisine de la Cour de Cassation et les soumet
au Directeur Général pour signature par le Ministre en charge des
finances ;
-reçoit du Directeur Général les copies certifiées conformes du
décret de ratification de l’Accord de financement, l’Avis juridique
de la Cour de Cassation et la délégation de pouvoirs du Ministre
en charge de l’Économie et des finances au profit des signataires
autorisés ;
-signe le courrier de transmission des documents de mise en
vigueur au bailleur de fonds et de levée des conditionnalités du
premier décaissement ;
-reçoit la lettre de notification de mise en vigueur de l’accord de
financement et la remet au Sous-directeur de la Mobilisation des
Emprunts des Dons.
Sous-directeur de la -vérifie l’analyse des conditionnalités du bailleur de fonds, les
Mobilisation des documents de levée du premier décaissement ;
Emprunts et Dons
-vérifie et soumet au DDPD la note explicative et la requête de
financement à l’attention du bailleur de fonds.
-participe selon le cas, à la négociation de l’accord de financement
et supervise le suivi de la convention de financement.
Service négociation -Rédige les requêtes de financement, les notes explicatives et
de la dette extérieure participe à l’analyse financière et juridique des projets d’Accord de
bilatérale et financement ;
multilatérale /Service -participe à la négociation de l’accord de financement ;
Négociation des Dons -prépare les documents de levée du premier décaissement ;
-assure le suivi de la convention de financement signé.
Directeur Général Signe la note explicative du dossier technique qu’il transmet à
l’appui de la requête de financement au Ministre en Charge de
l’Économie et des Finances.
Ministre en charge de -Signe la requête de financement, la Convention de financement, le
l’Économie et des rapport de présentation en Conseil des Ministres et la lettre de
Finances saisine de la Cour de Cassation.
- Signe certaines lettres adressées au bailleur de fonds dans le cadre
du suivi des accords de financement (avenants)
procédure
- Convention de financement et Accord de Don signés ;
- Etat des conventions signées
- Notification de mise en vigueur et de levée des conditionnalités du premier
décaissement du bailleur de fonds.
Règlement n°09/2010/CM/UEMOA relatif aux relations financières extérieures des États
membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine
Loi n°2016-886 du 08 novembre 2016, portant Constitution de la République de Côte
d’Ivoire
Les différents décrets de nomination des membres du Gouvernement et d’attributions des
membres du Gouvernement


1 Convention ou Accord de Service Négociation 10 ans Conservation
financement de la Dette extérieure
Bilatérale et
Multilatérale/ Service
Négociation des Dons
2 Notification de mise en Service Négociation 10 ans Conservation
vigueur de la Dette extérieure
Bilatérale et
Multilatérale /Service


Acteurs
Service Courrier de la -Le dossier émanant du Ministère technique (via
DDPD Réception des MEF) est enregistré par le Service Courrier et transmis
dossiers techniques au DDPD.
-Il comprend les études ou un descriptif du projet, et
la lettre de saisine.
-Directeur Général Formulation de la requête de La requête de financement à l’attention du bailleur de
-DDPD Financement au bailleur de fonds fonds ainsi qu’une note explicative du dossier
technique signée par le Directeur Général, sont
Recherche transmises au Ministre en charge de l'Économie et des
DDPD d’un autre Finances.
bailleur de
-DDPD fonds Analyse des conditionnalités -L'analyse porte sur les termes juridiques,
-- Sous-direction de la du bailleur de fonds économiques et financiers de l’offre de financement
Mobilisation des ou du projet d'accord reçu du bailleur de fonds
Emprunts et Dons Arrêt du -Une note d’observation est adressée au bailleur de
processus fonds.
Conditionnalités
-DDPD Non -Lorsque les conditions ne sont pas acceptables, il est
acceptables?
-- Sous-direction de la mis fin au processus ou la requête de financement
Mobilisation des pour la recherche d'un autre bailleur fait l’objet de
Emprunts et Dons Oui reformulation.
Négociation de l’Accord de financement -Lorsque les conditions sont acceptables, il est procédé
-DDPD
-- Sous-direction de la aux négociations de l'accord de financement.
-Une rencontre d'échanges, sanctionnée par un
Mobilisation des procès-verbal de négociation, est organisée entre le
Emprunts et Dons Non bailleur et les représentants des Ministères techniques
Négociations
- Service Négociation concluantes? et ceux du MEF. Les négociations peuvent aussi se
de la Dette extérieure faire par échanges de mails ou de notes.
Bilatérale et
Multilatérale/Service Oui -Lorsque la négociation n'est pas concluante, il est
Négociation des Dons procédé à la recherche d'un nouveau bailleur ou à
l'arrêt du processus.
Signature et mise en vigueur
-DDPD de l’Accord de financement -Lorsque la négociation est concluante, l'Accord de
-MEF financement est signé par les parties.
- L’enregistrement de l’accord de financement
signé est effectué dans le SYGADE.
-Il est procédé à la préparation des documents de mise
-DDPD en vigueur: rapport de présentation en Conseil des
-- Sous-direction de la Ministres, élaboration du projet de décret de
Mobilisation des ratification, consultation juridique de la Cour de
Emprunts et Dons Cassation où des documents de levée des conditions
Préparation des documents de mise en suspensives au décaissement notamment les certificats
- Service Négociation vigueur et /ou de levée des de l’emprunteur
de la Dette extérieure conditionnalités du 1er décaissement - Le Décret de ratification et l’Avis juridique de la
Bilatérale et Cour de Cassation, ou le certificat de l’emprunteur ou
Multilatérale /Service tout autre document demandé par lui sont transmis au
Négociation des Dons Suivi de la Convention de financement bailleur de fonds.
- Service Négociation Après la notification de mise en vigueur, une demande

de la Dette extérieure de levée des conditionnalités du 1er décaissement est
Bilatérale et adressée au bailleur de fonds.
Multilatérale/Service
-Pour assurer la gestion du financement, le Ministre
en charge de l'Économie et des Finances délègue des
pouvoirs au Directeur Général, et au DDPD.
Diffusion et
-Il est Procédé à l’ouverture d’un compte bancaire et à
classement de
la mise en place de la contrepartie ivoirienne si
l’Accord de
nécessaire.
financement
-Un courrier de prorogation de la limite de tirage est
DDPD adressé au bailleur si nécessaire.
-Une copie de l’Accord de financement est transmise

aux destinataires.


Acteurs
Il est procédé à l’ouverture d’un dossier pour la
conservation de l’Accord de financement et de toutes
les correspondances associées.

3. Procédure de négociation des financements intérieurs

Cette procédure décrit le mécanisme de mobilisation des ressources intérieures sur la base
d’une convention de crédit.
Elle s’applique aux emprunts contractés auprès du secteur bancaire et non bancaire.

Réception du projet de convention.
Projet de convention
3.4 Acteurs/responsabilités
Réceptionne, enregistre, le projet de convention et le transmet au
Service Courrier
Directeur de la Dette Publique et des Dons pour imputation.
- Transmet le projet de convention au service Négociation
Dette Intérieure Conventionnée via le Sous-directeur de la
Mobilisation des Emprunts et Dons pour traitement ;
DDPD
- Transmet après validation les documents à l’approbation et à la
signature du Directeur Général ou du Ministre de l’Economie et
des Finances
Sous-directeur de la Vérifie tous les documents traités par le Service Négociation de la
Mobilisation des Dette Intérieure Conventionnée et les soumets à la validation du
Emprunts et Dons DDPD
- Réceptionne les documents transmis par le Sous-directeur de la
Mobilisation des Emprunts et Dons pour analyse et traitement ;
Service Négociation - analyse le projet de convention des emprunts ;
Dette Intérieure - Soumet le document analysé (projet de convention) au Sous-
Conventionnée directeur pour vérification ;
-réceptionne les documents signés du sous-Directeur pour
enregistrement.
-signe la convention de prêt
Directeur Général ou
Ministre de l’Économie signe la convention de prêt
et des Finances

procédure
- Convention de prêt signée ;

- Etat Excel des conventions de prêt.
Procédure de négociation des financements intérieurs 156


1
Convention de prêt 11 ans Tri
Service Négociation
2 Liste Excel des conventions de
Dette Intérieure 11 ans Tri
prêt signées
Conventionnée
3 Liste SYGADE 11 ans Tri


Service Courrier de la Projet de convention réceptionné par le Service
DDPD Réception du projet Courrier et transmis au DDPD pour imputation
de convention de
crédit
-DDPD
-Sous-Direction de la -Analyses des conditions juridiques et
Mobilisation des financières par le service juridique et le service
Emprunts et Dons Demande Analyses des conditions juridique et analyse des risques en liaison avec le service
d’amendement financière négociation de la dette intérieure
-Service Négociation de
la Dette Intérieure Non conventionnée.
Conventionnée
Analyses non concluantes entrainement des
Analyses amendements au projet de convention.
-DDPD concluantes?
-Sous-Direction de la Oui
Mobilisation des Transmission des amendements au créancier
Emprunts et Dons
-Service Négociation de Accord des deux parties sur les conditions
la Dette Intérieure juridiques et financières
Conventionnée
-DDPD
-Sous-Direction de la
Mobilisation des Élaboration des documents administratifs.
Elaboration des documents
Emprunts et Dons administratifs
la Dette Intérieure
Conventionnée
Transmission du projet de Transmission du projet de convention de crédit

convention crédit validé à la pour signature.
-DDPD signature
-Sous-Direction de la
Mobilisation des
Emprunts et Dons
Conventionnée
Signature de la convention de Signature de la Convention de crédit par le

MEF/DG prêt MEF ou le DG
-DDPD Transmission et
Transmission de la convention de prêt signée et
-Sous-Direction de la enregistrement de la enregistrement de la convention de prêt dans le
Mobilisation des convention de prêt SYGADE
Emprunts et Dons dans Sygade
Conventionnée

4. Procédure de décaissement des ressources extérieures

Cette procédure décrit les modalités de décaissements (tirages) des ressources extérieures.
Elle s’applique aux financements extérieurs reçus sous forme de dons ou d’emprunts.
- Signature d’un Accord de financement ;
- Mise en vigueur d’un Accord de financement ;
- Levée des conditionnalités du premier décaissement ;
- Réception de l’avis de décaissement ;
- Signature du marché, le cas échéant.

- Accord de financement signé;

- Notification de mise en vigueur de l’Accord de financement ;
- Notification de levée des conditions préalables au décaissement ;
- Demande de retrait de fonds ;
- Marché.

Service courrier Réceptionne et enregistre les Demandes de Retrait de Fonds (DRF) des
de la DDPD Unités de Gestion de Projet (UGP), des avis de décaissement des
bailleurs de fonds et les transmet au Directeur de la Dette Publique et
des Dons pour imputation.
- Transmet l’Accord de financement à la Sous-direction des Tirages et
Suivi des Emprunts Intérieurs ainsi que les marchés y afférents ;
- Impute la Demande de Retrait de Fonds (DRF) de l’UGP et les avis de
décaissement à la Sous- Direction des Tirages et Suivi des Emprunts
Directeur de la Intérieurs pour traitement ;
Dette Publique et - Vise et transmet à l’un des Signataires autorisés (Directeur Général du Trésor
des Dons et de la Comptabilité Publique ou ses DGA) pour signature, les DRF
(DDPD) adressées aux bailleurs de fonds ;
- Signe, en sa qualité de Signataire autorisé, DRF, le cas échéant (cas des DRF
adressées à la BM);
- Signe les titres de recettes et les bordereaux de transmission à adresser à
la PGDP.
- Impute le dossier de DRF au service en charge du projet pour traitement,
Sous-direction des mise à jour de la base de données et expédition ;
Tirages et Suivi - Valide et soumet le dossier de DRF au DDPD pour signature du Signataire
des Emprunts Autorisé ;
Intérieurs -Impute l’avis de décaissement au service pour l’émission du titre de
recette ;
Procédure de décaissement des ressources extérieures 159

- Valide et soumet le titre de recette au DDPD pour signature avant transmission
à la Paierie Générale de la Dette Publique.
-
Examine et traite le dossier de DRF imputé par le Sous-Directeur;
-Soumet le dossier pour validation au Sous-Directeur ;
Service chargé des -Reçoit l’avis de décaissement et émet le titre de recette ;
Projets -Soumet le titre de recette à la validation du Sous-Directeur ;
-Procède à la mise à jour des données dans le SYGADE ;
-Elabore les états à transmettre à la SDEA.

Procédure
- Avis de décaissement ;
- Titre de recette.
4.6 Texte légal et réglementaire applicable
- Règlement n° 09/2010/CM/UEMOA/relatif aux relations financières extérieures des
États membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine ;
- Décret n° 2015-475 du 1er juillet 2015 portant procédures et modalités de gestion des projets
et programmes financés ou cofinancés par les Partenaires Techniques et Financiers ;
- Arrêté de nomination du Coordonnateur de projet, le cas échéant.

- Guide de procédures de la Direction de la Dette Publique et des Dons ;
- Procédures des bailleurs de fonds ;
- Délégation de pouvoirs du MEF aux signataires autorisés ;
- Avis de non objection du Partenaire technique et financier.
1 Demande de Retrait de Fonds Services chargé des 11 ans Tri

projets Cofinancés
2 Avis de décaissement Services chargé des 11 ans Conservation
projets Cofinancés
3 Titre de recette Services chargé des 11 ans Conservation
projets Cofinancés


Acteurs
-Service Courrier de la -La Demande de Retrait de Fonds (DRF) émane
DDPD Réception d’une des Unités de Gestion de Projets (UGP).
-Sous-Direction des demande de retrait -La DRF reçue, est enregistrée dans le registre de
Tirages et Suivi des de fonds courrier arrivée
Prêts rétrocédés ou - Une copie de l’accord de financement, de la
avalisés notification de mise en vigueur, des marchés de
fournisseurs et des procédures du bailleur de fonds
est utilisée pour le traitement de la DRF.
observations à l’UGP
Contrôle et examen -Le contrôle des pièces porte sur l’exhaustivité et la

Notification des
Service chargé des qualité.

des pièces justificatives
Projets -L’examen porte sur la conformité du calcul du
(rejet)
De la DRF montant sollicité avec les termes de l’accord de

financement et du marché ou contrat du fournisseur
et sur les recommandations des procédures du
bailleur de fonds.
-La DRF incomplète ou erronée est

Non
systématiquement retournée à l’UGP pour
Dossier complément de dossier ou corrections.
conforme ?
Oui
- Le traitement de la DRF se fait selon les
-DDPD procédures nationales et celles du bailleur de fonds.
Traitement de la demande de retrait
-Sous-Direction des
de fonds -Le traitement consiste à renseigner les formulaires
Tirages et Suivi des
du bailleur de fonds et à soumettre à la signature
Emprunts Intérieurs
d’un Signataire autorisé (le Directeur Général du
trésor et de la Comptabilité Publique ou les DGA
ou le DDPD) lesdits formulaires ainsi qu’un
courrier de demande de retrait de fonds.
La DRF peut être émise dans le cadre i) d’un
paiement direct par lequel le bailleur de fonds règle
directement un fournisseur ii) d’un
approvisionnement de compte spécial du projet par
-DDPD lequel les fonds sont mis à la disposition de l’UGP
Sous-Direction des Notification du décaissement par le ou iii) tout autre mode de décaissement dûment
Tirages et Suivi des bailleur de fonds accepté par l’Etat et le bailleurs de fonds.
Emprunts Intérieurs
-La DRF signée (formulaire et pièces justificatives
de paiement) est enregistrée et transmise au bailleur
de fonds.
Émission du titre de recettes -Les pièces requises varient selon le bailleur de
fonds.
DDPD
-Le décaissement par le bailleur de fonds du
montant sollicité est matérialisé par l’avis de
décaissement.
-Il est procédé à l’enregistrement du décaissement
dans le SYGADE.
-DDPD Conservation -Le DDPD émet un titre de recette à l’attention de
- Sous-Direction des des pièces et la PGDP sur la base de l’avis de décaissement reçu.
Tirages et Suivi des production des
Emprunts Intérieurs états
-L’avis de décaissement et une copie du titre de
recette sont conservés par la DDPD.
-Les données enregistrées sont transmises à la Sous-
direction des Études et Analyses pour la
préparation des états statistiques.

CHAPITRE 2 : AXE TRESORERIE
L’axe Trésorerie est décrit par un ensemble de dix procédures réparties dans deux processus
opérationnels (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous).
Intitulé du processus Intitulé des procédures
1.Prévision des ressources
2.Suivi d’exécution des ressources
3.Prévision des dépenses

Gérer la trésorerie
4.Suivi d’exécution des dépenses
5.Placement des excédents de trésorerie
6.Financement des déficits de trésorerie
1.Ouverture et clôture de comptes bancaires
2.Retrait et versement de fonds

Gérer les fonds et les dépôts
3.Traitement des valeurs
4.Compensation
Axe Trésorerie 162

SECTION 1 : PROCESSUS GERER LA TRESORERIE DE L’ETAT

- Elaborer le plan de trésorerie de l’Etat et de ses démembrements ;
- Assurer le suivi de l’exécution du plan de trésorerie de l’Etat ;
- Assurer la gestion active de la trésorerie.
- Honorer les engagements de l’Etat à bonne date ;
- Assurer le financement des gaps de trésorerie ;

- Eviter la constitution de trésorerie oisive ;
- Eviter la constitution d’arriérés de paiement

- Le cadrage budgétaire ;
- Le TOFE ;
- Les objectifs de recouvrement des régies (DGI, DGD et DGTCP) ;
- Relevé quotidien des comptes de l’Etat ;
- Le calendrier des émissions de titres publics ;
- Le service prévisionnel de la dette ;
- Le planning des règlements.
- Ministère de l’Économie et des Finances ;
- Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat ;
- Comités de trésorerie ;
- BCEAO ;
- Banques Commerciales- Direction Générale des Impôts (DGI) ;
- Direction Générale des Douanes (DGD) ;
- Agence Comptable Centrale du Trésor (ACCT) ;
- Paierie Générale de la Dette Publique (PGDP) ;
- Recettes Générale des Finances (RGF) ;
- Direction Générale de l’Economie (DGE) ;
- Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF) ;
- Paierie Générale du Trésor (PGT) ;
- Direction de la Coordination Statistique et du Suivi du Programme Economique et
Financier (DCSSPEF).
- Fiabilité, sincérité et exhaustivité des données ;
- Respect des délais de transmission des données.
Fiche technique de processus gérer la trésorerie de l’Etat 163

6. Éléments de sortie du processus : résultats, données de sortie ou livrables processus

- Plan annuel de trésorerie ;
- Notes relatives à la trésorerie et aux finances publiques ;
- Rapports périodiques
- Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat ;
- Comités de trésorerie ;
- BCEAO ;
- Banques Commerciales
- Direction Générale des Impôts (DGI) ;
- Direction Générale des Douanes (DGD) ;
- Agence Comptable Centrale du Trésor (ACCT) ;
- Paierie Générale de la Dette Publique (PGDP) ;
- Recettes Générale des Finances (RGF) ;
- Direction Générale de l’Economie (DGE) ;
- Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF).
Processus
- Fiabilité, exhaustivité et disponibilité des données.

9. Enchaînement des activités / tâches du processus

associés
flux)
Cadrage budgétaire
Réception des - TOFE
prévisions des - les prévisions sont reçues soit par
- Service Courrier
- Service Secrétariat ressources et courrier, soit par mail. Par courrier,
dépenses de l’Etat le service courrier réceptionne et
enregistre les prévisions. Il les
transmet au secrétariat du DDPD
qui après réception les impute au
sous-directeur de la gestion de la
trésorerie pour traitement. Par mail,
DDPD Elaboration du plan de le DDPD réceptionne les prévisions
Sous-Direction de la trésorerie et les transmet au sous-directeur de
gestion de la
trésorerie
la gestion de la trésorerie pour traitement.
Suivi de l’exécution du Objectifs Cash de

DDPD plan de trésorerie s régies
Sous-Direction de la - Planning de règlement
gestion de la
trésorerie
Gestion active de la
trésorerie - Exécution budgétaire
DDPD - Plan de trésorerie
Sous-Direction de la - Situation journalière de trésorerie
gestion de la - Note de synthèse journalière
trésorerie - Rapports périodiques
Trésorerie
DDPD suffisante ?
Sous-Direction de la Non
gestion de la
trésorerie Solde des comptes
recherche de ressources
Arbitrage et/ou
additionnelles
Oui
DDPD
Sous-Direction de la Arbitrage et/ou
gestion de la placement des
trésorerie excédents de
trésorerie


1. Procédures de prévision des ressources

Cette procédure décrit les modalités de prévision des ressources. Elle s’applique aux
recettes fiscales, non fiscales, ressources d’emprunts, appuis budgétaires et aux autres
ressources.

- Cadrage budgétaire
- Objectifs de recouvrement (Régies. EPN, CT,…)
- Plan d’emprunt- Calendrier d’émission de titres publics
- Accord de financement et convention signés
- Planning de décaissement des UGP
1.3 Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrées, documents ou pièces
- Données relatives aux recettes fiscales :

DGI ;
DGD ;
DGTCP.
- Données relatives aux recettes non fiscales ;

- Données relatives aux recettes communautaires (PCC, PCS, Web Fontaine)
- Données relatives aux cotes part d’impôts et des recettes à répartir ;
- Données relatives aux ressources d’emprunts ;
- Données relatives aux appuis budgétaires.
Service Suivi des -Réceptionne les objectifs de recouvrement des recettes et des
Recettes de l’Etat ressources attendues au titre des appuis budgétaires et emprunts
-Elabore le tableau prévisionnel des ressources ;

- Centralise les échéanciers de ressources et les flux prévisionnels
quotidien de ressources (Etat, EPN, CT, …)
Sous-directeur de la -Réceptionne les objectifs de recouvrement des recettes et des

Gestion de la ressources attendues au titre des appuis budgétaires et des
Trésorerie emprunts (Etat et Projets)
-Vérifie, assure la cohérence et transmet les objectifs de
recouvrement des recettes et les ressources attendues au titres des
appuis budgétaires et emprunts au Chef de service de suivi des
recettes pour prise en compte;
- S’assure de la bonne transcription des prévisions de ressources
dans le plan de trésorerie.
-Valide les données et les soumets au DDPD.
- Détermine les flux prévisionnels quotidien de ressources (Etat,
EPN, CT,…)
Procédures de prévision des ressources 166

DDPD - Réceptionne valide et impute les objectifs de recouvrement des

recettes et les ressources attendues au titre des appuis budgétaires
et des emprunts (Etat et Projets) au sous-directeur de la gestion de
la trésorerie.
- Valide les flux prévisionnels quotidien de ressources (Etat. EPN,
CT, ...)

procédure
- Tableau prévisionnel des flux de ressources

- Plan de trésorerie.

1 Tableau des flux prévisionnels SDGT 10 ans Conservation
de ressources
2 Plan de trésorerie SDGT 10 ans Conservation

1.7 Enchaînement des tâches

flux)
Service Suivi des -Le Cadrage budgétaire permet d’avoir

Réception des
Recettes de l’Etat les prévisions des ressources de l’année.
prévisions de les prévisions sont reçues soit par courrier, soit
ressources par mail. Par courrier, le service courrier
réceptionne enregistre et transmet au
secrétariat du DDPD. Après réception, le
DDPD les impute au sous-directeur de la
gestion de la trésorerie pour traitement.
Par mail, le DDPD réceptionne les prévisions
et les transmet au sous-directeur de la gestion de
la trésorerie pour traitement.
Service Suivi des
Recettes de l’Etat
-
Enregistrement des -Les prévisions de ressources sont
prévisions de ensuite enregistrées pour la production
ressources du Tableau des flux de prévisionnels de
ressources et du plan de trésorerie
DDPD
SDGT
Elaboration et
Service Suivi des -Les prévisions de ressources arrêtées
suivi du tableau
Recettes de l’Etat après validation; DGTCP) permettent
prévisionnel des
ressources de produire le tableau des flux
prévisionnels de ressources et le plan de
trésorerie (Etat, EPN, CT, UGP)

2. Procédures de suivi d’exécution des ressources

2.1Objet et domaine d’application de la procédure
Cette procédure décrit les modalités de suivi d’exécution des ressources. Elle s’applique
aux recettes effectivement encaissées, aux ressources d’emprunts validés et aux appuis
budgétaires reçus.
- Tableau prévisionnel de ressources
- Plan de trésorerie
- Demande de Retrait de Fonds (DRF)
- PV et CR des émissions
- Dépôts des régies financières
- Conventions de prêts

- Données relatives aux encaissements des ressources Soldes des comptes ;
- Relevés bancaires
Service Suivi -Réceptionne et centralise les états des ressources
des Recettes de -Elabore la situation de réalisations de ressources et le Tableau
l’Etat Harmonisé des recettes
- Elabore le tableau des flux quotidien des ressources
-Dégage les écarts constatés et soumet les données au supérieur
hiérarchique
-
Sous-directeur - Vérifie la situation des réalisations de ressources et le Tableau
de la gestion de Harmonisé des recettes ;
la Trésorerie - Valide le tableau des flux quotidien des ressources
- Analyse et traite les écarts constatés
- S’assure de la cohérence des données ;
- Soumet la situation des réalisations de ressources et le Tableau ;
-Harmonisé des recettes au DDPD pour validation.
DDPD - Procède à la clôture de la journée (CUT off)
- Valide la situation des réalisations de ressources et le Tableau ;
- Harmonisé des recettes.
procédure
- Situation des réalisations de ressources
- Tableau Harmonisé des recettes
- Plans de Trésorerie
Procédures de suivi d’exécution des ressources 169


1 Situation des réalisations de DDPD 10 ans Conservation
ressources
2 Tableau Harmonisé des recettes DDPD 10 ans Conservation
3 Plan de trésorerie DDPD 10 ans Conservation


associés
flux)
Service Suivi des Réception des - Les réalisations des flux quotidiens de
Recettes de l’Etat réalisations de ressources ressources sont reçues par la DDPD.
Centralisation des - Les données des réalisations des

réalisations de ressources ressources sont intégralement centralisées
Service Suivi des quotidiennement dans le plan de
trésorerie.
- Après la centralisation des réalisations de

Elaboration et suivi des
ressources, une analyse des écarts est faite
flux de réalisations de
DDPD avant la production des situations de
ressources
SDGT réalisation de ressources et le Tableau
Service Suivi des Harmonisé des recettes.
DDPD Situation de synthèse - Une situation de synthèse des réalisations

SDGT (situation des de ressources est produite.
Service Suivi des réalisations de
Recettes de l’Etat ressources, tableau
Harmonisé des
recettes)

3. Procédures de prévision des dépenses

Cette procédure décrit les modalités de prévision des dépenses. Elle s’applique aux
dépenses de l’administration centrale, des collectivités territoriales, des EPN, des projets
cofinancés et autres dépenses de l’Etat.
- Plan d’engagement ;
- Plan de passation des marchés ;
- Service prévisionnel de la dette ;
- Situation de la dette flottante ;
- Conventions signées.
- Service prévisionnel de la dette ;
- Planning de règlement, Plan de trésorerie ;
- Annonce ou expression des besoins (Etat, EPN, CT, UGP,…) ;
- Conventions signées ;
- PV et CR des émissions.
Service Suivi - Réceptionne et traite les prévisions, les annonces et les besoins exprimés;
des -Enregistre les tombées d’échéances du planning mensuel et les prévisions
Dépenses de de dépenses reçues dans le plan de couverture (journalier) ;
l’Etat -Réceptionne et enregistre les règlements effectués de la PGDP et de
l’ACCT dans le plan de couverture ;
hiérarchique ;
- Elabore le planning de règlement des dépenses de l’Etat et le transmet au
sous-directeur
Sous- - Réceptionne les prévisions, les annonces et les besoins exprimés et les
directeur de transmet au Chef de service suivi des dépenses de l’état pour traitement ;
la gestion de - Vérifie et assure la transcription des prévisions, des annonces et des
la Trésorerie besoins exprimés enregistrées et les soumets au DDPD pour validation.
- Réceptionne et impute les prévisions, les annonces et les besoins exprimés
DDPD au Sous-directeur de la gestion de la trésorerie pour traitement ;
- Valide le Programme de Paiement des Dépenses.

procédure
- Programme de paiement des dépenses ;
- Plans de trésorerie.

Procédures de prévision des dépenses 172

administrative
du classement
1 Programme de paiement des DDPD 10 ans Conservation
dépenses
2 Plans de trésorerie DDPD 10 ans Conservation


flux)
-Le cadrage budgétaire contient les
Service Suivi des prévisions des dépenses de l’année
Dépenses de Réception des les prévisions sont reçues soit par courrier, soit
l’Etat prévisions de par mail. Par courrier, le service courrier
DDPD/SDGT dépenses et des réceptionne les prévisions et les besoins
besoins exprimés et les enregistre. Il les transmet au
secrétariat du DDPD qui après réception les
exprimés impute au sous-directeur de la gestion de la
trésorerie pour traitement. Par mail, le DDPD
réceptionne les prévisions de dépenses et les
transmet au sous-directeur de la gestion de la
trésorerie pour traitement.
-Les prévisions des dépenses du

Service Suivi des Enregistrement des flux Cadrage budgétaire, les besoins
Dépenses de exprimés, les subventions aux
prévisionnels des dépenses
l’Etat EPN /CT et les dépenses des sont
DDPD/SDGT enregistrées pour l’élaboration du
Tableau des flux prévisionnels des
dépenses.
SDGT
Elaboration et suivi du
Service Suivi des - Une mise à jour régulière du tableau
tableau des flux
Dépenses de est effectuée.
prévisionnels de dépenses
l’Etat
Production du
Programme de Programme de paiement des dépenses
DDPD prend en compte les dépenses de l’Etat,
SDGT paiement des
dépenses des EPN, des CT, des UGP,…
Service Suivi des
Dépenses de
l’Etat

4. Procédures de suivi d’exécution des dépenses

Cette procédure décrit les modalités de suivi d’exécution des dépenses. Elle s’applique aux
dépenses et transferts effectifs.
- Lettre d’avances ;
- Prise en charge comptables ;
- Expression ;
- Mise en règlement.
- Etats des règlements ;

- Relevé des comptes ;
- Situation de trésorerie ;
- Planning de règlement.
Service Suivi - Réceptionne et centralise les états des dépenses ;
des Dépenses Elabore la situation de réalisations des dépenses et le Tableau Harmonisé
des dépenses ;
- Elabore le tableau des flux quotidien des dépenses ;
hiérarchique.
Sous-directeur - Vérifie la situation des réalisations de dépenses et le Tableau Harmonisé

de la gestion des dépenses;
de la - Valide le tableau des flux quotidien des dépenses
Trésorerie - Analyse et traite les écarts constatés
- S’Assure de la cohérence des données ;

- Soumet la situation des réalisations de dépenses et le tableau harmonisé
des dépenses au DDPD pour validation.
- Procède à la clôture de la journée (CUT off)
DDPD - Valide la situation des réalisations de dépenses et le tableau harmonisé
des dépenses
Procédures de suivi d’exécution des dépenses 175


procédure
- Situation des réalisations de dépenses ;
- Tableau Harmonisé des dépenses ;
- Etat d’exécution du Planning de règlement des dépenses
- Situation des restes à payer de l’Etat ;
- Plan de trésorerie.

1 Situation des réalisations de DDPD 10 ans Conservation
dépenses
2 Tableau Harmonisé des dépenses DDPD 10 ans Conservation
3 Etat d’exécution du Planning de DDPD 10 ans Conservation
règlement des dépenses
4 Plans de trésorerie DDPD 10 ans Conservation


associés
flux)
-La PGDP et de l’ACCT

Service Suivi des communiquent quotidiennement
Dépenses de les états de réalisations des dépenses
l’Etat Réception des des postes comptables à la DDPD.
réalisations des
dépenses
-Les dépenses de l’ensemble du

Service Suivi des réseau comptable sont captées via
Centralisation des
Dépenses de le CUT et centralisées.
réalisations des
l’Etat dépenses
- Après la centralisation des

réalisations, une analyse des écarts
Elaboration et suivi du est faite avant la production du
DDPD tableau des flux tableau des flux quotidiens des
SDGT quotidiens des dépenses.
Service Suivi des dépenses
Dépenses de . Il permet de s’assurer que tous les
l’Etat engagements (Etat, EPN, CT,
UGP, …) ont été respectés pour
éviter la constitution d’arriérés (de
dette).
Situation de synthèse
(Etat d’exécution du
planning de -Une situation de synthèse des
DDPD
réalisations des réalisations de dépenses de la
SDGT
dépenses, situation journée est produite.
Service Suivi des
Dépenses de de réalisation des
l’Etat dépenses)

5. Procédures de placement des excédents de trésorerie

Cette procédure décrit les modalités de placement des excédents de trésorerie.
- Existence de l’excédent de trésorerie ;
- Soldes des comptes

- Montant de l’excédent de trésorerie ;

- Taux du marché ;
- Convention de placement ;
- Montant du placement.

Service Elaboration - Détermine le niveau du solde des comptes ;
du plan de - Propose des caractéristiques du placement de l’excédent de
trésorerie de l’Etat trésorerie (montant, taux, durée) au Sous-Directeur;
- Elabore la fiche de placement ou convention de placement
Sous-directeur de la - Définit le niveau de disponibilité réelle
gestion de la - Valide la fiche de placement ou la convention de placement
Trésorerie - Arrête les caractéristiques du placement et les soumets au DDPD
pour validation
-Valide le niveau de disponibilité réelle, ainsi que les caractéristiques
DDPD de l’opération de placement;
- Soumet au DGTCP.

procédure
- Situation des placements ;
- PV ou CR de placements ;
- Relevé des comptes ou swift bancaire.
1 Situation des placements DDPD 10 ans Conservation
2 PV ou CR de placements DDPD 10 ans Conservation
3 Relevé des comptes ou swift DDPD 10 ans Conservation
bancaire
Procédures de placement des excédents de trésorerie 178

associés
flux)
DDPD -Sur la base des états des réalisations de
Détermination de
SDGT ressources et de dépenses, le niveau des
l’excédent de trésorerie
Service Elaboration excédents de trésorerie est déterminé après
du plan de consolidation des comptes.
trésorerie de l’Etat
DDPD Définition des -Les caractéristiques du placement

SDGT caractéristiques du placement (montants, taux, durées, …) arrêtées par le
DDPD sont soumis au DGTCP.
DDPD Exécution des actions

SDGT nécessaires au - Une fiche de placement ou une
placement convention de placement est signée avec les
banques sélectionnées.
Mise à disposition des

DDPD/PGDP/ -Relevé de comptes
fonds
ACCT
Service
Elaboration du Enregistrement des Une situation de placement est élaborée.
plan de résultats du placement
trésorerie de
l’Etat
Procédures de placement des excédents de trésorerie 179

6. Procédure de financement des déficits de trésorerie

Cette procédure décrit les modalités de financement des déficits de trésorerie.
- Existence de gaps de trésorerie ;
- Non-respect de l’échéancier de recouvrement des recettes ;
- Non atteinte des objectifs de mobilisation des ressources de financement.

- Montant du déficit de trésorerie ;
- Taux du marché ;
- Convention de financement ;
- Montant du financement.

Service - Détermine le déficit de trésorerie;
Elaboration du - Propose les caractéristiques du financement (instrument, montant, taux,
plan de durée) ;
trésorerie de - Elabore les projets de conventions de financement.
l’Etat
Sous-directeur - Détermine le besoin de financement
de la Gestion de - Valide le projet de convention de financement
la Trésorerie - Arrête les caractéristiques du placement et les soumets au DDPD pour
validation
DDPD -Valide le déficit et les caractéristiques du financement;
-Valide l’opération de financement.

procédure
- Relevé des comptes ou swift bancaire ;
- PV ou CR d’émission ;
- Situation des ressources de trésorerie.
Procédure de financement des déficits de trésorerie 180


1 Relevé des comptes ou swift DDPD 10 ans Conservation
bancaire
2 PV ou CR d’émissions DDPD 10 ans Conservation
3 Situation des ressources de DDPD 10 ans conservation
trésorerie


associés
flux)
DDPD -Sur la base des états des réalisations des

SDGT - Détermination ressources et de dépenses, un gap de
du déficit de trésorerie est déterminé après consolidation
Service Elaboration
trésorerie ; des comptes.
du plan de trésorerie
de l’Etat
DDPD -Les caractéristiques du financement

SDGT - Détermination des
recherché (instrument, montant, taux,
Service Elaboration caractéristiques du
durée) arrêtées par le DDPD sont t soumis
financement
du plan de trésorerie au DGTCP.
de l’Etat
-Il est procédé à la recherche du montant

DDPD Coordination des indicatif pour la couverture du besoin.
SDGT opérations d’émissions de - Après l’opération d’émission, un
Service Elaboration trésorerie PV est transmis par l’AUT. Pour ce
du plan de trésorerie qui est des autres ressources,
de l’Etat l’effectivité de l’opération est
constatée par relevé de comptes ou
un swift bancaire
Service Elaboration Enregistrement des

du plan de trésorerie résultats de la -Situation des ressources de trésorerie
de l’Etat mobilisation

SECTION 2 : PROCESSUS GÉRER LES FONDS ET LES DÉPÔTS

- Centraliser et gérer les fonds des administrations publiques et des sociétés d’État
- Gérer les dépôts des personnes physiques et morales de droit privé
Contribuer à l’optimisation de la gestion de la trésorerie de l’Etat et à la mobilisation de
l’épargne publique
- Demandes d’ouverture de compte ;
- Dossiers d’ouverture de compte : Carte nationale d’identité, Facture SODECI ou
CIE, Photos d’identité, bulletin de solde, Registre de commerce, Certificat de
résidence, Statut et règlement intérieur des personnes morales, Décret et Arrêté de
création des organismes publics, l’attestation d’agrément des associations /
mutuelles ;
- Lettres d’avances, cartes bancaires, Chèques, Ordres de virement, Bordereaux de
versement, Bordereaux de remise de chèque, Demandes de position de compte ;
- Contrats de souscription en ligne (E-bank Trésor) ;
- Rédactions des documents LBC /FT (fiche KYC notamment).
- Personnes physiques et morales ;
- Processus Gérer la trésorerie de l’État ;
- Postes comptables.

Conformité, fiabilité et exhaustivité des pièces ou informations

processus
- Relevés d’identité bancaire, Relevés bancaires ;
- Avis de crédit, Avis de débit, Chèque payé, Avis de vente de devises, Avis d’achat
de devises ;
- Reçus de versement ;
- Chéquiers, Cartes bancaires ;
- Code d’accès au E-bank Trésor ;
- États statistiques relatifs à l’évolution des dépôts et des comptes.
- Postes comptables ;
- Banques confrères ;
- CENTIF ;
- BCEAO.
Fiche technique du processus Gérer les fonds et les dépôts 183


processus
- Accueil de qualité ;
- Célérité et précision dans le traitement des opérations ;
- Satisfaction des besoins dans les meilleurs délais ;
- Confidentialité des données et informations ;
- Conseil ;
- Sécurité des avoirs en compte et dans le traitement des opérations.


Acteurs
-Chef d’Agence -Courriers de demande d’ouverture de
Réception des compte ;
-Chef de Service dossiers et des
Gestion Clientèle -Fiche KYC et documents LBC/FT ;
requêtes -Autres requêtes.
Non .Demande
d’ouverture
de compte ?
Oui Personnes Morales :

Avis d’ouverture de compte ;
-Chef d’Agence Analyse du dossier Carton de spécimen de signature ;
-Chef de Service Double du courrier réponse ;
Gestion Clientèle
Documents régissant l’entreprise.
Personne
Morale Non
-Personnes Physiques : Photo, CNI, facture

Oui CIE/SODECI ou certificat de résidence,
Agent Comptable Contrôle du dossier pour bulletin de solde, …
Central des Dépôts validation par l’ACCD
-Carte d’ouverture de compte
-Fiche d’identification
-Convention de compte
-Moyens de paiement mis à disposition
(chéquiers, cartes magnétiques)
Non Contrôle - contrat de souscription en ligne (E-bank
satisfait Trésor)
Retour du -Ordres de virement

dossier à la Oui -Avis de crédit, avis de débit, chèque payé
personne morale -Reçus de versement, Avis de vente de
devises, Avis d’achat de devises
Ouverture de
-Chef d’Agence
compte
-Chef de Service
Gestion Clientèle
Gestion des -Ordres de virement

-Chefs d’Agence opérations internes -Chèques
-Chefs de Services de la clientèle -Rapport d’activités
-Contrats/conventions
-Plan de sécurité informatique
Traitement des -Rapports de surveillance
-ACCD opérations avec les -Registres de contrôle d’accès
-Fondés de pouvoirs confrères -renforcement du Contrôle interne et de la
lutte contre la fraude et les prévarications ;
-LBC/FT
-ACCD -dispositif de déclaration à la CIP
-DSI Sécurisation fonctionnel
-Prestataires de services des dépôts


1. Procédure d’ouverture et de clôture de compte bancaire

Cette procédure décrit les modalités d’ouverture, de suivi et de clôture de compte
bancaire à l’Agence Comptable Centrale des Dépôts (ACCD). Elle s’applique aux
comptes courants et d’épargne des personnes physiques et morales.
Réception des demandes d’ouverture de compte bancaire
- Demande d’ouverture de compte formulée par le client et pièces exigées
(notamment photo d’identité, facture SODECI-CIE, certificat de résidence, brevet
de pension pour les retraités, certificat de prise de service ou arrêté de nomination
pour les fonctionnaires) ;
- Courrier de demande de clôture de compte et de dépôt des moyens de paiement
en sa possession (chèques, cartes bancaires et autres…) ;
- La liste et les pouvoirs du ou des mandataires ;
- Le journal d’annonces légales ayant publié la constitution de la société.
Chef de Service -réceptionne les documents exigés à l’ouverture du compte, procède au
Clientèle premier contrôle des saisies, valide l’opération d’ouverture de compte ;
-réceptionne les documents exigés pour la clôture des comptes, transmet
l’attestation de clôture de compte au Chef d’Agence ou au Fondé de
Pouvoirs pour signature.
Agent en charge -recueille la signature du client ;
de l’ouverture et -saisit les opérations d’ouverture de compte dans ORION, transmet le
de clôture de spécimen et les photos au scannage, numérise et traite les spécimens de
compte signature, range les dossiers d’ouverture de compte, vérifie le solde du
compte du client ;
-réclame les moyens de paiement au client (chèques, cartes bancaires) ;
-remet le formulaire de demande de clôture de compte au client pour le
renseigner, traite la demande et clôture le compte, établit l’attestation de
clôture et de non redevance de compte et la remettre au client contre
décharge.
Chef d’Agence ou -impute le dossier de demande d’ouverture de compte ou de clôture de

Fondé de compte au Service Gestion Clientèle, signe l’attestation de clôture de
pouvoirs compte ;
-signe l’attestation de non redevance et de clôture de compte.
Agent Comptable Contrôle et valide des dossiers d’ouverture de compte des personnes
Central des morales
Dépôts
Procédure d’ouverture et de clôture de compte bancaire 186


procédure
Attestation d’ouverture de compte, Fiche d’ouverture de compte, Relevé d’identité
bancaire, Attestation de clôture.
Guide de saisie dans ORION, Convention de compte
1 Dossier d’ouverture de compte Service Clientèle 10 ans Conservation
2
Décharge des attestations de Service Clientèle 10 ans Conservation
clôture de compte
3 Avis de domiciliation de compte Service Clientèle 10 ans Conservation
1.8 Enchaînement des tâches de la procédure (voir pages suivantes)

La liste des pièces exigées tient compte de la
-Chef d’Agence Réception de la nature du requérant :
-Chef de Service demande -Personnes Morales : demande d’ouverture de
d’ouverture du
Gestion clientèle compte
compte, Carton de spécimen de signature,
ACCD Double du courrier réponse, Conditions
d’ouverture de compte pour les personnes
morales.
-Personnes Physiques : Photo, CNI, Facture
CIE/SODECI ou certificat de résidence,
Bulletin de solde.
-Un tri est effectué pour distinguer les personnes
physiques des personnes morales.
Traitement du dossier
Chef d’Agence
Oui
Personne
Morale ?
Oui Non
-La demande doit être validée par l’ACCD avant
d’être introduite dans le circuit de traitement.
Contrôle du dossier pour
ACCD validation par l’ACCD
Non Contenu du contrôle

Contrôle
satisfait ?
Retour du
dossier au Oui
demandeur
-Signature de la fiche d’ouverture de compte et

Chef de Service Ouverture de compte de la convention de compte.
Gestion
Clientèle L’identité du client, son spécimen de signature,
Enregistrement du client dans sa Carte Nationale d’Identité (CNI) et sa photo
l’applicatif ORION d’identité, sont enregistrées dans l’applicatif
ORION.
-Le Chef de Service Clientèle effectue un

contrôle de conformité entre les données de la
fiche d’ouverture de compte et celles saisies dans
-Chef de Service l’applicatif ORION.
Gestion Validation de l’opération -L’accès au spécimen de signature et à la photo
Clientèle d’identité du client dans le réseau, est la preuve
-Chef d’Agence que l’opération a été validée et que le compte est
opérationnel.
-Des moyens de paiement (chéquiers, cartes

bancaires) sont mis à la disposition du client.
Suivi de compte -Le compte enregistre l’ensemble des opérations,
Chef de Service notamment les retraits, les versements, les
Gestion virements et fait l’objet de suivi.
Clientèle
A B

A B
Oui
Poursuite des
relations avec le
client ? -Lorsque le client demande la clôture de son
compte, le Chef de Service Clientèle examine la
demande, récupère les moyens de paiement,
procède à l’arrêté intermédiaire du compte en
Chef de Service Non intérêt, annule les virements permanents en
Gestion cours, nivelle le compte.
Clientèle -Il saisit la clôture dans ORION.
Clôture de
compte -Il extrait le dossier du stock des comptes en
cours et procède à l’émargement.
-Le chef d’Agence délivre une attestation de
clôture du compte au client et classe le dossier.

2. Procédure de retrait et de versement de fonds

Cette procédure décrit les modalités de retrait et de versement de fonds à l’Agence
Comptable Centrale des Dépôts. Elle s’applique aux opérations en numéraires effectuées
aux guichets des caisses.
Besoin d’effectuer une opération en numéraires
- Bordereaux de versement ;
- Bordereaux de retrait ;
- Bordereaux de confirmation ;
- Chèques ;
- Spécimens de signature ;
- Solde du compte.
Caissier Réceptionne les documents exigés, effectue les contrôles nécessaires,
saisit les opérations, encaisse les versements de fonds ou procède au
paiement, appose son visa sur les pièces justificatives des opérations et
les transmet à la comptabilité.
Chef d’Agence ou Valide les chèques dont le montant est supérieur ou égal à 1 000 000 F
Fondé de Pouvoirs CFA, appose son visa pour paiement.
procédure
- Avis de versement, Bordereaux de versement renseignés ;
- Avis de paiement, Bordereaux de paiement renseignés ;
- Avis de cession ;
- Chèques payés.
- Guide de saisie dans ORION ;
- Guide de procédures de l’Agence Comptables Centrale des Dépôts.
Service
1 Chèques 10 ans Conservation
Comptabilité
Service
2 Avis de débit 10 ans Conservation
Comptabilité
Service
3 Bordereau de versement 10 ans Conservation
Comptabilité
Service
4 Pièces d’annulation d’opération 10 ans Conservation
Comptabilité
Procédure de retrait et de versement de fonds 190


Acteurs
Le client effectue son opération avec un

Caissier Réception bordereau de versement, un chèque ou un
de la demande bordereau de retrait.
de retrait ou de
versement de
fonds du client
En cas de versement, le Caissier contrôle la

Non conformité et la cohérence entre le bordereau
Retrait ? et les fonds déposés par le client.
Vérification du bordereau
et des fonds versés par le
Oui
En cas de retrait, le Caissier contrôle la pièce

Caissier Vérification des d’identité, la signature, la photo du client, le
client
documents requis solde de son compte et la validité du chèque

ou du bordereau de retrait.
En cas de retrait par chèque au porteur, le

guichetier fait confirmer le chèque auprès du
titulaire du compte.
-Le Caissier procède à la saisie du versement

-Caissier ou du retrait dans l’application ORION.
-Fondés de pouvoirs Saisie et validation
des opérations -La validation est effectuée par le Caissier ou
-Chefs d’Agence le supérieur hiérarchique selon le montant de
l’opération.
-En cas de versement, un avis de versement
est remis au client pour clôturer l’opération.
Pour le retrait de fonds, le montant est remis

Caissier Remise de fonds au client après validation de l’opération et
au client obtention de l’acquit libératoire.
Recherche des causes
et prise de mesures
adaptées Les pièces justificatives des opérations de
retrait et de versement, notamment les avis
de versement, les Bordereaux de versement
renseignés, les bordereaux de paiement
Caissier Classement des renseignés, les Chèques payés sont conservés
pièces justificatives par le Caissier pour transmission au Service
de l’opération Comptabilité.
Procédure de retrait et de versement de fonds 191

3. Procédure de traitement des valeurs

Cette procédure décrit les modalités de traitement des valeurs reçues de la clientèle. Elle
s’applique aux valeurs ne faisant pas l’objet de compensation avec les banques confrères.

Réception des valeurs
3.3 Éléments d’entrée de la procédure : domaine d’entrée, documents ou pièces

- Chèque BCEAO ;
- Bon de virement ;
- Lettre de demande d’avance de trésorerie ;
- Transfert émis ;
- Relevés BCEAO et BNI ;
- Demande couverture ;
- Quittance TGE ;
- Transferts émis (BCEAO et BNI) ;
- Ordres de virements ;
- Virements reçus par RTGS sur le CUT.
Service Réceptionne les valeurs et les transmet au Chef d’Agence.
Secrétariat de
l’ACCD
Chef de Service Réceptionne et enregistre les effets financiers, vérifie les pièces avant la
Trésorerie saisie, vérifie et valide la saisie informatique des données, vérifie les
certificats de concordance bancaire
Fondé de Valide les opérations.
pouvoir
Chef de Service Réceptionne les documents de traçabilité
Archives

procédure
- Relevés BCEAO (compte de fonctionnement et provision salaires), Relevé BNI ;
- Nostro BCEAO, Nostro BNI.
- Traité du 14 novembre 1973 constituant l’Union Monétaire Ouest Africaine
(UMOA) ;
- Loi n° 90-589 du 25 juillet 1990 portant réglementation bancaire ;
- Ordonnance n° 2009-385 du 1er décembre 2009 portant réglementation bancaire.
Guide de saisie dans ORION.
Procédure de traitement des valeurs 192


1 Relevés BCEAO, Relevés BNI, Nostro Service 10 ans Conservation
BCEAO, Nostro BNI Comptabilité


Le Service Secrétariat réceptionne les
Service Secrétariat Réception bordereaux de virement (BV), les transferts, les
des valeurs relevés BCEAO et BNI, les ordres de virement,
les quittances TGE, les chèques BCEAO, les
lettres d’avance ACCT, les transferts BCEAO et
BNI émis et les virements reçus par RTGS sur le
CUT.
Service Trésorerie Vérification des valeurs La vérification porte sur l’exhaustivité, la

régularité et la cohérence des valeurs.
Oui Anomalies Lorsque des anomalies sont constatées, les

constatées ? valeurs sont retournées au client.
Retour des
valeurs au
client
-Les valeurs sont retracées dans des registres
Non
courrier « arrivée ».
Enregistrement et saisie -les valeurs sont saisies dans le menu virement
Service Trésorerie interne ou opérations libres et enregistrées, dans
des valeurs dans ORION
les registres.
-La validation porte sur le contrôle des comptes

-Chef de Service et des montants.
Validation des opérations
Trésorerie -Les valeurs sont saisies dans le menu virement
-Fondé de interne ou opérations libres et enregistrées dans
Pouvoirs les registres.
-Les comptes des bénéficiaires sont crédités et
ceux des émetteurs sont débités.
-Des avis d’opérations internes sont produits.
-Le Service Trésorerie produit quotidiennement

-Service Trésorerie Classement des l’état de rapprochement bancaire(CCB) et le
-Fondé de valeurs et production transmet à l’ACCD ou au Fondé de Pouvoirs.
Pouvoirs du certificat de -Les valeurs traitées par le Service Trésorerie
concordance sont transmises au Service Comptabilité.
bancaire -Les autres documents de traçabilité des
opérations sont transmis au Service Archives.
-Il produit périodiquement l’état de

rapprochement des mouvements sur les
comptes.
-Les autres documents de traçabilité des
opérations sont notamment les relevés BCEAO
(compte de fonctionnement et provision
salaires), les relevé BNI, les avis d’opérations
(Nostro BCEAO, Nostro BNI, Nostro Provision
Salaires), la restitution des opérations.

4. Procédure de compensation

Cette procédure décrit les modalités d’exécution de la compensation entre la Banque des
Dépôts du Trésor et les Banques confrères. Elle s’applique aux échanges de valeurs entre
les Banques conformément au Système Interbancaire de Compensation Automatisée dans
l’UEMOA (SICA-UEMOA).
Réception des valeurs

- Chèques ;
- Bordereaux de virement ;
- Soit transmis des Banques confrères et des Agences de la Banque des Dépôts du
Trésor ;
- Effets retour compensation ;
- Chèques ;
- Virements interbancaire (VIB) ;
- Bordereaux de transmission.
Service Réceptionne les chèques, les virements interbancaires, les effets, les
Secrétariat de bordereaux de transmission, les soit-transmis des chèques des Agences
l’ACCD de l’ACCD.
Chef de Service Impute les valeurs au bureau de traitement, contrôle les saisies des
Compensation opérations, valide les opérations, coordonne les opérations du réseau
banque du Trésor, assure la collaboration avec les confrères, pointe et
valide les opérations croisées avec l’ACCT, intègre les valeurs « aller » et
« retour » compensation, valide les rejets, participe aux réunions
interbancaires.
Service Procède à l’intégration des valeurs au réseau SICA-UEMOA.
Informatique
procédure
- Rapport d’activités ;
- Avis d’opération.
- Traité du 14 novembre 1973 constituant l’Union Monétaire Ouest Africaine
(UMOA) ;
- Loi n°90-589 du 25 juillet 1990 portant réglementation bancaire ;
- Ordonnance n°2009-385 du 1er décembre 2009 portant réglementation bancaire.
- Guide de saisie dans ORION ;
- Convention SICA-UEMOA.
Procédure de compensation 195


1 Service
Virements interbancaires émis et reçus 10 ans Tri
Comptabilité
2 Service 10 ans
Chèques compensation aller et retour Conservation
Comptabilité
3 Service 10 ans
Effets émis et reçus, impayés et rejets Conservation
Comptabilité


Acteurs
-Le Service Secrétariat reçoit les soit-transmis des
- Service Secrétariat Réception des remises de chèques des Agences du réseau
de l’ACCD valeurs et fichiers ACCD.
- Service Informatique
de l’ACCD Le service Informatique reçoit le Fichier retour
composé des valeurs Trésor Public et l’état de
traitement des valeurs retour
Les valeurs retour (Trésor Public) sont scannées et

Intégration des valeurs intégrées dans le SICA-UEMOA.
- Chef de Service Trésor Public Un état de traitement des valeurs retour (CRO) et
Compensation des avis d’opération sont générés par le système à
-Service Informatique l’issue de l’intégration.
Contrôle et classement -Le contrôle porte sur l’exhaustivité, la régularité

Chef de Service des valeurs et la cohérence des valeurs.
Compensation -Le classement des valeurs est effectué par
Banque.
Lorsque des anomalies sont constatées, les rejets
et impayés sont saisis dans ORION et notifiés à
l’Agence de l’ACCD ou à la Banque confrère.
Non Résultats
du contrôle
Satisfaisants ?
Saisie des rejets -Les valeurs aller (Confrères) sont scannées et

et impayés et intégrées dans le SICA-UEMOA. Après avoir
notification à satisfait aux contrôles de régularité (endos du
l’émetteur Oui chèque-compte à créditer) les remises sont saisies
et validées, les chèques pointés (numéro de
cheque, montant, numéro de compte
-Chef de Service correspondant).
Compensation Intégration des valeurs confrères -Un état de traitement des valeurs aller et des avis
-Service informatique d’opération sont générés par le système à l’issue
de l’intégration.
-Le Service Informatique effectue la récupération

électronique des différentes opérations saisies
Préparation et transmission dans le réseau de la Banque.
Service informatique des fichiers dans -Ces données sont intégrées au réseau SICA-
le SICA-UEMOA UEMOA
Le Service Compensation procède au

dépouillement des valeurs retour. Il établit un
tableau de dépouillement en conformité avec le
Chef de Service rapport d’activités produit.
Production du
compensation rapport d’activités Note 1 : Le solde débiteur ou créditeur de la
et classement Compensation est imputé sur le compte de
des documents
l’Agence Comptable Centrale du Trésor ouvert
dans les livres de la BCEAO.
Note 2 : après la compensation, le siège transmet à
chaque agence ses données et valeurs.

CHAPITRE 3 : AXE DÉPENSES PUBLIQUES
L’axe Dépenses Publiques est décrit par un ensemble de trois procédures (Cf. Tableau de synthèse
ci-dessous).
Intitule des processus Intitulé des procédures
1.Règlement des mandats, ordre de

paiement et bon de caisse
Assurer le règlement de la dépense
2.Paiement des avances
publique
3.Exécution de saisies et des oppositions
hors saisies
Axe Dépenses publiques 198

SECTION 1 : PROCESSUS ASSURER LE RÈGLEMENT DE LA DEPENSE

PUBLIQUE
- Assurer le règlement des dépenses de fonctionnement et d’investissement de l’Etat,
des collectivités territoriales et des EPN ;
- Assurer le paiement de la dette publique.
- S’assurer de la régularité de la dépense publique ;
- Régler les dépenses dans les délais requis.
- Budget de l’État ;
- Budget des collectivités territoriales et les programmes triennaux ;
- Budget des EPN ;
- Mandats de paiement (SIB et hors SIB ), Ordres de paiement ;
- États collectifs, Bordereaux, Bons de caisse ;
- Lettres d’avances de trésorerie ;
- Saisie attribution de créance, cession de créance, cession des rémunérations, Avis à
Tiers Détenteur ;
- Certificat de concordance bancaire ;
- Administrateurs de crédits, Ordonnateurs délégués (DAF, Responsable de crédits,
Préfets, Direction de la Solde, Direction du Patrimoine de l’Etat), Responsable de
programme ;
- Ordonnateurs des collectivités territoriales, des EPN et des projets ;
- Direction Générale du Budget et des Finances, Direction Générale des Impôts,
Caisse Générale de Retraite des Agents de l’État, la Caisse Nationale de Prévoyance
Sociale ;
- Processus Gérer la trésorerie ;

- Processus Gérer le système d’informatique ;
- Processus Tenir les comptes publics et parapublics ;
- Processus Réglementer et assister l’activité comptable.
- Documents de paiement conformes et fiables ;
- Respect des délais requis ;
- Disponibilité de la trésorerie et des applicatifs.
- Effets de paiement renseignés (chèques, bons et ordres de virement, bordereaux et
ordres de transfert, Bordereaux d’effets émis) ;
- Documents de paiement acquittés : bons de caisses, mandats et ordres de paiement
émargés, bordereau d’acquit libératoire ;
Fiche technique du processus Assurer le règlement de la dépense publique 199

- États des règlements, Journal de règlement, États des restes à payer ;

- Le MT900.
- Fonctionnaires et agents de l’État, Bénéficiaires des pensions, Autres bénéficiaires
(cas des états collectifs, réparations civiles, …) ;
- Fournisseurs et prestataires de l’Etat, des collectivités territoriales et des EPN ;
- Créanciers ou tiers saisissants, Cessionnaires ;
- Organisations internationales, DAF des Institutions ;
- Organismes publics, banques et établissements financiers ;
- Bailleurs de fonds, organismes financiers internationaux ;
- Processus “Réaliser les études économiques et financières” ;
- Processus “Tenir les comptes publics et parapublics” ;
- Processus “Mobiliser les recettes fiscales et non fiscales”.
8. Exigences des clients, bénéficiaires ou destinataires des éléments de sortie du processus

- Célérité dans le traitement des dossiers et dans le paiement ;
- Transmission des pièces justificatives de dépenses fiables et dans les délais requis ;
- Disponibilité et communication des informations relatives aux paiements ;
- Exactitude du paiement ;
- Respect des échéances de paiement ;
- Respect des critères d’antériorité ;
- Tenue des comités de trésorerie et des comités paritaires.


-Service Secrétariat Documents de paiement : mandats et ordres de
-Service Courrier Réception des paiement, factures, lettres d’avances de
-Services dédiés documents trésoreries, saisies attribution, marchés,
de paiement conventions de cession de créance, cession des
rémunérations états collectifs, avis à tiers
détenteur, bordereaux de règlement, bons de
caisse et autres documents nécessaires
-Chefs de poste
-Service en charge des Contrôle des pièces -Traité OHADA : Acte uniforme portant
dépenses de dépenses organisation des procédures simplifiées de
-Autres services ou recouvrement et des voies d’exécution ;
acteurs en charge du -Lois, textes réglementaires et instructions
contrôle des dépenses applicables ;
Rejet ou différé -Guide du Payeur.
notifié à
l’ordonnateur -Avis de rejet ou de différé (lettre, fiche
-Chefs de poste ou l’initiateur électronique) ;
de la dépense -Registre de notification de rejets ou de différés ;
-Courrier de notification déchargé.
Pièces
régulières ?
Non
Oui
-Cachets (PEC, SIB, Vu Bon A Payer, autres) ;

Prise en charge -Visas et signatures ;
-Chefs de poste des dépenses -Bordereaux de prise en charge ;
-Service Dépenses -Journal de prise en charge.
-Services dédiés
Note : La prise en charge se fait dans les applicatifs SIB,
PEC-MER, SOLDE AN 2000, SIGCOT, SYGEP,
GMDB et autres, selon le poste. Une fiche suiveuse
accompagne le mandat de la réception à la prise en
charge.
-Chefs de poste Mise en règlement -Programmes de paiements ;

-Services en charge du des dépenses -Cachet d’exécution des oppositions et saisies ;
règlement des dépenses -Applicatifs (SYGACUT, MER, BDC, autres) ;
-Effets de paiement renseignés (chèques, bons et
ordres de virement, bordereaux et ordres de
transfert, Bordereaux d’effets émis), décharges
des banques ;
-Documents de paiement acquittés : bons de
caisses, mandats et ordres de paiement émargés ;
-États des règlements, États des restes à payer,
Journal règlement.
Services en charge du Transmission des

-Registre de transmission déchargé ;
Règlement des dépenses pièces de dépenses
-Pièces justificatives des règlements effectués.
au service
Comptabilité


1. Procédure de règlement des mandats, ordres de paiement et bons de caisse

Cette procédure décrit les modalités de règlement des mandats, ordres de paiement et bons
de caisse. Elle concerne tous les postes comptables payeurs et s’applique au règlement des
mandats, ordres de paiement et bons de caisse des Administrations publiques, des
Collectivités Territoriales et des EPN.
- Réception des pièces de dépenses ordonnancées (mandats, ordres de paiement,
bons de caisse) ;
- Réception de l’original de la demande d’emploi des chèques spéciaux initiés par les
Recettes Principales des Impôts et la Recette Principale des Douanes.
- Mandats, ordres de paiement, bons de caisse ;
- Pièces justificatives ;
- Plafond de paiement des dépenses.
Secrétariat du Chef de poste ou Réceptionne les mandats ou ordres de paiements et
service dédié renseigne le chrono Courrier Arrivée. Il et les transmet
au Chef de poste ou au service dédié ( service en charge
des dépenses) qui réceptionne les bordereaux, appose
un visa, transmet les pièces au service dédié.
Chef de poste - impute le dossier au Service dédié pour traitement ;
- notifie le rejet motivé à l’Ordonnateur ;
- met en règlement de manière électronique ou
manuelle la dépense par virement, par chèque ou en
espèces ;
- exige la régularité fiscale ou la main levée.
Service en charge des dépenses fait un contrôle de payeur, contrôle de forme et de fond,
notamment l’exacte imputation budgétaire, la qualité de
l’ordonnateur, la disponibilité du crédit, la certification
du service fait, la liquidation, la certification de la
liquidation par l’ordonnateur pour les dépenses de
l’Etat
Chef de Service en charge des appose le cachet « Vu Bon à payer » et autres cachets
dépenses sur les mandats ou ordres de paiement et les transmet
au Service Comptabilité.
Service responsable de la prise -impute dans les supports comptables appropriés (livres
en charge comptables, progiciel de prise en charge : PEC) ;
- appose les cachets appropriés.
Procédure de règlement des mandats, ordres de paiement et bons de caisse 202


procédure
- Mandats, ordres de paiement, bons de caisse, Bordereaux comportant l’acquit
libératoire, bordereaux de virement ;
- Copie des chèques, copie de chèques spéciaux du Trésor, avis de règlement, ordres
de virement ;
- Relevés bancaires.
- Règlement n° 09/2010/CM/UEMOA/relatif aux relations financières extérieures
des États membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine
(UEMOA) ;
- Loi n° 2003-489 du 26 décembre 2003 portant régime financier, fiscal et domanial
des Collectivités territoriales ;
- Article 35 de l’annexe fiscale à la Loi de Finances de l’année 2007 ;
- Décret n° 98-716 du 16 décembre 1998 Portant Réforme des Circuits et des
Procédures d’Exécution des Dépenses et des Recettes du Budget général de l’État,
des Comptes spéciaux du Trésor, et mise en œuvre du Système Intégré de Gestion
des Finances Publiques ;
- Décret n° 2013-762 du 08 novembre 2013 relatif aux Régies de Recettes et aux
Régies d’Avances auprès de l’État, des Établissements Publics Nationaux et des
Projets d’investissement ;
- Décret n° 2014-370 du 18 juin 2014 relatif au Régime de la quotité cessible et de la
quotité saisissable ;
- Arrêté nº 286/MPMEF/DGTCP/DT du 18 décembre 2014 modifiant l’arrêté
nº237/MPMEF/DGTCP/DT du 27 octobre 2014 portant modalités de
fonctionnement et de gestion du Compte Unique du Trésor (CUT) ;
- Arrêté interministériel n°0001 MPMBPE/MEF du 14 janvier 2020 portant réforme
des procédures et circuits d’exécution des Recettes et Dépenses du Budget de l’Etat
et mise en œuvre du Système d’Information Budgétaire
- Instruction n° 5334 MEF-CAB/DGCPT du 15 novembre 1983 relative à la Gestion
financière et comptable des Communes et de la Ville d’Abidjan ;
- Instruction n° 98 MEF du 07 juillet 1990 relative aux modalités d’application des
dispositions du décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant Régime financier et
comptable des Établissements Publics Nationaux ;
- Instruction n° 0308/MPMEF/DGTCP/DCP du 23 janvier 2014 relative au
Traitement des chèques spéciaux Trésor dans les Postes Comptables.
Guide du payeur, autres guides dédiés aux postes comptables payeurs.

1 Mandats, ordres de paiement, Bon de Service en charge 10 ans Conservation
caisse comportant l’acquit libératoire, des dépenses
Bordereaux renseignés

2 Copie des chèques, ordres de virement, Service en 10 ans Conservation

ordres de transfert charge des
dépenses
3 Avis de règlement Service en 10 ans Conservation
charge des
dépenses


Acteurs Représentation schématique Commentaires et documents associés
- Secrétariat réceptionne les mandats, ordres de
-Secrétariat du Chef Réception des mandats, paiement et bons de caisse et les transmet au Chef de
de Poste ou Service Ordres de paiements et poste.
dédié bons de caisse -Toutefois, les documents peuvent être reçus par un
service dédié
-Chef de Poste ou Le Chef de poste impute le dossier au Service en

Imputation des mandats, Ordres de
Service dédié paiements et bons de caisse charge des dépenses ou au service dédié pour
traitement.
-Service en charge de Contrôle des pièces Le service en charge de la dépense ou le Service dédié
justificatives de dépense selon le cas, fait un contrôle de payeur (contrôle de
la dépense ou Service
dédié forme et de fond) portant notamment sur l’exacte
imputation budgétaire, la qualité de l’ordonnateur, la
Notification
-Chef de Poste de rejet ou
disponibilité des crédits, la certification du service fait.
différé Cf. Guide du payeur, Instruction relative à la gestion
comptable et financière des Collectivités territoriales.
Résultats du
contrôle Lorsque les résultats du contrôle ne sont pas
satisfaisants ?
Non satisfaisants, le Chef de Poste notifie le rejet ou les
différés motivés à l’ordonnateur.
Lorsque les résultats du contrôle sont satisfaisants, le

Chef du service en charge de la dépense ou du service
Oui dédié appose le cachet « vu Bon à Payer » et autres
cachets sur les mandats, ordres de paiement ou bon de
caisse et les transmet au service comptabilité
-Service en charge de Le Chef de Service Dépenses/Service dédié fait la prise

Prise en charge dans PEC
la dépense ou Service en charge de la dépense dans les supports comptables
dédié appropriés (livres comptables, progiciel de prise en
charge : PEC).
Il appose le cachet approprié sur le mandat, l’ordre de
paiement ou le bon de caisse
-Chef de service Prise en charge comptable dans ASTER Le Chef de service en charge de la dépense fait la prise
comptabilité en charge comptable de la dépense dans ASTER.
-Fondé de Pouvoirs / Expression des besoins dans SYGACUT Le poste exprime ses besoins dans le lot des mandats
Chef de Poste pris en charge en tenant compte des critères de maturité
et d’antériorité. Il transmet électroniquement les
besoins exprimés à l’Agent Comptable Central du
Trésor.


-Fondé de Pouvoirs /
A la réception des besoins exprimés, l’ACCT accorde
Chef de Poste Réception du plafond un plafond d’approvisionnement au poste demandeur.
accordé dans SYGACUT
-Chef de Service A la réception du plafond de dépenses accordé, le Chef

Dépenses de service Dépense procède à la mise en règlement.
Mise en règlement dans MER
Il coche les mandats à payer en vérifiant le régime
d’imposition du bénéficiaire, l’application de la retenue
10% ou les oppositions éventuelles au règlement.
Le Chef de Poste valide les propositions cochées par le

Fondé de Pouvoirs / chef de service Dépenses. Les montants des dépenses
Chef de Poste Validation du paiement dans MER effectivement payées sont déversés dans ASTER et les
comptes de prise en charge sont émargés.
Le Chef de Poste édite la situation détaillée des

virements émis après paiement effectif.
- Chef de Poste Après le routage des opérations, le Chef de service
- Chef de Service dépenses vérifie et imprime la preuve des virements
Edition de la situation
Dépenses détaillée dans SYGACUT émis. Un contrôle a posteriori est effectué
mensuellement sur le programme de règlement.
Les pièces de dépenses sont transmises au service

chargé de la comptabilité.
- Chef de Service
Dépenses Transmission des pièces
de dépenses au service
en charge de la
Comptabilité

2. Procédure de paiement des avances

Cette procédure décrit les modalités de paiement des avances. Elle concerne les postes
comptables payeurs et s’applique aux dépenses payées sans mandatement préalable
(dépenses payées par lettres d’avances ou en Régie d’Avances).
- Réception des lettres d’avances ;
- Réception des lettres de demande d’avances (cas des Régies d’Avances au niveau
des Collectivités Territoriales et des EPN) ;
- Réception des ordres de paiement (cas des Régies d’Avances au niveau central).
- Lettre de demandes d’approvisionnement ;
- Lettres d’avances ;
- Ordres de paiement.
Service Secrétariat réceptionne, enregistre les lettres d’avances, les lettres de
Service dédié demande d’avances ou ordres de paiement et les transmet au
Chef de poste.
Service en charge des réceptionne, enregistre et traite les lettres d’avances, les lettres
avances ou Service dédié de demande d’avances ou ordres de paiement (pour rejet ou
mise en règlement).
Chef de poste -impute les différents courriers aux services dédiés ;
-notifie le rejet ou met en règlement la lettre d’avances ou
l’ordre de paiement, à l’issue du traitement ;
-effectue la régularisation des avances (cas des Communes et
des EPN).
Ordonnateur émet un mandat ou ordre de paiement pour régularisation des
avances.

procédure
- Bordereaux de virement ;
- Bons de caisse ;
- Chèques payés.
- Loi Organique n° 2014-336 du 05 juin 2014 relative aux Lois des finances ;
- Décret n° 73-436 du 1er septembre 1973, fixant les Règles de constitution des Régies
d’Avances ;
- Décret n°82-213 du 24 février 1982 relatif aux Régies de Recettes et aux Régies
d’Avances de l’État et des Établissements Publics Nationaux ;
- Décret n° 82-214 du 24 février 1982, relatif à la Responsabilité personnelle et
pécuniaire des Régisseurs de l’État et des Établissements Publics Nationaux ;
- Décret n° 98-716 du 16 décembre 1998 portant Réforme des Circuits et des
Procédures d’Exécution des Dépenses et des Recettes du Budget général de l’État,
Procédure de paiement des avances 207
des Comptes spéciaux du Trésor, et mise en œuvre du Système Intégré de Gestion

des Finances Publiques ;
- Décret n° 2013-762 du 08 novembre 2013 relatif aux Régies de Recettes et aux
Régies d’Avances auprès de l’État, des Établissements Publics Nationaux et des
Projets d’investissement ;
- Arrêté n° 198/MEF/CAB-01/20 du 13 mars 2009 fixant les modalités de recours
aux avances de trésorerie ;
- Arrêté interministériel n° 570/MPMEF/MPMB du 02 décembre 2014 fixant les
modalités de création, de fonctionnement et de clôture des Régies de Recettes et des
Régies d’Avances de l’Etat, des Etablissements Publics Nationaux et des Projets
d’investissement et les modalités de détermination du montant du cautionnement
et de l’indemnité de responsabilité des Régisseurs ;
- Arrêté interministériel n°0001 MPMBPE/MEF du 14 janvier 2020 portant réforme
des procédures et circuits d’exécution des Recettes et Dépenses du Budget de l’Etat
et mise en œuvre du Système d’Information Budgétaire ;
- Instruction comptable n° 2089/DGTCP/DCP du 21 avril 2008 relative aux
procédures et documents comptables des Régies de recettes et d’avances de l’État ;
- Instruction comptable modificative nº 4966/MEF/DGTCP/DCP/ du 03
septembre 2010 relative aux procédures et documents comptables des Régies de
Recettes et d’Avances de l’État.
10 ans Tri
1 Lettre d’avances Services dédié
Service en charge 10 ans Conservation
2 Bordereau de virement
des dépenses
Service en charge 10 ans Conservation
3 Bon de caisse
des dépenses
Service Compte 10 ans Conservation
4 Mandat de régularisation
de Gestion
Note : le service dédié peut être le Service Courrier, Service Secrétariat, Service Règlement, selon le
cas.


associés
flux)
-Les lettres d’avances, les lettres de
-Service Secrétariat demandes d’avances et ordres de paiements
-Service en charge des Réception de régie sont réceptionnées, enregistrés par
avances ou Service des lettres d’avances, le Service dédié et transmises au Comptable
lettres de demandes assignataire qui fait les imputations
dédié nécessaires.
d’avances et/ou des
ordres de paiement de Note 1 : Les lettres d’avances sont signées
régie conjointement par les Ministres compétents
Note 2 : Les lettres de demandes d’avances sont
initiées par les Ordonnateurs des EPN et des
Collectivités territoriales.
Note 3 : Les ordres de paiement sont initiés par
les Ordonnateurs au niveau central.
Le traitement consiste à vérifier la régularité

et la validité des lettres d’avances, des lettres
de demandes d’avances et ordres de
Comptable Traitement des lettres paiement.
assignataire d’avances, lettres de
-Service en charge des demande d’avance
avances ou Service et ordres de paiement Lorsque les résultats du traitement ne sont
dédié pas conformes aux exigences, le rejet est
notifié au service initiateur de la lettre
Notification d’avance ou de l’ordre de paiement.
du rejet au service
-Directeur Général
-Chef de poste
Non Résultats du
traitement
satisfaisants ?
Oui -Le régisseur/Comptable assignataire émet

les effets en règlement de la lettre d’avances
ou de l’ordre de paiement, notamment les
Mise en règlement de la bordereaux de virement, les bons de caisse,
lettre d’avance, lettre de les chèques.
demande d’avance ou de -Le règlement des avances peut se faire en
Comptable
l’ordre de paiement espèces selon le cas (frais de voyage,
assignataire
renouvellement de l’avance aux Régisseurs
auprès des EPN ou des Collectivités
Territoriales, …).
Sur la base des pièces justificatives des

règlements effectués par le Régisseur
d’avances ou par le comptable assignataire,
l’Ordonnateur émet un mandat ou un ordre
Régularisation
-Ordonnateur de paiement pour régularisation (Cf.
des avances
Procédure de paiement des mandats, ordres
-Régisseur d’Avances
de paiement et bons de caisse)
- Comptable
assignataire

3. Procédure d’exécution des saisies et des oppositions hors saisies

Cette procédure décrit les modalités d’exécution des saisies et des oppositions hors saisies.
Elle concerne les postes comptables payeurs et s’applique à l'exécution des oppositions au
paiement et aux précomptes pour le compte de tiers.

- Réception des dossiers de saisies.

- Avis à Tiers Détenteur ;
- Convention de cession de créances ou de rémunérations (Ordonnance) ;
- Exploit de saisie attribution de créances.
Service Secrétariat réceptionne, enregistre les dossiers de saisie ou d’opposition hors saisie
des postes et les transmet au Chef de poste.
comptables
Chef de poste impute les dossiers de saisie aux services compétents pour traitement,
effectue le précompte, notifie à leur demande le résultat de l’opération
aux parties (créancier saisissant ou débiteur saisi.
Service en charge traite les dossiers de saisie.
des réclamations
ou Service dédié
Service en charge effectue la prise en charge ;
des dépenses émet les effets de paiement.

procédure
- État de suivi des procédures exécutées ;
- Copie des chèques, avis de règlement, ordres de virement, ordres de transfert, bons
et bordereaux de virement.
- Acte uniforme du 10 avril 1998 portant Organisation des procédures simplifiées de
recouvrement et des voies d’exécution (Cf. JO OHADA n°6 du 1er juillet 1998) ;
- Livre de procédures fiscales ;
- Décret n° 2014-370 du 18 juin 2014 relatif au Régime de la quotité cessible et de la
quotité saisissable.
Guide juridique de la Côte d’Ivoire.
Procédure d’exécution des saisies et des oppositions hors saisies 210


1 Dossiers de saisie avec les mentions de Chef de service Jusqu’à la Conservation
référencement en charge des clôture de
réclamations l’affaire
2 Copie des chèques, avis de règlement, Service en 10 ans Conservation
ordres de virement, ordres de transfert charge des
dépenses
3 État de saisies exécutées Chef de service 10 ans Conservation
en charge des
réclamations


flux)
Service Secrétariat Les dossiers de saisie ou d’opposition hors saisies

Réception des
ou Service sont reçus, enregistrés par le Service Secrétariat et
dossiers de saisies transmis au Chef de poste.
dédié ou d’opposition
hors saisies
La prise en charge consiste à joindre une copie :

Prise en charge - de l’opposition au mandat et apposer un cachet
des dossiers « Opposition à paiement» sur le mandat ;
- de la saisie au mandat et apposer le cachet
- Chef de service « Mandat saisi » sur le mandat.
en charge des
dépenses
- Service dédié
-Avant de procéder au prélèvement du montant
Prélèvement du
saisi sur le mandat, le Chef de poste exige un
montant de la saisie
certificat de non contestation à produire dans un
ou de l’opposition
délai d’un mois au plus ou la décision
et reversement au
d’acquiescement du débiteur.
bénéficiaire
Chef de poste -Il procède au précompte et émet les effets de
paiement au profit du bénéficiaire (bons de
virement, bordereaux de virement, chèques,
ordres de transfert)
Notification
À la demande du créancier saisissant et du
de l’opération
débiteur saisi, une quittance est délivrée ainsi que
aux parties
les copies des effets de paiement.
prenantes
Chef de poste

CHAPITRE 4 : AXE COMPTABILITE
L’axe Comptabilité est décrit par un ensemble de dix procédures réparties dans deux
processus opérationnels (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous).
Intitulé des processus Clients/Bénéficiaires

Tenir les comptes 1. Tenue de la comptabilité
publics et parapublics 2. Apurement de la comptabilité
3. Production de la balance des comptes des postes comptables
4. Production du compte de gestion et du compte financier
5. Élaboration du Compte Général de l’Administration des
Finances
Réglementer et assister 1. Élaboration des instructions comptables et des notes techniques
l’activité comptable 2. Paramétrage des données
3. Assistance des postes comptables
4. Contrôle de la qualité comptable
5. Mise en état d’examen des comptes de gestion et des comptes
financiers
Axe comptabilité 213

SECTION 1 : ORGANISATION COMPTABLE

SOUS-SECTION 1 : CADRE JURIDIQUE
La Comptabilité de l’État est soumise aux normes communautaires et aux textes législatifs
et réglementaires en vigueur.
1. Au niveau communautaire
Les règles communautaires visent l’harmonisation du cadre global des finances publiques
dans les États membres de l’Union. Plusieurs directives ont été adoptées à cet effet :
- Directive n°01/2009/CM/UEMOA portant Code de transparence ;
- Direction n°06/2009/CM/UEMOA portant Loi organique des Lois de Finances
- Directive n°07/2009/CM/UEMOA portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique ;
- Directive n°08/2009/CM/UEMOA portant Nomenclature Budgétaire de l’État ;
- Directive n°09/2009/CM/UEMOA portant Plan Comptable de l’État ;
- Directive n°010/2009/CM/UEMOA portant Tableau des Opérations Financières
de l’État ;
- Directive n°01/2011/CM/UEMOA portant Régime Financier des Collectivités
Territoriales ;
- Directive n°03/2012/CM/UEMOA portant Comptabilité des Matières.
2. Au niveau national
La Comptabilité de l’État est régie par un ensemble de textes législatifs et réglementaires.

Il s’agit notamment des textes suivants :
- Loi n°98-388 du 02 juillet 1998 fixant les Règles générales relatives aux
Établissements Publics Nationaux et portant création des catégories
d’Établissements Publics et abrogeant la loi n°80-1070 du 13 septembre 1980 ;
des Collectivités Territoriales ;
- Loi Organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux Lois de Finances ;
- Loi Organique n°2014-337 du 05 juin 2014 portant Code de Transparence dans la
gestion des Finances Publiques ;
- Décret 64-240 du 26 juin 1964, portant Réglementation en matière de
responsabilité et de débets des comptables publics;
- Décret 69-304 du 04 juillet 1969 fixant les garanties des Comptables Publics;
- Décret n°81-137 du 18 février 1981 portant régime financier et comptable des EPN
- Décret n°82-1093 du 24 novembre 1982 portant règlement financier et comptable
des Communes et de la ville d’Abidjan ;
- Décret 98-260 du 03 juin 1998 portant Mise en application du Plan Comptable
Général de l’État;
- Décret 2014-416 du 09 juillet 2014 relatif au Règlement Général sur la Comptabilité
Publique ;
- Décret 2014-418 du 09 juillet 2014 relatif au Plan Comptable de l’État ;
- Arrêté n°07 MEF/ DGTCP du 10 janvier 1997 portant Modification de l'arrêté
n°2219 MEFP/TP du 20 décembre 1978 fixant le montant du cautionnement
imposé aux comptables directs et à certains fonctionnaires des services du Trésor et
celui de l'indemnité de responsabilité attribuée aux mêmes agents.
Plusieurs Instructions Comptables ont été mises à la disposition des Comptables Publics.
Organisation comptable 214

SOUS-SECTION 2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA

COMPTABILITE DE L’ETAT
1. Organisation
L’organisation comptable de l’État repose sur deux grands réseaux comptables:

- le réseau des Comptables Directs du Trésor;
- le réseau des Comptables Spéciaux.
-
1.1 Le réseau des Comptables Directs du Trésor
Ce réseau comprend :
- les Postes Comptables Généraux :
l’Agence Comptable Centrale du Trésor (ACCT) ;
la Recette Générale des Finances (RGF) ;
la Paierie Générale du Trésor (PGT) ;
la Trésorerie Générale pour l’Étranger(TGE) ;
l’Agence Comptable des Créances Contentieuses (ACCC) ;
l’Agence Comptable de la Dette Publique (ACDP) ;
l’Agence Comptable Centrale des Dépôts (ACCD) ;
la Paierie Générale des Armées (PGA) ;
la Trésorerie Générale des Institutions de la République (TGIR).
- les Postes Comptables Supérieurs Déconcentrés :
les Trésoreries Générales
- les Postes Comptables Subordonnés Déconcentrés :

les Paieries de District ;
les Paieries de Région ;
les Agences Principales ACCD
les Trésoreries Principales ;
les Paieries à l’étranger ;
les Agences Comptables des Projets;
les Agences Comptables des Établissements Publics Nationaux ;
les Agences de l’ACCD ;
les Recettes des Produits Divers du Trésor ;
les Trésoreries.
1.2 Le réseau des Comptables Spéciaux

Ce réseau est constitué des Postes Comptables de la Direction Générale des Impôts (DGI)
et de la Direction Générale des Douanes. Il comprend :
- les Postes comptables Supérieurs Déconcentrés :
les Recettes Principales des Impôts ;
les Recettes Principales des Douanes.
- les Postes Comptables Subordonnés Déconcentrés :
les Recettes des Impôts ;
les Recettes des Douanes.
2. Fonctionnement
2.1 La déconcentration de la comptabilité
Organisation et fonctionnement de la comptabilité de l’Etat 215

L’unité de la comptabilité de l’État est indispensable à la description des opérations de

l’ensemble des comptables des deux réseaux et à l’information des autorités chargées de la
gestion et du contrôle de l’activité financière de l’État.
Cette unité est assurée par une organisation des postes à quatre niveaux de regroupement :
- l’ACCT-C, Centralisateur de plus haut niveau ;
- les Comptables Généraux;
- les Comptables Centralisateurs de premier niveau ;
- les Postes Comptables Déconcentrés.
Centralisateur de plus haut niveau

ACCT
C
ACCT PGT TGE ACDP ACCD ACCC PGAT TGI

R
Centralisateur
de 1er niveau TG-C RPD RPI-C TGE ACDP
-C -C
PCD RD RI P Etr ACP
2.2 Les Comptables Publics

Le Comptable Public est toute personne :
- nommée par un acte légal dans l’une des catégories de comptables publics ;
- qui a prêté serment devant les juridictions compétentes ;
- qui a constitué des garanties de cautionnement ;
- qui a été installée dans les fonctions de comptable public par un représentant de la
Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
Les comptables publics ont une responsabilité personnelle et pécuniaire. Ils sont chargés:
- de la prise en charge et du recouvrement des recettes ;
- de la prise en charge et du paiement des dépenses ;
- de la garde et de la conservation des fonds et valeurs;
- du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilité;
- de la conservation des pièces justificatives ;
- de la tenue de la comptabilité du poste comptable qu’ils dirigent;
- de la production d’un compte de gestion.
Certaines opérations de recettes et de dépenses peuvent être exécutées par des Régisseurs
qui ne sont pas des Comptables Publics. À ce titre, ils sont placés sous le contrôle d’un
Comptable Public à qui ils rendent compte de clerc à maître.
Ils sont personnellement et pécuniairement responsables des opérations dont ils ont la
charge et sont astreints à la constitution d’un cautionnement.
Le critère juridique permet de déterminer deux (02) catégories de comptables à savoir:

- les Comptables Principaux: ils sont justiciables devant la Cour des Comptes. Ils sont
astreints à la production d’un compte de gestion. Il s’agit de l’ACCT, du RGF, du
PGT, du TGE, de l’ACDP, de l’ACCC, du PGA, du TGIR, de l’ACCD, des RPI,
du RPD, des Trésoriers Généraux, des Trésoriers Municipaux, des Payeurs de
District, des Payeurs de Région, des Agents Comptables des EPN.
-
- les Comptables Secondaires: ils ne sont pas justiciables devant la Cour des Comptes.
Leurs opérations sont reprises dans la comptabilité du comptable principal auquel
ils sont rattachés. Il s’agit des Trésoriers Principaux et des Trésoriers (pour les
opérations de l’État), des Agents Comptables des projets cofinancés, des Payeurs à
l’étranger, des Receveurs des Impôts et des Douanes, des Receveurs des Produits
Divers du Trésor.
Il existe des rapports hiérarchisés entre ces deux catégories de comptables et sont assurés
sur le plan technique par :
• la centralisation comptable ;
• les transferts comptables ;
• la sommation.

SOUS-SECTION 3 : SYSTEME D’INFORMATIONS FINANCIERES ET

COMPTABLES
1. ASTER : Progiciel de gestion de la comptabilité de l’État
ASTER est le principal outil de gestion des opérations comptables de l’État. Il comprend
les fonctionnalités suivantes :
- Module CGE (Comptabilité Générale de l’État) ;
- Module CAR (Comptabilité Auxiliaire des Recettes) ;
- Module CAD (Comptabilité Auxiliaire des Dépenses) ;
- Module TIERS ;
- Module PARAMÉTRAGE qui gère les éléments de paramétrage ;
- Module MES (Module d’Échange Standard) ;
- Module RÈGLEMENT ;
- Module RESTITUTIONS ;
- Module CONTEXTE/EXPLOITATION.
Ce progiciel permet :
- d’accélérer les intégrations comptables au niveau central ;
- un meilleur suivi budgétaire ;
- d’assurer la production régulière des comptes de gestion des comptables de l’État ;
- de produire la Balance Générale des Comptes du Trésor, le Tableau de bord et les
documents de synthèse;
- de produire le Compte Général de l’Administration des Finances en vue d’une Loi
de Règlement annuelle.
2. Les applications périphériques
Les applications périphériques de niveau 2 constituent des sources d’information pour

ASTER. Elles conservent le détail des opérations et expliquent les situations des comptes
de Comptabilité Générale.
ASTER dispose de cinq (05) périphériques de niveau 2 qui soutiennent fonctionnellement

le noyau de ce progiciel :
- PEC : Prise en charge comptable des ordonnances produites par le Système Intégré
de Gestion des Finances Publiques (SIGFiP) ;
- MER : Mise en règlement des ordonnances ;
- RET : Gestion des retenues pratiquées et certificats de crédit d'impôt ;
- BDC : Gestion des bons de caisse émis ;
- REC : Gestion des recouvrements des impôts enrôlés.
3. Les applications de gestion des collectivités et des EPN
- SIGCOT : Gestion des Collectivités Territoriales;

- SIGEPN : Gestion des Établissements Publics Nationaux.
Système d’informations financières et comptables 218

4. Les interfaces d’aster
Les différentes interfaces d’ASTER sont les progiciels GUOAR pour la Direction Générale
des Impôts, SIGFiP pour la Direction Générale du Budget et des Finances, et SYDAM
pour la Direction Générale des Douanes. Cf. Représentation schématique
LE SYSTÈME D’INFORMATION DES FINANCES PUBLIQUES
DGI DGBF DGD
GOUAR SIGFIP SYDAM
DGTCP
ORION
ASTER
REC PEC/MER ENCLAVE MASTER RET BDC ALJASTER
Système d’informations financières et comptables 219

4.1 GUOAR
GUOAR est le Système de Gestion Unifié des Opérations d’Assiette et de Recettes de la
Direction Générale des Impôts. Il permet de :
- gérer les opérations d’assiette ;
- gérer les opérations de recouvrement ;
- gérer les arriérés ;
- gérer les transactions bancaires ;
- tenir la comptabilité.
4.2 SIGFiP
SIGFiP est le Système Intégré de Gestion des Finances Publiques. Il a été institué par le
Décret n°98-716 du 16 décembre 1998 portant réforme des circuits et des procédures
d’exécution des dépenses et des recettes du budget général de l’Etat, des comptes spéciaux
du Trésor et de mise en œuvre du système intégré de gestion des finances publiques.
4.3 SYDAM world

SYDAM est le Système de Dédouanement Automatisé des Marchandises utilisé par la
Direction Générale des Douanes. Il permet :
- la prise en charge des marchandises ;
- la gestion des déclarations en détail ;
- la gestion des paiements des liquidations ;
- le calcul des droits.
SOUS-SECTION 4 : REDDITION DES COMPTES

La reddition des comptes est l’exécution de l’obligation pour le Comptable Public de
rendre compte de sa gestion. Elle est matérialisée par la production notamment de la
Balance Générale des Comptes, du Compte Général de l’Administration des Finances, du
Compte de Gestion ou Compte Financier, du Tableau des Opérations Financières de
l’État.
1. La balance générale des comptes
La BGCT fait apparaître, pour chaque compte :

- le solde débiteur ou créditeur au début de l’exercice (Balance d’entrée);
- le cumul des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs de la
période (Flux de la gestion);
- le solde débiteur ou créditeur à la date considérée (Balance de sortie).
Elle est établie à partir des comptes d’imputation de base ouverts pour l’enregistrement des
différentes natures d’opérations de l’État, des Collectivités Territoriales et des EPN. Elle
est produite périodiquement et permet de faire une centralisation des opérations
comptables et d’avoir une exhaustivité des comptes.
2. Le compte de gestion ou compte financier
Le Compte de Gestion ou Compte Financier est l’ensemble des documents justifiant et

résumant la totalité des opérations exécutées sous la responsabilité du Comptable Public
dans le cadre de la gestion financière de l’État, des Collectivités Territoriales, des EPN ou
de tout autre organisme public pour un exercice donné.
Reddition des comptes 220

Le Compte de Gestion ou Compte Financier est produit en fin de gestion.Il se présente en

deux volets :
- Compte de Gestion ou Compte Financier sur Chiffres ;
- Compte de Gestion ou Compte Financier sur Pièces.
3. Le Compte Général de l’Administration des Finances (CGAF)
Le CGAF est un document comptable qui fait la synthèse annuelle de tous les comptes de
gestion des Comptables Principaux de l’État. Il englobe :
- la Balance Générale des Comptes du Trésor qui agrège tous les flux des postes
comptables ;
- la Balance Générale de fin de gestion et d’inventaire qui se distingue de la Balance
Générale des Comptes du Trésor par le fait qu’elle intègre les différents résultats de
l’exécution du budget général à savoir :
le résultat d’exécution du budget général ;
le résultat patrimonial ;
- le développement des dépenses budgétaires par titre, par Ministère et par nature
économique qui fait apparaître le montant des dépenses ordinaires et des dépenses
en capital, des services civils et des services militaires (Budget Général et Comptes
spéciaux) ;
- le développement des recettes budgétaires qui est édité à partir de ASTER et qui
présente par ligne budgétaire les recettes comptabilisées au cours d’une gestion ;
- le développement des comptes de résultat.Le CGAF fait ressortir trois types de
résultats comptables que sont :
le résultat d’exécution des Lois de finances de l’année ;
le résultat de type patrimonial ;
le découvert du Trésor.
- le bilan qui décrit à un instant donné le patrimoine sous les deux aspects que sont
la nature et la valeur de ses biens (l’Actif) et la manière dont, ces biens ont été
financés (le Passif).Le CGAF présente deux types de bilans :
le bilan agrégé qui se limite aux comptes divisionnaires (3 chiffres);
le bilan détaillé qui intègre les subdivisions de ces comptes (4 chiffres). Les
données présentées concernent l’année courante et l’année précédente.
- La variation des éléments de l’actif et du passif. Le CGAF présente deux types de
variations :
la variation des éléments agrégés qui se limite aux comptes divisionnaires
- (3 chiffres);
la variation des éléments détaillés qui intègre les subdivisions de ces comptes
(4 chiffres).
- Les données présentées concernent l’année courante et l’année précédente. La
différence constituant la variation.
- le compte de résultat qui présente les charges et les produits de la gestion. Il est égal
à la différence entre les produits encaissés dans l’année (classe 7) et les charges
ordonnancées, visées et prise en charge dans l’année (classe 6).
-
4. Le Tableau des Operations Financières de l’Etat (TOFE)
Le TOFE permet de retracer pour un exercice:

- les recettes ;
- les charges ;
- l’acquisition nette d’actifs non financiers ;

- l’acquisition nette d’actifs financiers ;
- l’accumulation nette de passifs.

SECTION 2 : PROCESSUS TENIR LES COMPTES PUBLICS ET PARAPUBLICS

- Retracer et centraliser les opérations de recettes et de dépenses des Postes
Comptables ;
- Produire la balance exhaustive et fiable de chaque poste comptable et la balance
Générale des Comptes du Trésor ;
- Produire les comptes de gestion, les comptes financiers et les états financiers ;
- Élaborer le Compte Général de l’Administration des Finances (CGAF).
- Assurer la qualité de l’information comptable et financière (fiabilité, exhaustivité,
sincérité, image fidèle, respect des délais, permanence des méthodes, etc.) ;
- Assurer la reddition des comptes et la production du CGAF dans les délais requis.
- Budgets ;
- Annexes Fiscales ;
- Instructions Comptables ;
- Pièces justificatives des recettes et des dépenses ;
- Bordereaux de transfert ;
- Avis de transfert ;
- Données SIGFiP ;
- Données des applicatifs comptables et financiers ;
- Comptabilités des postes comptables ;
- Balances provisoires des postes comptables.
- Ministères en charge de l’Économie et des Finances et du Budget ;
- Direction Générale du Budget et des Finances ;
- Société Nationale de Développement Informatique ;
- Processus Mobiliser les recettes fiscales et non fiscales ;
- Processus Gérer la Trésorerie ;
- Processus Assurer le règlement dépenses publiques ;
- Processus Règlementer et assister l’activité comptable ;
- Comité paritaire DGTCP/Direction Générale des Impôts ;
- Recette Principale des Douanes ;
- Recette Principale des Impôts ;
- Tous les Postes Comptables ;
- Banques.
Fiche technique du Processus Tenir les comptes Publics et Parapublics 223


- Exhaustivité, fiabilité et sincérité des données et informations ;
- Respect des délais de production des données et informations ;
- Textes en vigueur à jour et mise à disposition à bonne date (instructions
comptables, annexes fiscales, etc.) ;
- Disponibilité des applicatifs.
processus
- Comptes de gestion, Comptes financiers ;

- Compte Général de l’Administration des Finances ;
- Balance Générale des Comptes ;
- Comptabilités Auxiliaires des Recettes (CAR) et des Dépenses (CAD) ;
- Certificats de concordance bancaire ;
- Situations statistiques et états financiers ;
- Balances des comptes ;
- Fiches comptes ;
- Brouillards ;
- Bordereaux de transmission des pièces justificatives de recettes et de dépenses ;
- Pièces comptables ;
- Avis des opérations (T70P) ;
- Journal de rectification des écritures comptables (T23).
- Présidence ;
- Institutions de la république ;
- Les bailleurs de Fonds ;
- Les institutions financières internationales ;
- Tous les ministères ;
- BCEAO (transmission du CGAF et des Certificats de concordance bancaire en
vue de la détermination de la PNG et de la PNT) ;
- Chambre des comptes ;
- Processus Réglementer et assister l’activité comptable ;
- Processus Réglementer et surveiller les activités du secteur financier (banques et
établissements financiers, assurances et systèmes financiers décentralisés) ;
- Postes comptables.
processus
- Exhaustivité, lisibilité, fiabilité et sincérité des informations financières et

comptables ;
- Respect des délais de transmission des pièces, des restitutions, des comptes
de gestion, des comptes financiers et du CGAF aux destinataires.


Acteurs
-Service Comptabilité -Pièces justificatives de recettes et de
-Service Dénouement Réception des pièces dépenses, Relevés Bancaires
-Service Dépenses justificatives de recettes -Brouillard des ordonnances des prises
-Service dédié et de dépenses en charge, Bordereaux de transfert,
Bordereaux de rejet
-Service Apurement
-Service Comptabilité Notification -Lois et textes règlementaires
-Service Dénouement du rejet ou Contrôle de l’exhaustivité et de applicables
-Autres services en différé au la régularité des pièces -Instructions comptables
service comptables -Guide du Payeur
charge du contrôle émetteur
Résultats du -Procédure de saisie des opérations

contrôle -Instructions comptables
satisfaisants ?
Service Comptabilité -Fiches d’écriture comptables (T31T,
Non T2lR, T22), T10 Bis et bordereaux de
ou Service dédié
OUI transfert,
Préparation et Saisie des -État de contrôle/Aster
-Service Comptabilité opérations dans Aster -Brouillard de saisie
-Service Dénouement -Pièces comptables des PCR
-Service Dépenses
-Service dédié Apurement -Procédure d'apurement de la
de la comptabilité comptabilité
-Service Apurement
-Service Comptabilité Comptabilisation des opérations -Instructions comptables
-Service Dénouement et clôture de la journée N°1958/DGTCP, N°0819/DGTCP et
-Service Dépenses comptable n°1623/DGTCP
- Fiches d'écritures, Pièces justificatives,
-Service Comptabilité Brouillards
-Service Apurement
-Service Dénouement Centralisateur
-Service dédié de 1er niveau ?
Pièces justificatives
Dénouement des centralisations
et/ou transferts comptables
-Service Comptabilité Transf
- Service Dénouement ert -Procédure de production de la balance
compt générale des Comptes
able Production des états statistiques,
de la Balance Générale des -Procédure de production du CGAF
Comptes, du CGAF, des états -Procédure de production du compte de
-Service Compte de financiers, des comptes de gestion et des comptes financiers
Gestion gestion et comptes financiers
-Service Compte
Financier
-Textes légaux et réglementaires
-Service Comptabilité
Diffusion/transmission des états applicables
-Service dédié
statistiques, de la Balance -Soit-transmis
Générale des Comptes, du
CGAF, des états financiers, du
-Chef de Poste Compte de gestion et du Compte
comptable financier aux destinataires


1. Procédure de tenue de la comptabilité

Cette procédure décrit les modalités de traitement, de comptabilisation et de saisie des
opérations de recettes et de dépenses de l’État, des EPN et des Collectivités Territoriales.

Réception des pièces justificatives de recettes et de dépenses.

- Brouillard des ordonnances des prises en charge ;
- Pièces justificatives de recettes et de dépenses (titres de recettes, ordres de recettes,
bordereaux d’émission de titres de recettes, mandats, ordres de paiement, etc.) ;
- Effets de paiement (bordereaux de chèques, remises de chèques, ordres de
virement, bons de virement, etc.) ;
- Fiches des écritures validées ;
- Bordereaux de transfert, Bordereaux de rejet ;
- Supports et livres comptables.
-Service comptabilité -réceptionne les pièces justificatives de recettes et
-Service dénouement de dépenses ;
-Service en charge des -contrôle l’exhaustivité et la régularité des pièces
dépenses comptables ;
-ou Service dédié -procède à l’ouverture de la journée comptable et
saisie les opérations comptables dans les
progiciels ;
-édite l’état de contrôle, du brouillard de saisie,
apure et corrige les anomalies identifiées ;
-réédite les brouillards de saisie et transmet le
dossier au service apurement.

procédure
- Brouillards de saisie ;
- Journées comptables ;
- Fiches comptes ;
- Balance des comptes ;
- Supports et livres comptables renseignés.
- Directive n°07/2009/CM/UEMOA portant Règlement Général de la
Comptabilité Publique au sein de l’UEMOA ;
- Directive n°09/2009/CM/UEMOA portant Plan Comptable de l’État au sein de
l’UEMOA ;
Procédure de tenue de la comptabilité 226

- Directive n°01/2011/CM/UEMOA portant Régime financier des Collectivités

Territoriales au sein de l’UEMOA ;
- Décret n°81-137 du 18 février 1981 portant Régime financier et comptable des
Établissement Public Nationaux ;
- Instructions comptables et notes techniques applicables ;

- Memento comptable ;
- Plan comptable de l’État ;
- Règlement Général de la Comptabilité.

Brouillards des données Service
1 10 ans Conservation
comptabilisées Comptabilité
Edition de l’état des soldes Service
2 Comptabilité 10 ans Conservation
anormaux du poste
3 Service
Balance des comptes Comptabilité 10 ans Conservation
4 Service
Transfert émis Comptabilité 10 ans Tri


Acteurs
-Service Comptabilité Le Service Comptabilité ou autre Service
-Service Dénouement dédié reçoit des services ayant exécuté les
Réception des opérations de recettes et de dépenses, les
-Service en charge des
pièces justificatives pièces justificatives accompagnées d’un
dépenses de recettes support de transmission.
-Service dédié et de dépenses
-Service Comptabilité -Le Service Comptabilité ou autre Service

-Service Dénouement dédié contrôle l’exhaustivité et la régularité
-Service en charge des Contrôle de l’exhaustivité et de des pièces et les arrêtés sur bande machine (le
dépenses la régularité des pièces comptes nombre des pièces, le montant par nature de
-Services dédié pièce, le montant global, …).
-Il effectue le pointage entre les arrêtés et les
Notification pièces physiques.
-Service Comptabilité des anomalies
-Service Dénouement pour correction Si les résultats du contrôle ne sont pas
-Services dédié ou régularisation satisfaisants, le Service Comptabilité ou
Service concerné retourne les pièces au
service émetteur pour correction ou
Oui Résultats du régularisation.
contrôle
satisfaisant ?
Non Lorsque les résultats du contrôle sont

-Service Comptabilité satisfaisants, le Service Comptabilité ou autre
-Service Dénouement Comptabilisation des opérations Service dédié élabore les fiches d’écritures,
-Service dédié procède à l’enregistrement comptable des
opérations dans les livres et/ou effectue la
saisie des opérations dans les progiciels
appropriés.
-Le Service Comptabilité ou autre Service

dédié arrête manuellement les livres
Arrêté, contrôle des comptables et effectue les contrôles
écritures et transmission nécessaires.
-Service Comptabilité de la comptabilité -Pour les postes disposant de progiciels
-Service Dénouement au destinataire comptables, le service dédié saisit les
-Service dédié pour apurement écritures, édite le brouillard de saisie, procède
à l’autocontrôle et corrige les erreurs
éventuelles.
-Les supports comptables et les pièces
justificatives sont transmis au Service en
charge de l’apurement.

2. Procédure d’apurement de la comptabilité

Cette procédure décrit les modalités d’apurement des opérations de dépenses et de recettes
saisies ou comptabilisées par les postes comptables.

Réception du brouillard de saisie et des pièces justificatives.

- Brouillards de saisie ;
- Fiche des écritures validées ;
- Copies des effets émis ou reçus (chèques, bons de virement, obligations
cautionnées) ;
- Mandats de paiement, ordres de paiement, lettres d’avances ;
- Autres pièces comptables ayant fait l’objet de saisie.
Service en charge de réceptionne le brouillard de saisie et les pièces justificatives,
l’apurement procède à l’apurement, transmet les pièces au service émetteur.
Chef de poste/ effectue un contrôle de supervision.
Fondé de Pouvoirs

procédure
- Brouillards des saisies validées ;
- Courrier ou avis de notification de rejet ;
- Pièces justificatives validées.
2.6 Textes légaux et règlementaires applicables
Instructions comptables applicables.

Guide de procédures d’apurement des opérations comptables.
2.8 Définition de concepts clés

Bouillard : fichier temporaire de saisie des écritures.

1 Brouillards des données validées Service
10 ans Conservation
éditées Comptabilité
Procédure d’apurement de la comptabilité 229


Acteurs
Service en charge de Le Service en charge de l’apurement
l’apurement réceptionne les brouillards (fichier
Réception du
temporaire de saisie), les supports
brouillard de saisie
comptables et les pièces justificatives.
et des pièces
justificatives
-Chef de poste Apurement des données -L’apurement consiste à vérifier la

-Service en charge de reçues et notification bonne imputation des comptes, le
l’apurement des anomalies respect de la partie double,
l’exactitude des tiers et des pièces, la
concordance des montants, des
journées comptables et les bonnes
spécifications.
-Un contrôle de supervision est réalisé
par le supérieur hiérarchique (Chef de
Service Apurement, Fondé de
pouvoirs, …).
Non Résultats de
contrôle
satisfaisants ?
Notification
de rejet En cas d’anomalie, le rejet est notifié
-Chef de poste Oui
au service au Service Comptabilité, à l’émetteur
-Service en charge de concerné ou au service concerné pour
l’apurement correction.
Si le contrôle est satisfaisant, le

responsable de l’apurement appose le
-Chef de poste Transmission du
visa de validation approprié sur le
-Service en charge de dossier validé
brouillard de saisie ou autres supports
l’apurement au service
et transmet le dossier au Service
émetteur
concerné pour saisie et/ou
Comptabilisation.
Procédure d’apurement de la comptabilité 230

3. Procédure de production de la balance des comptes des postes comptables

Cette procédure décrit les modalités de production de la balance des comptes des postes
comptables.

- Respect du calendrier de production de la balance du poste ;
- Obligation de restitution des opérations exécutées par les postes comptables.
- Supports comptables ;
- Données comptables ;
- Arrêtés comptables ou journées comptables clôturées.
Chef de poste ou arrête les opérations, vérifie le sens des comptes, produit la balance
Service en charge de des comptes.
la comptabilité
Secrétariat -édite, analyse et pré-valide la Balance provisoire des Comptes du
Technique Trésor ;
Comité balance -valide et édite la Balance définitive des Comptes du Trésor.

procédure
- Balance des Comptes ;
- Balance Générale des Comptes du Trésor.
Service
1 Balance des Comptes 10 ans Destruction
Comptabilité
Balance Générale des Comptes Agence Comptable

2 10 ans Destruction
du Trésor Centrale du Trésor
Procédure de production de la balance des comptes des postes comptables 231


associés
flux)
-Chef de poste Le Chef de poste ou le Service en

-Service en charge de la Arrêté des charge de la comptabilité procède à
comptabilité opérations l’arrêté ou à la clôture de la période
et/ou clôture comptable.
de la période
-Chef de poste -Le Chef de poste ou le Service en

-Service en charge de la charge de la comptabilité édite la
Edition et analyse
comptabilité balance provisoire des comptes et
de la Balance provisoire
- Comité Balance local procède aux analyses de forme et de
fond.
-Il vérifie le sens des comptes, la
nature des opérations et le solde de
certains comptes tels que les comptes
d’imputation provisoire et les
-Chef de poste comptes de disponibilité.
Écritures de
-Service en charge de la
rectifications
comptabilité
-Lorsque le résultat de l’analyse n’est
pas satisfaisant, les écritures de
Résultat de rectification sont passées sur les
l’analyse supports appropriés.
Non satisfaisant ? -Au niveau de la comptabilité de
l’État, le Chef de poste renseigne le
livre de rectification des écritures
erronées (T23) qu’il soumet à
Oui
l’ACCT et à la DCP pour validation.
-Au vu du T23 validé, une journée
comptable est ouverte ; les
opérations sont comptabilisées et la
journée clôturée.
Chaque poste comptable produit

périodiquement la balance des
-Chef de poste Édition/ comptes validée par le comptable.
-Service en charge de la Production
comptabilité de la balance Note : Un Comité Balance est chargé
de la CF d’élaborer la Balance Générale des
Comptes du Trésor.
Procédure de production de la balance des comptes des postes comptables 232

4. Procédure de production du compte de gestion et du compte financier

Cette procédure décrit les modalités de production du compte de gestion et du compte
financier sur chiffres et sur pièces. Elle s’applique aux opérations de recettes et de dépenses
exécutées par les Comptables Principaux au cours d’une gestion pour le compte de l’État,
des EPN et des Collectivités Territoriales.

Clôture de l’exercice et obligation de reddition des comptes.

- Pièces justificatives des recettes et des dépenses de la gestion ;
- Balance Générale des Comptes ;
- Budgets et notifications budgétaires ;
- Actes de nomination, certificats de prise de service et attestations de cautionnement,
procès-verbaux de prestation de serment, lettres d’accréditation bancaire.
Service Compte de réceptionne la balance et /ou les livres comptables et centralise
Gestion, les données comptables, procède au dépouillement des pièces
Service Compte justificatives, élabore le compte de gestion ou compte financier
Financier, sur chiffres, et procède à l’enliassement des pièces justificatives.
Service dédié
Chef de poste Contrôle le compte de gestion ou le compte financier sur
chiffres, confectionne le compte de gestion ou compte financier
sur pièces, les transmet aux destinataires pour mis en état
d’examen :
-Direction de la Comptabilité Publique pour les comptes de
gestion de l’État ;
-Direction de la Comptabilité Parapublique pour les comptes
de gestion des Collectivités Territoriales et les comptes
financiers des EPN.
procédure
- Comptes de gestion et comptes financiers sur chiffres ;
- Comptes de gestion et comptes financiers sur pièces ;
- Documents généraux ;
- Bordereaux de transmission ;
- Lettres et registres de transmission déchargés.
- Loi n°98-388 du 02 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux
Établissements Publics Nationaux et portant création de catégories
d’Établissements Publics et abrogeant la loi n°80-1070 du 13 septembre 1980 ;
- Article 35 de l’annexe fiscale à la loi des finances de l’Année 1997 ;
Procédure de production du compte de gestion et du compte financier 233


des Collectivités Territoriales (Article 66) ;
responsabilité et de débets des comptables publics et les textes modificatifs
subséquents.
- Instruction comptable n°0826/MEF/DGTCP/DCP du 30 mai 2011 relative à la
procédure d’élaboration des comptes de gestion des Comptables Principaux pour
les opérations de l’Etat ;
- Canevas-type de production du compte de gestion et du compte financier.

Conservation
1 Service Compte Jusqu’à la sortie
Compte de gestion
de gestion de fonction du
Comptable
Service Compte Jusqu’à la sortie
2 Compte financier Conservation
financier de fonction du
Comptable


associés
flux)
- Service Compte de
gestion/Service Compte Le Service Compte de Gestion/Compte
Réception de la financier/Service Communal ou Service dédié
financier/Service balance, des livres reçoit en cours d’année la balance, les livres
Communal comptables et comptables, toutes les pièces justificatives et les
- Service dédié centralisation des documents généraux transmis par les services
pièces justificatives émetteurs.
- Service Compte de -Le dépouillement consiste à classer les pièces

gestion/Service Compte Dépouillement de recettes et dépenses et à les ranger par compte
financier/Service des pièces justificatives de façon chronologique.
-Les anomalies éventuelles font l’objet de
Communal
correction ou de régularisation.
- Service dédié
-Les données de la balance définitive et des

- Service Compte de Élaboration du compte de livres comptables appropriés sont retracées dans
gestion/Service Compte gestion et du compte financier un document de synthèse appelé « compte de
financier/Service sur chiffres gestion ou compte financier sur chiffres ».
Communal -Ce document fait ressortir entre autres les
- Service dédié numéros de compte, la balance d’entrée, le flux
de la gestion, le solde de la gestion et la balance
de sortie.
-Chef de poste Le contrôle consiste à rapprocher les données

-Service Compte de Contrôle du compte de du compte de gestion ou compte financier sur
gestion/Service Compte gestion et du compte financier chiffres avec les pièces justificatives pour
sur chiffres s’assurer de leur cohérence.
financier/Service
Communal/Service
dédié
En cas d’irrégularités constatées, les corrections
Correction/
sont apportées ou les régularisations sont
régularisation
effectuées.
Résultats du
contrôle
Non satisfaisants ?
-Si les résultats du contrôle sont satisfaisants, le
?
Service concerné procède à l’enliassement des
Oui pièces justificatives par lot de pièces de 2,5 kg.
-Ces lots sont enveloppés dans du papier kraft
sur lesquels sont apposés le nom du Chef de
Chef de poste Confection du compte de poste, le numéro du compte, le numéro de la
gestion et du compte financier liasse et l’exercice du compte de gestion ou du
sur pièces compte financier.
-L’ensemble des lots constitue le compte de
gestion ou le compte financier sur pièces.
-Les comptes de gestion des Collectivités

Transmission du compte territoriales et les comptes financiers des EPN
de gestion et du compte sont transmis à la DCPP pour mise en état
Chef de poste financier sur chiffres d’examen.
pour mise en -Les comptes de gestion de l’Etat sont transmis
état d’examen à la DCP pour mise en état d’examen.
Une lettre ou un bordereau de transmission
accompagne ces documents.

5. Procédure d'élaboration du Compte Général de l’Administration des Finances

Cette procédure décrit les modalités de production du Compte Général de l’Administration
des Finances. Elle s'applique aux données de la Balance Générale des Comptes du Trésor
et aux autres sources d’informations notamment le SIGFiP et le TOFE.
- Clôture des opérations fin décembre ;
- Clôture de la fin de la période complémentaire.
- Chronogramme des opérations de fin de gestion ;
- Balance générale des comptes du Trésor ;
- Balance Générale de fin de gestion et d’inventaire.
Service Courrier réceptionne les rapports accompagnés des Balances certifiées des
postes comptables et les transmet au chef de poste.
Secrétariat technique contrôle et analyse les balances.
du comité Balance
Agent Comptable reçoit les balances certifiées des postes, procède à la clôture des
Central du Trésor opérations comptables de la gestion, effectue les rapprochements
des données budgétaires et du TOFE, supervise les corrections
éventuelles et édite le Compte Général de l’Administration des
Finances en liaison avec la Direction des Systèmes d’Information et
de la Direction de la Comptabilité Publique.
Comité Loi de effectue le rapprochement et la réconciliation des données de la
Règlement Balance Générale des Comptes du Trésor (BGCT) et le TOFE.
Directeur Général transmet le CGAF et les états financiers au Ministre en charge de
l’Économie et des Finances pour certification et approbation.
Directeur de la rédige le rapport de présentation du CGAF.
Comptabilité
Publique
procédure
CGAF et états financiers.

- Directive n°06/97/CM/UEMOA portant Règlement général sur la comptabilité
publique (Article 88) ;
- loi des finances ;
- loi organique 59-249… ;
Procédure d’élaboration du Compte Général de l’Administration des Finances 236


Agence
Compte Général de
1 Comptable 10 ans Conservation
l’Administration des Finances
Centrale du Trésor


Acteurs
Le Service Courrier de l'ACCT
Service Courrier de Réception des réceptionne les rapports accompagnés des
l’ACCT balances certifiées balances certifiées des postes comptables
des postes et les transmet au Chef de poste pour
imputation au Service Balance.
Le Service Balance procède au contrôle et

Service Balance Contrôle et analyse
à l’analyse des balances. Le contrôle porte
des balances certifiées
notamment sur le sens des comptes, la
cohérence et la sincérité des données.
En cas d'anomalies, des corrections sont

Correction apportées en relation avec les comptables
ACCT des anomalies concernés.
Résultat du
contrôle
satisfaisant? En l'absence d'anomalies, l'ACCT
Non
procède à la clôture des opérations
comptables de la gestion en liaison avec la
Oui
Direction du Système d’Information
-ACCT Clôture des opérations (DSI). Celle-ci consiste à verrouiller
-DSI comptables de la gestion l'application ASTER pour la gestion
écoulée.
Le Comité Loi de règlement procède aux

différents rapprochements des données
-ACCT budgétaires de la BGCT et du TOFE et
-Comité Loi de Rapprochement et supervise la correction des écarts
réconciliation des données
Règlement éventuels.
BGCT et le TOFE
- DGI
- DGD L’ACCT, assistée de la DSI et de la DCP,
édite les états constitutifs du CGAF ainsi
que les états financiers, notamment la
Production, certification et BGCT et la balance de fin de gestion et
-MPMEF approbation du CGAF
-Directeur Général d’inventaire.
-ACCT Il transmet l'ensemble de ces documents
-DSI au Directeur Général du Trésor et de la
-DCP Comptabilité Publique qui les soumet au
Ministre en charge de l’Économie et des
Finances pour certification et
approbation.
La DCP rédige le Rapport de
présentation.
Le Directeur Général et le Ministre,
chacun en ce qui le concerne, certifie ou
approuve le CGAF et les états financiers.
Les documents certifiés et approuvés sont
remis à l'éditeur. Le CGAF est diffusé
-ACCT Édition et auprès des destinataires institutionnels.
-Prestataire de diffusion
service (Éditeur) du CGAF

SECTION 3 : PROCESSUS RÉGLEMENTER ET ASSISTER L’ACTIVITÉ

COMPTABLE
- Réglementer l’activité comptable ;
- Assister les postes comptables ;
- Rédiger les cahiers des charges fonctionnelles relatifs au système et aux
périphériques de gestion de la comptabilité ;
- Assurer la gestion des référentiels (applications) et du paramétrage comptable ;
- Contrôler la qualité comptable ;
- Assurer la mise en état d’examen des comptes de gestion et comptes financiers.
- Assurer la disponibilité des instructions comptables applicables auprès de tous les
services utilisateurs ;
- Assurer la formation et l’assistance des postes comptables ;
- Garantir la qualité des applications et du paramétrage comptable ;
- Garantir la qualité comptable ;
- Garantir la qualité des redditions comptables.

- Loi de finances et annexes fiscales ;
- Plans d’actions ;
- Programmes d’assistance ;
- Programmes de contrôle ;
- Programmes de formation ;
- Demandes de rectification comptable ;
- Tableau d’Avancement de la Comptabilité ;
- Demandes d’assistance comptable ;
- Demandes de formation ;
- Analyse des données statistiques relatives à la comptabilité ;
- Saisines et auto-saisines ;
- Projets de Comptes de Gestion et de Comptes financiers ;
- Annexes fiscales ;
- Balances mensuelles et générales ;
- Situation des centralisations et des transferts ;
- Etat de développement des recettes et des dépenses ;
- Comptes rendus de réunions ;
- Rapports de missions ;
- Rapports d’assistance à distance ;
- Rapports de contrôle ;
- Rapports de formation ;
- Rapports de séminaires et ateliers ;
Fiche technique du processus Réglementer et assister l’activité comptable 239

- Rapports d’audit ou PV d’inspection.

- Assemblée Nationale ;
- Ministère en charge de l’Économie et des Finances ;
- Postes Comptables Généraux, Déconcentrés et Spéciaux ;
- Directions Générales des Douanes ;
- Inspection Générale d’Etat ;
- Inspecteur Général des Finances ;
- Inspection Générale du Trésor ;
- Directions Centrales du Trésor ;
- Equipes projets ;
- Comités de travail.

- Disponibilité, fiabilité et conformité des informations et des données ;
- Disponibilité des fournisseurs des éléments d’entrée du processus ;
- Respect des délais réglementaires.

processus
- Instructions comptables signées ;
- Notes techniques signées ;
- Base de données de paramétrage mise à jour ;
- Applicatifs disponibles ;
- Demande de rectification d’écritures comptables validées ;
- Etats statistiques disponibles ;
- Fiches d’assistance renseignées ;
- Rapports d’assistance rédigés ;
- Rapports de contrôle rédigés ;
- Rapports de formation rédigés ;
- Comptes de Gestion et comptes financiers accompagnés du courrier de
transmission de ces comptes à la Cour des Comptes.
- Ministère en charge de l’Économie et des Finances ;
- Cour des Comptes ;
- Postes Comptables Généraux, Déconcentrés et Spéciaux ;
- Directions Centrales ;
- Equipes projets ;
- Comités de travail.
processus
- Instructions comptables et notes techniques signées, applicables et disponibles ;

- Célérité dans la production des projets d’actes ;
- Régularité et efficacité de l’assistance et de la formation ;
- Exhaustivité, fiabilité et conformité des informations et des données ;
- Disponibilité des applicatifs ;
- Contrôle de la qualité comptable ;
- Disponibilité des clients, bénéficiaires ou destinataires des éléments de sortie du
Processus.


- Demandes ou décisions de réglementation
- Directives communautaires
Réglementation - Textes légaux et réglementaires
DCP/Sous-Direction de de l’activité - Instructions de la Direction Générale
la Réglementation comptable - Manuel de procédures des services du Trésor
- Instructions comptables
- Notes techniques
- Guides utilisateurs
- Comptes rendus de réunions
- Rapports d’ateliers et de séminaires
- Rapports d’audit ou PV d’inspection
DCP/Sous-Direction du - Instructions comptables ou notes techniques

Paramétrage de
paramétrage - Demandes de paramétrage
données
- Demandes ou décisions d’assistance comptable

-DCP/ Sous- Direction Assistance - Demandes ou décisions de formation des
du Contrôle et de la des postes comptables comptables
Qualité Comptable et - Programme d’assistance
Sous-Direction de la - Programme de formation
Réglementation de la -Guides/Manuel d’assistance comptable
Comptabilité - Feuille de route de l’Assistant
- Postes - Rapport d’assistance
Comptables/ACCT -Guide du vérificateur
- Rapports d’ateliers et de séminaires
- Référentiel de qualité comptable

Contrôle de la qualité - Balances Comptables
-DCP/Sous-Direction Comptable - Rapports de contrôle des balances
du Contrôle et de la - Demandes de rectifications d’écritures
Qualité Comptable comptables (T23)
- Tableau d’Avancement de la Comptabilité
(TAC)
- Procédure de contrôle de la qualité comptable
- Instructions comptables et Notes techniques.
- Canevas des comptes de gestion

Mise en état d’examen - Projets de comptes de gestion et de comptes
des comptes de gestion financiers
et des comptes - Instruction comptable relative à la production
-DCP/Sous-Direction financiers et de gestion des comptes de gestion
du Contrôle et de la - Manuel de confection du compte Financier
Qualité Comptable et degestion - Manuel de confection du compte de gestion
- Courrier de Transmission
- Registres de transmission.


1. Procédure d’élaboration des instructions comptables et des notes techniques

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration et de diffusion des instructions
comptables et des notes techniques.
Elle s’applique aux Postes Comptables qui exécutent les opérations de l’État, des
Établissements Publics Nationaux et des Collectivités territoriales.
- Besoins de réglementation ou de modification de réglementation exprimés soit par
les supérieurs hiérarchiques, soit par les postes comptables ;
- Auto saisine.
- Lois de finances et annexes fiscales ;
- Autres textes législatifs ou réglementaires ayants une incidence comptable ;
- Rapports d’audit et PV d’inspection ;
- Courriers d’expression des besoins (saisines) ;
- Rapport d’assistance ;
- Plans d’actions ;
- Auto saisines.

1.4.1 Procédure normale
Service Secrétariat de la DCP reçoit les demandes de réglementation.
Le Directeur de la - analyse les demandes, notifie les rejets aux requérants,
Comptabilité Publique (DCP) convoque les réunions de pré-validation et de validation
des projets d’instruction comptable ou de note
technique, approuve le projet et le soumet à la signature
du DG, transmet l’instruction comptable ou la note
technique à la DCRP pour diffusion ou
- s’auto saisit.
Le Sous-directeur chargé de la constitue le fond de dossier, rédige le projet
réglementation d’instruction ou de note technique, intègre au projet les
observations issues des réunions de pré validation et de
validation.
Le Directeur Général Rejette et notifie les observations par écrit ou

Valide définitivement et signe l’instruction comptable
ou la note technique.
Procédure d’élaboration des instructions comptables et des notes techniques 243

1.4.2 Procédure d’urgence
Le Directeur de la -analyse les besoins exprimés, convoque une séance de
Comptabilité Publique (DCP) travail avec le Sous-Directeur en charge de la
réglementation, convoque de façon téléphonique des
acteurs concernés pour validation sans la présence
obligatoire de l’IGT, approuve le projet et le soumet à la
signature du DG, transmet l’instruction comptable ou la
note technique à la DCRP pour diffusion ;
-s’auto saisit.
Le Sous-Directeur chargé de la constitue le fond de dossier, rédige le projet
réglementation d’instruction ou de note technique, intègre au projet les
observations issues des réunions de validation.
Le Directeur Général Rejette et notifie les observations par écrit ou

valide définitivement et signe l’instruction comptable ou
la note technique.

procédure
Instructions comptables et notes techniques signées.
- Guides de procédure ;
- Courrier n°0967/MEF/DGTCP/DCP/mca du 12 juillet 2018.
Instructions comptables et notes Sous-Direction chargée
Durée de
1 techniques signées et diffusées de la Réglementation de Tri
validité
la comptabilité
Sous-Direction chargée
2 Fiche de suivi de la Réglementation de 11 ans Tri
la comptabilité
Courriers de transmission des
3 instructions comptables et notes Service Secrétariat 11 ans Tri
techniques à la SDGAP


1.8.1 Procédure normale
-Cas de saisine : le Service Secrétariat de la DCP reçoit
- Le Service les demandes de réglementation et décharge le cahier de
Secrétariat du DCP Réception transmission.
- Le DCP et analyse Le DCP analyse la pertinence et l’opportunité des
des besoins besoins.
-Cas d’auto-saisine : elle intervient à la suite de

l’examen des textes législatifs ou règlementaires ayant
une incidence comptable ou suite à une séance de
travail ou encore suite aux constats de l’insuffisance de
la réglementation comptable existante.
Non
Besoin
pertinent? -Lorsque la demande n’est pas pertinente, le DCP
adresse un courrier motivé au requérant.
Oui -Quand la demande est jugée pertinente, elle est

Le DCP Notification imputée au Sous-Directeur chargé de la
du rejet au Réglementation de la comptabilité pour traitement du
requérant dossier.
Rédaction de l’avant-projet -Le Sous-Directeur fait une recherche documentaire et

-Le S/D chargé de ou du projet d’instruction identifie les personnes ressources pour consultation.
la Réglementation comptable ou de note -Il rédige l’avant-projet ou le projet d’instruction ou de
de la comptabilité technique note technique ou impute la rédaction à un de ses
-Agent en charge de collaborateurs. Il soumet le projet aux autres Sous-
la rédaction Directeurs et au DCP pour observation.
-Le DCP invite le personnel à examiner la forme et le

Pré-validation du projet fond du projet ou de l’avant-projet d’instruction
-Le DCP d’instruction comptable ou comptable ou de note technique. La pré-validation se
-S/D chargé de la de note technique fait soit par mail, soit en séance de travail.
Réglementation Un rapport de pré-validation est établi.
- Les Comptables Les observations sont intégrées au projet, le cas échéant.
-L’avant-projet est transmis au DCP pour observation
ou validation. Le cas échéant, les observations du DCP
sont intégrées.
Le DCP convoque les comptables concernés et les

-Le DCP Validation du projet personnes ressources au moins 72 heures avant, à
- S/D chargé de la d’instruction comptable ou statuer sur la forme et le fond du projet d’instruction
Réglementation de note technique comptable ou de note technique.
- les comptables Un rapport de validation est établi.
- personnes Les amendements sont intégrés au projet, le cas
ressources échéant.
Validation du projet Le projet d’instruction comptable ou note technique
-Le DCP d’instruction ou validé est soumis à la signature du Directeur Général.
- Le Directeur de note technique
Général L’instruction comptable ou la note technique signée est
diffusée :
- électroniquement à la DCRP pour publication sur le
-Le DCP Diffusion de
site Intranet de la DGTCP ;
- Le Directeur de la Transmission à l’instruction
la SDGAP pour - par mail aux chefs de poste et dans le mail compta de
Communication et comptable ou de la
paramétrage chaque CF.
des Relations note technique
Publiques (DCRP)

1.8.2 Procédure d’urgence

-Cas de saisine : le Service Secrétariat de la DCP reçoit
- Le DCP les demandes de réglementation et décharge le cahier de
Réception transmission.
et analyse Le DCP analyse la pertinence et l’opportunité des
des besoins besoins.
-Cas d’auto-saisine : elle intervient à la suite de

l’examen des textes législatifs ou règlementaires ayant
une incidence comptable et du constat de l’insuffisance
de la réglementation comptable existante.
Non -Lorsque la demande n’est pas pertinente, le DCP

Besoin
pertinent? adresse un courrier motivé au requérant.
Le DCP -Quand la demande est jugée pertinente, elle est

Oui imputée au Sous-Directeur chargé de la
Notification Réglementation de la comptabilité pour traitement du
du rejet au dossier.
requérant
-Le Sous-Directeur fait une recherche documentaire et

-Le S/D chargé de identifie les personnes ressources pour consultation.
Rédaction du projet
la Réglementation d’instruction comptable ou -Il rédige le projet d’instruction ou de note technique
de la comptabilité de note technique qu’il soumet aux autres sous-directeurs et au DCP pour
observation.
-Le DCP transmet par mail ou par courrier le projet aux

postes comptables concernés et aux personnes
-Le DCP ressources au moins 24 heures avant et les invite par
- Les Comptables validation du projet téléphone, à statuer sur la forme et le fond du projet
concernés d’instruction ou d’instruction comptable ou de note technique.
- Les personnes de note technique Cette validation peut se faire soit par mail, soit lors
ressources d’une séance de travail.
Un rapport de validation est établi.
Les amendements sont intégrés au projet, le cas
échéant.
Le projet d’instruction comptable ou note technique

-Le DCP validé est soumis à la signature du Directeur Général.
Validation du projet
- Le Directeur
d’instruction ou
Général de note technique
-Le DCP L’instruction comptable ou la note technique signée est

- Le Directeur de la diffusée :
Communication et - électroniquement à la DCRP pour publication sur le
des Relations site Intranet de la DGTCP ;
Publiques (DCRP) Diffusion de - électroniquement par mail aux chefs de poste et dans
Transmission l’instruction le mail compta de chaque CF.
à la SDGAP comptable ou de
pour la note technique
paramétrage

2. Procédure de paramétrage des données

Cette procédure décrit les modalités de paramétrage des données. Elle s’applique à
l’intégration des données, des comptes et la définition de leur fonctionnement dans le
progiciel ASTER.
- Demandes de paramétrage régulières ;
- Auto saisine de paramétrage ;
- Instruction comptable et note technique signées ;
- Fiche d’anomalie.
- Demandes de paramétrage ;
- Fiche d’anomalie ;
- Notes techniques.
Le SDRC transmet les instructions comptables et notes techniques
signées au Secrétariat.
Le Service Secrétariat du DCP reçoit les demandes de paramétrage, les fiches
d’anomalie, les instructions comptables, les notes
techniques et les enregistre.
-Le DCP Analyse la pertinence et l’opportunité des demandes de
paramétrage et les fiches d’anomalie avant de procéder à
l’imputation à la sous-direction concernée pour
traitement.
Le SDGAP Notifie le rejet au requérant lorsque la demande n’est pas
jugée pertinente par le DCP. Par ailleurs, il reçoit les
instructions comptables et notes techniques signées du
Secrétariat.
-Le Sous-directeur de la Définissent les règles de fonctionnement des comptes
Gestion des Applications et du objets de paramétrage, assurent la diffusion des données
Paramétrage (le SDGAP) du paramétrage et en font la notification à la Direction
-Le Chef de Service Gestion de des Systèmes d’Information.
Paramétrage des Référentiels
(CSGPR)
Les Agents chargés du Intègrent les nouveaux comptes dans la nomenclature
paramétrage comptable, les attribuent aux postes comptables
concernés, mettent à jour les tables de paramétrage
d’écriture comptable, de centralisation et de transfert.
procédure
- Base de données STPAR mise à jour ;
- Fiche de paramétrage renseignée et signée ;
- Fiche de suivi et de contrôle renseignée, validée et signée.
Procédure de paramétrage des données 247


- Guide de paramétrage ;
- Instructions comptables et notes techniques signées ;
- Demandes de paramétrage.

1 Demande de paramétrage Agents chargés du
11 ans Tri
paramétrage
2 Fiche de paramétrage renseignée Agents chargés du
11 ans Tri
et signée paramétrage
3 Fiche de suivi et de contrôle Chef de service 11 ans Tri

Le SDRC la SDRC transmet les IC et NT signées au secrétariat
Transmet les instructions comptables du DCP.
et notes techniques au Secrétariat
-le Service Secrétariat de la DCP reçoit des postes

comptables, les demandes de paramétrage et renseigne
Le Service Réception et analyse le cahier de transmission.
Secrétariat de la des demandes de -le DCP analyse l’opportunité des demandes et
DCP paramétrage transmet au SDGAP.
-Le DCP NB : Toutefois, après validation d’une instruction
comptable ou d’une note technique, le DCP transmet
Non
Besoin
la demande au SDGAP qui devra procéder
opportun? systématiquement au paramétrage après les
contrôles d’usage.
Notification Lorsque la demande n’est pas opportune, le SDGAP
du rejet au Oui notifie le rejet au requérant.
Le SDGAP requérant La demande jugée opportune est imputée au
CSDGPR pour traitement.
Le Chef de Service -Le CSDGPR définit les règles de fonctionnement des
Gestion du Définition des règles comptes objet de paramétrage.
Paramétrage des de paramétrage -Il impute la demande, l’instruction comptable ou la
Référentiels note technique aux agents chargés du paramétrage.
(CSGPR)
Les agents chargés -Les nouveaux comptes sont intégrés dans la table de
Réalisation du paramétrage
la nomenclature comptable et sont attribués aux postes
du paramétrage
comptables concernés.
-Les tables de paramétrage des écritures comptables,
de la centralisation et du transfert sont mises à jour.
Le Chef de Service Établissement de la Les agents renseignent la fiche de paramétrage

Gestion du fiche de paramétrage retraçant l’ensemble des opérations effectuées dans le
Paramétrage des STPAR.
Référentiels
(CSGPR)
Le SDGAP Le SDGAP vérifie la conformité des informations
Non figurant sur la fiche de paramétrage à celles contenues
Conformité ? dans le STPAR à partir de la fiche de suivi.
Oui
-Le CSDGPR assure la diffusion électronique des

- Les agents chargés données du paramétrage dans le STPAR.
Diffusion du -Il notifie la diffusion à la Direction des Systèmes
du paramétrage d’Information par téléphone pour l’exploitation des
paramétrage
- Le CSGPR données.
- Le SDGPR -Il transmet la fiche de paramétrage et la notification
de diffusion de paramétrage au SDGAP.

3. Procédure d’assistance des postes comptables

Cette procédure décrit les modalités d’assistance des Postes Comptables dans la
production de leurs comptabilités. Elle s’applique aux Postes Comptables qui exécutent
les opérations de l’État, des Établissements Publics Nationaux et des Collectivités
Territoriales.
- Réception des besoins d’assistance ;
- Analyse de la situation par quinzaine des soldes anormaux par Circonscription
Financière ;
- Analyse des états statistiques des postes comptables ;
- Analyse du tableau d’avancement de la comptabilité (TAC) ;
- Analyse du programme d’assistance ;
- Analyse du programme de formation ;
- Analyse du plan d’actions ;
- Analyse des rapports d’audit ;
- Analyse des PV d’inspection.
- Courriers d’expression des besoins d’assistance ;
- États statistiques des Postes comptables ;
- Tableau d’avancement de la comptabilité (TAC) ;
- Situation par quinzaine des soldes anormaux par circonscription financière ;
- Programme d’assistance ;
- Programme de formation ;
- Situation des comptes d’imputation provisoire non apurés ;
- Situation des centralisations et transferts non dénoués ;
- Rapport d’audit ;
- Plan d’actions.
Services Secrétariat de la DCP enregistrent les demandes d’assistance des services
Le DCP - analyse la pertinence et l’opportunité des besoins
d’assistance ;
- impute le dossier à la Sous-Direction de la
Réglementation de la Comptabilité (SDRC).
- Assistants Comptables assistent les postes comptables, élaborent le rapport

- Équipe d’Assistance d’assistance et renseignent la fiche d’assistance.

procédure
- Fiches d’assistance ;
- Rapports d’assistance ;
- Rapports de mission ;
Procédure d’assistance des postes comptables 250

- Rapports d’audit ;
- PV d’inspection ;
- Rapports d’ateliers et de séminaires ;
- Programme d’assistance.
- Instructions comptables et notes techniques.
- Courrier n°00857/MPMEF/DGTCP/DCP/SDRCE/SACDT/DHy du 24 février

2016 et le courrier n°00858/MPMEF/DGTCP/DCP/SDRCE/SACD/DHy
portant assistance.
- Liste de répartition des assistants-formateurs en fonction des postes comptables ;
- Guide de saisie dans ASTER ;
- Guides d’assistance ;
- Modes opératoires.

1 Fiches d’assistance, Rapports
Assistant Comptable 11 ans Tri
d’assistance


Les demandes d’assistance des services et
- Le Service postes comptables sont formulées par courrier
Identification et
Secrétariat de la DCP par appel téléphonique via le Secrétariat ou
analyse des besoins
- Le DCP directement sur les numéros flotte du Trésor
d’assistance ou de
Public dans le cadre de l’assistance à distance.
formation
des missions d’assistance sur place peuvent
aussi être organisées par la DCP à partir des
besoins identifiés.
Assistance par courrier

-les demandes d’assistance des services
formulés par courrier sont enregistrées par le
Service Secrétariat de la DCP.
Quel que soit le besoin exprimé par courrier, le
DCP impute le dossier au SDRC pour
transmission au service ou à l’agent compétent
en vue de l’assistance du requérant.
L’assistant de la DCP propose des solutions

dont la pertinence est évaluée par les Sous-
Directeurs concernés.
Assistance par téléphone via le Secrétariat ou

directement par téléphone flotte
- Pour les demandes d’assistance par téléphone,
le Secrétariat met en contact le requérant avec
Réalisation de un assistant de la DCP compétent en la matière.
l’assistance
- Le DCP ou le SDRC Le personnel des postes comptables peut entrer

- L’Assistant directement en contact avec l’assistant pour
Comptable poser sa préoccupation à partir des téléphones
- L’Équipe mobiles de la flotte du Trésor Public.
d’Assistance ou
l’équipe de mission Une fiche d’assistance est renseignée.
-le formateur ou
l’équipe de formation Les solutions validées sont portées à la
connaissance du Chef de poste ou de l’agent
ayant exprimé le besoin par appel téléphonique,
faxe, courrier ou courriel.
-En cas de besoin, une mission d’assistance sur

place est organisée (Cf. Guide de l’assistant,
feuille de route de l’assistant).

Assistance sur place
Le DCP peut identifier des besoins d’assistance
sur la base notamment des états financiers
produits par les postes comptables, des rapports
d’assistance antérieurs, des rapports de mission
ou encore sur la base de nouvelles dispositions
comptables
Dans ce cas, il s’agit d’une auto saisine du

DCP.
Le DCP peut décider alors de mettre ses

collaborateurs en mission auprès des postes
comptables sur sa propre initiative ou à la
demande des postes comptables eux-mêmes.
Les missions d’assistance sont aussi l’occasion

pour la DCP de réaliser la formation des postes
- Le DCP
comptables.
- l’Assistant
Comptable
De façon générale, la formation se fait en
- l’Équipe
rapport avec la Direction de la Formation (DF)
d’Assistance ou
qui est la structure en charge de la formation.
l’équipe de mission
La DCP n’est qu’un service contributeur de la
- le formateur ou
DF en matière de formation.
l’équipe de formation
Des renforcements de capacité ou de
l’assistance peuvent être initiés en interne par la
DCP pour le compte de son personnel, en
rapport avec des partenaires extérieurs
(AFRITAC…) ou par des formateurs issus de
son effectif.
Un rapport de mission vient sanctionner les

missions d’assistance.
- Le DCP -Un exemplaire du rapport d’assistance est
- l’Assistant Élaboration et transmis au poste assisté.
Comptable transmission du -Un exemplaire est conservé par la DCP.
ou l’équipe de mission rapport
- le formateur ou d’assistance ou de La fiche d’assistance est servie dans le cadre de
l’équipe de formation la fiche d’assistance l’assistance à distance peut servir à la
ou du rapport de production d’états statistiques.
formation
Lorsqu’une formation est initiée par la DF,
celle-ci peur solliciter les services de la DCP en
vue de la désignation de formateurs.
Dans ce cas, un rapport de formation est

produit et transmis à la DF.

4. Procédure de contrôle de la qualité comptable

Cette procédure décrit les modalités de Contrôle de la Qualité Comptable.
Elle s’applique aux Postes Comptables Directs du Trésor et aux Postes Comptables
Spéciaux (DGI et DGD).
- Auto saisine de la DCP ;
- Saisine par la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ou
l’Inspection Générale du Trésor ;
- Saisine par la Direction Générale des Impôts ou la Direction Générale des
Douanes ;
- Exécution du programme de contrôle dans les postes comptables.
- Pièces justificatives des opérations de dépenses et de recettes ;
- Supports comptables ;
- Tableau d’Avancement des Comptabilités (TAC) ;
- Balance Générale des Comptes du Trésor ;
- Balance des Postes Comptables ;
- Rapports d’assistance, Rapports de contrôle ;
- Situations des centralisations non dénouées, des transferts non dénoués, des soldes
anormaux et des Comptes d’Imputation Provisoire (CIP) ;
- Demandes de rectification comptable (T23) ;
- État de développement des recettes et des dépenses budgétaires (T56) ;
- Compte Général de l’Administration des Finances (CGAF) ;
- Recommandations d’ordre comptable de l’Inspecteur Général du Trésor (IGT) ;
- Courrier de relance adressé aux Postes Comptables (PC).
- Le Chef de Service Contrôle et Qualité
Comptable des Postes Comptables Directs
du Trésor (CSCQCPCT)
- Le Chef de Service Contrôle et Qualité éditent les restitutions comptables et collectent les
Comptable des Postes Comptables données, en font l’exploitation nécessaire, traitent les
Spéciaux (CSCQCPCS) anomalies, élaborent le rapport de contrôle, prennent en
charge les recommandations à l’issue du contrôle.
- le Chef de Service Contrôle et Qualité
Comptable des Postes Comptables du
secteur Parapublic
Le Sous-Directeur du Contrôle de la pré-valide le rapport de contrôle, traite les
Qualité Comptable (SDCQC) recommandations d’ordre comptable et exploite les
rapports de contrôle.
Directeur de la Comptabilité Publique -informe le Chef de Poste par courrier de la mission de
(DCP) contrôle, lui notifie les anomalies constatées lors de
l’exploitation des restitutions comptables et de la collecte
des données ;
Procédure de contrôle de la qualité comptable 254

-valide le rapport de contrôle et instruit les Sous-

Directions concernées à l’effet de prendre en charge les
recommandations formulées à l’issue du contrôle.

procédure
- Rapports de contrôle signés ;
- Rapport de présentation du CGAF.
- Instructions comptables, Notes techniques, Mémento des Postes Comptables
Déconcentrés ;
- Référentiel de critères de qualité comptable.
1 Sous-Direction du Contrôle
Fiches d’anomalies 11 ans Tri
de la Qualité Comptable
2 -Service Contrôle de la
Qualité Comptable des
Postes Comptables
Directs du Trésor
Rapports de contrôle 11 ans Tri
-Service Contrôle de la
Postes Comptables
Spéciaux
-Service Contrôle de la
Postes Comptables du
Secteur Parapublic


flux)
-Le Chef de Service - Edition des restitutions comptables : les éditions des
Contrôle et Qualité restitutions comptables d’Aster et de ses périphériques
Comptable des Postes Édition des sont réalisées par le SCQCPCDT et le SCQCPCS.
Comptables Directs du restitutions - Collecte des données : la collecte des données est assurée
Trésor comptables et collecte par le SCQCPCDT et le SCQCPCS.
- Le Chef de Service des données - Inventaires des restitutions comptables et des données
Contrôle et Qualité collectées (Cf. Annexe 1).
Comptable des Postes
Comptables Spéciaux
- Le Chef de Service Exploitation des documents effectuée sous deux angles :
Contrôle et Qualité -analyse des restitutions comptables : elle porte
Comptable des Postes notamment sur les égalités classiques, le sens des soldes
Comptables du Secteur Exploitation des restitutions des comptes (Cf. Annexe 2)
Parapublic
- Le Chef de Service
comptables et des données -analyse des données collectées: elle concerne notamment
Contrôle et Qualité collectées la vérification du respect des critères de qualité comptable
Comptable des Postes (Cf. Annexe 3).
Comptables Directs du
Trésor En cas d’absence d’anomalies, l’analyse des restitutions
- Le Chef de Service comptables et des données collectées n’appelle aucune
Contrôle et Qualité observation particulière. Le rapport de contrôle de
Comptable des Postes Anomalies
l’assistant qui en résulte est classé par le Chef de Service.
Comptables Spéciaux Constatées ?
- Le Chef de Service Non
Contrôle et Qualité
Comptable des Postes Le traitement se rapporte en général à deux types
Comptables du Secteur d’anomalies :
Parapublic Oui - anomalie simple : erreur qui peut être résolue par la
DCP sans recourir à un service extérieur. C’est l’exemple
Traitement d’une écriture comptable passée en doublon dans les
-Le DCP
des anomalies livres d’un poste comptable. Le problème est résolu par
-le SDCQC
- Le Chef de Service l’utilisation d’un T23.
Contrôle et Qualité - anomalie complexe : erreur dont la résolution nécessite
Comptable des Postes l’intervention d’un autre service. C’est l’exemple d’un
Comptables Directs du solde créditeur d’un compte financier découvert dans les
Trésor livres d’un poste comptable. Le problème nécessite la
- Le Chef de Service vérification de l’IGT par exemple.
Comptable des Postes - L’efficacité du traitement des anomalies est constatée
Comptables Spéciaux aux prochaines exploitations des restitutions comptables
- Le Chef de Service et des données collectées.
Contrôle et Qualité - Si les mêmes anomalies persistent, une assistance
comptable au poste est recommandée (Cf. Procédure
Comptables du Secteur
Parapublic d’assistance des postes comptables).
-Un rapport de contrôle est établi en 02 exemplaires par

- Le DCP Élaboration
le Chef de service concerné. Ce rapport est pré validé par
- Le Sous-Directeur du le SDCQC et validé par le DCP.
du rapport de contrôle
Contrôle de la Qualité -Un exemplaire du rapport est classé par la SDCQC et un
Comptable autre exemplaire est transmis au DCP
- Le Chef de Service
Comptable des Postes Le DCP instruit les Sous-Directeurs à l’effet de prendre
Comptables Directs du en charge les recommandations en rapport avec leurs
Trésor attributions respectives.
- Le Chef de Service L’exploitation du rapport peut déboucher selon le cas
sur :
Comptables Spéciaux -un paramétrage ;
- Le Chef de Service -une instruction modificative ou additive ;
Contrôle et Qualité Exploitation du -une note technique ;
Comptable des Postes rapport de contrôle -une assistance au Poste concerné.
Comptables du Secteur
parapublique

Annexe 1 : Inventaires des restitutions comptables et des données collectées
Restitutions comptables
En général, les restitutions comptables concernent les éléments suivants:
- Le Tableau d’Avancement de la Comptabilité ;
- La Balance des Postes Comptables ;
- Les Fiches comptes ;
- La Situation des centralisations non dénouées ;
- La Situation des transferts non dénoués ;
- La Situation des journées comptables terminées en anomalie ;
- Le T23.
Données collectées
Les données collectées concernent les éléments suivants en général :
- La Balance générale des comptes du Trésor ;
- Les Rapports d’assistance ;
- Les Rapports de contrôle ;
- Les Situations des soldes anormaux ;
- Les Situations des CIP (T56, état de développement des soldes) ;
- Les Demandes de rectification comptable (T23) ;
- L’État de développement des recettes et des dépenses budgétaires ;
- Le Compte Général de l’Administration des Finances (CGAF) ;
- Les Recommandations d’ordre comptable de l’IGT ;
- Le Courrier de relance adressé aux PC.
Annexe 2 : Analyse des restitutions comptables
RESTITUTIONS CRITERES D’ANALYSE

COMPTABLES
TAC Cf. Courrier N°2604/MEMEF/DGTCP/ACCT du 26 juin 2006
portant sur le nouveau chronogramme de production de la balance
générale mensuelle de la gestion 2005.
Balance des Postes Cf. Mode opératoire de contrôle des balances du 18 juin 2008 du
Comptables DGTCP.
Fiches comptes Analyse détaillée des flux enregistrés sur le compte au cours d’une
période donnée.
Situation des Identification des dates de réception des centralisations.
centralisations non Détermination du temps écoulé entre la date de réception et la date
dénouées d’analyse des situations des centralisations non dénouées.
Rapprochement entre le temps écoulé et le temps imparti.
Situation des transferts Identification des dates de réception des transferts.
non dénoués Détermination du temps écoulé entre la date de réception et la date
d’analyse des situations des transferts non dénoués.
Rapprochement entre le temps écoulé et le temps imparti.

RESTITUTIONS CRITERES D’ANALYSE

COMPTABLES
Situation des journées Identification des postes comptables ayant des journées comptables
comptables terminées terminées en anomalie.
en anomalie Interpellation des Postes Comptables en retard.
Annexe 3 : analyse des données collectées
DONNEES CRITERES D’ANALYSE

COLLECTEES
Balance générale Vérification des totaux de la dernière page.
des comptes du
Trésor Cf. Mode opératoire de contrôle des balances du 18 juin 2008 du DGTCP.
Rapports Recensement des anomalies.
d’assistance Solutions apportées.
Vérification de la mise en œuvre des solutions apportées.
Rapports de Recensement des recommandations.
contrôle
Vérification de leur mise en œuvre.
Situations des Rapprochement des situations périodiques pour apprécier l’évolution des soldes
soldes anormaux anormaux.
Situations des CIP Analyse du T56 et analyse de l’état de développement des soldes.
Comparaison de la date de l’écriture et de la date de contrôle.
(Cf. instruction comptable n° 0609/DGTCP/Projet Aster/CRCP du 14 avril 2006

relative à la décomposition des CIP dans les PCD de la page 11 à la page 25).
Demandes de (Cf. instruction comptable n° 1958/DGTCP/DCP/ du 15 avril 2008 relative à la
rectification règlementation des rectifications d’écritures comptables dans les PC du Trésor, des
d’écritures Impôts, et des Douanes)
comptables (T23)
État de -le total du flux créditeur du compte 91 tel qu’il apparait dans la balance est égal au
développement des total apparaissant sur l’état de développement des recettes ;
recettes et des
dépenses -le total du flux débiteur du compte 90 tel qu’il apparait dans la balance est égal au
budgétaires total apparaissant sur l’état de développement des dépenses.
Compte Général de Cf. Mode opératoire de contrôle des balances du 18 juin 2008 du DGTCP
l’Administration Vérification de l’applicabilité des recommandations.
des Finances
(CGAF)
Recommandations
d’ordre comptable de Mise en œuvre des recommandations retenues.
l’IGT
Courrier de relance Vérification de l’application effective des recommandations sur le terrain.

adressé aux PC

5. Procédure de mise en état d’examen des comptes de gestion et des comptes

financiers

Cette procédure décrit les modalités de mise en état d'examen des comptes de gestion et
des comptes financiers produits par les Comptables Principaux de l’État, des
Établissements Publics Nationaux et des Collectivités Territoriales.
Réception des comptes de gestion et des comptes financiers sur chiffres accompagnés des
documents généraux.
- Comptes de gestion sur chiffres ;
- Comptes financiers sur chiffres ;
- Documents généraux.
Service Secrétariat de la
Réceptionne et enregistre les comptes de gestion et les comptes
DCP financiers sur chiffres et les documents généraux associés et les
transmet au DCP.
-Chef de Service Compte effectue les contrôles de forme et de fond du compte de gestion
de Gestion ou du compte financier, rédige le projet de rapport de mise en état
d’examen du compte de gestion ou du compte financier, met à
-Chef de Service Compte jour la situation des comptes de gestion ou des comptes financiers
Financier produits par les Comptables Principaux de l’État, des
Collectivités Territoriales et des EPN, rédige le projet de courrier
de transmission du compte de gestion ou du compte financier à la
Cour des Comptes.
-Sous-Direction du analyse le projet de compte de gestion ou de compte financier.
Contrôle de la Qualité Les observations sont signifiées au comptable par écrit pour
Comptable (SDCQC) correction.
Le DCP Transmet par courrier au moins 3 exemplaires du compte de

gestion ou du compte financier au Directeur Général pour visa.
Le Directeur Général vise le compte de gestion ou le compte financier.

procédure
Compte de gestion ou compte financier visé par le Directeur Général.
- Guide de mise en état d’examen des comptes de gestion et des comptes financiers
des Comptables Principaux ;
- Canevas d’élaboration des comptes de gestion ou des comptes financiers.
Procédure de mise en état d’examen des comptes de gestion et des comptes financiers 259

1 Rapport de mise en état d’examen Jusqu’à la sortie
du compte de gestion ou du compte SDCQC de fonction du
Conservation
financier Comptable
2 Lettre de transmission à la Cour des Service Secrétariat Jusqu’à la sortie

Comptes du compte de gestion ou Service Compte de de fonction du
Conservation
compte financier Gestion ou Compte Comptable
Financier
3 Jusqu’à la sortie
Situation des comptes de gestion ou de fonction du
SDCQC Conservation
comptes financiers produits Comptable
4 Lettre de rejet du compte de gestion Service Secrétariat Jusqu’à la sortie

ou compte financier Service Compte de de fonction du
Conservation
Gestion ou Compte Comptable
Financier

Le Secrétariat du DCP reçoit et enregistre le projet de
Les Services compte de gestion ou compte financier sur chiffres
Secrétariat de la DCP Réception et accompagné des documents généraux. Il les transmet au
enregistrement du DCP pour imputation aux Sous-Directions concernées
compte de gestion ou pour la mise en état d’examen.
du compte financier
- Le SDCQC sur chiffre
- Le Chef de Service La mise en état d’examen consiste à effectuer un contrôle
Compte de Gestion de fond et un contrôle de forme.
- Le Chef de Service -Le contrôle de forme du compte de gestion ou compte
Compte Financier Mise en état d’examen du financier porte sur trois critères exigés par la Cour des
compte de gestion ou du Comptes (Cf. Annexe1 : Contrôle de forme)
compte financier sur chiffres: 1er cas : Si les trois critères contenus en Annexe 1 sont
contrôle de forme respectés, le compte de gestion ou compte financier est
Le DCP soumis au contrôle de fond.
2ème cas : Si l’un des trois critères n’est pas respecté, le
Notification du projet de compte de gestion ou compte financier est
rejet motivé au retourné à l’émetteur par courrier signé du DCP avec une
comptable notification des motifs du rejet.
-transmission du -Le Chef de Service Compte de Gestion ou compte
compte de financier met à jour la situation des comptes de gestion
gestion ou ou compte financier produits par les comptables au regard
-SDCQC Non
compte financier des observations faites par la DCP.
-Chef de Service corrigé à la DCP
Compte de Gestion
-Le contrôle de fond du compte de gestion ou compte
-Chef de Service
financier porte sur les critères exigés par la Cour des
Compte Financier
Non Contrôle de Comptes (Cf. Annexe 2 : Contrôle de fond)
forme
conforme ? 1er cas : Si le contrôle de fond n’est pas satisfaisant. Le
compte est rejeté. Les observations sont signifiées au
comptable par écrit pour correction. Le comptable
transmet le compte de gestion corrigé à la DCP pour une
Oui autre mise en état d’examen et /ou pour validation avant
transmission à la Cour des Comptes.
Mise en état d’examen du
compte de gestion ou du 2ème cas : Si le contrôle de fond est satisfaisant, le projet
compte financier : de compte de gestion ou compte financier est déclaré
contrôle de fond conforme. Un courrier est adressé au comptable pour lui
signifier la conformité du projet de Compte de Gestion ou
compte financier.
Contrôle de fond Le comptable produit le compte de gestion définitif en 3

conforme ? exemplaires au moins (1 pour la Cour des comptes ; 1
Non pour le service ordonnateur et autant d’exemplaires que
de comptables) signé des comptables et ou par
Oui l’ordonnateur.
Le comptable produit le compte financier définitif en 4
exemplaires (1 pour la Cour des comptes ; 1 pour archives
Validation DCP et 2 copies pour les comptables).
du compte de gestion -Le Chef de Service Compte de Gestion ou compte
ou du compte financier financier met à jour la situation des comptes de gestion
ou comptes financiers.
-Chef de Service-
-Le DCP transmet par courrier au moins 3 exemplaires
Compte de Gestion
du compte de gestion ou du compte financier au
-Chef de Service
Visa et transmission du Directeur Général pour visa.
Compte Financier
-Le DCP compte de gestion ou
compte financier définitif Le compte de gestion ou compte financier visé par le
-Directeur Général Directeur Général est transmis à la Cour des Comptes par
-Le DCP à la Cour des Comptes
le DCP pour jugement.
Annexe 1 : Contrôle de forme
La présentation du compte de gestion transmis à la Cour des Comptes doit respecter les
trois (3) critères suivants :
- les mentions d’identification du compte de gestion ou compte financier ;
- les documents et pièces du compte de gestion ou compte financier ;
- les bordereaux faisant l’inventaire des liasses des comptes de gestion ou comptes
financiers.
1. Mentions d’identification du compte de gestion ou du compte financier

Les mentions d’identification du compte de gestion ou compte financier du Comptable
sont les suivantes :
- la dénomination du poste comptable ;
- le code du poste comptable ;
- le nom et prénoms du ou des comptables ;
- la gestion rendue ;
- les périodes couvertes par la gestion des comptables successifs ;
- les feuillets cotés et paraphés ;
- le visa du supérieur hiérarchique du comptable ;
- la formule affirmant les comptes sincères et véritables sous peine de Droit ;
- la date et la signature du ou des comptables concernés en dernière page.
2. Documents et pièces du compte de gestion et du compte financier

La présentation matérielle du compte de gestion ou du compte financier sur pièces requiert
les documents et pièces pour un traitement précis.
Les mandats de paiement et les titres de recettes appuyés de leurs pièces justificatives sont
empaquetés par chapitre dans des enveloppes papier de couleur kaki et par liasse de 2,5 kg
à 3 kg au maximum, sous emballage suffisamment résistant ficelés en croix. Il est conseillé
d’utiliser une ficelle fine mais très résistante qui comporte un nœud facile à délier. La ficelle
et l’emballage sont réutilisés par la Cour de Comptes après examen du contenu de la liasse
en vue de son reclassement dans la salle des archives.
Le compte de gestion ou compte financier sur pièces est composé de six (06) liasses
produites dans l’ordre chronologique suivant :
- Liasse n° I : documents généraux ;
- Liasse n° II : recettes budgétaires de fonctionnement ;
- Liasse n° III : dépenses budgétaires de fonctionnement ;
- Liasse n° IV : recettes budgétaires d’investissement ;
- Liasse n° V : dépenses budgétaires d’investissement ;
- Liasse n° VI : opérations hors budget (classes 4, 5, 9 etc.).
La liasse et son contenu sont identifiés par une fiche cartonnée à double œillet (étiquette
ou onglet) qui est disposée sur la tranche de la liasse en bout, de manière à être
constamment visible. La ficelle passe par les deux œillets.
La fiche d’identification d’une liasse comporte les indications obligatoires suivantes :
- le poste comptable ;
- l’année de la gestion ;
- l’identité du ou des comptables ;
- la nature des pièces contenues dans la liasse (recettes ou dépenses) ;

- le chapitre ou le compte d’imputation ;
- le numéro d’inventaire de la liasse.
L’inventaire des pièces justificatives doit observer l’ordre de classement ci-après :

- les pièces justificatives de recettes budgétaires ;
- les pièces justificatives de dépenses budgétaires ;
- les pièces justificatives des opérations des services hors budget.
Tout compte de gestion ou compte financier en état d’examen doit être accompagné :
- d’un inventaire des documents et pièces transmis à la Cour des Comptes par le
comptable ;
- de chacun des documents généraux figurant sur l’inventaire affecté d’un numéro
de cote ;
- d’une liasse unique distincte du compte de gestion ou compte financier sur
chiffres, à défaut du document approprié, celle-ci est remplacée par un état
« Néant » qui précise au verso le motif de la non production du document ;
- de la liasse unique des documents généraux affectée de la fiche d’identification
n°1.
3. Bordereau faisant l’inventaire des liasses des comptes de gestion ou compte

financier
À partir de la liasse n°2, chaque liasse du compte de gestion ou compte financier sur
pièces donne lieu à un bordereau qui fait l’inventaire des pièces justificatives contenues
dans la liasse.
Annexe 2 : Contrôle de fond
Le compte de gestion ou compte financier que le Comptable Principal doit produire au

Juge financier a pour point de départ, la situation à l’ouverture de l’exercice. Il s’agit d’une
Balance d’entrée correspondant à la Balance de sortie des différents comptes au terme de
la gestion précédente.
Le compte de gestion ou compte financier doit présenter également le résultat de l’exercice.
Ce résultat est reporté sur l’exercice suivant. Il en résulte un lien ininterrompu entre les
comptes de gestion ou comptes financiers successifs.
Les critères de fond portent sur :
- la Balance d’entrée tirée du compte du Grand Livre, qui récapitule les soldes de
tous les comptes ;
- les opérations de l’exercice ou flux de la gestion qui sont les masses débitrices et
créditrices des comptes ;
- la situation de clôture ou la Balance de sortie des comptes du Grand Livre, qui
présente les soldes débiteurs ou créditeurs des comptes ;
- le bon report des soldes des comptes de trésorerie et des autres comptes en balance
d’entrée;
- l’exactitude de l’arrêté en toutes lettres des totaux des recettes et des dépenses de
la gestion, tels qu’ils apparaissent en chiffres dans les pages du développement
des opérations ;
- l’exactitude des totaux de la balance générale des comptes ;
- l’exactitude des totaux du développement des dépenses budgétaires et des
recettes budgétaires ;
- le report à la dernière page du total des recettes et du total des dépenses de la
gestion ;
- le report du résultat de la gestion précédente rapportée en première page ;
- la constatation de l’exactitude du résultat définitif ;
- l’absence de discordance entre :
d’une part, la balance générale des comptes et le développement des
recettes budgétaires;
d’autre part, la balance générale des comptes et le développement des
dépenses budgétaires.
Les soldes de tous les comptes de l’exercice précédent doivent être repris en Balance
d’entrée de l’exercice en jugement. Les soldes définitifs de l’exercice en jugement doivent
résulter de la combinaison des Balances d’Entrée et des flux de la gestion.
CHAPITRE 5 : AXE RÉGLEMENTATION ET SURVEILLANCE
L’Axe Réglementation et Surveillance est décrit par un ensemble de sept procédures (Cf. Tableau
de synthèse ci-dessous
Intitulé du processus Responsabilités
1. Elaboration de projets d’actes portant régulation du

secteur bancaire, des assurances et de la microfinance
2. Instruction de demande d’agrément et d’autorisations
diverses d’exercer dans l’activité bancaire, des
assurances et de la microfinance.
3. Contrôle sur place des structures exerçant dans
l’activité bancaire, des assurances et de la microfinance
Réguler l’activité financière 4. Sanctions des structures exerçant dans le secteur
bancaire, des assurances et de la microfinance
5. Validation des états financiers des Systèmes Financiers
Décentralisés
6. Examen des rapports de contrôle interne des Systèmes
Financiers Décentralisés
7. Fermeture des caisses exerçant l’activité de
microfinance de façon illicite
1. Production du rapport d’études

Réaliser les études économiques
et financières 2. Traitement des données statistiques
Axe Réglementation et Surveillance 265

SECTION 1 : PROCESSUS REGULER L’ACTIVITE FINANCIERE

- Réguler les activités bancaires, des assurances et de la microfinance ;

- Veiller au respect de la réglementation applicable.
-

La Direction des Établissements de Crédits et des Finances Extérieures (DECFinEx) est
chargée de :
- instruire les dossiers d’agrément, veiller au respect de la réglementation et suivre les
activités des banques et établissements financiers, en liaison avec la BCEAO ;
- effectuer des études en matière économique et monétaire ;
- contrôler les changes et les opérations financières avec l’étranger en liaison avec la
BCEAO ;
- participer à la mise en œuvre de la politique du commerce extérieur, en liaison avec
les administrations compétentes de l’État ;
- suivre au sein de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique,
la politique de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
- contrôler et exécuter, pour le compte de la Direction Générale du Trésor et de la
Comptabilité Publique, les procédures de gel, de dégel, de saisie et de confiscation
des avoirs en matière de financement du terrorisme.
La Direction des Assurances est chargée de :

- surveiller le marché des assurances ;
- étudier les demandes d’agrément présentées par les compagnies et les intermédiaires
d’assurance ;
- concevoir la réglementation applicable en matière d’assurance et veiller au respect
de son application, en liaison avec la Conférence Interafricaine des Marchés
d’Assurance (CIMA) ;
- contrôler la solvabilité des sociétés d’assurances, en liaison avec la Commission
Régionale de Contrôle des Assurances (CRCA) ;
- contrôler les experts en assurance, les courtiers et autres intermédiaires
d’assurance ;
- élaborer les statistiques du marché des assurances et assurer leur diffusion ;
- assurer la coordination des instruments techniques et financiers en matière
d’assurance ;
- assurer la formation continue en matière d’assurance.
La Direction de la Réglementation et de la Surveillance des Systèmes Financiers

Décentralisés est chargée de :
- instruire les dossiers de demande d’autorisation d’exercer en qualité d’institution
de microfinance ;
Fiche technique du processus Réguler l’activité financière 266

- instruire les dossiers de fusion, de scission et de retrait d’agrément des institutions

de microfinance ;
- instruire les demandes d’autorisation de financement des activités autres que la
collecte de l’épargne ou la distribution de crédit ;
- des contrôles nécessaires à la garantie de la bonne gestion des institutions de
microfinance.
- Assainir les secteurs bancaires, des assurances et de la microfinance ;
- Protéger les consommateurs, usagers, épargnants, assurés et bénéficiaires ;
- Contribuer au financement de l’économie nationale.

-

- Textes légaux et réglementaires ;

- Courriers ou dossiers de saisine (instructions, demandes d’agrément, d’autorisations
diverses, d’information ou d’avis, plaintes/réclamations, etc.) ;
- Programme d’activités ;
- Rapport de la Commission Bancaire de l’UMOA ;
- Déclarations des Établissements de Crédit ;
- Rapports de contrôle ;
- Rapports de contrôle interne des Systèmes Financiers Décentralisés (SFD) ;
- Rapports d’activités des SFD ;
- Rapports de mise en œuvre des recommandations issues des rapports de missions
d’inspection ou de contrôle ;
- Rapports de mise en œuvre des injonctions de la Commission Nationale pour la
Microfinance (CNM) ;
- Comptes rendus ou rapports périodiques des entreprises du secteur financier ;
- Décisions de la Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurance (CIMA) ;
- Rapports, avis et décisions de la CIMA ;
- Instructions de la Hiérarchie (Ministère de l’Économie et des Finances, Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique) ;
- Décision de la CNM ;
- 40 recommandations du GAFI ;
- Convention des Nations.

- Ministère en charge de l’Économie et des Finances et autres Ministères ;
- Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurance (CIMA) ;
- Commission Régionale de Contrôle des Assurances (CRCA) ;
- Entreprises d’assurance ;

- Organisations professionnelles du secteur des assurances ;

- Organisations internationales et régionales ;
- Promoteurs, bénéficiaires de contrats d’assurance et autres usagers ;
- Commission Bancaire de l’UMOA, BCEAO, GIABA (Groupe
Intergouvernemental d’Actions contre le Blanchiment d’Argent) ;
- Commission Nationale pour la Microfinance (CNM) ;
- Association Professionnelle des Banques et Établissements Financiers de Côte
d’Ivoire (APBEF-CI) ;
- Association Professionnelle des Systèmes Financiers Décentralisés de Côte d’Ivoire
(APSFD-CI) ;
- Bureaux de change manuel ;
- Promoteurs de Systèmes Financiers Décentralisés (SFD) ;
- Organismes et partenaires au développement ;
- Association des Sociétés d’Assurances de Côte d’Ivoire (ASA-CI) ;
- Fonds de Garantie Automobile (FGA).

- Respect des délais d’inscription de dossiers à examiner par la CIMA, la Commission
Bancaire, la BCEAO, la Commission Nationale pour la Microfinance (CNM) ;
- Respect des normes ;
- États comptables et statistiques conformes aux modèles CIMA ;
- États comptables et statistiques conformes aux modèles du PCSSFD ;
- Documents en français, fiables, conformes, clairs et exhaustifs ;
- Données transmises selon les exigences (supports, format) et dans les délais requis ;
- Données et informations exhaustives et fiables ;
- Requêtes/documents lisibles et précis ;
- Rapport annuel de la commission bancaire ;
- État financier des banques (FODEP).
7. Éléments de sortie du processus: résultats, données de sortie ou livrables du

processus ;
- Actes signés (arrêtés d’agréments signés, arrêtés d’autorisations diverses signés,

etc.) ;
- Rapports de contrôle, rapports d’études ou de missions, rapport d’activités ;
- Projets d’actes (Lois, Ordonnances, Décrets, Arrêtés, Décisions, Avis, Circulaires) ;
- Courriers de réponse aux requêtes ;
- Notes à la Hiérarchie (Ministère Chargé de l’Économie et des Finances, Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique) ;
- Notes explicatives, notes d’analyse thématique.
- Ministère en charge de l’Économie et des Finances et autres Ministères ;

- Processus Assurer le conseil et l’assistance juridique de l’État ;
- CIMA et autres Organisations (nationales, sous-régionales et internationales) ;
- Organisations professionnelles du secteur des assurances ;
- APSFD-CI ;
- Entreprises d’assurance ;
- Promoteurs, bénéficiaires de contrats d’assurance et autres usagers ;
- Systèmes Financiers Décentralisés ;
- Commission Nationale de la Microfinance ;
- BCEAO ;
- Organismes et partenaires au développement ;
- Banques et établissements financiers ;
- Bureaux de change manuel.

processus
- Données statistiques et informations exhaustives et fiables ;
- Confidentialité, fiabilité et sécurité des informations ;
- Célérité, transparence, équité et respect des délais de traitement des requêtes ;
- Textes et rapports lisibles et cohérents ;
- Diffusion des rapports de mission dans les délais prescrits.


Acteurs
-Service Courrier
DECFinEx/ Le service courrier reçoit, enregistre et transmet les
Réception et dossiers (Demandes d’agréments et d’autorisations
DRSSFD/DA
enregistrement du diverses, rapports périodiques, états financiers, états
-Service Secrétariat statistiques ; rapports de contrôle interne, demandes
dossier de demande
DECFinEx/ d’informations etc.) au service Secrétariat du
d’agrément
DRSSFD/DA Directeur.
-Sous-Directions Le directeur impute le dossier au sous-directeur
concernées concerné.
Vérification de La sous-direction concernée procède à une
la conformité du dossier vérification de conformité du dossier (contrôle sur
du dossier pièces)
Notification – Procédure d’instruction des dossiers de demande
des observations ou d’agrément et d’autorisation d’exercer ;
du rejet définitif - Procédure de validation des états financiers des
au requérant SFD ;
- Procédure d’examen de contrôle interne des SFD ;
Dossier - Canevas électronique d’exploitation des rapports
conforme ? de contrôles internes des SFD ;
- Canevas électronique d’exploitation des rapports
Non de contrôle interne. En cas de non-conformité le
oui dossier est rejeté et notifié au requérant.
En cas de conformité, élaboration des projets

- MEF Réponse aux requêtes d’actes (réglementation, agrément, etc.)
- BCEAO, CB-UMOA d’information et élaboration
- CIMA, CNM des projets d’actes portant Documents associés
- DA réglementation,
N° agrément, - Textes légaux et réglementaires ; DELAI DE A
ACTIONS - Avis de la BCEAO ;
- DECFINEX autorisation REALISATION
- Décision de la Hiérarchie ;
- DRSSFD - Règlements, instructions, décisions et circulaires,
guide de travail ; RENFORCEMENT D
Contrôle de la conformité - Code des assurances.
1 Renforcer le service en personnel qualifié (analyste Fin mai 2017 D
et de la viabilité des D
financier et juriste) L’équipe de mission ou Brigade de contrôle
structures agréées
- Équipe de mission de procède à une vérification des documents de
la DRSSFD/ contrôle au sein de la structure (contrôle sur pièces).
2 Former le personnel pour améliorer les compétences en Permanent D
DECFINEX comptabilité des SFD, analyse financière, C
Documents associés
- Brigade de contrôle Exploitation Réglementation
des des SFD, droit des
- Textes sociétés,
légaux etc.
et réglementaires ;
de la DA informations et des - Rapports d’activités ;
- CB-UMOA, CIMA données statistiques des - Rapports de contrôle interne ;
– CNM entités -Guides (Guide des Finances Extérieures (FINEX),
- DA Guide des clients de banques, Guide sur les changes
- DECFINEX manuels, Guide de l’inspecteur des SFD de
- DRSSFD l’UMOA) ;
Production des - Guide de pré-validation ;
informations et des - Référentiel Comptable des SFD ;
données statistiques (notes -Textes internes à la structure ;
conjoncturelles, - Rapports de mission d’inspection ;
monographies, etc.) - Synthèse de rapports de mission d’inspection ;
- Rapports périodiques sur la situation du secteur ;
- Code des assurances ;
Diffusion des rapports - Programmes d’activités ;
- Rapports périodiques ;
- Procédure de contrôle sur place et sur pièce ;
- Documents associés ;
3 - Rapports
Évaluer les formations pour dede
s’assurer mise
leuren œuvre des décisions.
efficacité 6 mois après la D
-DECFINEX/ Suivi de mise en formation C
DRSSFD/DA œuvre des
recommandations
4 Mettre en place une 3ième équipe dédiée aux missions Fin juin 2017 D
d’inspection D
AMELIORATION
5 Tenir un état détaillé des observations de la BCEAO en -Fin mars pour D

vue de leur prise en compte l’élaboration de
l’état détaillé
Fiche technique du processus Réguler l’activité financière 270 -Permanent pour
la mise à jour
6 Instaurer des séances de travail périodiques, axées sur les Permanent D
observations reçues de la BCEAO

1. Procédure d’élaboration de projets d’actes portant régulation du secteur bancaire, des
assurances et de la microfinance
1.1 Objet et domaine de la procédure
Cette période décrit les modalités d’élaboration des projets d’actes portant régulation du secteur
bancaire, des assurances et de la microfinance. Elle s’applique aux projets de textes légaux et
réglementaires relatifs au dit secteur.
- Besoin de régulation ou de réglementation du secteur bancaire , des assurances et de la
microfinance ;
- Saisine de la BCEAO ;
- Saisine du Ministre en charge de l’Économie et des Finances ;
- Saisine du Directeur Général.
1.3 Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires à

l’application de la procédure
- Rapports de missions, rapports d’études ;

- Courriers de saisine ;
- Textes légaux ou réglementaires à modifier ;
- Note conjoncturelle ;
- Monographie.
Service Courrier de la Reçoit, enregistre les saisines et les transmet au Secrétariat.
DECFinEx/DA/DRSSFD
Service Secrétariat de la Enregistre les saisines et les transmet au Directeur concerné
DECFinEx/DA/DRSSFD (DECFinEx/DA/DRSSFD).
Sous-Direction concernée Analyse les dossiers imputés par le directeur concerné, élabore
les projets d’actes légaux et réglementaires, intègre les
observations éventuelles et transmet les projets consolidés au
directeur concerné.
Le DECFinEx/ Impute le dossier à la Sous-Direction concernée pour traitement,
DA/DRSSFD valide les projets d’actes légaux et réglementaires et les soumet au
Directeur Général.
Directeur Général Approuve les projets d’actes, signe ceux qui relèvent de sa
compétence et transmet les autres projets d’actes au Ministre de
tutelle.
1.5 Éléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la Procédure
271
Fiche technique du processus Réguler l’activité financière
Projets d’actes (Lois, Ordonnances, Décrets, Arrêtés, Décisions portant réglementation du secteur
bancaire, des assurances et de la microfinance) et documents joints :
- Exposé des motifs (cas des Lois) ;

- Rapports de présentation (cas des Ordonnances et Décrets) ;
- Notes de présentation (cas des Arrêtés, des décisions) ;
- Notes de transmission.
- Traité du 10 juillet 1992 instituant une organisation intégrée de l’industrie des assurances dans
les Etats africains ;
- Actes Uniformes OHADA ;
- Règlement n°09/2010/CM/UEMOA relatif aux relations financières extérieures des États
membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine ;
- Instructions de la BCEAO concernant les SFD ;
- Instruction n°06/07/2011/RFE du 13 juillet 2011 relative aux conditions d’exercice de
l’activité d’agréé de change manuel ;
- Instruction n°002-03-2018 relative aux dispositions particulières applicables aux établissements
de crédit exerçant une activité de finance islamique ;
- Instruction n°005-05-2018 relative aux caractéristiques techniques des opérations de finance
islamique exercées par des systèmes financiers décentralisés de l’Union Monétaire Ouest
Africaine (UMOA) ;
- Instructions n°020-12-2010 relative aux indicateurs périodiques a transmettre par les systèmes
financiers décentralisés au Ministre chargé des finances, à la Banque Centrale et à La
Commission Bancaire de l’Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) ;
- Instruction n°002-01-2017 relative aux modalités de traitement de la demande de dérogation
individuelle à la condition de nationalité ;
- Instruction n°001-01-2017 relatives aux demandes d’autorisation préalable pour la
modification de la forme juridique, de la dénomination sociale, du nom commercial ou de la
structure du capital social d’un système financier décentralisé exerçant dans l’Union Monétaire
Ouest Africaine ;
- Instruction n°06/07/2011/RFE du 13 juillet 2011 relative aux conditions d’exercice de
l’activité d’agréé de changes manuels ;
- Loi n° 60-315 du 21 septembre 1960 relative aux associations ;
- Loi des finances ;
- Ordonnance n°2011-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des Systèmes Financiers
Décentralisés ;
- Ordonnance n° 2009-385 du 1er décembre 2009 portant réglementation bancaire ;
- Décret n°2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’Ordonnance n° 2011-367 du 03
novembre 2011 portant réglementation des Systèmes Financiers Décentralisés ;
- Convention régissant la commission bancaire de l’UMOA.

272
- Guide des Finances Extérieures (FINEX) ;

- Guide des clients de banques/Guide sur les changes manuels ;
- Guide de procédures d’agrément en qualité de banques et établissements financiers ;
- Guide d’instruction des dossiers de demande d’agrément ;
- Guide de l’Inspecteur des SFD de l’UMOA ;
- Code des assurances ;
- Canevas électronique d’exploitation des rapports de contrôle interne transmis par les SFD ;
- Outils d’évaluation dénommés :
« CAMELI » Capitalisation, Actifs (qualité des actifs), Management, Équilibre

Financier, Liquidité, Informations) dans les techniques de contrôle sur place ;
« CAMECI » (Capitaux investis et qualité de l’actionnariat, Actifs, Management,

organisation et contrôles, Équilibre financier, Contrôle, Information), Système
informatique de Gestion dans l’instruction des dossiers de demande d’agrément.

Copie des projets d’actes
1 portant régulation de Sous-direction 11 ans Conservation
l’activité bancaire, des concernée
assurances, de la
microfinance et des
documents joints
273

Les saisines reçues et enregistrées par
Service Courrier de la le Service Courrier sont transmises au
DECFINEX/DA/ Réception et Secrétariat, qui les transmet au
DRSSFD enregistrement des Directeur pour imputation aux
saisines ou auto- Sous-directions compétentes.
saisine Toutefois, les services concernés
peuvent s’autosaisir en cas de besoin.
L’analyse consiste à examiner :

Analyse des dossiers et - la nature des besoins exprimés et
élaboration des projets à déterminer le type d’actes
d’actes légaux et appropriés notamment le Projet
réglementaire de Loi, d’Ordonnance, de Décret,
d’Arrêté, de Décision ;
- le cadre légal et réglementaire
existant et la nécessité de proposer
les textes adaptés.
Notification
Sous-Directions
du rejet En cas d’irrégularité
concernées
Le dossier est rejeté et notifié.
Dossier En cas de conformité

conforme La Sous-Direction concernée collecte
? les informations nécessaires et procède
à l’élaboration des projets d’actes.
Le Sous-Directeur concerné soumet le

projet de texte à la validation de la
- Sous-Directions
hiérarchie (DECFINEX/DA/
concernées
Validation des projets DRSSFD et DGTCP).
- DECFINEX
d’actes légaux et Les observations éventuelles sont
- DA
réglementaires prises en compte dans le projet de
- DRSSFD
texte.
- DGTCP
Les DECFINEX/DA/DRSSFD
soumettent les projets d’actes au
Directeur Général accompagnés des
- DECFINEX Transmission des documents nécessaires à savoir :
- DECFINEX projets d’actes - l’exposé des motifs (cas des Lois);
- DA légaux et - les rapports de présentation (cas
- DRSSFD réglementaires des Ordonnances et Décrets);
- DGTCP - les notes de présentation (cas des
- Arrêtés, des Décisions);
- les notes de transmission ;
- etc.
274
2. Procédure d’instruction de demande d’agrément et d’autorisations diverses d’exercer

dans l’activité bancaire, des assurances et de la microfinance.

Cette procédure décrit les modalités d’instructions des dossiers de demande d’agréments et
d’autorisations diverses.
Elle s’applique aux entités exerçant dans le secteur bancaire, des assurances et de la microfinance.

- Réception du dossier de demande d’agrément ;
- Réception du dossier de demandes d’autorisations diverses.
2.3 Éléments d’entrée de la procédure: données d’entrée, documents ou pièces

- Dossiers de demande d’agrément ;
- Demandes d’autorisations diverses.

Service courrier de la Réceptionne les demandes et les transmet au service Secrétariat pour
DECFinEx/ enregistrement et transmission au Directeur concerné.
DA/DRSSFD
Service Secrétariat de la Enregistre les saisines et les transmet au Directeur concerné
DECFinEx/ (DECFinEx/DA/DRSSFD).
DA/DRSSFD
Sous-directions des Vérifie et analyse les dossiers des requérants et élabore les projets d’actes
services concernés et de note de présentation.
DECFinEx/DA/ - Impute les dossiers reçus à la Sous-Direction concernée pour
traitement;
DRSSFD
- valide les projets de lettres et de courriers transmis par le Sous-
Directeur concerné ;
- transmet le courrier de demande d’avis favorable de la BCEAO au
Directeur Général ;
- sollicite l’avis consultatif de l’Association des Sociétés d’assurance
de Côte d’Ivoire (ASA-CI) pour les demandes d’agrément de
courtier ou de demandes d’autorisation d’agent d’assurance ;
Procédure d’instruction de demande d’agrément et d’autorisation diverses 275

- notifie les courriers de rejet des demandes ou des observations aux

requérants, soumet les projets de note ou d’arrêté au Directeur
Général à l’attention du Ministre chargé de l’Économie et des
Finances pour signature ;
Directeur Général - Transmet le courrier de demande d’avis conforme favorable à la
BCEAO ;
- transmet le dossier de demande d’agrément des sociétés
d’assurance et de réassurance au MEF, à l’attention du Secrétaire
Général de la CIMA pour examen.
2.5 Éléments de sortie de la procédure : résultat, données de sortie ou livrables de la procédure
- Arrêté d’agrément délivré après avis conforme de la BCEAO ;

- Lettre de rejet définitif en cas d’avis conforme défavorable soit de la BCEAO, soit de la
CRCA ;
- Arrêtés Ministériels ;
- Lettre d’approbation.
- Traité du 10 juillet 1992 instituant une organisation intégrée de l’industrie des assurances dans
les États Africains et annexe portant Code des assurances ;
- Règlement n°15/2002/CM/UEMOA du 19 septembre 2002, relatif aux systèmes de

paiement dans les États membres de l'UEMOA qui autorise les institutions de microfinance
à émettre, entre autres, des cartes de paiement et de retrait, des porte-monnaie électroniques
et à effectuer des opérations de télépaiement ;
- Règlement n°09/2010/CM/UEMOA relatif aux relations financières extérieures des

États membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest Africaine ;
- Instruction n°005-06-2010 déterminant les éléments constitutifs du dossier de demande

d’agrément des Systèmes Financiers Décentralisés dans les États membres de l’Union
Monétaire Ouest Africaine ;
- Instruction n°012/12/2010/RB fixant les modalités d’obtention de l’agrément en

qualité de banque ou établissement financier ;
- Instruction n°017/04/2011 établissant la liste des documents et informations constitutifs du

dossier d’agrément en qualité d’établissement de crédit ;

- Instruction n°06/07/2011/RFE du 13 juillet 2011 relative aux conditions d’exercice

de l’activité d’agréé de change manuel ;

dossier de déclaration d’intention d’installation dans le cadre de l’agrément unique ;

dossier de demande d’agrément en qualité de bureau d’information sur le crédit ;
- Loi n°62-282 du 29 juin 1962 portant Réglementation des organismes d’assurances de

toute nature et de capitalisation et tendant à l’organisation de la profession d’assureur ;
- Loi uniforme du 06 avril 2007 portant réglementation des Systèmes Financiers

Décentralisés dans les États membres de l’UEMOA ;
- Loi n°2016-992 relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du

terrorisme ;
- Ordonnance n° 2011-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des Systèmes

Financiers Décentralisés ;
- Ordonnance n° 2009-385 du 1er décembre 2009 portant réglementation bancaire ;
- Décret n° 2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’Ordonnance n° 2011-367

du 03 novembre 2011 portant réglementation des Systèmes Financiers Décentralisés ;
- Décret n°75-835 du 25 novembre 1975 fixant la procédure d'agrément, de retrait

d'agrément et d'autorisation de modification des conditions d'exploitation des banques
et établissements financiers ;
- Arrêté n° 884/MEF/DGTCP du 09 avril 1998 relatif aux demandes d’agrément et aux

opérations des changes manuels ;
- Arrêté n°389/MDPMEF/DGTCP/DA du 08 novembre 2006 fixant les conditions de

délivrance des cartes professionnelles aux agents généraux, agents des banques, des
établissements financiers, des institutions de microfinance, des caisses d’épargne et de
la poste pour la commercialisation des produits d’assurance.
2.7Autres documents nécessaires à l’application de la procédure
- Référentiel Comptable spécifique des SFD ;
- Statuts et règlements intérieurs types des SFD ;

- Guide d’instruction de dossier de demande d’agrément ;
- Guide de procédures d’agrément en qualité de banques et établissements financiers ;
- Outil d’évaluation dénommé : « CAMECI » (Capitaux investis et qualité de l’actionnariat,

Actifs, Management, organisation et contrôles, Équilibre financier, Contrôle, Information
(Système Informatique de Gestion) dans l’instruction des dossiers de demande d’agrément.
1
Dossier d’agrément et Services archives des
d’autorisation diverses Directions 11ans Conservation
concernées
2 Copie de l’arrêté Services archives des 11ans Conservation
d’agrément et Directions
d’autorisations diverses concernées
3 Lettre de rejet de Services archives des 11ans Conservation
demande d’agrément et Directions
d’autorisations diverses concernées


-Service Courrier - Le Service Courrier réceptionne et
de la enregistre le dossier physique et le transmet
DECFINEX/ Réception et au Service Secrétariat de la direction
DA/DRSSFD, enregistrement des concernée.
-Service Secrétariat dossiers
de la - Les Directeurs imputent le dossier à la
DECFINEX/ Sous-Direction concernée pour traitement.
DA/DRSSFD
Analyse de forme
Sous-Directions Vérification de la conformité du Porte sur l’exhaustivité et la régularité des
concernées dossier pièces exigées (Cf. documents associés :
guides/Grille d’instruction des dossiers
d’agrément/Code des assurances, etc.).
Notification des
observations ou du Les observations éventuelles sont notifiées
-DECFINEX rejet définitif au aux promoteurs ou à la société requérante.
-DA requérant
-DRSSFD Analyse de fond
Consiste à apprécier la régularité des pièces,
la viabilité et la pérennité du projet (Cf.
Non documents associés et autres documents).
Dossier
conforme ? En cas de non-conformité, un courrier de
relance est adressé au requérant.
La délivrance d’agrément requiert l’avis de la

Oui BCEAO, de la CRCA et de l’ASA-CI.
Examen de fond du dossier Saisine de la BCEAO

La DRRSFD et le DECFinEx transmettent
les dossiers au Directeur Général et au
Ministre de tutelle à la BCEAO pour avis
pour les demandes d’agrément et
d’autorisations diverses pour l’exercice
Non Résultats d’activités bancaires et financières,
on d’assurances et de microfinance.
satisfaisant
s
Saisine de la CRCA
Le MEF transmet, pour avis technique à la CRCA
Saisine de la BCEAO/ les dossiers de demande d’agrément pour les
- DECFINEX promoteurs d’assurance et de réassurance ainsi
- DRSSFD CRCA/ASAT-CI que les dossiers d’autorisations diverses.
- DA
- BECEAO
- CRCA Notification de
- ASAT-CI rejet définitif
- DG Saisine de l’ASA-CI
- MEF Le DA sollicite l’avis consultatif de
Avis conforme
favorable
l’Association des Sociétés d’Assurance
(ASA-CI) pour les demandes d’agrément de
Non courtier ou de demandes d’autorisation
Oui
d’agent d’assurance.
A

A En cas de non-conformité
- En cas d’avis conforme défavorable de
la BCEAO, un courrier de rejet définitif
Oui du dossier est adressé au requérant.
- Lorsque l’avis n’est pas favorable pour

Sous-Directions les intermédiaires, le DA notifie les
concernées Élaboration du observations aux promoteurs ou aux
projet d’Arrêté entreprises concernées.
- Pour les demandes d’agrément ou

d’extension d’agrément des sociétés
d’assurance, le rejet est motivé et notifié
- DECFINEX par la CRCA aux requérants. Ils
- DRSSFD disposent d’un délai de deux mois pour
- Directeur exercer un recours devant le Conseil de
Général Ministres des Etats membres de la
- MEF CIMA.
En cas de conformité
- En cas d’avis favorable de la BCEAO, les
directeurs (DECFINEX/DRSSFD)
Notification de valident les projets d’Arrêté portant
l’Arrêté au agrément et la note de transmission
requérant élaborés par les Sous-directions
concernées. Ils sont transmis au Ministre
chargé de l’Économie et des Finances par
voie hiérarchique (DG) pour signature.
- Lorsque l’avis de la CRCA est favorable

ou sil n’y a pas de réserves ou de réaction
de l’ASAT-CI, la Sous-direction élabore
les projets d’Actes.
- Le DA transmet le projet d’Arrêté ou le

projet de Lettre d’approbation
accompagné d’une note de présentation
au Directeur Général qui le soumet à la
signature du MEF.
- L’Arrêté ou la Lettre d’approbation est

notifié aux requérants et aux associations
professionnelles du secteur.
- L’Arrêté est transmis également au

JORCI (Journal Officiel de la République
de Côte d’Ivoire).

3. Procédure de contrôle sur place des structures exerçant dans l’activité bancaire,
des assurances et de la microfinance

Cette procédure décrit les modalités de contrôle sur place et sur pièces applicables au
secteur bancaire, financier, des assurances et de la microfinance.

- Nécessité de régulation ;
- Instructions de la hiérarchie ;
- Alertes (résultat d’exploitation des plaintes des sociétaires et des clients, résultat
d’exploitation des états financiers, production irrégulière des rapports, des
informations de presse).
-
- Programme d’inspection ou de contrôle ;

- états financiers ;
- coupures de presse ;
- registre des plaintes ;
- rapports de contrôle ;
- matrice de mise en œuvre des recommandations issues des contrôles ;
- plan d’actions ;
- décision CNM.
Procédure de fermeture des caisses exerçant l’activité de microfinance de façon illicite 281

Service courrier de la - Réceptionne les saisines ;

DECFinEx/DA/DRSSFD - transmet aux entités à contrôler les courriers relatifs
à la mission d’inspection ou de contrôle ;
- transmet aux entités contrôlées les rapports de
mission.
Service Secrétariat de la Enregistre les saisines et les transmet au Directeur
DECFinEx/DA/DRSSFD concerné (DECFinEx/DA/DRSSFD).
DECFinEx/DA/DRSSFD - Valide les différents projets de programme

d’inspection ou de contrôle, de termes de référence
(TDR), de lettres d’information et les soumet au
- valide les projets de rapports de mission et les
projets de synthèses ;
- transmet les documents validés aux destinataires.
Sous-Directions des - Examine les termes de référence (TDR) des
services concernés missions à effectuer ;
- examine les projets de rapports transmis par le Chef
de Service ou de Brigade de Contrôle ;
- soumet au Directeur concerné, les projets de TDR,
de notes d’information relatives aux contrôles des
entités ainsi que les projets de rapports d’inspection
ou de contrôle.
Inspecteurs/Brigade de - Effectue les missions d’inspections ou de contrôles
Contrôle ;
- élabore les projets de rapports d’inspection ou de
contrôle.

procédure
Rapports de mission d’inspection ou de contrôle.
- Traité du 10 juillet 1992 instituant une organisation intégrée de l’industrie des

assurances dans les États Africains et annexe portant Code des assurances ;
- Acte uniforme du 17 avril 1997 relatif au droit des Sociétés Commerciales et du

Groupement d’Intérêt Économique ;
- Acte Uniforme du 30 janvier 2014 relatif aux droits des sociétés commerciales
et du Groupement d’Intérêt Economique ;
- Règlement n° 09/2010/CM/UEMOA relatif aux relations financières

extérieures des États membres de l’Union Économique et Monétaire Ouest
Africaine ;
- Règlement n°001/2014/CM/ modifiant et complétant le règlement de la

procédure de la Cour Commune de Justice et d’Arbitrage du 18/04/1996 ;
- Instructions de la BCEAO ;
- Instruction n° 004-06-2014 relative aux services bancaires offerts à titre gratuit

par les établissements de crédit de l’UMOA à leur clientèle ;
- Loi n° 62-282 du 29 juin 1962 portant Réglementation des organismes

d’assurances de toute nature et de capitalisation et tendant à l’organisation de la
profession d’assureur ;
- Ordonnance n° 2011-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des
Systèmes Financiers Décentralisés ;
- Ordonnance n° 2009-385 du 1er décembre 2009 portant réglementation bancaire
;
- Décret n° 2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’Ordonnance
n°2011-367 du 03 novembre 2011 portant règlementation des Systèmes
Financiers décentralisés ;
- Décret n° 2009-107 du 02 avril 2009 portant Organisation et fixant les modalités
de financement et d’indemnisation du Fonds de Garantie Automobile ;
- Arrêté n° 017/MEF/DGTCP/DA du 29 janvier 1999 fixant les taux de
rémunération des courtiers d’assurance et société de courtage ;
- Arrêté n° 001 MEMEF/DGTCP/DA du 13 janvier 2003 fixant le tarif minimal
de l’assurance responsabilité civile des véhicules terrestres à moteur de leurs
remorques et semi-remorques ;
- Arrêté n° 1182/MEF/DGTCP/DA du 09 décembre 2009 fixant les modalités
de recouvrement de la contribution des assurés au Fonds de Garantie
Automobile ;
- Arrêté n°103/MEF/DGTCP du 26 juin 2000 fixant les modalités de contrôle
en matière de réglementation des changes et des relations financières avec
l’extérieur ;
- Arrêté n°135/MEMEF/DGTCP/DECFINEX/SDAMB du 02 juin 2003 fixant

le montant du droit de timbre sur les formules de chèques endossables ;
- Arrêté n°223/MPMEF/DGTCP/DA du 11 juillet 2016 modifiant l’arrêté
n°095/MEF/DA du 28 juin 1990 portant création du Bureau National pour la
Gestion de la Carte Brune CEDEAO ;
- Circulaire n° 2744 MPMEF/DGTCP du 03 juillet 2013 portant mise en place
d’une procédure de suivi de l’exercice des recours inter-compagnie.

- Référentiel Comptable des Systèmes Financiers Décentralisés (SFD) ;
- Guide de l’inspecteur des SFD de l’UMOA ;
- Guide des Finances Extérieures (FINEX) ;
- Guide des clients de banques ;
- Guide sur les changes manuels ;
- Outil d’évaluation dénommé « CAMELI » Capitalisation, Actifs (qualité des
actifs), Management, Equilibre Financier, Liquidité, Informations) » dans les
techniques de contrôle sur place ;
- Bulletins officiels de la CIMA.
N° Désignation Responsable du Durée d’utilité Sort

classement administrative final
1
rapports Services archives
- Copie des
des Directions 11ans Tri
d’inspection ou de contrôle ;
concernées
- Copie de mission et des
synthèses des rapports.

(Logigramme ou diagramme
de flux)
- Le Service courrier réceptionne, enregistre les saisines et
Service les transmet au Service Secrétariat
Réception et - Aussi, le contrôle peut-il se faire sur auto-saisine ou sur
Courrier de la
enregistrement la base du programme d’activités.
Direction de la des requêtes ou
DECFINEX, auto-saisine - Les Sous-directions concernées élaborent les projets de
DA, DRSSFD
termes de références (TDR) et d’ordre de mission, de
programme et de courrier d’information aux structures à
contrôler. Elles les transmettent au Directeur pour
Préparation de la Mission validation.
d’inspection ou de
contrôle - Les TDR accompagnés du projet de courrier
d’information à l’attention des structures à contrôler sont
transmis après validation des TDR pou signature du
Sous- Validation du Directeur DG.
directions et transmission au
concernées Directeur Général - Les ordres de mission sont soumis à la signature du DG
La mission consiste à :
- Réaliser les entretiens avec les dirigeants sur la situation
Approbation du
générale de la société ;
Directeur Général
- Effectuer des investigations et vérifications portant sur
les comptes, la gestion et la solvabilité de la société ;
- Organiser une séance de restitution avec les dirigeants de
la structure et leur communiquer l’inventaire des
Réalisation de contrôle
constats ou dysfonctionnements majeurs. (cf. le guide de
l’inspecteur des SFD de l’UMOA)
Brigades de - Un projet de rapport est élaboré. Il prend en compte les

contrôle Validation du projet de observations des structures contrôlées. Il est validé
rapport de mission et respectivement par le sous-directeur concerné et le
Transmission du Directeur après la prise en compte des observations
Equipes de
rapport de mission à la éventuelles.
mission société
- Le rapport définitif est transmis à la structure contrôlée,
Sous-
au MEF par voie hiérarchique, à la CNM et à la CIMA
directions
le cas échéant.
concernées
Suivi de la mise en - Un exemplaire est conservé par les Directions
œuvre de concernées.
recommandations - Le suivi consiste à examiner les rapports périodiques de
mise en œuvre des recommandations notifiées aux
structures contrôlées.
4. Procédure des sanctions des structures exerçant dans le secteur bancaire, des
assurances et de la microfinance

Cette procédure décrit les modalités de mise en œuvre des sanctions. Elle s’applique aux
entités exerçant dans le secteur bancaire, financier, des assurances et de la microfinance.
Réception des décisions et arrêtés du MEF, de la DGTCP, de la BCEAO, de la CIMA, de
la CNM portant sanction.
- Arrêté du MEF portant sanction ;

- décision du MEF, de la DGTCP, de la BCEAO, de la CIMA, de la CNM
portant sanction.
Service Courrier Réceptionne et transmet l’arrêté ou la décision portant

sanction au Service Secrétariat de la Direction Concernée.
DECFINEX, DA,
DRSSFD
Service Secrétariat Enregistre et transmet l’arrêté ou la décision portant
DECFINEX, DA, sanction au Directeur concerné.
DRSSFD
Sous-directions Préparent le suivi de la mise en œuvre des sanctions,
concernées ou Brigade examinent les projets de courrier et d’arrêté et les soumet
de contrôle au Directeur.
Contrôleurs désignés Contrôlent l’application des sanctions.
Directeur concerné Valide les projets d’arrêté et les transmet aux destinataires
par voie hiérarchique.
4.5 Eléments de sortie de la procédure : résultat de sortie ou livrables de la Procédure

- Rapports périodiques ;
- Procès-verbaux de mission, de fermeture, etc.
- Traité du 10 juillet 1992 instituant une organisation intégrée de l’industrie des
assurances dans les États Africains et annexe portant Code des assurances ;
- Loi n°62-232 du 29 juin 1962 portant Réglementation des organismes d’assurances

de toute nature et de capitalisation et tendant à l’organisation de la profession
d’assureur ;
- Ordonnance n°2011-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des

- Décret n°2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’ordonnance n°2011-

367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des Systèmes Financiers
Décentralisés.

1 Décisions ou Arrêtés Services des 11ans Tri

portant sanction archives des
Directions
concernées
2 Exemplaire des Services des 11ans Tri
rapports périodiques archives des
Directions
concernées

(Logigramme ou diagramme de
flux)
Le Service Courrier réceptionne, enregistre et
transmet les dossiers au secrétariat de la DRSSFD.
Service courrier
S’en suivent les imputations successives de la
DECFINEX Réception et
enregistrement de la DRSSFD à la sous-direction concernée, au Chef de
DA décision ou de l’Arrêté mission d’inspection ou de la Brigade de Contrôle.
DRSSFD portant sanction
La préparation consiste à :
- Notifier la décision ou l’Arrêté aux sociétés ou
dirigeants sanctionnés ;
- Élaborer les projets de lettres destinées aux
acteurs devant prendre part à la mise en œuvre
de la décision ;
- Élaborer les projets d’Arrêtés à la signature du
Préparation de la mise MEF ;
en œuvre de la - Organiser des séances de travail avec les
- Sous-Direction
sanction responsables de la société sanctionnée.
concernée
- Equipe d’inspection
Les contrôleurs ou inspecteurs en charge du suivi
- Brigade de contrôle de l’application de la sanction :
- vérifient l’état d’exécution des injonctions (cas
de la surveillance permanente ou rapprochée) ;
- autorisent l’exécution des dépenses de la société
sous sanction (cas de la surveillance
permanente, de l’interdiction de la libre
Contrôleurs ou disposition des actifs) ;
inspecteurs désignés Contrôle de
- effectuent des vérifications portant sur la
l’application de la gestion de la société ;
sanction - participent aux réunions du Conseil
d’administration ou du Conseil de surveillance
ou du comité de suivi de la structure et
élaborent des rapports périodiques ;
- veillent au respect des procédures de
liquidation en cas de retrait d’agrément, etc.
Directeur concerné
Transmission
des rapports aux
Les rapports périodiques sont validés par le
destinataires Directeur concerné qui les transmet aux
destinataires par voie hiérarchique.
5. Procédure de validation des états financiers des Systèmes Financiers Décentralisés

Cette procédure décrit les modalités de contrôle des rapports d’activités annuels des
Systèmes Financiers Décentralisés (SFD).
- Respect des dispositions réglementaires ;
- réception des rapports d’activités annuels des SFD.
Rapports d’activités annuels des SFD.

Service Courier de la Réceptionne et enregistre les rapports d’activités qu’il
DRSSFD transmet au DRSSFD.
DRSSFD Impute les dossiers à la Sous-direction des Évaluations et
des Synthèses (SDES), valide les rapports d’activités, notifie
les rejets aux SFD dont les dossiers sont non-conformes.
SDES/Service Statistique Effectuent les contrôles de forme et de fond et actualisent la
base de données des SFD.

Procédure
Rapports d’activités annuels validés des SFD, Base de données actualisée.

- Instructions n°10/08/2010 relative aux règles prudentielles applicables aux
Systèmes Financiers Décentralisés de l’UMOA ;
- Instruction n°018/12/2010 relative à l’obligation des Systèmes Financiers
Décentralisés de produire un Rapport Annuel ;
- Instruction n°020/12/2010 relative aux indicateurs périodiques à transmettre par
les Systèmes Financiers Décentralisés au Ministre chargé des Finances, à la Banque
Centrale et à la Commission Bancaire de l’Union Monétaire Ouest Africaine ;
- Ordonnance n°211-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des Systèmes
Financiers Décentralisés ;
- Décret n°2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’ordonnance n°2011-
Décentralisés ;

- Référentiel comptable des Systèmes Financiers Décentralisés ;
- États financiers, Rapport du Commissaire aux comptes ;
- Procès-verbaux des Assemblées Générales Ordinaires ;
- Guide de pré-validation des rapports financiers.

1
Copies des courriers - Secrétariat de
de réception ou de la DRSSFD
rejet des rapports 11ans Tri
d’activités émis par la
DRSSFD à l’attention - SDES
des SFD

flux)
1ere étape : Pré-validation des rapports
SDES (Service d’activités
Pré-validation des
statistique) Le service statistique réceptionne les rapports
rapports
d’activités d’activité des SFD pour une pré-validation.
Cette pré-validation consiste à faire une analyse
de forme et de fond avec le SFD à l’effet de
corriger les éventuelles erreurs ou omissions que
comporteraient ces états financiers. (cf. le guide
de contrôles des états financiers annuels).
2eme étape : Dépôt des rapports pré-validés

- Service courrier
- Service Réception et Le Service courrier réceptionne, enregistre les
secrétariat enregistrement des rapports d’activités annuels des SFD pré-validés
rapports d’activités
- SDES et les transmets au secrétariat de la DRSSFD.
annuels des SFD pré-
validés Suivent les imputations successives : DRSSFD,
SDES au chef de service statistique.
Le Chef de Service fait à nouveau une analyse

- SDES approfondie de forme et de fond des rapports
- Service d’activités annuels des SFD.
Contrôle de forme et
Statistique fond des rapports (Cf. le Guide de Contrôles des Etats Financiers
d’activités annuels des Annuels)
SFD
Il s’assure que toutes les observations faites à
l’étape de pré-validation ont été prises en
- SDES
compte.
- Service Statistique Notificati
- DRSSFD on du rejet
au SFD En cas de non-conformité, le rejet est notifié au
SFD.
En cas de conformité :
Dossier - Le chef de Service Statistique actualise la

conforme ? base de données des SFD ;
Non - Cette actualisation consiste à intégrer dans
la base de données les informations issues
des rapports d’activités validés ;
- La version électronique est chargée dans le
Oui
SIG des SFD.
- SDES
Deux exemplaires des rapports d’activités sont
- Service A transmis à la BCEAO et trois conservés par la
Statistique Actualisation de la Direction de la Réglementation et des Systèmes
base de données des
SFD Financiers Décentralisés.
6. Procédure d’examen des rapports de contrôle interne des Systèmes Financiers

Décentralisés

Cette procédure décrit les modalités d’examen des rapports de contrôle interne produits
par :
- les Faîtières des SFD ;
- les SFD de type société anonyme ;
- les SFD ayant un encours de dépôt et de crédit de plus de deux milliards de F CFA
sur deux années successives.

Réception des rapports de contrôle interne des SFD.

Rapports de contrôle interne.
Service Courrier de Réceptionne et enregistre les rapports de contrôle interne

la DRSSFD transmis par les SFD et les transmet au Service Secrétariat
Service Secrétariat Enregistre et transmet les rapports de contrôle interne à la
de la DRSSFD Directrice
- Impute les dossiers à la Sous-direction de la Surveillance de
la Gestion ;
DRSSFD
- valide le rapport d’examen des rapports de contrôle interne
et le transmet au Directeur Général.
Sous-direction de la - Impute les rapports au Chef de Service sur Pièces et Suivi
Surveillance de la Permanent des SFD pour examen ;
Gestion (SDSG) - valide le rapport d’examen des rapports de contrôle
interne ;
- transmet au Service Contrôle sur Place le rapport d’examen
des rapports de contrôle interne en cas de
dysfonctionnements majeurs constatés à l’effet de diligenter
une inspection sur place au sein de la structure.
Chef de Service - Transmet les rapports de contrôle interne à l’agent en charge
Contrôle sur Pièces du portefeuille du SFD ;
et Suivi Permanent - exploite les rapports de contrôle interne conformément au
des SFD nouveaux canevas établit à cet effet ;
- valide le rapport d’examen des rapports de contrôle interne ;

- transmet le rapport d’exploitation au SDSG qui le valide.
Agent chargé du Exploite les rapports de contrôle interne conformément au

portefeuille des SFD canevas électronique d’exploitation des rapports de contrôle
interne des SFD.

procédure
Rapport d’examen des documents relatifs au contrôle interne.

- Instruction n°017-12-2010 relative à l’organisation du contrôle interne au sein des
- Ordonnance n°2011-367 du 03 novembre 2011 portant Réglementation des

- Décret n° 2014-20 du 22 janvier 2014 portant Application de l’ordonnance n°2011-

367 du 03 novembre 2011 portant Réglementation des Systèmes Financiers
Décentralisés ;
- Arrêté n°040/MEF/DGTCP/DEMO du 09 février 2017 portant organisation de la

Direction de la Réglementation et de la Surveillance des Systèmes Financiers
Décentralisés et fixant ses attributions.
- Référentiel Comptable des Systèmes Financiers Décentralisés ;
- Canevas électronique d’exploitation des rapports de contrôle interne des SFD.


1 Rapports de contrôle Chef de Service Contrôle

interne sur Pièces et Suivi 11ans Tri
Permanent des SFD
2 Rapports d’examen des Chef de Service Contrôle
documents relatifs au sur Pièces et Suivi 11ans Tri
contrôle interne Permanent des SFD

(Logigramme ou diagramme
de flux)
- Le Service Courrier reçoit les rapports de contrôle
interne des SFD et les transmet au Service Secrétariat
- Service Courrier
Réception et de la DRSSFD pour enregistrement.
de la DRSSFD ;
enregistrement - Le secrétariat de la DRSSFD enregistre et transmet
- Service Secrétariat des rapports de les documents concernés (programme et rapports de
DRSSFD contrôle interne contrôle) au DRSSFD.
- La DRSSFD impute le dossier au SDSG pour
traitement.
Suivent ensuite les imputations successives (SDSG,
Chef de Service à Agent chargé de portefeuille des
- Chef de Service du SFD).
Contrôle sur Pièces
L’examen des rapports se fait conformément au canevas
et Suivi Permanent électronique d’exploitation des rapports de contrôle
des SFD ; interne des SFD renseigné et transmis par les auditeurs
- Agent chargé des des SFD.
portefeuilles des Les informations recueillies sont exploitées.
SFD (Cf. annexe : canevas électronique d’exploitation des
- SDSG rapports de contrôle interne des SFD).
- DRSSFD Un rapport est produit et validé successivement par le
Examen des rapports
de contrôle interne Chef de Service, le SDSG et madame la DRSSFD.
Le rapport est transmis à l’attention du Directeur
- Chef de Service
Général après visa de la DRSSFD.
- SDSG
- Agent chargé des En cas de dysfonctionnement majeurs constatés, la
portefeuilles des SDSG transmet :
SFD - Une copie du rapport au Service du contrôle sur place
- DRSSFD pour action (diligenter des missions d’inspections ou
requêtes d’informations complémentaires) ;
Exploitation des
- Une autre copie est transmise à la CNM pour
conclusions de
l’examen des rapports information et décision.
et mise à jour de la - Si les insuffisances ne sont pas de nature à
base de données compromettre la viabilité du SFD, un courrier lui est
adressé pour la mise en œuvre des recommandations.
- Chef de Service - La base de données est mise à jour par le Service du
- SDSG Contrôle sur Pièces et Suivi Permanent des SFD. Le
- Agent chargé des suivi consiste à examiner les rapports périodiques de
portefeuilles des mise en œuvre des recommandations notifiées aux
SFD Suivi de la mise en SFD.
œuvre des
- DRSSFD recommandations
7. Procédure de fermeture des caisses exerçant l’activité de microfinance de façon

illicite

Cette procédure décrit les modalités de fermeture des caisses qui exercent l’activité de
collecte d’épargne et de distribution de crédit sans agrément.

- Constat de l’existence de caisses illicites ;
- Alertes relatives aux caisses illicites (plaintes de clients ou des SFD, coupure de
presse…)

- Rapports de mission de prospection ;

- Coupures de presse ;
- Lettres de saisine ;
- Registre des plaintes et réclamations.

Directrice de la Invite les projets de termes de référence et de courrier à

Réglementation et l’attention de la Police Economique et du Chef de poste de la
de la Surveillance localité concernée et soumet les projets à la signature du
des Systèmes Directeur Général.
Financiers
Décentralisés
- Valide le programme de fermeture ;
Sous-directeur des
- valide le courrier à l’attention des forces de l’ordre ;
Agréments (SDA)
- valide les différents projets de lettre et de courrier
transmis par le Chef de Service ;
- valide les ordres de mission.
- Constate l’existence des caisses fonctionnant de façon
Chef de Service des
illicite ;
Autorisations
- élabore le projet de programme de fermeture ;
d’Exercer et Suivi
- assure le suivi des contentieux éventuels qui pourraient
des Liquidations
découler des cas de récidive de fonctionnement illicite.
- Procède à la fermeture des caisses illicites ;
Le Chef de mission
- rédige le procès-verbal de fermeture ;
- effectue les contrôles relatifs au respect de l’autorisation
d’exercer.
Fiche technique Réaliser les études économiques et financières 295


procédure
Procès-verbal de fermeture

- Ordonnance n°2011-367 du 03 novembre 2011 portant réglementation des
- Décret n°2014-20 du 22 janvier 2014 portant application de l’Ordonnance n°2011-
Décentralisés.

1 Procès-verbal de Chef de Service des

fermeture Autorisations
d’Exercer et Suivi des 11ans Tri
Liquidations


Acteurs Représentation schématique ( Commentaires et documents associés
Logigramme ou diagramme de
flux)
Le Chef de Service des Autorisations d’Exercer
et Suivi des Liquidations, sur la base des rapports
Chef de Service des Constat de de mission de prospection, coupures de presse,
Autorisations d’Exercer l’existence de
caisses illicites lettres de saisine ou du registre de plaintes et
et Suivi des Liquidations réclamations, constate l’existence de caisses
illicites et en informe la hiérarchie.
- SDA
- DRSSFD Le Chef de Service élabore les projets de TDR et
- Chef de Service de courriers à l’attention de la police
économique pour assistance et du Trésorier
Préparation de la mission de Général de la localité pour information et
- Chef de mission fermeture des caisses illicites
collaboration. Ces projets sont soumis à la
- Chef de service signature du DG par le DRSSFD.
- SDA
- DRSSFD La fermeture consiste à :
Exécution de la mission de - informer les dirigeants de la caisse des
fermeture des caisses illicites dispositions légales et réglementaires
relatives à l’exercice de l’activité de
microfinance ;
- faire l’inventaire des actifs et des deniers ;
- procéder à la saisie des documents
comptables ;
- mettre les portes sous scellées.
Un procès-verbal est rédigé en deux (2)

exemplaires, dont l’un est conservé par la
DRSSEFD et l’autre transmis aux Dirigeants de
la caisse fermée.
Les dirigeants sont convoqués à la DRSSFD en

Suivi de la mise en vue d’examiner les dispositions à prendre
œuvre des notamment pour l’acquittement des pénalités, le
recommandations remboursement des épargnants et la
récupération des documents saisis.
Note : En cas de récidive, les infractions sont punies

d’une peine d’emprisonnement de 2 à 5 ans et d’une
amende de 15 à 30 millions de F CFA (cf. article 76 de
l’Ordonnance 2011-367 du 03 novembre 2011).

SECTION 2 : REALISER LES ETUDES ECONOMIQUES ET FINANCIERES

Recenser toutes les études, les notes d’analyse thématique, les notes de
conjoncture et les bulletins statistiques à mener par les services du Trésor Public ;
Réaliser des études économiques et financières ;
Coordonner la réalisation des études économiques et financières des services de la
DGTCP ;
Coordonner le suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des études ;
Produire les données économiques et financières.
- Réalisation des études économiques et financières par les services du Trésor Public ;
- Production des notes d’analyse thématique ;
- Production des notes de conjoncture du secteur bancaire, du secteur des assurances
et du secteur de la microfinance ;
- Production des bulletins statistiques de la dette publique ;
- Production des bulletins statistiques des activités du Trésor Public ;
- Elaboration de la matrice et du rapport du suivi de la mise en œuvre des
recommandations issues des études ;
- Elaboration du TOFE base balance ;
- Production des rapports d’analyse des données économiques et financières.
Réaliser les études conformément aux TDR ;
Produire les données économiques et financières (TOFE, bulletins statistiques,
états statistiques, notes de conjoncture) fiables dans les délais requis.
4. Eléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires

Instructions ou courriers de saisine de la Direction Générale ;
Courriers de saisines de tout autre service de la DGTCP ;
Rapports d’activités ;
Données économiques et financières ;
Rapports d’études antérieures ;
Balance Générale des Comptes du Trésor ;
Comptabilité auxiliaire des recettes ;
Comptabilité auxiliaire des dépenses ;

Etats financiers mensuels et trimestriels ;

Etats statistiques de la dette (mobilisation, décaissement sur emprunts projets et
programmes y compris les appuis budgétaires, remboursement) ;
Etats des Conventions signées ;
Les données sur le secteur bancaire ;
Les statistiques monétaires ;
Les données de population.

Le Fond Monétaire International (FMI) ;
Le Ministère en charge de l’Economie et des Finances (MEF) ;
Le Ministère en charge du Budget et du Portefeuille de l’Etat ;
La Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest (BCEAO).
La Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP);
Tous les services du Trésor Public ;
La Direction Générale de l’Economie (DGE) ;
La Direction Générale des Impôts (DGI) ;
La Direction Générale des Douanes (DGD) ;
La Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF) ;
Les Systèmes Financiers Décentralisés ;
Les Banques et établissements financiers ;
Les compagnies d’assurances ;
L’Institut National de la Statistique (INS) ;
L’Association Professionnelle des Banques et Etablissements Financiers de Côte
d’Ivoire.

Documents authentiques ;
Données et informations exhaustives, fiables et pertinentes ;
Respect des délais.
processus
Rapports d’études ;
Note d’analyse thématique ;
Note de conjoncture ;
Bulletins statistiques ;
Tableaux de suivi des finances publiques ;
Matrice de mise en œuvre des recommandations ;
Rapports du suivi des recommandations des études ;
Rapports d’analyse des données économiques et financières.

Le Ministère en charge de l’Economie et des Finances ;
Tous les ministères en charge des autres secteurs d’activités publics ;
La DGTCP ;
Tous les services de la DGTCP.
processus
Confidentialité et efficacité dans le processus des études ;
Pertinence des études réalisées ;
Respect des délais ;
Production des données fiables et exhaustives.

10. Enchaînement des activités/ tâches du processus
Acteurs Représentation schématique Documents associés

Instructions (Plan d’actions,

Tous les services du Trésor Réception de la saisine PSD, etc…)
ou auto-saisine pour la Courriers de saisine
réalisation Rapports d’études antérieures
Etude
inopportune
- Rapports d’activités (revue de
direction, Séminaires, réunions,
Prise en compte
des observations etc.…)
- le canevas des TDR

Elaboration des TDR
- les critères de validation des TDR
- tous documents nécessaires à la
Tous les services du Trésor Notification réalisation de l’étude
du rejet
Validation des TDR
- le courrier ou mail de transmission
des TDR
- Comité de pré-validation - les TDR

des études NON
Les TDR sont-
-Pilote du PR9 ils validés ?
OUI
- TDR
- Service chargé de piloter - support de collecte des données
Réalisation de l’étude - tous les documents nécessaires à la
l’étude
réalisation de l’étude
- Service chargé de piloter Production du rapport d’étude - Résultats de l’analyse des données
l’étude - tous les documents nécessaires à la
Production du rapport de l’étude
Prise en compte
des observations Pré-validation du - TDR
- le comité de pré-validation
des études
rapport de d’étude - Rapport de l’étude
- Critères de validation du rapport de
- Pilote du PR9
Notificatio l’étude
n du rejet
Le rapport est-il
NON pré-validé ?
OUI
Validation du rapport
d’études
Rapport de l’étude

- courrier de transmission
- Pilote du PR9 Diffusion du rapport - rapport de l’étude
- Les services concernés
d’études
- Rapport d’étude ;
- Pilote du PR9
- Les Services concernés - Plan d’actions issu des
recommandations ;
Suivi de la mise en - Matrice de suivi des
œuvre des recommandations issues de l’étude ;
- Les preuves de réalisation des
recommandations
actions issues des recommandations


1. Procédure de production du rapport d’études

Cette procédure décrit les différentes étapes pour la rédaction d’un rapport d’étude.
- Besoin de rapport d’étape;
- Fin de l’analyse des données collectées.
nécessaire à l’application de la procédure
- Instructions ou courriers de saisine de la Direction Générale ;
- Courriers de saisines de tout autre service de la DGTCP ;
- Données économiques et financières ;
- Résultat des analyses des données économiques et financières ;
- Rapports d’études antérieures ;
- TDR de l’étude.
L’équipe projet du service en charge rédige le plan du rapport d’étude et le soumet à
de la réalisation de l’étude validation ;
Le service chargé de la réalisation valide le plan du rapport d’étude
de l’étude
L’équipe projet du service en charge rédige le rapport d’étude suivant le plan validé et le
de la réalisation de l’étude soumet à correction
Le service chargé de la réalisation soumet le rapport à correction
de l’étude
L’équipe projet du service en charge prend en compte les corrections et observations
de la réalisation de l’étude
Le service chargé de la réalisation soumet le rapport à pré validation
de l’étude

procédure
Rapports d’études.
1.6 Texte légal applicable
Arrêté portant organisation de la DFSPS et des services contributeurs.

La charte graphique du Trésor Public.

1 Rapport d’étude Service concerné 10 ans conservation
Procédure de production du rapport d’études 303


associés
flux)
La première étape pour la rédaction
d’un rapport est la rédaction du plan
Equipe projet du service en charge de l’étude. Ce plan se fait selon les
de la réalisation de l’étude Rédiger le plan du informations réunies tirées des
rapport de l’étude différents documents, que sont :
TDR de l’étude validée ;
Support de collecte de données ;
Résultats des analyses des
données économiques et
financières ;
Résultats de la recherche
Le service chargé de la réalisation Validation du plan de Ensuite, le projet de plan de l’étude

de l’étude
l’étude est validé.
Non
Plan Lorsque le plan est validé, le rapport

Le service chargé de la réalisation validé ? est ensuite rédigé. Il doit tenir compte
de l’étude de :
la charte graphique ;
Oui des données statistiques
des données économiques et
Equipe projet du service en charge financières ;
de la réalisation de l’étude Rédiger le rapport de des résultats des analyses des
l’étude données économiques et
financières.
Soumettre le rapport à
Le service chargé de la réalisation Ensuite, le rapport provisoire est
de l’étude correction
transmis pour correction.
Prendre en compte les Le service chargé de piloter l’étude

Equipe projet du service en charge corrections et doit prendre en compte les
de la réalisation de l’étude observations corrections et les observations
formulées.
Soumettre le
rapport
Le service chargé de la réalisation Le rapport provisoire est soumis à
provisoire à pré- pré-validation après prise en compte
de l’étude validation des corrections et observations.
Procédure de production du rapport d’études 304

2. Procédure de traitement des données statistiques

Cette procédure décrit les modalités de traitement des données statistiques produites
par les :
- Postes Comptables Directs du Trésor et les postes comptables spéciaux ;
- Postes non Comptables du Trésor Public.
- Respect des dispositions légales et réglementaires ;
- Nécessité de répondre aux requêtes d’information des partenaires (institutions
financières, ordonnateurs, administrations publiques…) en matière de données
statistiques ;
- Réception des états statistiques.

- Balance comptable ;
- Situation des recettes fiscales et non fiscales ;
- Procès-verbaux des émissions de titres publics ;
- Situation de la dette publique ;
- Situation des lettres d’avances ;
- Situation financière et de trésorerie des EPN et des Collectivités Territoriales ;
- Budget (État, Collectivités Territoriales, EPN) ;
- Prévisions de recettes fiscales et non fiscales ;
- Autres états statistiques des postes comptables et non comptables ;
-Postes Comptables assurent la collecte des données primaires.
-Postes non Comptables
Services Statistiques ou Services produisent les données statistiques.
dédiés du poste comptable ou
non comptable
Chefs de postes valident les données statistiques produites
-Chefs des Circonscriptions assurent la centralisation et la consolidation au premier
Financières ; niveau des données statistiques.
-Postes Comptables Généraux ;
-Postes non Comptables
Direction de la Coordination assure la centralisation et la consolidation de deuxième
Statistique et du Suivi du niveau des données statistiques, élabore les états de sortie
Programme Economique et et transmet les données consolidées aux destinataires par
Financier voie hiérarchique.

procédure
Procédure de traitement des données statistiques 305

États statistiques des postes comptables et non comptables, notamment :

- Tableau consolidé des restes à payer ;
- Tableau des recettes fiscales et non fiscales ;
- Situation récapitulative des avances payées par le Trésor
- Situation des émissions sur le marché monétaire et financier ;
- Situation de l’exécution des lettres d’avances ;
- Etats statistiques agrégés.
2.6 Textes légaux applicables

Loi n° 2013-537 du 30 juillet 2013 portant organisation du système statistique national.
Guide de procédures de la Direction de la Coordination Statistique et du Suivi du
Programme Economique et Financier.
1 Situation récapitulative des
avances payées par le Secrétariat 10 ans Destruction
Trésor
2 Situation consolidée des
Secrétariat 10 ans Destruction
Restes à Payer (RAP)
3 Situation des recettes
Secrétariat 10 ans Conservation
fiscales et non fiscales
4 Situation des émissions sur
les marchés monétaires et Secrétariat 10 ans Conservation
financiers
5 Situation de l’exécution
Secrétariat 10 ans Conservation
des lettres d’avances
6 Etats statistiques agrégés Secrétariat 10 ans Conservation


Acteurs Représentation schématique Commentaires et Documents associés
-Postes Chaque poste collecte les données primaires à partir de
comptables Collecte des données supports comptables, états financiers, applicatifs,
-Postes non primaires tableaux de bord, registres ou autres supports
Correction
comptables des anomalies
appropriés.
éventuelles
-Au niveau de chaque poste, les données statistiques

-Services Production des données sont produites par les services compétents selon les
Statistiques ou statistiques canevas définis, les requêtes d’informations ou
Services dédiés instructions de la hiérarchie.
des postes Non
comptables et Les responsables de service effectuent les contrôles
non comptables Données nécessaires. Ces contrôles consistent à effectuer des
conformes ?
rapprochements, des pointages en vue de s’assurer de
l’exhaustivité, de la fiabilité, de la cohérence et de la
Oui
conformité des données.
Validation des données statistiques
-Chefs de Poste produites
-Le responsable de service valide les données
statistiques après la correction des anomalies
éventuelles.
Certaines données statistiques ne font pas l’objet de

centralisation de 1er niveau. Elles sont directement
Centralisation de 1er transmises à la DCSSPEF par les postes non
niveau nécessaire ?
comptables du Trésor, la DGE, DGBF, DGI et DGD.
La centralisation et la consolidation des données

Oui statistiques sont effectuées respectivement par :
Non
-Chefs des Centralisation et -les Chefs des Circonscriptions Financières pour les
Circonscriptions consolidation de 1er niveau postes comptables rattachés ;
Financières des données statistiques -les Comptables Généraux pour les postes comptables
-Postes supérieurs déconcentrées en fonction de la nature des
Comptables opérations ;
Généraux -le PGSP/DCP pour les Collectivités territoriales et
des EPN.
Les anomalies éventuelles détectées sont notifiées aux
postes concernés pour correction.
Direction de la La DCSSPEF centralise et consolide les données
Coordination Centralisation et
consolidation de 2ème statistiques :
Statistique et du - des Postes Comptables Généraux ;
Suivi du PEF niveau des données
statistiques -de la PGSP/DCP ;
-des Postes non Comptables du Trésor Public ;
Les Sous-directions de la DCSSPEF effectuent le
contrôle de l’exhaustivité, de la fiabilité, de la
Direction de la Élaboration et cohérence et de la conformité des données.
Coordination validation des états Les anomalies éventuelles détectées sont notifiées aux
Statistique et du de sortie services concernés pour correction.
Suivi du PEF
Les Sous-directions compétentes de la DCSSPEF
produisent les différents états statistiques soumis à la
Direction de la Transmission des validation du DCSSPEF.
données statistiques
Coordination
consolidées aux
Statistique et du Les données statistiques sont transmises par le
destinataires
Suivi du PEF DCSSPEF au Directeur Général du Trésor pour visa
avant diffusion aux destinataires

Quatrième partie : Description des activités support
Quatrième Partie : DESCRIPTION DES

ACTIVITES SUPPORT
Description des activités support 308

Les activités support sont regroupées en six processus répartis selon trois axes d’affinités :
- l’axe Moyens Généraux qui comprend le processus Gérer les moyens généraux
(budget, infrastructures, logistique, achats, sécurité processus) ;
- L’axe ressources humaines et formation qui comprend deux processus :
• Gérer les ressources humaines ;
• Gérer la formation.
- l’axe Système d’information qui comprend trois processus :
• Gérer le système informatique ;
• Gérer le système d’information documentaire ;
• Gérer la sécurité.
Description des activités support 309

CHAPITRE 1 : AXE MOYENS GENERAUX
L’Axe Moyens Généraux comprend un processus décrit par sept procédures (Cf. Tableau de
synthèse ci-dessous)
Intitulé du processus Intitulé des procédures
1. Élaboration et exécution du budget
2. Réception et mise à disposition de fournitures,

équipements, matériels et travaux
3. Gestion du parc automobile

Gérer les moyens généraux
4. Gestion du courrier
5. Passation de commande
6. Reforme de véhicule
7. Sélection des prestataires
Axe Moyens Généraux 310

SECTION 1 : PROCESSUS GÉRER LES MOYENS GÉNÉRAUX

- Administrer le patrimoine, en liaison avec les services compétents de l’Etat ;
- Assurer la gestion opérationnelle des crédits budgétaires dans le cadre du
programme 3 « Trésor et Comptabilité Publique ».

- Suivi des travaux et de la maintenance des équipements et des installations ;
- Suivi de la gestion du parc automobile ;
- Suivi des travaux d’imprimerie ;
- Suivi de la gestion et l’évaluation du patrimoine ;
- Suivi des prévisions budgétaires et des achats ;
- Suivi de l’exécution et de l’ordonnancement du budget ;
- Evaluation, assistance et synthèse de l’exécution des crédits budgétaires ;
- Suivi de la gestion du stock.
Satisfaire les besoins des services en fournitures, équipements, matériels et travaux.
4. Eléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces

nécessaires au fonctionnement du processus
- Projets de budget des services ;
- Courriers de demande de fournitures, équipements, matériels et travaux ;
- Notifications budgétaires ;
- Enveloppes budgétaires ;
- Bordereau de livraison ;
- Bon de commande ;
- Bon de travaux ;
- Répertoire des fournisseurs.

- Tous les services de la DGTCP ;
- Prestataires et fournisseurs d’équipements, matériels, travaux ou fournitures ;
- DAFP/MEF.

- Besoins des services exprimés avec clarté et précision ;
- Notification des crédits budgétaires et des enveloppes budgétaires dans les meilleurs
délais ;
- Respect des dispositions contractuelles ou exigences spécifiées ;
- Respect des dispositions du Code des marchés publics.
Fiche technique du processus Gérer les moyens Généraux 311


processus
- Bon de livraison ;
- Procès-verbal de réception d’équipements, de matériels, de fournitures ;
- Fiche technique de travaux ;
- Bordereau de distribution visé ;
- Contrats et marchés signés ;
- Procès-verbal de réception provisoire/définitif des travaux.
Tous les services de la DGTCP.

processus
Mise à disposition des équipements, matériels, travaux ou fournitures conformes aux
exigences spécifiées.


flux)
-Tous les Services du Trésor - Courrier de demande d’expression des services
-Sous-directeurs DMG - Fiche d’expression des besoins
Identification
- Projets de budgets des services
et traitement
- Matrice des besoins des services
des besoins
Notification du
rejet au service Courrier de notification du rejet
requérant pour
correction
Non Avis
favorable ?
Le DMG
Oui
-Résultat de l’évaluation des fournisseurs et prestataires
-Procédure de sélection des fournisseurs
-DMG -Code des marchés publics
-Notification des crédits budgétaires
-Commission d’Ouverture -Marché (dossier d’appel d’offres, procès-verbal
des Plis et d’Evaluation des Sélection des
fournisseurs/prestataires d’ouverture des offres, rapport d’analyse de l’autorité
offres (COPE) contractante, procès-verbal de jugement)
-Commission d’Ouverture et -Factures Proforma
de Jugement des Offres -Liste des fournisseurs
(COJO)
-Demande d’engagement
-Factures Proforma
-Contrats, Ordres de service
-Directeur Général Passation de commande -Bon de commande
-COPE -Marché approuvé
-COJO
-Procès-verbal de réception
-Factures certifiées
-Bordereau de livraison
-DMG -Procédure de réception, de contrôle et de mise à
Réception et contrôle des disposition de fournitures, équipements, matériels et
-Chambre des Comptes fournitures, équipements travaux
-Contrôleur Financier et travaux
-Services compétents
-Matrice des besoins des services

-Bordereau de distribution visé
-Procès-verbal de réception
DMG Mise à disposition des
fournitures, équipements,
matériels et travaux
-Rapport de suivi des stocks
-Programme de maintenance des infrastructures
-Rapport de maintenance des infrastructures
-DMG -Guide sécurité
-Administrateurs de crédits -Cartographie sécuritaire des services du Trésor Public
Gestion des stocks
- Prestataires de service et maintenance des -Procédure d’aliénation du matériel
infrastructures -Procédure de mise au rebus du matériel informatique.


1. Procédure d’élaboration et d’exécution du budget

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration et d’exécution du budget. Elle s’applique
au budget de fonctionnement et d’investissement de la Direction Générale du Trésor et de
la Comptabilité Publique.
- Réception du courrier d’orientation relatif au projet de budget de l’année n+1 ;
- Réception du courrier relatif à l’élaboration du projet de budget des services.
- Courrier d’orientation relatif au projet de budget de l’année n+1 ;
- Courrier de demande d’expression des besoins adressé par la DMG aux services ;
- Projet de budget des services et justificatifs joints.
Gestionnaires de Recensent les besoins de leurs services respectifs, renseignent les fiches de
crédits propositions budgétaires, participent aux conférences budgétaires et
exécutent le budget.
Directeur des Moyens - Outre ses responsabilités de gestionnaire de crédits, il centralise les fiches
Généraux (DMG) de propositions budgétaires des GC, élabore le projet de budget et le
transmet au Directeur des Affaires Financières et du Patrimoine du
Ministère en charge de l’Économie et des Finances après validation du
- Participe à la Conférence Budgétaire et assure la ventilation des
notifications budgétaires.
Valide le projet de budget de la DGTCP
Directeur Général
Assure le rôle d’Ordonnateur Délégué des dépenses de la DGTCP.
procédure
Projet de budget de la DGTCP ;
Mandats de paiements accompagnés de factures certifiées, d’attestation de service fait, de
certificat pour paiement.
- Directives n°04 du 09 décembre 2005 portant procédure de passation, d’exécution
et de règlement des marchés et des délégations des services publics dans l’UEMOA ;
- arrêté interministériel n° 0001 MPMBPE-MEF du 14 janvier 2020 Portant réforme
des procédures et circuits des recettes et des dépenses du budget de l'Etat et mise en
œuvre du Système d'Information Budgétaire;
- Décret n°2009-259 du 06 août 2009 portant Code des marchés publics ;
- Arrêté n°112 MPMBPE/DGBF/DMP 08 mars 2016.
- Loi organique n°2014-336 du 05 juin 2014 relative aux lois de finances.
Procédure d’élaboration et d’exécution du budget 314


- Budget de l’année en cours ;
- Procédure de règlement des mandats, ordres de paiement et bons de caisse.
1 Fiches de projet de budget des
Jusqu’à validation Destruction
Gestionnaires de Crédit Service Budget
du projet
renseignées
2 Projet de budget de la DGTCP Service Budget 11 ans Tri
3 Notifications budgétaires Service Budget 10 ans Conservation
4 Registre de décharge des

notifications budgétaires des Service Budget 11 ans Conservation
crédits autorisés


flux)
À la réception de la lettre d’orientation de la DGBF,
-Gestionnaires de un courrier de demande de propositions budgétaires
Crédits (GC) Réception des signé du Directeur Général, est transmis aux
-DMG projets de Gestionnaires de Crédits (GC) par le DMG.
budget
Centralisation des - Les GC recensent les besoins de leurs services et

DMG propositions budgétaires renseignent les fiches de propositions budgétaires
et élaboration du projet qu’ils transmettent à la DMG.
de budget
-Le DMG centralise les fiches de propositions

budgétaires et les impute à la Sous-Direction du Suivi
de l’Exécution du Budget (SDSEB) pour traitement.
-Le Service Budget consolide les propositions
budgétaires en un document unique qui constitue le
projet de budget du Trésor Public.
-Le SDSEB effectue les contrôles de cohérence,
d’exhaustivité et de conformité nécessaires et soumet
le projet de budget à l’approbation du DMG avant
transmission au Directeur Général (DG) pour
validation.
-Le projet de budget est transmis au Directeur des

-DAFP/MEF Soutenance du Affaires Financières et du Patrimoine du Ministère
-DMG projet de budget en en charge de l’Économie et des Finances. Il
-GC conférence budgétaire convoque les GC à une conférence budgétaire interne
en vue d’harmoniser et adopter le projet de budget
final au regard des orientations du Gouvernement.
Le DAFP présente le projet de budget en conférence

budgétaire.
-S’il est adopté, la Direction Générale du Budget et
des Finances (DGBF) apprécie les pièces
justificatives et accorde les crédits.
-S’il n’est pas adopté en l’état, les observations ou
amendements sont pris en compte par la DMG.
Les GC sont chargés d’exécuter le budget adopté.

-Sur la base des factures pro-forma, une demande
Exécution d’engagement est établie. Le bon de commande
-DMG
du budget informatisé généré dans le Système Intégré de
-GC Gestion des Opérations Budgétaires (SIGOBE) est
notifié aux fournisseurs/prestataires.
Ils exécutent la commande et établissent la facture
définitive.
-Le dossier de paiement constitué est transmis à
l’Ordonnateur Délégué ou Secondaire (DG, TG)
pour ordonnancement.
-L’ordonnancement est matérialisé par l’émission
d’un mandat de paiement transmis au poste
comptable assignataire de la dépense (Cf. Procédure
de règlement des mandats, ordres de paiement et
bons de caisse).
-DMG Suivi, évaluation
-GC et synthèse du -La DMG élabore les tableaux de synthèse de
budget l’exécution des budgets alloués aux services de la
DGTCP

2. Procédure de réception et de mise à disposition de fournitures, équipements,

matériels et travaux

Cette procédure décrit les modalités de réception et de mise à disposition de fournitures,
équipements, matériels et travaux en vue de satisfaire les besoins des services.
- Livraison des fournitures, matériels, équipements ou travaux ;
- Réception des fournitures, matériels, équipements ou travaux.
- Bordereau de livraison ;
- Procès-verbal de réception de travaux.
Fournisseurs/Prestataires livrent les fournitures, matériels, équipements et travaux
1. Chef de Service gestion des - Contrôle et réceptionne les fournitures, matériels, équipements et
stocks travaux ;
2. Chef de Service gestion du - Signe le bordereau de livraison ou le procès-verbal de réception ;
parc auto - Procède à l’affectation des fournitures, matériels, équipements et
3. Chef de Service technique bâtiments.
- En cas de non-conformité, retourne les équipements ou ne vise pas
le procès-verbal.
Etablit la fiche de contrôle de la livraison des équipements, vise le
Contrôleur Financier
bordereau de livraison.
procédure
- Bordereau de distribution visé ;
- Procès-verbal de réception de travaux ;
- Etat statistique d’entrée et de sortie de fournitures, équipements et matériels
renseigné ;
- Directive n°04 du 09 décembre 2005 portant procédure de passation, d’exécution et
de règlement des marchés et des délégations des services publics dans l’UEMOA ;
- Loi organique n°2014-306 du 05 juin 2014 relative aux Lois de finances ;
- Décret n°98-716 du 16 décembre 1998 portant Réforme des Circuits et des
Procédures d’Exécution des Dépenses et des Recettes du Budget général, des
Comptes spéciaux du Trésor, et mise en œuvre du Système Intégré de Gestion des
Finances Publiques ;
- Décret n°2009-259 du 06 août 2009 portant Code des marchés publics ;
- Arrêté n°112 MPMBPE/DGBF/DMP 08 mars 2016.
Procédure de réception et de mise à disposition de fournitures, équipements, matériels et travaux 317


Durée
Responsable
N° Désignation d’utilité Sort final
du classement
administrative
-Gestionnaire de Crédits
1 Bordereau de livraison 11 ans Conservation
-Service Gestion des Stocks
Bordereau de - Gestionnaire de Crédits
distribution visé -Service Gestion des Stocks
Procès-verbal de - Gestionnaire de Crédits
réception de travaux -Service du Patrimoine
- Gestionnaire de Crédits
Etat statistique d’entrée
4 -Service Technique 11 ans Conservation
et de sortie
-Service Gestion des Stocks


Les Gestionnaires de crédits réceptionnent les
-DMG fournitures, matériels, équipements et travaux
-Gestionnaires de Réception des accompagnés des factures définitives et des
crédits (GC) Fournitures, matériels, bordereaux de livraison.
équipements
ou travaux
-Les contrôles consistent à vérifier la

conformité des fournitures, matériels,
équipements et travaux aux exigences
-GC Contrôle des spécifiées dans les bons de commande ou les
-Direction des Moyens fournitures, matériels, contrats (quantité, qualité, caractéristiques).
Généraux (DMG) équipements -En cas de conformité, les bordereaux de
ou travaux livraison ou procès-verbaux de réception sont
visés. Un exemplaire des documents visés est
conservé par le Gestionnaire de crédits.
-En cas de non-conformité aux exigences, la
réception n’est pas effectuée.
-La DMG (le service gestion stock)

-Les GC mettent à la disposition des services
bénéficiaires, les fournitures, matériels,
équipements et livrent les travaux
réceptionnés.
-GC Mise à disposition des -Le registre d’entrée et de sortie est émargé ou
-DMG fournitures, matériels, renseigné.
équipements -Lorsque la mise à disposition est faite par la
et livraison de travaux DMG au profit des autres services, un
bordereau de distribution (cas de fournitures,
matériels ou équipements) ou PV de réception
(cas des travaux) est déchargé par le
responsable du service bénéficiaire ou le
Correspondant Ressources Humaines et
Moyens Généraux.

3. Procédure de gestion du parc automobile

Cette procédure décrit les modalités de gestion des véhicules du parc automobile de la
Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.
Réception des cartes grises et des véhicules.
Réception des cartes grises et des véhicules.
- Réceptionne les véhicules acquis ou attribués à la
DGTCP ;
Sous-Directeur du Suivi du
- Procède à l’enregistrement dans le fichier Parc
Patrimoine
automobile ;
- Veille à la gestion des véhicules acquis après affectation.
- Affecte les véhicules aux bénéficiaires ;
- Traite les sorties (vol, incendie,…) de véhicules du parc
automobile, en relation avec l’Agence Judiciaire du
Directeur des Moyens
Trésor (AJT) et l’Inspection Générale du Trésor (IGT), et
Généraux (DMG)
suivant les instructions du Directeur Général.
- Traite le cas spécifique de la réforme des véhicules en lien
avec le Directeur Général
Chef de Service Gestion du - Assure le suivi des véhicules du parc automobile ;
Parc-auto - Met à jour le fichier parc automobile.
procédure
Fichier actualisé des véhicules.

Décret n° 2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation des véhicules administratifs.
3.7 Autre document nécessaire à l’application de la procédure
Fichier de gestion du parc automobile.

1 Carnet de bord des véhicules Service Gestion du Parc-auto 11 ans Conservation
Fichier des véhicules du parc Service Gestion du Parc-auto

automobile
Procédure de gestion du parc automobile 320

Registre de réception des Service Gestion du Parc-auto

véhicules
Tout véhicule administratif acquis
Sous-Direction du Réception des
(fournisseurs) ou attribué (DPE ou donateur)
Suivi du Patrimoine cartes grises et fait l’objet d’immatriculation et de production
(SDSP) des véhicules de carte grise par le Bureau de Gestion des
Véhicules Administratifs (BGVA) .
Le (BGVA) remet à la DMG, les cartes grises
des et les véhicules affectés ou offerts à la
DGTCP.
-La Sous-Direction du Suivi du Patrimoine
réceptionne les véhicules et procède à leur
enregistrement dans le fichier du parc
Affectation des véhicules automobile de la DGTCP.
DMG
-Sur instruction du Directeur Général, le DMG

affecte les véhicules acquis aux services
bénéficiaires ou au pool véhicules.
Service Gestion du Suivi du parc automobile Le suivi consiste à :

Parc-automobile -mettre régulièrement à jour le répertoire des
véhicules fonctionnels ;
-assurer la maintenance des véhicules
(entretien, réparation) et à tenir des carnets de
bord ;
-établir et mettre à jour le répertoire des
véhicules hors d’usage ;
-affecter les véhicules de pool exclusivement
aux missions ; les ordres de mission établis à cet
effet, précisent notamment le motif, la date de
départ et la durée de la mission.
-Directeur Général
-IGT Traitement des
sorties des véhicules
-AJT Les principales causes de sortie des véhicules du
du parc automobile
-DMG parc automobile sont le vol, l’admission à la
-SDSP réforme, véhicules en épave pour raison
-BGVA d’incendie, d’accident ou de casse.
Le fichier des véhicules est mis à jour.
Procédure de gestion du parc automobile 321

4. Procédure de gestion du courrier

Cette procédure présente les modalités de gestion du courrier. Elle s’applique au courrier
« ARRIVÉE » et au courrier « DÉPART » traités par le Service Courrier de la Direction
Générale.
- Réception du courrier « ARRIVÉE » ;
- Réception des parapheurs après signature (Courrier « DÉPART »).

- Courrier « ARRIVÉE » avec décharge ou accusé de réception ;

- Parapheurs après signature du Directeur Général (Courrier « DÉPART »).

Directeur Général prend connaissance du courrier et l’impute aux
services concernés
Service Courrier Cas du COURRIER « ARRIVÉE » :
Réceptionne, enregistre le courrier « ARRIVÉE », le
numérise et le transmet par voie électronique aux
services à qui il a été imputé ou aux destinataires.
Cas du COURRIER « DÉPART » :
Réceptionne le courrier, l’enregistre, le transmet aux
services destinataires contre décharge du cahier de
transmission et de la copie qui est numérisée.

procédure
- Copie du COURRIER « DÉPART » déchargée, scannée ;

- Cahier de transmission déchargé ;
- Copie du courrier « arrivée » numérisée et conservée dans le logiciel dénommé mail-
Trésor.
Copie du COURRIER « ARRIVÉE »
1 Service courrier 11 ans Tri
numérisée
Copie du COURRIER « DÉPART »
2 Service courrier 11 ans Tri
déchargée et numérisée
3 Cahier de transmission Service courrier 11 ans Tri
Procédure de gestion du courrier 322


Le Service Courrier réceptionne et enregistre
Chef de Service le COURRIER « ARRIVÉE » et le
Courrier Réception et COURRIER « DÉPART ».
enregistrement Le courrier « ARRIVÉE » est déchargé,
du courrier identifié et scanné.
-Le COURRIER «ARRIVÉE» est transmis

Directeur Général Prise de connaissance par voie électronique et physique au Directeur
du courrier Général par le Service Courrier pour prise de
connaissance.
-Le COURRIER « DÉPART » a pour origine
la Direction Générale ou les services. Il est
signé par le Directeur Général.
Le courrier « DÉPART » ne fait pas l’objet

d’imputation. Le courrier « ARRIVÉE » fait
Directeur Général Non Imputation l’objet d’imputation.
nécessaire ? En cas de mauvaise imputation le courrier est
retourné à la Direction Générale.
Oui
Imputation du courrier aux Le Directeur Général procède aux

Directeur Général services concernés imputations du courrier « ARRIVÉE » aux
services concernés dans le système E-Courrier.
Le courrier physique est remis au Service
Courrier de la DMG pour transmission.
Le e-courrier «ARRIVÉE» est transmis

directement aux services destinataires après
imputation électronique du Directeur
Chef de Service Général. La version physique est transmise
Transmission aux services destinataires par le Service
Courrier aux services Courrier.
concernés
Le courrier « DÉPART » est transmis aux
services destinataires qui déchargent le cahier
de transmission.
Un exemplaire est classé au CHRONO.
Les parapheurs sont retournés aux services
concernés.
Note : Dans le cadre de la gestion électronique du

courrier la copie classée au CHRONO doit porter la
décharge du service destinataire et scannée.
Procédure de gestion du courrier 323

5. Procédure de passation de commande

Cette procédure décrit les modalités de passation de commande de la Direction Générale du
Trésor et de la Comptabilité Publique.
5.2 fait déclencheur de la procédure
Factures proforma
- Factures proforma ;
- Bon de commande ;
- Bordereau d’envoi.
SDSEB du suivi et de -Réceptionne et contrôle la facture proforma ;
-Renseigne le carnet de demande d’engagement ou le bon de commande ;
l’exécution budgétaire
-Remet le bon de commande et le bordereau d’envoi au prestataire et
transmet le dossier de paiement à la DAFP/MEF ;
Service P.A -conserve le primata du bon de commande déchargé par le prestataire.
-Appose sa signature sur le bordereau d’envoi du dossier à l’attention
DMG de la DAFP/MEF.
-Vise le dossier d’engagement ;
DG
-Vise le dossier de paiement.
-Réceptionne le bon de commande et le bordereau d’envoi ;
Prestataire
-Exécute la commande.
-Edite le bon de commande et le bordereau d’envoi ;
DAFP/MEF
-Edite le mandat de paiement.
-Vise le bon de commande et le bordereau d’envoi ;
CF
-Assure le contrôle du service fait.

- Bordereau de livraison déchargé ;
- Bordereau d’envoi ;
- Facture définitive.
Code des marchés publics.
5.7 Autre document nécessaire à l’application de la procédure
Procédure de passation de commande 324


Service P.A 3 ans Conservation
1 Bon de commande
Service P.A 3 ans Conservation
2 Bordereau d’envoi
3 Procès-verbal Service P.A 3 ans Conservation


SDSEB Réceptionne et La SDSEB reçoit la facture proforma établie en

contrôle la trois exemplaires.
proforma Il procède au contrôle de sa régularité .
Le chef de service budget renseigne le carnet

Renseignement du carnet d’engagement.
Service P.A d’engagement Le DMG transmet le dossier d’engagement au
DG pour visa.
Visa du dossier Le dossier visé par le DG est transmis au

DG D’engagement DAFP/MEF pour contrôle et validation.
DAFP/MEF Traitement du dossier Le DAFP/MEF vérifie la régularité du bon

d’engagement pour validation.
Non
Dossier
DAFP/MEF
validé ?
Oui
Edite trois bons de commande et deux

DAFP/MEF Edition et visa du bordereaux d’envoi. Il transmet deux
bon de commande et exemplaires du bon de commande et un
bordereau d’envoi bordereau d’envoi à la DMG.
Invite le prestataire à faire la livraison dès

Remise du dossier de réception du dossier de commande comprenant
Service P.A commande au prestataire l’original du Bon de commande et du bordereau
d’envoi.
Etablit la facture définitive en trois exemplaires

Livraison et exécute le bon de commande appuyé d’un
Prestataire
bordereau de livraison déchargé par la DMG.
Transmission du Le SDSEB vérifie le dossier de paiement et

dossier de paiement l’achemine à la DAFP/MEF pour l’édition du
DMG à la DAFP/MEF mandat de paiement.

6. Procédure de réforme des véhicules

Cette procédure décrit les modalités de réforme de véhicule de la Direction Générale du Trésor et
de la Comptabilité Publique.

Au moins deux cent mille kilomètres parcourus en fonction du type de véhicule ;
Véhicules de plus sept ans ;
Véhicules accidentés (épaves) ;
Véhicules dont les coûts de réparation sont élevés.
Liste des véhicules à réformer ;
Rapport d’expert (cas de véhicules en épaves).
-S/D du Suivi du Patrimoine
-fait la description du bien ;
-Service Gestion du Parc
-établit la demande de réforme.
automobile
-transmet la demande au Directeur Général ;
DMG
- rédige une demande d’ accord.
DG -approuve et valide la demande de réforme.
Commission de Gestion des
Véhicules Administratifs - approuve et valide la demande de reforme
(CGVA)
Bureau de Gestion des
- procède à l’expertise du véhicule à reformer
Véhicules Administratifs
(BGVA)
Bénéficiaire -règle la facture et fait l’enlèvement du véhicule.
- Liste des véhicules à réformer ;
- Reçu de paiement.
Décret n°2000-483 du 12 juillet 2000 portant réglementation de l’acquisition, de l’utilisation et
de la réforme de véhicules administratifs.

Service Patrimoine 3ans Conservation
1 Reçu de paiement
Procédure de réforme de véhicules 327


-S/D du Suivi du Le Service Gestion du Parc automobile
Patrimoine Identification des adresse l’état
-Service Gestion du véhicules à reformer récapitulatif des véhicules à reformer au
Parc automobile SDSP pour visa et le transmet au
DMG ; mentionnant l’immatriculation, la
date de mise en service, le kilométrage, l’état
DMG et le nombre de véhicule.
DG Rédaction de la demande Le DMG rédige une demande d’accord qu’il

d’accord
adresse au DG pour approbation.
DG
Soumission à Le DG vérifie que le service utilisateur du
DG l’approbation du DG véhicule dispose d’un autre en remplacement.
DMG Ensuite il donne son accord en visant la
Non demande si la condition précédente est
Visa ? satisfaite.
DAFP /MEF
(Direction des Oui La demande visée par le DG est retournée à la
Affaires Financières et DMG qui la transmet à la DAFP/MEF
du Patrimoine du Demande de réforme (annexée) appuyée des copies des cartes grises.
Ministère de adressée à la
DAFP / MEF
l’Economie et des La DAFP-MEF transmet le dossier à la DPE
Finances) pour examen et approbation.
Transmission du dossier à
la DPE pour examen
Le DPE analyse le dossier
DPE
(Directeur du Analyse et validation Le DPE valide et transmet le dossier à la
Patrimoine de l’Etat) CGVA pour examen
Non
La CGVA examine les dossiers et les transmet
Accord ? au BGVA
Oui
CGVA Le BGVA procède à l’expertise du véhicule à
(Commission de Approbation et transmission reformer en vue de déterminer la valeur de
Gestion des Véhicules cession.
Administratifs) Non
Accord ? Le BGVA établit le Procès-Verbal retraçant les
BGVA véhicules autorisés à la réforme. Il soumet le
Oui
(Bureau de Gestion PV à la signature du Président de la
des Véhicules Etablissement et transmission Commission et transmet une copie du PV à la
Administratifs) sous-direction du domaine de la DGI pour
suivi.
Remise du bon d’enlèvement et Le BGVA Remet le bon d’enlèvement au
Sous-direction du du certificat d’origine au
Domaine de la DGI bénéficiaire pour procéder au règlement et
bénéficiaire
délivre le certificat d'origine au vu du reçu de
paiement
Enlèvement du véhicule Le bénéficiaire procède à l’enlèvement du
Bénéficiaire véhicule sur les (du) parcs automobile du
BGVA et dépose la plaque
d’immatriculation et la carte grise
Service Gestion du Mise à jour du administrative pour destruction.
Parc automobile fichier
Le service Gestion du Parc automobile fait la
mise à jour du fichier du parc automobile.
Procédure de réforme de véhicules 328

7. Procédure de sélection des prestataires

Cette procédure décrit les modalités de sélection des prestataires de la Direction Générale du
Trésor et de la Comptabilité Publique.
Besoins exprimés par les services ou auto-saisine.
-Courriers d’expression des besoins ;
-fiche de suivi de stock.
Service P.A - Réceptionne les besoins validés.
SDSEB - Rédige le projet de demande cotation ;
DMG - Soumet le projet au DMG pour validation.
- Met en place une équipe de cotation ;
- Vérifie et signe le projet de cotation ;
Service Budget - Notifie la demande de cotation signée ;
- Transmet la demande d’engagement au DG ;
- Réceptionne les différentes factures pro forma.
L’équipe :
SDSEB
- Procède au choix des prestataires.
Service P.A
Service gestion des stocks
Fichier.
- Code des marchés publics.
- Arrêté 112 MPMBPE/DGBF/DM 08 mars 2018.
Service P.A
1 Bon de commande 3ans Conservation
Service P.A
2 Bordereau d’envoi 3 ans Conservation
3 PV Service P.A 3 ans Conservation
Procédure de sélection des prestataires 329

7.8 Enchaînement des activités/tâches du processus

Acteurs
Réception des La DMG reçoit les besoins validés

-Service courrier ; besoins validés par le DG pour exécution.
-Secrétariat
- SDSEB
-Le SDSEB rédige la demande de
Soumission de la cotation à l’attention des
demande de cotation
aux prestataires entreprises candidates à la
commande publique et la soumet
SDSEB au visa du DMG.
Analyse et validation du
projet de demandes de
cotations Le DMG vérifie et valide le projet
de demande de cotation.
DMG
Non
Projet
validé ?
Oui
Mise en place d’une Le DMG met en place une

équipe de sélection équipe en vue de sélectionner le
prestataire jugé le mieux disant.
DMG
La commission procède au choix

du prestataire le mieux disant
Choix des prestataires après analyse des différentes
offres.
- SDSEB
- Service P.A
-Service gestion de
stock
Les demandes de cotation
Notifie les
signées sont notifiées aux
demandes de prestataires et disposent de cinq
cotation signées jours pour transmettre à la DMG
aux prestataires
leurs propositions financières.
DMG
Procédure de sélection des prestataires 330

CHAPITRE 2 : AXE RESSOURCES HUMAINES ET FORMATION
L’axe Ressources humaines est décrit par un ensemble de onze procédures réparties
dans deux processus support (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous)
1. Mise à disposition des ressources humaines
2. Gestion des carrières
3. Traitement des missions

Gérer les ressources
humaines
4. Prise en charge des pathologies sévères
5. Gestion des clients du Centre Médical
6. Gestion des bénéficiaires de l’AMAT-CI
Axe Ressources Humaines et formation 331

SECTION 1 : PROCESSUS GERER LES RESSOURCES HUMAINES

- Satisfaire les besoins en ressources humaines des services ;
- Gérer les carrières ;
- Assurer la coordination des actions sociales.
- Rationnaliser et optimiser la gestion des ressources humaines ;
- Améliorer le climat social.
3. Éléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires au

fonctionnement du processus
- Arrêté de classement des élèves de l’ENA ;

- Note de service SIGFAE (Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et Agents de
l’Etat) ;
- Prise de service SIGFAE ;
- Note de service GESPERS ;
- Prise de service GESPERS ;
- État de mise à disposition de la DRH/MEF ;
- Arrêté de nomination ;
- Décision de nomination ;
- Document d’orientation de la Direction Générale ;
- Courrier du DRH/MEF de demande d’expression des besoins en RH ;
- Cadre organique des emplois et des compétences du Trésor Public ;
- Notifications budgétaires ;

- Ministère de l’Economie et des Finances ;
- École Nationale d’Administration ;
- DRH/MEF ;
- Ministère de la défense ;
- Ministère de l’intérieur ;
- DGTCP ;

- Respect des délais de mise à disposition des ressources humaines ;
- Respect des effectifs et des profils conformément à la demande exprimée en fonction des
ressources disponibles ;
- Respect des exigences légales et réglementaires applicables ;

- Mise à disposition de la note d’orientation annuelle dans les délais;

- Adéquation du plan de formation aux besoins exprimés ;
- Mise à disposition des informations fiables et dans les délais.
- Fichier du personnel (États statistiques) ;
- États des décisions d’affectation ;
- Décision de réaffectation ;
- Note de service portant affectation de l’agent ;
- Certificat de prise de service ;
- Actes de nomination ;
- Actes de mise à disposition à la DRH/MEF ;
- Courrier de notification de départ à la retraite.
Tous les services/processus de la DGTCP.
8. Exigences des clients, bénéficiaires ou destinataires des éléments de sortie du processus
- Respect des délais de mise à disposition des ressources humaines ;

- Adéquation entre l’emploi exigé et les agents mis à disposition ;
- Respect des exigences légales et réglementaires applicables ;
- Respect des engagements de service ;
- Mise à jour de la base de données RH (RESH).


flux)
-DRH - Schéma directeur des ressources humaines ;
-Sous-Directeur de Recueil des besoins - cadre organique des emplois et des
la Gestion du en ressources compétences;
Personnel humaines - état récapitulatif de besoins en RH
exprimées par les différents services ;
-procédure de mise à disposition des
ressources humaines ;
Analyse des besoins en L’analyse consiste à vérifier la conformité
-DRH ressources humaines entre les besoins exprimés et les
-Sous-Directeur de exprimés effectifs requis par le cadre organique des
la Gestion du emplois et des compétences du Trésor Public.
Personnel
Mise à disposition des -Politique sociale ;

-DRH -Charte de prise en charge des pathologies
ressources humaines
-Sous-directeur de sévères ;
la Gestion du
Personnel -Dispositifs d’évaluation des performances ;
-Rapports d’évaluation du personnel ;
DRH -Code d’Éthique et de Déontologie des agents
-Sous-Directeur du Trésor Public ;
des Actions -Rapports médicaux ;
Sociales Gestion Gestion des
des Actions
carrières Sociales -Base de données « RESH » mise à jour ;
DRH -Reporting du processus ;
-Sous-Directeur de -Revue de direction semestrielle ;
la Gestion du -Cartographie du capital humain.
Personnel
-Sous-Directeur Suivi-évaluation des
des Actions ressources humaines
Sociales
DRH
-Sous-directeur de
Rapports
la Gestion du
d’activités
Personnel
-Sous-directeur des
actions sociales
Fiche technique du processus Gérer les ressources humaines 334


1. Procédure de mise à disposition des ressources humaines

Cette procédure décrit les modalités de mise à disposition des ressources humaines au Trésor
Public. Elle s’applique aux fonctionnaires et agents de l’État mis à la disposition des services
de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique.

- Réception des demandes de ressources humaines ;
- Résultat de la revue des mouvements de personnel.
1.3 Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires

à l’application de la procédure
- Courrier de demandes de ressources humaines ;

- Etat récapitulatif de besoins en RH exprimées par les différents services ;
- Note de mise à disposition des fonctionnaires/élèves de l’ENA ;
- Note de service de mise à disposition (DRH/ MEF) ;
- Certificat de prise et de reprise de service de la DRH/MEF.

Service courrier -Réceptionne et enregistre le courrier de demandes en ressources
humaines des services ;
-Transmet le courrier au DRH pour imputation.
Sous-directeur de la Gestion du -Elabore l’état récapitulatif des besoins en RH exprimées par les
Personnel(SDGP) services ;
-Analyse et traite les besoins en ressources humaines.
Directeur des Ressources - Vérifie et pré valide les projets de décision d’affectation et les
Humaines (DRH) soumet au Directeur Général ;
- Notifie les décisions d’affectation des agents aux services
concernés
Directeur Général (DG) -Vise les projets d’affectation, de mutation et de réaffectation.

procédure
- Décision d’affectation ;
- Décision de mutation ;
- Décision de réaffectation ;
- Certificat de prise de service.


- Loi 92-570 du 11 septembre 1992 portant Statut Général de la Fonction Publique.

- Fichier du personnel ou applicatif de gestion du personnel « RESH » (États statistiques);
- Instruction de travail la gestion de la mobilité du personnel ; Cadre organique des
emplois et des compétences du Trésor Public ;
- Référentiel de compétences.

1 Fiche d’expression des Secrétariat SDGP 11 ans Conservation
besoins en personnel
2 Etat récapitulatif des Secrétariat SDGP 11 ans Conservation
besoins en RH exprimées
par les services
SDGP 11 ans Conservation
Décision d’affectation
3
4 Décision de mutation SDGP 11 ans Conservation
5 Décision de réaffectation SDGP 11 ans Conservation


Acteurs Représentation schématique (Logigramme Commentaires et documents associés
ou diagramme de flux)
-Un courrier de la DRH est adressé aux différents
-DRH Identification des besoins services de la DGTCP, les invitant à exprimer leurs
-Les services de en ressources humaines besoins au dernier trimestre de l’année N -1.
la DGTCP
- Le courrier d’expression des besoins en ressources

-Service Réception du courrier humaines des services transmis à la DRH, est imputé
Courrier d’expression des besoins en à la Sous-direction de la Gestion du Personnel pour
-Secrétariat ressources humaines analyse et traitement.
DRH
-DRH
Analyse des besoins en L’analyse consiste à vérifier la conformité entre les

ressources humaines besoins exprimés et les effectifs requis par le cadre
organique des emplois et des compétences du Trésor
Public.
SDGP Traitement des besoins Le traitement consiste à rapprocher les besoins en

en ressources humaines ressources humaines exprimés par les services et l’état
des disponibilités en termes d’effectif et de profil.
Courrier
de mise Le tableau de rapprochement entre les besoins en
Traitement
en attente ressources humaines exprimés par les services et l’état
des besoins en
au service RH Validé ? des disponibilités en termes d’effectif et de profil doit
requérant être validé par le Directeur des RH
SDGP
Non
Oui
Elaboration des projets d’actes de Sur la base des résultats du traitement, les projets de
mise à disposition des RH décision d’affectation, de mutation et de réaffectation
sont élaborés
DRH
Les projets d’actes sont soumis à la pré validation de

Visa du DG
la DRH et transmis au DG pour validation.
accordé?
Non -Si le visa du DG n’est pas accordé, les projets sont
retransmis à la DRH pour retraitement,
Oui
-Lorsque le visa du Directeur Général est accordé, la
décision d’affectation de mutation ou de réaffectation
est notifiée au requérant et au service d’accueil par la
Diffusion de la décision
DRH.
d’affectation et prise en
charge administrative
-La Sous-direction de la Gestion du Personnel
-DRH de l’agent dans la base de
procède à la prise en charge administrative de l’agent
-SDGP données
par le renseignement de la base de données du
personnel et à l’établissement du badge.

2. Procédure de gestion des carrières
2.1 Objet et domaines d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de gestion des carrières des fonctionnaires et agents de
l’État en service à la DGTCP, depuis leur prise de fonction jusqu’à leur radiation (retraite,
décès, démission, révocation ou tout autre motif de cessation définitive de service).
- Prise de fonction d’un agent à la DGTCP.
2.3 Éléments d’entrée de la procédure : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires

à l’application de la procédure
- Certificat de première prise de service à la DGTCP.

DRH -Délivre la décision d’affectation, de mutation ou de réaffectation au
nouvel agent ;
-Met en œuvre la mobilité interne des agents et veille au suivi de leur
carrière ;
-Notifie le départ à la retraite ;
-Procède à la radiation de l’agent en cas de décès.
Responsable de -Signe le certificat de prise de service, remet copie à l’agent et transmet
service copie à la DRH;
-Présente le nouvel agent au Chef de service ou correspondant en
charge des ressources humaines ;
-Propose l’agent à nomination ;
-Etablit le certificat de cessation en cas de mutation de l’agent ;
-Etablit le certificat de cessation définitive de service des agents sous sa
responsabilité.
CPN - Identifie les postes à pourvoir ;
- Statue sur les dossiers des personnes à promouvoir ;
- Propose au DG les personnes susceptibles d’être nommées aux postes.
Directeur Général -Nomme ou propose à nomination les agents ;
-Valide la demande de mise en détachement, distingue ou sanctionne
les agents.

Procédure
- Actes de nomination ;
- Actes de mutation ;
- Actes disciplinaires ;
- Actes de distinction ;
- Certificat de cessation de service ;

- Certificat de cessation définitive de service ;
- Soit-transmis de communiqué de décès ;
- Base de données du personnel.
- Loi n°92-570 du 11 septembre 1992 portant Statut Général de la Fonction Publique ;

- Loi n° 98-594 du 10 novembre 1998 d’orientation en faveur des personnes handicapées ;
- Décret n° 93-608 du 02 juillet 1993 portant classification des grades et emplois dans
l’Administration de l’État et dans les établissements publics nationaux ;
- Décret n° 2012-652 du 11 juillet 2012 portant fixation de la limite d’âge statutaire de
départ à la retraite des Personnels Civils de l’État régis par le Statut Général de la
Fonction Publique ;
- Code d’éthique et de déontologie du Trésor Public.
- Données statistiques des mouvements du personnel (mutations, affectations, mises à

disposition, retraites, sorties, départs en congé, autres…)
- Document de fin de formation ;
- Fichier du personnel (États statistiques) ;
- Mode opératoire du CPN ;
- Mode opératoire du comité de mobilité
- Plan de carrière.

1 Certificat de prise de service Secrétaire du Chef de 10 ans Conservation
poste
2 Certificat de cessation Service Gestion du 10 ans Conservation
définitive de service Personnel
3 Actes de nomination, de Service Gestion du 10 ans Conservation
mutation, disciplinaire ou de Personnel
distinction


DRH La DRH remet la décision d’affectation, de mutation ou
Responsable du de réaffectation au nouvel agent, qui devra se rendre dans
Prise de service de
service l’agent le service indiqué sur sa décision pour sa prise de service.
A cet effet, un certificat de prise de service, visé par le chef
de poste, lui est délivré. Il est par la suite, présenté au chef
de service ou correspondant RH pour sa présentation au
reste du service et son intégration.
L’agent peut faire l’objet d’une mutation dans le service

Directeur Général Gestion de la mobilité d’accueil matérialisé par une note de service.
Comité mobilité interne Il peut également être muté dans un autre service suite à
DRH une décision de mutation.
Responsable du
service
-La nomination à un poste de Chef de service se fait sur
proposition du Responsable de service et validation du
Directeur Général Nomination aux postes de Directeur Général.
CPN responsabilités -Pour tous les autres postes qui ont rang de chef de service
Responsables de (Régisseur, Trésorier…), Sous-directeur et Directeur, la
service nomination est faite par arrêté ou décret sur proposition
du Comité de proposition de nomination validé par le
Directeur Général.
-Le Comité de proposition de nomination s’appuie sur un
mode opératoire adossé au Plan de Carrière des agents du
Trésor Public.
-Le Directeur Général peut user de son pouvoir

Directeur Général discrétionnaire pour nommer ou modifier des
Détachement et mise en
Responsable de disponibilité
propositions de nominations à tous les postes.
service L’agent peut être mis en détachement ou solliciter une
-DRH mise en disponibilité.
L’agent peut faire l’objet de distinction ou de sanction

Directeur Général (Cf. Articles 73 et 74 du Statut Général de la Fonction
-Responsable de Distinctions et Sanctions Publique, code d’éthique et déontologie du TP) selon ses
service disciplinaires compétences, son comportement et ses mérites.
-DRH Toutes les informations relatives à la carrière de l’agent
sont transmises à la DRH pour traitement et mise à jour
de la base de données de gestion du personnel.
La cessation définitive de fonction résulte de la démission

Directeur Général régulière de l’agent, de la révocation, de l’admission à la
Démission, retraite ou du décès (Cf. article 78 du Statut Général de la
-Responsable de révocation ou Fonction Publique).
service radiation
-DRH -La Direction Générale reçoit de la DRH/MEF une
notification de cessation définitive de fonction de l’agent.
Une lettre d’information rédigée par le DRH est soumise
à la signature du Directeur Général.
-Le Service Gestion du Fichier transmet une copie de la
lettre d’information à l’agent et à son supérieur
hiérarchique qui établit un certificat de cessation
définitive de fonction dont une copie est conservée à la
DRH.


Pour les cas de décès, le responsable de service adresse un
courrier d’information au DRH. Il est procédé à la
radiation de l’agent des effectifs et une notification est
faite au DRH/MEF par voie hiérarchique.

3. Procédure de traitement des missions

Cette procédure décrit les modalités de traitement des missions effectuées par les agents
à l’intérieur du pays et à l’étranger. Elle s’applique aux agents mis en mission pour
prendre part à des séminaires, formations, colloques, symposium, conférences,
installation des payeurs nommés à l’étranger, assistance et vérification des postes.
Réception du courrier de demande de mission par la DRH.
3.3 Éléments d’entrées de la procédure : données d’entrées, documents ou pièces
- Courrier du service demandeur validé par le Directeur Général ;

- Instructions du Directeur Général.
Service courrier -Réceptionne et enregistre le courrier de demande de
mission des services et les transmet au secrétariat de la DRH.
DRH -Impute les dossiers à la SDAS ;
-Valide les ordres de mission et les états de frais de mission
avant leur transmission au Directeur Général pour visa.
SDAS -Approuve les états produits par le service mission (les états
de frais de mission et les ordres missions…)
Directeur Général -Valide les ordres de mission et les états de frais de mission.
Service Mission (SM) de la -Etablit les ordres de mission et les états de frais de mission
Sous-direction des Actions -Assure le traitement des dossiers de mission ;
Sociales (SDAS) -Gère les demandes de visa ;
-Délivre les pochettes de voyage contenant : (passeport,
ordre de mission, état des frais de mission, réservation
d’hôtel).

procédure
- Ordre de mission ;
- Etat des frais de mission ;
- Passeport ;
- Réservation d’hôtel.
- Dossier de demande de visas ;
- Instruction de travail relative à l’établissement ou au renouvellement d’un titre de
voyage.


1 Passeport et Visa de voyage Service Mission 11 ans Tri
2 Ordres de mission Service Mission 11 ans Tri
3 Etats des frais de missions visés par Service Mission 11 ans Tri
le DG


Service courrier Le Service courrier réceptionne et enregistre les
Réception demandes de missions des services et les transmet
de courrier de mise en au secrétariat de la DRH qui les transmet par la
mission suite à la DRH pour imputation à la Sous-direction
des Actions Sociales pour traitement.
Pour les missions à l’étranger (Cf. Annexe 1 :

SDAS Établissement et renouvellement du passeport), le
Agents du SM Traitement des dossiers traitement des dossiers consiste à :
de mission -vérifier l’existence et la validité du passeport. À
défaut, des dispositions sont prises pour établir un
nouveau passeport ;
-établir les ordres de mission et l’état des frais de
mission.
-Pour les missions soumises à une communication
en Conseil des Ministres, la délivrance du billet
d’avion et la liquidation des frais de mission
relèvent du Ministère du Budget et du Portefeuille
de l’Etat ;
-Pour les missions à l’intérieur du pays, le
traitement concerne l’établissement des ordres de
mission et de l’état des frais de mission.
Visa des documents Les ordres de missions et les états de frais de mission
DG transmis sont transmis à la Direction Générale pour visa.
SDAS Non - Lorsque le visa est exigé, le Service Missions

Besoin fournit la liste des docs requis à l’agent, en vue de
Agents du SM de visa ?
remplir les formalités d’obtention de visa
(Ambassade/Consulat). (Cf. Annexe 2 : Dossier de
demande de visa).
Oui
SDAS Demande de visa

Agents du SM
Mise à disposition Le Chef de Service des Missions remet aux agents

des ordres de concernés contre décharge, la pochette de voyage
SDAS mission, des
Agents du SM composée : du passeport, de l’ordre de mission,
passeports et des
billets d’avion l’état des frais de Mission, du billet d’avion et du
fond de dossier.

ANNEXE 1 : PIECES REQUISES POUR L’ETABLISSEMENT DE PASSEPORT
1. passeport ordinaire
-
- Une (1) photo d’identité numérique sur fond blanc prise en
tenue de sortie ;
- Formulaire de demande de passeport renseigné ;
- Quittance de 40 000 F CFA à payer à ECOBANK ou à la Banque Atlantique de
Côte d’Ivoire (BACI) ;
- Copie recto verso de la carte nationale d’identité ou l’original de l’attestation
d’identité en plus du reçu de l’enrôlement de l’ONI ;
- Pour un renouvèlement de passeport, prévoir le passeport périmé et la copie de la
première page dudit passeport.
-
2. passeport officiel
-
Passeport de service
-
- Bénéficiaires :
• Directeurs ;
• Sous-Directeur et assimilés.
-
- Pièces requises
-
• Ordre de mission ;
• Attestation de travail ;
• Certificat de nationalité ;
• Copie de l’acte de nomination dans les fonctions actuelles ;
• Copie recto verso de la carte nationale d’identité ou l’original de l’attestation
d’identité ;
• Lettre de demande de passeport formulée par le Ministre en charge de
l’Économie et des Finances ou son Directeur de Cabinet ou Directeur de
Cabinet Adjoint ;
• Fiche de demande de passeport, retirée auprès du Ministère des Affaires étrangères
(MAE) à renseigner ;
• Une (1) photo d’identité numérique sur fond blanc du même tirage prise en
tenue de sortie.
-
Cas de passeport diplomatique
-
- Bénéficiaires :
• Payeur en poste dans les ambassades et leurs ayants droits.
NB : Les requérants doivent engager les démarches pour l’établissement de leur

passeport, trois (03) semaines avant la date des missions.

ANNEXE 2 : DOSSIER DE DEMANDE DE VISA
Le dossier minimal exigé comprend les pièces ou documents suivants :
- Deux photos d’identité numérique couleur sur fond blanc selon l’Ambassade ou
Service Consulaire concerné ;
- Passeport en cours de validité ;
- Formulaire de demande de visa dûment renseigné et signé par l’intéressé ;
- Ordre de mission ;
- Note verbale établie par le Ministère des Affaires Étrangères dans le cas des
passeports officiels (diplomatiques et de service) ;
- Lettre d’invitation nominative de la structure d’accueil ;
- Attestation de travail ;
- Assurance voyage en cas de besoin ;
- Réservation d’hôtel ;
- Réservation de billet d’avion.
- Les pièces spécifiques à fournir dépendent des dispositions arrêtées au niveau de
certaines Ambassades ou certains Services consulaires. Il s’agit en général de la :
Justification de revenus ou tout autre bien du requérant pour les demandes
de visas Schengen ou des États-Unis ;
Justification de la situation matrimoniale (certificat de mariage, preuve de
scolarisation des enfants).

4. Procédure de prise en charge des pathologies sévères

La présente procédure est relative au traitement de la prise en charge des agents de la
DGTCP souffrant de pathologie sévère.

- Introduction d’une demande de prise en charge.

- Courrier de demande de prise en charge de l’agent.

Agent -Rédige et transmet sa demande de prise en charge.
CMV des dossiers médicaux -Réceptionne les courriers ;
-Analyse et instruit les dossiers ;
-Valide ou rejette les dossiers selon la conformité ;
-Soumet les dossiers à l’approbation du DG ;
-Enregistre et transmet les états à l’ACCT ;
-Enregistre et impute les chèques.
Directeur Général -Valide le projet de demande de prise en charge ;
-Valide et transmet les chèques.
ACCT -Réceptionne les états ;
-Etablit les chèques.
4.5 Eléments de sortie de la procédure : résultat, données de sorties ou livrables de la

procédure
- Chèques aux structures ;
- Virement bancaire dans les paieries.
4.6 Documents nécessaire à l’application de la procédure

- Instruction de travail relative à la prise en charge des pathologies sévères.
4.7 Enregistrement des preuves de réalisation

1 Dossier médical Secrétariat Technique 1 an Tri
2 Chèque CMV 1 an Tri
3 Décharge de remise des fonds Secrétariat Technique 1 an Tri


Acteurs
L’agent souffrant de pathologies sévères adresse un
Réception des courrier de demande de prise en charge médicale au
CMV demandes de prise président du CMV, réceptionné par le secrétariat
en charges médicale technique.
Le secrétariat technique donne à l’agent concerné

la liste constitutive des dossiers qui se compose
comme suit :
Secrétariat Communique la liste -une demande d’aide (manuscrit ou tapuscrit) ;
technique du CMV des dossiers. -une copie de la CNI ;
-une copie du passeport valide ;
-une copie de la prise de service ;
-une copie de la carte AMAT-CI ;
-le rapport médical ;
-le rapport d’enquête social ;
Dépose son dossier -une photo d’identité.
Agent concerné L’agent souffrant de pathologie sévère dépose son

dossier complet au secrétariat technique CMV.
Notification
au requérant Le secrétariat technique s’assure que le dossier
Secrétariat répond aux critères contenus dans le référentiel des
Instruit le
technique pathologies sévères :
dossier -si le dossier ne répond pas aux critères, il fait
Non
Oui l’objet de rejet
-si le dossier répond aux critères, il est retenu et
analysé. Le CMV élabore un rapport médical et
Analyse les dossiers et financier en collaboration avec les structures de
fait des propositions prise en charge. Après traitement, le secrétariat
informe le président qui convoque une réunion du
Notification CMV.
CMV au requérant
Dossier Le CMV renseigne la grille d’analyse des dossiers

validé ? et procède à la validation. Le dossier validé est
Non transmis au DG pour approbation.
Oui
Le DG approuve le dossier validé par le CMV et il
est transmis au secrétariat technique
DG Approbation du dossier
Le DG valide le dossier en précisant le montant
attribué et l’impute à la DRH.
Secrétariat Le secrétariat technique élabore l’état financier

technique Prise en charge conformément aux instructions du DG
médicale

5. Procédure de gestion des clients du Centre Médical

Cette procédure décrit les modalités d’accueil, de consultation et d’administration de soins
préventifs et curatifs aux clients du Centre Médical Paul Antoine Bohoun Bouabré. Elle
s’applique aux agents du Trésor Public et à leurs ayants-droit.

- Arrivée des clients au Centre Médical
- Alertes médicales et autres types d’alertes
- Auto-saisine

- Documents de prestation : carte AMAT-CI (Assistance Mutuelle des Agents du
Trésor de Côte d’Ivoire), carte d’agent de la DGTCP ;
- Notes d’information ;
Agents d’accueil, Agent -Accueillent et/ou enregistrent les clients du Centre
AMAT-CI, Infirmier du Médical, selon leur domaine de compétence et leur remet
Service des Urgences des bons de consultation.
-Transmet les dossiers des clients à la salle de tri et assure
leur conservation à l’issue de la consultation médicale.
Aides-soignants, Sages-femmes -Prennent les constantes des clients et renseignent leur
dossier avant la consultation médicale.
Médecins, Infirmiers et Sages- -Assurent la consultation médicale,
femmes spécialistes - Prescrivent des ordonnances.
Surveillante générale -Elabore le rapport de synthèse relatif à la gestion des
clients.
Médecin-Chef -Elabore le rapport de synthèse relatif aux pathologies
observées.
Administrateur Général -Elabore le rapport d’activités du Centre Médical.

Procédure
- Ordonnances, bulletins d’analyses médicales, registre d’évacuation et de référence ;
- Dossier médical renseigné ;
- Registres de consultation renseignés ou mis à jour ;
- Rapport de synthèse, rapport d’activités.


Décret n°65-210 du 17 juin 1965 qui précise les modalités d’organisation, de
fonctionnement et d’équipement des services de santé au travail

- Règlement intérieur du Centre Médical Paul Antoine Bohoun Bouabré.


1 Dossier médical renseigné Archiviste Jusqu’à la radiation Tri
de l’agent du TP
2 Registre de consultation renseigné -Praticien 11 ans Tri

ou mis à jour -Surveillant d’unité
de soins
3 Rapport de synthèse, rapport Administrateur 11 ans Tri
d’activités Général
4 Registre de transmission déchargé Surveillant d’unités 11 ans Tri
de soins


flux)
-Agents d’accueil L’accueil consiste à :
-Agents AMAT-CI Accueil des -recevoir le client ;
-Archivistes clients -l’enregistrer dans le SYGMEDIC sur présentation de
-Infirmier du Service sa carte AMAT-CI
-lui remettre un bon de prise en charge ;
des Urgences -l’orienter vers la salle de tri.
-transmettre le dossier du client à la salle de tri.
L’état de certains clients peut nécessiter qu’ils soient
directement référés au Service des Urgences (Cf.
Instruction de travail).
Admission à la
-Aides-soignants salle de tri L’infirmier consulte SYGMEDIC pour s’assurer que le
-Infirmiers et Sages- client a été enregistré à l’accueil et que son dossier lui a
été transmis.
femmes Il procède à la prise des constantes (poids, température,
tension artérielle, pouls, taille), renseigne le dossier
physique et électronique et oriente le client vers la salle
de consultation médicale.
La consultation médicale consiste à recevoir le client, à

-Médecins Consultation procéder à l’interrogatoire médical sur la base du
-Infirmiers médicale dossier et à l’examen physique.
spécialistes Le registre de consultation et le dossier physique et
-Sages-femmes électronique du client sont renseignés.
spécialistes Le diagnostic probable et la conduite à tenir sont
expliqués au client (ordonnance médicale, examens
complémentaires, bulletins de référence).
Le registre de consultation, le dossier physique et
électronique sont renseignés et mis à jour.
-Médecins Il existe cinq cas de sorties des clients :

-Infirmiers Sortie des clients de
la consultation -sortie sans ordonnance médicale avec éventuellement
spécialistes bulletins d’analyse (les clients reçoivent des conseils ou
-Sages-femmes des recommandations du praticien) ;
spécialistes -sortie avec ordonnance médicale avec éventuellement
bulletins d’analyse
-mise en observation (bulletin de mise en observation) ;
-évacuation (registre de référence) ;
-transfert à la morgue en cas de constat de décès.
Aides-soignants Transmission des

dossiers des clients Les aides-soignants transmettent les dossiers des clients
aux archives aux Archives pour classement.
Sur la base des statistiques médicales produites

périodiquement par les unités de soins et autres
informations relatives à la gestion des clients, le
-Médecin-Chef Bilans périodiques Médecin-Chef élabore un rapport de synthèse qu’il
de la gestion soumet à l’Administrateur Général.
-Administrateur des clients Le rapport d’activités est élaboré par l’Administrateur
Général Général. Il comprend les recommandations ou actions
arrêtées en matière d’activités de prévention ou de
sensibilisation.

6. Procédure de gestion des bénéficiaires de l’Assistance Mutuelle des Agents du

Trésor de Côte d’Ivoire

Cette procédure décrit les modalités de gestion des bénéficiaires de l’Assistance Mutuelle
des Agents du Trésor de Côte d’Ivoire (AMAT-CI). Elle s’applique aux agents du Trésor
et à leurs ayants-droits bénéficiaires des prestations suivantes conformément au cahier des
charges de la couverture maladie, aux statuts et au règlement intérieur :
- Couverture maladie-maternité ;
- Décès et frais funéraires.

- Réception des demandes d’adhésion des agents ;
- Réception des demandes des bénéficiaires.

Nécessaires à l’application de la procédure
- Pour l’adhésion : fiches de demandes d’adhésion renseignées et pièces exigées

jointes
- Pour la couverture maladie-maternité : bulletins d’examen, avis d’hospitalisation,
bons valant ordonnance médicale soumis à entente préalable, demandes
d’indemnités forfaitaires, demandes de remboursement des frais de santé
- Pour les cas de décès et frais funéraires : dossier de prise en charge des frais
funéraires (certificat de décès, acte de décès, extrait de naissance du défunt, facture
pro-forma d’une société de pompe funèbre) et dossier de demande de reversement
de capital décès (certificat de décès, acte de décès, extrait de naissance du défunt,
acte d’hérédité,)

Service Secrétariat -Réceptionne les demandes de renouvellement de cartes
(changements d’emploi, cartes égarées, changement de taux),
demandes de changement de conjoints.
-Service de Gestion des -Réceptionnent les demandes d’adhésion ou demandes des

Prestations bénéficiaires de l’AMAT-CI, selon leurs domaines de
-Service Médical compétences ;
-Service Gestion des -Traitent et valident les dossiers ou requêtes des bénéficiaires
Prestations de l’AMAT-CI conformément au cahier des charges de la
garantie maladie-maternité et aux statuts de l’AMAT-CI ou
leur notifient le rejet éventuel.
Administrateur Général -Valide les demandes de renouvellement des cartes, les
demandes de changement de conjoint, de formules (frais
funéraires) et de bénéficiaires de capital décès.
Procédure de gestion des bénéficiaires de l’Assistance Mutuelle des Agents du Trésor de Côte d’Ivoire 353

procédure
- Cartes de bénéficiaires (adhérents et ayants-droit) ;

- Bons de prise en charge validés (analyses médicales et hospitalisations) ;
- Copies des effets de règlement (chèques, bordereaux, ordres de virement, factures,
ordres de paiement visés).

- Règlement n°07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 portant Règlementation de
la Mutualité sociale au sein de l’UEMOA ;
- Instruction comptable n° 98/MEF du 05 juillet 1990 relative aux modalités
d’application des dispositions du décret n° 81-137 du 18 février 1981 portant régime
financier et comptable des EPN (fascicule 1,2, 3 et 4).

- Statuts et Règlement intérieur de l’AMAT-CI ;
- Cahier des charges de la garantie maladie-maternité ;
- Guide du mutualiste.

1 Fiches d’adhésion renseignées Service Gestion des 11 ans Tri
Prestations
2 Bons de prise en charge médicale Service Médical 11 ans Tri
3 Copie des effets de paiement Agence Comptable Tri
11 ans
4 Registres des décharges Services concernés 11 ans Tri

-Service Secrétariat -Le Service Secrétariat de l’AMAT-CI réceptionne,
-Service de Gestion enregistre les demandes relatives au capital décès et aux
Réception des frais funéraires et les transmet à l’Administrateur
des Prestations
demandes d’adhésion Général qui les impute aux services compétents.
-Service Médical ou demandes des -Les demandes d’adhésion, de remboursement des frais
bénéficiaires de santé, d’indemnités forfaitaires liées à
l’accouchement en structure publique sont
réceptionnées et enregistrées par le Service Gestion des
Prestations.
-Les demandes de prise en charge liées au tiers payant
(prise en charge d’actes externes et d’hospitalisations)
sont réceptionnées et enregistrées par le Service
Médical.
Le traitement consiste à :
-Service Médical
-vérifier l’exhaustivité et la validité des pièces ;
-Service Gestion des -contrôler les prescriptions médicales conformément au
Prestations Traitement et validation
cahier des charges de la garantie maladie-maternité
-Administrateur des dossiers
(actes externes et hospitalisation) ;
Général -examiner les demandes de remboursement de frais de
santé conformément au cahier des charges
susmentionné (article 23) et au guide du mutualiste
Non (page 9). L’accord du Médecin-Conseil est soumis à
Dossiers l’Administrateur Général pour règlement ;
validés ? -rédiger les notes accompagnées des dossiers à
l’attention de l’Administrateur Général pour validation
(cas des frais funéraires).
Les dossiers non conformes au cahier des charges de la
garantie maladie-maternité font l’objet de rejet notifié
au requérant.
Oui
-Médecin-Conseil
-Service Médical
-Service Gestion des
Notification
Prestations de rejet ou
demande de
complément La validation des dossiers donne droit aux prestations
de dossier de l’AMAT-CI, notamment :
-AMAT-CI -l’établissement des cartes de bénéficiaires ;
-la production des bons de prise en charge médicale ;
-Centre Médical
-le versement d’indemnités forfaitaires liées aux
Paul Antoine Fourniture des accouchements dans les structures publiques ;
Bohoun Bouabré prestations aux -le remboursement des frais de santé, le règlement des
-Structures Bénéficiaires frais funéraires, le reversement du capital décès (Cf.
conventionnées Procédure de règlement des mandats, ordres de
paiement et bons de caisse).
Les bénéficiaires déchargent les registres appropriés.
SECTION 2 : PROCESSUS GÉRER LA FORMATION

La mise en œuvre de la politique formation du Trésor Public par :
- La coordination et le suivi de la formation initiale et les stages;

- La planification et l’organisation de la formation continue ;
- La gestion de l’Institut de Formation et de Renforcement des Capacités.
- Le suivi administratif et pédagogique des cours à l’ENA ;
- La gestion et la planification des stages ;
- L’exécution des actions de renforcement des capacités ;
- L’évaluation post-formation initiale et continue ;
- L’animation et la gestion de l’institut de formation et de renforcement des
capacités.
- Initier aux métiers du Trésor Public
- Maintenir les compétences
- Permettre l’acquisition de compétences nouvelles
- Développer les compétences

- Plan Stratégique de Développement (PSD) de la DGTCP ;
- Politique de formation ;
- Note d’orientation ;
- Notification budgétaire ;
- L’arrêté portant nomination en qualité d’élèves des candidats admis au concours
direct et professionnel d’entrée à l’ENA des cycles moyen, moyen-supérieur, et
supérieur ;
- Notification des entrées des promotions ENA et du démarrage des formations en
filières ;
- Acte portant mise à disposition du Trésor Public, de nouveaux agents ;
- Catalogue de formations ;
- Notification d’appui financier ou d’assistance des bailleurs.
- Directeur Général du Trésor Public ;
- Direction des Ressources Humaines ;
- Direction des Moyens Généraux ;
Fiche technique du processus Gérer la formation 357
- Cabinets de formation;
- Partenaires.

- Respect de la politique formation ;
- Disponibilité du budget ;
- Disponibilité des moyens logistiques ;
- Disponibilité du référentiel de compétences ;
- Actualisation du fichier du personnel ;
- Disponibilité des ressources humaines ;
- Disponibilité des documents d’identification des besoins ;
- Disponibilité des besoins en formation issus des entretiens d’évaluation ;
- Participation aux évaluations des actions de formation ;
- Disponibilité de la liste des élèves par promotion et par cycle ;
- Disponibilité du calendrier de l’année académique à l’ENA et des emplois du
temps ;
- Disponibilité des arrêtés d’admission et de sortie par promotion à l’ENA.
processus
- Plan de formation ;
- Plan de formation budgétisé ;
- Programme trimestriel de formation;
- Données statistiques de la formation ;
- Réseau formateurs internes de la DGTCP ;
- Cahier de charges des formations ;
- Convention de stage ;
- Contrat de stage ;
- Attestation de formation ;
- Attestation de stage ;
- Répertoire des stages ;
- Rapport d’activités ;
- Reporting /Bilan annuel de la formation.
- Directeur Général ;
- Élèves de la filière Trésor de l’École Nationale d’Administration ;
- Prestataires de services (formateurs, cabinets de formation, Services traiteurs) ;
- Établissements de formation conventionnés.
processus
- Mise en œuvre de la politique formation ;
Procédure d’élaboration du plan formation 358

- Acquisition et amélioration de compétence du personnel ;

- Actualisation des Fiches de poste du personnel ;
- Mise à disposition des données statistiques de la formation ;
- Disponibilité des Cahiers de charge de la formation ;
- Formations adaptées aux besoins ;
- Disponibilité du plan la formation ;
- Disponibilité des plannings trimestriels de formation ;
- Compétence des formateurs ;
- Disponibilité des supports de formation ;
- Disponibilité de la logistique ;
- Disponibilité des rapports de formation ;
- Evaluation de l’efficacité des formations ;
- Disponibilité des rapports d’évaluation ;
- Existence de contrats de prestation ;
- Paiement des prestations.


(logigramme ou diagramme de flux)
-Service Identification et -Politique de formation
Planification des Besoins en Identification des -Orientations stratégiques de la DGTCP
besoins de formation
Formation(SIPBF) -Procédure d’élaboration du plan de formation
-Pilote de processus -Note d’information relative aux élèves admis au
-Correspondants Formation concours d’entrée à l’ENA
(CF) -Bilan de la formation de l’année antérieure
Analyse
-Comité Scientifique, des besoins -Fiche d’identification des besoins en formation
d’Analyse de la Formation -Tableau de recueil des besoins en formation
(CSAF) -Canevas des TDR
-Matrice des critères de priorisation des besoins en
Non formation
Besoins
pertinents?
-SIPBF
Oui
-Service Suivi Administratif
et Pédagogique de la -Orientations stratégiques de la DGTCP
Elaboration et validation du -Tableau de synthèse des besoins des services
Formation (SSAP)
Plan de Formation -TDR de commande de formation
-Service Exécution
-Procédure d’élaboration du plan de formation
Formations (SEF) -Projet de plan de formation budgétisé
Service Planification et -Plan de formation budgétisée
-Liste des formateurs
Gestion des Stages (SPGS)
-TDR de commande de formation
-DF -Curricula de formation
-Comité de Direction -Procédure de préparation et de réalisation des
formations
-Procédure de gestion des stages
-Convention des stages
-Guide du tuteur de stage
Plan de
Formation -Tableau récapitulatif des stages externes
validé ? -Curricula de formation
Non
-Supports de formation
Oui
-Cahier des charges des formations

-Service Gestion et Réalisation des activités de -Rapport de formation
Animation de l’Institut formation -Fiche technique de la formation
(SGAI)
-SEFI
-SEAFC -Procédure d’évaluation post-formation
-CF Évaluation des activités de
formation -Rapport d’évaluation
-Services bénéficiaires
-Sous-direction de la
Formation Initiale et des
stages (SDFIS)
-Sous-direction de la Bilan des
Activités de formation -Rapports d’activités
Formation Continue (SDFC)

SOUS-SECTION 2 : PROCÉDURES DE TRAVAIL
1. Procédure d’élaboration du plan de formation

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration du plan de formation. Elle s’applique
à la planification des formations initiale et continue des agents de Trésor Public.
- Besoins de formation exprimés par les services ;
- Entrée en filière des élèves de l’ENA ;
- Recommandations des séminaires et missions d’audits ;
- Auto-saisine.

- Documents d’orientations stratégiques de la DGTCP ;
- Politique de Formation ;
- Plan d’actions de la DGTCP ;
- Courrier de saisine des services ;
- Tableau de recueil des besoins en formation ;
- Canevas des TDR ;
- Arrêté portant nomination en qualité d’élève, des candidats admis au concours
supérieur ;
- Découpage de l’année académique de l’ENA.

Recueille les besoins de formation, élabore le tableau de synthèse
Service Identification et
des besoins de formation, le projet de plan de formation, les
Planification des Besoins
cahiers de charge de commande de formations et le programme
en Formation (SIPBF)
de formation.
Sous-Direction de la analyse les besoins de formation, contrôle les cahiers de charges
Formation Continue des commandes de formation, le projet de plan de formation et le
(SDFC) programme de formation.
Le Directeur de la Pré-valide le projet de plan de formation, le programme de
Formation (DF) formation et diffuse le plan de formation.
Comité de Direction valide le projet de plan de formation.

procédure

- Plan de formation budgétisé ;

- Tableau de programmation des formations ;
- Cahiers des charges des formations ;
- Liste des modules de formation (ENA).

- Constitution ivoirienne du 08 novembre 2016 (Article 11) ;
- Loi n° 95-15 du 12 janvier 1995 portant Code du travail (Titre I emploi ; chapitre
II ; Article 12. 1 à 12.3) ;
- Décret n° 93-607 du 02 juillet 1993 portant modalités communes d’application du
Statut Général de la Fonction Publique, notamment en ses articles 58 et 59 qui
garantissent la possibilité de reconversion professionnelle après formation
professionnelle adaptée ;
- Décret n° 95-92 du 1er février 1995 portant organisation de la formation
professionnelle des candidats fonctionnaires, des fonctionnaires et agents relevant
des Ministères, Établissements publics nationaux et Collectivités locales ;
- Décret n° 96-285 du 03 avril 1996 relatif à la formation professionnelle ;
- Décret n° 2016-1155 du 28 décembre 2016 portant attribution, organisation et
fonctionnement de l’Ecole Nationale d’Administration en abrégé ENA.

- Manuel de procédure de la DGTCP ;
- Canevas d’identification des besoins en formation ;
- Matrice de priorisation des besoins en formation ;
- Grille d’analyse des besoins en formation ;
- Canevas de plan de formation ;
- Réseau des formateurs ;
- Liste des Cabinets de formation ;
- Contrat de prestation et de restauration ;
- Critère de sélection des formateurs.

N° Désignation Responsable du classement Durée d’utilité Sort final

administrative
Service Identification et Planification des 11 ans Tri
1 Cahier des charges de commande
Besoins en Formation
de formation
Service Identification et Planification des 11 ans Tri
2 Un tableau de synthèse des
Besoins en Formation
besoins de formation
Service Archives 11 ans Tri
3 Plan de formation
4 Liste des modules de formation Service Suivi Administratif et

(ENA). Pédagogique


-Un courrier de demande d’expression des
-SIPBF besoins, signé par le Directeur Général et

Identification et centralisation accompagné d’un canevas et d’un programme de
- pilote et co- des besoins de formation
rencontres, est adressé aux services un mois avant
pilote processus
la fin de l’année en cours.
-Correspondant
-En relation avec le Correspondant Formation, les
Formation
pilotes et co-pilotes transmettent leurs besoins à la
(CF)
DF par voie électronique
([email protected]).
-Toutefois, la DF peut identifier des besoins de
Analyse des besoins
formation selon d’autres canaux notamment le
de formation
Comité de Direction, la revue des rapports
d’inspection, des rapports d’activités.
-Des rencontres sont organisées avec les pilotes et
Élaboration du projet co-pilotes processus afin de faire la revue de leurs
-SDFC de plan de formation
besoins et produire les TDR des commandes
SIPBF
(CCCF).
-Un tableau de synthèse des besoins de formation
est élaboré.
Non Projet de Plan -L’analyse consiste à :
de Formation -vérifier la pertinence et l’opportunité des besoins
pré-validé ? de formation au regard des orientations
stratégiques de la DGTCP, des missions des
services demandeurs et du plan d’actions de la
Oui DGTCP ;
-Les besoins de formation retenus sont retracés
dans un tableau comportant notamment le thème
-Directeur de la Non des formations, les services bénéficiaires, la durée
Formation Plan de de formation, le nombre de sessions.
formation
-CSAF -Un projet de budget de formation est établi.
validé ?
- Après la Pré validation par le comité scientifique
d’analyse de la formation, le projet de plan de
Oui formation est soumis à la validation du Comité de
Direction.
Le projet de plan de formation est validé, sous
réserve des la prise en compte des observations du
Comité de Direction sont prises.
-Comité de
Diffusion du
Direction plan de formation validé Le plan de formation validé est diffusé en version
-Directeur de la électronique et papier aux responsables de service
et aux Correspondants Formation.
Formation

2. Procédure de préparation et de réalisation des formations

Cette procédure décrit les modalités de préparation et de réalisation des formations. Elle
s’applique à la formation :
- initiale des élèves de la filière Trésor de l’École Nationale d’Administration ;
- continue des agents du Trésor.

- Réception de la note d’information du DRH relative à l’Arrêté portant admission au
concours d’entrée à l’ENA ;
- Validation du plan de formation;
- Saisine de la Direction Générale.

- l’arrêté portant nomination en qualité d’élève des candidats admis au concours
supérieur ;
- Liste des nouveaux agents de la DGTCP ;
- Plan de formation ;
- TDR de commandes de formation ;

-Service Exécution des Formations reçoivent les dossiers de formation, préparent les
(SEF) formations, assurent le suivi de la réalisation des formations
-Service Suivi Administratif et et élaborent les projets de rapport ou de bilan de formation.
Pédagogique (SSAP)
Service Gestion et Animation de assure la disponibilité des moyens logistiques nécessaires.
l’Institut (SGAI)
-Sous-Direction de la Formation contrôlent les cahiers de charges des formations, les
Initiale (SDFIS) rapports ou bilans des formations et conduisent les séances
-Sous-Direction de la Formation de travail avec les prestataires de formation ou formateurs.
Continue (SDFC)
valide les cahiers de charges des formations, les rapports ou
bilans des formations et en assure la diffusion auprès des
Directeur de la Formation (DF)
services concernés, signe les lettres d’invitation des
participants et formateurs aux formations

procédure
Procédure de préparation et de réalisation des formations 365
- Listes de présence.

- Constitution ivoirienne du 08 novembre 2016 (Article 11) ;
- Loi n° 95-15 du 12 janvier 1995 portant Code du travail (Titre I emploi ; chapitre II ;
Article 12. 1 à 12.3) ;
- Décret n° 93-607 du 02 juillet 1993 portant modalités communes d’application du
Statut Général de la Fonction Publique, notamment en ses articles 58 et 59 qui
garantissent la possibilité de reconversion professionnelle après formation
professionnelle adaptée ;
- Décret n° 95-92 du 1er février 1995 portant organisation de la formation professionnelle
des candidats fonctionnaires, des fonctionnaires et agents relevant des Ministères,
Établissements publics nationaux et Collectivités locales ;
- Décret n° 96-285 du 03 avril 1996 relatif à la formation professionnelle ;
- Décret n° 2016-1155 du 28 décembre 2016 portant attribution, organisation et
fonctionnement de l’Ecole Nationale d’Administration en abrégé ENA.

1 Dossiers de formation -Service Exécution et 11 ans Tri

Suivi des Formations
-Service Suivi
Administratif et
Pédagogique
Service archive
Note : Le dossier de formation comprend notamment le dossier pédagogique, le rapport de formation

et/ou le bilan de la formation, la liste de présence ou fiche de présence renseignée.

Acteurs Représentation schématique (Logigramme ou Commentaires et documents associés

diagramme de flux)
-Service Exécution Les documents de préparation des formations reçus par
des Formations Réception des documents les services compétents pour traitement comprennent :
de préparation des -pour la formation initiale : l’Arrêté portant admission au
(SEF) formations
concours d’entrée à l’ENA ; Le découpage de l’année
-Service Suivi académique ; la liste des formateurs
Administratif et -pour la formation continue : le plan de formation, les TDR
Pédagogique (SSAP) de commandes de formation
La préparation des formations consiste à élaborer les

Préparation des formations cahiers de charges des formations à partir des TDR de
commande de formations et des offres des prestataires
-Le DF retenus, à élaborer les curricula de formation et à mettre
-Comité Scientifique en place les moyens logistiques (Cf. Checklist de
d’Analyse des préparation des salles).
-Les curricula de formation comprennent le cahier de
Formations (CSAF)
charges de la commande, les emplois du temps, tableau de
-SSAP disponibilité des formateurs, les supports de cours, fiches
-SEF d’évaluation, listes des élèves.
-SGAI
Réalisation des formations Le dossier de formation comprend : cahier de charges de
-Prestataires de
la formation, les supports de formation, la liste des
formation participants, le programme de la session, la fiche de
présence, les fiches d’évaluation à chaud, le courrier
d’invitation des participants et formateurs.
-Les formations initiale et continue sont réalisées par les
formateurs ou prestataires retenus.
Élaboration du rapport
ou bilan de formation
-Prestataires de Les services compétents de la DF vérifient que le
conducteur pédagogique est respecté, s’assurent que les
formation
listes de présence, les fiches d’évaluation à chaud sont
-SSAP régulièrement renseignées et que les formations se
-SEF déroulent conformément aux cahiers de charges.
-Pour la formation continue, un rapport de formation est
-Prestataires de produit par le formateur ou le prestataire de service à l’issue
de la formation et transmis à la DF dans un délai de deux
formation
semaines.
-Sous-Direction de -Pour la formation initiale, un bilan de formation est fait
la Formation Initiale par la Sous-direction de la Formation Initiale au terme de
l’année académique.
-Sous-Direction de
la Formation Diffusion du rapport ou - Le rapport de formation est diffusé sur le site du Trésor,
bilan de formation aux espace agents, lucarne DF
Continue
destinataires -Le bilan des formations est transmis, aux formateurs et
Directeur de la aux membres du Comité Scientifique d’Analyse des
Formations.
Formation

3. Procédure d’évaluation post-formation

Cette procédure décrit les modalités d’évaluation des acquis au regard des objectifs de
formation définis. Elle s’applique aux agents en situation de travail après avoir bénéficié
d’une formation initiale ou continue.

Réception du rapport de formation ou du bilan de formation.

- Bilan de formation ;
- Listes de présence ;
- Supports de formation ;
- Fiche d’évaluation post-formation.

-Service Exécution des Formations identifient et programment les formations à évaluer,
(SEF) élaborent les outils d’évaluation des formations, réalisent
-Service Suivi Administratif et l’évaluation, rédige les rapports d’évaluation.
Pédagogique (SSAP) - Le SEAFC intervient au niveau de la formation continue et
le SSAP, au niveau de la formation initiale.
-Service Exécution des Formations contrôlent le programme d’évaluation, les outils

(SEF) d’évaluation et le rapport d’évaluation et proposent les
-Service Suivi Administratif et mesures appropriées.
Pédagogique (SSAP) -Sous-Direction
de la Formation Continue (SDFC)
-Sous-Direction de la Formation
Initiale et des Stages (SDFIS)
Le Directeur de la Formation (DF) valide la liste des formations à évaluer, les outils
d’évaluation, le rapport d’évaluation et diffuse le rapport

procédure
- Rapports d’évaluation ;
- Synthèse des évaluations.
Procédure d’évaluation post-formation 368

Cahiers de charges.de la commande de formation

1 Rapports d’évaluation Service Exécution et Suivi 11ans Tri
de la Formation
2 Synthèse des évaluations Service archives 11ans Tri


-Le SEFI reçoit le tableau de bord de suivi des cours à
-SDFC Réception de la liste des l’ENA

formations réalisées -Le SEAFC reçoit le tableau des formations réalisées
-SDFI des formations à évaluer
-SEAFC
-SEFI
-Un programme d’évaluation est établi par les services

-SEAFC Programmation
des formations à évaluer compétents de la DF.
-SEFI
-Services
bénéficiaires
- Des fiches d’évaluation sont élaborées par les services
-SEFI Élaboration et validation des compétents de la DF.

outils d’évaluation des formations -Le programme et les outils d’évaluation sont validés
-SEAFC
par le DF.
- Prestataires de
formation
-La mise en œuvre de l’évaluation consiste à
-Le DF Mise en œuvre de
l’évaluation des formations transmettre les outils et le programme d’évaluation au
responsable de service.
-Les fiches d’évaluation renseignées, sont transmises à
-SEFI
la DF pour dépouillement.
-SEAFC
-Dans certains cas, le prestataire de formation peut être
-SDFC sollicité pour évaluer les acquis de la formation.
-SDFI
Production et validation -Le rapport d’évaluation est produit conformément au
du rapport d’évaluation canevas-type. Il est validé par le DF.
-Si les conclusions de l’évaluation montrent que les
objectifs visés par la formation n’ont pas été atteints, le
-SEFI DF prévoit en liaison avec le service bénéficiaire de la
-SEAFC formation les actions appropriées.
-SDFC
-SDFIS
-Le rapport d’évaluation est transmis aux services
-Le DF Diffusion concernés.
du rapport -le résultat de l’évaluation des enseignements de l’ENA
est transmis aux formateurs
-Un exemplaire est conservé par la DF.

4. Procédure de gestion des stages

Cette procédure décrit les modalités de gestion des stages. Elle s’applique aux stages de
validation des diplômes :
- des élèves de l’ENA de la filière Trésor ;
- des étudiants des Grandes écoles et Universités.

- Réception de la liste des desideratas des élèves de la filière Trésor relatifs aux
services d’accueil ;
- Réception des lettres de demandes de stages adressées à la DGTCP.

- Tableau des disponibilités annuelles ;
- Liste des desideratas des élèves de la filière Trésor ;
- Lettres de demandes de stages.

Service Courrier réceptionne et enregistre les dossiers de demande de stages et
les transmet au Service Secrétariat.
Service Secrétariat reçoit les dossiers de demande de stages et les transmet au
Directeur de la Formation.
Service Planification et élabore et exécute le planning des stages et le rapport de suivi
Gestion des Stages (SPGS) des stages.
Sous-Direction de la analyse les dossiers de demande de stages et élabore le

Formation Initiale et des planning des stages, assure le suivi des stages, contrôle les
Stages rapports de suivi des stages et le bilan des stages.
Directeur de la Formation valide le tableau de répartition des stages, les lettres de mise en
stage, les contrats de stage école et le bilan des stages.

procédure
- Contrat de stage école ;
- Répertoire des stages ;
- Bilan des stages.

Conventions entre la DGTCP et les Grandes écoles et Universités.
N° Responsable Durée d’utilité Sort final

Désignation
1 Tableau de répartition des SPGS 11 ans Tri

stages
2 Répertoire de stage SPGS 11 ans Tri
3 Rapports de suivi des stages SPGS 11 ans Tri
4 Bilan annuel de gestion des SPGS 11 ans Tri

stages


-Service Courrier de la DF Le Service Courrier réceptionne et
enregistre les dossiers de demande de stages
-Service Secrétariat de la Réception des dossiers et les transmet au Service Secrétariat du
DF de demande de stages Directeur de la Formation pour imputation
-Le DF impute le dossier à la Sous-
Direction de la Formation Initiale pour
traitement.
Les dossiers transmis à la SDFI sont

analysés sur la base des desideratas des
Analyse des dossiers et requérants de la filière Trésor de l’ENA et
élaboration du planning des stages des disponibilités d’accueil des services
pour les requérants des Grandes écoles et
Universités.
-Sur la base d’un tableau de répartition des
-Sous-Direction de la stages élaboré en début de chaque trimestre,
Formation Initiale - les stagiaires sont déployés dans les services
d’accueil.
Service Planification et -Des lettres de mise en stage sont adressées
Gestion des Stages aux responsables des services concernés.
Exécution du Une copie des lettres est remise aux
planning des stages stagiaires.
-La base de données est mise à jour
trimestriellement.
-Service Planification et -Deux semaines après la mise en stage, le
Gestion des Stages Service Planification et Gestion des Stages
vérifie par voie téléphonique auprès des
responsables la présence effective des
stagiaires dans les services d’accueil.
-Des missions de suivi périodiques sont
Suivi des stages et production organisées dans les services d’accueil en vue
des rapports de suivi des stages
de vérifier le bon déroulement des stages
(Cf. Guide du tuteur de stage pour les élèves
de la filière Trésor ENA et Fiches de suivi
-Service Planification et
pour les stagiaires des Grandes écoles et
Gestion des Stages Universités).
Service Évaluation de la -Des attestations de début et de fin de stage
Formation Initiale (SEFI) sont délivrées par le service d’accueil. Elles
permettent à la DF d’établir les attestations
de stage.
Sous-Direction de la
Formation Initiale et des -Des rapports de suivi des stages sont
stages produits par le SEFI
Un bilan annuel de gestion des stages est fait
Bilan de la gestion des sur la base du répertoire annuel des stages
stages

CHAPITRE 3 : AXE SYSTEME D’INFORMATION
L’axe Système d’information est décrit par un ensemble de treize procédures réparties dans
deux processus support (Cf. Tableau de synthèse ci-dessous).

1. Réalisation d’une étude et mise en
œuvre de la solution
Gérer le système informatique
2. Assistance des utilisateurs du système
informatique
1. Maîtrise des documents
2. Acquisition de documents
3. Traitement des documents
4. Diffusion des documents
5. Edition de documents
Gérer le système d’information 6. Maîtrise des enregistrements
documentaire
7. Traitement des archives
8. Élimination des documents d’archives
9. Communication des archives
10. Versement des archives
11. Numérisation
Axe Système d’Information 374

SECTION 1 : PROCESSUS GERER LE SYSTEME INFORMATIQUE

- Élaborer et suivre la mise en œuvre du schéma directeur du système
d’information ;
- Traiter et produire des données, concevoir, réaliser et mettre en œuvre les
applications informatiques ;
- Construire et rendre opérationnel le réseau informatique ;
- Assurer la sauvegarde et la sécurité du Système d’Information.
- Satisfaire les besoins en matière de Système d’Information dans les délais
requis ;
- Assurer la disponibilité et la sécurité des applications, des données et du
réseau ;
- Assurer le support utilisateur dans le délai requis ;
- Assurer la sauvegarde et la sécurité du Système d’Information.
- Orientations du Directeur Général ;

- Besoins des services, Cahiers des charges ;
- Données issues des applicatifs extérieurs ;
- Exigences normatives et techniques applicables.
- DGBF, DGI, DGD ;
- Prestataires externes ;
- Autres organismes.
- Besoins formulés avec clarté et précision ;
- Fiabilité et exhaustivité des données ;
- Célérité, respect des délais, des obligations contractuelles.
processus
- Procès-verbal de recette ;
- Dossiers techniques ;
- Guides utilisateurs, Guides de formation ;
- Fiches d’intervention renseignées ;
- Rapports de missions, Rapports d’installation ;
- Plan de sauvegarde, Rapports de sauvegarde ;
- Données transmises aux partenaires ;
- Plan de sécurité.
-
Fiche technique du processus Gérer le système informatique 375

- DGI ;
- DGD ;
- DGBF ;
- Autres clients.

processus
- Disponibilité, confidentialité et intégrité des données ;

- Disponibilité sécurité du système d’information ;
- Respect des délais, Célérité dans le traitement des demandes ;
- Conformité des solutions par rapport aux demandes.


Acteurs
Secrétariat DSI Réception - Expression des besoins

des besoins émanant des différents
clients du processus
(courrier, mail, appel
Non
Besoin téléphonique, etc.)
nécessitant
une étude ?
-Sous-Direction du Développement et
Oui
du Suivi des Applications de la
Comptabilité Générale de l’État
(SDDSACGE)
Réalisation et mise
-Sous-Direction des Applications en œuvre de la solution
Spécifiques (SDAS)
- Sous-Direction du Réseau et du
Support Utilisateurs (SDRSU) -Cahier de charges
-Sous-Direction de la Production -Procès-verbal de recette
(SDP) -Fiches d’intervention
-Registre d’incidents
SDDSACGE/ SDAS/ SDRSU/

SDP
Assistance des utilisateurs
-Cahier des charges additionnelles

-Demandes d’intervention des
utilisateurs
SDDSACGE/ SDAS/ SDRSU/ -Fiches d’intervention
SDP Suivi et
maintenance du
système
d’information
-Rapport de maintenance du
système d’information
SDP
Sauvegarde du système
d’information
SMSI/SDP Rapport de sauvegarde du système

d’information
Sécurisation du système
d’information
Rapport de sécurisation du système
d’information

1. Procédure de réalisation d'une étude et de mise en œuvre de la solution

Cette procédure décrit les modalités de réalisation d’une étude et de mise en
œuvre de la solution. Elle s’applique à la production d’une application
informatique, à la création et à l’extension du réseau.
- Réception des demandes d’informatisation d’une activité, de création ou
d’extension réseau ;
- Constat d’un besoin d’informatisation d’une activité, de création ou d’extension
réseau ;
- Instructions de la hiérarchie.
- Un courrier de demande d’application, de création ou d’extension du réseau ;
- Comptes rendus de réunion ;
- Cahier des charges ;
- Compte-rendu de Comité de Direction.
Services de la DGTCP déterminent leurs besoins et les transmettent à la

Direction des systèmes d’Information.
Directeur des Systèmes valide les besoins selon le cas, notifie les rejets éventuels
d’Information au requérant.
-Sous-Direction du Développement -analysent et participent à la validation des besoins ;
et du Suivi des Applications de la -traitent les besoins et mettent en œuvre les solutions
Comptabilité Générale de l’État retenues ou appropriées.
(SDDSACGE)
- Sous-Direction des Applications
Spécifiques (SDAS)
- Sous-Direction du Réseau et du
Support Utilisateurs (SDRSU)
- Sous-Direction de la Production
(SDP)
-Services demandeurs Participent au traitement des besoins et à la mise en

œuvre des solutions.
-Prestataires extérieurs
Procédure de réalisation d'une étude et de mise en œuvre de la solution 378


procédure
- Package de l’application (dossier technique, guide utilisateur, guide de formation) ;
- Procès-verbal de recette ;
- Rapports de mission ;
- Fiches d’intervention ou d’assistance visées jointes.
- Outils de modélisations ;
- Outils de gestion de bases de données ;
- outils de développements.

1 Fiches d’intervention ou d’assistance Secrétariat de la 11 ans Tri
visées DSI
2 Rapport de mission Sous-Directions 11 ans Tri
concernées
3 Procès-verbal de validation Sous-Directions 11 ans Tri
concernées


-Services de la -Les besoins d’automatisation des activités, de
DGTCP Identification création ou d’extension de réseau sont identifiés par
-DSI des besoins les services qui les transmettent à la DSI.
-La DSI peut également identifier les besoins.
En relation avec les Sous-Directions concernées, le

DSI apprécie la pertinence, l’opportunité et la
-DSI faisabilité des requêtes (en dehors des instructions
-SDDSACGE/ Analyse et validation de la Direction Générale) ou des besoins détectés.
SDAS/ des besoins
SDRSU/SDP
-Si les résultats de l’analyse ne sont pas satisfaisants,
le rejet des dossiers est notifié aux requérants.
-Si les dossiers sont validés, ils sont imputés aux
Non Résultats de Sous-Directions compétentes pour traitement selon
l’analyse le type de besoin (production d’application, création
satisfaisants ? ou extension de réseau).
données ?
Notification -Pour la production d’applications, le traitement
de rejet au consiste à analyser les cahiers des charges,
DSI requérant Oui modéliser les données et les traitements, créer les
bases de données, codifier les traitements (écrire les
programmes),
-Pour la création de réseau, le traitement consiste à
-SDDSACGE Traitement des besoins câbler les bâtiments, établir un lien entre les sites
concernés et la centrale.
-SDAS -Pour l’extension du réseau, le traitement consiste à
-SDRSU faire un câblage additionnel.
-SDP Pour la création ou l’extension de réseau, des
-Services prestataires extérieurs sont sollicités. Ils produisent
demandeurs des bons de livraison qui font l’objet de décharge.
-Prestataires La solution fait l’objet de tests. Les insuffisances
extérieurs constatées sont prises en charge avant la validation.
Un procès-verbal de recette est établi.
SDDSACGE
-SDAS Mise en œuvre de la solution Dans le cadre d’une application informatique, la
-SDRSU mise en œuvre consiste à ;
-SDP -former les services concernés à l’utilisation de
-Services l’application (Cf. guide utilisateur et guide de
demandeurs formation, rapport de formation) ;
-Prestataires -configurer les postes des utilisateurs pour leur
permettre d’accéder à l’application et à ses données,
extérieurs à intégrer l’application dans le plan de sécurisation
du système d’information;
-assister les utilisateurs à la prise en main de
l’application en cas de besoin.
Des fiches d’intervention ou d’assistance sont
-SDDSACGE renseignées et visées.
-SDAS Evaluation Dans le cadre de la création ou de l’extension de
-SDRSU de la solution réseau, les postes des utilisateurs sont identifiés dans
-SDP le réseau (adresses IP, comptes utilisateurs) et
-Services sécurisés (installation d’antivirus, profil d’accès).
demandeurs Des fiches d’intervention sont établies et visées.
-Prestataires
extérieurs

2. Procédure d’assistance des utilisateurs du système informatique

Cette procédure décrit les modalités d’assistance des utilisateurs du système informatique
de la DGTCP. Elle s’applique aux besoins d’assistance des utilisateurs du réseau et des
applications informatiques.
- Réception des demandes d’assistance ;
- Constat de dysfonctionnement par la Direction des Systèmes d’Information.
- Demandes d’assistance (verbale, courrier, ou par mail) ;
- Registre des incidents ou des non-conformités renseigné.
-Services de la DGTCP identifient les besoins d’assistance
-Direction des Systèmes d’Information
SDDSACGE / SDAS/ SDP/ SDRSU traitent les demandes d’assistance, renseignent les
fiches d’assistance et le registre des incidents ou
non-conformités.
procédure
- Fiches d’intervention visées ;

- Registre des incidents ou des non-conformités à jour.
Contrats d’engagements de service
Durée d’utilité
N° Désignation Responsable du classement Sort final
administrative
1 Fiches d’intervention visées Sous-Directions concernées 11 ans Tri
2 Registre des incidents mis à Sous-Directions concernées 11 ans Tri
jour
Procédure d’assistance des utilisateurs du système informatique 381


Acteurs
-Services de la -Les besoins d’assistance sont identifiés par les
DGTCP services qui les communiquent à la DSI.
-DSI Identification -La DSI peut également identifier les besoins
des besoins d’assistance des utilisateurs du système
d’assistance des informatique.
utilisateurs Un registre des incidents est renseigné pour les
cas de dysfonctionnements.
L’examen des besoins consiste selon le cas à :

Examen -établir un diagnostic (cas de
Sous-Directions dysfonctionnement) ;
concernées des besoins
-identifier les solutions probables et les moyens
nécessaires.
Le traitement consiste à mettre en œuvre les

Sous-Directions solutions identifiées selon la nature du besoin.
Traitement des Le traitement peut se faire sur place ou à
concernées besoins distance selon la nature du besoin.
Une fiche d’intervention est visée par l’Assistant
et le responsable de service ou l’agent assisté.
Elle mentionne entre autres, le niveau de
satisfaction des bénéficiaires de l’assistance.
Le registre des incidents ou des non-conformités
est mis à jour.
L’assistance est clôturée lorsque le besoin a été

satisfait. Les fiches d’intervention visées et le
Sous-Directions registre des incidents ou des non-conformités à
concernées Enregistrement jour sont conservés par les Sous-Directions
des résultats de concernées.
l’assistance
Procédure d’assistance des utilisateurs du système informatique 382

SECTION 2 : PROCESSUS GÉRER LE SYSTEME D’INFORMATION

DOCUMENTAIRE
- Acquérir, traiter et diffuser l’information documentaire, afin de satisfaire les
besoins documentaires des Agents du Trésor Public ;
- Organiser les archives des services du Trésor Public, afin de faciliter le repérage de
l’information et produire des statistiques fiables ;
- Assurer la gestion électronique des documents ;
- Assurer la maîtrise des informations documentées.
- Satisfaire les besoins informationnels des services du Trésor Public ;
- Assurer la garde et la conservation sécurisée des documents conformément à la
législation, à la réglementation et aux normes en vigueur ;
- Préserver la mémoire institutionnelle ;
- Maîtriser les informations documentées d’origine interne et externe.
- Orientations de la Direction Générale ;
- Demande d’organisation des documents exprimés par les services ;
- Rapport d’enquête des besoins informationnels des agents du Trésor Public ;
- Registre de consultation ;
- Existence de fonds d’archives non organisées ;
- Besoin exprimé d’organisation des documents manuellement ou
électroniquement ;
- Besoins exprimés dans les rapports d’activités antérieurs ;
- Documents d’origine interne ;
- Documents d’origine externe.
- Tous les services de la DGTCP ;
- Prestataires externes.
- Mettre à la disposition du Centre de Documentation du Trésor les documents
conformément à la commande ;
- Veiller à l’intégrité physique des documents avant la livraison ;
- Mettre à la disposition des spécialistes de l’information des locaux et du matériel
adéquats pour le traitement des archives et de la documentation ;
- Aseptiser les fonds d’archives ;
- Respecter les cahiers des charges ;
- Déterminer le type de documents à numériser.
processus
Fiche technique du processus Gérer le système d’information documentaire 383

- Liste des documents acquis ;

- Produits et services documentaires réalisés ;
- Bases de données élaborées ;
- Registre des consultations renseignées ;
- Rapports d’activités rédigés ;
- Documents rédigés, vérifiés et approuvés ;
- Cadre de classement ;
- Référentiel de classement
- Référentiel de conservation et d’élimination élaborés ;
- Répertoire de fonds d’archives rédigé ;
- Rapport d’organisation des fonds d’archives élaboré ;
- Rapport d’audit du système d’archivage produit ;
- Procès-verbal de récolement rédigé ;
- Bordereau de transfert ;
- Bordereau de versement ;
- Bordereau d’élimination ;
- Répertoires des documents d’origine interne et externe en vigueur ;
- Répertoires des documents d’origine interne et externe périmés ;
- Autres administrations publiques ;
- Usagers/clients externes.
processus
- Services et produits documentaires adaptés aux besoins exprimés ;
- Confidentialité dans le traitement des informations ;
- Mise à disposition d’outils de gestion et de recherche adaptés et fiables ;
- Sécurité des archives ;
- Qualité des documents numérisés ;
- Célérité et respect des délais.


(logigramme ou diagramme de flux)
- Questionnaires d’enquête,
DDA/Antennes Identification et analyse des courriers, Plan d’actions DG,
Régionales/ besoins de documentation, Fiche technique, rapport
Spécialistes et d’archivage et de numérisation d’enquête, liste des besoins
Correspondant de identifiés
l’information -Répertoire des documents
documentaire / tous disponibles
les Services - Lettre de saisine besoins des
services
Documentation,
Archives ou -Rapport de récolement
DDA/Antennes
Numérisation ? -programme d’activités
Régionales/
Spécialistes et
Correspondant de
Documentation Archivage Numérisation -Bon de commande
l’information
-Bordereau de livraison
documentaire / tous
-Rapport de récolement
les Services
-Cahier des charges
Acquisition Contrôle de
Collecte des -Règle de maîtrise des
l’accès
documents informations documentées
DDA/ Antennes -Engagement de
Régionales/ confidentialité
Préparation
Spécialistes et Elaboration des intellectuelle et
Correspondant de outils de gestion matérielle des -Référentiel de classement,
l’information Traitement des documentaire documents sélectionnés - Règle de maîtrise des
documentaire / tous documents
les Services informations documentées
Traitement du fonds -Référentiel de conservation
d’archives et d’élimination, Bordereau
Scannage des
DDA / Antennes de versement
documents Liste des habilitations
Régionales/
Spécialistes et Elaboration des
Correspondant de produits et service Répertoires/Base de
l’information documentaires Contrôle de la données/ Fiches d’analyse
documentaire / tous Conservation quantité et de /Données numériques/
les Services la qualité Déclaration de numérisation
conservation Répertoires/Bases de données
Stockage des Dossiers documentaires/
DDA/ Antennes documents catalogue/index/Répertoires
Communication Indexation - Déclaration de numérisation
Régionales/
des documents -Courrier, Affiches
Spécialistes et
Correspondant de
l’information -Référentiel de conservation
Stockage
documentaire / tous Diffusion des Tri et Elimination et d’élimination
les Services documents documents -Procédure de maîtrise des
Gestion des documents
documents - Règle de maîtrise des
Versement sources informations documentées
conservation -Registre de consultation/

DDA/ Antennes fiches de consultation/
Régionales/ statistiques de fréquentation.
Spécialistes et -Bordereau/PV d’élimination
Correspondant de Contrôle – Suivi - évaluation -liste des documents périmés
l’information
-Données statistiques, rapport
documentaire / tous
de contrôle/Fiche de
les Services
suggestion


1. Procédure de maîtrise des documents

Cette procédure décrit les modalités d’élaboration, d’identification, de vérification,
d’approbation, de diffusion, de mise à jour et de conservation ou de retrait des documents.
Elle s’applique aux documents physiques ou électroniques d’origine interne et externe.
- Réalisation d’une activité ou d’une tâche ;
- Réception de documents d’origine interne et externe.
- Existence de documents d’origine interne à maîtriser;
- Existence de documents d’origine externe à maîtriser;
- Demande des services (besoin de création ou de modification de documents).
- Services du Trésor Public - identifient, analysent et valident les besoins de
(services demandeurs, création, de modification ou d’acquisition de
producteurs ou utilisateurs de documents ;
documents)
- Direction de la - élaborent ou produisent, acquièrent et vérifient

Documentation et des les documents, identifient et enregistrent les
Archives documents, mettent à disposition ou diffusent les
documents, assurent la conservation et le retrait
des documents.

procédure
- Documents rédigés, vérifiés et approuvés ;
- Répertoires des documents d’origine interne et externe en vigueur ;
- Répertoires des documents d’origine interne et externe périmés.
- Norme ISO 9001-2015 relative au management de la Qualité ;
- Norme ISO 11-620 relative aux indicateurs de performance des bibliothèques,
2008 ;
- Règle de maîtrise des informations documentées.


1 Liste des documents rédigés, 11 ans Retrait
DDA/Service
vérifiés et approuvés pilote
2 Répertoires des documents 11 ans Conservation
DDA/Service
d’origine interne et externe en pilote
vigueur
3 Répertoires des documents 11 ans Conservation
DDA/Service
d’origine interne et externe pilote
périmés


Acteurs
-Services de la Identifient leurs besoins en matière de création, de
DGTCP modification ou d’acquisition de documents pour la
-Direction de la Identification des besoins de conduite de leurs activités.
création, de modification ou
Documentation et des d’acquisition de
Archives (DDA) documents/Besoin de
maîtriser des documents
existants
Apprécient l’opportunité et la pertinence des

besoins documentaires.
Existence de
Création,
documents
modification ou
d’origine interne Acquièrent les documents conformément à la
Services de la DGTCP acquisition de
et externe à procédure d’acquisition et de traitement de
documents
maitriser documents.
élaborent ou modifient les documents selon les
besoins liés à leurs activités (procédures,
instructions, notes, décisions, formulaires, etc.),
Analyse et conformément à la charte graphique de la DGTCP
-Services de la validation des et aux référentiels établis.
DGTCP besoins Toutefois, la rédaction des documents peut être
confiée à des personnes-ressources ou à des
-DDA
compétences externes au service.
-Personnes-ressources
Procèdent à la vérification et à la validation ou
approbation des documents.
Elaboration,
acquisition et
vérification des
Identifient et décrivent les documents selon les
documents
règles en vigueur dans les services et en fonction de
leur nature (charte graphique de la DGTCP et IT
Identification et description des relative aux Règles de maitrise des informations
documents documentées).
Les documents identifiés sont retracés dans des
-DDA registres ou bases de données dédiées.
-Services utilisateurs
ou producteurs Les documents sont mis à la disposition des
utilisateurs par remise directe, courrier
Mise à disposition ou électronique, intranet, bibliothèque numérique,
diffusion des documents affichage, au cours des réunions de sensibilisation
-DDA ou de déploiement.
ou producteurs Au terme d’une période d’utilisation, les services
Révision/modification procèdent à la révision et à la modification des
diffusion des documents documents en fonction des mutations structurelles
et de l’évolution de l’activité. Les modalités de
-DDA
révision et de modification des documents sont
précisées dans l’Instruction de Travail relative aux
ou producteurs règles de maitrise des informations documentées
Retrait des
documents Les documents qui ne sont plus en vigueur sont
-DDA périmés retirés de l’utilisation par la DDA en collaboration
-Services utilisateurs avec les services concernés. Un spécimen du
ou producteurs document périmé est conservé. Le spécimen du
document retiré est estampillé « PERIME »

2. Procédure d’acquisition des documents

Cette procédure décrit les modalités d’acquisition des documents en vue d’enrichir le fonds
documentaire du Centre de Documentation et de satisfaire les besoins documentaires des
utilisateurs. Elle s’applique aux documents d’origine interne et externe nécessaires à la
conduite des activités et faisant l’objet d’acquisition à titre onéreux ou gracieux.
2.2 Faits ou événements déclencheurs de la procédure
- Réception des besoins documentaires ;
- Auto-saisine suite à l’inventaire du fonds documentaire ou des besoins détectés.
- Rapport d’enquête ;
- Liste des besoins documentaires.
Services de la DGTCP Identifient les besoins documentaires.
- Identifie les besoins documentaires, traite les besoins documentaires,
Direction de la Documentation et veille à la collecte, la réception et la vérification des documents ;
des Archives - Passe les commandes auprès des fournisseurs.
- Recherche les sources d’acquisition (libraires, éditeurs, centres de
Service Acquisition et Traitement de documentation, réseaux documentaires…) ;
l’Information Documentaire - Assure la collecte, la vérification et la réception des documents.

procédure
Répertoire des documents acquis.

2015 ;
- Manuel de procédures de la DGTCP.
N° Durée d’utilité
Désignation Responsable du classement Sort final
administrative
01 Rapport d’enquête d’évaluation Direction de la Documentation 11 ans Destruction
des besoins documentaires et des Archives
02 Registre des entrées et Sous-Direction de la Validité Conservation
répertoires spécifiques Documentation
03 Liste des documents acquis Service Acquisition et Traitement Validité Validité


Sous-Directeur de la Réalise une enquête d’évaluation des besoins au

Analyse des besoins
Documentation documentaires des moyen de questionnaire.
clients
Sous-Directeur de la Sur la base de la liste des besoins documentaires

Définition de la politique identifiés
Documentation d’acquisition
Non
Sous-Directeur de la
Documentation/Servic Acquisition à
titre onéreux
e Acquisition et
Traitement
Oui
Etablissement de la liste Fait une proposition d’acquisition en précisant les

Directeur de la documents à acquérir ainsi que le coût
des acquisitions
Documentation et des
Archives
Validation de
la liste ?
Non Analyse la pertinence des choix et le budget afférent
Oui
Etablissement de la liste
définitive et recherche des Rédige les références des documents et prend
sources contact avec les sources d’acquisition (Libraires,
Editeurs, Centres de documentation, réseaux
Sous-Directeur de la documentaires…)
Documentation/Servic
e Acquisition et Demande de factures pro-
Traitement forma et passation de la
Au vu des factures pro forma, il adresse un bon de
commande
commande au fournisseur.
Directeur de la
Archives
Livraison de la commande
Etablit un bordereau de livraison et met les
Le fournisseur documents à la disposition de la DDA
Vérification de la livraison
Confronte le bon de commande avec les documents
Service Acquisition et effectivement livrés, en tenant compte de la
Traitement quantité, de la qualité et du coût
Livraison
conforme
?
Non Oui
Réception et
enregistrement -Vise les bordereaux de livraison des documents
Service Acquisition des documents -Renseigne les répertoires spécifiques
et Traitement

3. Procédure de traitement des documents

Cette procédure décrit les modalités de traitement des documents des services du Trésor
Public. Elle s’applique aux documents d’origine interne et externe nécessaires à la conduite
des activités et faisant l’objet d’acquisition à titre onéreux ou gracieux.
- Acquisition de nouveaux documents ;
- Existence de documents non traités.
- Documents non traités ;
- Nouvelles acquisitions.
- Enregistre les documents acquis ;

Service Acquisition et - Estampille les documents enregistrés ;
Traitement - Catalogue les documents ;
- Effectue l’indexation des documents ;
- Elabore les produits documentaires ;
- Stocke les documents.
Sous-Directeur de la Contrôle et valide le traitement des documents
Documentation
Procédure
- Répertoires ;
- Bases de données bibliographiques ;
- Statistiques.
Norme ISO 11-620 version 2015 relative aux indicateurs de performance des
bibliothèques.


administrative
01 Répertoires DDA/ Service Acquisition et Validité Validité
Traitement
02 Bases de DDA/Service Acquisition et Validité Validité

données Traitement
bibliographiques


Acteurs
Service Acquisition Enregistrement Mentionne les références des documents dans

et Traitement des répertoires numériques
des documents
Appose le cachet du Centre de Documentation

Service Acquisition Estampillage des sur les documents, pour matérialiser leur
et Traitement documents appartenance au service
Service Acquisition Effectue la description bibliographique des

Catalogage des
et Traitement documents.
documents
Décrit le contenu informatif du document à l’aide

Service Acquisition Indexation des documents de mots- clés
et Traitement
Conçoit et réalise les produits à mettre à la

Elaboration des produits disposition des clients
Service Acquisition documentaires
et Traitement
Classe et range méthodiquement les documents

sur les rayonnages.
Service Acquisition Stockage des Mémorise les données traitées par la constitution
et Traitement documents
des bases de données bibliographiques.

4. Procédure de diffusion des documents

Cette procédure décrit les modalités de diffusion des documents auprès des services du
Trésor Public. Elle s’applique aux documents d’origine interne et externe nécessaires à la
conduite des activités.
- Expression de besoin de consultation ;
- Existence de produits et services documentaires à offrir aux clients.
- Demande de consultation des clients ;
- Auto-saisine du personnel du Centre de Documentation pour diffuser un produit
ou service intéressant le public cible.
- Reçoit les clients (présence physique, e-mail, téléphone,

Service Gestion et Diffusion de courrier.) ;
l’Information Documentaire - Recueille les demandes des clients sur une fiche de
consultation ;
- Traduit les demandes en langage documentaire ;
- Effectue la recherche documentaire ;
- Communique les documents aux clients ;
- Réoriente au besoin les clients.

procédure
- Fiche de consultation renseignée;
- Fiche de prêt renseignée;
- Statistiques de consultation (Rapport d’activités).
2008 ;
- Répertoire des documents ;
- Mail liste des clients.

4.7 Enregistrements : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat

obtenu
administrative
1 Fiches de DDA/ Service Gestion et Validité Conservation
consultation Diffusion de l’Information
renseignée Documentaire
DDA/ Service Gestion et Conservation
Validité
Diffusion de
2 Fiche de prêt l’Information Documentaire
renseignée
DDA/ Service Gestion et Conservation
3 Rapport Validité
Diffusion de
d’activités
l’Information Documentaire


Service Gestion et
Diffusion de Réception des Accueille de manière physique, téléphonique, par
l’Information clients E.mail ou courrier physique
Documentaire
Service Gestion et
Recueil des demandes des Par entretien direct ou indirect
Diffusion de
requérants
l’Information
Documentaire
Service Gestion et Clarifie le sujet de recherche par l’identification de

Diffusion de Traduction des demandes la thématique
l’Information en langage documentaire
Documentaire
Service Gestion et
Consulte les répertoires spécifiques, les bases de
Diffusion de Effectue la recherche données et les rayonnages
l’Information
documentaire
Documentaire
Service Gestion et
Diffusion de Réorienter le
l’Information client vers une
Documentaire autre source
Document
disponible ?
Non
Oui Le Spécialiste met le document à la disposition du

client
Service Gestion et
Diffusion de Communication Le client renseigne une fiche de consultation
l’Information du document
Documentaire au client

5. Procédure d’édition de documents

Cette procédure décrit les modalités d’édition des documents des Services du Trésor Public.
Elle s’applique aux documents d’origine interne non confidentiels et utilisés pour la
conduite des activités et l’information des usagers/clients.
- Besoin d’élaboration ou d’actualisation des publications du Trésor Public ;
- Existence de projets de publications validés.
- Liste des projets de publications validés ;
- Contrat d’édition signé par la Direction Générale et l’entreprise d’édition.
-Adresse un courrier de saisine aux différents services du

Trésor Public relativement à l’expression de leurs besoins
d’actualisation et d’élaboration de leurs documents ;
Direction de la Documentation -Collecte les besoins d’élaboration ou d’actualisation des
et des Archives documents ;
- Centralise les projets de publication des documents du
Trésor Public
- Convoque les séances de travail du Comité de
Coordination des activités de production des publications du
Trésor Public
- Transmet les projets de publications validés à l’éditeur
- Réceptionne, traite, classe et diffuse les documents édités
auprès des utilisateurs
- Expriment le besoin d’élaboration ou d’actualisation des
Services de la DGTCP publications du Trésor Public
- Rédigent les projets de publication des documents du
Trésor Public
Comité de Coordination des Examine, amende et valide les projets de publications en
Activités de Production des relation avec les services concernés.
Publications
Direction Générale Approuve les projets de publications pré-validés d’intérêt
général (Manuel de procédures, guide du payeur, etc.)
Prestataire Edite les publications.

procédure
- Liste des documents à éditer ;
- Liste des documents élaborés édités ;
- Liste des publications du Trésor mise à jour ;
- Courrier de diffusion des documents.
Procédure d’édition des documents 397


Durée d’utilité Sort final
N° Désignation Responsable du classement
administrative
1 Courrier de saisine Direction de la 11 ans Destruction
Archives
2 Liste des projets de Direction de la 11 ans Destruction
publications reçus Documentation et des
Archives
Contrat d’édition Direction de la Validité Destruction
3 Documentation et des
Archives
4 Liste des documents Direction de la Validité Conservation
édités Documentation et des
Archives
5 Liste des publications Service Acquisition et Validité Conservation
mise à jour Traitement des Documents
6 Courrier de diffusion Service Gestion et Diffusion 11 ans Destruction
des documents de l’Information


-Direction de la -Les besoins d’élaboration ou d’actualisation des

Identification des publications sont identifiés par les services et transmis à
Documentation et besoins d’élaboration ou
la DDA.
des Archives (DDA) d’actualisation des
-La DDA identifie également les besoins au moyen
-Services de la publications
d’enquêtes ou tout autre moyen.
DGTCP
Direction de la Centralisation des Le Service Edition et Maitrise de la Documentation

Documentation et projets de publications recueille et centralise les projets de publications.
des Archives (DDA)
Examen, amendement et validation des Le Comité de Coordination en relation avec les Services
Comité de projets de publications
Coordination concernés procèdent à l’examen, à l’amendement et à la
validation du projet de publications.
Approbation des documents d’intérêt

DG général Le Comité de Coordination transmet les projets de
publications pré-validés pour approbation
Transmission des projets de publications La DDA initie un courrier pour la transmission des
DG/DDA
approuvés à l’éditeur projets de publications validés ou approuvés au
prestataire choisi. La correspondance est accompagnée de
l’état des documents à éditer.
Edition et mise à disposition des L’éditeur procède à l’édition des publications.

Editeur publications à la DDA
Contrôle de l’intégrité physique et Le contrôle consiste à vérifier le contenu et la forme de

DDA intellectuelle des documents édités publications tels que transmis à l’éditeur.
En cas d’anomalies, les documents sont renvoyés au

Non prestataire (éditeur) pour corriger les imperfections. S’il
n’y a pas d’anomalies, la DDA émet un « Bon à éditer »
Intégrité ? au prestataire.
Oui
Réception des publications éditées La DDA réceptionne les publications éditées.

DDA
Stockage et diffusion
des publications auprès
des utilisateurs La DDA stocke et met les publications à la disposition des
DDA Services utilisateurs.

6. Procédure de maitrise des enregistrements

Cette procédure décrit les modalités de gestion des enregistrements. Elle s’applique aux
enregistrements sur support papier et électronique.
Ces enregistrements peuvent être des données comptables, des rapports d’activités, des
procès-verbaux, des courriers, des actes administratifs, des états financiers, des comptes de
gestion, des comptes rendus de réunion etc.
- Réalisation d’activités nécessitant des enregistrements ;
- Respect des obligations légales, réglementaires et normatives.
Archives physiques et/ou numériques.

-Services producteurs identifient, exploitent les enregistrements, assurent la diffusion ou
-Services utilisateurs transmission aux destinataires, rangent et stockent les
enregistrements.
Direction de la assure le rangement, le stockage, la conservation et l’élimination
Documentation et des des enregistrements selon le cas.
Archives
procédure
- Référentiel de classement ;
- Référentiel de conservation et d’élimination ;
- Répertoire de fonds d’archives organisées ;
- Cahier de transmission ;
- Base de données ;
- Fiche de communication.
- Décret n° 64-214 du 26 juin 1964 portant réglementation en matière de
responsabilité et de débet des comptables publics (Article 1er) ;
- Décret n° 76-314 du 4 juin 1976 portant règlement général des Archives Nationales ;
- Décret n° 2014-416 du 04 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité
Publique ;
- Norme ISO 15489 relative à la gestion des documents d’activités, 2001 ;
- Norme ISO 9001interprétation 4.2.4 relative aux enregistrements ;
- Référentiels de conservation et d’élimination des documents du Trésor Public ;
- Référentiels de classement des documents des services du Trésor Public.
Procédure de maitrise des enregistrements 400


1 Référentiel de Service Archives (CID) Validité jusqu’à Elimination
classement nouvelle version
2 Référentiel de Service Archives(CID) Validité jusqu’à Conservation
conservation et nouvelle version
d’élimination
3 Répertoire des fonds Service Archives(CID) Validité jusqu’à Conservation
d’archives nouvelle version
4 Procès-verbal -Services producteurs 11 ans Conservation
d’élimination Service Archives(CID)
-DDA
-Comité d’Elimination
5 Bordereau -Services producteurs ou 11 ans Conservation
d’élimination utilisateurs
Service Archives(CID)
-DDA


Acteurs
L’identification consiste à référencer les
-Services producteurs Identification des documents l’enregistrement, à le transcrire dans
-Services utilisateurs enregistrements un registre (objet, nature, numéro, date de
l’enregistrement, version, code) et/ou à
renseigner une base de données dédiée.
-Services producteurs Traitement des

-Services utilisateurs enregistrements
Les enregistrements sont transmis pour

information, pour décision ou dispositions à
prendre.
Non
Diffusion/
Transmission
-Les enregistrements sont rangés dans les dépôts

de pré-archivage, dans les bureaux ou stockés
Oui dans des bases de données appropriées
conformément au référentiel de classement.
-Services producteurs Diffusion ou transmission -Le conditionnement est fonction de la nature des
-Services utilisateurs des enregistrements enregistrements : les dossiers d’archives sont
rangés dans des boîtes d’archives, les dossiers
courants sont dans des chronos.
-Services producteurs Conformément au Référentiel de Conservation et

-Services utilisateurs d’Elimination, le sort final des enregistrements
Rangement et stockage des peut être :
-Direction de la enregistrements
Documentation et des -la conservation définitive : le répertoire des fonds
d’archives est mis à jour.
Archives -l’élimination : un procès-verbal et un bordereau
d’élimination sont établis.
Direction de la
Conservation ou
Documentation et des élimination des
Archives/DAN enregistrements

7. Procédure de traitement des archives

Cette procédure décrit les modalités de traitement des archives courantes et intermédiaires
de l’ensemble des services de la DGTCP.
- Nécessité de la gestion des documents d’activités ;
- Existence de fonds d’archives non organisées.
- Documents d’activités ;
- Fonds d’archives non organisées.
Direction de la réalise le diagnostic du système d’archivage et assiste les

Documentation et des services à l’élaboration et à la mise à jour des outils de gestion
Archives des archives.
Services producteurs contribuent à la réalisation du diagnostic du système
d’archivage.
Spécialiste de contribue à la réalisation du diagnostic du système
l’Information d’archivage, collecte, trie, regroupe, classe, analyse,
Documentaire conditionne et range les documents d’archives.
Correspondant de assure le relais des activités du Spécialiste de l’Information
l’Information Documentaire
Documentaire

procédure
- Référentiel de classement ;
- Référentiel de conservation et d’élimination ;
- Répertoire de fonds d’archives ;
- Rapport d’organisation des fonds d’archives ;
- Base de données renseignée.
- Décret n°64-214 du 26 juin 1964 portant réglementation en matière de
- Norme ISO 15489 relative à la gestion des documents d’activités, 2001 ;
- Norme ISAD(G) de description archivistique ;
- Référentiels de conservation et d’élimination des documents du Trésor Public.
Procédure de traitement des archives 403


1 Référentiel de classement Service Archives / Validité jusqu’à Elimination
CID nouvelle version
2 Référentiel de conservation et Service Archives / Conservation
d’élimination CID Validité jusqu’à
la révision
3 Rapport de récolement Service Archives / 11 ans Elimination
CID
4 Rapport d’organisation de Service Archives / 11 ans Elimination
fonds d’archives CID
5 Bordereau de transfert Service Archives / validité Conservation
renseigné CID
6 Bordereau de versement Service Archives / validité Conservation
renseigné CID
7 Répertoire de fonds d’archives Service Archives / validité Conservation
traitées CID
8 Base de données renseignée Service Archives / validité Conservation
CID


flux)
-DDA - font l’état des lieux portant sur la nature et la
-Service producteur volumétrie des documents, des locaux et du mobilier de
Diagnostic du
-Spécialistes de conservation.
système
l’Information - établissent un rapport de diagnostic.
d’archivage
Documentaire (SID)
- élaborent un calendrier de collecte

DDA/SID Collecte des documents
- collectent les documents dans les bureaux à l’aide de
d’archives
bordereau de transfert.
DDA/SID Élaboration ou mise à jour des élaborent ou mettent à jour les outils nécessaires à la
outils de gestion gestion des archives notamment le Référentiel de
classement et le Référentiel de conservation et
d’élimination.
trient, regroupent, classent et analysent les documents

SID/CID Tri, regroupement, classement d’archives en utilisant des fiches d’analyse pour
et analyse des documents élaborer les instruments de recherche
d’archives
-Conditionnent les documents traités dans des boîtes

Conditionnement et rangement des
SID/CID d’archives et les rangent dans des dépôts de pré
documents d’archives
archivage.
-Renseignent les bases de données et produisent un
rapport d’organisation de fonds d’archives.
-conservent les documents d’archives traités dans les

Conservation des
SID/CID conditions idoines.
documents d’archives

8 Procédure d’élimination des documents d’archives

Cette procédure décrit les modalités d’élimination des documents prescrits et ne présentant
aucun intérêt historique.
- Échéance du délai de conservation(DUA) ;
- Sort final (Conservation, Elimination, Tri).
Référentiel de conservation et d’élimination.
Services producteurs/SID sélectionnent les documents à éliminer, renseignent le

bordereau d’élimination en conformité avec le RCE, notifient
la demande d’élimination à la DDA, participent à
l’élimination des documents, mettent à jour la base de données
et conservent les copies des procès-verbaux d’élimination.
réceptionne les notifications de demandes d’élimination des
documents, contrôle et valide les bordereaux d’élimination,
DDA saisit la Direction Générale et les Archives Nationales, s’assure
de la mise à jour des outils de gestion et de recherche et
conserve les copies des procès-verbaux d’élimination.
supervisent les opérations d’élimination des documents et
Inspection Générale du
l’IGT rédige le procès-verbal d’élimination.
Trésor
Direction des Archives contrôle la régularité de l’opération et vise le bordereau
Nationales d’élimination.

procédure
- Procès-verbal d’élimination;
- Bordereau d’élimination.
- Décret n° 64-214 du 26 juin 1964 portant réglementation en matière de
- Décret n° 2014-416 du 09 juillet 2014 portant règlement général sur la comptabilité
publique ;
- Ordonnance n°2013-660 du 20 septembre 2013 relative à la prévention et à la lutte
contre la corruption et les infractions assimilées.
Procédure d’élimination des documents d’archives 406


Durée d’utilité
administrative
Procès-verbal Service Archives /CID 11 ans Conservation
1
d’élimination de Comité d’Elimination
documents d’archives -DDA
Bordereau d’élimination Service Archives /CID 11 ans Conservation
2
de documents d’archives Comité d’Elimination
-DDA


Acteurs
-Services consultent le référentiel de conservation et
producteurs/SID Sélection des documents à d’élimination (RCE) et renseignent le bordereau
éliminer d’élimination.
Non Adresse la demande d’élimination à la DDA.

Service producteur Conformité des La DDA vérifie et approuve la requête.
documents Lorsque la requête n’est pas acceptée, l’opération
sélectionnés avec
le RCE
de sélection est reprise.
-Services producteurs Oui

-DDA
Lorsque la requête est acceptée, la DDA saisit la

Saisine de la Direction des Archives
Direction des Archives Nationales par voie
-DDA Nationales (DAN) par voie
hiérarchique.
hiérarchique
-DAN Visa de la DAN La DAN approuve et vise le bordereau

d’élimination.
-Services Producteurs
Élimination Une date est fixée pour l’opération d’élimination.
-DDA supervisée par l’Inspection Générale du Trésor.
-IGT Les documents peuvent être éliminés par
incinération, par broyage ou tout autre moyen
approprié.
IGT Confirmation de l’élimination
par un procès-verbal Un procès-verbal d’élimination est établi.
- Services Producteurs
À l’issue de l’opération d’élimination, les outils de
-SID / CID Mise à jour gestion notamment les bordereaux de versement
des outils de gestion et les bases de données sont mis à jour.
et de recherche

9 Procédure de communication des archives

Cette procédure présente les règles et les conditions de la communication des archives des
services du Trésor Public.
Demande de consultation.
Documents disponibles.
Service demandeur - fait une demande de communication au service

d’archives
- fait une demande de consultation des archives d’un
autre service
- consulte les instruments de recherche fournis par le
service d’archives
- consulte les archives au sein du service des archives
- enregistre les communications d’archives
Services archives
- réintègre les documents

procédure
- Fiche/registre de communication renseigné ;
- Fiche fantôme renseignée.
- Loi n° 2013-867 du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt
public;
- Décret n° 76-314 du 04 juin 1976 portant règlement général des archives
nationales.
Durée d’utilité
administrative
Fiche / Registre de 11 ans Conservation
1 Service Archives / CID
communication
Validité
2 Fiche fantôme Service Archives / CID jusqu’à la Elimination
réintégration
Procédure de communication des archives 409


Acteurs
Service - Formulent une demande de

Demande de consultation
producteur/autre Consultation par courrier,
au service d’archives
service/SID/CID téléphone, fax
- Consultent ses propres archives

Service Demande de
- Demandent à consulter les
consultation
archives d’un autre service.
producteur/autre
service
Oui
Service
producteur ?
Notification de
rejet au
requérant En cas de refus la procédure prend
Non fin.
Service producteur / Autorisation écrite du
service demandeur Service producteur
Autorisation Si le service producteur donne son

accordée ? accord, la procédure continue
Service producteur/ Oui

service demandeur
Renseignent la fiche de
Renseignement de la fiche de communication communication
SID/CID
Consulte ses instruments de
Consultation des instruments de recherche recherche pour retrouver les
documents.
SID/CID
Met les documents à la disposition
Mise à disposition des documents du demandeur.
Renseigne la fiche fantôme
SID/CID
Renseigne le registre de
SID/CID Enregistrement de la communication communication des documents.
Réintégration des Réintègre les documents après

SID/CID documents consultation
Procédure de communication des archives 410

10 Procédure de versement des archives

Cette procédure décrit les règles et les conditions de versement des archives :
- des services producteurs vers les services d’archives ;
- des services d’archives aux Archives Centrales du Trésor Public.
- Mise en application des procédures de versement des documents ;
- Mise en application du référentiel de conservation et d’élimination (RCE) ;
- Nécessité de décongestionner les locaux dévolus aux archives courantes et
intermédiaires.
- Entente préalable sur le transfert des responsabilités;
- Dépôt de pré archivage et bureau des producteurs engorgés.
- formule la demande de versement ;

- sélectionne les documents ;
Service versant /SID - numérote les boîtes et conditionne les articles ;
- établit un bordereau de versement ;
- transfère les boîtes d’archives.
- approuve la demande de versement (entente préalable) ;
- contrôle la présence des articles ;
DDA /Service d’archives - valide le bordereau de versement ;
Centrales - prend en charge le versement ;
- enregistre le versement ;
- range les articles du versement ;
- met à jour les instruments de gestion et de recherche.

procédure
- Bordereau de versement renseigné ;
- Base de données renseignées ;
- Instruments de gestion et de recherche mis à jour.
- Décret n° 76-314 du 04 juin 1976 portant règlement général des archives nationales ;
- Procédure de versement des documents ;
- Référentiel de conservation et d’élimination (RCE)
Procédure de versement des archives 411


Durée d’utilité
administrative
Archives Centrales Validité conservation
1 Bordereau de versement
Service versant
Validité
Base de données mise à Archives Centrales jusqu’à mise à conservation
02
jour Service versant jour
Instruments de recherche Validité

Archives Centrales jusqu’à conservation
03 et outils de gestion
Service versant l’actualisation
actualisés


Acteurs
Service versant / s’entendent pour effectuer un

Entente préalable
Archives Centrales versement
Service versant / SID Sélection des articles recensent les articles du versement
Conditionnement des documents conditionnent les documents et

Service versant / SID numérotent les articles (boites
et numérotation des articles
d’archives)
renseignent le bordereau de
Service versant / SID Renseignement du bordereau de versement versement
de versement
effectuent le transfert des articles
Service versant / SID Transfert du versement aux Archives Centrales
Archives Centrales réceptionnent le versement et

Réception et contrôle de la présence des articles contrôlent le contenu des boîtes
d’archives
Service versant / SID / Validation du bordereau de versement

Archives Centrales visent le bordereau et prend le
versement en charge
Enregistrement du versement attribuent un numéro au

Archives Centrales
versement
Archives Centrales Localisation du versement localisent le versement dans le

dépôt
Archives Centrales rangent les articles du versement

Rangement du versement
dans le dépôt des Archives
Centrales
prennent en charge le versement

Archives Centrales en adressant un courrier ou elles
Prise en charge du versement mentionnent le numéro du
versement, l’adresse de
localisation

11. Procédure de numérisation
11.1. Objet et domaine d’application de la procédure

Cette procédure décrit les modalités de numérisation des documents de la Direction
Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP). Elle s’applique aux
documents sur support papier, analogique et reconnus indispensables à la conduite des
activités des différents services.
- Documents essentiels;
- Protection et sauvegarde de l’intégrité des documents.
Documents sur support papier et/ou analogique.

- assure la coordination administrative, scientifique et

Direction de la
technique des projets de numérisation ;
Documentation
- assure la numérisation, l’archivage électronique et
et des Archives
l’élimination des fichiers numérisés.
Comité de pilotage du - coordonne les actions de mise en œuvre du Système
SAE d’Archivage Electronique (SAE) au Trésor Public
- mettent à disposition les ressources nécessaires
Services du Trésor (financières, humaines, matérielles, technologiques) pour
Public mener à bien les projets de numérisation ;
- déterminent les projets prioritaires.

procédure
- Fichiers numériques;
- Bases de données.
- Loi N°2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère
personnel ;
- Loi N°2013-546 du 30 juillet 2013 relative aux transactions électroniques ;
- Loi N° 2013-867 du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt
public ;
- Décret n° 76-314 du 4 juin 1976 portant règlement général des Archives Nationales;
- Décret n°2016-851 du 19 octobre 2016 fixant les modalités de mise en œuvre de
l‘archivage électronique;
- Norme ISO 15-489 relative à la gestion des documents d’activités, 2001;
- Norme NF Z 42-013 de mars 2009 sur les spécifications relatives à la conception et
à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et
l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (équivalent à la norme ISO
14641-1 ; 2012);
Procédure de numérisation 414

- Dublin Core, recommandations pour la description bibliographique

(métadonnées);
- Référentiel de conservation et d’élimination des documents du Trésor Public;
- Référentiel de classement des documents du Trésor Public.
- Décision n°02166 /MEF/DGTCP/DDA-DEMO du 02 juin 2017 portant création
d’un Comité de pilotage du Système d’Archivage Electronique su sein du Trésor
Public
11.7 Numérisation : preuves de réalisation de la procédure ou du résultat obtenu

1 Déclaration de numérisation Service Validité Conservation
Production
2 Fichiers numériques SAEABDD Validité Conservation
Fiche d’engagement de Service Validité Conservation

3 confidentialité Production
4 Base de données SAEABDD Validité Conservation
5 Rapport de numérisation de Secrétariat du 11 ans Destruction

fonds d’archives service


flux)
DDA, les Spécialistes de -L’identification des besoins consiste à recueillir les besoins des
l’Information structures soit par enquête soit par l’expression du besoin
Documentaire (SID), en (courrier; e-mail), ou sur instruction de la Direction Générale
Identification et -L’analyse des besoins consiste à étudier les besoins de
collaboration avec le analyse des besoins numérisation (objectifs, typologies, volumétries, échéances etc.)
Service producteur, de numérisation Cette opération est matérialisée par un questionnaire, un courrier
de saisine, le plan d’actions de la Direction Générale et une fiche
technique d’états des lieux et analyse des besoins de
Non numérisation.
Projet validé ?
Une notification est adressée au requérant du projet qu’il
soit validé ou non.
Oui
-DDA Il consiste à porter une attention particulière sur les
-Services producteurs Contrôle de l’accès
renseignements personnels et confidentiels lors de la
numérisation. Il s’appuie sur l’Engagement de
confidentialité.
DDA et les Spécialistes de Préparation matérielle
Pour optimiser l’opération de numérisation et réduire les
l’Information risques de détérioration des documents et de
Documentaire l’équipement, il faut organiser les documents.
C’est l’étape de numérisation proprement dite qui

- Spécialistes de Scannage des consiste à scanner les documents afin d’obtenir des
l’Information documents fichiers numériques. Les fichiers numériques constituent
Documentaire (SID). les documents associés à cette tâche.
Il consiste à s’assurer que tous les documents et toutes les

pages d’un document ont été numérisés et de l’intégrité
- Spécialistes de Contrôle de la quantité et du contenu du fichier obtenu au regard du document
l’Information de la qualité source. Les fichiers numériques et la fiche de contrôle
Documentaire (SID).
quantité et qualité constituent les documents associés à la
réalisation de cette étape.
L’indexation consiste à décrire les fichiers numériques de

Spécialistes de façon formelle en utilisant les métadonnées (type, auteur,
l’Information Indexation titre, source, date, etc.) en vue de faciliter les opérations
Documentaire (SID). de recherche. La capture d’écran de la base de données
est le document associé.
Spécialistes de Le stockage des données consiste à utiliser des supports

l’Information Stockage des données d’enregistrement pour conserver des données à l’aide
Documentaire (SID). d’ordinateurs ou d’autres périphériques
Une fois la numérisation effectuée, les documents

- DDA originaux sont ramenés aux structures productrices et
- Service producteur Gestion des documents conservés ou éliminés au regard du référentiel de
- Inspection Générale du sources conservation et d’élimination.
Trésor
- Direction des Archives Les documents associés à cette tâche sont la fiche de
Nationales. remise de documents, le référentiel de conservation et de
d’élimination et le bordereau d’élimination de
documents.

SECTION 3 : PROCESSUS GERER LA SECURITE

- Assurer la sécurité du personnel, des usagers/clients et visiteurs dans les locaux et sites ;
- Assurer la sécurité des deniers et valeurs, des équipements, des infrastructures, des
données et des informations.
- Prévenir les accidents de travail ;
- Prévenir les incendies ;
- Prévenir les infractions, intrusions, incidents et braquages ou cambriolages.
3.Éléments d’entrée du processus : données d’entrée, documents ou pièces nécessaires
- Politique sécurité ;
- Consignes de sécurité ;
- Règles de sécurité informatique ;
- Liste des prestataires de sécurité ;
- Contrat avec le prestataire de sécurité-incendie ;
- Conventions avec les forces de l’ordre (Police et Gendarmerie) ;
- Liste des bâtiments et autres infrastructures de la DGTCP;
- Budget sécurité.
- Prestataires de sécurité ;
- Processus Gérer le système informatique ;
- Processus Gérer les moyens généraux ;
- Processus Gérer les ressources humaines ;
- Processus Gérer l’écoute client et la communication ;
- Processus Surveiller la gouvernance ;
- Processus Gérer la Documentation et les Archives.

- Politique de sécurité adéquate ;
- Fiabilité et exhaustivité des données et informations;
- Conformité aux exigences spécifiées, respect des cahiers de charges ou conventions.
processus
- Rapport d’évaluation (audit, diagnostic sécurité);
- Etat des besoins de sécurité ;
- Plan d’Actions de sécurisation (agents, fonds, équipements, infrastructures, informations,
usagers / clients, visiteurs) ;
- Plan de gestion des alertes (crises et incidents) ;
- Rapports de formation et de sensibilisation à la sécurité-incendie ;
- Cartographie des niveaux de risques par zone ;
- Rapport d’évaluation des risques sécuritaires ;
- Comptes rendus de gestion des incidents, accidents, intrusion ou braquages ;
Fiche technique du processus Gérer la sécurité 417

- Comptes rendus de gestion de crise ;

- Plan de retour à la normalité ;
- Rapports d’évaluation des pertes d’actifs suite à des incidents, accidents, braquages ou
- Cambriolages.
- Tous les processus et services de la DGTCP ;
- Usagers/Clients et visiteurs dans les locaux et sites de la DGTCP.
processus
- Prise en compte et satisfaction de leurs besoins et attentes ;
- Disponibilité, fiabilité des données et informations ;
- Efficacité des dispositions prises en matière sécuritaire.

9. Enchaînement des activités / tâches du processus

Acteurs
Politique de sécurité de la DGTCP validée

Définition de
la politique de
sécurité
- Rapports d’évaluation sécuritaire

- Etat des besoins en matière de sécurité
- Plan de formation, d’information et de
Etablissement du sensibilisation relatif à la sécurité
- DMG dispositif sécurité - Guide de sécurité
- Direction Générale - Plan d’Actions sécuritaires validé
- DSI, DDA, DRH, - Plan de gestion des alertes
IGT,
DCRP
- Etat d’exécution du Plan d’Actions

- DMG Mise en œuvre sécuritaires
- DSI, DDA, DRH, du dispositif sécurité - Rapport de formation et de sensibilisation
IGT, - Cartographie des niveaux de risques par zone
DCRP - Comptes rendus de gestion de crise
- Comptes rendus de gestion d’incident
- Déclarations de sinistre
- DMG Evaluation de l’efficacité

- Auditeurs du dispositif sécurité
- Comité de direction - Rapports d’audit ou rapport de diagnostic et
autres évaluations des risques sécuritaires
- Comptes rendus de revue de processus
Non
Dispositif
efficace ?
Oui
- DMG
- DSI, DDA, DRH, Amélioration
IGT, du dispositif sécurité - Plan d’amélioration du dispositif sécuritaire
DCRP - Etat d’exécution des actions d’amélioration du
dispositif de sécurité.

Objectifs du processus
Prévenir les accidents de travail :

- Nombre d’agents formés en secourisme ;
- Nombre d’accidents de travail enregistrés (accidents sans blessés, avec
blessés, avec mort d’hommes) ;
- Nombre d’accidents de véhicules ou autre matériels roulant (moto,…)
enregistrés.
• Prévenir les incendies :

- Nombre d’anomalies signalées ;
- Nombre d’incendies enregistrés ;
- Nombre d’acquisition des équipements de sécurité (extincteurs) ;
- Nombre de non-conformités liées à la sécurité-incendie.
• Prévenir les accidents de travail :

- Nombre d’infractions enregistrées ;
- Nombre d’intrusions enregistrées ;
- Nombre d’incidents enregistrés ;
- Nombre de braquages ou cambriolages (locaux, véhicules) enregistrés.

Conclusion
CONCLUSION
Le présent manuel de procédures décrit l’organisation du Trésor Public, les modalités de

réalisation des activités, des tâches et des opérations, ainsi que les responsabilités des
principaux acteurs. Au-delà de sa dimension descriptive, ce manuel met en évidence les
caractéristiques du Trésor Public à travers plusieurs centres d’intérêts :
- une administration à l’écoute des usagers/clients et partenaires. Le dispositif
d’écoute client a été renforcé par la mise en place d’un Observatoire de l’Ethique et de la
Déontologie ainsi que de la plateforme BAOBAB en vue de veiller au respect des droits
des bénéficiaires des produits et services du Trésor Public et de gérer efficacement leurs
plaintes et réclamations ;
- une administration à l’écoute de ses agents par :
- la prise en compte de leurs suggestions dans la définition de la politique
managériale ;
- le traitement de leurs requêtes ;
- un système d’évaluation des performances individuelles et collectives à travers les
contrats d’objectifs, la coordination du suivi-évaluation des plans d’actions, la
consolidation des acquis des missions traditionnelles de vérification, l’évaluation des
agents et des services, le renforcement de la surveillance de la gouvernance par l’audit et
le contrôle interne ;
- une meilleure mise en valeur du caractère transverse des activités par le
déploiement de l’approche processus et l’harmonisation des procédures ;
- une administration résolument engagée dans la démarche qualité. Le présent
manuel de procédures constitue un moyen de déploiement efficace des processus et
procédures dans l’ensemble des services ;
- une veille légale et réglementaire affirmée par la prise en compte des textes de
référence applicables dans l’ensemble des procédures concernées.
Le Trésor public, à l’instar des administrations engagées en démarche de progrès, est en
constante mutation pour s’adapter à l’évolution de son environnement. C’est pourquoi, la
dynamique qui sous-tend la rédaction du présent manuel de procédures repose sur sa
mise à jour permanente grâce au retour d’expérience. Cette nécessité d’adaptation permet
de préserver la pertinence du manuel, d’assurer une meilleure coordination des actions et
un fonctionnement efficace des services du Trésor Public.
Conclusion 421
Annexe 1 : Glossaire
Annexe 1 : Termes et définitions
1- agent d’assurance
Opérateur qui signe une convention de collaboration avec une seule compagnie
d’assurance en vue de commercialiser ses produits. Les agents généraux, les agents
mandataires, les agents des Banques et Établissements financiers, de la Poste et des
Agences de voyage sont notamment classés dans cette catégorie.
2- Action corrective
Action visant à éliminer la cause d'une non-conformité ou d'une autre situation indésirable
détectée (Source : Norme ISO 9000 version 2005, page 14).
3- Action efficace
Action dont la mise en œuvre a permis d’atteindre l’objectif défini.
4-Action préventive
Action visant à éliminer la cause d'une non-conformité potentielle ou d'une autre situation
potentielle indésirable (Source : Norme ISO 9000 version 2005, page 14).
5- Approbation de document
Examen de la forme d’un document par une personne garante de la structuration des
documents liés à ses activités.
6- Archives
Ensemble de documents, quels que soient leur support, leur date, produits ou reçus par une
personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités (Source : Conseil International
des Archives).
7- Bordereau de versement de documents
Instrument de recherche provisoire, relevé détaillé énumérant des documents et des
dossiers remis à un service d'archives par un service versant.
8- Certificat de non contestation
Document délivré par le Greffe à l’expiration du délai d’un mois montrant que le débiteur
saisi n’a pas contesté la saisie de son argent entre les mains de son débiteur.
9- Classement de document
Opération consistant à analyser et à ordonner les documents d’archives conformément aux
principes archivistiques et son résultat.
Acte consistant à répertorier par typologie, les documents dans les listes faisant apparaître
le titre, la codification, l’indice de version et la date de mise à jour d’un document.
(Le classement est distinct du rangement matériel sur les rayonnages.)
10- Conditionnement de documents
Opération consistant à placer des documents d'archives dans des contenants appropriés de
façon à assurer leur conservation.
11- Conservation de document
Ensemble des techniques, méthodes et procédés destinés à assurer l’intégrité des
documents.
Annexe 1 : Termes et définitions 422

12- Courtier d’assurance

Commerçant opérant dans le domaine de l’assurance en qualité d’intermédiaire entre
l’assureur et l’assuré. À ce titre, il place les risques de ses assurés auprès des Compagnies
qui présentent les meilleures conditions de garanties et de primes.
13- Elimination de document
Procédure règlementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’est
plus justifiée.
14- Document
Support qui contient et véhicule des informations ou données et qui peut être présenté sous
différentes formes : papier, disque informatique, bande magnétique, photographie (Source :
Norme ISO 10013 version 2001).
15- Durée d'utilité administrative d’un document
Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le
service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision
concernant son traitement final.
16-Enregistrement
Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une
activité (Source : Norme ISO 9000 version 2015, page 25).
17- Fait déclencheur d’une procédure
Fait ou évènement à partir duquel une procédure est déclenchée.
18-Fiche d’action corrective/préventive
Formulaire permettant d’enregistrer une action corrective ou préventive et les résultats de
sa mise en œuvre.
19-Mainlevée
Acte amiable ou judiciaire par lequel l’on annule l'effet d'une saisie, d'une opposition, d'un
nantissement, d'une hypothèque, d'une tutelle, d'un mandat de dépôt ou d'arrêt.
20-Non-conformité
Non-satisfaction d’une exigence (Source : Norme ISO 9000 version 2015, page 20).
21- Plan d’actions

Outil de pilotage et de suivi-évaluation de l’action administrative qui répertorie, pour une
année, les actions prioritaires dont la mise en œuvre contribue à l’atteinte des objectifs
assignés à l’institution.
22- Procédure
Elle définit et décrit le système de fonctionnement lié à des tâches bien définies dans le
travail.
23- Processus
Ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour
produire un résultat escompté (Source : Norme ISO 9000 version 2015, page 16).
24- Rapport annuel

Document synthétique dans lequel sont consignées les activités réalisées par les différents
services du Trésor Public au cours d’une année.

25- Saisie attribution

Procédure consistant à saisir entre les mains d’un tiers les créances de son débiteur portant
sur une somme d’argent.
26- Référentiel d’archivage ou référentiel de conservation
Outil destiné à faciliter les procédures d'archivage indique pour chaque fonction, la liste
des documents utilisés et les délais de conservation desdits documents.
27- Titre de recettes
Document constatant les droits et les créances qui naissent au profit de l’administration
permet d’informer le débiteur.
28- Tri
Opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être
conservés de ceux qui sont destinés à être détruits.

Tables des matières
Tables des matières 425

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ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION GENERALE DU TRESOR ET DE LA

SECTION 2 : CATALOGUE DES PRINCIPAUX PRODUITS ET SERVICES DU

Domaines Produits et services Usagers / Clients ou Bénéficiaires

Délivrance de mainlevée Personnes physiques et morales

Recouvrement d e recettes État, EPN et Collectivités Territoriales

Mise à disposition de Titulaires de comptes à la Banque des

Mise à disposition de État, EPN et Collectivités Territoriales

3. Dépenses Règlement des mandats, - Personnes physiques et morales

Catalogue des principaux produits et services du Trésor Public 12

Axes Prestations Clients / Bénéficiaires

Élaboration d’actes portant Ministère en charge de l’Économie

Délivrance d’agrément pour Opérateurs et promoteurs du secteur

5.Réglementation, Élaboration d’actes portant État, Ambassades, Projets, EPN et

Délivrance de visas de contrat Compagnies d’assurance

Délivrance d’agrément de Compagnies d’assurance

Réalisation d’études Ministère en charge de l’Économie

Production de données Ministère en charge de l’Économie et

Catalogue des principaux produits et services du Trésor Public 13

Deuxième Partie : DESCRIPTION DES

Description des activités de management 14

- l’axe Client et Communication qui comprend un processus :

Description des activités de management 15

CHAPITRE 1 : AXE CLIENT ET COMMUNICATION

1. Réalisation d’une enquête

2. Saisine de l’Observatoire de l’Éthique et de la Déontologie

3. Traitement des plaintes et réclamations

4. Élaboration de la stratégie de communication

7. Production de supports audiovisuels

9. Gestion de la communication de crise

Axe client et communication 16

SECTION 1 : PROCESSUS GERER L’ECOUTE CLIENT ET LA