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    Module8 Financial Reporting Checklist - FR

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    Ce document présente une liste de contrôle pour le reporting financier destinée aux bénéficiaires de fonds européens pour des actions extérieures. La liste couvre la forme, le contenu et d'autres aspects du rapport financier tels que la conformité aux exigences contractuelles et la documentation des dépenses.

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    BOÎTE À OUTILS DE GESTION FINANCIÈRE

    POUR LES BÉNÉFICIAIRES DE FONDS EUROPÉENS


    DESTINÉS À DES ACTIONS EXTÉRIEURES

    LISTE DE CONTRÔLE «REPORTING FINANCIER»

    Oui Non S. o. Commentaires/remarques

    A. FORME DU RAPPORT FINANCIER


    A1 Le rapport financier est-il établi dans la devise précisée
    dans les exigences contractuelles? - Note (a)

    A2 Le rapport financier est-il présenté selon les mêmes


    classifications que le budget convenu?
    A3 Le rapport financier comporte-t-il une comparaison
    budget/réel?
    Les chiffres budgétés présentés dans le rapport financier
    sont-ils identiques à ceux du budget convenu?

    A4 Si vous avez effectué des reclassifications budgétaires,


    sont-elles conformes aux exigences contractuelles du
    projet?

    A5 La période couverte par le rapport financier est-elle


    identique à celle prévue dans le contrat signé en relation
    avec le projet?

    A6 Le rapport financier couvre-t-il toutes les dépenses du


    projet, y compris celles cofinancées par des parties autres
    l'UE?
    A7 Pour les devis-programmes uniquement: le rapport
    financier répertorie-t-il les dépenses par source de fonds
    qui les a financées?

    A8 Si le projet inclut des apports en nature, le rapport


    financier mentionne-t-il la valeur réelle de ces apports
    séparément des dépenses du projet à proprement parler?

    A9 Avez-vous consulté les exigences contractuelles du projet


    afin de vérifier si l'utilisation d'un modèle de rapport
    spécifique est obligatoire?

    A10 Dans ce cas, l'avez-vous utilisé?

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    BOÎTE À OUTILS DE GESTION FINANCIÈRE
    POUR LES BÉNÉFICIAIRES DE FONDS EUROPÉENS
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    LISTE DE CONTRÔLE «REPORTING FINANCIER»

    Oui Non S. o. Commentaires/remarques

    B. CONTENU DU RAPPORT FINANCIER


    B1 Le rapport financier correspond-t-il parfaitement, sans
    ajout, omission ni ajustement, à vos registres comptables?

    B2 Si votre rapport financier est établi dans une devise autre


    que la devise dans laquelle est tenue votre comptabilité, la
    conversion a-t-elle été effectuée conformément aux règles
    prévues dans les exigences contractuelles du projet?

    Pour les types les plus fréquents d'exigences


    contractuelles, il s'agit:

    - pour les subventions: de la moyenne arithmétique des


    taux mensuels d'InforEuro au cours de la période couverte
    par le rapport financier;
    - pour les projets gérés au travers de devis-programmes:
    du taux appliqué par la banque pour la conversion des
    fonds;

    - pour les contrats de services: du taux InforEuro du mois


    au cours duquel la facture est établie.
    B3 Le rapport financier mentionne-t-il les intérêts produits
    par les avances de fonds consenties par l'Administration
    contractante?

    B4 Le rapport financier fait-il état des éventuelles recettes du


    projet? (p.ex. frais de soumission, garanties d'offre non
    remboursables, vente d'actifs, etc.)

    B5 Si le rapport financier est établi à l'aide d'un modèle Excel,


    avez-vous vérifié à deux fois que toutes les formules
    étaient correctes?

    B6 Avez-vous préparé un rapprochement des mouvements de


    trésorerie du projet, couvrant la même période que votre
    rapport financier? - Note (b)

    B7 Si, à la date du rapport financier, le projet possède des


    éléments d'actif ou de passif, sont-ils mentionnés dans
    une annexe au rapport financier? (p. ex. au moyen d'un
    bilan ou d'une déclaration hors bilan dans le cas de
    comptes de notes)

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    POUR LES BÉNÉFICIAIRES DE FONDS EUROPÉENS
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    LISTE DE CONTRÔLE «REPORTING FINANCIER»

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    C. AUTRES
    C1 Chaque écriture au registre comptable du projet est-elle
    étayée par les bonnes pièces justificatives?
    Veuillez vous reporter à la liste de contrôle
    «Documentation» jointe au module 2.

    C2 Pour chaque dépense, avez-vous vérifié que celle-ci:


    - est prévue dans le budget (contractuellement) convenu
    de l'action;
    - est nécessaire à la réalisation de l'action;

    - a été engagée au cours de la période de mise en œuvre


    de l'action, mentionnée dans le contrat - Note (c);

    - a été consignée dans les registres comptables de votre


    organisation;

    - n'a pas déjà été financée dans un cadre autre que celui
    qui finance l'action en question (pas de double
    financement);

    - si elle est libellée dans une devise autre que celle de


    l'action, a été convertie conformément aux règles définies
    dans les conditions contractuelles du projet?
    (Voir aussi question B2)

    C3 Avez-vous vérifié que vos dépenses effectives, par ligne


    budgétaire, ne dépassent pas le budget convenu?

    C4 Avez-vous vérifié qu'aucune dépense indiquée dans le


    rapport financier n'inclut de TVA ou autres taxes, à moins
    que les conditions suivantes soient toutes deux réunies:

    - vous êtes en mesure de prouver que vous ne pouvez pas


    récupérer ces taxes auprès du gouvernement local
    concerné et

    - l'instrument financier et la réglementation applicables à


    l'action autorisent l'inclusion de taxes.

    C5 Si vous n'êtes pas sûr que l'instrument financier et la


    réglementation applicables à l'action autorisent l'inclusion
    de taxes, avez-vous contacté l'Administration contractante
    ou la délégation européenne concernée?

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    Oui Non S. o. Commentaires/remarques

    C6 Avez-vous vérifié qu'aucune dépense indiquée dans le


    rapport financier ne tombe dans une catégorie définie
    comme inéligible conformément aux exigences
    contractuelles du projet ou du programme?

    C7 Tous vos rapports financiers intermédiaires et finals ont-ils


    été soumis à l'Administration contractante dans les délais
    prévus dans le contrat du projet?

    Préparée par: Nom, fonction, signature, date

    Approuvée par: Nom, fonction, signature, date

    Remarques:
    a. Il s'agit de la devise prévue dans le contrat signé avec l'Administration contractante en relation avec le projet. Elle
    doit également être identique à celle dans laquelle est libellé le budget convenu.

    b. Veuillez vous reporter au modèle de rapprochement des mouvements de trésorerie annexé au module 6.
    c. À l'exception des coûts liés à l'élaboration des rapports finals, à la vérification des dépenses, à l'audit et à
    l'évaluation de l'action, qui peuvent être engagés ultérieurement.

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    marques

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