Définition de La Communication Écrite

Introduction
:
Une entreprise, pour être opérationnelle a besoin de communiquer avec ses
partenaires internes ou externes pour diffuser ses informations. Pour ce faire
on communique oralement ou par écrit. Cette dernière façon de communiquer
est désignée communication écrite.
Définition de la communication écrite :

La communication écrite : est la capacité pour une entreprise à formaliser,
rédiger et transmettre des informations de natures variées, à l'aide d'un
support écrit, de façon à atteindre son objectif d'information ou de
communication vers des interlocuteurs concernés.
Les outils de la communication écrite au sein de l’entreprise :

La transmission de l’information écrite au sein d’une entreprise se fait par le
biais :
 note d’information;
 Note de service ;
I. La note
1. Définition :
La note est un moyen de communication écrite et interne a
l’établissement .Elle permet de correspondre entre services ou entre
différents niveaux hiérarchiques .C’est généralement un texte court qui
concerne des personnes ou des faits qui permet à un supérieure
hiérarchique ou à une personne de même niveau :
 Donner un ordre ;
 Rappeler des consignes ;
 Exposer une idée ou un effet
Elle est désignée à l’ensemble de personnelles ou à quelques personnes.
Elle peut être affichée, distribuée, lue ou portée dans un service .En
générale, vous serez amenée à dactylographier deux type de notes
 La note de service ;
 La note d’information ;
II. Types de note
2. 1. Note de service :
2 .1.1. Définition :
Il s’agit d’un document interne à un service. Une administration ou une

entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnes des
instructions sur un problème particulier relavant des activités ou du
fonctionnent du service.
Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa

durée de validité et souvent limitée à la période qui la sépare de la suivante
sur le même sujet.
Elle fréquemment utilisée dont les relations hiérarchiques et suit la voie

hiérarchique descendante.
2 .1.2.Caractéristique de fond :
o Le message doit être claire (vocabulaire précis).

o La note doit être concise.
o Le ton est direct.
o Les style de la note doit être neutre est impersonnel.
o L’utilisation de la forme passive.
o L’absence et titre de civilité.
o Formule de politesse.
o La note de service est utilisée pour faire passer une information officielle
auprès de ses destinataires qui sont souvent les membres d’un service
(d’où son nom). Cet écrit sera nécessairement archivé.
o Elle ne comporte pas de formule de politesse.
2 .1.3.Caractéristique de forme :
o La nature du document : Note de service

o Le numéro de référencement qui permettra son archivage,
o l’émetteur (qui l’envoie),
o la date de création
o le lieu de création,
o Le numéro de la note de service et obligatoire.
o L’objet : Précis et direct.
o Texte : corps de la note.
o Signature : La fonction et le nom.
2 .1.4.Exemples :
2.2 .Note d’information :
3 .2.1. Définition :
La note d’information vise à faire circuler une information à un ou plusieurs
destinataires comme une datte de réunion, un vrai changement de
réglementation, un évènement particulier, le recrutement d’un nouveau
collaborateur.
3 .2.2.Caractéristique de fond :
La rédaction d’une note d’information exige:
o Un niveau soutenu et une sobriété dans l‘expression.
o Un texte agréable à lire.
o Il est recommandé d’utiliser des phrases courtes avec des paragraphes
contenant une seule idée.
o La note doit être concise.
o L’absence et titre de civilité.
o L’utilisation de la forme passive.
NB : Une note d’information ne doit comporter qu’une
seule information.
3 .2.3.Caractéristique de forme :
Comme son nom l’indique ,elle se borne à informer, c’est-à-dire qu’elle est
un style de communication écrite qui fait circuler l’information entre un
destinataire informer et un destinataire a qui manque l'information .
La note d’information peut répondre à différente objectifs :
 Il s’agit d’un document interne a un service, une administration ou

une entreprise par laquelle un supérieure adresse à ses subordonnes des
instructions sur un problème particulier relevant des activités ou des
fondements du service.
 Elle peut être permanente ou temporelle, selon les indicateurs
donnés. Sa durées de limités est souvent limités à la période qui la
sépare de la suivante sur le mêmes sujet.
 Elle est fréquente utilisée dans les relations hiérarchiques est suit la
voix hiérarchique descendante.
3 .2.4. Exemple :
2.3 Autre note :

III. Le rapport :
2.3. Définition
C’est le fruit d’une collecte d’information et d’une réflexion sur un thème

donné. On distingue entre :
 Le rapport moral: concerne les règles de conduites en usage dans une

entreprise.
 Le rapport financier: relatif à la gestion matérielle de l’entreprise .
 Le rapport d’activité: c’est le rapport de l’entreprise dans un domaine
donné.
2.3.1. Caractéristique de fond

 Exposer le sujet
 Analyse critique point par point
 Proposer des solutions et des améliorations
4 .3.1.Caractéristique de forme
 L’entête
 Introduction et sommaire
 Présentation des faits
 Analyse de la situation
 Des solutions possibles
Conclusion :
En définitive la rédaction de la note exige une grande attention si son auteur
souhaite qu'elle soit lue, comprise et surtout appliquée ; de son succès ou de
son échec dépendent non seulement la qualité du fonctionnement de
l'entreprise et du travail réalisé, mais bien souvent aussi l'atmosphère
relationnelle qui y règne.

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Les outils de la communication écrite au sein de l’entreprise :

Il s’agit d’un document interne à un service. Une administration ou une

Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa

Elle fréquemment utilisée dont les relations hiérarchiques et suit la voie

o Le message doit être claire (vocabulaire précis).

o La nature du document : Note de service

 Il s’agit d’un document interne a un service, une administration ou

2.3 Autre note :

C’est le fruit d’une collecte d’information et d’une réflexion sur un thème

 Le rapport moral: concerne les règles de conduites en usage dans une

2.3.1. Caractéristique de fond

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