Manuel Fonctionnel (Modèle)

MANUEL Code:
Révision :
MANUEL DES FONCTIONS Date :
Code manuel : SGI-MF

Publication : 14 février 2013 SYSTÈME DE GESTION
Édition : 02 INTÉGRÉ
Révision : 01 Collaborateur : SGI-GG/001
titre d'emploi ASSISTANT DE GESTION
Supervisé par: Direction générale
Supervise :
Direction Générale, Coordinateur SIG, Administration, Comptabilité, Ventes et
Relations internes Services, Logistique, Ressources Humaines, Informatique
Clients potentiels, selon les commandes de la Direction Générale et des fournisseurs
Relations extérieures
nationaux et internationaux.
Accompagnement dans la gestion de la documentation, ainsi que dans la coordination
Objet du poste
déléguée par la direction.
Fonctions et responsabilités :
 Recevoir, classer, enregistrer, expédier, traiter et archiver la documentation adressée à l'entreprise, en
sélectionnant la correspondance personnelle et officielle du gérant et du personnel compétent.
 Rédiger une correspondance simple ou prendre une dictée ou taper les documents fournis par le Gestionnaire et
les soumettre pour examen pour signature.
 Enregistrer et contrôler les devis, les contrats de vente et les opérations commerciales nationales et
internationales du département. ventes et services.
 Recevoir et envoyer les devis des clients et fournisseurs.
 Maintenir le contrôle général des commandes de ventes et de services pour les travaux en cours et terminés.
 Ouvrir les codes respectifs des bons de travail de ventes et de services à réaliser et les communiquer aux
différents départements.
 Émettre, enregistrer et contrôler les factures de ventes.
 Présenter et suivre les statuts et les factures des travaux réalisés dans les entreprises clientes, pour confirmation
et approbation correspondante.
 Pré-préparation de la petite caisse. Banques de trésorerie et espèces générales
 Paiement aux fournisseurs par chèques, dépôts en compte et contrôle des télécrédits interbancaires.
 Effectuer les règlements des frais de déplacement et de gestion.
 Vérifiez que les Frais de déplacement détaillés dans votre règlement sont bien accompagnés du reçu ou du
justificatif conformément à la commission de service effectuée.
 Garder un contrôle détaillé des déplacements du gestionnaire et soutenir les représentants commerciaux.
 Réaliser des importations : coordonner avec les fournisseurs étrangers, rédiger la correspondance, les
procédures douanières et autres procédures.
 Accompagnement dans la réalisation de devis et contact avec des fournisseurs internationaux d'équipements, de
matériaux, etc. (importations).
 Saisit les informations des factures et autres documents de dépenses (nourriture, matériaux, fournitures,
équipement) dans le résumé du travail ou le centre de coûts.
 Demandez des polices d’assurance pour le personnel, les véhicules et les biens de l’entreprise.
 Effectuer le suivi des représentants commerciaux pour s'assurer qu'ils respectent le téléchargement des
informations sur le réseau interne de l'entreprise
 Rédiger les rapports et les diktats de la direction générale.
 Servir le public et le personnel qui se présentent à la Direction sur rendez-vous ou coordination et tenir le livre
des entretiens, des engagements, des enregistrements des appels téléphoniques et des visites du Gestionnaire.
 Assurer l'approvisionnement adéquat en matériel et papeterie ou autres fournitures pour la direction et les
bureaux connexes, ainsi que l'entretien et la conservation de leur capacité installée.
 Connaître et respecter les réglementations, manuels, normes et dispositifs de gestion liés au fonctionnement du
service de transport.
 Coordonner les réunions, prendre les rendez-vous, recevoir et s'occuper des questions liées à la direction.
 Passer les commandes de fournitures de bureau et contrôler leur stock.
SYSTÈME DE GESTION INTÉGRÉ CONFIDENTIEL

MANUEL Code:
Révision :
MANUEL DES FONCTIONS Date :
 Correspondance et documentation de gestion des archives.

 Autres tâches assignées par la direction.
PROFIL DE L'EMPLOI
Fonction Postes similaires, travail d'équipe
Temps 1,5 ans
langues Espagnol – Anglais technique
Programmes informatiques Connaissance des traitements de texte et tableurs, dans un
environnement Windows, Word, Excel, Power Point, email,
manipulation d'AutoCAD.
COMPÉTENCES
Compétences degré
 Grande adaptabilité/flexibilité Essentiel
 Tolérance de pression Essentiel
 Capacité d'apprentissage Essentiel
 Orientation client (interne et/ou externe) Essentiel
 Collaboration Essentiel
 Ouverture/Fiabilité/Intégrité Important
 Initiative Essentiel
 Développement des relations avec les clients Essentiel
(internes et/ou externes) Essentiel
 Compétences en planification et organisation Essentiel
 Résolution des problèmes Essentiel
 Responsabilité Essentiel
SYSTÈME DE GESTION INTÉGRÉ CONFIDENTIEL

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