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    Secretaire

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    Ce document décrit le métier de secrétaire dans un cabinet comptable. Il présente les missions, activités, compétences requises et perspectives d'évolution pour ce poste.

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    LES FICHES MÉTIERS DE L’OBSERVATOIRE

    SECRÉTAIRE
    FAMILLE MÉTIER : AUTRE APPELLATION DU MÉTIER :
    Cabinets de petite taille › Support Assistant de cabinet

    MISSION :
    Le secrétaire prend en charge l’accueil, le secrétariat et participe à la gestion administrative
    et comptable du cabinet.

    ACTIVITÉS :
    > ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE •
    Assure les relations avec les prestataires externes
    (réparateurs, fournisseurs, …) : contacte les
    • Accueille et oriente les clients, les prospects, les visiteurs
    réparateurs, prépare et transmet les factures, …
    • Reçoit, transmet et filtre les appels et/ou messages
    • Contribue à la facturation client : relève, contrôle et
    téléphoniques ou email
    calcule les temps par projet, édite et envoie les factures
    aux clients après validation par l’expert-comptable et /
    > SECRÉTARIAT ou commissaire aux comptes
    • Collecte, trie et répartit le courrier • Organise et prend en charge les opérations de relance
    • Prend les rendez-vous, tient les agendas et plannings téléphonique (clients)
    des collaborateurs • Effectue les remises de chèque à la banque
    • Organise les réunions, séminaires, et les déplacements. • Suit les traitements des déclarations dématérialisées
    • Saisie, met en forme, édite et envoie les documents, • Suit les abonnements aux revues professionnelles
    rapports, courriers, contrats,…, aux clients ou aux
    organismes (bilans, rapports, lettres de missions,
    > GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
    liasse fiscale…)
    DU CABINET
    • Prépare et suit l’organisation des dossiers techniques
    • Participe aux recrutements : trie les CV, envoie les
    sur le plan administratif
    convocations, suit les candidatures
    •
    Classe, scanne et archive les dossiers clients
    • Oriente les collaborateurs lors de leur intégration :
    (échéances légales, …)
    diffusion des procédures du cabinet, …
    • Alimente la GED (gestion documentaire du cabinet)
    •
    Gère les plannings de formations, suit les congés
    > GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE et ARTT, participe à la préparation des entretiens
    DU CABINET d’évaluation,…
    • Commande les fournitures du service, matériels de • Gère les dossiers comptables et juridiques clients
    bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, sous
    contrôle d’un responsable

    LES MÉTIERS DE LA BRANCHE : METIERS-COMPTABILITE.FR


    SECRÉTAIRE

    VARIABILITÉ DE L’EMPLOI • Bonne orthographe • Connaissance de l’organisation


    • Travail en équipe des dossiers techniques
    Selon la taille, l’organisation
    • Maîtrise de l’anglais
    ou l’envergure des dossiers, la COMPÉTENCES TECHNIQUES
    secrétaire peut également participer FORMATION INITIALE
    à la prise d’opérations courantes/ • Techniques de secrétariat
    simples sur les dossiers techniques (notamment démarches de • BEP,
    (en appui du collaborateur dématérialisation) • BTS, DUT acquis ou en alternance
    comptable, audit, juridique, social) • Outils de communication en Assistanat de direction/de
    (standard, téléphone, fax, gestion, Secrétariat, Bureautique,
    COMPÉTENCES TRANSVERSES Internet…) Comptabilité
    • Sens du contact • Outils et logiciels informatiques
    bureautiques et spécifiques, FORMATION PERMANENTE
    • Aisance relationnelle
    Internet Mise à jour et développement des
    • Disponibilité
    • Connaissance des acteurs connaissances obligatoires
    • Organisation
    internes et externes
    • Orientation client CERTIFICATION
    • Notions en comptabilité, fiscalité,
    • Discrétion juridique, social, audit Pas de certification requise
    • Aisance rédactionnelle

    PERSPECTIVES D’ÉVOLUTION
    • Stabilité des effectifs • Évolutions clés du métier vers :
    • Évolution de l’activité vers : - Une plus grande polyvalence attendue, notamment en
    tant qu’aide aux collaborateurs comptables
    - Une forte diminution des tâches administratives et des
    tâches à moindre valeur ajoutée - Un développement des compétences liées à la relation
    client
    - Une tendance au transfert vers les collaborateurs de
    tâches bureautiques - 
    Un renforcement des compétences informatiques
    (réseau, Internet, …)
    - Un développement de l’activité d’accueil

    LES MÉTIERS DE LA BRANCHE : METIERS-COMPTABILITE.FR

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