Cours de Communication Professionnelle PDF

LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE
(ORGANISATIONNELLE)
OBJECTIF GENERAL DU MODULE
A l’issue de ce module, le stagiaire doit être capable d’appliquer

les techniques de communication organisationnelle dans le milieu
professionnel.
TAG0720/ CYCLEI COMMUNICATION PROFESSIONNELLE «PROPRIETE CNEPD» PAGE 1

INTRODUCTION :
De nouvelles formes d’organisations sont nées dans notre société

avec l’évolution de la technologie qui accompagne le développement
de cette société dans divers domaines.
Ces organisations viennent accompagner les activités de la société

qui répondent aux attentes et désirs de ses individus dans le but de
leur offrir une vie stable et pleine de tranquillité.
Donc les organisations ne peuvent activer et entretenir des relations

avec les groupes de personnes que par le moyen de communication
qui vise plusieurs secteurs de l’environnement immédiat de la
personne qui sont l’économie, l’enseignement, sociale, santé, sports
et sciences.
Elle a un caractère administratif et sociale qui motive l’individu à

être positif et rentable dans la société, elle donne aux travailleurs une
assurance totale et un réconfort morale qui leur permet d’atteinte leur
objectif et celui de l’organisation en partant du principe
«communication efficace = réussite » «communication inefficace =
échec ».
La communication se fait aussi à travers les réunions hebdomadaires

ou mensuels ou quotidiennes présidées par le chef ou l’autorité à
travers laquelle les invités échangent ou communiquent oralement les
problèmes et solutions des points inscrits à l’ordre du jour.
Les réunions, congrès, commissions, meeting sont des formes

officielles de communication orale.
Nous aborderons dans ce module de la Communication

Professionnelle (Organisationnelle) deux (02) leçons :
La première leçon (01) : Les notions principales de la

communication organisationnelle.
Le deuxième cours (02) : La conduite des réunions.

LA LEÇON N° 01 : LES NOTIONS PRINCIPALES DE LA
COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE.
OBJECTIFS DE LA LEÇON N° 01 :
A la fin du cours, le stagiaire doit être capable de :
- Définir la communication et déterminer ses éléments.

- Définir la communication organisationnelle, son but et ses
types.
- Enumérer les moyens de communication organisationnelle.
- Cerner les obstacles de la communication organisationnelle.
PLAN DE LEÇON N° 01 :
INTRODUCTION
I- DEFINITION DE LA COMMUNICATION
ORGANISATIONNELLE
1- Définition de la communication
2- Définition de la communication organisationnelle
II- LES ELEMENTS DE L’ORGANISATION

III- IMPORTANCE ET OBJECTIF DE LA
COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE
1- L’importance de la communication organisationnelle.
2- L’objectif de la communication organisationnelle.
IV- FONCTIONS DE LA COMMUNICATION DANS
L’ADMINISTRATION
V- LES TYPES DE COMMUNICATION
ORGANISATIONNELLE
1- La communication formelle
2- La communication informelle

VI- LES MOYEN DE COMMUINCATION
VII- LES RESEAUX DE COMMUNICATION
1- Réseau de communication centralisée.

2- Réseau de communication décentralisé.
VIII- LES OBSTACLES DE LA COMMUNICATION
IX- LES ATTRIBUTS DE LA COMMUNICATION EFFICACE

DANS L’ORGANISATION

INTRODUCTION :
La communication organisationnelle fait partie intégrante de la

gestion des administrations et un cœur battant dans la vie des
sociétés. L’organisation ne peut pas atteindre ses objectifs sans avoir
un réseau de communication administratif propre à elle à travers
lequel les informations s’écoulent entre les employés qu’ils soient
des responsables ou des subordonnés ou des clients au sein ou en
dehors l’organisation .
I- DEFINITION DE LA COMMUNICATION :
1- Définition de la communication :
Le mot « communication » vient du mot latin «communis » qui

signifie la chose commune et qui est dérivé du verbe «communiquer»
qui signifie à son tour « mettre en commun » et « faire part de,
partager… ».
1.1- Définition linguistique: la communication c’est mettre en

commun deux choses ou deux personnes ou trouver une relation qui
interconnecte entre deux parties d’une part, d’autre part la
communication est l’action de communiquer, d’établir une relation
avec autrui et de transmettre un message à quelqu'un.
La communication est un ensemble de processus par lesquels

s’effectuent des échanges d’information et de signification entre les
personnes, ces significations constituent « les messages ».
La communication est le passage obligé pour entrer en relation avec
autrui.
1.2- La définition terminologique:
En utilise souvent le mot « communication » comme un acte ou un

concept qui est considéré aujourd’hui parmi les notions les plus
simples et complexes en même temps, simple parce que c’est un acte
ou un processus biologique et social volontaire ou spontané et

complexe parce que avec son utilisation et application il est devenu
un grand domaine d’interventions entres les disciplines scientifiques.
Les scientifiques et les chercheurs ont abordés la notion de

communication sous plusieurs angles, chacun dans son domaine
d’études.
1.3- Définition de la communication selon les psychologues et les

administrateurs :
La communication est un moyen d’influence sur le comportement et

l’apprentissage. D’après eux la communication est le comportement
verbal et écrit à travers lequel les parties affectent les autres.
Pour d’autres chercheurs, la communication c’est l’utilisation des

mots et des gestes et d’autres codes pour transmettre les informations
1.4- Définition de la communication selon les scientifiques de

systèmes d’information:
Pour eux, la chose concernées par la communication c’est bien les

informations (du point de vue mathématique, statistique et
géométrique) où elles sont transmises et reçues à travers des signaux
électriques, et elles sont stockées selon un système spécifique pour la
documentation. Donc la communication un processus de réception,
d’encodage, de stockage, d’analyse, de récupération, d’exposition et
d’envoie des informations.
AlBERT HENRY » a considéré la communication comme transfert

d’un sens d’une personne à une autre par le biais de codes, signes et
de système linguistique implicite.
La communication est l’échange d’informations et d’idées entre deux

personnes ou plus. Les composants essentiels de cette définition est :
un échange, entre deux personnes ou plus.

Il est clair que la communication est un processus dynamique
bidirectionnel : transmission et réception. Quand l’individu parle à
lui-même ce n’est pas une communication car cette opération ne se
réalise pas d’une seule direction mais elle est partagée entre deux
personnes.
2- Définition de la communication organisationnelle:
La 1ère Définition: La communication organisationnelle englobe

toutes les activités et les actes qui mènent à établir une relation entre
les individus et qui visent à réaliser un projet uni et des objectifs
communs. La communication organisationnelle permet de connaître
les individus et leurs missions au sein d’une organisation selon une
structure organisationnelle déterminée par les pouvoirs et les
responsabilités et de répartir le travail et les relations fonctionnelles.
La 2ème Définition: La communication organisationnelle est un

processus par lequel l’information s’écoule « passe » de toute nature
et de tout membre de la structure organisationnelle (institution-
entreprise) à un autre membre afin de stimuler le changement, c’est
un outil principal pour influencer les acteurs et changer leurs
comportements.
La 3ème Définition: La communication organisationnelle est un
processus de circulation des données et des informations sous forme
de réalités entre les différentes unités de l’organisation dans toutes
les directions (Communication descendante, ascendante et
transversale).

II- LES ELEMENTS DE LA COMMUNICATION:
Toute communication repose sur un échange d’informations et de
signaux entre un émetteur et un récepteur et, pour que ces
informations puissent être véhiculées, il faut les transformer selon un
mécanisme d’encodage et les décoder lors de leur réception.
1- Emetteur ou destinateur: L’émetteur est le sujet, il faut être un
homme, un objet, une cellule, un groupe, une institution….
C’est de lui que part le message ou l’information.
2- Message : Le message représente l’information elle même, son

contenu ce doit « aller » de l’émetteur au récepteur. Le message,
c’est ce qui donne sens à la communication.
3- Récepteur ou destinataire: Le récepteur est le sujet qui reçoit le
message ou l’information comme l’émetteur, il peut être représenté
par n’importe quel sujet.
4- Canal : Le canal représente « la voie » le système physique par

lequel le message ou l’information est transmise de l’émetteur au
récepteur.
- Le canal verbal: où on utilise le langage verbal, que ce soit
oralement ou par écrit.
- Le canal graphique: où on utilise des affiches sur le mur ou des
panneaux publicitaires…etc.
- Le canal écrit: on utilise une langue écrite pour transmettre des
signes et des symboles « journaux, magazines, livres,
publications… »
- Le canal cinétique: où on utilise les "gestes, signes…" et la
langue physiologique ainsi que le langage émotionnel comme
«regards, sourire,… ».
5- Feed-back : Le feed-back représente l’information en retour il est
le message qu’émet le récepteur à l’intention de l’émetteur en
réponse au message de ce dernier.

Le feed-back c’est l’écho que rend le récepteur à l’émetteur.
Emetteur Message Récepteur
Canal Utilisée
Feed Back
Schéma de communication
III- IMPORTANCE ET OBJECTIF DE LA

COMMUNICATION ORGANISATIONNELLE :
1- Importance de la communication organisationnelle :
L’importance de la communication organisationnelle se résume

comme suit :
- Atteindre la cohésion entre les faits et les gestes car sans la

communication entre les individus au sein du groupe, l’organisation
n’atteint pas ses objectifs tracés au détriment des intérêts
personnels.
- Aide à échanger les informations pour atteindre les objectifs de
l’organisation et à orienter les individus dans leurs missions et leur
définit les obligations demandées et les résultats attendus.
- Elle est d’une grande importance dans la prise de décision où les
individus ont besoins des informations pour qu’ils puissent définir
les problèmes rencontrés et les solutions envisagées.
- Aide les individus à exprimer leurs émotions et sentir leurs proches.
- Participe dans toutes les activités de l’organisation stages,

évaluation de rendement etc.…
2- L’objectif de la communication organisationnelle :
La communication est une opération dynamique très importante qui

vise à atteindre et créer un mécanisme fonctionnel commun entre ses
membres à travers :
- Donner à chaque membre de l’organisation les informations

nécessaires pour accomplir à bien ses tâches.
- Satisfaire et absorber les attentes des travailleurs de l’organisation

qui désirent connaître le but et l’objectif de leur travail à travers les
informations reçues qui leur permettent d’exprimer leurs positions
et soucis.
- Mettre en place une coordination entre les différentes réclamations

et opérations menées par l’organisation avec ses différentes
divisions. Sans cette coordination l’organisation devient un groupe
de travailleurs qui activent à leur compte.
- Aide les responsables dans l’organisation à prendre en
considération les difficultés rencontrées dans divers activités et
opérations d’une part et les solutions et initiatives données par les
travailleurs d’autre part.
- Prendre une décision a un rôle important, car les travailleurs ont
besoin d’informations pour cerner les problèmes et trouver des
solutions et évaluer les résultats de la prise de décision.
- Minimiser le rôle négatif joué par la rumeur au milieu publique;
- Faire connaitre aux membres de l’organisation les domaines et les

objectifs de l’organisation à atteindre.
- Circulation des informations entre les responsables et subordonnés.
- La cohésion entre les différents efforts consentis par les membres
ou celles effectuées par les services administratifs.
- Connaitre les problèmes du travail et faire de sorte à les confronter
et les trouver des solutions.

- Transmettre les avis des membres du groupe et les réactions vis-à-
vis des ordres établis par la hiérarchie.
- Former une bonne image de l’activité de l’organisation.
- Orienter les travailleur, les conseiller, les encourager.
- Définir les paramètres et les indicateurs de la performance.
- Prendre les décisions administratives efficaces.
- Faire connaitre aux membres du groupe vu l’équipe de travail les
activités de quelques membres pour être un exemple.
- Transmettre les instructions de responsables aux subordonnés.
- Coordonner entre les différentes activités dans l’organisation et
surtout celles présentées par les travailleurs ou celles faites par les
différents services administratifs.
- Faire aboutir les informations aux responsables qui les aideront à
prendre les décisions.
IV- LES FONCTIONS DE LA COMMUNICATION DANS

L’ADMINISTRATION :
Les chercheurs « William Scott » et « thurnes Mitchell » on définit
les fonctions principales de la communication au sein de
l’organisation parmi ces fonctions il existe quatre qui sont :
1- L’aspect émotionnel :
Les réseaux de communication sont constitués de groupes
d’individus qui font transmettre parmi eux les besoins et les aspects
émotionnels à travers la communication que soit formelle ou
informelle. Ce contact crée une certaine confiance entre ces membres
et les laissent partager une patient dans le travail ainsi qu’avec
l’administration ce qui les aident à comprendre les problèmes
rencontrées et les solutions à trouver.
2- La stimulation :
La communication aide à motiver et évaluer le rendement des
travailleurs dans l’organisation, le commandement par exemple est
un moyen qui permet aux responsables d’encourager les travailleurs
à fournir plus d’efforts par le canal des ordres, des récompenses, de
l’évaluation du rendement et la définition des fonctions et missions,
le perfectionnement et stages dans les techniques de communication.
3- Les informations:
La communication joue un rôle très important dans la transmission

de l’information dans le cadre de la prise de décisions avec une
orientation technique axée sur le traitement de l’information et les
moyens d’améliorer les canaux de communication.
4- Le contrôle:
Le canal de communication des différentes activités au sein de

l’organisation et les prises de décisions et le rendement des
travailleurs par le biais de la communication officielle et la
transmission des résultats par le biais du canal de communication
officiel qui est un moyen organisationnel important dans le contrôle
au sein de l’organisation.
V- LES TYPES DE COMMUNICATION

ORGANISATIONNELLE :
La communication se fait suivant l’organigramme défini pour

l’autorité selon le partage des responsabilités et les relations
fonctionnelles au sein de l’organisation.
Il existe deux (02) types de communication, formelle et informelle.
1- La communication formelle:
C’est l’ensemble des communications officielles faites entre les

responsables et les subordonnés à travers un canal tracé par l’autorité
au sein de l’organisation suivant ses instructions et ses
recommandations.
Dans la communication formelle, les travailleurs soumettent leurs

problèmes sous forme de rapport transmis à leur hiérarchie.

La communication au sein de l’organisation se faite à travers les
recommandations et décisions écrites et aussi avec d’autres
organisations externes ou personnes.
La communication formelle a trois (03) formes : La communication

ascendante, descendante, horizontale
1.1- La communication descendante:
Exemple: « Journal d’entreprise, réunions, notes de service,

intranet,... »
C’est le courant d’information allant du haut vers le bas de la

hiérarchie qui accompagne le plus souvent les ordres, les directives..,
ou des renseignements sur le marché de l’entreprise.
La communication descendante est une communication explicative,

qui instruit des règles telles que celles de la discipline, la sécurité et
l’hygiène, annonce des événements tels que réunion et enregistre des
faits professionnels.
La communication descendante est normative, elle cherche à faire

partager des valeurs et à diffuser l’esprit de l’entreprise.
1.2- La communication ascendante:

Exemple : « Sondages ou enquête interne, boîte à idées… » :
C’est le courant d’information allant de bas en haut de la hiérarchie
et apportant aux responsables des indications sur le fonctionnement
de l’organisation et sur les problèmes humains de leurs
collaborateurs.
L’information ascendante permet aux employés d’exprimer leurs
attentes, leurs réactions et leurs besoins, et ceci pour une
amélioration des conditions collectives de travail et de vie du
personnel.

Pour cela, il est nécessaire d’entrainer et d’inciter tout le personnel et
surtout les agents d’encadrement à accueillir l’information, la
procurer, la comprendre et enfin la transmettre aux échelons
supérieurs.
Aux cours de la transmission ou de la réception du message de
l’émetteur initial jusqu’au destinataire final, l’information ascendante
est exposée à des déformations puisqu’elle passe par des filtres, ceux
des cadres ou des agents de maîtrise.
Donc plus le nombre d’intermédiaire est élevé plus ces risques sont
grands.
1.3- La communication horizontale :
C’est la transmission et réception d’informations entre les

administrations, les départements et les individus se trouvant au sein
de la même organisation.
Ce moyen de communication aide à avoir l’information accaparée

par l’autorité.
Cette forme représente une communication inter- ou intra-

départementale correspondant à un même palier hiérarchique. Elle
est importante car elle permet de transmettre des informations visant
à résoudre des problèmes communs. Pour illustrer, il serait possible
de prendre l’exemple de deux (02) supérieurs communiquant
ensemble sur les objectifs de vente à atteindre. La communication
horizontale est plus présente auprès des non-gestionnaires. Par
contre, cette communication est la moins utilisée au sein d'une
organisation.
2- La communication informelle:
Elle s’effectue avec des moyens non officiels non établit et reconnu
par l’organisation, elle est née du résultat de relation personnelle et
sociale, entre les travailleurs au sein de l’organisation.

Elle peut être interne ou externe, comme elle est indépendante de
l’autorité et de la fonction.
Elle se caractérise par :
- Circulation facile dans l’organisation.
- Facilité et rapidité de circulation et transmission d’informations

entre un nombre important de travailleurs.
- Elle se base sur les moyens oraux dans la communication.
IV- LES MOYENS DE COMMUNICATION :
La vie de l’entreprise est marquée par les échanges quotidiens

d’information mettant en présence des groupes de personnes et même
des individus isolés.
Les systèmes mis à la disposition sont d’apparition récente mais leur
avenir est prometteur.
Ces systèmes de communication sont en effet, sources pour que les
entreprises fassent une utilisation à la fois large et rationnelle sans
instruction, ni gaspillage des moyens ainsi mis à leur disposition.
a- Le téléphone: C’est un moyen qui permet de transmettre des
appels par l’intermédiaire de lignes téléphoniques et d’échanger
des informations entre les personnes physiques distantes.
b- Le télex: Permet aussi aux personnes qui sont abonnés aux
services dactylographie de réduire par télégraphie des documents
écrits.
c- Le télétex: Service de l’administration des télécommunications
permettant la transmission numérique des textes.
d- Le fax: C’est un appareil qui assure la transmission immédiate
d’un document à distance, cette transmission s’effectue par le
réseau téléphonique.
e- Les réunions: Sont un rassemblement de plusieurs personnes qui
étudient, discutent et prennent des décisions par rapport à un ou
des sujets spécifiques. Il faut qu’une réunion soit programmée à
une heure dans un lieu précis.
La réunion a pour rôle de planifier, d’évaluer les activités d’une
entreprise et d’analyser un problème ou une étude des informations
ou les débats pour résoudre des problèmes.
 Réunion de face à face :

Ce genre de réunions est planifié de façon régulière ; c’est –à-dire
une fois par semaine, une fois par mois ou selon les besoins.
On y traite du sujet courant, il est possible d’y prendre des décisions
qui sont liées au fonctionnement moral de l’entreprise.
Un avis de convocation, un ordre du jour et un procès-verbal de la
rencontre précédente sont remis aux personnes convoquées au début
de la rencontre, l’ordre du jour doit être adopté par les membres.
La rencontre ne peut avoir lieu sans la présence de la majorité des
membres des participants.
 Les réunions générales :

Ces réunions se tiennent habituellement une fois par année ; un avis
de convocation, un ordre du jour et le procès-verbal de la dernière
rencontre générale sont présents pour l’étude.
 es réunions d’un comité :

Ces réunions sont prévues quand une question urgente exige une
prise de décision importante, qui ne peut attendre la tenue d’une
rencontre régulière.
Un comité regroupe des personnes habituellement nommées par
l’assemblé, il a pour rôle d’étudier des questions ou des projets
précis, pour ensuite présenter des recommandations.
 Les réunions à distance :
Les réunions par téléphone : La réunion par téléphone est un
service qui permet à des personnes géographiquement éloignées de
se réunir à partir de leurs postes téléphoniques.
Les réunions par vision conférence : La Visio conférence permet à
deux (02) groupes de six (06) personnes maximums, situées en des
endroits différents de dialoguer dans des studios spécialement
équipés de se voir, de monter des documents ou des objets,
d’échanger des graphismes.
Les participants à une Visio conférence dialoguent « en direct » par

la parole et par l’image.
Les réunions par l’audio conférence: L’audio conférence permet à

plusieurs groupes de six (06) personnes maximums (2 à 4 groupes)
situés en des endroits différents, dans des studios spécialement
équipés, de tenir une réunion à distance (le dialogue est
éventuellement un échange de parole, de schémas).
Net meeting: Nous permet de communiquer avec d’autres

utilisateurs sur Internet local ; avec Net meeting nous pouvons :
- Parler à d’autres utilisateurs ;

- Utiliser la vidéo pour voir et être vu ;
- Partager des programmes et des documents ;
- Autoriser le contrôle des programmes et les partager avec d’autres
utilisateurs et leur envoyer des fichiers ;
- Entrer des informations personnelles que Net meeting utilisera.
Remarque : Nous devons indiquer notre nom et prénom et adresse

de messagerie :
- Nom…………………………………………….
- Prénom………………………………………….
- Adresse de messagerie…………………………...
- Emplacement…………………………………….
- Commentaires……………………………………..

Les nouveaux moyens de la communication:
a- Internet : C’est un outil de communication universelle ; c’est un

gigantesque réseau informatique qui offre de nombreux services
dans le monde entier d’activités qui peuvent être menées «en
ligne »
L’Internet est à la fois un canal d’information, un lieu d’échange
et un circuit de distribution.
Pour accéder au réseau Internet, l’utilisateur doit bien sûr posséder
un micro-ordinateur et un modem.
- Envoyer un courrier électronique ;
- Discuter en ligne ;
- Participer à des forums de discussion ;
- Retrouver une information ou quelqu’un ;
- Télécharger des données.
Le réseau Internet contient une foule d’information en toute forme. Il

est parfois difficile de dénicher celle que l’on recherche au moment
opportun.
C’est pourquoi certains sites possèdent un outil permettant de lancer
une recherche par un mot ou une expression recensée par ce système
et de retrouver ainsi l’information désirée par l’utilisateur.
b- Intranet : C’est un réseau privé d’entreprise ; il permet le
transfert et l’échange des notes de services et des bases de données
documentaires, la diffusion de communiqué, des forums de
discussion au sein de l’entreprise, sous forme de courrier qui sert à
envoyer et recevoir toutes sortes de documents de la correspondance
personnelle.
Les messages peuvent être transmis d’un ordinateur à un autre au
moyen de lignes téléphoniques.

VI- LES RESEAUX DE COMMUNICATION :
La communication au sein de l’organisation joue un rôle très

important, elle permet aux membres d’établir une relation entre eux
quel que soit leur appartenance culturelle ou religieuse, ce réseau est
tissé dans plusieurs direction afin de créer une dynamique et cadence
dans l’accomplissement de chaque membre de l’organisation.
Il existe cinq (05) types de réseaux qui sont : réseau de

communication centralisé, décentralisé, un réseau contient un
intermédiaire adjoint au président, réseau complet croisé, cercle.
Ces types de réseaux de communication sont définis dans la
communication centralisée et décentralisée.
1- Les réseaux de communication centralisés :
1.1- Réseau de communication centralisé :

Le responsable en haut de la hiérarchie de l’organisation
communique directement avec ses subordonnés sans intermédiaire à
travers les ordres et instructions.
Les subordonnés peuvent aussi communiquer avec leurs chefs sans
aucun problème ou obstacle.
Ce type de communication est répandu dans les petites organisations
ou unités au sein des grandes organisations elle prend la forme
suivante :
B C D
‫و‬
‫تو‬
RESEAU DE COMMUNICATION DIRECT
‫ج‬
‫د‬
TAG0720/ CYCLEI
‫خ‬
COMMUNICATION PROFESSIONNELLE «PROPRIETE CNEPD» PAGE 19
1.2- Réseau de communication indirect :
Le responsable en haut de la hiérarchie communique avec ses
subordonnés par le biais d’intermédiaire, suivant le schéma suivant :
B C
D E
RESEAU DE COMMUNICATION INDIRECTE
1.3- Un réseau de communication à un intermédiaire adjoint au

président : Il comprend un intermédiaire adjoint au président ou son
assistant sans qu’il joigne de pouvoir du président comme le
secrétaire particulier.
Le président (A) à un assistant ou adjoint qui communique

directement avec (B) et les subordonnes (C, D, E) communiquent
avec l’assistant du président, comme définit dans le schéma ci-
dessous :
C E
D
RESEAU DE COMMUNICATION COMPRENANT UN
INTERMEDIAIRE ADJOINT AU PRESIDENT
2- Réseau de communication décentralisée :
2.1- Réseau de communication complet croisé (étoile) :
Le responsable communique avec les autres responsables et

subordonnés qui peuvent de leur côté communiquer avec le
responsable et les autres responsables.
Dans ce type de réseau, la communication se fait dans toutes les
directions de façon directe entre les subordonnés (B, C, D, E) et le
responsable (A) directement ou indirectement à travers les
responsables directs (C, D) aux subordonnés (D, E) ou entre tous les
membres du groupe quel que soit leur responsabilité.
B
C
E D
RESEAU DE COMMUNICATION «ETOILE »
2.2- Réseau de communication cercle :
Dans ce réseau, chaque membre du groupe peut communiquer avec

deux (02) personnes sans passer par une troisième personne afin de
transmettre son message, on appelle ce genre de réseau « le cercle »
ou la lettre « O ».

Si le groupe est composé de cinq (05) personnes, le membre (04)
peut communiquer avec (5,3) et le membre (3) peut communiquer
avec (1,2) comme définit dans le schéma suivant :
2 1
4 3
5 ‫د‬
RESEAU DE COMMUNICATION CERCLE
VII- LES OBSTACLES DE LA COMMUNICATION :
Si nous supposons par principe qu’il y a un émetteur, un récepteur,

un canal de communication et un message, il apparaît que ces quatre
(04) facteurs de la communication doivent être d’abord analysés
séparément si l’on veut ultérieurement situer :
Où et comment se produisent les obstacles, échecs et distorsions ?
1- Variables en rapport avec l’émetteur :

1.1- Le cadre de référence de l’émetteur : Est le système des
opinions, des idées, du savoir, et aussi celui des normes et des
valeurs par rapport auquel s’organise et prend un sens ce qu’il a
à dire. Ce cadre de référence est autre chose que la langue
utilisée ; il est ce qui sert d’arrière-plan permanent à ce qui sera
exprimé, l’ensemble de significations auquel renverra son
message.
1.2- Les attitudes de l’émetteur envers le destinataire du message

et à l’égard de la situation de communication avec lui : Nous
distinguerons :

a- Les attitudes envers autrui en général : Ce groupe d’attitudes
tient au caractère, à l’expérience de la vie, au degré de socialisation
et de normalité de la personnalité, à l’humeur.
Le style général de l’émetteur dans ses communications, exprime ses
attitudes, tel est avare de paroles, sibyllin, prophétique, et méprisant,
tel autre est pointilleux, tel encore est prolixe, chaleureux mais s’en
tient à des idées vagues, etc.
c- Les attitudes envers le destinataire comme individu :
La représentation d’autrui en général se différencie, se combine ou
entre en conflit, avec l’image que l’émetteur se fait du destinataire.
Ici, entrent en jeu les sentiments (sympathie-antipathie, par exemple)
aussi bien déjà formés lorsqu’il s’agit d’un récepteur connu et
familier, ou immédiats et intuitifs lorsqu’il s’agit d’un destinataire
nouveau. L’idée que l’émetteur se fait de l’autre à d’autres sources
que ces sentiments : les stéréo types, les préjugés, la connaissance
des opinions de l’autre, l’idée que l’émetteur se fait de l’opinion de
l’autre à son égard et l’idée qu’il se fait à l’avance de ce que le
récepteur fera de son message …façonnent les attitudes actuelles
dans l’instance de communication.
c- Les rôles et rapports de rôle à rôle avec le récepteur : De
nombreux déterminants sont à différencier :
- L’influence des règles qui régissent les communications dans le

milieu social, considère, ce qui se fait ou ne se fait pas, ce qui se
dit ou non, ce qui est convenable ou mal vu, le « personnage
social » influence ici la spontanéité ou l’emprisonne dans un
corset d’obligations, déterminant largement la forme et le contenu
du message.
- L’influence du statut social de l’émetteur dans ses rapports avec le
statut social du récepteur la « distance sociale » telle qu’elle est
précisée par les normes explicites du groupe d’appartenance
façonne les attitudes et la manière de tenir son rôle. L’exemple
des formules de communication verbale ou écrite dans les rapports
hiérarchiques entre individus illustre ce point.

- La représentation de son propre rôle en tant qu’émetteur ou
qu’initiateur de la communication. Rôle que l’on veut jouer et qui
ne sera peut-être pas celui que l’on jouera effectivement.
L’émetteur lui-même peut vouloir jouer un rôle particulier en se
préparant à cette communication , de même d’ailleurs qu’il peut
s’apercevoir ultérieurement, en communiquant, qu’autrui joue un
rôle qu’il n’avait pas prévu, ce qui transformera des attitudes dans
l’instant même. (La dynamique des rôles).
- L’influence de la situation globale actuelle dans laquelle s’inscrit
la communication. En dehors du milieu social ou groupal qui,
apporte son lot de déterminants, il faut considérer le contexte
historique éventuel.
- La représentation du but de la communication. En relation étroite
d’une part avec le rôle que l’on veut jouer et d’autre part avec les
motivations plus ou moins conscientes et rationalisées mais toujours
déterminantes, la représentation du but a une influence qui peut
devenir prépondérante.
 Image ou idée de l’effet à produire ou du résultat de la

communication : ainsi la manière de communiquer et le
contenu seront différents.
 Détermination du langage à utiliser, ou du « code » du
message.
 Choix du canal, c’est-à-dire du moyen de communication, à
quoi peuvent s’ajouter le choix du moment et du lieu.
2- Variables en rapport avec le récepteur :

Le récepteur a lui aussi, un cadre a priori de référence et de valeurs,
un système de connotations, un répertoire avec lesquels et par rapport
auxquels il va « entendre » (ou ne pas entendre) ce qui lui est
transmis, et en fonction desquels s’opèreront les distorsions à son
niveau.
Il en est de même des attitudes et de la dynamique des rôles, de

l’influence de la situation et de la représentation du but de la
communication reçue.

2.1- L’état de préparation du récepteur :
On entend par là l’ensemble des dispositions a priori du récepteur et

les attitudes déterminées automatiquement en lui, par la perspective
de recevoir une communication de telle personne.
a- Influence des informations préalables, des consignes reçues, de

l’expérience acquise dans ce genre de communication ou des idées
que le récepteur s’en fait à l’avance.
b- Influence de la personnalité de l’émetteur, des opinions que l’on

sait être les siennes, du crédit que l’on peut accorder à ce qu’il va
dire. C’est ainsi, par exemple, que la perspective de communiquer
avec une personne d’opinion contraire produit automatiquement
une attention plus vigilante, une fragmentation plus rigoureuse des
éléments du message reçu, une tendance marquée chez le
récepteur, à sélectionner ce qui correspond à ses propres opinions
et ce qui est contraire, en « laissant tomber » l’entre-deux.
c- Influence de ce que le récepteur compte faire de l’information

reçue.
- Le décodage du message c’est-à-dire la compréhension du

contenu du message grâce à la « grille de déchiffrage », à la
connaissance du code , mais aussi à l’effort d’intellection ou
d’intelligence dans lequel interviennent d’ailleurs, les qualités
intrinsèques de ce qui est transmis.
- La réaction à l’émetteur et à l’émission dans la face à face,

pour peu que l’émetteur soit vigilant et intelligent, les réactions
observables du récepteur permettent l’ajustement de la
communication.
3- Variables en rapport avec le message :

Les qualités (et défauts) intrinsèques du message interviennent, de
toute évidence, dans le « passage » ou le « blocage » de la
communication.

3.1- Le code :Nous avons l’habitude de réserver le mot code pour la
transmission secrète, ou, comme on dit « chiffrée » mais, en fait,
toute langue constitue également un code aussi bien le langage
parlé, le langage écrit, le langage fait de signaux transmis au
moyen de pavillons ou de postures, le langage des sourds-muets,
le télégraphe, le téléphone, la radiotélégraphie, la télévision,
etc….le message codifié (qui à proprement parler ne constitue
pas en lui-même le message mais son véhicule).
3.2- La forme: Si l’on considère d’abord le point de proprement

formel, grammatical ou syntaxique, on constate qu’il y a des
énoncés plus difficiles à comprendre que d’autres.
La mémorisation du message, la transmission et la compréhension,

sont très supérieures lorsque l’émetteur s’en tient à une phase de
forme active positive.
Exemple : Je ne vous dis pas que le prisonnier ne doit pas être

relâché.
Nécessite expérimentalement deux (02) fois plus de temps pour être
comprise que la forme positive telle : je vous dis de relâcher le
prisonnier.
La conclusion pratique serait que la mémorisation du message, la

transmission et la compréhension, sont très supérieures lorsque
l’émetteur s’en tient à une phrase de forme active positive.
Au-delà de ces considérations sur la forme dans ses rapports avec

l’intelligibilité (ou facilité du décodage) il faut dire que la forme c’est
aussi le style de l’émetteur, exprimant d’une certaine manière sa
personnalité et ces objectifs.
Traverse l’espace, minime dans le cas de deux (02) interlocuteurs qui

se parlent face à face, immense dans celui d’une communication
envoyée par les satellites jusqu’à ce qu’ils parviennent au récepteur
qui dans tous les cas doit le déchiffrer. Quand il s’agit du langage
parlé, cette opération est si spontanée qu’elle passe inaperçue ; mais
nous n’avons qu’à penser au message oral qui nous serait transmis
avec un fort accent étranger ou qui est simplement prononcé d’une
façon bizarre…, à l’utilisation de certains mots dans un sens que
nous ne connaissons pas…, pour nous apercevoir de sa réalité.
Pour que cette communication passe, il faut qu’émetteur et récepteur
utilisent un code commun. Ce code, constitue leur langage. On peut
étudier le code pour lui-même, dans ses caractéristiques, sa logique
interne, sa syntaxe, son lexique. Un même individu peut disposer de
codes multiples (langage technique, argot, langue commune, code
chiffré ou convenu, etc…).
4- Variables en rapport avec le canal de transmission :

Prenons ici un canal au sens strict, comme le moyen de transmission
utilisé ; au sens large, en effet, le langage serait aussi canal…, de
même le code.
La voix et l’air dans le dialogue parlé, l’écriture et le matériau sur
lequel le texte est écrit, la voix et le téléphone, la vue et la visibilité
dans le cas des signaux optiques, etc…..sont autant de canaux, mais
aussi les couleurs et la vision des couleurs dans les signaux
optiques…etc.
a- Les effets propres du canal utilisé « le style télégraphique » par
exemple, représente un ensemble de contraintes qui vont peser sur
le codage et le décodage du message. La lettre écrite sur un
mauvais papier buvard et d’une écriture illisible a peu de chances
de porter un sens pour le destinataire, le style parlé n’est pas le
style écrit de même que l’affiche ou le tract ont leurs lois
spécifiques, etc…..
b- Les pertes d’éléments signifiants la fidélité du canal n’est pas
garantie le brouillage, les interférences, les « blancs » les signes
indéchiffrables (inaudibles, invisibles, indiscernables…), les
délais et retards….sont autant d’autres exemples de difficultés
propres au canal utilisé.

VIII- LES ATTRIBUTS DE LA COMMUNICATION
EFFICACE AU SEIN DE L’ORGANISATION :
Les éléments les plus importants de la communication efficace sont

les suivantes :
- La ligne de communication formelle doit être déterminée et claire

pour tous les membres de l’organisation.
- La communication du leader doit passer par tous les centres de
pouvoir.
- Les personnes occupant les postes de responsabilité doivent être
compétentes.
- Le canal de la communication doit être direct et court.
- Le leader doit être à l’écoute du subordonné.
- Expliquer aux subordonnés les idées afin de les comprendre et
discuter.
- Le responsable doit définir le but avant de communiquer et voir la
réaction du subordonné tout en utilisent les phrases et les mots
convenables.
- Evaluer les communications du responsable à travers les
informations parvenues, ce qui aide le commandement à réviser
les lettres ou changer les moyens de communication en choisissant
le moyen convenable.
Les responsable au sein des organisations établissent plusieurs

formes de communication comme la communication avec les
services extérieurs, parler au nom de l’organisation et régler les
problèmes.
La communication personnelle échangée est un moyen par lequel les

responsables peuvent réaliser leurs travaux et régler les problèmes
qu’ils rencontrent au sein de leur environnement.

CONCLUSION :
La communication est un comportement traduit verbalement ou par
écrit à une autre personne dans le but de l’influer.
Elle est définie aussi comme un code, stockage, analyse,

récupération, exposé, transmission de messages.
La communication organisationnelle est un processus de

transmission d’informations quel que soit son type ou son membre
dans la structure organisationnelle de l’organisation à un autre
membre pour changer son comportement dans l’organisation.
- Les éléments de la communication sont :
- L’émetteur ;
- Le récepteur ;
- Le message ;
- Le canal ;
- Le feed-back.
Les éléments de la communication organisationnelle sont : l’aspect

émotionnel, la stimulation, les informations et le contrôle.
La communication est connue sous deux (02) types :
- La communication formelle.
- La communication informelle.
La communication organisationnelle se divise en trois (03) genres :
- La communication ascendante ;
- La communication descendante ;
- La communication horizontale.

La communication organisationnelle se divise en moyens directs et
indirects :
1- Les moyens directs :
- Les réunions ;
- Rencontres personnelles ;
- Communication téléphoniques ;
- Visites sur le terrain.
2- Les moyens indirects :
- Ecriture ;
- Communication audio ;
- Communication visuelle ;
- Communication audio-visuelle ;
- Communication électronique.
Il existe deux (02) types de réseaux de communication :
 Réseau de communication centralisée :
 Réseau de communication directe.

 Réseau de communication indirecte.
 Réseau de communication comprenant un intermédiaire.
 Réseau de communication décentralisée :
 Réseau de communication complète (étoile)

 Réseau de communication cercle.

LA LEÇON N° 02: LA CONDUITE DE REUNION
OBJECTIFS DE LA LEÇON N° 01 :
A la fin du cours, le stagiaire doit être capable de :
- Définir la réunion et ses parties ;

- Expliquer les phases de la conduite de réunion
PLAN DE LEÇON N° 01 :
INTRODUCTION
I- DEFINITION DE LA REUNION, SON IMPORTANCE ET

SON OBJECTIF
1- Définition
2- L’importance de réunion
3- L’objectif de réunion
II- LES PARTIES (MEMBRES) DE REUNION

III- LES TYPES DE REUNION
IV- LES ETAPES ET LES REGLES DE PREPARATION DE
REUNION
V-LES REGLES DE LA CONDUITE EFFICACE D’UNE
REUNION

INTRODUCTION :
La réunion est un mode de gestion instaurée au sein de
l’administration au niveau des organisations qui permet au
gestionnaire de regrouper ses assistants et travailleurs autour d’une
table afin de débattre des points inscrits à l’ordre du jour qui
concernent les problèmes et solutions à trouver pour bien accomplir
leur travail et atteindre les objectifs de l’organisation.
La réunion est définie comme un moyen de communication très
important vu son rôle vital dans la vie de société soit au niveau des
individus ou au niveau des organisations, il s’agit notamment de
toutes les rencontres entre les individus afin de partager les idées, les
avis et les informations.
Les réunions de toutes formes et sortes sont considérées comme un
moyen efficace à travers lequel les organisations règlent ses
problèmes professionnels et obtiennent les informations pour prendre
des décisions, projeter les plans et les stratégies et échanger les
points de vue avec ses employés ou avec d’autres organismes.
Nous allons aborder dans ce cours la conduite de réunion.

I- DEFINITION DE LA REUNION, SON IMPORTANCE ET
SON OBJECTIF :
1- Définition :
La réunion a connue plusieurs définitions, nous citerons :

La première définition : c’est associer un grand nombre de
personnes dans une rencontre pour atteindre un objectif à travers la
communication au cours de laquelle les membres discutent et
échangent des avis.
La deuxième définition: C’est la rencontre d’un groupe de
personnes appartenant à une même organisation pour échanger les
idées et les informations et débattre des problèmes et trouver des
solutions.
La troisième définition: C’est l’ensemble de rencontres entre les
leaders et les employés au sein de l’organisation pour transmettre des
idées, des avis et des informations et trouver des solutions aux
problèmes …etc.
La quatrième définition: C’est un groupe de personnes (composées
de plus de deux (02) personnes et qui peut atteindre la centaine (100)
sous la présidence d’un leader) ayant entre eux une relation
commune et un but commun et qui abordent un sujet important afin
d’obtenir des décisions et des propositions concernant le sujet
débattu.
La cinquième définition: C’est un moyen de communication orale
et formel au cours duquel des personnes se rencontrent
périodiquement afin d’échanger des idées, des avis et des
informations. Ces réunions se tiennent soit entre les travailleurs de
même niveau ou entre le président et ses subordonnés ou entre les
représentants de l’organisation et d’autres parties d’extérieur.
2- L’importance de la réunion :
Les réunions sont le moyen de communication le plus important au
sein de l’organisation, à travers lesquelles on peut réaliser les points
suivants :
- Elle permet une étude globale des décisions relatives aux sujets
importants par la diversification des expériences et discussions et
échange d’avis.
- Elle donne aux administrateurs participants à la réunion, l’occasion
de transmettre leurs avis et leurs orientations aux autres membres
de la réunion.
- Prise de décisions collectives logiques.
- Permettre aux nouveaux fonctionnaires d’acquérir une expérience
des anciens fonctionnaires.
- Coordonner entre les différents points de vue et les efforts entre les
administrations et divisions au sein de l’organisation ou avec
d’autres organisations.
- Remonter le moral des membres participants en leur permettant de
donner leurs avis et idées et participer à la prise de décision.
- Donner la chance à l’échange des idées entre les membres et son
unité.
- C’est un moyen démocratique et respect des autres membres et un
grand bénéfice de l’expérience de la force du groupe et sa
continuité pour réaliser ses objectifs
- Imposer leurs idées personnelles et avis.
- Créer des relations sociales nouvelles et fortes entre le groupe.
3- L’objectif de la réunion :
Les réunions ont plusieurs objectifs à atteindre tels que :
- Transmettre des informations ;
- Partager les idées et les avis concernant des sujets précis ;
- Changer les méthodes de travail ;
- Discuter quelques politiques ;
- Préparer des rapports ;
- Clarifier certaines choses liées au travail ou aux travailleurs ;
- Soutenir certaines personnes pour leurs idées ou leurs
propositions….etc.

II- LES PARTIES (MEMBRES) DE LA REUNION :
Dans une réunion de travail on peut designer trois (03) parties

composées de : l’animateur ou le directeur de la réunion, le secrétaire
de la réunion et les participants.
Chacun de ses membres joue un rôle différent de l’autre et ce afin
d’éviter de tomber dans un différend.
Elle représente un modèle exemplaire triangulaire comme défini dans

ce schéma :
L’animateur
LA REUNION
Le secrétaire Les participants
SCHEMA : LES PARTIES DE LA

REUNION
1- L’animateur ou le directeur de la réunion :
C’est le président de la réunion qui définit l’objectif de la réunion et

la conduite des travaux de la séance.
Il décide de la programmation, du règlement, et réaliser les missions.
L’animateur de la réunion joue ou à la charge de trois (03)
principales fonctions indépendantes et précises.
- Fonction de production,
- Fonction d’organisation,
- Fonction de régulation.
1.1- La fonction de production :
C’est la conduite de la réunion et la façon de trouver les solutions

aux problèmes soulevés afin d’atteindre l’objectif voulu.
Les missions de l’animateur est de :
- Collecter, organiser et résumer les informations et les idées ;

- Clarifier les idées et les informations et résumer les discussions ;
- Répartir les missions et les obligations entre les participants en
précisant les délais ;
- Gérer la réunion de façon à atteindre les objectifs fixés tout en
respectant le contenu et la durée de la réunion.
1.2- La fonction de l’organisation :
C’est organiser les débats lors de la réunion, l’animateur doit :

- Exposer le sujet à débattre ;
- Proposer un plan de travail ;
- Guider le groupe dans la bonne voie ;
- Clarifier les phrases ambigües pour les participants ;
- Noter les points essentiels.
1.3- La fonction de régulation :

C’est la dynamique de groupe qui elle vise à améliorer les relations
entre les individus.
Et le rôle de l’animateur consiste à :
- Accueillir les participants à la réunion et les mettre à l’aise ;

- Veiller à éviter les différends qui peuvent naître entre les
participants ce qui influe sur le climat général de la réunion.

2- Les participants :
Ce sont les personnes invitées à assister à la réunion. Ils possèdent
des qualités qui leur permettent de donner des idées, des
propositions, des décisions et des suggestions aux problèmes
soulevés lors de cette réunion.
Pour que ces personnes soient invitées à la réunion, ils doivent obéir
à des conditions qui sont :
- Faire partie de sujet abordé lors de la réunion ;
- Avoir une idée sur le sujet débattu ;
- Avoir le désir et l’intention à participer à la réunion ;
- Etre prêt à travailler en groupe ;
- Ne pas imposer leurs opinions sur les autres ;
- Ne pas être timide devant le groupe.
Et les participants effectuent trois (03) fonctions principales : la

participation, l’écoute et l’engagement.
2.1- En fonction de participation :
La participation se fait par l’échange d’avis, l’écriture du procès-

verbal de réunions, les recommandations et les propositions de
solutions aux problèmes. Elle se fait aussi par :
- Donner leur avis sur les sujets de la réunion ;

- Essayer de poser leurs idées et avis ;
- Exclure leurs préoccupations personnelles.
2.2- La fonction d’écoute :

Au cours de la réunion, les participants doivent :
- Eviter de préparer la réponse et interrompre la parole d’un
collègue ;
- Eviter de personnaliser la discussion ;
- Donner des preuves et des arguments et rapprocher l’idée aux
autres.
2.3- La fonction d’engagement :
Chaque participant à la réunion doit partager la responsabilité avec
les autres, pour cela il doit :
- Apprécier l’avis des autres participants afin de créer un climat de
travail solidaire dans la prise de décisions.
- Présenter des suggestions et participer dans toutes les missions à
exécuter.
- Prendre des positions dans le cas où il y a des divergences dans les
idées. Les positions doivent avoir une direction participative et
non compétitive.
- Eviter les positions de neutralité (neutre).
3- Le secrétaire de réunion :
Le secrétaire de réunion a pour missions :
- Prépare l’ordre du jour en collaboration avec le président de
réunion et envoyer les invitations aux participants ;
- S’assurer du quorum atteint des membres invités à la réunion et ne
pas perdre de temps à attendre les retardataires ;
- Recevoir des excuses d’absences à la réunion et écrire et remettre
des rapports sur ce sujet ;
- S’assurer que les participants ont reçu la documentation de la
réunion ;
- Faire un tirage de documents et les remettent aux participants qui
n’ont pas reçu des copies ;
- S’assurer de la mise en place de la logistique (registre, stylos
…etc.) ;
- S’assurer que tous les participants ont compris l’ensemble des
décisions prises dans la réunion ;
- Classer le procès-verbal dans les archives afin de permettre à
chaque participant d’avoir une copie ;
- S’assurer de l’enchainement des séquences suivant la planification
et préparer des rapports en temps opportun.

Le secrétaire effectue trois (03) fonctions principales : l’écoute, la
synthèse et la rédaction d’un procès-verbal de réunion.
3.1- La fonction de l’écoute :

L’écoute est la fonction la plus importante du secrétaire de réunion,
où il doit être à l’écoute des interventions des participants et faire un
effort mental pour se concentrer.
Le secrétaire de réunion doit :
- Enregistrer par écrit tous les avis et suggestions des participants ;
- Etre attentif à l’écoute des interventions des participants ;
- Eviter de jouer le rôle de l’animateur.
3.2- La fonction de synthèse :

Le secrétaire doit synthétiser les suggestions et avis des intervenants.
3.3- La fonction de la rédaction d’un procès-verbal :

Le secrétaire doit consulter le président ou l’animateur de la réunion
avant de rédiger le procès-verbal, ils se mettent d’accord sur tous les
points débattus, les propositions, les avis et les recommandations à
enregistrer dans ce procès-verbal.
Le procès-verbal est le résultat des travaux de la réunion où on
enregistre aussi les noms des participants.

III- LES TYPES DE REUNION :
1- Les principes de classification des réunions :
Il existe plusieurs types de réunions selon son importance :
1.1- Selon la durée et le temps :
a- Réunions régulière : C’est des réunions officielles qui se

tiennent dans la semaine, mois ou année. (Commissions
permanente, conseils).
b- Réunion périodiques : Elles se tiennent à chaque fois que c’est
nécessaire, pour discuter des problèmes ou des sujets urgents et
trouver des solutions (les assemblées générales) au niveau des
entreprises.
1.2- Selon la forme :
a- Réunions officielles (formelles) : La conduite de ce genre de

réunions est contrôlée par des lois et des règles spécifiques (la
méthode de vote en cours de réunion, le droit de la majorité dans la
prise de décision, le nombre de fois où le membre peut intervenir et
la durée de chaque intervention).
b- Réunions non officielles (informelles) : Elles ne sont pas

soumises à des lois ou règlements, elles sont simples sans principes
ni règles de discussion ou prise de décision.
1.3- Selon le niveau :

a- Réunion à l’échelle mondiale ou internationale : telles que des
réunions de la Ligue Arabe et l’Organisation des Nations Unies.
b- Réunion à l’échelle d’Etat : telles que le conseil des ministres et
d'autres conseils.
c- Réunion à l’échelle des organisations : telles que les réunions
des conseils d’administrations et les comités de participation.

2- Classification des réunions au sein des organismes :
Les réunions qui se déroulent au sein des organisations ou des

administrations sont la plupart du temps des réunions pour
transmettre des informations, convaincre (négocier), résoudre des
problèmes et de prendre de décisions….
2.1- Réunion d’information :
Permettent aux participants de connaître les décisions et les

procédures prises ou d’autres informations demandées par les autres
invités pour expliquer les points de l’ordre du jour inscrits.
2.2- Réunion de demande d’information :

C’est discuter, échanger les avis sur les points inscrits à l’ordre du
jour avant de prendre la décision pour collecter plus d’informations
afin de décider d’un projet, démarches, etc…
2.3- Réunion de négociation :

Habituellement, l’un des membres pose un sujet pour convaincre les
autres tel que : un nouveau plan, un nouveau projet et là la capacité et
la compétence du président de la réunion apparaît pour faire réussir
la réunion. Ce genre de réunion doit être préétabli.
2.4- Réunion de résolution de problèmes :

Ce type de réunion vise à encourager les participants pour obtenir des
solutions aux problèmes posés et à fournir plus d’efforts dans ce
domaine, l’animateur ne doit pas prendre une solution à l’avance et
l’appliquer sans le consentement des participants car la réunion
devient une rencontre ou la forme voulu par les présidents de réunion
qui a déjà tranché par la prise de décision à lui seul.
2.5- La réunion de décision :
Elle se repose sur la recherche des informations utiles où chaque

participants donne son avis afin d’établir une base de donnée sur
laquelle ils se réfèrent pour décider, l’échange des avis et idées et
propositions entre les participants malgré quelques divergences qui
peuvent exister entre eux ; aide à prendre une décision collective
juste qui les aident dans la réalisation de l’objectif tracé par cette
réunion.
Ces réunions sont parmi les réunions les plus complexes et

généralement toutes les entreprises ou administrations se piègent de
ce genre de réunion, car avant de tenir cette rencontre il est demandé
de :
 Préparation et planification juste ;

 Une conduite stricte de la réunion par l’animateur.
 La nécessité de comprendre toutes les démarches relatives aux
solutions des problèmes et prises de décisions.
IV- LES ETAPES ET LES REGLES DE PRÉPARATION DE

LA RÉUNION :
La préparation à la tenue d’une réunion se fait en trois (03) étapes :
- La première étape : préparation de la réunion

- La deuxième étape : la tenue de la réunion
- La troisième étape : après la réunion
1- La première étape : Préparer la réunion
Dans cette étape les invités à la réunion débattent les points inscrits à
l’ordre du jour arrêté par le responsable de la réunion qui définit les
sujets à débattre dans cette réunion et ne pas sortir du cadre de cette
ordre du jour afin de trouver les solutions aux problèmes soulevés :
- Objet de la réunion ;
- Objectif déclaré et but à atteindre ;
- Le type de réunion (formelle ou informelle) ;
- L’heure de début et de fin de réunion ;
- Nombre de participants, leurs noms et fonctions ;
- Lieu de la réunion et moyen d’arriver au lieu ;
- Le nom du président de la réunion et sa fonction et l’autorité
qui a ordonné ou tenu de la réunion ;
- Les instructions de la réunion ;
- Noms des intervenants et leurs fonctions et sujet de leurs
intervention ;
- Le temps d’intervention de chaque intervenant ;
- Les interdictions et les tabous concernant les thèmes et les
actions.
Dans cette étape et afin de la réussir il faut suivre les règles et

orientations suivantes :
 Respecter l’heure et la tenue de la réunion ;

 L’invitation de la réunion doit définir avec précision le lieu et
la date de la réunion ;
 S’assure que la préparation du lieu de réunion est approprié;
 Mettre un registre de signature des participants à la réunion et
les invités pour pouvoir signaler les absents.
2- La deuxième étape : La tenue de la réunion
C’est l’étape où les invités se réunissent pour discuter les thèmes

inscrits à l’ordre du jour. Les invités à cette réunion doivent :
• Comprendre l’objectif et leur rôle dans cette réunion ;

• La lecture des points inscrits à l’ordre du jour pour le préparer ;
• Se présenter au lieu de la réunion à l’heure précise ou s’excuser
en désignant une personne imprégnée du sujet ;
• Ne pas quitter la salle de réunion sauf pour motif après avoir
demandé l’autorisation du président ;
• Demander la parole pour donner votre avis d’une manière
objective ;
• Demander les explications sur des informations non comprises ;
• Être à la hauteur de l’écoute et accepter les avis des autres ;
• Éviter la position négative par rapport aux sujets de la réunion
ou à la réunion.

Il faut respecter dans cette étape les règles suivantes :
 Début de la réunion à l’heure fixée ;

 Respecter les points inscrits à l’ordre du jour ;
 Clôture de la réunion à l’heure fixée ;
 Inscrire tout ce qui a été débattu dans la réunion (décision,
proposition etc…..) et établir un procès-verbal des réunions.
Le rapporteur est désigné par le président ou l’animateur de la

réunion avant son ouverture où il est chargé de noter tous ce qui a
été débattu lors de la réunion sans donner sans avis, il signe avec le
président le procès-verbal et le soumet à la signature et accord des
participants.
Le procès comprend les points suivants :
• Objet, date et lieu de la réunion ;

• Liste des participants ;
• Les lettres d’excuses des non participants ;
• Le nom du président de la réunion ;
• Ordre du jour ;
• Résumé de ce qui a été décidé ;
• La répartition des responsabilités avec nom et procédures
opérationnelles ;
• Définir la clôture de la réunion et la date de la prochaine
réunion.
Après l’établissement du procès et la vérification par le président, il

est soumis pour signature et diffusion aux participants.
3- La troisième étape : Après la réunion
C’est l’étape qui vient après la réunion ou l’étape de suivi pour

plusieurs démarches importantes sont effectuées :
3.1- Validation de la réunion :
C’est la signature du PV par le président et les assistants et sa

diffusion.
3.2- Evaluation de la réunion :
C’est évaluer le déroulement de la réunion et les problèmes

rencontrés au cours de cette rencontre par le président et les
participants.
Cette évaluation se fait sur une fiche après clôture de la réunion en

une minute de temps, elle contient les questions suivantes :
a- Est-ce que la réunion a été bénéfique ? oui/non

b- Est-ce que vous avez dit tous ce que vous voulez ? oui/non
c- Est-ce que vous êtes satisfait sur la manière de la conduite de la
réunion ? oui/non
d- Est-ce que vous savez ce que vous devez faire suite aux résultats
de la réunion ? oui/non
e- Est-ce que vous avez d’autres commentaires à faire ? oui/non
3.3- Le suivi de mise en œuvre et les décisions prises :
La réussite des travaux de la réunion sont connus pour l’exécution

des décisions prises lors de cette rencontre :
• L’exécution des missions allouées à chaque participant ;

• La transmission des décisions prises aux instances et personnes
concernées par l’exécution de ces directives.

V- LES REGLES DE LA CONDUITE EFFICACE D’UNE
RÉUNION :
Pour une gestion efficace d’une réunion, il faut que le président ou

l’animateur de la réunion possède des qualités d’un bon
administrateur et présente aux secrétaires d’administration un guide
contenant les normes et orientations à remettre aux directeurs sous
l’intitulé «comment tenir ou conduire une réunion efficace».
1- Se préparer à la réunion :
 Se Poser la question: Est ce que cette réunion est importante et
nécessaire avant d’inviter les personnes à cette réunion
 S’assurer que le lieu est bien préparé, et que la salle de réunion est
spacieuse et confortable et la durée de réunion est appropriée et
les outils nécessaires (papier, stylos…) sont disponibles.
 Préparer les questions et les informations et comment elles
doivent être acceptées par les participants.
2- Pendant la tenue de la réunion :
 Ouvrir la séance avec un large sourire et expliquer l’objet de la

réunion ;
 Leur donner toutes les informations relatives à la prise de
décisions ;
 Respecter les points inscrits à l’ordre du jour ;
 Ne pas dépasser le temps alloué à la réunion ;
 S’assurer que chaque participant a la possibilité de donner son
avis ;
 Résumer tout ce qu’a été débattu lors de la réunion.
3- Après la réunion :
 Suivre et contrôler la mise en œuvre des décisions prise dans la

réunion ;
 Informer les participants des décisions à exécuter.

CONCLUSION :
La réunion est une rencontre d’un groupe d’individus appartenant à

une même organisation pour débattre des idées et des informations
afin de prendre des décisions sur un problème rencontré.
La réunion regrouper trois (03) parties : l’animateur, le secrétaire (la

rapporteur) et les participants.
L’animateur de la réunion effectue trois (03) tâches principales : la

production, l’organisation et la régulation.
Les participants ont trois (03) missions principales : la participation,
l’écoute et la régulation.
Le secrétaire de réunion a trois (03) missions : l’écoute, la synthèse
et la rédaction de procès-verbal de réunion.
Les réunions sont définies par types en plusieurs modèles :
 Par rapport à la durée et temps : réunion régulière et
périodique.
 Par rapport à la forme : réunion formelle et informelle.
 Par rapport au niveau : réunion mondiale ou internationale,
d’Etat, des organisations.
Les réunions tenues au sein des organisations ou administrations sont
définies comme :
 Des réunions d’informations à donner aux autres ;
 Des réunions de demande d’information ;
 Des réunions de négociation ;
 Des réunions de résolution de problèmes ;
 Des réunions de décisions.
La réunion passe par trois (03) étapes qui sont :
 La présentation de la réunion ;
 La tenue de la réunion ;
 L’après réunion.

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LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE

OBJECTIF GENERAL DU MODULE

A l’issue de ce module, le stagiaire doit être capable d’appliquer

TAG0720/ CYCLEI COMMUNICATION PROFESSIONNELLE «PROPRIETE CNEPD» PAGE 1

De nouvelles formes d’organisations sont nées dans notre société

Ces organisations viennent accompagner les activités de la société

Donc les organisations ne peuvent activer et entretenir des relations

Elle a un caractère administratif et sociale qui motive l’individu à

La communication se fait aussi à travers les réunions hebdomadaires

Les réunions, congrès, commissions, meeting sont des formes

Nous aborderons dans ce module de la Communication

La première leçon (01) : Les notions principales de la

Le deuxième cours (02) : La conduite des réunions.

TAG0720/ CYCLEI COMMUNICATION PROFESSIONNELLE «PROPRIETE CNEPD» PAGE 2

A la fin du cours, le stagiaire doit être capable de :

- Définir la communication et déterminer ses éléments.

II- LES ELEMENTS DE L’ORGANISATION

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1- Réseau de communication centralisée.

VIII- LES OBSTACLES DE LA COMMUNICATION

IX- LES ATTRIBUTS DE LA COMMUNICATION EFFICACE

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La communication organisationnelle fait partie intégrante de la

Le mot « communication » vient du mot latin «communis » qui

1.1- Définition linguistique: la communication c’est mettre en

La communication est un ensemble de processus par lesquels

1.2- La définition terminologique:

En utilise souvent le mot « communication » comme un acte ou un

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Les scientifiques et les chercheurs ont abordés la notion de

1.3- Définition de la communication selon les psychologues et les

La communication est un moyen d’influence sur le comportement et

Pour d’autres chercheurs, la communication c’est l’utilisation des

1.4- Définition de la communication selon les scientifiques de

Pour eux, la chose concernées par la communication c’est bien les

AlBERT HENRY » a considéré la communication comme transfert

La communication est l’échange d’informations et d’idées entre deux

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2- Définition de la communication organisationnelle:

La 1ère Définition: La communication organisationnelle englobe

La 2ème Définition: La communication organisationnelle est un

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2- Message : Le message représente l’information elle même, son

4- Canal : Le canal représente « la voie » le système physique par

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Emetteur Message Récepteur

III- IMPORTANCE ET OBJECTIF DE LA

L’importance de la communication organisationnelle se résume

- Atteindre la cohésion entre les faits et les gestes car sans la

- Participe dans toutes les activités de l’organisation stages,

La communication est une opération dynamique très importante qui

- Donner à chaque membre de l’organisation les informations

- Satisfaire et absorber les attentes des travailleurs de l’organisation

- Mettre en place une coordination entre les différentes réclamations

- Faire connaitre aux membres de l’organisation les domaines et les

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IV- LES FONCTIONS DE LA COMMUNICATION DANS

La communication joue un rôle très important dans la transmission

Le canal de communication des différentes activités au sein de