Guide méthodologique

L’entretien
annuel
d’ évaluation
un outil d’aide à la gestion des compétences

Ce guide méthodologique
Pour quoi faire ?
est destiné à préparer les Rendez-vous privilégié entre le salarié et son responsable,
entretiens annuels l’entretien annuel d’évaluation donne l’opportunité de faire
le point sur l’activité du salarié et de définir les projets
d’évaluation des salariés. Il
futurs. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources
comprend quatre humaines au service de la stratégie poursuivie par
documents à adapter selon l’entreprise. De ces entretiens doivent découler des actions
la taille de l’entreprise concrètes à mettre en place.
et la politique de gestion
Exemples : renforcer la communication entre le salarié et sa
des ressources humaines. hiérarchie, responsabiliser les managers, clarifier le travail du
salarié et lui donner du sens, définir un mode de
Pour vous accompagner management par objectifs, détecter des besoins de formation,
repérer les salariés pouvant et/ou voulant évoluer, mettre en
dans cette démarche,
place une individua-lisation des rémunérations...
demandez conseil auprès
de votre délégation
régionale du FAFSEA.
Comment le mettre en oeuvre ?
Quatre outils ont été conçus pour accompagner la mise en
place des entretiens annuels d’évaluation :
• un guide méthodologique identifiant sept étapes clefs ;
• un guide de préparation à l’usage du manager, "Conduire
des entretiens efficaces" ;
• un guide de préparation à l’usage du salarié, "Préparer
un entretien constructif" ;
• un support d’entretien annuel d’évaluation à moduler
selon vos objectifs.
Avant de vous lancer dans la construction d’outils adaptés à vos
besoins, il est nécessaire de préciser les objectifs poursuivis.

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 Sept étapes à respecter

e Préparer l’entretien
• Confirmer le lieu, la date et l’heure de l’entretien avec le salarié, au moins une semaine à
l’avance.
• Prendre le temps de réfléchir à l’entretien (voir guide de préparation "Conduire des
entretiens efficaces").
• Lister les points importants à évoquer.

r Accueillir le salarié
• Informer le salarié sur le déroulement de l’entretien.
• Rappeler les objectifs de l’entretien annuel d’évaluation.
• Interroger le salarié sur ses attentes par rapport à l’entretien.

t Etablir le bilan de l’année écoulée

• Rappeler les missions, les activités principales et les objectifs de l’emploi du salarié. Ces
éléments figurent dans la fiche de poste, si vous n’en avez pas reportez-vous à la fiche de
poste éditée par le FAFSEA.
• Laisser le salarié établir le bilan qu’il porte sur son activité.
• Dresser votre bilan des activités réalisées et des résultats obtenus par le salarié.
Le bilan porte sur des éléments fiables et concrets, sur des faits ou des indicateurs précis.
• Analyser conjointement les résultats obtenus.
- Repérer les points forts du salarié et les difficultés rencontrées.
- Identifier les causes (personnelles, matérielles, organisationnelles, conjoncturelles...) des
mauvais résultats.
- Définir d’un commun accord des axes d’amélioration.
Exemples : accroître les moyens matériels, définir les besoins de formation…

u Fixer les nouveaux objectifs

• Déterminer des objectifs quantifiables et observables à réaliser dans l’année. Exemples :
réduire de 50% les pannes de machines agricoles, augmenter de 10% le portefeuille de
clientèle...
• Identifier les conditions pour atteindre ces objectifs : moyens à mettre en place,
organisation à prévoir, calendrier prévisionnel…
• Reformuler les objectifs avec le salarié pour s’assurer de leur compréhension.

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 Sept étapes à respecter

i Prendre en compte les perspectives d’évolution

• Repérer les besoins de formation du salarié, identifiés par le responsable ou formulés par
le salarié. Hiérarchiser le degré de priorité des formations nécessaires.

• Lister les souhaits d’évolution professionnelle : attentes du salarié en termes de

changement de poste, de mobilité géographique ou de prise de responsabilités.

o Conclure
• Faire une synthèse orale de l’entretien, reformuler les points essentiels et récapituler les
décisions prises.
• Rappeler le caractère confidentiel de l’entretien et du mode de diffusion des informations
échangées.
• Demander au salarié de s’exprimer sur le déroulement de l’entretien (contenu, méthode…).

p Suite à donner
• Remplir le support d’entretien annuel d’évaluation : il peut être rempli pendant ou après
l’entretien. Après signature des deux parties, une copie est remise au salarié.
• Selon l’organisation de l’entreprise, transmettre aux personnes ou aux services concernés
les informations sur :
- les besoins de formation du salarié et les compétences à développer ;
- les souhaits d’évolution professionnelle à court ou moyen terme (mobilité géographique
et/ou fonctionnelle).
• Informer le salarié sur les suites données à l’entretien.

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 Guide méthodologique

Sept conseils pour réussir

l’entretien annuel d’évaluation

e Réfléchir aux objectifs que vous poursuivez au travers de l’entretien

(implication du salarié, identification des besoins de formation,
responsabilisation des managers…).

r Construire le support d’entretien en fonction des objectifs et des

informations nécessaires pour une exploitation future.

t Concevoir un support facilement utilisable par l’encadrement ou mieux

encore, l’associer à sa construction.

u Communiquer au préalable auprès de l’ensemble du personnel sur les

objectifs et le fonctionnement de l’entretien annuel d’évaluation.

i Réaliser systématiquement les entretiens en cascade : commencer par le

personnel d’encadrement, qui conduit ensuite les entretiens avec les
membres de son équipe.

o Préparer les managers à faire passer ces entretiens (méthodologie

d’entretien et techniques de conduite d’entretien). Une formation à la
conduite d’entretien peut être pertinente (se renseigner auprès de votre
délégation régionale du FAFSEA).

p Impliquer les salariés dans la démarche pour qu’ils se préparent également à

l’entretien (remettre le guide de préparation "Préparer un entretien constructif").

Avril 2003

Retrouvez la formation en continu sur www.fafsea.com

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 Exemple de support
Entretien annuel d’évaluation

Ce support est présenté à titre d’exemple. Il conviendra de l’adapter à vos spécificités.

Nom : ......................................................................... Prénom : .........................................................

Date de naissance : ...............................................................................................................................
Niveau de formation : .........................................................................................................................
Date d’entrée dans la société : ...........................................................................................................
Poste occupé : ........................................................... Depuis le : .......................................................
Postes précédents : ..............................................................................................................................
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Bilan de l’année écoulée

• Rappel des missions du poste

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• Rappel des objectifs préalablement fixés

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• Activités réalisées et faits marquants

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• Résultats obtenus
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 Analyse des résultats

• Points forts (compétences, qualité de travail...)

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• Difficultés rencontrées
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• Améliorations à apporter ou compétences à acquérir

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Perspectives pour l’année suivante

Objectifs définis Indicateurs de résultats Moyens à mettre en oeuvre

(chiffres, taux, réalisation...) (temps, financiers, formation, autre)

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 Formations
suivies

Intitulé Durée Année A répondu aux attentes* Transfert en situation

et pourquoi de travail
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......................... .................... ............... ........................................................ .................................................
......................... .................... ............... ........................................................ .................................................
......................... .................... ............... ........................................................ .................................................
......................... .................... ............... ........................................................ .................................................
* 1 : Totalement 2 : En grande partie 3 : Peu 4 : Pas du tout

Formations souhaitées

• Par le manager
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• Par le salarié
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Projet professionnel

• Évolution souhaitée (mobilité professionnelle, géographique...)

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• A quel horizon ?
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Fonds national d ’As s u r a n c e Formation des Salariés des Exploitations et entreprises A

gricoles
Commentaires

• Par le salarié
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• Par le manager
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Date de l’entretien : .................................................................................................................

Nom et fonction de l’évaluateur : ............................................................................................

Avril 2003
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Signature de la direction : Signature du titulaire :

Tour Essor 93
14, rue de Scandicci
93508 Pantin Cedex
Tél : 01 49 15 53 00
Fax : 01 48 43 82 09
www.fafsea.com
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 Guide de préparation

Préparer un entretien constructif

Du côté du salarié

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pour réaliser avec votre responsable un
bilan de l’année écoulée et préparer celle à venir.
C’est l’occasion de vous exprimer librement sur votre travail, l’entreprise et vos souhaits
professionnels.

e Avant l’entretien
q Lister le travail accompli dans l’année.
q Recenser les résultats obtenus ou les difficultés rencontrées.
q Noter les projets sur lesquels vous aimeriez travailler.
q Identifier les formations dont vous souhaiteriez bénéficier.
q Réfléchir à votre évolution professionnelle.

Dresser la liste des éléments et des questions que vous souhaitez aborder sur l’entreprise ou votre
travail ; l’entretien avec votre responsable en sera d’autant plus constructif.

r Pendant l’entretien
q S’exprimer librement sur son travail.
q Adopter une attitude positive et constructive.
q Poser toutes les questions qui vous paraissent utiles pour réaliser votre travail.

Votre responsable n’est pas là pour vous juger, mais pour vous aider dans l’exercice de votre
fonction.

t A la fin de l’entretien
q Lister des propositions d’amélioration.
q Préciser les objectifs pour l’année à venir et les moyens prévus.
q Définir un planning de réalisation.
q Etablir un bilan de l’entretien.

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 Questions à se poser pour préparer l’entretien

e Quels sont les faits marquants, activités et projets réalisés dans l’année ?

r Quelles ont été mes réussites sur l’année écoulée ?

t Quels ont été les difficultés et les obstacles rencontrés ?

u Quels sont les objectifs que j’ai atteints et ceux que je n’ai pas atteints ?
Pourquoi ?

i Quelles sont les compétences et aptitudes requises dans mon poste ?

o Quelles sont les compétences à acquérir ou à développer ?

De quel type de formation ai-je besoin ?

p Qu’est-ce que je préfère dans mon travail ?

Qu’est-ce que j’apprécie le moins ?

a Quelles améliorations puis-je suggérer ?

s Quels changements (matériels, organisationnels, humains…)

pourraient améliorer mon efficacité ?

d Quels sont mes projets professionnels à court ou moyen terme ?

Vers quelles autres fonctions je souhaite évoluer ?
Quelles sont mes attentes en termes de mobilité professionnelle ou
géographique ?

f Quels sont mes objectifs pour l’année à venir ?

Avril 2003
Tour Essor 93
14, rue de Scandicci
93508 Pantin Cedex
Tél : 01 49 15 53 00
Fax : 01 48 43 82 09
www.fafsea.com

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 G u i d e d ep r é p a r a t i o n

Conduire des entretiens efficaces

Du côté du manager

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pour réaliser avec les collaborateurs un
bilan de l’année écoulée et préparer celle à venir.
Il a pour vocation d’apprécier le travail du salarié et non de juger la personne.

e Avant l’entretien
q Passer un entretien d’évaluation avec son supérieur, avant de commencer ceux de ses
collaborateurs.
q Confirmer l’entretien avec le salarié au moins une semaine à l’avance, afin qu’il puisse se
préparer.
q Reprendre la définition du poste du salarié si elle existe ou récapituler les missions confiées. q
Réfléchir aux événements de l’année écoulée, aux activités qui ont posé des difficultés et à celles
qui se sont bien déroulées.
q Lister les améliorations à apporter au poste et à l’organisation du travail.
q Préparer les objectifs de l’année à venir.

r Pendant l’entretien
Il revient à l’évaluateur de conduire l’entretien.
q Rappeler l’objectif de l’entretien au salarié.
q Redéfinir les missions du poste et ses principales activités. q
Analyser ensemble les résultats obtenus dans l’année. Pour
quelles raisons sont-ils bons ou mauvais ?
q Rechercher conjointement des axes d’amélioration.
q Evoquer les projets de l’entreprise ou les objectifs du service.
q Déterminer les objectifs fixés au salarié pour l’année à venir et les moyens prévus pour les
réaliser.

t A la fin de l’entretien
q Réaliser un bilan oral de l’entretien.
q Demander l’avis du salarié sur l’entretien.
q Remplir le support d’entretien et le signer. Vous pouvez soit le remplir au cours
de l’entretien et le faire signer aussitôt, soit le remplir après et le transmettre au
salarié pour relecture et signature.

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 Conseils pour conduire un entretien efficace

e Instaurer un climat de confiance, mettre à l’aise l’interlocuteur.

r Etre à l’écoute du salarié, le laisser s’exprimer librement.

t Créer les conditions favorables au dialogue : ne pas être dérangé par

des appels téléphoniques ou des visites, prévoir une heure d’entretien.

u Etre attentif aux difficultés rencontrées par le salarié.

i Analyser les propositions d’amélioration du salarié.

o Valoriser les résultats obtenus et les progrès réalisés.

p Aborder les aspects positifs avant d’évoquer les problèmes.

a Expliquer au salarié vos attentes pour l’avenir et les moyens à mettre

en œuvre pour y parvenir.

s Prendre en compte les remarques qui vous remettent en question.

d Eviter de comparer les salariés entre eux pendant l’entretien.

f Ne pas renvoyer la responsabilité à sa hiérarchie ("C’est le patron qui

décide"), mais rechercher des solutions d’optimisation.

Avril 2003
Tour Essor 93
14, rue de Scandicci
93508 Pantin Cedex
Tél : 01 49 15 53 00
Fax : 01 48 43 82 09
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