CONTROL Y EVALUACIÓN

VIGILANCIA Y CONTROL
DESARROLLO PROFESIONAL

Para poder obtener resultados favorables y en un buen desarrollo profesional, es saber cómo proporcionar
retroalimentación con eficacia.

 Ser directo: Es necesario concéntrese en conductas específicas. La retroalimentación debe ser específica, más
que general.
 Ser realista: Enfoque su retroalimentación en aspectos que sea posible modificar.
 Mantener la retroalimentación en un nivel impersonal: La retroalimentación, especialmente la negativa, debe
ser descriptiva en lugar de crítica o evaluativa.
¿QUÉ ES EL CONTROL?

 Es el proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral. Todos los encargados de ciertas actividades
deben de tener la capacidad de controlar.
 El control debe de existir en todo momento, aún si todo marcha bien, pues; la única forma de determinar si esto es
así, es evaluando qué actividades se han llevado a cabo y comparando el desempeño real con el estándar deseado.
¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE EL CONTROL?

 Se puede llevar a cabo la planeación,

crearse una estructura organizacional para
facilitar el cumplimiento eficaz de las
metas, e incluso es posible motivar a los
empleados mediante un liderazgo efectivo.
MEDIDAS DE PREVENCIÓN

 Se debe poner en práctica controles para proteger a la

organización y sus activos.
 El entorno actual conlleva enormes amenazas, como
desastres naturales, escándalos financieros, violencia en el
centro de trabajo, alteraciones en la cadena global de
suministro, fallas en la seguridad e incluso posibles ataques
terroristas.
EL PROCESO DE CONTROL

 Es el procedimiento de tres pasos cuya finalidad

es medir el desempeño real, compararlo contra un
estándar y poner en práctica las acciones
necesarias para corregir las desviaciones o errores
de adecuación que pudieran presentarse.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO REAL

 CÓMO MEDIMOS: Se puede emplear uno de

cuatro métodos para medir el desempeño real e
informar sobre cuál es su nivel: la observación,
los reportes estadísticos, los reportes orales y
los reportes escritos.
 QUÉ MEDIMOS: El desempeño laboral de los
representantes de servicio al cliente se evalúa a
través de ciertas medidas, como el resultado
deseado.
TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

 Existen dos áreas de exploración del entorno con un

gran crecimiento: la inteligencia de los
competidores y la exploración global.
 ¿Quiénes son? ¿Qué están haciendo? ¿Cómo nos
afectarán sus actividades?
PRONÓSTICOS

 La exploración del entorno constituye la base de los pronósticos, que son predicciones de resultados.
Prácticamente todos los componentes del entorno organizacional son susceptibles de pronóstico.
TÉCNICAS PARA PRONÓSTICOS:
 Cuantitativas: Los pronósticos cuantitativos aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos del
pasado para predecir un resultado.
 Cualitativas: Estas técnicas son preferibles cuando los gerentes cuentan con suficientes datos. Por su parte, los
pronósticos cualitativos emplean el criterio y la opinión de expertos en un tema para predecir resultados.
CONTROL (FREEMAN STONER )

 El control es un elemento vital de un sistema administrativo, ya que les permite a las empresas autorregularse y
mantener su desarrollo en los términos deseados, desde la planeación.
 Es un proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades.

 Por otra parte, los hermanos MeHugh lo definieron como una función que consiste en determinar si la
organización avanza o no hacia metas y objetivos y en tomar medidas correctivas en caso negativo.
PREMISSAS DE CONTROL

 Un control debe ser consistente, usando siempre la misma unidad de medida

 Un buen control deja registrado histórico impreso para analizar de largo plazo.

 Sintetiza la información relevante

 Debe de ser económico, en otras palabras, debe salir más barato.

 Prevé medidas correctivas ante las desviaciones.

 El control efectivo es estratégico, no solo operativo, indica el comportamiento global a largo plazo.

 Distingue entre y causas, esto quiere decir que el interpretador de la información distingue lo que genera el
problema de o que se manifiesta.
 Un control es oportuno y jerárquico. Esto es, información a tiempo a la persona adecuada del nivel adecuado y el
departamento responsable.
 Entre más lejana se encuentra la unidad a controlar, se requieren indicadores más objetivos y claros.

 Los problemas de hoy derivan de las soluciones de ayer.

CIBERNÉTICA Y CONTROL

 Es una ciencia del control, también conocida como la disciplina que estudia científicamente los sistemas de
autorregulación automatizados, como una computadora o los ordenadores.
 Para los administradores, la dirección se refiere a procesos más psicológicos de motivación, comunicación,
liderazgo, toma de decisiones, etcétera mientras que el termino control se aplica al mecanismo de medición,
corrección y mantenimiento de los niveles cuantitativos deseados, de ahí que la generación de los controles de
una empresa implican un proceso y una mecánica para su generación y su operación.
CLASIFICACIÓN DEL PROPÓSITO DEL CONTROL

 La primera fase para establecer un control consiste en conocer el propósito del mismo y para que se estableciera.
Muchas empresas crean controles, simplemente, por obtener información que nuca utilizan o puedan interpretar.
Asi mismo pueden establecer controles irrelevantes.
 Los controles son vitales, pero se deben seleccionar y elaborar muy bien, con objetivos claros.

 Preguntas como ¿en que contribuye este control?

 ¿Cuánto tiempo se requiere para obtener la información?

 ¿Cuál es el costo-beneficio del control?

 ¿Quién lo instituyo y para qué?

PROCESO DE CONTROL

 Clasificación del proceso del control.

 Parámetros, estándares y indicadores.

 Sistema de medición e información.

 Medición de desempeño.

 Medidas correctivas.
 Evaluación de efectividad
PARÁMETROS, ESTÁNDARES, INDICADORES

 Desde tiempos remotos el hombre tubo la necesidad de medir los fenómenos y elementos de su entorno. Para
tal efecto requirió de patrones generales que sirvieran de marco de referencia y le permitieran cuantificar para
conocer y comparar resultados. Con el propósito de medir y comparar los resultados entre la producción de un
país con otro surgieron los parámetros, estándares, e indicadores.
 Parámetros: son unidades que sirven para medir el comportamiento de un proceso y su resultado de un
producto o servicio. Permiten detectar desviaciones a partir de una norma o estándar.
 Los parámetros se obtienen de los sistemas de medición universal.

 Los parámetros son la base de control, todo se puede medir, esto no significa que todo se deba medir, el punto
central de un parámetro radica en la objetividad de la unidad de medida. Además, debe de ser la medida
apropiada. Un parámetro se considera objetivo cuando sirve permanentemente para medir el fenómeno. Lo
importante de la objetividad radica en la consistencia del parámetro.
PARÁMETROS, ESTÁNDARES, INDICADORES

 Estándares: son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la operación de un proceso, y de las características
cuantitativas que debe tener un producto o servicio.
 Para simplificar la diferencia entre estándar y norma, nos referimos a la medición de la contaminación que requirió de un
parámetro.
 Indicadores: los indicadores de calidad son manifestaciones de la alteración a la normalidad o precisiones cuantitativas de esta. Por
ejemplo, en caso de la salud la temperatura del cuerpo debe ser de 36.5 grados.
 Los parámetros, estándares e indicadores son la esencia del control y totalmente necesarios para administrar una empresa, una
organización, la salud, incluso.
 La calidad de un producto no es una variable, es una constante en términos de estándares.

 Actualmente existe una especialización en metrologia, la que estudia todo lo relacionado con las mediciones que utiliza el ser
humano. Además, esta disciplina genera información para facilitar el entendimiento, aplicación, evaluación y desarrollo de todo lo
que puede medirse sobre la faz de la tierra.
SÍNTOMAS Y CAUSAS

 Las desviaciones y otros indicadores nos reflejan los síntomas del problema, pero no indican la causa del mismo.
El administrador, con la información que obtiene por medio de los indicadores, puede diagnosticar o pronosticar
problemas, pero se necesita conocer e identificar las fuentes casuales, porque son originadoras de las fallas y del
citado problema.
GENERACIÓN DE ESTÁNDARES, PARÁMETROS, INDICADORES, Y
COEFICIENTES

 Un sistema muy fácil para encontrar parámetros es utilizar los planes, normas, programas, presupuestos etc.
todos estos tienen unidades de medidas, otro es la fórmula de productividades, es decir, la relación que existe
entre lo que se consume y lo que se produce.
SISTEMA DE INFORMACIÓN

 Los controles no funcionan por si mismo, requieren de un sistema de información y mecanismo de medición. La
información tiene que obtenerse durante la ejecución y las operaciones de las empresas.
 Esta información se logra gracias a registros ubicados estratégicamente en los procesos productivos, administrativos y de
comercialización.
 Hoy gracias al código de barras y las computadoras que tienen lectora óptica, muchas operaciones realizan una operación
y registran un movimiento al mismo tiempo.
 Genera un sistema de información es una de las tareas del diseñador de un sistema administrativo. Es por esto que se
cuenta con la carrera de informática para los que desarrollan el software.
 Los sistemas de información también ayudan a medir el desempeño, gracias al sistema de macros de las computadoras, el
cual permite programar fórmulas de coeficientes, de eficiencia, productividad, eficacia y de impacto. Estas fórmulas son
interpretadas, registradas e informadas en los monitores de las computadoras o impreso en papel a la velocidad de la luz.
 La información oportuna es tan valiosa para el mejoramiento continuo, que en la actualidad hay grandes
empresas, maquiladoras y firmas de clase mundial que informan los resultados del proceso, en forma continua
por medio de monitores de computadoras gigantes con el fin que conozcan como fluye el proceso y donde hay
problemas.
 Los estándares o normas son los cálculos de resultado programados. Toda empresa debe contar con ellos, pues
son la base de sus cálculos de efectividad administrativa. Podemos marcar una diferencia entre los parámetros,
estándar e indicador. El parámetro de una unidad de medida (kilometro, pesos, litros, y kilogramos)
 Estándar: es el resultado programado oficial de desempeño establecido por la empresa obligatorio o, por lo
menos, patrón o modelo.
 Indicador: es una manifestación de la calidad del producto o bien un tipo de falla en relación con la norma.
LOS COEFICIENTES INDICADORES

 Son razones matemáticas de la reacción entre dos medidas. Los coeficientes son muy útiles en administración financiera, y existe una serie de razones
contable-financiera aceptadas mundialmente.
 Score cards
 Son instrumentos de medición de las principales variables de los cuatros puntos críticos de una empresa que informan permanentemente su
comportamiento.
 Actualmente las empresas utilizan el concepto de monitoreo (seguimiento) para indicar la acción de observar y rastrear resultados en forma continua, y
retroalimentar a la alta dirección y a los tomadores de acción sobre el comportamiento de la o las variables que podrían verse afectadas en una decisión.
 Robert Kaplan y David Norton señalan que son cuatros los factores críticos a controlar
 1.- costo, calidad y proceso
 2.- satisfacción de clientes internos y externos.
 3.- clima organizacional formación de capital humano.
 4.- socios financieros análisis de contribución costo-beneficio.
GRACIAS