ACTIVIDAD N° 7 INFORME DE CONSULTORIA

PRESENTADO POR:
NICOLÁS VÁZQUEZ
LAURA VALENTINA HERNÁNDEZ
VALENTINA URIBE MEJÍA
ANDREA SÁNCHEZ VALBUENA

PRESENTADO A;
ALBEIRO GONZÁLEZ VARGAS

PROCESOS ADMINISTRATIVOS NCR- 30197

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS- UNIMINUTO
ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IBAGUÉ TOLIMA
2022
 INTRODUCCION

En el presente trabajo, se verá evidenciada el desarrollo de la actividad N 7, en la cual se explican

los conceptos de control administrativo y los indicadores de gestión, los enfoques sobre el control
administrativo, los elementos básicos del proceso los indicadores y sus tipos.

Para el desarrollo de esta actividad se tuvo en cuenta inicialmente el recurso de lectura de aula,
capítulo 9 del libro electrónico procesos administrativos para las organizaciones del siglo XXI.

Después de tener claro todos estos conceptos, escogimos una empresa colombiana dedicada a la
venta de prendas femeninas y masculina.

La gestión es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistemática aplicar conceptos
de control administrativo, indicadores de gestión estableciendo estándares para dirigir y evaluar su
desempeño en procesos internos y externos de la empresa en áreas de mejorar su efectividad y
desempeño aplicando herramientas de control. El presente documento evidencia los avances
alcanzados en dicho sistema los cuales se estructuran en cuatro segmentos en la parte inicial se
presenta definición de conceptos de control administrativo y su aplicación en la organización
posterior del segundo segmento, se representa un análisis de los enfoques de los elementos de
control y su integración con el sistema de gestión de la organización en la tercera arte donde hace
referencia al uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que
maneja la organización.
CONTROL ADMINISTRATIVO

consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a
los principios administrativos, es aquel en donde podemos medir si las actividades que desarrolla en
su cotidianidad la organización están acordes a las establecidas y plasmadas en los objetivos.

dentro del proceso de control, seguimiento o evaluación participan todas y cada una de las personas
o el talento humano que se encuentra inmerso en la organización, pero en niveles de responsabilidad
diferentes los cuales se establecen de acuerdo al cargo que desarrollan dentro de ella.

el control como proceso de la administración nos permite alinear los incentivos individuales con los
organizacionales para así poder corregir cualquier tipo de desviación o reducir el margen de error y
aplicar las correcciones necesarias a las fallas encontradas durante el desarrollo de proceso.

hoy por hoy casi todas las organizaciones tienen diseñados indicadores de gestión que permiten
establecer control dentro de todos los procesos y actividades en desarrollo los cuales permiten
atacar las posibles alteraciones antes, durante y después de que el evento ocurra.

CONTROL PRELIMINAR

Este tipo de control se desarrolla antes de que se comiencen a desarrollar las actividades, este le
permite a la organización dar forma a las diferentes políticas y establecer los diferentes
procedimientos y reglas que posteriormente serán tenidas en cuenta para asegurar el correcto
desarrollo de las actividades.

este tipo de control permite a la administración evitar y prevenir problemas en lugar de tener que
corregir, aunque es importante tener en cuenta que para poder activar este tipo de control es
necesario tener una amplia y precisa información y llevarlo a cabo con bastante tiempo de
antelación por lo que suele ser difícil.
CONTROL CONCURRENTE

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la
dirección, vigilancia y sincronización de las actividades. La mejor forma de control concurrente es
la supervisión directa, cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera
directa, este puede verificar las actividades desarrolladas por el empleado y corregir los problemas
que puedan presentarse.

En otras palabras, este tipo de control ayuda a garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN O EVALUACIÓN

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para
corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

Tiene lugar sobre procesos o actividades ya desarrolladas los cuales arrojan la información que
después sirve como base para llevar a cabo los diferentes análisis y establecer los controles
necesarios y tener mayor probabilidad de acierto en las decisiones tomadas y así también optimizar
los procesos de acuerdo a los resultados para una mejor competitividad empresarial.

ELEMENTOS DEL CONTROL

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que define los estándares o criterios
de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se
presentan a continuación:

Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad e materias

primas, números de horas, entre otros.

Estándares de calidad: Como control de la calidad de la materia prima recibida, control de calidad
de producción, especificaciones del producto, entre otros.

Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio
de existencias de un producto terminado, entre otros.
Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre
otros.

Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se
está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que
compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o
variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para
adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y
adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.
Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control, administrativo que
manejo la organización

En la actualidad las organizaciones deben de superar diversas dificultades dentro de su entorno de

demanda, por lo que es necesario un sistema de monitoreo tanto de lo externo como lo interno en la
construcción de estrategias para conocer y realizar ajustes en sus actividades de manera rápida y
oportuna, respondiendo a los cambios de manera propia y efectiva. Es allí donde el tablero de
mando juega un papel importante dentro de la organización.

El tablero de mando es un modelo que por función realiza procesos de control y evaluación
administrativos como cuadro integral (Balanced Scorecard). Se efectúa como instrumento de
monitoreo de las organizaciones, que favorecen a las organizaciones desde diferentes puntos, como
medición de unidades financieras de negocio, indicadores para mejorar o potenciar capacidades
internas, sistemas, crear valor y otros procedimientos necesarios para actuaciones futuras. Este
cuadro de mando integral proporciona a los ejecutivos un marco que traduce la visión y la estrategia
de la organización o empresa, en un conjunto de indicadores de actuación.

Teniendo en cuenta que los cuadros de mando están sujetos a una perspectiva financiera interna de
las organizaciones, es conveniente que dentro del cuadro de mando se maneje la información de
manera automática y que permanezca actualizado, con el fin de facilitar la toma de decisiones y la
identificación de puntos según los cambios que se vean por las decisiones tomadas de forma activa
y productiva.

Perspectiva Financiera: Donde se crean indicadores de rendimiento que evidencien la utilidad que
deja la realización y cumplimiento de las actividades económicas dispuestas para generar ingresos.

Perspectiva del cliente: Medición de satisfacción por parte de los clientes frente a la prestación
de servicios/productos de la empresa, garantizando la lealtad del cliente.

Perspectiva interna o de procesos de negocio: Enfocada en conseguir de manera

eficiente y concisa los objetivos planteados para la organización, con la finalidad de garantizar la
necesidad de los clientes y la competitividad en el mercado.

Perspectiva de innovación y el aprendizaje: Está orientado al personal de la organización,

con el objetivo de formar y preparar el talento humano para que se adapte a los nuevos retos
laborales contribuyendo de una forma efectiva al éxito empresarial.
 Ejemplo de gestión de algunos indicadores

Se presenta el perfil de algunos indicadores que se consideran para darle un valor agregado a la
organización, en la medida que se puede utilizar como herramienta de trabajo.

Nombre del Tipo de Para qué Proceso Formula Meta Tendenc Frecuenc Responsab
indicador indicado sirve el ia ia de le
r indicador Esperad Medición
a
% de Perspecti Divulgar y Gestión Cantidad 100 Aumenta Mensual Gerente
cumplimient va Interna fortalecer la comerci de % r
o en las imagen de la al ventas/Tot
metas de empresa al de
ventas ventas
Cumplimient Perspecti Para medir Gestión Total, 90% Aumenta Mensual Gerente
o en la va el comerci solicitud r
atención a Cliente desempeño al del
requerimient del equipo cliente/
o del cliente técnico y Entregas
gestión de
proceso
Cumplimient Perspecti Satisfacción Gestión Boletines 100 Mantener Mensual Gerente
o de entregas va del cliente comerci realizados/ %
Cliente al Boletines
Proyectad
os
Entrega Perspecti Satisfacción Gestión Total, de 100 Disminui Mensual Gerente
Oportuna al va del cliente y comerci personal/ % r
cliente Cliente consecución al Número
de referidos de PC
habilitado
s con
acceso a
internet
Atención Perspecti Para medir Gestión Tiempo Nivel Disminui Mensual Jefe control
oportuna a va la eficiencia comerci pactado/ crític r calidad
requerimient clientes del proceso al Tiempo o 12-
os en la real de 48
atención a entrega Hora
requerimient s,
os de los Medi
clientes o
6-12
Hora
s
Nivel
bajo
2-6
Hora
s
Disponibilid Perspecti Medir el Gestión Horas/24 95% Mantener Mensual Gerente
ad de va tiempo de comerci
recursos Financier disponibilida al
a d de
intervalos
terminados
Pruebas Perspecti Para medir Gestión Número 0% Disminui Semanal Jefe de
automatizad va de la eficiencia de total de r calidad
as innovació del proceso calidad fallos/
n y el en la Requisitos
aprendiza atención a exigidos
je requerimient por el
os de los cliente
clientes
Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de control
haciendo énfasis a los indicadores de gestión

Nos referimos a un plan demoras, nos encontramos que la empresa STUDIO F se encuentra ubicada
en Colombia, su principal actividad económica es la venta de prendas femeninas y masculinas. En
su manual de calidad cuenta con un ítem en donde mencionan ciertas habilidades que pretender
implementar con el fin de buscar optimizar su sistema de control, buscando la mejora de los
servicios prestados y que sus clientes estén satisfechos, y buscar corrección, prevención y reducción
de cualquier efecto no deseado o negativo y que esto pueda impedir un buen desempeño y eficacia
del sistema de gestión y calidad.

También busca que la organización tenga claro que acción debe tomar ante las no conformidades
que se pueden llegar a presentar. En referencia a todo lo anterior, se puede sugerir un plan de
mejora, primeramente, que se implemente el organigrama de la empresa, ya que la base de un buen
control administrativo es tener claro cuáles son las posiciones y funciones de cada empleado, y así
mismo poder apoyarse entre ellas y generar un proactivo ambiente laboral que permita cumplir con
las metas propuestas por la organización.

Es importante implementar el control de cambio en los procesos administrativos, debido a que esta
empresa se encuentra siempre en constante movimiento y tiene que tener una base fuerte en
referencia a sus procesos administrativos, se puede evidenciar que el control preliminar en la
empresa está bien implementado. Entonces es importante que se refuercen las otras dos fases para
un control adecuado, que son: el control concurrente y el control de retroalimentación. Para que de
esta manera puedan hacer los reajustes que se necesiten, evitando varios desviación de la visión,
misión y objetivos, se podrían apoyar de una plataforma tecnológica que es facilite a tomar buenas
decisiones en el menor tiempo y con pocos errores.
En las mejoras financieras el objetivo es asegurar la sostenibilidad económica de la organización,
entonces una de las mejoras es apostar más a las ventas cruzadas, anticipándose a las necesidades de
los clientes; ya que las compras son el resultado de la una buena rentabilidad.

El principal objetivo de la compañía es satisfacer a los clientes y así poder generar más ingresos, en
esta incrementar los clientes en el punto de venta, es decir, darles un valor agregado a los productos
a través de promociones: así mismo implementar un programa de lealtad, como dar puntos por cada
compra, incrementar estos puntos y poner un tope de puntos para que pueda llevarse un artículo.

También es importante centrarse en la satisfacción de sus empleados, promover gestión del talento
humano, hacer que los empleados participen en premios, como por ejemplo hacer un concurso
interno con los colaboradores donde exponen ideas productivas e innovadoras en pro de la
organización contribuyendo a una buena participación, además implementar cursos aptos para que
el personal sea adecuado para retos actuales o en futuro, así ambos se estarían beneficiando, la
empresa por tener ideas innovadoras que haga crecer sus ventas y hacerse reconocer aún más, y los
empleados ganando premios o descuento por sus ideas.
 CONCLUSIONES

La gestión administrativa se evidencian varios conceptos para llevar un control para la toma de
decisiones donde sin duda alguna toma gran relevancia puede ser preciosos y acertados en ellas
dependen la estabilidad misma es por ellos que si bien la fase del control no es la única dentro de
los procesos administrativos de una compañía si es la de mayor relevancia teniendo en cuenta que
es dentro de ella están inversos todos los resultados obtenidos de cada una de las diferentes
actividades de la compañía y que con base a ellos se termina y se llevan a cabo la toma de
decisiones de acuerdo a la conveniencia de la organización y siempre alineando el cumplimiento
único de los objetivos propuesto.
 REFERENCIAS

- Bernal, C.A Y Sierra H.D (2017) Procesos administrativos para las organizaciones del siglo
XXI. Ebooks Ebooks7-24 (uniminuto.edu)
- Moreno, J.M (2010) Control administrativo. Monografías Control Administrativo
(monografias.com)
- Paz, C.A (2007) Tablero de mando y control. Tablero de mando y control o Balanced
Scorecard BSC • gestiopolis
- Anónimo, (2012) Actividad empresarial, STUDIO F, Buenas tareas. Actividad
empresarial - Ensayos universitarios - 324 Palabras (buenastareas.com)