Organizacion Del Tiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
CAPACITADOR: MARIA VIRGINIA AGRA

EL TIEMPO
“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede

explicarlo fácil y brevemente?.
Administrar el tiempo significa administrarse uno

mismo, de tal manera que se pueda optimizar el
rendimiento del tiempo de que se dispone.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del

tiempo disponible para que podamos lograr
resultados más eficaces.
La meta debe ser el logro de objetivos, no

simplemente el estar ocupado.
ESTRATEGIAS ERRÓNEAS
TRABAJAR CON APURO
El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con

más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente
rápidos, podrían tener tiempo sobrante.
Produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más

errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar
antes de tomar decisiones para solucionar problemas.
TRABAJAR MÁS TIEMPO
Cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las

horas semanales se alargan. El tiempo personal va
desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de
trabajo. El juicio es menos claro y problemas que podrían ser
resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
TIEMPO DE CALIDAD
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo

que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única
variable.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes

mejorar la calidad de tu tiempo.
La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las

cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
LADRONES DEL TIEMPO
Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida que un
ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva
posible.
Ladrones externos
 Exceso de compromisos
 Llamadas telefónicas inesperadas y prolongadas
 Trabajadores que desean discutir sus problemas ó charlar
 Visitantes, clientes, etc.
 Personal incompetente
 El jefe
 Comidas de negocios
 Falta de delegación
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Uso del teléfono
 Antes de llamar, planifica la conversación

 Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un
tiempo específico para llamadas
 Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo
al grano y permanece en él
 Si la conversación se extiende innecesariamente, busca
excusas para cortarla
 Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas
sino sólo en casos de emergencia.
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Correspondencia
 Escribe menos, usa más el teléfono

 Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios
 Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar
 Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos
 Al escribir usa palabras sencillas
 No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando
los beneficios son pocos o inexistentes
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Interrupciones y visitantes inesperados
 Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones
 No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento
 Recibe a los visitantes fuera de tu oficina
 No contribuyas a conversaciones innecesarias
 Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas
 Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
¿Tienes un minuto?
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
Reuniones
 Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias

 Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una
conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es
necesaria mi presencia?
 Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él
 Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones,
mantente en el tema
 Minimiza las conversaciones intranscendentes. No
contribuyas a conversaciones innecesarias
LADRONES DEL TIEMPO
Ladrones internos
 Objetivos confusos
 Ausencia de un plan de trabajo
 Tendencia a hacer mucho
 Perfeccionismo
 Desorden
 Confusión de responsabilidades
 Atención excesiva a detalles
 Resistencia al cambio
 Numerosos intereses
 Incapacidad de decir "NO"
 Comunicación insuficiente
 Decisiones inseguras
 Fatiga
LADRONES DEL TIEMPO
POSIBLES SOLUCIONES
 Reflexión
 Decisión
 Disciplina
 No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

CUATRO GENERACIONES DE LA
Cada generación toma como base la anterior y permite un

mayor control de la vida
La primera se caracterizó por las notas y listas de tareas que

tendían a proporcionar cierto reconocimiento de los
múltiples requerimientos planteados.
La segunda consideró el uso de agendas. Reflejó el intento de
mirar hacia adelante y programar los acontecimientos y
actividades del futuro
La tercera sumó la idea esencial de priorizar, clarificar
valores y comparar la importancia relativa de las actividades
sobre la base de su relación con esos valores. Se centró en el
establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y corto
plazo hacia los cuales orientaban el tiempo y la planificación
diaria del plan específico para alcanzar las metas y
actividades a las que se atribuía mayor valía
CUATRO GENERACIONES DE LA
La cuarta no consiste en administrar el tiempo, sino en

administrarnos a nosotros mismos. La satisfacción depende tanto de
la expectativa como de la realización
En lugar de encontrarse con las cosas y el tiempo, las expectativas de la

cuarta generación se centran en preservar y realizar las relaciones de
la persona y alcanzar resultados; en síntesis, en mantener el equilibrio
EL USO DEL TIEMPO
Matriz del uso del tiempo
I Urgente No urgente
m
p
I II
o Actividades: Actividades:
rt
a
Crisis Prevención de actividades
n Problemas apremiantes Construir relaciones
te
Proyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas actividades
Planificación, recreación
N
o III IV
I Actividades: Actividades:
m Interrupciones, algunas llamadas Rivalidades, ajetreo inútil
p
o Correo, algunos informes Algunas cartas
rt Algunas reuniones Algunas llamadas telefónicas
a
n Cuestiones inmediatas Pérdidas de tiempo
te Actividades populares Actividades agradables
USO DEL TIEMPO
MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO
Las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos

reclaman, requieren acción
Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión,

a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad
Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones

importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más
proactividad
CAUSAS DE LA MOROSIDAD
La morosidad es la enemiga del éxito.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes
es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta

que alcanzan el estado de crisis.
La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último

minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no
cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento
mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto
disminuye nuestra efectividad.
Las principales causas de morosidad son:

 Trabajos no placenteros
 Trabajos difíciles
 Indecisión
PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se

tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para
esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de
optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente, es

fundamental para no perder la orientación y no malgastar
tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades
innecesarias.
PLANEACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Puedo realizar una planificación eficaz si:
 Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas

 Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea
 Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré
 Organizo mis tareas por orden de prioridad
Para establecer mis metas de una manera adecuada es

necesario que:
 Estén en línea con mis valores

 Sean de tiempo definido
 Estén definidas clara y específicamente
 Sean completamente mías.
 Sean realistas.
EL BENEFICIO DE LA PLANEACIÓN
PRINCIPIO DE PARETO
El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir

solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál
es usado en tareas menos productivas.
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR
Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora

de la ejecución.
Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores

esfuerzos se producen mayores resultados.
No confundir el manejo de problemas con solución de problemas.

Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
Realizamos un Ejercicio
AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO
Puntuación
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu

resultado será el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

CONCLUSIONES PRÁCTICAS
 El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el

tiempo perdido.
 Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo

en qué y cómo lo estás gastando actualmente.
 Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.
 El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta

de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena
administración.
 Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden,

indecisión, perder de vista los objetivos y confundir lo importante
con lo urgente.
CONCLUSIONES PRÁCTICAS
 La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo
 La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo

de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades,
ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más
sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización
 Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la

realización. Hay que preocuparse más por trabajar
inteligentemente, que arduamente
 El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la

medida que aumenta su nivel jerárquico
 Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración

ininterrumpida
Consultas?
MUCHAS GRACIAS

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CAPACITADOR: MARIA VIRGINIA AGRA

“¿Para qué es el tiempo?. ¿Quién puede

Administrar el tiempo significa administrarse uno

Significa conducir nuestros asuntos dentro del

La meta debe ser el logro de objetivos, no

El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con

Produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más

TRABAJAR MÁS TIEMPO

Cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las

En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo

Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes

La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las

Uso del teléfono

 Antes de llamar, planifica la conversación

 Escribe menos, usa más el teléfono

Interrupciones y visitantes inesperados

 Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

 Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias

 No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

Cada generación toma como base la anterior y permite un

La primera se caracterizó por las notas y listas de tareas que

La cuarta no consiste en administrar el tiempo, sino en

En lugar de encontrarse con las cosas y el tiempo, las expectativas de la

Matriz del uso del tiempo

MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO

Las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos

Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión,

Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta

La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último

Las principales causas de morosidad son:

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se

Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente, es

 Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas

Para establecer mis metas de una manera adecuada es

 Estén en línea con mis valores

El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora

Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores

No confundir el manejo de problemas con solución de problemas.

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu

Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

Entre 37 y 44: Muy bien.

Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

 El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el

 Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo

 Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.

 El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta

 Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden,

 La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo

 Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la

 El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la

 Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración

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