PROGRAMA : BECA 18

PROFESOR : ALBERTO CHILCÒN

 CURSO : TALLER DE PLANIFICACIÒN Y
ORGANIZACIÒN DEL TRABAJO

SEGUNDA SESIÒN
HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÒN Y
ORGANIZACIÒN

 Estableciendo Prioridades
 Manejo de Tiempo
 Horarios
ESTABLECIENDO PRIORIDADES

Establecer prioridades
nos ayuda a lograr
nuestros objetivos, a
disfrutarlos y a aumentar
nuestro bienestar.
¿ Tienes que
Escoger?
 Establecer Prioridades basadas en Importancia y
Urgencia
 Una de las tareas más difíciles de llevar a cabo
cuando estamos desbordados es establecer
prioridades entre las tareas.
Paradójicamente, cuando más lo necesitamos es
cuando más difícil nos resulta hacerlo. Y hay un
momento en el que debemos tomar las riendas de
nuestra propia agenda.
 Diferencias entre urgente e importante

 Cuando se planifica y organiza una agenda para

gestionar el tiempo hay que aprender a clasificar
las tareas. Lo primero será dejar en segundo plano
todas aquellas que no sean importantes. El
problema aparecerá cuando se presenten tareas
urgentes e importantes.

 Veamos la diferencia entre urgente e importante:

 Diferencias entre urgente e importante
 Las tareas urgentes son aquellas que exigen una atención
inmediata y son las que ponen a prueba la capacidad de
respuesta momentánea.

 Las tareas importantes son las que nos llevan a cumplir el

objetivo final de la empresa. Pueden ser a corto o largo plazo
y ponen a prueba la capacidad de respuesta futura frente a
los obstáculos que se van presentando.

 Lo ideal sería una situación de equilibrio a la hora de afrontar

las actividades importantes y urgentes.
 Clasificaciòn de las actividades
 Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas
altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las
actividades según sean Urgentes, No Urgentes, Importantes o No
Importantes. De modo que:

1. Si una tarea es Urgente e Importante habrá que solucionarla

cuanto antes.
2. Si es Urgente y No Importante habrá que delegarla en otros.
3. Si es No Urgente e Importante habrá que retrasarla.
4. Si es No Urgente y No Importante se deja para lo último o se
olvida.
 Matriz de Covey
Urgente No Urgente
Importante Actividades: Actividades:
Crisis Prevención
Problemas apremiantes Construcción de
Proyectos a punto de relaciones
vencer Reconocer oportunidades
Planificación, recreación

No importante Actividades: Actividades:

Interrupciones, llamadas Trivialidades, ajetreo
Correos, algún informe inútil
Algunas reuniones Algunas cartas
Cuestiones inmediatas Algunas llamadas
Actividades populares Pérdidas de tiempo
Actividades agradables
Los objetivos de máxima prioridad se deben abordar
primero y el resto de tareas se irán complementando en
orden descendente de importancia.

Los expertos en gestión sugieren utilizar una matriz dos

por dos para identificar las tareas de alta prioridad. Esto
nos da cuatro cuadrantes que son los siguientes:
II. Tareas Importantes I. Tareas Importantes
pero NO Urgentes y Urgentes

IV. Tareas NO Importantes III. Tareas NO Importantes

y NO Urgentes pero Urgentes
 Una vez que se rellena esta matriz, parece que es
mucho más fácil gestionar aquello con lo que nos
enfrentamos. Y es mucho más sencillo abordar en
primer término las tareas importantes.
 Lo urgente y lo importante
URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es
vital en ese momento

IMPORTANTE Lo que contribuyen a realizar la

misión personal

NO URGENTE Que se pueden dejar para

después

NO IMPORTANTE Que no están ligadas

estrechamente con las metas
planeadas en un principio
 Conclusiòn
Lo importante es decidir cuáles son las tareas importantes y dedicarles
el máximo de tiempo, asegurando que haya tiempo a esas "Importantes
pero NO Urgentes", porque si no lo hacemos, en algún momento se
convertirán en "Importantes y Urgentes".

Cuanto más tiempo dediquemos a las tareas "Importantes pero NO

Urgentes", más control tenemos sobre nuestra agenda, ya que
deberemos consumir menos esfuerzo a "apagar fuegos". Pero hay que
tener en cuenta que deberemos luchar contra el sentimiento de
culpabilidad por "bajar el ritmo" y dedicarnos a tareas no urgentes,
sabiendo que estamos invirtiendo tiempo en conseguir situar todas las
tareas importantes en el cuadrante "Importantes pero NO Urgentes".
 Manejo del Tiempo
• La administración del tiempo no es la habilidad de
exprimirle más horas al día, tampoco es triplicarse a uno
mismo para poder hacer mas cosas, de hecho, no tiene
nada que ver con hacer mas cosas; se trata mas bien de
concretar lo que es más importante.

“El tiempo
es finito, escaso, avanza sin
piedad y nos limita en
múltiples aspectos
de la vida”
 Manejo del Tiempo
• Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros
mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que
tenemos.
 Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible
para que podamos lograr resultados mas eficaces.
 Beneficios

• Nos guía hacia objetivos y metas

• Evita el estrés
• Facilita la obtención de resultados eficientes y
eficaces
• Organiza mejor el trabajo y las actividades
DESPERDICIADORES DE TIEMPO

• Los DDT (Desperdiciadores de Tiempo) se dividen en

EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o
situaciones:
excesivo flujo de papeles,
teléfono, visitantes,
reuniones, fallas de
comunicación, políticas y
procedimientos, información
(falta/exceso).
 DESPERDICIADORES DE TIEMPO
• Y los DDT INTERNOS si son provocados por nosotros mismos:

falta de planificación, falta

de prioridades, objetivos no
claros, dejar cosas para
después, intentar hacer
muchas cosas a la vez, falta
de autodisciplina, falta de
habilidad y conocimientos.
 DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Es cualquier cosa que impida a una persona que
alcance sus objetivos de la manera mas efectiva
posible.
 Ejercicio

 Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del

tiempo” destacando los cinco principales. Jerarquiza por
orden de peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 máxima
gravedad.
 Haz una de los enemigos externos y otra de los
enemigos internos
 Enlista después las posibles soluciones para ellos.
 Mis Enemigos Posibles soluciones Mis Enemigos Posibles soluciones
externos internos

5
Posibles soluciones

• Antes de llamar, planifica la conversación.

• Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo
especifico a todas ellas.
• Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias.
• Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en el.
 No revises una y otra vez en nombre de la perfección,
cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
 Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
 Al escribir usa palabras sencillas.
 Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

 Piensa antes de escribir, planea lo

que quieres expresar.
 Usa el reverso de una carta o memo
como copia de respuestas usando
el papel carbón, elimina
documentos y queda todo
registrado en la misma hoja.
 Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
 No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento,
atiéndelos fuera de tu oficina
 No contribuyas a conversaciones innecesarias
 Aprende a decir NO especialmente cuando te preguntan ¿tienes un
minuto?
El Beneficio de la Planeación
 El Beneficio de la Planeación

Principio de PARETO
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del
siglo XIX postuló la teoría que originó el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de
los resultados se obtienen con un 20% del
tiempo empleado.
• Necesitamos identificar cual 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso mas constructivo
y cual es usado en tareas menos
productivas.
• Para hacer esto tenemos que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.
 Eficiencia Vs. Efectividad

• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer

bien las cosas.
• Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras
vidas es mucho mas valioso lograr efectividad que
eficiencia.
• En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados… va derecho al objetivo. La efectividad
engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y
hacer sostenible en el tiempo esos resultados…
• Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas mas a la
hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores.

• Iniciar cada jornada con un plan a

realizar de inmediato y
preguntándose “¿Qué es lo que
tengo que – y quiero – hacer
hoy?” si se escribe en una lista de
pendientes y se jerarquiza, se
manejará mejor.
• Cuidar mas la efectividad que la
eficiencia. En otras palabras,
evitar la realización demasiado
correcta de tareas que no son la
que se tienen que hacer.
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su
barco dispuesto para la acción.
• Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del
trabajo. Entonces, la situación le dirá cuales son las prioridad en términos de
importancia y urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la
retroalimentación o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas , estos

dejan pasar de largo las oportunidades.
 Horarios

• El diseño de tu horario en la planificación de tus

actividades tiene que estar adaptado a tus
necesidades.
• Una buena planificación de trabajo y un horario
disciplinado pueden darte resultados muy
positivos. Es uno de los aspectos más difíciles de
cumplir pero es, sin duda, una de las claves de
excelentes resultados.
 Características de los Horarios
• Realista: que lo puedes realizar y llevarla a cabo, que te resulte
práctico.

• Personal: adaptado a tus circunstancias personales. Los

horarios iguales no sirven para todo el mundo.

• Flexible: si no es posible cumplir el plan, debes revisarlo y

hacer las modificaciones necesarias hasta que realmente te sea
útil. Es preferible empezar con objetivos pequeños y realizables
para evitar que, de buenas a primeras, cunda en ti el desánimo.
 Características de los Horarios
• Constante: descubrirás que ésta es una característica vital. Si no
se cumplen los tres requisitos anteriores, será difícil de cumplir.
Debes evaluar tu plan de trabajo con honestidad y realismo,
empezando por objetivos fáciles y a corto plazo. Adquirir un buen
método de trabajo precisa constancia y dedicación.

• Ser previsor: tú no eres una máquina ni funcionas como un reloj.

Por eso, debes prever un tiempo muerto que te ayude a
adaptarse a circunstancias imprevistas: algo con lo que no se
contaba, algo nuevo, cualquier cosa que te pueda suceder.
 Características de los Horarios
• Descansos: por supuesto, la duración de los descansos estará en
relación con los tiempos de trabajo. Nunca debes hacer descansos
largos. Cuando reanudes el trabajo y/o estudio habrás perdido la
concentración y tendrás que empezar de cero.

Una planificación que cumpla todos estos requisitos te ahorrará

tiempo, que podrás dedicar a otras actividades. Ahorrarás también
esfuerzo y lograrás más eficacia. Adquiriendo un hábito diario de
estudio, evitarás los atracones de última hora. Lo tendrás todo a
punto, rendirás mejor y mejorarás tu auto-estima.
GRACIAS