Gestión y Optimización Del Tiempo

Gestión y Optimización del Tiempo
Qué es la Gestión del Tiempo

La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en los
negocios. Es una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto de este
recurso para desarrollar tareas y proyectos. Optimizar y utilizar bien tu tiempo
es fundamental porque el tiempo es limitado: 24 horas por día y una vida con
los días contados.
No se puede comprar el tiempo, incluso si podemos subcontratar algunas
actividades, nunca tendremos tiempo de hacer todo.
Planificar con Criterio

La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la
semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La utilizaremos
para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de forma lógica. Primero las
más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a hacerlas
desaparecer) y luego las menos relevantes.
Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. Las
llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las
empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda
periódicamente para no dejar trabajos pendientes.
A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo
posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: ?Se
tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello?. Pero hay
que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si
recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.
También hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo
que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable
para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y,
en definitiva, ser más eficientes.
Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos
completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda
esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita
constancia y voluntad.
El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores
y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde
pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos porque
absorben más trabajo del que pueden realizar.
Ladrones de Tiempo
Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e
incluso horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos ayudará a combatirlos. ?stos
son los más destacados:
 Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene

confianza se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro
momento.
 Reuniones. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar
ceñirse a él para evitar divagaciones que alarguen el encuentro
innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir
permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos.
 Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener
preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura,
sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez.
 Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos
evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale
la pena.
 Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy
posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a
repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos
comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo
que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con
atención y preguntar si algo no nos queda claro.
 Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo
y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única
forma de cambiar es con voluntad.
Otros Ladrones de Tiempo
El Teléfono: Parece que no atender una llamada telefónica inesperada puede

causar la desaparición del planeta, sin embargo no es así. Interrumpir una tarea
importante para atender el teléfono no sólo interrumpe la tarea en sí, sino que
corta nuestra concentración y alarga innecesariamente el tiempo para
terminarla. No pasa nada si no atiendes una llamada, pueden dejarte un
mensaje o con toda seguridad lo intentarán en otro momento.
Correo Electrónico: Los correos electrónicos no son en sí mismos un
problema, el problema está en interrumpir constantemente nuestras tareas para
verificar nuestras bandejas de entrada.
Mensajería Instantánea: Los mensajes de WhatsApp, Messenger etc. son

una constante interrupción y que en la mayoría de los casos no son importantes
ni urgentes pero que atendemos en detrimento de la tarea que estamos
realizando.
Notificaciones: Las ventajas que nos han aportado los actuales dispositivos

móviles son indiscutibles, pero aprender a hacer un buen uso de ellos en nuestro
día a día es un reto. Las innumerables posibilidades de configuración con
notificaciones de todas las aplicaciones móviles pueden ser una fuente constante
de distracciones que interrumpen continuamente nuestro trabajo.
Reuniones Interminables: En la mayoría de las ocasiones, una falta de

preparación, organización y planificación hacen que una reunión tarde mucho
más tiempo del necesario, sin aportar nada de valor a los resultados o
conclusiones.
Falta de Motivación: No siempre realizamos trabajos que nos apasionan y

podemos caer en la tentación de distraernos o encontrar excusas, sin darnos
cuenta que esas distracciones lo único que consiguen es retrasar la tarea y que
permanezca en nuestra lista de tareas pendientes hasta que se hace demasiado
urgente para volverlo a posponer, y el resultado es…mediocre.
Exceso de erfeccionismo: Valorar el tiempo necesario para dedicar a una
tarea no es siempre una tarea fácil. Si te metes en un bucle de repasar, mejorar,
optimizar, completar, etc., lo que estás haciendo de nuevo es perder el tiempo…
en la mayoría de los casos, el tiempo dedicado no es proporcional a la mejora
realizada.
¿Cómo hacer una buena gestión del tiempo y aumentar tu

productividad?
¿Eres de esas personas que cree que 24 horas al día es poco para tantas tareas
que necesitas realizar?
Si tu respuesta a esta pregunta fue sí, tal vez este es el momento ideal para
reflexionar sobre cómo gestionas tu tiempo.
Por supuesto, una persona puede tener (y por lo general tiene) miles de tareas
diarias. Sin embargo, eso no puede desgastar y obstaculizar tu productividad.
No estamos dudando y mucho menos cuestionando tus quehaceres. Al final,

sabemos cómo el tiempo puede incluso ser corrido, principalmente para quien
es dueño de su propio negocio.
El problema es cuando esto se vuelve rutinario y acabas sin tiempo para hacer
todo lo que necesitas todos los días.
Sin embargo, es bueno que sepas que, incluso con tantas tareas, sean ellas
personales o profesionales, es posible organizarse mejor para aumentar la
productividad y realizar todo lo que planificaste.
Para ayudarte a optimizar mejor tu tiempo, te ofrecemos 10 consejos que

pueden hacer que tus 24 horas diarias sean suficientes para completar tus
actividades.
1. Crea una meta
Para lograr mejorar tu gestión del tiempo, necesitas tener una meta alcanzable.
Independientemente de pensar en optimizar tu tiempo y aumentar tu
productividad en las tareas personales o profesionales, es muy importante que
sepas que tener un objetivo te ayudará a organizar mejor todo lo que necesitas
hacer.
Esto sucede porque cuando tienes un objetivo, puedes pensar en maneras de

planificar más tu tiempo y tus acciones para alcanzar ese objetivo.
Por lo tanto, trata de establecer metas a corto, mediano y largo plazo. Así,
conseguirás montar estrategias para alcanzar esos objetivos teniendo como foco
un período predeterminado para la conclusión de cada tarea.
¡Pero ten cuidado!
Es muy común establecer metas prácticamente imposibles. Cuando haces esto,

además de no alcanzarlas, es muy probable que te canses mucho y no logres
aumentar tu productividad en ningún momento del día.
Si aún quieres una ayudita con tus objetivos, no dejes de leer nuestro post
sobre cómo establecer metas y aprende a definir objetivos reales y alcanzables.
2. Haz una lista con tus tareas diarias

Después de definir tu meta, puedes comenzar a pensar en las acciones que
necesitas realizar para alcanzar ese objetivo.
Por ejemplo:
Si tienes un negocio online y quieres atraer a un público más grande para tu

página de ventas, puedes pensar en acciones como:
 Optimizar tu sitio web;
 Crear un blog;
 Escribir contenidos relevantes para tu público;
 Publicar más en tus redes sociales;

 Crear vídeos para tu canal en YouTube, entre otras estrategias.
Después de pensar en todo lo que puedes hacer para alcanzar tu meta, coloca
estas acciones en el papel.
Es muy importante tener un documento con una lista de todo lo que necesitas
hacer para alcanzar tu objetivo. Esto te ayudará a no olvidarte de nada de lo que
tienes que realizar.
3. Prioriza lo que es urgente
Con tu lista de tareas en mano, ya es hora de diferenciar lo que es urgente de lo

que puede ser prorrogable.
Piensa en las acciones que son más importantes para alcanzar tus metas y
ponlas en ejecución antes que las otras tareas.
¿Ahora entiendes la importancia de la lista que hablamos en el punto anterior?
Cuando has escrito todo lo que necesitas hacer, es más fácil entender lo que es
más importante y no se puede dejar para después.
Sin embargo, debes tener cuidado de no prorrogar demasiado las otras

actividades. Si dejas todo para después y no estableces un orden y un
cronograma con fecha de inicio y fin para todas tus actividades, terminarás no
haciendo nada.
Por eso, aunque puedas cumplir una tarea después, no te olvides de ponerla
también en ejecución en algún momento de tu día, que es sobre lo que
hablaremos a continuación.
4. Ten un calendario
Tener un calendario con fechas de inicio y fin para cada actividad prevista es

algo que ayuda mucho a la hora de hacer tu gestión del tiempo. Todas las veces
que estableces plazos, envías comandos intuitivos a tu cerebro que sabrá que
algo necesita ser completado en ese plazo.
Con eso, aunque hayas priorizado las tareas más urgentes e importantes, nunca
te olvidarás de las demás actividades que necesitas hacer posteriormente.
Te aconsejamos que utilices las mañanas de tus lunes para planear tu calendario
semanal. Así, pensarás en planear sólo un futuro más cercano, lo que puede
ayudarte a administrar mejor tu tiempo.
Es claro que hay algunas tareas que demandan tiempo y que probablemente
sólo podrán ser ejecutadas dentro de 1 ó 2 meses. Pero si ya sabes de su
existencia, colócalas en tu calendario para que cuando la fecha de entrega de
esas actividades se acerque, ya recuerdes que necesitas completarlas.
5. Haz una cosa cada vez
De nada sirve organizar tus tareas por orden de importancia, programar tu

calendario con fechas de inicio y fin, si lo haces todo al mismo tiempo.
Como dijimos al principio de este post, sabemos que es muy probable que
tengas muchas cosas que hacer a lo largo del día. Sin embargo, si intentas hacer
todo de una vez, no podrás terminar ninguna actividad, todo quedará por la
mitad y eso puede cansar aún más.
Es por eso que necesitas enfocarte en una tarea para conseguir utilizar todo tu
potencial en ella. De esta forma te darás cuenta que lograrás terminar todo en el
tiempo que programaste anteriormente y aún harás tus tareas de la manera más
completa posible.
Con el tiempo, te darás cuenta que la organización y el enfoque en una sola

actividad a la vez ayudará en tu gestión del tiempo, que será mejor
administrado.
6. Evita postergar
Aún cuando tengas que hacer más de una actividad a la vez, es muy importante
que no dejes para después lo que puedes hacer ahora.
Un error muy común de las personas que no pueden hacer una buena gestión
del tiempo es postergar. Prolongar demasiado tus plazos hace que pierdas el
foco de las tareas que necesitan ser hechas.
Es por eso que todos los consejos que mostramos aquí deben ser pensados como
un conjunto. Cuando estableces los plazos para entregar ciertas tareas, incluso si
es una fecha lejana, no la pierdas de vista pensando que no tienes que hacer
nada ahora para cumplir esa actividad.
Si tienes un tiempo hoy mismo para iniciar algo que necesita ser
entregado dentro de dos semanas, ¿por qué no empezar y
posteriormente tener un tiempo más para otras actividades o
imprevistos que puedan surgir?
7. Organiza tu ambiente de trabajo
Tener un ambiente de trabajo bien organizado ayuda mucho a la gestión del

tiempo. Esto es porque, con un lugar organizado, no perderás el tiempo
buscando algo que necesitas.
Por eso, aunque seas tu propio jefe, ten siempre un espacio separado

para realizar las tareas relacionadas con tu negocio.
En este ambiente, pon todo lo que necesitas a lo largo del día cerca de
ti, como computadora, teléfono, cuadernos de anotaciones, lapiceras y,
si es posible, incluso una buena taza con café y una botella de agua.
8. Haz pausas
Incluso con tantas actividades a realizar, es muy importante entender

que también necesitas tiempo para descansar.
Sabemos que muchas personas, principalmente cuando están muy

atareadas, piensan que es necesario trabajar sin parar todo el tiempo.
Sin embargo, esto es un gran indicativo de que no estás haciendo una
buena gestión del tiempo.
Además, esto tampoco es productivo, ya que una persona con la mente

y el cuerpo cansados no tiene una buena productividad.
Es por eso que necesitas hacer pausas durante tus tareas y no debes
olvidarte de dormir bien todos los días.
Una técnica muy utilizada por varios profesionales para ayudar en la

gestión del tiempo durante una pausa es la Técnica Pomodoro. Para
realizar actividades usando esta técnica, sólo necesitarás un
cronómetro, que puede incluso ser el de tu teléfono móvil.
Básicamente, lo que harás será:
 Utilizar la lista que hiciste sobre todas las tareas que

necesitas realizar durante el día;
 Dividir tu tiempo en períodos de 25 minutos (llamados

de pomodoros) y programar tu cronómetro con esos
minutos;
 Elegir una de las tareas que necesitan ser realizadas en ese

día y trabajar en ella sin intervalos;
 Hacer una pequeña pausa de 5 minutos después de

finalizados los primeros 25 minutos;
 Retomar el trabajo después de la pausa y trabajar

ininterrumpidamente por otros 25 minutos y repetir esa
acción 4 veces (4 períodos de 25 minutos cada uno,
intercalados con 3 pausas de 5 minutos);
 Después de 4 pomodoros, hacer una pausa de 30 minutos
hasta volver de nuevo al trabajo.
Esta puede ser una manera de organizar mejor tu tiempo y aumentar tu

productividad. Recuerda siempre marcar las tareas que hayas
completado y, una vez más, piensa en los consejos como un conjunto y
no empieces más de una actividad a la vez. Espera a completar una
para iniciar otra.
9. Evita las distracciones
Esta sugerencia es muy importante principalmente para quienes trabajan en

casa. Es fácil confundir el horario de trabajo con las tareas rutinarias de casa.
Además, hay también distracciones como televisión, hijos, parientes, amigos e

incluso mascotas que pueden distraerte y hacer que dejes de realizar las tareas
que planificaste para un día determinado.
Internet también es un ambiente en el que estas distracciones aparecen

constantemente, ya sea en forma de redes sociales, videos en YouTube e incluso
artículos y sitios interesantes.
Por eso, evita dejar tus redes sociales abiertas mientras trabajas online y,
cuando estés en casa, recuerda avisar a todos los que viven contigo que estás
trabajando. Así, nadie te interrumpirá durante una actividad importante.
10. Aprende a decir no
Es muy importante saber decir no para algunas actividades que consideras

innecesarias.
Por ejemplo:
Supón que trabajas con otras personas y que alguien quiere agendar una
reunión para charlar sobre un tema determinado que podría resolverse solo con
un correo electrónico. Si es así, sugiere a tu colega enviar la información y que,
en vez de la reunión, bastaría el correo electrónico para resolver la situación.
Te darás cuenta que el día te rendirá mucho más cuando comiences a decir que
no a ciertas actividades que no son obligatorias en ese momento.
Si eres el dueño o dueña de tu propio negocio y tienes personas que trabajan

contigo, aprende a delegar tareas. No necesitas hacer todo lo relacionado con tu
empresa. Puedes encontrar buenos profesionales para trabajar contigo.
Aprovecha mejor tú tiempo
Saber administrar tus tareas es la mejor manera de ser más productivo y lograr
una buena gestión del tiempo.
Como dijimos desde el comienzo de este post, entendemos que la rutina

agotadora y la cantidad de tareas diarias hacen que muchas personas pierdan el
foco. Sin embargo, si has llegado hasta aquí, seguramente te das cuenta de que
es posible completar todo lo que necesitas a lo largo del día sin necesidad de
aumentar la cantidad de horas diarias.
Fuentes Bibliográficas:
https://www.lectiva.com/noticias/lb-empleo-ca_dia_optimizar-tiempo.htm
https://marketerosdehoy.com/emprendedores/gestion-del-tiempo/
https://blog.hotmart.com/es/gestion-del-tiempo/

Gestión y Optimización Del Tiempo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión y Optimización Del Tiempo

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión y Optimización Del Tiempo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Gestión y Optimización del Tiempo

Qué es la Gestión del Tiempo

Planificar con Criterio

 Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene

El Teléfono: Parece que no atender una llamada telefónica inesperada puede

Mensajería Instantánea: Los mensajes de WhatsApp, Messenger etc. son

Notificaciones: Las ventajas que nos han aportado los actuales dispositivos

Reuniones Interminables: En la mayoría de las ocasiones, una falta de

Falta de Motivación: No siempre realizamos trabajos que nos apasionan y

¿Cómo hacer una buena gestión del tiempo y aumentar tu

No estamos dudando y mucho menos cuestionando tus quehaceres. Al final,

Para ayudarte a optimizar mejor tu tiempo, te ofrecemos 10 consejos que

1. Crea una meta

Esto sucede porque cuando tienes un objetivo, puedes pensar en maneras de

¡Pero ten cuidado!

Es muy común establecer metas prácticamente imposibles. Cuando haces esto,

2. Haz una lista con tus tareas diarias

Si tienes un negocio online y quieres atraer a un público más grande para tu

 Optimizar tu sitio web;

 Escribir contenidos relevantes para tu público;

 Publicar más en tus redes sociales;

3. Prioriza lo que es urgente

Con tu lista de tareas en mano, ya es hora de diferenciar lo que es urgente de lo

¿Ahora entiendes la importancia de la lista que hablamos en el punto anterior?

Sin embargo, debes tener cuidado de no prorrogar demasiado las otras

Tener un calendario con fechas de inicio y fin para cada actividad prevista es

5. Haz una cosa cada vez

De nada sirve organizar tus tareas por orden de importancia, programar tu

Con el tiempo, te darás cuenta que la organización y el enfoque en una sola

7. Organiza tu ambiente de trabajo

Tener un ambiente de trabajo bien organizado ayuda mucho a la gestión del

Por eso, aunque seas tu propio jefe, ten siempre un espacio separado

Incluso con tantas actividades a realizar, es muy importante entender

Sabemos que muchas personas, principalmente cuando están muy

Además, esto tampoco es productivo, ya que una persona con la mente

Una técnica muy utilizada por varios profesionales para ayudar en la

Básicamente, lo que harás será:

 Utilizar la lista que hiciste sobre todas las tareas que

 Dividir tu tiempo en períodos de 25 minutos (llamados

 Elegir una de las tareas que necesitan ser realizadas en ese

 Hacer una pequeña pausa de 5 minutos después de

 Retomar el trabajo después de la pausa y trabajar

Esta puede ser una manera de organizar mejor tu tiempo y aumentar tu

9. Evita las distracciones

Esta sugerencia es muy importante principalmente para quienes trabajan en

Además, hay también distracciones como televisión, hijos, parientes, amigos e

Internet también es un ambiente en el que estas distracciones aparecen

10. Aprende a decir no

Es muy importante saber decir no para algunas actividades que consideras

Si eres el dueño o dueña de tu propio negocio y tienes personas que trabajan

Aprovecha mejor tú tiempo

Como dijimos desde el comienzo de este post, entendemos que la rutina

También podría gustarte