ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS I
Maestría en Gerencia de proyectos
2022
Rafael Juárez
( [email protected] )
 Programación de las evaluaciones
FECHA DE TIPO DE FECHA DE PONDERA-
CONTENIDO A EVALUAR CRITERIOS DE EVALUACIÓN
EVALUACIÓN EVALUACIÓN ENTREGA CIÓN

Conceptos sobre
Comprensión de conceptos
 Primera dirección de
20/nov/2022 básicos y aplicación a un caso 20/nov/2022  30 %
Evaluación proyectos Grupos de
específico
proceso de inicio
Gestión del Alcance
Segunda Comprensión de conceptos
12/ene/2023 Gestión del  12/ene/2023  30 %
Evaluación  básicos y aplicación a un caso real
calendario

Tercera Aplicación a un caso real

10/nov/2022 Todo el material  12/ene/2023  40 %
Evaluación  desarrollado durante la asignatura
 Objetivo de la asignatura

Que el estudiante desarrolle una visión integral del

proceso general de ejecución de un proyecto. Y
aplique diferentes herramientas que lo apoyen desde
el momento del arranque, definiendo elementos
esenciales como la EDT y el Cronograma del proyecto
Contenido
Formulación
Inicio del Desglose del
de Cronograma
proyecto alcance
proyectos

Administración de proyectos I
Matriz de Matriz de Curva de
Matriz de
responsabili- adquisicio- uso de
riesgos
dades nes recursos

Gestión del
Plan de
valor Trabajo final
ejecución
ganado
Proyecto
• Es la planificación de un conjunto de
actividades que se encuentran
interrelacionadas y coordinadas.
• La razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los
límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas y un lapso de
tiempo previamente definido.

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 Proyecto
• Es una inversión planeada de una actividad, con el
objeto de crear o ampliar una empresa o institución,
para producir bienes o servicios y satisfacer a una
sociedad.
• Es un conjunto de acciones que son necesarias realizar
para alcanzar un objetivo previamente establecido,
limitado por parámetros temporales, tecnológicos,
políticos, legales, institucionales, económicos y
ambientales.
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Definiciones según PMI
• Proyecto: Esfuerzo temporal que se realiza para llevar a cabo un
producto, un servicio o un resultado único. Tiene un principio y un
final bien definido.
• Dirección de Proyectos: Consiste en la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto,
para cumplir con sus requisitos.
• Ciclo de vida: fases por las que atraviesa un proyecto, desde el inicio
hasta el cierre.
• Alcance: Es el trabajo que es necesario realizar para suministrar un
producto, servicio o resultado con funciones y características
especificadas previamente.
Definiciones según PMI
Producto, servicio o resultado único
• Los proyectos se llevan a cabo para cumplir objetivos mediante la
producción de entregables.
• Un objetivo se define como una meta hacia la cual se debe dirigir el
trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se
desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto a producir o un
servicio a prestar.
• Un entregable se define como cualquier producto, resultado o
capacidad único y verificable para ejecutar un servicio que se produce
para completar un proceso, una fase o un proyecto.
• Los entregables pueden ser tangibles o intangibles.
Entregables de un proyecto
• Un producto único, que puede ser un componente
de otro elemento, una mejora o corrección de un
elemento o un nuevo elemento final en sí mismo;
• Un servicio único o la capacidad de realizar un
servicio;
• Un resultado único, tal como una conclusión o un
documento; y
• Una combinación única de uno o más productos,
servicios o resultados.
Esfuerzo temporal
• Un proyecto tiene un principio y un final definidos.
• Que sea temporal no significa necesariamente que un proyecto sea de corta duración.
El final del proyecto se alcanza cuando se cumplen una o más de las siguientes
situaciones:
• Los objetivos del proyecto se han logrado;
• Los objetivos no se cumplirán o no pueden cumplirse;
• El financiamiento del proyecto se ha agotado o ya no está disponible;
• La necesidad del proyecto ya no existe;
• Los recursos humanos o físicos ya no están disponibles; o
• El proyecto se da por terminado por conveniencia o causa legal.
• Los proyectos son temporales, pero sus entregables pueden existir más allá del final
del proyecto.
• Los proyectos pueden producir entregables de naturaleza social, económica, material
o ambiental.
Finalidad de los proyectos

1. Medio para resolver un problema o cubrir un déficit

2. Medio para Gestionar recursos
3. Medio para Gestionar beneficios o incentivos fiscales
4. Medio para estimar un comportamiento futuro

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 El ciclo de vida de un proyecto
FORMULACIÓN (EVALUACIÓN EX-ANTE)

PROBLEMA DESARROLLO EVALUACIÓN

DE ALTERNATIVAS

ALTERNATIVA
IDENTIFICACIÓN EL PROYECTO
SELECCIONADA
Sostenibilidad
DE RESULTADOS

EJECUCIÓN
EVALUACIÓN

(EX-POST)

OPERACIÓN Capacidad generada

Impactos Solución del Problema Fin del
Proyecto

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MADURACIÓN Rafael Juárez
 Etapas de un proyecto

1- 3-
2-
Pre-inversión Operación o
Inversión
Formulación funcionamiento

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Ejecución del proyecto
• Tomada la decisión de ejecutar se revisan y actualizan
los datos de la formulación.
• Se completa con los estudios definitivos de los planos y
cotizaciones.
• Frecuentemente se requiere la contratación de una
empresa ejecutora: proceso de licitación.

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 Cierre del proyecto
Es el proceso de finalización de todas las
actividades de los grupos de procesos de la
dirección de proyectos, para completar
formalmente un proyecto o una fase del
mismo.
Administración de proyectos
 Administración de proyectos
Es la aplicación de conocimientos, Comprende varias disciplinas de
habilidades, herramientas y técnicas a administración, finanzas, recursos
las actividades del proyecto para humanos, comunicación, riesgo,
cumplir con los requisitos del mismo. adquisiciones, etcétera.
Se logra mediante la aplicación e Esto se debe a que no solo se limita a
integración adecuadas de una serie de entregar el alcance de un proyecto
procesos agrupados, que conforman dentro del tiempo y el presupuesto
los cinco grupos de procesos. Estos
pautados, sino que busca lograr que los
grupos de procesos son: • Inicio
resultados cumplan los objetivos
• Planificación finales.
• Ejecución
• Seguimiento y control
• Cierre
 Dirigir un proyecto implica
• Identificar requisitos • El alcance
• Abordar las necesidades, • La calidad
inquietudes y expectativas de los • El tiempo
interesados,
• El presupuesto
• Equilibrar las restricciones
contrapuestas del proyectos que se • Los recursos
relacionan, entre otros aspectos con: • El riesgo.
Resultado de la dirección eficaz de un
proyecto
• Cumplir los objetivos del negocio; • Optimizar el uso de los recursos
• Satisfacer las expectativas de los de la organización;
interesados; • Identificar, recuperar o concluir
• Ser más predecibles; proyectos fallidos;
• Aumentar las posibilidades de éxito; • Gestionar las restricciones;
• Entregar los productos adecuados • Equilibrar la influencia de las
en el momento adecuado;
restricciones en el proyecto; y
• Resolver problemas e incidentes
• Gestionar el cambio de una
• Responder a los riesgos de manera
mejor manera.
oportuna;
Factores que afectan los proyectos
• El entorno interno: Son las circunstancias relativamente controlables
por las entidades u organizaciones responsables de la formulación y la
ejecución del proyecto, tales como la cultura organizacional, las
capacidades técnicas y gerenciales, la solvencia financiera y las
competencias del personal, entre otras.
• El entorno externo: Son las condiciones no controlables por los
responsables del proyecto, por ejemplo, los fenómenos naturales, la
incertidumbre y la inestabilidad política, o las percepciones y
expectativas no expresadas por los interesados (stakeholders) del
proyecto.
 Las restricciones del proyecto
• Según la conceptualización más comúnmente conocida en el ámbito de la
gestión de proyectos, todo proyecto está sujeto a una triple restricción: el
alcance (productos), el tiempo (cronograma) y el costo (presupuesto).
• El éxito de un proyecto depende de las habilidades y el conocimiento de
la gerencia para considerar estas restricciones y desarrollar los planes y
los procesos a fin de mantenerlos en equilibrio.
• No es suficiente para un proyecto alcanzar los objetivos dentro del
presupuesto o reportar que todas las actividades y los productos han sido
ejecutados a tiempo, sino que, además de tener equilibradas las tres
restricciones en todo momento, debe asegurarse de lograr los objetivos
(impacto) esperados
 Las restricciones del proyecto
Si una de las restricciones
cambia, al menos otra se verá
impactada.
Por ejemplo, un cambio en el
plan del proyecto para
acortar el cronograma puede
dar como resultado un
incremento de los costos o
requerir una disminución en
el alcance.
Alcance del proyecto
• Se refiere al trabajo (productos) requerido para entregar los resultados del
proyecto y los procesos usados para producirlos: es la razón de ser del
proyecto.
• Una de las principales causas para que un proyecto falle es el mal manejo de
su alcance en las siguientes situaciones: no se dedicó el tiempo necesario a
definir el trabajo, no hubo un acuerdo acerca del alcance por parte de los
interesados (stakeholders) o existió una falta de gestión sobre el alcance.
• Todas estas falencias provocan trabajos no autorizados o presupuestados,
conocidos como alteración del alcance (Scope Creep).
• La alteración del alcance o los cambios no controlados en el alcance provocan
que un proyecto incluya más trabajo que el originalmente autorizado, lo que
comúnmente resulta en costos más altos que los planificados y una ampliación
de la fecha inicial de culminación.
Tiempo
• Es la duración que requieren todas las actividades para completar el proyecto y es
usualmente representado en un diagrama de barras (Gantt), un diagrama de hitos
o un diagrama de red (PERT / CPM).
• La ausencia de control de los tiempos de un proyecto se refleja en plazos que no
se cumplen, actividades incompletas y atrasos en general.
• Un control adecuado del cronograma requiere una cuidadosa identificación de las
tareas que serán ejecutadas, una estimación precisa de su duración, la secuencia
en la que serán realizadas y cómo los recursos serán utilizados.
• No es difícil descubrir que los pronósticos iniciales no encajan una vez que el
proyecto avanza y se incrementa el conocimiento del entorno; por eso, el control
de tiempos y el cronograma son procesos iterativos.
• El equipo del proyecto debe verificar las restricciones o los requisitos específicos
de tiempo de los interesados (stakeholders) del proyecto.
Costo (presupuesto)
• Son los recursos financieros aprobados para la ejecución de las actividades del proyecto e
incluyen todos los gastos requeridos para alcanzar los resultados dentro del cronograma
planificado.
• Una débil gestión de los costos puede resultar en situaciones complejas de devolución de
recursos y de presupuesto asignado para el año contable y puede asignación de recursos en los
siguientes ejercicios contables.
• En proyectos de desarrollo, existen factores importantes para tener en cuenta: las restricciones
presupuestarias, las políticas de asignación de presupuesto, las normas y los procedimientos de
adquisiciones, etcétera.
• Estas normas condicionan la obtención de recursos de personal, equipo, servicios y materiales
que deben ser adquiridos por el proyecto.
• Los responsables de ejecutar y supervisar el proyecto deben estar informados sobre todas las
políticas, los lineamientos y los procedimientos existentes para la adquisición de estos recursos.
• La información de proyectos anteriores similares puede ser útil para mejorar las estrategias de
manejo del presupuesto.
Calidad
• En proyectos de desarrollo, se refiere normalmente a la obtención del impacto
esperado por la intervención en términos de cumplimiento de metas de
desarrollo económico y social.
• En estos no es suficiente entregar un proyecto acorde al alcance, tiempo y
presupuesto, sino que también debe satisfacer las necesidades y expectativas de
los interesados (stakeholders), que son los últimos jueces de la calidad del
proyecto.
• Gestionar estas restricciones requiere un análisis cuidadoso y un acuerdo acerca
de cuáles son las prioridades para la organización, el ente financiador y los
beneficiarios finales. Dependiendo de esos factores, un proyecto puede poner
más énfasis en el costo y la calidad que en el tiempo y el alcance.
• La comprensión de la relación entre estas tres restricciones permitirá tomar
mejores decisiones cuando sea necesario hacer cambios en el proyecto.
Relación con programas y portafolios
• Un proyecto puede dirigirse en tres escenarios separados: como un proyecto
independiente (fuera de un portafolio o programa), dentro de un programa, o dentro de
un portafolio.
• Cuando un proyecto está dentro de un programa o portafolio, los directores de proyecto
interactúan con los directores de portafolios y programas.
• En tales situaciones, los proyectos pueden agruparse juntos en un programa.
• Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, programas
subsidiarios y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada
para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.
• Algunas organizaciones pueden recurrir al uso de un portafolio de proyectos para dirigir
de manera eficaz múltiples programas y proyectos que están en curso en un momento
dado.
• Un portafolio se define como los proyectos, programas, portafolios subsidiarios y
operaciones gestionados como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos.
Portafolio, Programas, Proyectos y Operaciones
Dirección de programas
• Se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de
forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se
obtendrían si se gestionaran en forma individual. Pueden incluir
elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los
proyectos específicos del programa.
• Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un
programa incluye siempre varios proyectos.
• La dirección de programas se define como la dirección coordinada y
centralizada de un conjunto de proyectos para lograr los objetivos y
beneficios estratégicos de la organización.