Universidad Tecnológica de El Salvador

Facultad de Informática y Ciencias Aplicadas

ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION I
Trabajando en Logistica
Introducción a la logística
 Objetivos:
En el desarrollo de este capítulo aprenderá lo siguiente:

• Una definición de lo que es la logística

• La razón por la cual la logística es tan importante y aún mas en el manejo

de medicamentos

• El propósito de un sistema logístico

• Los diferentes componentes de un sistema logístico y su funcionamiento

en conjunto

• Las definiciones de términos clave de logística

1.1 ¿Qué es la logística?

parte de la cadena de suministro que planifica,

implementa y controla los flujos de distribución –
ya sea hacia el cliente o hacia el proveedor <<para
que sean eficientes y eficaces>>, así como el
almacenamiento de productos, los servicios y la
información relacionada entre el punto de partida
y el punto de consumo, todo esto a fin de
responder a las exigencias de los clientes.
Eficacia:
Capacidad de Alcanzar la meta propuesta

Eficiencia:
Capacidad de Alcanzar la meta propuesta,
utilizando la menor cantidad de recursos
posibles
1.2 ¿Por qué es importante la logística?
El objetivo de un sistema de logística va más allá de simplemente asegurarse
que un producto llegue a donde tiene que ir.
En última instancia, la meta de cualquier sistema logístico <<por ejemplo de
medicamentos>> es ayudar a que cualquier cliente tenga una disponibilidad
asegurada de insumos.
La disponibilidad asegurada de insumos existe siempre y cuando cada persona
puede obtener y utilizar suministros esenciales de salud cuando los necesite.

Una cadena de suministro que funciona como debería constituye un elemento

fundamental para llegar a la disponibilidad asegurada de insumos; cabe
precisar que elementos como el financiamiento, las políticas y el compromiso
son igualmente necesarios.
¿Por qué es importante la logística?
¿Por qué es importante la logística?

Una cadena de suministro eficiente contribuye al

mejoramiento de la eficacia de los costos. De igual forma,
puede extender los recursos limitados.
El fortalecimiento y el mantenimiento de un sistema logístico
tiene tres ventajas: (1) reduce las pérdidas debidas a
sobreabastecimiento, desechos, vencimientos, daños, hurto e
ineficiencia; (2) protege las inversiones de otros grandes
proyectos; y (3) maximiza el potencial de recuperación de
costos.
 1.3 El sistema logístico
Durante la vida, uno se encuentra con cientos de sistemas logísticos, ya sea en restaurantes, tiendas,
almacenes y muchos más lugares, si uno entiende un ejemplo sencillo de un sistema logístico
orientado a otra área, se podrá comprender prácticamente cualquier sistema logístico del ámbito de
comercialización de medicamentos

Un ejemplo de sistema logístico sencillo es un restaurante.

• La cocina es un lugar de almacenamiento: los alimentos se almacenan allí hasta que se sirvan al
cliente.
• Los camareros proveen el transporte: llevan los alimentos de la cocina al cliente.
• Las mesas son los puntos de entrega del servicio, o sea donde los clientes se sientan para pedir sus
platos y comer.

Para los clientes, un restaurante no es un sistema logístico; es un lugar para comer. Probablemente
usted nunca consideró antes a un restaurante como un sistema logístico. Pero aún así, sus expectativas
de un restaurante están directamente relacionadas con la logística.
Un lugar donde estamos comprometidos con:
1.4 El ciclo logístico: organización de las
actividades del sistema logístico
Actividades principales del ciclo
logístico

Servicio al usuario.

Cada persona que trabaja en logística debe recordar que selecciona,

compra, almacena o distribuye productos para satisfacer las
necesidades del usuario. Los bodegueros no almacenan medicamentos
por el mero hecho de almacenarlos; más bien lo hacen para asegurar la
disponibilidad de insumos para cada usuario y, así, puedan acceder a los
insumos de salud cuando sea que los necesiten.
Actividades principales del ciclo
logístico

Selección de los productos. .

Los productos seleccionados para el uso tendrán un impacto sobre el

sistema logístico, así que se tienen que tomar en cuenta los
requerimientos logísticos a la hora de seleccionar productos.
Actividades principales del ciclo
logístico
Cuantificación.

Después de la selección de los productos, se tiene que determinar

la cantidad necesaria y el costo de cada producto. La
cuantificación es el proceso de estimación de la cantidad y el
costo de los productos necesarios para un programa (o servicio)
específico; este proceso implica también la determinación de
cuándo conviene comprar y distribuir los productos a fin de
asegurar un abastecimiento continuo para el mismo programa.
Actividades principales del ciclo
logístico
Adquisiciones.

Una vez que se ha desarrollado un plan de insumos como parte del

proceso de cuantificación, se tienen que adquirir ciertas cantidades
de productos. Los programas o sistemas pueden conseguir sus
insumos por medio de abastecedores a nivel local, regional o
internacional, o pueden recurrir a agentes de compras para cumplir
con esta actividad logística. De cualquier manera, el proceso de
adquisiciones debería seguir un conjunto de pasos específicos para
asegurar un proceso abierto y transparente que sostenga los seis
“correctos”.
Actividades principales del ciclo
logístico
Control de inventarios: almacenamiento y distribución.

Una vez que el programa o sistema ha comprado y recibido un

artículo, éste se tiene que transportar hacia el nivel de prestación de
servicio donde el usuario recibirá los productos. Durante este
proceso, los productos se tienen que almacenar hasta que sean
enviados al siguiente nivel o hasta que el cliente los necesite. Casi
todas las empresas almacenan parte de sus existencias para prever
futuras necesidades de los clientes.
El corazón del sistema logístico

La información es el
motor que impulsa
el ciclo logístico. Sin
información, el
sistema logístico no
funcionaría bien.
 Al final el sistema logístico deberá
conocer…
¿Consumo o distribución?

Los sistemas logísticos cumplen con los seis “correctos” para el cliente. Por este
motivo, todas las decisiones de logística deberían basarse en información sobre los
productos recibidos o usados por el cliente. Los sistemas logísticos deben recopilar
información sobre las cantidades de un determinado producto entregadas a los
clientes. Un producto se considera utilizado luego de haber sido recibido por el
cliente; aún si el producto es desperdiciado o descartado por el cliente, el sistema
logístico todavía tendrá que reabastecer el producto, sin importar su uso final.

(Nótese que al margen del ámbito de la logística, desde luego, conocer cómo el
cliente utiliza o desecha el producto que recibe es un elemento que reviste
especial interés).
 Definiciones de términos clave de logística

• suministros, insumos, bienes, productos y existencias. Todos los artículos que

circulan por un sistema logístico

• sistema de distribución. Toda la cadena de almacenes y enlaces de transporte por

los que se transportan suministros del fabricante al consumidor, incluidos puertos,
almacenes centrales, regionales y de distrito, todos los puntos de entrega de
servicios y vehículos de transporte.

• lapso de reabastecimiento. Tiempo que transcurre desde que se piden productos

hasta que se reciben y estén listos para su uso.

• sistema de requisición. En un sistema de requisición, el personal que recibe los

suministros calcula las cantidades de insumos necesarias.
 Definiciones de términos clave de logística

• integración de productos. Se trata de combinar la administración de algunas o todas

las funciones logísticas para diferentes categorías de insumos.

• integración de la cadena de suministros. Proceso de mejoramiento del desempeño

que desarrolla vínculos continuos entre los diferentes miembros del personal, los
niveles y las funciones dentro de una cadena de suministro dada a fin de maximizar
el servicio al cliente.
Sistemas de información para la
administración logística
Comunicación de vanguardia
Objetivos:
En el desarrollo de este capítulo aprenderá lo siguiente:

• El propósito de un sistema de información para la administración logística

• La información esencial necesaria para la administración logística

• El propósito de los tres tipos de registros logísticos y los datos que deben contener

• El propósito de informar

• Los tipos de reportes logísticos y los datos que deben contener

• El propósito de los reportes de retroalimentación en logística.

 2.1 Sistemas de información para la
administración logística
Así como se aprendió en el capítulo 1, la información es realmente el
motor que impulsa todo el ciclo logístico.
Se recopila información para tomar decisiones y, mejor sea la
información obtenida, mejores resultarán las decisiones tomadas.

Un sistema de información para la administración logística (SIAL) es el

sistema de registros y reportes que se utiliza para recopilar, organizar y
presentar los datos logísticos de todos los niveles del sistema. Lo más
importante del SIAL es que permite al personal de logística recopilar los
datos necesarios para tomar decisiones fundadas que, a la larga,
mejorarán el servicio al cliente.
2.2 Datos esenciales para la toma de
decisiones
Si los datos se recopilan para la toma de decisiones, debe
saber qué tipo de datos recopilar y con qué frecuencia
hacerlo.

Para decidir qué tipos de datos debe recopilar, analice las

decisiones que tiene que tomar. Piense en qué preguntas
podría formular una persona que trabaja en logística.

¿Qué información necesitaría para responder a esas

preguntas y tomar decisiones informadas?
 2.2 Datos esenciales para la toma de
decisiones
Las preguntas podrían incluir lo siguiente:

¿Cuánto tiempo durarán las existencias actuales de suministros? ¿Cuándo tenemos que
pedir más suministros?

¿Dónde se encuentra el nivel máximo de consumo? ¿Necesitan más recursos estos

establecimientos?

¿Los insumos fluyen normalmente dentro del sistema de distribución? ¿Necesitamos

ajustar el sistema de distribución para evitar embotellamientos en el sistema?

¿Hay insumos que están a punto de vencer? ¿Deberíamos retirarlos del sistema de
distribución? ¿Podemos volver a distribuirlos? ¿Se pueden usar antes de su
vencimiento?
 2.2 Datos esenciales para la toma de
decisiones

Para tomar decisiones logísticas, un gerente de logística

necesita tres datos esenciales: (1) existencias disponibles,
(2) consumo y (3) pérdidas y ajustes.

Si bien en logística se puede hacer buen uso de otros datos,

éstos son imprescindibles para administrar un sistema
logístico: debe utilizar un SIAL para registrarlos y reportarlos.
 2.3 Tres tipos de registros logísticos
Los productos de un sistema de distribución pueden estar sujetos a tres
procedimientos: se pueden almacenar, transportar (en un viaje) o se pueden
consumir (se utilizan).
Dado que queremos monitorear constantemente los insumos en el sistema
de distribución, debemos contar con tres tipos de registros logísticos para
poder rastrear esos suministros. Cada tipo de registro tiene un formato y un
uso distintos.
Registros de existencias. Contienen información relativa a los productos
almacenados.
Registros de movimientos. Contienen información relativa a los productos
trasladados.
Registros de consumo. Contienen información relativa a los productos
consumidos o utilizados.
 Registros de existencias
¿Cuál es el propósito principal de los registros de existencias?
Se utilizan para registrar información sobre los productos almacenados.

¿Qué datos esenciales contienen los registros de existencias?

Deben contener, separada por producto, la cantidad de existencias disponibles, la
cantidad de pérdidas y la cantidad de ajustes.

¿Quién completa el registro de existencias?

Puede hacerlo cualquier persona que reciba o entregue existencias del almacén, o
cualquier persona que realice un inventario físico de las existencias; esto incluye el
gerente u otro personal del almacén y el personal del punto de entrega de
servicios. Las farmacias almacenan insumos y el personal debería también utilizar
registros de existencias. El farmacéutico y el personal encargado de la farmacia
son responsables de completar estos registros.
 Registros de existencias
¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de
existencias?

Los formatos más comunes para los registros de existencias son las
tarjetas de existencias y los libros mayores. Los diferentes tipos de
registros de existencias incluyen tarjetas de existencias, tarjetas de
control de existencias y tarjetas de control de estiba.
Registros de movimientos
¿Cuál es el propósito principal de un registro de movimientos?
Los registros de movimientos se utilizan para registrar información relativa
al movimiento de existencias de un establecimiento a otro. Además, los
registros de movimientos constituyen una prueba de pedidos, salidas y/o
entregas.

¿Qué datos logísticos esenciales se incluyen en un registro de

movimientos?
Si bien los registros de movimientos son fundamentales para registrar el
movimiento de existencias, no necesitan incluir ninguno de los datos
esenciales ya mencionados. A veces, el registro de movimientos se combina
con algún tipo de reporte e incluye información como las existencias
disponibles actuales y, según el diseño del sistema, las pérdidas y los datos
de consumo.
Registros de movimientos
¿Quién completa los registros de movimientos?

El personal del almacén de los establecimientos de emisión y recepción asienta los

registros de movimientos. En farmacias o en puntos de entrega de servicios, los
bodegueros, el personal encargado de la farmacia o los enfermeros efectúan los
registros de movimientos.

¿Cuáles serían unos ejemplos de formatos de registros de movimientos?

Los formatos más comunes son las órdenes de reparto, los registros de recepción,
los comprobantes de despacho, los comprobantes de entrega, y los comprobantes
combinados de solicitud, despacho y recepción.
 Registros de consumo
¿Cuál es el propósito principal de un registro de consumo?
Sirven para registrar la cantidad de cada producto utilizado por o
entregado a un usuario, o utilizados en un punto de entrega de servicios al
proveer los servicios.

¿Qué datos esenciales contienen los registros de consumo?

Tal como su nombre lo indica, contienen los datos de consumo o, más
explícitamente, la cantidad de cualquier producto específico consumido
en un período de tiempo específico.

¿Quién completa los registros de consumo?

Los proveedores de servicios que entregan productos a los usuarios o
utilizan los productos en los puntos de entrega de servicios.
2.4 Sistemas de información y
consolidación de datos

Los registros de existencias, de movimientos y de consumo

registran datos. Para que sean de utilidad, los datos
recopilados deben estar a disposición de una manera que
sea útil para la toma de decisiones. En esta sección, se
examina de qué manera la información se traslada en los
reportes.
Sistemas de información y consolidación
de datos

Los seis “correctos” para los datos de un SIAL

Si los clientes esperan encontrar los productos correctos, en las

cantidades correctas, en el lugar correcto, en el momento
correcto, en condición correcta y al costo correcto ¿es razonable
que se espere lo mismo de la información que necesitamos?
¡Definitivamente sí! Los seis “correctos”
se aplican también a los datos. Necesitamos
los datos correctos (los datos esenciales), en
el momento correcto (a tiempo para tomar
acción), en el lugar correcto (el lugar donde se
toman las decisiones) y en las cantidades
correctas (contar con todos los datos
esenciales de todos los establecimientos).
Los datos deben ser de la calidad correcta
(debemos creer que los datos son correctos y
exactos) y obtenerse al costo correcto (no
deberíamos gastar más para recopilar
información que lo que gastamos en los
suministros).
2.5 El uso de un SIAL para la toma de
decisiones

Los reportes de retroalimentación notifican a los niveles inferiores sobre

su desempeño y, en algunos casos, proveen información complementaria
sobre los reportes de otros establecimientos. Además, los reportes de
retroalimentación dan a conocer a los gerentes de los niveles superiores
la eficacia del funcionamiento del sistema.
CONCLUSIONES PARTE 1 y 2

1. Nuestro Deber…suministrar los insumos correctos, en cantidades

correctas, en la condición correcta, en el lugar correcto, en el momento
correcto y al costo correcto; y, por supuesto, proveer un buen servicio al
cliente.

2. El propósito de un sistema de información para la

administración logística es recopilar, organizar y
reportar datos que permiten al personal de logística
tomar decisiones en cuanto al sistema logístico.