GERENCIA DE PROYECTOS PMI

Planificación de Recursos, Calidad y

Comunicaciones
Sesión
Sesión 7
7
GESTIÓN DE COSTOS
• Todos los proyectos están
limitados por una
restricción
presupuestaria. La gestión
de los costos es un área
con varias nociones
técnicas que debe
conocer un buen Director
del Proyecto para lograr
proyectos exitosos.
 Estimar los costos
Entradas Salidas
Línea Base de Alcance

Cronograma de proyecto Estimaciones de costos de

las actividades
Plan de recursos humanos
Estimar
Estimar los
los costos
costos Bases de los estimados
Registro de riesgos
Actualizaciones a los
Factores ambientales de la
Herramientas y documentos del proyecto
empresa
Técnicas
Activos de los procesos de Juicio de expertos
la Organización
Estimación análoga

Estimación paramétrica

Estimación ascendente

Estimación por tres valores

Costo de la calidad

Software de estimación de costos para la

dirección de proyectos

Análisis de propuestas para licitaciones

• ¿Cómo gestionar el proyecto según su presupuesto? interrogantes:
• ¿Cuál es el nivel de precisión de las estimaciones de siguientes
costos? Un nivel de precisión por orden de magnitud respuesta a los
(ROM) suele variar entre +-50%; mientras que una proyecto, dando
estimación definitiva estará en un rango de +-10%. costos del
• ¿Cuáles son los enlaces de cada grupo de costos con las se gestionarán los
cuentas de control de la EDT? planificar cómo
• ¿Cuáles son los límites o umbrales permitidos de equipo deben
variaciones en los costos? Proyecto y su
• ¿Cómo administrar las variaciones de costos? El Director del
• ¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?
Plan de gestión de costos
Estimar los costos
¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Estimación análoga: utilizar costos de proyectos anteriores para estimar el costo del
próximo proyecto.
• Estimación ascendente: descomponer la actividad en menores componentes para
estimar con mejor precisión cada una de las partes inferiores y luego sumar los costos
de abajo hacia arriba.
• Estimación paramétrica: utilizar información histórica para estimar los costos futuros.
Podrían ser modelos simples.
• Determinar tarifas de los recursos: solicitar cotizaciones, consultar bases de datos y
listas de precios.
• Estimación por 3 valores o PERT: al igual que para estimar la duración de una actividad,
para estimar los costos se puede aplicar la técnica PERT.
• Análisis de reserva: agregar una reserva de costo adicional para contingencia sobre
aquellos eventos previstos pero inciertos. En otras palabras, agregar una reserva de
contingencia sobre aquellas incógnitas conocidas que tienen riesgos residuales.
• Costo de la calidad: costos para asegurar la calidad del proyecto. Incluye los costos de
prevención y evaluación (costos de cumplimiento) y los costos de falla (costos de no
cumplimiento), como explicaremos en el capítulo de calidad.
• Software: planillas de cálculo, simuladores, estadísticas, etc.
• Análisis de propuestas para licitaciones: estimar los costos del proyecto en función de
las ofertas enviados por los proveedores.
Estimar los costos
¿Qué obtengo al final del proceso?

• Estimaciones de costos de las actividades: recursos humanos,

materiales, equipamiento, servicios, instalaciones, reserva para
contingencias, ajustes inflacionarios, entre otros.
• Base de las estimaciones: información de respaldo de las
estimaciones. Documento que justifican cómo se realizaron las
estimaciones de costo, justificación de los supuestos utilizados,
especificaciones del rango de precisión, entre otros.
Estimar los costos
• Consiste en desarrollar una aproximación de los costos de los recursos
necesarios para completar cada actividad del cronograma.
• Tipos de estimación de costos:

Tipo Descripción Exactitud

Estimación aproximada de Usada generalmente en las fases -50% a +100%
orden de magnitud tempranas del proyecto
(ROM: Rough order of magnitude)
Presupuestario Se usa a menudo para fines de -10% a +25%
(Budgetary) planificación
Rango de estimación Se usa a menudo como una alternativa -10% a +15%
(Range of estimate) al tipo ROM, donde la exactitud de la
estimación no se conoce bien
Estimación definitiva Basado en información detallad del -5% a + 10%
trabajo del proyecto
Estimar los costos
Estimación por analogía
 Utiliza los costos reales de proyectos anteriores similares
como base para estimar los costos del proyecto actual.
PROYECTO A
 Se utiliza frecuentemente para la estimación de costos
cuando la cantidad de información detallada sobre el
proyecto es limitada (fases tempranas).
 Utiliza el juicio de expertos.
 En general, es menos costosa que otras técnicas, pero
generalmente también es menos exacta. Es más fiable PROYECTO B
cuando los proyectos anteriores son similares de hecho
y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que
preparan las estimaciones tienen la experiencia
necesaria.
Estimar los costos
Estimación Paramétrica
 Es una técnica que utiliza una relación estadística entre
los datos históricos y otras variables (por ej., metros
cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el
desarrollo de software, horas de mano de obra
requeridas) para calcular una estimación de costos para
un recurso de la actividad del cronograma.
 Puede producir niveles superiores de exactitud
dependiendo de la complejidad, así como también de la
+ b x
cantidad subyacente de recursos y la información de
costos incorporada al modelo. y =a
 Un ejemplo relacionado con el costo supone multiplicar
la cantidad planificada de trabajo a realizar por el costo
histórico por unidad, a fin de obtener el costo estimado.
Estimar los costos
Estimación Ascendente
 Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de
trabajo individuales o actividades del cronograma
individuales con el nivel más bajo de detalle.
 Este costo detallado luego se resume o “acumula” en
niveles superiores para fines de información y
seguimiento.
 El costo y la exactitud de la estimación de costos
ascendente en general está motivada por el tamaño y
la complejidad de la actividad del cronograma o del
paquete de trabajo individuales.
 En general, las actividades con un esfuerzo asociado
menor aumentan la exactitud de las estimaciones de
costos de las actividades del cronograma.
Estimaciones de las actividades

Estimaciones de costos de las actividades

• Es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos
necesarios para completar las actividades del cronograma.
Actividades Horas Otros
1. Definir perfiles y nro. De personal requerido 8  
2. Enviar convocatoria a universidades y periódicos 4 2000
3. Realizar entrevistas 20  
4. Seleccionar candidatos 20  
5. Firmar contratos 10  
6. Inducir a la organización 16 1000
78 3000
Costo x Hora (Dólares) = 10

Costo Total del Entregable 3780dólares

 Determinar el presupuesto
Entradas Salidas
Estimaciones de costos de
las actividades Línea base del desempeño
de costos
Base de las estimaciones
Determinar
Determinar el
el Requisitos de
Línea Base de Alcance presupuesto financiamiento del proyecto
presupuesto
Cronograma de proyecto Actualizaciones a los
Herramientas y documentos del proyecto
Calendario de los recursos
Técnicas
Factores ambientales de la Suma de costos
empresa
Análisis de reserva
Activos de los procesos de
la Organización Juicio de expertos

Relaciones históricas

Conciliación del límite del

financiamiento
Determinar el presupuesto
¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Suma de costos: sumar los costos de las actividades del

proyecto distribuidas a través del tiempo.
• Análisis de reserva: agregar una reserva de contingencia para
los riesgos conocidos o una reserva de gestión para aquellos
cambios por riesgos imprevistos.
• Estimación análoga o paramétrica que utiliza información
histórica para estimar presupuestos futuros.
• Conciliación del límite del financiamiento: analizar si los
desembolsos estimados en el presupuesto son coherentes
con la financiación disponible.
Determinar el presupuesto

¿Qué obtengo al final del proceso?

• Línea base de costo: está formada por el presupuesto

acumulado del proyecto.
• Requisitos de financiamiento: necesidades de fondos para
financiar el proyecto a través del tiempo.
Determinar el presupuesto
• La sumatoria de los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de
trabajo a fin de establecer una línea base de costo.
• Durante esta etapa se debe considerar las contingencias para evitar ser sorprendidos
por algunos imprevistos.
Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TOTAL
Personal:
2 personas 2 000 2 000 2 000 2 000 8 000
Equipos:
PCs 2 500 2 500
Impresora 1 000 1 000
Consultoría:
Pagos a proveedor 5 000 5 000 5 000 15 000
Capacitación:
Manejo GSM 8 000 4 000 12 000
Linea Base de Costos 18 500 8 000 7 000 7 000 40 500
Contingencia 1 850 800 700 700 4 050
TOTAL COSTOS DEL PROYECTO 20 350 12 800 7 700 7 700 48 550
 Determinar el presupuesto

Línea base del desempeño de Costos

• Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la
cual se puede medir, supervisar y controlar el desempeño general del costo.

V alore s acum ulados

Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 TOTAL
40000
Personal 1,900 2,200 2,250 1,000 700 8,050
Equipos   1,250 3,750 2,000   7,000
30000
Consultoría 1,800 3,000 4,345 4,000 2,000 15,145
Capacitación   2,000 3,000     5,000 20000

Linea Base de Costos 3,700 8,450 13,345 7,000 2,700 35,195

10000
Contingencia 370 845 1,335 700 270 3,520
TOTAL COSTOS 4,070 9,295 14,680 7,700 2,970 38,715
0
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5
Mes
Determinar el presupuesto
Requisitos de financiamiento del proyecto
• Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea
base de costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un
margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los
sobrecostos.
Valores acumulados

40000
Requisitos de
financiamiento

30000

Línea base
de costos
20000

10000 Gastos

0
0 1 2 3 4 5
Mes
GESTIÓN DE LA CALIDAD

• La gestión de la calidad implica que el

proyecto satisfaga las necesidades por las
cuales se emprendió. Para ello será
necesario lo siguiente:
– Convertir las necesidades y expectativas de los
interesados en requisitos del proyecto
– Lograr la satisfacción del cliente cuando el
proyecto produzca lo planificado y el producto
cubra las necesidades reales
– Realizar acciones de prevención sobre la
inspección
– Buscar en forma permanente la perfección:
mejora continua
 Planificar la calidad
Entradas Salidas
Línea Base de Alcance Estimaciones de costos de
las actividades
Registro de Interesados
Métricas de calidad
Línea base de Planificar
Planificar la
la calidad
calidad
desempeño de costos Listas de control de calidad

Línea base del Plan de mejoras del proceso

Herramientas y
cronograma
Técnicas Actualizaciones a los
Registro de riesgos documentos del proyecto
Análisis costo-beneficio

Factores ambientales Costo de la calidad

de la empresa Diagramas de control

Activos de los procesos Estudios comparativos

de la Organización Diseño de experimentos

Diagrama de flujo

Muestreo estadísticos

Metodologías propietarias de gestión de la calidad

Herramientas adicionales de planificación de calidad

 Planificar la calidad

JURAN Trilogía de Juran: Planeamiento, Control y

Mejoramiento de la Calidad

CROSBY Cero defectos

DEMING Se enfoca en el TQM (Calidad Total) y la

Mejora continua

TAGUCHI La calidad debería ser diseñada en el

producto de modo que los factores que
causen variación puedan ser identificados y
controlados
Planificar la calidad

¿Qué herramientas puedo utilizar? (1)

• Costo de la calidad (COQ: cost of quality)

• Diagrama de control: se utiliza para evaluar el
comportamiento del proceso a través del tiempo. El cliente
fija límites de especificación (o tolerancia) y el DP determina
los límites de control.
• Estudios comparativos (benchmarking): utilizar otros estudios
realizados sobre proyectos similares para planificar la calidad
del proyecto.
• Diseño de experimentos: evaluar estadísticamente qué
factores mejoran la calidad del proyecto.
Planificar la calidad

¿Qué herramientas puedo utilizar? (2)

• Muestreo estadístico: seleccionar parte de una población

para su análisis, de esa forma se reducen los costos de control
de calidad en relación a tener que investigar toda la
población.
• Diagrama de flujo: utiliza símbolos para describir los pasos de
un proceso y las acciones que se deben realizar en cada paso.
• Otros metodologías o herramientas: six sigma, lean thinking,
despliegue de funciones de calidad, CMMI, diagramas de
afinidad, técnicas de grupo nominal, diagramas matriciales,
etc.
Planificar la calidad

¿Qué obtengo al final del proceso?

• Plan de gestión de calidad

• Métricas de calidad: parámetros objetivos que se utilizarán
para medir la calidad del proyecto.
• Listas de control de calidad: listado para verificar que se
sigan los procesos de calidad
Planificar la calidad
• Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo
satisfacerlos.
• Los estándares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, Malcom
Baldnge, etc. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

Actividad Responsable Descripción

Validación de principales Todos los entregables del WBS serán validados por el Comité Directivo
Todos. antes de darse por concluido.
entregables
Todos los procesos de la organización deberán considerar actividades
Diseño de procesos Responsables de equipos. de aseguramiento de calidad en sus procesos.

Revisión de pares Analista Experto El diseño del portal será validado por un analista experto.

PM y Responsables de Se realizará una auditoria al proyecto al término del plan para la

Auditoria del Proyecto dirección del proyecto.
equipos

Métricas
Tiempo que se demora un aplicativo como respuesta a una petición
Tiempo de respuesta = 2 sg. Supervisor técnico de usuario

Nro. de errores por ciclo de prueba.

Supervisor de pruebas Pruebas realizadas con datos reales
C1= 20; C2=1O; C3=5; C4=0
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

• Si quieres ser un buen director de

proyecto, deberás prestar mucha
atención a este capítulo.
• Recuerda siempre que los proyectos
no son sólo planillas de cálculos,
diagramas de Gantt y planes.
• Las personas serán las que harán
realidad un proyecto exitoso y de allí
la importancia de saber liderarlos,
motivarlos y retribuirlos de manera
apropiada
 Desarrollar el plan de recursos humanos
Entradas Salidas

Requisitos de Recursos
de la actividad
Factores ambientales Desarrollar
Desarrollar el
el plan
plan de
de Plan de Recursos
de la empresa Recursos
Recursos Humanos
Humanos Humanos
Activos de los procesos
de la Organización Herramientas y
Técnicas
Organigramas y descripciones
de cargos

Creación de relaciones de
trabajo

Teoría de la Organización
• ¿Cómo y cuándo se incorporará cada persona?
siguientes preguntas:
• ¿Cuáles son sus capacidades actuales y sus necesidades de
formación?
respuesta a las
• ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades? deberíamos dar
• ¿Cuáles serán los paquetes de trabajo que asignaremos a proyecto,
cada miembro del equipo? actividades del
• ¿Cuándo deberá enviar los informes cada persona? para realizar las
• ¿A qué reunión deberá asistir cada uno? recursos humanos
• ¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal? las necesidades de
• ¿Cómo vamos a proteger al personal de las contingencias
externas?
Cuando planificamos
• ¿Cómo y cuándo desafectaremos a las personas?
Desarrollar el plan de recursos humanos
Desarrollar el plan de recursos humanos
Qué herramientas puedo utilizar?

• Organigramas y descripción de cargos: esquemas donde se explicita el cargo y

nivel jerárquico de cada persona. Pueden ser diagramas jerárquicos, diagramas
matriciales o documentos de texto.
• Creación de relaciones de trabajo (Conexiones): por ejemplo, organizar todos los
viernes por la tarde una reunión informal con los miembros del equipo donde la
empresa pague las cervezas y nadie asista con traje y corbata.
• Teoría de la Organización: provee información sobre el comportamiento de las
personas en las organizaciones (sistemas abiertos, cerrados, naturales y
racionales).

¿Qué obtengo al final del proceso?

• Roles y responsabilidades: rol es el cargo o posición que ocupa una persona en

cada actividad del proyecto, mientras que responsable es la persona que debe
lograr que la actividad se desarrolle de manera adecuada. Cabe aclarar que el
responsable podría ser una persona distinta a la que realiza la actividad.
Desarrollar el plan de recursos humanos

Consiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de
informe (líneas de reporte), y elaborar el plan de Recursos Humanos.

Integrantes

Dedicación
Comité Nombre Rol Funciones al Proyecto
Nombre del Responsable del Se encarga de toda la gestión Tiempo
integrante 1, Proyecto del proyecto completo
Gerente
Nombre del Realiza el análisis de Tiempo
integrante 2, Analista Líder requerimientos Monitorea el completo
desarrollo de requerimientos
Analista Líder de Usuario Nombre del Líder de Tiempo
Programación integrante 3, Desarrollan los requerimientos parcial
Líder Experto Programación
Nombre del Tiempo
integrante 4, Programadores Valida el producto del proyecto parcial
Analistas Programadores
Nombre del Se encarga de toda la gestión Tiempo
integrante 5 Usuario Experto del proyecto parcial
 Desarrollar el plan de recursos humanos
Matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix)
Actividad Pedro Marcela Rogelio
Búsqueda de información   X  
Estudio de mercado   X  
Análisis costo beneficio     X
DIAGRAMAS MATRICIALES DE
ASIGNACIÓN DE Matriz RACI
RESPONSABILIDADES Actividad Pedro Marcela Rogelio
Búsqueda de información A R C
Estudio de mercado A R C
Análisis costo beneficio I A R

R (responsable); A (aprueba); C (consultado); I (informado)

Rol:
Autoridad:
FORMATO DE TEXTO Responsabilidad:
(Manual de Organización y Funciones) Competencias:
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

• La principal habilidad de un
Director de Proyectos es
saber comunicar.
• No importa qué título tengas
y en qué profesión te hayas
especializado, si no aprendes
a comunicar de manera
efectiva no conseguirás
proyectos exitosos.
 Planificar las comunicaciones
Entradas Salidas

Registro de Interesados
Plan de gestión de las
Estrategia de la gestión Planificar
Planificar las
las comunicaciones
de los interesados comunicaciones
comunicaciones deldel
Actualizaciones a los
Factores ambientales
proyecto
proyecto documentos del proyecto
de la empresa
Herramientas y
Activos de los procesos Técnicas
de la Organización
Análisis de los requisitos de las
comunicaciones

Tecnología de las
comunicaciones
Modelos de comunicación

Métodos de comunicación
Planificar las comunicaciones

¿Qué herramientas puedo utilizar?

• Análisis de los requisitos: determinar los canales de comunicación y las

necesidades de información de los interesados.
Número de canales = (n x (n-1)) / 2
Donde n es el número de interesados
Tecnología de las comunicaciones: planificar qué tipo de tecnología se
utilizará para la distribuir la información.
• Modelos de comunicación: la comunicación fluye entre emisor y
receptor.
• Métodos de comunicaciones: distintas alternativas para compartir la
información entre los interesados. Por ejemplo, realizar una reunión
interactiva o bi-direccional, enviar un e-mail unilateral (push), desarrollar
una intranet (pull), etc.
Planificar las comunicaciones

¿Qué obtengo al final del proceso?

• Plan de gestión de las comunicaciones. Incluye, entre

otros:
• Canales de comunicación
• Formato y contenidos del tipo de información
• Personas responsables de comunicar
• Personas que recibirán la información
• Tecnología de las comunicaciones a utilizar
• Frecuencia de la comunicación
• Glosario de términos comunes
Planificar las comunicaciones
PLAN DE LAS COMUNICACIONES
Responsabilidad del Interesado
ID # Actividad Frecuencia Medio
Director del Jefe de Jefe de Equipo
Proyecto Gerente Producción Marketing Proyecto

1 Informe de Avance Semanal Email Emisor Destinatario Valida Valida Soporte

Informe de
2 Mensual Informe Emisor Destinatario Destinatario Destinatario Soporte
Resultados
Solicitud de Cambios
3 Eventual Informe Destinatario Autoriza Emisor Valida Soporte
Funcionales

4 Solicitud de Cambios Eventual Informe Destinatario Autoriza Valida Emisor Soporte

de Presentación

5 Reunión de Quincenal Acta de Destinatario Valida Valida Valida Emisor

coordinación Reunión
GERENCIA DE PROYECTOS PMI
Planificación de Recursos, Calidad y
Comunicaciones
Sesión
Sesión 7
7