GESTIÓN DE COSTOS DE UN PROYECTO

DR. OSCAR ENRIQUE DÍAZ SANTOS

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 INTRODUCCIÓN

• Para realizar una gestión de proyectos de una

empresa, es preciso hacer una determinación de
costos que permita conocer la cantidad de recursos
es necesario tener ya sea como capital propio o
como financiamiento. Con ello es posible valuar los
proyectos para conocer su rentabilidad. El Project
Management Institute (PMI), proporciona en forma
detallada varias técnicas que permiten la
estimación de costos, así como los procesos para la
gestión de los proyectos.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS

• Es el proceso que consiste en desarrollar una

aproximación de los recursos financieros necesarios
para completar las actividades del proyecto.

• El beneficio clave de este proceso es que determina

el monto de los costos requerido para completar el
trabajo del proyecto.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (1)

• De acuerdo al PMBOK, 2017), las técnicas y herramientas para la estimación de costos

• son:

• Juicio de Expertos. Es de suma importancia porque proporciona una visión valiosa sobre el entorno así
como información de proyectos similares realizados con anterioridad. Este juicio orienta sobre la
conveniencia o no de combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
Para esta herramienta es importante contar con datos históricos.

• Estimación Análoga. utiliza los valores como el alcance, el costo, el presupuesto y la duración, o medidas
de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para
estimar el mismo parámetro o medida para un proyecto actual.

• A la hora de estimar los costos, esta técnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como
base para estimar el costo del proyecto actual.

• Es un método de estimación del valor bruto, que en ocasiones se ajusta en función de diferencias
conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (2)

• Estimación Paramétrica. utiliza una relación estadística entre los

datos históricos relevantes y otras variables (p.ej., metros
cuadrados en construcción) para calcular una estimación del
costo del trabajo del proyecto. Con esta técnica se pueden lograr
niveles superiores de exactitud, en función de la sofisticación y de
los datos que utilice el modelo. La estimación paramétrica de
costos se puede aplicar a un proyecto en su totalidad o a partes
del mismo, en combinación con otros.
• Estimación Ascendente. La estimación ascendente es un método
que sirve para estimar un componente del trabajo. El costo
individual de cada paquete de trabajo o actividad se calcula con el
mayor nivel posible de detalle. El costo detallado se resume
posteriormente o se “acumula” en niveles superiores para fines
de reporte y seguimiento. En general, la magnitud y complejidad
de la actividad o del paquete de trabajo individuales influyen en
el costo y la exactitud de la estimación ascendente de costos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (3)

• Estimación por Tres Valores. Estos valores consiste en tener en cuenta tres
escenarios, los cuales son:

❖ • Más probable (CM). El costo de la actividad se estima sobre la base de una

evaluación realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y de cualquier
gasto previsto.
❖ • Optimista (CO). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del
mejor escenario para esa actividad.
❖ • Pesimista (CP). El costo de la actividad se estima sobre la base del análisis del
peor escenario para esa actividad.

• Cuando se consideran los tres escenarios, la empresa tiene la visión de lo que

puede pasar con cada uno de ellos y entonces, puede tomar la mejor decisión.
Con ello se pueden reducir los riesgos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (4)

Análisis de Reservas.

• Para tener en cuenta la incertidumbre sobre los costos es conveniente incluir reservas
(provisiones para contingencias)

• Las reservas para contingencias consisten en el presupuesto, dentro de la línea base de costos,
que se destina a los riesgos identificados y asumidos por la organización, para los que se
desarrollan respuestas de contingencia o mitigación.

• Las reservas para contingencias se contemplan a menudo como la parte del presupuesto
destinada a cubrir los "conocidos/desconocidos“ susceptibles de afectar al proyecto. Por
ejemplo, se podría anticipar la necesidad de reelaborar algunos de los entregables del
proyecto y al mismo tiempo desconocer el impacto de esa reelaboración.

Las reservas para contingencias pueden cubrir una actividad específica, la totalidad del proyecto
o ambas. La reserva para contingencias puede definirse como un porcentaje del costo estimado,
como un monto fijo, o bien puede calcularse utilizando métodos de análisis cuantitativos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (5)

• Costo de la Calidad (COQ). Los supuestos relativos

a los costos de la calidad se pueden utilizar para
preparar la estimación de costos de las actividades.

• Software de Gestión de Proyectos. Se utilizan para

agilizar la estimación de costos. El uso de software
pueden simplificar el uso de algunas de las técnicas
de estimación de costos y facilitan el análisis de las
alternativas para la estimación de costos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (6)

• Análisis de Ofertas de Proveedores. Para la

estimación de costos es importante realizar un
análisis detallado de cuánto debe costar el proyecto
considerando ofertas de proveedores calificados.
Asimismo, se pude conocer cuántos proyectos se
han adjudicado a cada uno de los proveedores y
cual ha sido el resultado.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA
ESTIMACIÓN DE COSTOS (7)

• Técnicas Grupales de Toma de Decisiones. Los

enfoques grupales, tales como la tormenta de
ideas, las técnicas Delphi o de grupo nominal, son
útiles para involucrar a los miembros del equipo en
la mejora de la exactitud de la estimación y de su
nivel de compromiso con los resultados de las
estimaciones resultantes.
• A través de estos grupos se puede obtener
información adicional y se obtienen estimaciones
más precisas.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS DE LAS
ACTIVIDADES

• Son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren

para completar el trabajo del proyecto (Horgren, 2012).

• Las estimaciones de costos pueden presentarse de manera resumida o

detallada.

• Se estiman los costos para todos los recursos aplicados a la estimación

de costos de las actividades. Esto incluye, entre otros, el trabajo directo,
los materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones, la
tecnología de la información y determinadas categorías especiales, tales
como el costo de la financiación (incluidos los cargos de intereses), un
factor de inflación, las tasas de cambio de divisas, o una reserva para
contingencias de costo.

• Si se incluyen los costos indirectos en el proyecto, éstos se pueden

incluir en el nivel de la actividad o en niveles superiores.
 DETERMINAR EL PRESUPUESTO DE
COSTOS

• Es el proceso que consiste en sumar los costos

estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo de cara a establecer una línea
base de costos autorizada.

• El beneficio clave de este proceso es que

determina la línea base de costos con respecto a la
cual se puede monitorear y controlar el desempeño
del proyecto.
 PROCESO PARA DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

• Plan de gestión de
los costos
• Línea base del
alcance
• Agregación de
• Estimación de • Línea base de
costos
costos de costos
• Análisis de
• las actividades • Requisitos de
reservas
• Base de las • financiamiento
• Juicio de
estimaciones del
expertos
• Cronograma del • proyecto
• Relaciones
proyecto • Actualizaciones a
históricas
• Calendarios de los
• Conciliación del
recursos • documentos del
límite de
• Registro de riesgos proyecto
• financiamiento
• Acuerdos
• Activos de los
procesos
• de la organización
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos

• Agregación de Costos. Las estimaciones de costos

se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con
la EDT/WBS. Las estimaciones de costos de los
paquetes de trabajo se agregan posteriormente
para los niveles superiores de componentes de la
EDT/WBS (tales como las cuentas de control) y
finalmente para todo el proyecto.
• Análisis de Reservas El análisis de reservas del
presupuesto puede establecer tanto las reservas
para contingencias como las reservas de gestión del
proyecto.
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos

• El juicio de expertos, en términos de la experiencia en un

área de aplicación, Área de Conocimiento, disciplina,
industria o proyecto similar, es de gran ayuda en la
determinación del presupuesto. Dicha experiencia la puede
proporcionar cualquier grupo o persona con educación,
conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación
especializados. El juicio de expertos puede provenir de
diversas fuentes, entre otras:
• Otras unidades dentro de la organización ejecutora,
• Consultores,
• Interesados, incluidos clientes,
• Asociaciones profesionales y técnicas, y
• Grupos de la industria.
 Herramientas y técnicas para elaborar el
presupuesto de costos

• Relaciones Históricas. Cualquier relación histórica que

dé como resultado estimaciones paramétricas o
análogas implica el uso de características (parámetros)
del proyecto para desarrollar modelos matemáticos
que permitan predecir los costos totales del proyecto.

• Conciliación del Límite de Financiamiento. El gasto de

fondos debe conciliarse con los límites de
financiamiento comprometidos en relación con la
financiación del proyecto. Una variación entre los
límites de financiamiento y los gastos planificados
requerirá en algunos casos volver a programar el
trabajo para equilibrar dicha tasa de gastos.
 Línea base de costos

• De acuerdo al PMI (2017), la línea base de costos es

la versión aprobada del presupuesto por fases del
proyecto, excluyendo cualquier reserva de gestión,
que sólo se puede cambiar a través de
procedimientos formales de control de cambios, y
se utiliza como base de comparación con los
resultados reales.

• Se desarrolla como la suma de los presupuestos

aprobados para las diferentes actividades del
cronograma.
 Requisitos para financiamiento del proyecto

• Para considerar un financiamiento adecuado para un proyecto, es

indispensable la estimación de los costos y los ingresos que se
obtendrán y determinar si son rentables o no. Por lo tanto, el
financiamiento se debe de solicitar a la línea base de costos. Es
importante que en esta línea se incluyan los gastos proyectados más las
deudas anticipadas.

• Se comenta que cuando el financiamiento tiene lugar en cantidades

incrementales que no son continuas y no están distribuidas de manera
homogénea, se deben de considerar como peldaños.

• Los fondos totales necesarios son aquellos incluidos en la línea base de

costos más las reservas de gestión, en caso de existir.
• Los requisitos de financiamiento deben de incluir la fuente o fuentes de
dicha financiamiento para conocer el origen de los mismos y el costo
financiero que representan.
 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

• En el Plan de Gestión de los Costos se deben de

determinar las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para planear, gestionar,
ejecutar el gasto, así como controlar los costos del
proyecto.

• Este proceso proporciona la guía y dirección sobre

cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo
del mismo, lo cual representa un beneficio para la
empresa.

• Por lo mismo, hay que considerar en forma permanente

la actualización de costos.
 PROCESO DE GESTIÓN DE
COSTOS
HERRAMIENTAS Y
ENTRADAS SALIDAS
TÉCNICAS

.1 Plan para la
dirección del
proyecto
.2 Acta de constitución
del .1 Juicio de expertos
.1 Plan de gestión
proyecto .2 Técnicas
de los
.3 Factores analíticas
costos
ambientales de .3 Reuniones
la empresa
.4 Activos de los
procesos
de la organización
 PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE COSTOS

Desarrollar el acta de
constitución del
proyecto Planificar la
Gestión de los
Acta Constitutiva
Costos

Plan de Dirección
Plan de Gestión
• Factores de costos
ambientales de
la empresa Identificar
• Activos de los riesgos
procesos de
Desarrollar el Plan para
la organización
la Dirección del
Proyecto Estimar los Análisiss
costos Cuantitativo de
Riesgos

Determinar el
Empresa/Organización
presupuesto
 CONCLUSIONES

• Conocer los procesos, herramientas y técnicas para

estimar costos y los pasos para levar una adecuada
gestión de proyectos, es un valioso aporte del PMI,
para las empresas que operan con lideres de
proyectos, aún cuando todas las empresas
deberían de utilizarlas. Pro más pequeña que sea
una empresa realmente constituye un proyecto.

•* Para elaborar esta presentación se tomó en consideración la información de la Guía PMBOK, 6ª.

Edición.
 BIBLIOGRAFÍA

• Cárdenas, R. (2002). Presupuestos, Teoría y

Práctica. Mc Graw Hill.

• Horngren, Ch. et al (2006). Contabilidad

Administrativa. 13ª Edición. Prentice Hall.

• Horngren, Ch. et al (2012). Contabilidad de

Costos. Prentice Hall

• PMI (2017). Guía de los Fundamentos para la

Dirección de Proyectos Guía PMBOK. 6ª. Edición.
Project Management Institute.