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    Eventos y Las Relaciones Públicas

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    Este documento describe los conceptos básicos de los eventos y su organización. Define eventos como herramientas de marketing y relaciones públicas para atraer la atención de un público objetivo. Explica los tipos de eventos como congresos, convenciones, conferencias, foros y seminarios. También cubre los pasos clave para planificar un evento como definir objetivos, elegir lugar y fecha, presupuesto, promoción, y evaluación posterior.

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    Eventos y Las Relaciones Públicas

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    Este documento describe los conceptos básicos de los eventos y su organización. Define eventos como herramientas de marketing y relaciones públicas para atraer la atención de un público objetivo. Explica los tipos de eventos como congresos, convenciones, conferencias, foros y seminarios. También cubre los pasos clave para planificar un evento como definir objetivos, elegir lugar y fecha, presupuesto, promoción, y evaluación posterior.

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    Este documento describe los conceptos básicos de los eventos y su organización. Define eventos como herramientas de marketing y relaciones públicas para atraer la atención de un público objetivo. Explica los tipos de eventos como congresos, convenciones, conferencias, foros y seminarios. También cubre los pasos clave para planificar un evento como definir objetivos, elegir lugar y fecha, presupuesto, promoción, y evaluación posterior.

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    Eventos

    y Las
    Relaciones
    Publicas.
    INTEGRANTES:
    LIC. AIDA ESQUIVEL PALMARES
    LIC. MIRIAM FLORES HERNANDE
    DEFINICION:
    Los eventos son acontecimientos sujetos
    a la gestión gerencial a la aplicación de
    metodologías y técnicas específicas, con
    fines informativos y/o comunicacionales,
    que persiguen un propósito determinado.
    EVENTOS:
    Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica
    del área Marketing y de Relaciones Públicas de una
    empresa o institución.
    Se puede conseguir llamar la atención, despertar
    interés y movilizar a toda o a una parte de nuestro
    público blanco Target Group
    Nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra
    realidad institucional y promover nuevas formas de
    relacionamiento con nuestro Target Group.
    Se puede incrementar nuestra cartera de clientes o
    podemos iniciar un proceso para lograrlo
    TIPOS DE
    EVENTOS
    CLASIFICACION DE LOS
    EVENTOS
    Segúnla Naturaleza del Evento.
     Según la Magnitud.
     Según el Grado de Exclusividad.
     Según el Criterio Económico.
    COMO
    ORGANIZAR
    UN EVENTO
    ¿¿??
    Evento según
    el criterio
    Económico

    Auto
    Subsidiado
    financiado
    TIPOS DE EVENTOS
    CONGRESOS

     Asamblea, reunión, junta de personas


    para deliberar sobre ciertos temas de
    interés general o cuestiones
    previamente fijadas. Se exponen los
    conceptos fundamentales de nuevas
    investigaciones, se plantean
    problemas y sus posibles soluciones.
    TIPOS DE EVENTOS

    CONVENCION
     Reunión de personas de una agrupación para
    intercambio de conceptos y experiencias, generación de
    nuevas ideas, dar a conocer productos, servicios o
    procesos y métodos de trabajo, así como solucionar
    problemas específicos o celebrar algún aniversario. Es
    el intercambio de experiencias y conocimientos por un
    grupo de personas de la misma profesión o giro, de
    determinada esfera. Puede ser nacional o internacional.
    TIPOS DE
    EVENTOS
    CONFERENCIA:

    Discurso destinado a un público que trata de


    asuntos de índole literaria, artística, científica,
    política en donde se pueden elaborar preguntas
    sobre el tema tratado. Generalmente son
    expositores expertos que proporcionan
    información especializada. Técnica formal que
    permite la comunicación en un solo sentido.
    Foro
    Reunión para discutir diferentes asuntos
    delante de un auditorio. Discusión libre y
    abierta sobre algún tema de interés general
    en un clima informal. Se nombra un
    secretario para coordinar las intervenciones.
    REUNIÓN

    Junta de personas para tratar un asunto en


    específico o algún tema en común.
    Celebración de algún festejo.
    Seminario

    Serie de conferencias sobre un tema


    determinado. Se reúnen personas de
    un mismo sector, rama o giro para
    hacer un estudio sistemático de un
    tema o una problemática planteada.
    Es formativo e informativo.
    EVENTO EMPRESARIAL

     Rueda  Asamblea
    de negocios
     Workshop  Cursosde capacitación,
     Desayuno motivacionales
    de
    trabajo  Reuniones de lanzamiento,
     Ferias, exposiciones posicionamiento de productos
     Acciones de prensa o servicios
    PLANEACION DE UN EVENTO

     El grupo organizador debe conocer la misión,


     Objetivos
     políticas
     procedimientos
     programas,
     presupuestos
     logística
     estrategias y tácticas.
    LA PLANIFICACIÓN GENERAL
    DEBERÁ CUBRIR…
     La definición de los objetivos generales y
    específicos
     Las políticas generales
     La temática general y particular del evento
     El perfil del grupo de organizadores,
    conferencistas y participantes
    CARACTERISTICAS DE UN BUEN PLAN
     Comprensible, concreto y sencillo
     Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a
    los cambios que puedan surgir antes, durante y después
    haberse realizado
     Preparado y redactado de tal forma que personas que no
    hayan participado en su elaboración lo puedan
    comprender fácilmente, o sea, que tenga una secuencia
    lógica
    PASOS DE UNA PLANEACIÓN:
     Enfoque, objetivos y  Diseño de imagen y concepto
    nombre del evento  Diseño y cotización del kit de
     Determinar Lugar trabajo
     Personal de apoyo y tipos  Reservación de instalaciones
    de asesores  Contactar y confirmar
     Costo aprox. Del evento conferencia
     Requerimiento de  Promoción del evento
    recursos para iniciar  Patrocinios
    operaciones  Cotizaciones
     Planteamiento oficial  Publicidad
     Etapa Estructural.
    Elaboración del programa
    En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir
    unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos,
    estos pasos son:
    Programación (pre-evento), Realización (evento) y finalización del evento
    (pos- evento).

    Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en


    equipo mediante la asignación de funciones y tareas para coordinar ejecutar
    y evaluar:
    •Nombra comités para asignar tareas específicas.
    •Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos del evento.
    •Definir la fecha exacta de realización.
    •Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de
    participantes y objetivos del evento.

    •Coordinar actividades sociales extra evento: cóctel o


    copa de champaña, recorrido por la ciudad y lugares
    turísticos.

    •Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben


    tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos,
    reservaciones de áreas, etc.
    •Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede hacerse por
    cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de
    anticipación como mínimo.

    •Disponer de recursos necesarios: papel, televisor, marcadores,


    proyectores, lapiceros, computadoras, etc.

    •Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas,


    notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.

    •Determinar la duración de cada sesión de 90 a 120 min.


    Recursos financieros
    ETAPAS DE UN EVENTO

    PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO


    INVESTIGACIÓN – PLANIFICACIÓN -
    ORGANIZACIÓN
    ¿Qué vamos a hacer?
    (OBJETIVO)

    ¿Por qué debemos hacerlo?


    (JUSTIFICACIÓN)

    ¿Cuánto costará?
    (PRESUPUESTO)

    ¿Cuándo lo haremos? TO
    (CRONOGRAMA TENTATIVO) EN
    EV
    E -
    ¿Dónde se realizará?
    (LUGAR)
    PR
    DIRECCIÓN
    Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan
    todas aquellas actividades que fueron programadas
    y planificadas en la etapa anterior.

    Va a consistir en la reunión de todas las personas


    involucradas en el mismo, en el lugar y hora O
    estimada guiadas por la programación que el comité N T
    E
    EV
    organizador preparó como evento.
    EVALUACIÓN

     Recopilación y archivo de la información


    pertinente al evento
     Agradecimientos
     Evaluación
     Cumplimiento de los compromisos TO
    EN
    adquiridos V
     Memoria y Cuenta T-E
    S
    PO
    PERFIL DEL ORGANIZADOR
     Tendrá la capacidad de liderar, delegar tareas  y trabajar
    en equipo.
     Minuciosidad y apego a lo presupuestado..
     Observación sistemática y desagregada del entorno y el
    contexto.
     Actitud Pro activa y creatividad.
     Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.
     Conocedor de método científicos de investigación y
    planificación.
     Experiencia en el segmento en el que actúa.
     Los organizadores deben tener una formación
    profesional y experiencia práctica que les permita
    cumplir con las complejas funciones y actividades
    que demanda cada evento en particular. Además,
    deben tener tacto y diligencia profesional con los
    participantes, invitados, ponentes y expositores.
     Deben propiciar un ambiente positivo de trabajo para
    obtener la colaboración abierta de quienes estén
    involucrados en la realización. Es preferible que el
    personal sea extrovertido y que se faciliten las
    RRPP, ya que se interactúa con muchas personas.
     Conocedor de método científicos de investigación
    y planificación.
     Experiencia en el segmento en el que actúa.
     Disponer, a través de un grupo de proveedores
    externos, de una oferta de servicios de calidad,
    confiables y con precios justos.
     Todo coordinador debe investigar para obtener
    información. La información es el elemento
    esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita
    planificar, ejecutar y evaluar  los resultados.
    No importa que tipo de evento sea,
    Lo importante es planificarlo
    cuidando los detalles,
    Y ya en la ejecución hacer que esos
    detalles se cumplan en el lugar y en
    el momento que fueron
    programados.
    BIBLIOGRAFÍA
     FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa.
    Editorial McGraw-Hill. México 1997.

     GHERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos. Colección Quiron


    Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.

     GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos Especiales


    en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

     GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos Especiales en


    las Relaciones Públicas. Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

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