Manual de Organizacion de Eventos

PEDRO VARGAS PONCE
PROHIBIDA SU REPRODUCCION TOTAL

O 11PARCIAL
PVPDGEECP
Manual de procedimientos para producir un

evento especial
1.Anlisis de la fase de Previsin.
2.Justificacin del evento.
3.Objetivo general
4.Dinmicas grupales a aplicar.
5.Nmero de asistentes calculados. Mercado cautivo.
6.Locacin para el evento. Aforo.
7.Programa tcnico o cientfico.
8.Reservaciones tcnicas.
9.Presupuesto inicial. Aprobacin
10.Contrataciones de recursos humanos y tcnicos.
11.Adiestramientos.
12.Plan de accin
13.Presupuesto Final. Ejecucin
14.El evento
15.Cierre del evento
Necesidad
de organizar
un evento
interno
Redactar
justificacin
Carlos Alarico Gmez .
Gerencia de Eventos
Especiales. Pag . 142-143
Determinar
objetivos y
metas
Determinar
tipo de
eventos
Nmero de
personas
PVPDGEECP
Disear el
programa
Reserva de
sala
3
Sala
disponible ?
Reservar
sala.
contratar
Plantear
soluciones
Enviar a
Coordinaci
n reserva
PVPDGEECP
Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

Eventos Especiales. Pag . 142-143
Sala
disponible ?
Enviar
solicitud
Cambiar
fechas etc.
Determinar
recursos
necesarios
Elaborar
presupuesto
Modificar
reserva de
salas
Solicitud de
presupuesto
PVPDGEECP
Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

Eventos Especiales. Pag . 142-143
Presupuesto
inicial
Disponible?
Buscar
posibles
fuentes
ingresos
Ejecucin
Presupuesto
final formato
PVPDGEECP
FORMATO RESERVA DE SALAS

EVENTO
CODIGO DEL EVENTO
DINAMICAS GRUPALES
INICIO
HORAS DE INICIO
COORDINACION DEL EVENTO
FINAL
HORA DE CIERRE
CONTACTOS
SI
RESERVA APROBADA
SALON RESERVADO
COSTO POR DIA.
OBSERVACIONES.
NO
FECHA
NUMERO
RESPONSABLE
PVPDGEECP
LISTA DE COMPROBACIN
EVENTO:
FECHA:
LUGAR:
RESPONSABLE COMIT ORGANIZADOR:
CONTACTOS:
Direccin electrnica:
POR FAVOR ,MARQUE CON UN CHECK MARK , LOS ITEMS QUE UD CONSIDERA DEBEN ESTAR
INCLUIDOS EN SU EVENTO, Y EL NUMERO O CANTIDAD QUE REQUIERE.
SI UD CONSIDERA ALGUNOS ITEMS QUE NO ESTEN INCLUIDOS EN ESTE LISTADO POR FAVOR LES
ESTARIAMOS ALTAMENTE AGRADECIDOS NOS LOS HAGAN SABER. LA ORGANIZACI{ON. SABER.
PVPDGEECP
SALAS DE CONFERENCIA
SALAS
MONTAJE
OFICINAS
SALN DE FIESTAS
SERVICIOS ESPECIALES FIJOS EN SALA

CAF-MAQUINAS- PATROCINIO
REFRESCO-MAQUINAS-PATROCINIO
AGUA- PATROCINIO.-DEPOSITOS.
SERVICIOS DE CONFERENCIA
PANCARTAS
SEALIZACIN
DECORACIN FLORES
BANDERAS-ASTAS-ESTANDARTES
TRIEDOS Y/O HABLADORES
MATERIAL DE OFICINA
PRESIDIUM
PODIUM
ORDEN DEL DA
PANTALLAS DE PROYECCION
FOTOCOPIADORAS
FAX-INTERNETSOFTWARE-LAP TOP- COMPUTADORAS
SONIDO
ACTIVIDADES SOCIALES
DESAYUNO
ALMUERZOS
CENA
COFFE BREAKS
REFRIGERIOS
COCKTAIL DE BIENVENIDA PVPDGEECP
TOTAL
OBSERVACIONES

BANQUETE SERVIDO
BUFFET
COCKTAIL DE CLAUSURA
PROGRAMA ESPECIAL
BEBIDAS ALCOHOLICAS
DESCORCHE
IMPORTADO
NACIONAL
VINO
CHAMPAGNE
ALIMENTACION
COMIDAS LIGERAS
PASAPALOS
ESTACIONES
PIEZAS ENTERAS
DESAYUNOS
PENSION COMPLETA
ALMUERZOS SERVIDOS
CENAS SERVIDAS
BUFFET-ESTACIONES
PARRILLAS
PVPDGEECP
OBSERVACIONES
TOTAL
10
TOTAL
OBSERVACIONES
AREAS DE EXPOSICION
BAOS
ESPACIO PARA PRENSA
STAND REGISTRO Y CONTROL
ESPACIO PARA PROTOCOLO
SALON VIP
ORNAMENTACION -DECORACION
BANDERAS
ESTANDARTES
PANCARTAS
PENDONES
PRIMEROS AUXILIOS
SEGURIDAD
SEALETICA
CORDONES PROTOCOLARES
SILLAS Y MESAS
MONTAJES
MANTELERIA
ELECTRICIDAD
CONTRATOS
FORMATOS DE INSPECCIN
SERVICIOS ESPECIALES
PVPDGEECP
PVPDGEECP
11
11
TOTAL
OBSERVACIONES
MATERIALES DE APOYO
TELEFONOS (FIJOS-CELULARESINTERNET)
CARPETAS-MALETINES
FOLLETOS
PROGRAMAS
PLANILLAS DE INSCRIPCION
PLANILLAS PARA SOFTWARE DE
INSCRIPCIN
GAFETES
-DISTINTIVOS
HABLADORES-CONFERENCIANTES.
TARJETAS PROTOCOLARES SEALIZACION
IDENTIFICADORES DE MESAS
IDENTIFICADORES DE SERVICIOS
LAPICES-MARCADORES
ENGRAPADORAS-LIGAS
BARRAS DE GOMA
PLANILLAS BANCARIAS
LIBRETAS
PROGRAMAS TURISTICOS
DIRECTORIO TELEFONICO INTERNO
DIRECTORIO TELEFONICO EXTERNO

TELEFONOS BANCOS
GUIONES-MAPAS PROTOCOLARES
PVPDGEECP
12
12
ALOJAMIENTO
OBSERVACIONES
TOTAL
HABITACIONES
SWB
DWB
Suites /Junior Suites
CABAAS/APARTAMENTOS
INVITADOS ESPECIALES
PASAJES AEREOS
ALOJAMIENTO
OBSEQUIOS
VIATICOS
HONORARIOS PROFESIONALES
TRANSPORTE
VANS
AUTOPULLMANS
LIMOUSINES O CARRO EJECUTIVO
CHOFERES VIP
ATTACHE
DE VEHCULO
PVPDGEECP
13
TOTAL
OBSERVACIONES
VIATICOS CHOFER
TRANSFER IN-OUT
TOURS
SERVICIOS PARA EL PARTICIPANTE
MALETINES Y/O CARPETAS
BLOCKS
BOLGRAFOS
GAFETES
SOUVENIR
MATERIALES VARIOS
DISEO Y DIAGRAMACION
LOGO
AFICHE
DISTINTIVOS
PVPDGEECP
14
SERVICIOS SECRETARIALES
TOTAL
OBSERVACIONES
SECRETARIAS
TRANSCRIPTORAS
COORDINADORES
EDECANES
GUIAS OFICIALES DE TURISMO
IMPULSADORES
DEMOSTRADORES
MAESTRO DE CEREMONIA
VIGILANTES DIURNOS /NOCT
INTERPRETES
VIATICOS EXTRAS
ANIMADORES-PROMOTORES
DECORADORES
PROTOCOLO
SEGURIDAD
PVPDGEECP
15
TOTAL
OBSERVACIONES
CERTIFICADOS
PROGRAMA
BLOCKS
VOLANTES
HOJAS TROQUELADAS
LIBRO DE RESUMENES
PLANILLA DE INSCRIPCIN
PAPELERIA (HOJAS Y SOBRES)
IMPRENTA
OBSERVACIONES
TOTAL
TARJETAS DE INVITACIN
MATERIAL DE INSCRIPCIN
DISTINTIVOS
GAFETES
PROGRAMAS
DIPTICOS O TRIPTICOS
AFICHES
PVPDGEECP
16
TOTAL
OBSERVACIONES
CERTIFICADOS
PLANILLAS DE INSCRIPCIN
PAPELERIA
SOBRES
HOJAS
LIBRO DE RESUMEN
SELLOS
CALCAMONIAS O STICKERS
HOJAS TROQUELADAS
PROMOCIN
PUBLICIDAD EN PRENSA
PUBLICIDAD EN REVISTAS
PUBLICIDAD EN TELEVISIN
PUBLICIDAD EN RADIO
PRE-VENTA. SHOW
PROGRAMAS ESPECIALES
PVPDGEECP
17
SERVICIOS DE CORREO
TOTAL
OBSERVACIONES
ENVIO TARJETAS DE INVITACIN
CORREO EN GENERAL
SERVICIO DE COURRIER
OTROS SERVICIOS
TOTAL
OBSERVACIONES
TELFONOS-MOVILES
FAX
MOTORIZADO
SECRETARIA DE PRENSA
TOTAL
OBSERVACIONES
SONIDOS Y AUDIOVISUALES
INTERPRETACIN SIMULTANEA
RADIOS
INTERNET
MICROFONOS
PVPDGEECP
18
TOTAL
OBSERVACIONES
AUDIFONOS / RECEPTORES
PANTALLAS
TELEVISORES
VIDEO BEAM
PROYECTORES
RETROPROYECTORES
SISTEMA DE GRABACIN
OTROS
TOTAL
OBSERVACIONES
SEGUROS
EXTRAS Y/O IMPREVISTOS
EXPOSICIN
MTS A VENDER
COSTO X MT
STANDS
MONTAJE
COMERCIALIZACIN / PREVENTA
DECORACIN
PVPDGEECP
19
ASESORIA PROTOCOLAR
PRE-EVENTO
EVENTO
POST-EVENTO
CUOTA DE REGISTRO
DELEGADOS
ESTUDIANTES
POR DA
ACOMPAANTES
INGRESOS
PVPDGEECP
20
PATROCINIOS
DONACINES
VENTAS
INTERCAMBIOS
RIFAS
VENTA FRANQUICIAS
COMISIONES A RECIBIR
TARIFAS ESPECIALES DE GRUPO
TARIFAS CORPORATIVAS
TOURS
DOCUMENTACIN
OTROS
PVPDGEECP
21
PVPDGEECP
22
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

PRIMER CONGRESO INTERNACIONAL DE GERENTES DE EVENTOS
ESPECIALES CEREMONIAL Y PROTOCOLO
CARACAS -VENEZUELA.
FORMULARIO DE INSCRIPCIN Y ALOJAMIENTO
1.
PARTICIPANTE
APELLIDOS------------------------NOMBRES----------------------------------PROFESIN-------------------- CARGO-------------------------------------EMPRESA O INSTITUCIN-------------------------------------------------------DIRECCIN------------------------------------------------------------------------------------CIUDAD---------------------------- PAIS------------------------------------------TELEFONOS-------------------------------------------------------------------------DIRECCIN ELECTRONICA----------------TARJETA DE CREDITO-------------------------ACOMPAANTES--------------------------------------------------- M

PVPDGEECP
N
23
2. INSCRIPCIN EN EL EVENTO.
(MARQUE LA CASILLA CORRESPONDIENTE)
US 100
SEMINARIOS
US 250
CONGRESO
US 50
ACOMPAANTE
-----------------
TOTAL A PAGAR
(DEPOSITOS A NOMBRE DE CONGRESO DGGEC CTA CTE BANESCO N o

12234567890000 )
3. ALOJAMIENTO.
FECHA DE LLEGADA---------------------------- FECHA DE LLEGADA---------------------------TIPO DE HABITACIN REQUERIDA.
SWB
HOTEL MARRIOT
US 150 DIA
DWB
HOTEL LIDO
US 120 DIA
HOTEL SAVOY
US 100 DIA
TWB
SUITE
(DEPOSITO A NOMBBRE DE DGEECP -HOTEL-CONGRESO-CTA CTE BANESCO No

1234567890000)
PVPDGEECP
24
PVPDGEECP
25
GLOSARIO DE TERMINOS
CTO
COM
CV
CF
I
CAP
CAR
AP
G
CR
PyD
CTB
CT
DEL
COSTOS TOTALES OPERACIONALES

COSTOS OPERACIONALES MENSUALES
COSTOS VARIABLES
COSTOS FIJOS
IMPREVISTOS
COMISIONES A PAGAR
COMISIONES A RECIBIR
ASESORIA PROTOCOLAR
GANANCIAS
CUOTA DE REGISTRO
PATROCINIOS Y DONACIONES
COSTOS TOTALES BRUTOS
COSTOS TOTALES
DELEGADOS
PVPDGEECP
26
FORMULARIO
PRESUPUESTO PARA EVENTOS ESPECIALES.
CTO=COM
CV=CV
CF= % CTO
CT1=CV+CF
I= % CV
CT2=CT1+I
CT3=CT2+CAP
AP= % CT3+iva *
CT4=CT3+AP
G= % CT4+iva*
CT5=CT4+G
CT5=CTB1
CR1=CTB1
No DEL
CR1=Cri1
CTB2=CT5-PyD
CR2=CTB2
No DEL
CR2=Cre
CTB3=CTB2-CAR
Cri2=CTB3
PVPDGEECP
No DEL
27
EL IVA SI SE COBRA EN LA ASESORIA PROTOCOLAR, NO

SE COBRA EN LA GANANCIA Y VICEVERSA, SE DEBE
EMITIR FACTURA DEL SENIAT, SOLICITANDO OPINION
DEL CLIENTE, CALCULANDO 12%, (*) SOBRE EL TOTAL
DEL PRESUPUESTO COMO IVA.
IGUALMENTE HAY QUE CALCULAR EN ESTRUCTURAS DE
SERVICIOS TURISTICOS EL UNO (1) POR CIENTO COMO
IMPUESTO DE CAPACITACION TURISTICA. (*)
(*) VARIA DE ACUERDO A REGULACIONES
GUBERNAMENTALES
PREPARADO Y DISEADO POR EL LIC. PEDRO VARGAS
PONCE
PVPDGEECP
28

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PEDRO VARGAS PONCE

PROHIBIDA SU REPRODUCCION TOTAL

Manual de procedimientos para producir un

Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

Carlos Alarico Gmez . Gerencia de

FORMATO RESERVA DE SALAS

SERVICIOS ESPECIALES FIJOS EN SALA

DIRECTORIO TELEFONICO EXTERNO

Suites /Junior Suites

LIMOUSINES O CARRO EJECUTIVO

SERVICIOS PARA EL PARTICIPANTE

MALETINES Y/O CARPETAS

GUIAS OFICIALES DE TURISMO

VIGILANTES DIURNOS /NOCT

PAPELERIA (HOJAS Y SOBRES)

ENVIO TARJETAS DE INVITACIN

EXTRAS Y/O IMPREVISTOS

TARIFAS ESPECIALES DE GRUPO

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

(DEPOSITOS A NOMBRE DE CONGRESO DGGEC CTA CTE BANESCO N o

(DEPOSITO A NOMBBRE DE DGEECP -HOTEL-CONGRESO-CTA CTE BANESCO No

COSTOS TOTALES OPERACIONALES

EL IVA SI SE COBRA EN LA ASESORIA PROTOCOLAR, NO

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