GESTIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE TIEMPOS

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 OBJETIVOS

Identificar los procesos de administración de

proyectos siguiendo al PMBOK.
Justificar la necesidad de la Gestión de
Tiempos

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 Visión Integral de la Planificación

Planificar Secuenciar
Alcance Actividades
Definir Desarrollar
Actividad Cronograma

Definir Estimar
Alcance Duración
EDT Presupuesto

Planificar
Recursos

Desarrollar
Estimar
PLAN
Costos
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 Gestión de Tiempos: contenidos
1. Definición Identificar las actividades específicas
Actividades

2. Secuencia Dependencias entre actividades

Actividades

Gestión Recursos necesarios y disponibles

de 3. Estimación
de Recursos para cada actividad
Tiempos

4. Duración de
Estimar el tiempo necesario para
actividades completar las actividades
6. Control
Cronograma Establecer principio y fin de cada
5. Cronograma actividad, analizando su secuencia,
duración y recursos necesarios
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 1. Definición de actividades

• INSUMOS
– Procesos de la organización
– Plan del proyecto
– EDT

• HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Definición – Descomposición
Actividades
– Plantillas

• RESULTADOS
– Lista de Actividades
– Lista de Hitos
– Cambios solicitados

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 Hitos

• Es un suceso o acontecimiento crítico para el proyecto

Hito • No tienen duración

• Ejemplo de Hitos:
 Contratos firmados
 Diseño revisado
 Primera edición impresa
 Producto en el mercado

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 2. Secuencia de Actividades
• INSUMOS
– Enunciado del Alcance
– Lista de Actividades
– Lista de Hitos

• HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Secuencia
– Métodos de diagramación (AOA, AON)
Actividades – Plantillas
– Aplicación de adelantos y retrasos

• RESULTADOS
– Diagrama de red
– Actualización de actividades

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 Tipos de Secuencia

Secuencias Obligadas
Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
24 nov '08 01 dic '08 08 dic '08 15 dic '08 22 dic '08 29
S L X V D M J S L X V D M J S L
1 Fraguar hormigón 4 días 01/12/08 04/12/08
2 Colocar Pisos 15 días 05/12/08 25/12/08

Secuencias Elegidas
Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin
03 nov '08 01 dic '08 29 dic '08 26 ene '09 23 feb '09 23 mar '09 2
L V M S X D J L V M S X D J
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 12/01/09 03/04/09

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

27 oct '08 15 dic '08 02 feb '09 23 mar '09 11 may '0
D M J S L X V D M
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 23/02/09 1FC
15/05/09 días‫‏‬ +‫‏‬+‫‏‬F30d
‫‏‏‬30‫‏‬ C‫‏‏‬1‫‏‬

Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Predecesoras

27 oct '08 01 dic '08 05 ene '09 09 feb '09 16 mar '09
V S D L M X J V S
1 Viabilidad legal 30 días 01/12/08 09/01/09
2 Viabilidad económica 60 días 22/12/08 1CC
13/03/09 %‫‏‬ ‫‏‬+C‫‏‏‬1
50‫‏‏‬+C 50%
‫‏‬

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 Diagramas de Red
AOA (Actividad en el Arco): las actividades se representan con
flechas y los nodos circulares son los eventos

3 e
b
a 5
1 2 d

f
c 4

AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos

y las flechas muestran las relaciones de precedencia

b e

d
a

c f
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 Diagrama de Gantt

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 3. Estimación de Recursos

• INSUMOS
– Plan de Gestión
– Lista de Actividades
– Disponibilidad de recursos

• HERRAMIENTAS
Estimación – Análisis de alternativas
de
Recursos
– Estimación ascendente
– Software de gestión de proyectos

• RESULTADOS
– Necesidades de recursos
– Actualizar calendarios de recursos

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 Recursos: check-list
• PERSONAL – ASESORES – ESPECIALISTAS
– Sueldos, impuestos, honorarios, contratos, viáticos,

• EQUIPOS – MAQUINARIA
– Inversiones, Costo Hora Uso, Costo alquiler

• MATERIALES
– Cotizaciones, mantenimiento de inventario

• EDIFICIOS
– Alquiler, dirección, vigilancia, servicios, mantenimiento

• ENERGÍA Y COMBUSTIBLES

• LEGAL: Patentes, Marcas, Royalties

• TASAS, IMPUESTOS, SEGUROS, ETC.

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 4. Estimación de la duración
• INSUMOS
– Plan del Proyecto
– Lista de actividades
– Requerimiento de recursos
– Disponibilidad de recursos (calendarios)

Estimación
de
• HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Duraciones – Analogía con otros Proyectos
– Estimación paramétrica (regresión)
– 3 valores (PERT)

• RESULTADOS
– Estimación de la duración de actividades
– Actualización de la EDT
En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.
 Estimación de la duración
• CPM => utiliza una única duración según información histórica.

• PERT => el tiempo de la actividad se considera como una

variable aleatoria según una distribución de probabilidad Beta.

am b Duración
El tiempo optimista: a
El tiempo más probable: m
El tiempo pesimista: b
En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.
 PERT
a  4m  b
• Media t e

b-a
6
• Desviación estándar para cada actividad   ( )
6
• Varianza 2
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
Te = Σ tiempos en la ruta crítica

 
2
• Varianza en la ruta Σ(Varianzas en la ruta crítica)

Ejemplo: 4, 7, 16
Media = (4 + 4x7 + 16) / 6 = 8
 = (16 - 4) / 6 = 2

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 Distribución de Frecuencias

-3 -2 - te + +2s +3

68%
95%
99%
te = media
  desviación estándar
8 +- 2 = (6 ; 10) 68% de probabilidad
8 +- 2 x 2 = (4 ; 12) 95% de probabilidad
En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.
 PERT
A B C
2, 3 , 10 4, 7 , 16 3, 5 , 13
1 2 3 4
Dur =4 Dur =8 Dur =6

=1,33 =2 =1,67

Duración Total = 4 + 8 + 6 = 18
a  4m  b
 2 Total = 1,332 + 22 + 1,672 = 8,56 t e

6

 Total = 8,56 = 2,92 b-a

  ( )
6
Probabilidad Resultado Rango
68% 18 +- 2,92 = (15,08 ; 20,92)
95% 18 +- 5,84 = (12,16 ; 23,84)
99% 18 +- 8,76 = ( 9,24 ; 26,76)

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 5. Cronograma
• INSUMOS
– Plan del Proyecto
– Diagrama de red de Actividades
– Estimación duración actividades
– Requerimientos y descripción de recursos
– Calendarios

Cronograma
• HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
– CPM / PERT
– Compresión (Crashing): acortamiento vs costo
– Fast-tracking: actividades en forma paralela
– Nivelación de recursos
– Software de Gestión de Proyectos

• RESULTADOS
– Cronograma del Proyecto / Línea base
– Procedimientos de cambios
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 Cronograma de Hitos

Suceso crítico para el proyecto (sin duración)

Hito Ejemplo: fecha para probar dispositivos

Evento Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

Firmar contratos D
Definir requisitos técnicos D
Revisar el diseño D
Probar los dispositivos D
Producir el primer dispositivo D
Finalizar el plan de producción D
D planeado ;  actual o realizado

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Cronograma de actividades
Nombre Actividad Duración Predecesora
1–A Seleccionar personal 12
2–B Seleccionar lugar 9
3–C Seleccionar equipos 10 1
4–D Realizar planos 10 2
5–E Instalar servicios 24 2
6–F Entrevistar personal 10 1
7–G Comprar equipos 35 3
8–H Construir hospital 40 4
9–I Instalar informática 15 1
10 – J Instalar equipos 4 5, 7, 8
11 - K Capacitar personal 6 6, 9, 10

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Nodo: fecha más temprana

Actividad (seleccionar equipos)

Fecha temprana Fecha temprana

de comienzo de finalización
ES C 22 EF
Después de finalizar
12 C
actividad A (12d) 14 10
10 24

Duración de la actividad

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Diagrama de red

I
15

A F K
12 10 6

C G
INICIO 10 35 FIN

B D H
9 10 40

E J
24 4

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Nodo: fecha más tardía

Fecha temprana Actividad Fecha temprana

de comienzo de finalización
ES EF

12 22 C
C
10 24
14 10
Fecha Tardía
Fecha Tardía de Finalización
de Comienzo LF
LS Duración

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 Ruta crítica – Backward pass
Cálculo de la ruta crítica desde atrás hacia adelante

12 I 27
48 15 63

0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69

12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN

0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59

9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Ruta crítica
Microsoft Project

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 Disponibilidad de recursos

Día 1 2 3 4 5
Proyecto
Comprar 4 4 - - -
materiales
Reparar - 4 4 -
muebles
Equipar - 4 4 4 -
laboratorio
Total 4 12 8 4 -

Disponibilidad 8 8 8 8 8

Diferencia 4 -4 0 +4 +8

Las actividades del día 2 no son viables debido a la

restricción de recursos

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.

 6. Control del Cronograma
• INSUMOS
– Plan de gestión
– Línea base del cronograma
– Informes de Resultados
– Requerimientos de Cambios

Control • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Cambios – Sistema de Control de cambios
Programa – Análisis de variaciones
– Software para Project Management

• RESULTADOS
– Actualizaciones
– Acciones Correctivas
En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.
 CONCLUSIÓNCONCLUSION

PLANIFICACIÓN CONTROL DE
DEL TIEMPO DESVÍOS

PROYECTOS
EXITOSOS

En base al libro “Gestión de Proyectos” de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola.