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    Organización de Eventos Com

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    La organización de eventos requiere planificación, ejecución y control. La planificación incluye definir el público objetivo, los objetivos, los recursos disponibles y el cronograma. La ejecución implica considerar el lugar, la fecha, el tiempo de organización y factores especiales como la decoración, los vehículos y el maestro de ceremonias. Finalmente, el control consiste en verificar que las actividades se desarrollen según lo planeado y evaluar los resultados para mejorar futuros eventos.

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    La organización de eventos requiere planificación, ejecución y control. La planificación incluye definir el público objetivo, los objetivos, los recursos disponibles y el cronograma. La ejecución implica considerar el lugar, la fecha, el tiempo de organización y factores especiales como la decoración, los vehículos y el maestro de ceremonias. Finalmente, el control consiste en verificar que las actividades se desarrollen según lo planeado y evaluar los resultados para mejorar futuros eventos.

    Descripción original:

    organización de eventos.comunicación y tecnología

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    La organización de eventos requiere planificación, ejecución y control. La planificación incluye definir el público objetivo, los objetivos, los recursos disponibles y el cronograma. La ejecución implica considerar el lugar, la fecha, el tiempo de organización y factores especiales como la decoración, los vehículos y el maestro de ceremonias. Finalmente, el control consiste en verificar que las actividades se desarrollen según lo planeado y evaluar los resultados para mejorar futuros eventos.

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    La organización de eventos requiere planificación, ejecución y control. La planificación incluye definir el público objetivo, los objetivos, los recursos disponibles y el cronograma. La ejecución implica considerar el lugar, la fecha, el tiempo de organización y factores especiales como la decoración, los vehículos y el maestro de ceremonias. Finalmente, el control consiste en verificar que las actividades se desarrollen según lo planeado y evaluar los resultados para mejorar futuros eventos.

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    de 18

    ORGANIZACIN DE

    EVENTOS

    Prof. Berta Mena


    Concepto de organizacin de
    eventos

    Es una herramienta
    de Marketing
    promocional muy
    eficaz y potente que
    permite acercarse
    y conocer al cliente
    Clasificacin del evento

    CONFERENCIAS
    ENTREVISTAS
    PRESENTACIONES
    SEMINARIOS FERIAS
    EXHIBICIONES
    ETAPAS DE LA ORGANIZACIN

    PLANIFICACIN CONTROL

    EJECUCIN
    PLANIFICACIN

    RESPONSABLE DEL EVENTO

    EL PUBLICO AL CUAL EST DIRIGIDA LA ACTIVIDAD

    PREVISIN

    INFORMACIN

    OBJETIVOS
    MEDIOS ( RECURSOS HUMANOS,TECNOLGICOS , ECONMICOS Y
    MATERIAL DISPONIBLE)
    PLAZO
    ASPECTOS A CONSIDERAR

    Responsable del evento: experto


    en Relaciones Pblicas u
    organizacin de eventos.

    Pblico: recepto al cun est


    dirigida la actividad.
    Previsin: Busque anticipar en
    lo posible las variables que
    escapan al control humano para
    que pueda crear los medios de
    adaptacin.
    Informacin: cantidad de
    personas invitadas, lugar, hora,
    objetivos, criterios para la
    confeccin de la lista de
    invitados.
    Objetivos: Marco de referencia
    durante el desarrollo del proceso.
    PLANIFICACIN

    Medios:

    Recursos Materiales: Recursos Tcnicos:


    Recursos Econmicos: Recursos Humanos:
    Sala de reuniones, Equipos audiovisuales,
    Asignacin Personas con las que
    auditorios, computadoras, cmaras
    presupuestaria, aportes contamos para el
    laboratorios, planta de fotogrficas,
    externos evento.
    produccin filmadoras
    PLANIFICACIN

    Programa:
    Plazo: Tiempo en el
    cul queremos Tema o motivo
    alcanzar el objetivo Objetivo
    Expositores
    del evento Estructura ( programa)
    EJECUCIN

    LUGAR:

    contar con un buen espacio


    Equipado con un buen
    fsico; buenos baos; Aire
    Ubicado en un lugar sistema de sonido ; amplio
    acondicionado; buena
    estratgico y de fcil que permita una buena
    iluminacin; sillas
    acceso. distribucin de sillas y
    confortables, espacios para
    mesas.
    tarimas y micrfonos.
    EJECUCIN

    Segmentacin del
    pblico para saber en
    qu fecha del ao
    resulta ms
    conveniente para
    este tipo de
    FECHA: asistentes.
    Fechas alejadas de
    finalizacin de ao
    escolar, actividades
    religiosas de fin de
    ao o periodo
    vacacional.
    EJECUCIN

    Internacional : 6 meses antes


    requiere ( esbozo previo de la
    organizacin del evento, temas,
    fecha, lugar, costos, cupos, hoteles y
    TIEMPO DE LA transporte).
    ORGANIZACIN:
    Nacional: 15 das antes, se utiliza la
    segunda semana para confirmar los
    invitados.
    Ejecucin

    ACTIVIDADES RECREATIVAS:
    DESAYUNOS DE TRABAJO
    COFFE BREAK
    CENAS
    SI ES DE LARGA DURACIN Y
    CON PERSONAS DE OTROS
    PASES:
    ACTIVIADES TURSTICAS (
    CITY TOURS, MINI TURISMO;
    VISITAS EMPRESARIALES;
    RECORRIDOS POR
    PAISAJES NATURALES)
    CONTROL

    Es una serie de procedimientos


    ( informes, peridicos, Su objetivo es resolver
    facturacin, listados de problemas, informar, medir los
    asistencia) diri9gidos a verificar avances y logros con relacin a
    que las actividades se la meta u objetivo.
    desarrollen dentro del marco de
    las obligaciones preestablecidas.
    CONTROL

    Para realizar un buen control se recomienda


    hacer un check list (lista de chequeo) con Balance de los
    resultados
    cada una de las asignaciones a realizar :
    Actividades previas al evento
    Actividades a realizar el da del evento
    Actividades a realizar post evento ( evaluacin)
    FACTORES ESPECIALES

    Lugar: la seleccin debe estar relacionada con el nmero de


    participantes
    Equipos y utilera: la tecnologa moderna posibilita una variada
    gama de equipos: cmaras fotogrficas, proyectores de filminas,
    pantallas, fotocopiadoras, computadoras y de utilera (
    modelos de sillas, mesas, mamparas, arreglos florales)
    Material impreso: informacin sobre el objetivo del evento,
    agenda de actividades u otros detalles en el programa del
    evento.
    FACTORES ESPECIALES

    Decoracin y
    Estacionamiento:
    msica: Estn
    Elabore un
    Vehculos: se Seguridad: Es ligadas al tipo Brindis: Es una
    plano del
    requiere para la importante de evento prctica
    estacionamiento;
    distribucin de sobretodo ejemplo si es frecuente que
    en al entrada y
    invitaciones cuando se una recepcin por muy
    en al parte
    consecucin de espera la formal. pequeo que
    interna se
    donaciones, participacin de Decoracin sea el evento se
    destinar
    traslado de invitados sobria y ofrecer un
    personal con
    mobiliario especiales elegante y la brindis
    funciones
    msica
    asignadas
    instrumental.
    Factores especiales

    Maestro de Ceremonias: Sobre l


    recae en gran medida el xito o
    Medios de comunicacin: Incluir
    Vestimenta: La identificacin del fracaso del evento. Debe poseer el
    dentro de las invitaciones a los
    traje que deben llevar los invitados dote de la improvisacin, poseer un
    medios de comunicacin y mantener
    se coloca en la tarjeta de invitacin ( buen tono de voz, excelente diccin,
    una estrecha relacin con los
    extremo izquierdo). trato cordial y respetuoso, carcter
    mismos.
    equilibrado, vestir impecable y
    moderado acorde al tipo de eventos.
    EN RESUMEN

    DEBE SER CENTRADA


    HACIA EL LOGRO DE UN
    OBJETIVO EN ESPECFICO

    PERMITIR LA FORMA DE
    SER FLEXIBLE
    DECISIONES RPIDAS

    POSIBILITAR LA
    PARTICIPACIN DE
    DE CARCTER INSTITUCIONES, EMPRESAS
    TEMPORAL Y ORGANISMOS AJENOS AL
    ENTE EJECUTOR.

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