Excel Paradocentes IRFE

INTRODUCCIN
Generalidades de Excel

Panormica Microsoft
XP
VISTA
Windows

7
8

Microsoft

Word
Office

Excel

2003
2007
2010
2013

PowerPoint

Versiones de Excel
2003

2007

2010, 2013

Qu es y para qu sirve?
Hoja de clculo:
Trabajar con nmeros de forma simple
Realizar desde simples sumas hasta
complejos clculos
Representar datos de forma grfica

Reclculo automtico:
Al cambiar cualquier dato, todo se
modifica automticamente
Realizar simulaciones

Comencemos
Iniciar Excel:
Desde el botn Inicio
Desde un cono en el escritorio
Desde un cono en la barra de tareas
Desde un archivo Excel existente

Cerrar Excel:
Desde la x ubicada arriba, der.
Desde el botn de Office arriba izq.

La pantalla inicial
Ubicar en la pantalla:
La barra de ttulo
La barra de acceso rpido
Personalizable

La banda de opciones
Acceso por teclado ALT
Ocultar para ocupar menos espacio

La pantalla inicial
El botn de Office
Operaciones con archivos
Opciones de Excel

La barra de frmulas
La barra de etiquetas
Las barras de desplazamiento
La ayuda

La pantalla inicial

Conceptos de Excel
Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls)
Un libro est compuesto de Hojas
Por defecto 3, pueden ser hasta 255

Hoja: formada por columnas y filas

16.384 columnas y 1.048.576 filas

Columnas: A, B, C, AA, AB, AC

Filas: desde 1 hasta 1.048.576

Conceptos de Excel
Celda: interseccin de fila y
columna
A3, B7, G121, BD38, etc.
Celda activa: remarcada
Fila activa, columna activa

Rango: bloque rectangular de 1 o

ms celdas que Excel trata como
una unidad
G1:H15, B3:E10

Seleccionar
Celdas: clic
Rango de celdas: mouse + shift o
mouse + ctrl
Columna: en la letra
Fila: en el nmero
Hoja entera: en la esquina

Rangos

Cortar, copiar, pegar

Con el portapapeles
Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V)
Con el mouse
Pegado especial
Sin formato
Valores, frmulas, etc.

Mover celdas

Borrar celdas
Utilizando la tecla SUPR
Borra slo el contenido de la celda)

O bien

Movimientos hoja/libro
Mouse
Teclado
Flechas de desplazamiento
Av Pg, Re Pg
Celda A1: CTRL + Inicio

Barra de Nombres
Barra de etiquetas, entre hojas

Agregar hojas al libro

Inserta automticamente.

Botn derecho en hoja

existente, y aparecen
opciones, verlas.

Mover o copiar hojas

Haciendo click con el

botn derecho sobre la
hoja que se desee copiar
o mover y seleccionando
la opcin Mover o copiar.
Luego se selecciona al
lugar donde se desea
mover y si se desea hacer
una copia:

Cambiar nombre a hoja

Corresponde
a
la
definicin de un nombre
personalizado para una
hoja en particular, con el
fin de diferenciarla de las
otras existentes.

Eliminar hojas

Corresponde a quitar o
remover una hoja de
clculo, incluyendo todo su
contenido y formato, del
libro sobre el cual se est
trabajando.
Esta accin no se puede
deshacer.

Otras acciones con hojas

Color de etiqueta
Ocultar
Mostrar
Seleccionar todas las hojas

Guardar el libro

En el caso de que sea la primera vez que se guarde el

documento, se pedir un nombre para asignar.

Guardar el libro
Entre los formatos ofrecidos las
opciones ms comunes son:
XLSX: Libro de Excel. Compatible solo
con la versin 2007.
XLS: Libro de Excel. Compatible con la
versin 2007 y desde la 97 a la 2003.
HTML: Formato de pgina Web.
XML: Formato de datos XML.

Guardar como, Tipo

Herramientas de guardar

Otras operaciones
Cerrar (el libro, sin salir de Excel)
Nuevo:
En blanco, o usar plantillas

Abrir
Desde una unidad
Desde la lista de recientes
Como de slo lectura (pide nuevo
nombre al guardarlo)

Fijar el libro en los libros recientes

Tipos de datos: constantes

Textos (A-Z)

Numricos (0-9)
Fechas y horas
dd-mm-aaaa
hh:mm:ss,
dd/mm/aaaa
hh:mm:ss
Todos estos son valores constantes, se introducen
directamente en una celda.

Introducir/Modificar datos
Introducir:
Tecla Intro
Flechas de desplazamiento
Tic de aceptacin en barra de frmulas

Modificar:
En la barra de frmulas
Observar barra de estado, que cambia de
Listo Introducir - Modificar

Tipos de datos: frmulas

Frmula: secuencia formada por :
Valores constantes
Referencias a otras celdas
Nombres
Funciones
Operadores

Se escribe en la barra de frmulas y

debe comenzar por =

Operadores
Aritmticos ^ * / + Se resuelven con la prioridad indicada,
deben usarse ( ) para lograr otro orden

Comparacin = <> < > <= >=

Tienen todo la misma prioridad

Texto &
Concatenar celdas que tengan texto

Referencia : ,

Principales operadores
SIMBOLO DEL OPERADOR

OPERACIN QUE REALIZA

SUMA

RESTA

MULTIPLICA

DIVIDE

EXPONENCIACIN

&

UNIN / CONCATENAR

Comparacin IGUAL QUE

>

Comparacin MAYOR QUE

<

Comparacin MENOR QUE

>=

Comparacin MAYOR IGUAL QUE

<=

Comparacin MENOR IGUAL QUE

<>

Comparacin DISTINTO

Funciones
Funcin: frmula preestablecida por
Excel, que acepta valores, realiza
clculos y devuelve resultado.

Funciones
=SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1
=SUMA(A1:B3) equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3
Sin el signo =, Excel no reconoce
frmulas ni funciones

Funciones
Tienen una sintaxis especfica que
de no respetarse, arroja error.
Los argumentos:
Van entre parntesis, sin espacios
previos ni posteriores
Pueden ser valores constantes
(nmero o texto), frmulas o funciones
Deben separarse por punto y coma ;

FORMATEANDO
CELDAS
Muy necesario, muy til

Formato de celda

Ver
cada
pestaas:
Nmero
Fuente
Alineacin
Bordes
Relleno
Proteger

una

de

las

Formatos rpidos

Proteger celdas
Adems de proteger un libro con
contrasea, pueden protegerse
celdas para que no se modifiquen.
1. Desbloquear las celdas que se
pueden manipular
2. Proteger la hoja.

Esta proteccin funciona por Hojas

Agregar comentarios

Puede aadir pequeas anotaciones a cada celda,

solo visibles al posicionarse sobre la celda
comentada.
Para ingresar, se debe hacer clic con el botn
derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la
opcin Insertar comentario.

Hipervnculos
Seleccionar la celda con
el botn derecho del
mouse e ir a la opcin
Hipervnculo, o bien ir a
la pestaa Insertar y
seleccionar
Hipervnculo.
Pueden agregarse
hipervnculos a otros
archivos o sitios Web
existentes, o bien a otras
hojas del libro.

Series

Las series son listas de datos ordenados, creadas a

partir de un factor o patrn comn, rellenando el
resto de los componentes de forma automtica.
(Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los
valores 1 y 2, se crear una enumeracin
automtica del largo que se indique). Verificar!

Cambios de estructura
Alto de fila
Botn derecho en la fila
Mouse
Autoajustar

Ancho de columna
Botn derecho en la columna
Mouse
Autoajustar

Cambios de estructura
Ocultar/Mostrar filas y/o columnas
Al ocultar la primera fila o la primera
columna, es ms difcil volverlas a
mostrar.

Insertar filas/columnas/celdas
Eliminar filas/columnas/celdas
Combinar celdas: en formato de
celdas, alineacin

Ejercitacin

FRMULAS Y
FUNCIONES
Slo las ms usadas

Recordemos
Funcin
Frmula predefinida en Excel que opera
con uno o ms valores y devuelve un
resultado.

Sintaxis
nombre_funcion (argumento1;argumento2;argumentoN)

Debe comenzar por el signo =

Funciones
SUMA(A1;D8)
; se usa para separar argumentos
SUMA (A1:D8)
:identifica un rango
Ejercicio:
Generar un rango de datos desde A1
hasta D8 y verificar lo anterior.

Funciones
Las frmulas pueden contener ms
de una funcin:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Excel cuenta con 329 funciones,
organizadas en 10 categoras.
Verlas desde la barra de frmulas
Verlas desde la pestaa Frmulas,
Biblioteca de funciones

Para introducir frmulas

Pestaa Frmulas, Insertar funcin.
O bien, con el botn fx de la barra de
frmulas
Se abre cuadro de dilogo

Si nos sabemos la funcin, slo la

escribimos directamente.
Pregunta: Qu funciones
conoce/se sabe de memoria?

Botn Autosuma

Suma, Promedio (media aritmtica,

contar nmeros, mximo y mnimo)

Referencias
Referencias a una o ms celda.
3 tipos de referencias:
Relativa
Absoluta
Mixta

Relativa/Absoluta/Mixta
Relativa: referencias de filas y
columnas cambian si se copia la frmula
en otra celda. Opcin por defecto.
Absoluta: referencias de filas y
columnas no cambian si se copia la
frmula en otra celda.
La celda se fija con el smbolo $
(escribir a mano o bien con la tecla F4)

Mixta: se fijan las columnas o las filas

Referencia a otras hojas

Escribir referencias a celdas que se
encuentran en otras hojas del
mismo libro
Ejemplo: Hoja2!A2, se est
referenciando a la celda A2 de la
Hoja A2.

Funciones ms usadas
De fecha y hora
AHORA () devuelve la fecha y la hora
actual
HOY() devuelve la fecha actual

De texto
CONCATENAR(texto1;texto2;textoN)
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
NOMPROPIO(texto)

Funciones ms usadas
CONTAR.SI(rango;criterio)
Ejemplo:
En una encuesta, contar cuntas
personas opinaron SI y calcular %.
(CONTAR.SI(), CONTARA())

Y una infinidad de funciones ms,

revisar las ms importantes segn
su criterio.

Funciones ms usadas
SI(prueba_lgica;valor_si_verdader
o;valor_si_falso)
Ejemplo:
Si Nota final >= 4,0 llenar columna con
Aprobado
Si nota final < 4,0, llenar columna con
Reprobado

Funciones ms usadas
De bsqueda
BUSCARH(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_fi
las;ordenado)
BUSCARV(valor
buscado;matriz_buscar_en;indicador_c
olumnas;ordenado)

Busca un valor en la primera fila o

columna y devuelve el resultado

Ejemplo
Bsqueda y Referencia

Vendedor

Cdigo artculo

Cantidad artculos

Descripcion

Juan
Pamela
Marcelo
Pablo
Mara Jos
Alejandra
Macarena
Julio

1
1
2
3
4
4
5
5

10
14
28
16
22
8
6
5

Total general

109

Cdigo

1
2
3
4
5

Artculo
Polera

Pantalones
Chaqueta
Traje de Bao
Zapatillas

Cantidad de Poleras

IMPRESIN Y
CONFIGURACIN
Evitando las sorpresas

Impresin
Vista preliminar
Visualizar la hoja antes de imprimirla

Vista Diseo de pgina

Muestra los saltos de pgina,
mrgenes, encabezado, pie de pgina
y el formato completo de la hoja.

Configurar la pgina
Definir tamao de papel, mrgenes,
orientacin, escala, etc.

Impresin

GRFICOS
Representando nuestros
datos

Grficos en Excel
Son la representacin grfica de
nuestros datos y facilitan su
interpretacin
Se pueden crear grficos
Como grfico incrustado en la misma
hoja
Como hoja de grfico

Planificar el grfico
Antes de crear un grfico es fundamental
considerar cual ser su utilidad, y definir su
objetivo.

Elementos de los grficos

Elementos de los grficos

1.El rea del grfico
2.El rea de trazado
3.Los puntos de datos de la serie de datos que se
trazan en el grfico.
4.Los ejes horizontal (categoras) y vertical (valores)
en los que se trazan los datos del grfico.
5.La leyenda del grfico.
6.Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al
grfico.
7.Una etiqueta de datos que puede usar para
identificar los detalles de un punto de datos de
una serie de datos.

Crear un grfico
Grficos de la pestaa Insertar

Recomendable tener seleccionado el

rango de celdas que participarn en el
grfico, y Excel podr generarlo
automticamente. Caso contrario el
grfico se crear en blanco.

Tipos de grficos

Herramientas

Herramientas
Diseo
Cambiar tipo
Cambiar entre filas y columnas
Diseo
Estilos
Ubicacin

Herramientas
Presentacin

Formato

Modificar grficos
Aadir una serie

Imgenes
Igual que en otras aplicaciones
Office, se pueden insertar imgenes:
Desde archivo
Prediseadas
Autoformas
SmartArt
WordArt

Vistas

Normal
Diseo de pgina
Saltos de pgina
Dividir
Aparecen dos barras para ajustar la
divisin, las reas se movern de
manera independiente

Inmovilizar paneles

FILTROS Y
AUTOFILTROS
Simplificando el anlisis

Filtro automtico
Los filtros nos permiten encontrar y
organizar la informacin de mejor
forma.

Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro.

Practicar filtrando los datos.

Autofiltro

Ordenar
Ascendente
Descendente
Segn criterios

Tablas o listas
Crear tabla
Indicar rango de datos, encabezados

Pulsar en icono Formulario

Botn de Office, Opciones de Excel,
Personalizar, Comandos que no estn
en la cinta de opciones, Formulario,
Agregar

Formato condicional
Dependiendo del valor de la celda,
Excel aplica formatos distintos sobre
las celdas.

Formato condicional

>= 4,0 verde, <4,0 rojo