Sistemas y Procesos de Negocio - K1002

Circuitos Administrativos
de Pagos y Cobranzas
Integrantes: Ceballos Delgado, Iñaki;
Delgado, Gonzalo; Duré, Eric Ian;
Echavarria, Camila Nicole; Flores Claros,
Rocio Elizabeth; Medina, Ana Micaela;
Rubel, Massimo; Tevez, Lucas Martin;
Urano, Federico Daniel
Circuito Administrativo de Pagos
 INTRODUCCIÓN

Un circuito administrativo de pagos es un proceso esencial en toda organización, porque permite

gestionar de manera eficiente y segura los desembolsos que la empresa debe realizar a
proveedores, empleados y otros acreedores.

Este circuito no solo garantiza que los pagos se efectúen en el

momento oportuno, sino que también contribuye al control de los
flujos financieros de la empresa, permitiendo una adecuada
planificación y gestión de recursos disponibles.

SISTEMAS DE - TRANSFORMADO
INFORMACIÓN - AUTOMATIZANDO

PROCESOS
- ESTABILIDAD
- CONTROL + FÁCIL LAS
- FINANZAS TAREAS
ACCIONES A CUMPLIR : SECTORES DOCUMENTOS
- CANCELACIÓN DE LA PARTICIPANTES: INTERVINIENTES:
DEUDA CONTRAÍDA EN - PROVEEDOR - SOLICITUD DE
EL MOMENTO DE LA PRESUPUESTO O
COMPRA - CUENTAS A PAGAR PEDIDO DE COTIZACIÓN
- MEDIOS DE
PAGO(TARJETA DE - GERENCIA - PRESUPUESTO O
CRÉDITO, EFECTIVO, ADMINISTRATIVA COTIZACIÓN
CHEQUE)
- VERIFICACIÓN DE - TESORERÍA - ORDEN DE COMPRA
ANTECEDENTES DE LA - FACTURA
COMPRA - CONTADURÍA
- OBTENCIÓN DEL - REMITO
RECIBO POR EL PAGO
REALIZADO - ORDEN DE PAGO
- REGISTRO DEL PAGO,
CANCELACIÓN DE - CHEQUE
CUENTAS Y
ACTUALIZACIONES - RECIBO
Grafo de Secuencia

---------------

---------------

---------------

---------------
PARTE 1 PARTE 2 PARTE 3 PARTE 4 PARTE 5

Emisión de Control del Registro

Confección Autoriz. del
orden de Recibo Contable
de Cheque pago
pago

GCIA
CTAS A PAGAR TESORERÍA CTAS A PAGAR CONTADURÍA
ADMINIST.
 Partes del circuito de Pagos
Parte 1: Emisión de Orden de Pago

Cuentas a Pagar determina que se cumple el plazo de pago de una Factura (F) y analiza los
antecedentes de la Compra en el “Legajo de Pago”(LP). Confecciona la Orden de Pago (OP)
por cuadruplicado, asignándoles los siguientes destinos:
● Original: se envía a la Gerencia Administrativa junto al “Legajo de Pago”.
● Duplicado y Triplicado: se remiten a Tesorería.
● Cuadruplicado: se archiva en “Cuentas a Pagar” hasta que se efectúe el pago.

Parte 2: Confección del Cheque

Cuando la Tesorería tiene los datos de la Orden de Pago,

considerando en este caso el Cheque (CH) como medio de
pago, se realiza el mismo a la orden del Proveedor y se
firma.
 Partes del circuito de Pagos

Parte 3: Autorización del Pago

Una vez que la Gerencia Administrativa recibe el Cheque y el duplicado de la Orden de

Pago, verifica los antecedentes de la compra en el “Legajo de Pago” y autoriza el pago a
efectuar. Se sellan los documentos del Legajo de Pago y el duplicado de la Orden de Pago
con el sello de “PAGADO”. El banco coloca la segunda firma en el Cheque y dispone su envío
al acreedor.
Se devuelve el Legajo de Pago y se envía el duplicado de la Orden de Pago a Tesorería para
archivarlo como constancia de la emisión del Cheque.
El triplicado se envía a Cuentas a Pagar para avisar sobre el pago efectuado y en base a
esto emite una Minuta Contable de Débito (MCD), la envía a Contaduría y archiva el
triplicado de la Orden de Pago como comprobante.
Por otra parte Tesorería emite la Minuta Contable de Crédito (MCC) y la envía a Contaduría.
 Partes del circuito de Pagos
Parte 4: Control del Recibo

Con la llegada del Recibo por parte del

proveedor, Cuentas a Pagar realiza un control
con el triplicado de la Orden de Pago. De estar
correcto destruye el cuadruplicado y archiva el
triplicado junto con el Recibo en el Legajo de
Pago.

Parte 5: Registro del Pago

Contaduría al recibir las Minutas
Contables (MCD y MCC) realiza
un control de las mismas. De
coincidir realiza los Asientos
Contables (AC) y,
posteriormente, archiva ambas
minutas.
 Formas de Pago
Pago por Correspondencia: el pago al Proveedor se realiza enviando un cheque por correo. La constancia de la
cancelación de la deuda se obtiene cuando se recibe el comprobante(recibo) de parte del proveedor.

Pago a cobradores del Proveedor: el cheque se encuentra en la oficina de la empresa a la espera del cobrador del
Proveedor. El Recibo se entrega contra presentación del cheque.

Pago en la oficina del proveedor: el cheque es enviado a la oficina del proveedor por un representante de la empresa. El
recibo se obtiene contra la entrega de los valores.

Pago en Bancos: el Banco se encarga de acreditar los importes al Acreedor (ejemplo el pago de servicios), por ende la
operación se realiza en la institución bancaria correspondiente.

Pago por medio de Bancos: el deudor se encarga de pagarle al banco. Difiere del caso anterior en que, allí es el
acreedor quien solicita cobrar por el Banco.

Pago efectivo de gastos menores: los gastos menores o gastos corrientes de poco valor se descuenta contra
presentación de comprobantes y se aplica a un fondo fijo o caja chica dispuesta a tal efecto.

Pago de sueldos y jornales: en esta forma de pago se requiere controles y procedimientos muy específicos. Se
considera un circuito en sí mismo debido a las particularidades que posee
Normas de Control Interno en los Pagos
 Normas del control interno generales para el movimiento de fondos
Sobre el proceso en Sí
Para que el control de los fondos sea realizado de Los registros contables: Es necesario llevar un
manera eficiente: registro contable de todas las operaciones
● Separamos el dinero de cobranzas y pagos. relacionadas con el movimiento de fondos para
● Cobranzas se depositan en cuenta bancaria garantizar un control adecuado y la consistencia de
● Los pagos se realizan mediante cheques desde la información financiera. Este registro debe estar
esa cuenta respaldado por la documentación pertinente.
La realización de arqueos sorpresivos de Caja:
● verificar que el dinero en existencia
● coincide con lo registrado contablemente
● deben ser inesperados y por personal
distinto al que maneja los fondos.

Conciliar los registros contables internos contra los extractos bancarios:

● es clave para asegurar la precisión y la transparencia en la contabilidad de la empresa.
● las cobranzas deposita en banco y los pagos se realizan mediante cheques de la misma
cuenta.
El movimiento de fondos de la empresa se reflejado en el banco, convirtiendo sus registros en
una herramienta valiosa para el control financiero.
 SOBRE LOS RESPONSABLES

Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del manejo de los fondos y del
registro de las operaciones

° Manejo de los fondos

° Registro de las operaciones
Ejemplo:EL que tiene la responsabilidad de pagar, no puede ser el mismo
que genere la orden de compra.

La responsabilidad sobre la custodia y el manejo de los fondos debe recaer en una

única persona
Ejemplo:En un supermercado puede haber más de un cajero que durante
el día maneja los fondos que le fueron entregados al comenzar su turno
pero al finalizar la jornada ,estos valores deben quedar a cargo de una
sola persona.

La rotación periódica del personal del manejo de fondos,

Ejemplo: rotar al tesorero de un banco

 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LOS PAGOS ESPECÍFICAMENTE
EL PROCESO EN SÍ
.
º Es vital la existencia de fondo fijo o caja chica

LA DOCUMENTACIÓN

º Realización de pagos mediante cheques

º El pago debe estar amparado por la totalidad de los comprobantes correspondientes

SOBRE LOS RESPONSABLES

º Separar funciones y dividir las tareas de los responsables del registro de las asistencias del pago de los sueldos
jornales
Circuito Administrativo de Cobranzas
Introducción:
-Procesos administrativos de cobranzas: Detección de la situación de cobro, cobro
del bien vendido y la contabilización de la cobranza

-Participantes: Clientes, cobranzas, cobrador, caja, cuentas corrientes y contaduría

-Documentación: Factura, listado de cobranzas, recibo, planillas de totales de caja,

minuta contable de caja, minuta contable de caja y minuta contable de cuentas
corrientes
Grafo de Secuencia

---------------

---------------

---------------
PARTE 1 PARTE 2 PARTE 3 PARTE 4

Detección
Cobro y Recepción
de la Registro de
entrega del del dinero o
necesidad Cobro
recibo valores
de cobro

COBRANZAS COBRADOR CAJA CONTADURÍA

 Partes del Circuito de Cobranza

Parte 1: Detección de necesidad de cobro

Cobranzas detecta un cobro consultando las Facturas(F) y/o Notas de Débito pendientes de cobro y los archivos
de Cobradores. Clasifican estos documentos por zona de cobranza y selecciona al Cobrador. Luego confecciona un
Listado de Cobranza((LC). El original y un duplicado) donde se detallan todos los datos de la Cobranza necesarios:
deudor, el tipo de crédito, el importe adeudado, etc.
El Cobrador recibe el original, el duplicado del Listado de Cobranzas y las Facturas. Controla que ambas copias
se correspondan con las Facturas. Si el control es realizado con éxito, el Cobrador firma el duplicado del Listado de
Cobranzas y lo devuelve al sector de Cobranzas, donde será archivado temporalmente.

Parte 2: Cobro y entrega de Recibo

El Cobrador, con el Listado de Cobranza original y las Facturas a cobrar, concurre al domicilio del Deudor. Al
recibir el pago adeudado, confecciona un Recibo(Re) por cuadruplicado y firma las cuatro copias. El original se entrega
al Deudor junto con la Factura. Las copias restantes quedan adheridas al talonario del Cobrador, quien identifica el
número de Recibo generado en el Listado de Cobranzas dejando constancia del cobro efectuado.
 Partes del Circuito de Cobranza

Parte 3: Recepción del Dinero o Valores

El Cobrador se presenta en Caja con el duplicado del Recibo, el Listado de Cobranza original y el pago. Caja
controla que el dinero o valores recibidos correspondan con la documentación presentada por el Cobrador. Si
corresponden, se firma y se sella el Listado de Cobranzas original y se lo devuelve al Cobrador. De esta forma, se deja
constancia que se entregó en Caja el dinero o valores.
Caja archiva el duplicado del Recibo para utilizarlo como comprobante, se da entrada a los valores en una
Planilla de Caja(PC) y se confecciona por el total de los valores ingresados, una Minuta Contable de Caja(MCC) que se
envía al sector de Contaduría.
El Cobrador se presenta nuevamente en el sector de Cobranzas, donde entrega el original del Listado de
Cobranzas firmado por el sector Caja y el triplicado de los Recibos para que verifiquen su coincidencia. De ser así, el
sector de Cobranzas se queda con el original del Listado de Cobranzas y firma el duplicado que tenía archivado de
manera temporal. Le envía al Cobrador el duplicado del Listado de Cobranzas firmado y envía el triplicado de los
Recibos al sector de Cuentas Corrientes y actualiza, en el archivo de deudores, el cobro efectuado.
Con el triplicado del Recibo, el sector de Cuentas Corrientes acredita las cuentas de los deudores y actualiza sus
saldos. Luego confecciona una Minuta Contable de Cuentas Corrientes(MCCC) que se envía al sector de Contaduría.

Parte 4: Registro Contable

El sector de Contaduría recibe las Minutas Contables de Caja y de Cuentas Corrientes. Si estas coinciden,
confecciona los asientos contables con los datos de las mismas y archiva las Minutas.
 Formas de Cobro
Existen una gran variedad de formas de efectuar una Cobranza
● Por Cobradores: Se realizan mediante Cobradores representantes de la empresa
(Este método es el utilizado en las partes del circuito)

● En Caja: Se efectúa directamente en el salón de Ventas

● Por Correspondencia: Se realiza por correo

● Cobro en el domicilio del Comprador: La efectúa el repartidor, contra la entrega de la

mercadería

● Débito Bancario: Si se trata del cobro de una prestación de servicio periódica, la

recepción del pago se realiza por medio del débito efectuado en la Cuenta Corriente
del Comprador
 Formas de Cobro

Existen una gran variedad de formas de efectuar una Cobranza

● Depósito Bancario: Se realiza por medio de Nota de Crédito en la Cuenta Corriente

del Vendedor
● Descuento de Pagaré en un Banco: Pago de documento descontado en un Banco o
en el domicilio del vendedor (Si la forma de pago se constituyó a través de la entrega
de documentos)
● Cobro de Exportaciones
Normas de Control Interno en las Cobranzas
 Normas de Control Interno Generales para el Movimiento de Fondos

● Separar los fondos de cobranzas y pagos.

● Registrar contablemente las operaciones de fondos.

● Arqueos sorpresivos para verificar coincidencias.

● Movimientos de fondos a través de bancos.

 Separación de Fondos
Sobre el proceso en sí

● Los fondos de cobranzas deben depositarse íntegramente en el banco.

● Los pagos deben realizarse con cheques contra saldos bancarios.
● Uso del fondo fijo para pagos en efectivo, retirando del banco si es insuficiente.

Registro Contable

● La contabilidad debe reflejar todas las operaciones.

● Verificar coincidencias entre las operaciones de distintos sectores.
 Arqueos Sorpresivos de Caja

● Verificar que los valores en caja coincidan con los registros contables.
● Realizarse por personal diferente al que maneja los fondos.

Movimientos de Fondos a Través de Bancos

● Realizar todos los movimientos de fondos a través de bancos.

● El banco proporciona un registro adicional que facilita la conciliación y detección de errores.
 Responsables del Control de Fondos
Sobre los responsables
● Separar las funciones de manejo de fondos y registro contable.
● Control por oposición entre quienes realizan las operaciones y quienes las registran.

Supervisión de Fondos Monetarios

● Un único responsable debe controlar los valores monetarios.

● Documentar la entrega de dinero y supervisar a los subordinados.

Rotación de Personal

● Rotar periódicamente las funciones dentro de la operación.

● Evitar que los errores o fraudes pasen inadvertidos.
 Normas de control interno propias de la cobranza
Sobre el proceso en sí

● Liquidación inmediata de la cobranza

● Control de valores recibidos
● Depósito íntegro e inmediato de la cobranza

Sobre la documentación

● Utilizar recibos prenumerados

● Confección de cheques con restricción de cobro
● Evitar la aceptación de cheques por pago diferido
● Documentar transferencias internas de dinero o de valores

Sobre los responsables

● Designar un responsable de la asignación de descuentos
● Custodiar los documentos a cobrar
FINALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN