Manual Universitas Xxi

UXXI
ECONOMICO
INDICE
1. COMISION DE SERVICIO
1.1. GENERACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO.

1. 2. CUMPLIMENTACION DE LA COMISION DE SERVICIO
1.2.1. Pestaña General

1.2.2. Pestaña Descripción
1.2.3. Pestaña Apuntes de Agencia
1.2.4. Pestaña Liquidación.
2. GENERACION DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO
2.1. JUSTIFICANTE DE GASTO FACTURAS AGENCIA DE VIAJE.

2.2. JUSTIFICANTE DE GASTO DE LA COMISIÓN DE SERVICIO
3. IMPRESION DE LA COMISIÓN DE SERVICIO
4. RECTIFICACIÓN DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO
5. PAGO DEL JUSTIFICANTE MEDIENTE RELACIÓN DE TRANFERENCIAS
5.1 ASIGNAR DATOS DE PAGO

5.2 GENERACIÓN DEL DOCUMENTO DE PAGO
5.3 GENERACIÓN DE FICHERO
5.4 PAGO DE LOS JUSTIFICANTES
6. RENDICIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA
7. ANULACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA
8. OPERACIONES DIRECTAS SOBRE LA CUENTA DEL CAJERO
9. CONCILIACIÓN BANCARIA
10. INFORME DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA
11. RECTIFICACIÓN DE ERRORES
a
Servicio Económico-Financiero ∙ c/ Santa Lucía, 8 1 ∙ 18071 Granada ∙ Telfs.: 958 24 30 38 / 24 88
-2-
1. COMISION DE SERVICIO
La comisión de servicio va a ser el documento central de todo el trámite, en este
documento quedarán reflejados todos los datos correspondientes al comisionado, o sea,
persona a la que corresponde dicha comisión, como los datos del viaje en cuestión.
Este documento como hemos dicho es el documento central, porque a partir de él

también se van a generar de forma más o menos “automática”, los justificantes de gasto para
proceder al pago de la comisión de servicios.
1.1. GENERACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO.
Se genera desde el módulo de Justificantes de gasto
• Menú “Diario”
• Opción “Comisiones de Servicio”
Tras lo cual nos aparecerá en una nueva ventana lo que propiamente es la comisión
de servicio; es un documento del tipo habitual en la aplicación Universitas XXI, que se
subdivide en distintas pestañas.
a
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1.2. CUMPLIMENTACION DE LA COMISION DE SERVICIO
Vamos a ver los datos que se rellenan en las distintas pestañas de la comisión de
servicio.
1.2.1. Pestaña General
a
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Descripción: Se rellenará el motivo de la comisión. (Viaje a “el destino” del Sr. “X” de
“fecha” a “fecha” y el motivo del desplazamiento.
NIF: Es el NIF de la persona que viaja. Podemos usar el botón buscar (…) para localizar
dicho NIF, teniendo en cuenta que tiene que estar dado de alta en la base de datos de
terceros. En el caso de que no estuviera dado de alta se deberá enviar un correo a la
sección de contabilidad [email protected] para que sea dado de alta, en dicho correo se
debe adjuntar escaneado el NIF del comisionado por ambas caras, donde se vea claramente
el Nombre y Apellidos, el NIF y la dirección, así como la cuenta corriente donde desee que se
le haga la transferencia. En el caso de Extranjeros, no es necesario el envío de los datos
bancarios, ya que se les hace transferencias manuales.
Cuerpo: En todos los casos es “CUERPO GENERAL”.
Cargo: Tendremos que rellenar el cargo que ostenta el comisionado.
Acuerdo de ACF: Aquí se rellena el número de Acuerdo de ACF que se va a hacer cargo
del pago de la comisión, en la mayoría de los casos si usamos el botón buscar (…), y
pulsamos Buscar solo nos aparecerá el Acuerdo que tengamos asignado, evitando tener que
seleccionar entre muchos.
1.2.2. Pestaña Descripción
Grupo de la comisión: Se cumplimenta con “Grupo General”, salvo que tramitemos

“Proyectos del Plan Nacional”.
Tipo de Comisión: Usando el botón de buscar (…) podremos localizar el tipo de comisión
a
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Itinerarios; En esta parte de la ventana vamos a rellenar el detalle del viaje realizado,
introduciendo en cada línea cada una de las etapas realizadas.
Para ello disponemos de una serie de iconos a la izquierda de la pantalla, que situándonos con
el ratón sobre ellos aparece su función: Introducir nueva línea; editar; consultar; borrar.
Al pulsar sobre introducir una nueva línea aparece una nueva ventana donde vamos a
rellenar los datos de Origen y Destino.
a
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Origen:
País: Introducimos el País de origen

Localidad: Localidad de origen (Se especifica la Localidad en los desplazamientos
realizados dentro de España). Tened en cuenta que para fuera de España no hay
datos de localidades en la base de datos (no es necesario especificarlos).
Fecha: Pulsando sobre el icono del calendario podemos elegir la fecha de
salida, y haciendo doble clic nos la refleja en su casillero correspondiente.
Hora: La hora se cumplimenta en formato 24 horas, con dos dígitos para la hora
y otros dos dígitos para los minutos. Por ejemplo, las 8 y media de la mañana se
escribiría como 08:30.
Destino:
Los datos se cumplimentan igual que en el Origen, salvo que ahora se trata de los
datos de regreso del viaje.
Una vez completos todos los datos pulsamos aceptar y volvemos a la ventana de los
itinerarios donde veremos que aparece una línea para este itinerario.
Recordar que las fechas y horas se deben de cumplimentar lo más exactas posibles,
porque serán datos que el programa utilizara para hacer cálculos posteriores.
a
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De esta forma se introducirán los itinerarios necesarios para describir la totalidad
del viaje de la comisión de servicio
Al finalizar los itinerarios tenemos que realizar la confirmación de dicho itinerarios, esto
sirve para poder realizar la posterior liquidación, así como para guardar la comisión y que no se
pierdan datos.
Para Confirmar el itinerario usamos la opción del menú General (Comisión de Servicio):
Confirmar itinerario – Confirmar itinerario.
Después de esto ya podemos pasar a las siguientes pestañas.
1.2.3. Pestaña Apuntes de Agencia
En esta pestaña vamos a introducir los datos de las facturas correspondientes a

agencia de viajes (Todas aquellas facturas que vengan con el CIF de la UGR).Aunque se podría
dar el caso de que no existiera factura (o por lo menos que dichas facturas no vengan con el CIF
de la UGR, sino con el del comisionado), con lo cual no tendríamos que hacer nada en esta
pestaña.
a
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En esta pestaña nos aparece una ventana con iconos a la izquierda, el formato de los
iconos es igual que en los anteriores casos, y si lo necesitamos podemos colocar el puntero del
ratón encima de ellos para conocer su funcionalidad.
Para introducir una factura de agencia, pulsamos sobre el icono con el símbolo más y
nos aparece una nueva ventana donde vamos a cumplimentar los datos de la factura.
a
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Tipo de Apunte: si la factura corresponde al transporte público seleccionamos
Locomoción, si es de alojamiento seleccionaríamos Dietas.
NIF: Corresponde al NIF de la Agencia de Viajes que nos factura. Una vez relleno, la
aplicación cumplimenta el dato de Nombre de la empresa.
Número de billete/Factura: Numero de la factura.
Importe: Se cumplimentará con el importe Total de la factura
Cuando tenemos completos todos los datos pulsamos en el botón aceptar y volvemos
a la ventana de la comisión de servicio, comprobando que aparece una línea correspondiente
a la factura que acabamos de introducir.
a
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En el caso de que exista más de una factura de Agencia de Viajes para el viaje
realizado, volveremos a repetir el proceso anterior, hasta que tengamos introducidas todas
las facturas, apareciendo una línea para cada una de ellas.
1.2.4. Pestaña Liquidación
En esta pestaña vamos a introducir las tasaciones de dietas correspondientes al viaje.
a
- 11 -
En
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viene identificada como “Itinerarios” y en la inferior con “Conceptos de Dieta”.
Por tanto para tasar lo primero que hacemos es seleccionar en la parte superior uno de
los itinerarios, y comprobar que está marcado viendo que el número de línea cambia de color y
aparece en amarillo.
A partir de este momento vamos a realizar la tasación de los conceptos de Dietas

sobre el itinerario marcado, todas las tasaciones se referirán a dicho itinerario mientras no
cambiemos la marca en la parte de los itinerario.
Para agregar una tasación usamos el icono de “más” que aparece en la parte de
Conceptos de Dieta, entonces aparece una nueva ventana que será donde se realizan las
distintas liquidaciones.
Tendremos que elegir el Tipo de Epígrafe. Aparecen cinco opciones: Alojamiento,

Asistencia, Locomoción, Manutención y Otros.
a
- 12 -
Vamos a ver
como se rellena cada
uno de ellos, ya que
para cada itinerario tenemos que rellenarlos.
ALOJAMIENTO
En este epígrafe, el programa hace el calculo de los días que le corresponden

en concepto de alojamiento, así como el importe máximo para cada día, mostrando el Importe
Total.
a
- 13 -
Si existiera algún motivo para variar dicho importe total, como por ejemplo, que exista
una factura de hotel correspondiente al alojamiento por esos días de importe inferior al máximo
autorizado en la normativa o por ejemplo que se trate de un hotel recomendado por la organización
de un Congreso, en cuyo caso se podría incrementar hasta un 25% más de lo autorizado en la
normativa, tendríamos que varía dicho Importe. Para ello marcamos el check Modificar Imp.
Total, con lo cual se activa la casilla Importe Total Modificado, en esta casilla se cumplimentará
el importe que corresponda.
Una vez cumplimentado pulsamos en Aceptar y nos aparece la ventana de la Comisión

donde se verá que hay una línea correspondiente a los Conceptos de Dietas, recordando que
dichos conceptos se refieren al itinerario que tenemos marcado en la parte superior
a
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ASISTENCIAS
Este epígrafe se usa solo para el caso de Dietas referentes a Tribunales de

Oposiciones de cuerpos Docentes. En estas dietas hay un concepto de pago que se refiere al
número de días que se asiste a dichos tribunales (Asistencias).
La peculiaridad de este pago es que está sujeto a retención de IRPF.
a
- 15 -
Para cumplimentar este epígrafe se rellenan las siguientes casillas:
Nº de Asistencias: el número de las asistencias que se retribuyen. (Sólo una

por día, aunque acuda a más de un Tribunal de Oposición en el mismo día).
Importe Asistencia: Importe neto correspondiente a cada asistencia.
% IRPF: Porcentaje de retención de IRPF, usualmente para residentes en
España corresponde el 2%.
Una vez cumplimentados estos datos el resto los calcula automáticamente el programa
Pulsamos Aceptar, y volvemos a la pantalla de la comisión, apareciendo una nueva línea
MANUTENCIONES
a
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En este epígrafe el programa realiza los cálculos de días correspondientes de
manutención (tiene en cuenta las “medias dietas”) y muestra los resultados.
Si fuera necesario, como en todos los epígrafes anteriores tenemos la opción de

Modificar el Importe Total, con lo cual pondríamos “a mano” la cantidad correspondiente.
Recordar que en cualquiera de los epígrafes, al marcar el check Modificar Imp. Total, el
programa no borra ninguno de los datos que aparecen en pantalla, pero no los tiene en cuenta, o
sea, cuando marcamos modificar el importe total, el importe que escribamos es el único que se tiene
en cuenta, da igual, lo que se vea en pantalla de los cálculos realizados por el programa.
LOCOMOCION
a
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En este epígrafe consignaremos los gastos
correspondientes al traslado del comisionado.
En este epígrafe tenemos que diferenciar en dos formas de viajar, una en vehiculo
propio, y otra en transporte público, ya sea autobús, tren, barco, avión, etc...
TRASLADO EN VEHICULO PROPIO.
En este caso, la tasación se realiza atendiendo al kilometraje, para ello el programa

hace el cálculo de kilómetros entre el Origen y el Destino de forma automática, mostrando
dichos datos en el apartado Datos Locomoción.
Si el número de kilómetros no es correcto, por no tener datos suficientes (en el caso

de desplazamiento a pueblos), o por un kilometraje superior por ejemplo en las prácticas de
campo, para modificar dicho número de kilómetros primero tenemos que desmarcar el check
de Tabla de Kilómetros, tras lo cual se activa la casilla de Número de Kilómetros y
procederemos a cumplimentar el número correcto.
No olvidar poner en la descripción los datos del vehículo; modelo y matrícula.
Una vez finalizado pulsamos Aceptar y volvemos a la pantalla de la comisión.
a
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TRASLADO EN TRANSPORTE PÚBLICO
En este caso en el epígrafe tendremos que introducir el precio del billete

correspondiente, para ello nos desentendemos del número de kilómetros y marcamos el
check Modificar Imp. Total, y al activarse la casilla Importe Total Modificado
cumplimentaremos el importe del billete.
Una vez finalizado pulsamos Aceptar y volvemos a la pantalla de la comisión.
a
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OTROS
En este epígrafe haremos la tasación de otros conceptos que no estén incluidos

en los epígrafes anteriores, por ejemplo se introducirán aquí los gastos de taxi, parking, peaje
y todos aquellos que estén autorizados y no se puedan reflejar en los epígrafes anteriores.
En este caso en la casilla Descripción explicaremos el concepto a que se refiere el

gasto y la fecha, por ejemplo, Taxi Aeropuerto...
El programa aquí no hace ningún cálculo y directamente nos muestra la casilla de

Importe Total Modificado para que nosotros consignemos el importe correspondiente.
Con esto se finaliza la tasación DEL ITINERARIO QUE TENIAMOS MARCADO.
Tendríamos que repetir todas estas operaciones para cada uno de los itinerarios.
El proceso consistiría en marcar, en la parte superior de la pestaña Liquidación de la

Comisión de Servicio, un itinerario distinto (recordar se pone en amarillo) al que acabamos de
tasar, y entonces volver a repetir todo el proceso de los distintos epígrafes para este itinerario, y
así hasta realizarlo para cada uno de los itinerarios
a
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Una vez finalizadas todas las tasaciones, guardamos la comisión de Servicio, desde el
menú General usamos la opción Guardar.
a
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2. GENERACION DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO
En este punto vamos a generar los justificantes de gasto, por un lado de la Comisión de
Servicio y por otro de las facturas de Agencia de Viaje.
2.1. JUSTIFICANTE DE GASTO FACTURAS AGENCIA DE VIAJE.
Hay que generar un justificante de gasto para cada una de las facturas de agencia de
viaje.
En el caso de no existir factura de agencia de viaje, obviamente no se realiza este paso.
Para generar el justificante de gasto se hace desde la comisión de servicio, en la

pestaña Apuntes de Agencia. Marcamos la línea a la que le queremos hacer el justificante y
pulsamos el icono correspondiente.
a
- 22 -
Entonces se genera de forma automática un Justificante de Gasto.
En este justificante ya hay datos que se han tomado de los introducidos en el apunte de
agencia, pero tenemos que terminar de cumplimentarlo. Por pasos:
Pestaña general
Descripción: cumplimentamos dicha descripción

Fecha Emisión: fecha de la factura
Activar detallar por líneas si la factura tienes distintos tipos de IVA
Pestaña Administrativo
Marcamos en forma de pago el check de Anticipo de Caja Fija.

Fecha Entrada en el registro administrativo: se pone la fecha en que se recepciona
la factura.
Fecha de entrada en el registro contable: automáticamente la pone el programa
Fecha de conformidad: fecha en que firma la factura el responsable del centro de
gastos
Fecha Inicio Plazo Pago: se pone la fecha en que se recepciona la factura, salvo que
el viaje sea de fecha posterior, en cuyo caso se pondrá la fecha de comienzo del viaje
Plazo legal de pago: automáticamente la pone el programa.
a
- 23 -
Pestaña Económico
Dependiendo de la factura:
Si en la factura el tipo de IVA es RE (régimen especial de agencia de viajes);

en este caso al activar el importe total y activar la casilla RE, el importe total se
cambia y debemos de introducirlo manualmente de nuevo para que coincida
con el importe real de la factura que tramitamos
a
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Si en la factura existen varios tipos de IVA, dependiendo de la agencia que
facture, deberemos de introducir el importe total o el importe neto. Lo más
importante es que el importe del justificante de gasto sea igual al importe
exacto de la factura. (Debemos de “ajustar” en algunos casos los importes
netos).
Si el centro de gasto al que imputamos el gasto de la factura tiene prorrata, no

olvidar indicar el porcentaje de prorrata, porque repercute en el IVA Deducible.
a
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No olvidar que cuando la factura tiene distintos tipos de IVA e introduzcamos una línea
para cada uno de los IVAS, en cada uno de ellos debemos de introducir los datos fiscales.
a
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Pestaña de Datos Fiscales
Aquí tendremos que rellenar la casilla del modelo 347 con la Clave A.
a
- 27 -
Pestaña Imputación
Cambiamos a la pestaña Imputación. Aquí realizamos la imputación del justificante, de la

forma en que se hace para cualquier justificante, no tiene ninguna consideración especial.
a
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Pestaña pago
En esta pestaña es muy importante comprobar siempre que el Ordinal Perceptor tiene
los datos bancarios correctos (No olvidar que la base de datos del Servicio de Habilitación es
totalmente independiente de la base de datos del UXXI)
En el caso de que las facturas de agencia vinieran con el CIF de la Universidad y las
haya pagado el comisionado, no olvidar poner en el Cesionario el NIF de dicho comisionado y
comprobando siempre que en el ordinal perceptor aparecen sus datos bancarios correctos (por
si tuviera más de un número de cuenta).
a
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Muy Importante: No olvidar activar la casilla de no pagar en este momento, aunque en
este caso aparece de forma automática.
Ahora debemos de guardar el Justificante de Gastos
Una vez guardado, debemos de imprimir la pestaña general y la pestaña de imputación.
Con esto al cerrar la ventana del justificante de gasto volvemos a la ventana de

la Comisión de Servicio, si existieran mas facturas de agencia de viajes, repetiríamos este
proceso (seleccionando la línea correspondiente en apuntes de agencia), hasta que tengamos
un justificante para cada una de las facturas
Una vez finalizados estos justificantes solo nos falta realizar el justificante la comisión de
servicio.
a
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2.2. JUSTIFICANTE DE GASTO DE LA COMISIÓN DE SERVICIO
Este justificante es el que va a pagar la indemnización al comisionado.
Para generar este justificante usamos el menú general y la opción Liquidación, dentro de
esta la opción Liquidar.
Al hacer esto se genera de forma automática un justificante de gasto, que ya tiene

bastantes datos incorporados, solo tenemos que rellenar los que nos faltan.
Pestaña General
Descripción; aparece relleno con los datos que hemos incorporado en la CS
Fecha emisión; fecha en la que estamos grabando el JG (aparece automáticamente)
CIF; aparece automático de la CS
Detallar por líneas; desactivar para poder rellenar la pestaña Datos Fiscales
a
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Pestaña Administrativo
En el caso de los Justificantes de Gasto de Comisiones de Servicio no habría que

hacer nada. Aparece todo relleno de forma automática.
Pestaña Económico
Comprobar que el importe total es el correcto. Aparece relleno de forma automática.
Pestaña Datos fiscales
Comisiones de Servicios: rellenar el modelo 190 clave L y subclave 01
Bolsa de viaje: no poner datos fiscales
a
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Pestaña imputación
Debemos activar Imputar justificante y seleccionando los 3 puntos introducir la orgánica

y la económica.
Pestaña Pago
Seleccionamos el check “No pagar en este momento”, es MUY IMPORTANTE

marcar este check porque en caso contrario si guardamos el justificante, el programa lo
Dará por pagado, impidiendo su posterior pago.
Comprobar que los datos bancarios son correctos, en caso contrario buscar y
seleccionar los correctos.
Guardamos e imprimimos el Justificante. (Pestaña General y Pestaña Imputación).
En este caso es grato comprobar que los datos a incluir son relativamente escasos, ya
que el programa se encarga de recuperar todo lo necesario desde la comisión de servicio.
a
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3. IMPRESION DE LA COMISIÓN DE SERVICIO
Para finalizar todo el proceso solo nos resta imprimir la comisión de servicio. Para
esto usamos el menú general y la opción Imprimir, se dan dos opciones, imprimir la
Comisión de Servicios e imprimir la liquidación, hay que realizar las dos impresiones.
a
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4. RECTIFICACIÓN DE LOS
JUSTIFICANTES DE GASTO Y COMISIONES DE SERVICIO.
ERRORES FRECUENTES
1. Nos equivocamos en la imputación de un Justificantes de Gastos de Comisión de

Servicios (introducimos una aplicación económica errónea)
- Anulamos la imputación
- Rectificamos y grabamos
2. Liquidada la Comisión de Servicios, se nos olvidó introducir el parking (o cualquier

otro concepto)
- Consultas- Comisiones de Servicios- buscamos la Comisión
- Una vez abierta, en el menú general-liquidación-anulamos liquidación (se borra el JG de CS)
- Pestaña liquidación de la Comisión de Servicios, en concepto de dieta, añadimos nueva línea

para introducir el parking
- Guardamos la Comisión de Servicios y volvemos a liquidar.
3. Nos equivocamos en los itinerarios de la Comisión de Servicios
- Una vez abierta, en el menú general- liquidación- anulamos liquidación
- Menú general- confirmar itinerario- anulamos liquidación de itinerario
- Borramos todos los itinerarios y en menú general guardamos la Comisión
- Introducimos de nuevo los itinerarios
4. Al introducir el NIF del comisionado en la pantalla general de la Comisión, se borra
- No existe en el fichero
- Dar de alta en Contabilidad mandando correo a [email protected] con el DNI por ambas
caras y datos bancarios
5. En la pestaña liquidación de la Comisión de Servicios no nos deja introducir líneas en

concepto de dietas.
- No hemos confirmado el itinerario (aunque creamos que si).
6. Al guardar un Justificante de gasto sale un mensaje diciendo que la suma de las

imputaciones no coincide con la de operación.
- En la pestaña general del Justificante de Gastos de Comisión de Servicios- desactivar el

detallar por líneas y guardar.
a
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7. Al guardar un Justificante de gasto sale un mensaje diciendo “Error en validación de
aplicaciones”
- No hay saldo en esa aplicación económica, por lo que el justificante de gasto queda sin
imputar.
8. Queremos borrar una comisión de servicios que no tiene asociados apuntes de

agencia
- Menú general- borrar
9. Queremos borrar comisión de servicios que tiene asociado apuntes de agencia
- Consultas- Justificantes de gasto- par amétrica con selección de campos-buscar JG apuntes

de Agencia
- Una vez abierto, en la pestaña de otros datos- anular asociación apuntes de agencia de viajes
- Menú general- borrar
10. Queremos borrar un JG de apunte de agencia asociado a la CS

de Agencia
- Una vez abierto, en la pestaña de otros datos- anular asociación apuntes de agencia de viajes
- Pestaña imputación- anular la imputación- activar casilla no imputar justificante
- Pestaña administrativo- fecha conformidad- borrar
- Menú general- borrar.
11. Nos equivocamos en la fecha de emisión de la factura.

de Agencia
- Una vez abierto, Pestaña imputación- anular la imputación
- Rectificar fecha
-Volver a imputar y guardar.
a
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12. La factura está detallada por líneas, y se nos ha olvidado introducirlas.

de Agencia
- Pestaña general- activar el detallar por líneas
- Pestaña económico-introducir líneas
- Volver a imputar y guardar.
13. Se nos olvida introducir en una de las líneas la prorrata.

de Agencia
- Pestaña económico- consultar línea y rectificar.
-Guardar
14. Al introducir el NIF del proveedor en la pestaña apuntes de agencia de la Comisión de

Servicios se nos borra cuando le hemos dado de alta.
-Efectivamente le habéis dado de alta, pero Contabilidad debe de activar la pestaña de apuntes
de agencia para que os salga dicho proveedor.
15. Al liquidar la comisión de servicios el NIF del comisionado se nos queda en blanco.
- Contabilidad debe de activar para ese NIF la pestaña de gastos
16. Cómo se tramitan los Anticipos a través del UXXI.
- Diario- Justificante de Gasto. Se graba un Justificante de gasto, en el cuál debemos de poner

en la pestaña administrativo que se paga por ACF.
- Diario-Comisiones de servicios. Se graba una comisión de servicios y se deja en confirmado

itinerario.
-Cuando el comisionado justifique el anticipo, debemos de liquidar la comisión de servicios que

habíamos dejado en confirmado itinerario
- En la pestaña liquidación de la Comisión, en concepto de dietas, liquidamos la totalidad de la

dieta, metiendo cada uno de los conceptos, y al final meteremos una línea en concepto de
otros, y en la parte de descripción pondremos Anticipo en el JG “Número” y en el importe la
cantidad en negativo de lo que se le anticipó.
¡OJO! En los Anticipos no debemos adelantarle al comisionado aquellas cantidades que les
debamos de abonar a las Agencias.
a
- 37 -
5. PAGO DE JUSTIFICANTES MEDIANTE RELACIÓN DE
TRANSFERENCIA
Existen dos tipos de pago por ACF que son por Transferencia o por Cheque, y dentro
del pago por Transferencia podemos realizarla de forma manual o por relación de
transferencias.
Relación de Transferencias
Transferencia Manual: Para extranjeros
Pago ACF
Cheques: A extinguir, sólo para casos muy concretos .
Pagos ACF por relación de transferencias
Este procedimiento se seguirá cuando se tenga como objetivo efectuar el pago al

tercero a través de transferencia..
Los pasos a seguir serán:
1) Asignación de los datos de pago

2) Generación de documento de pago
3) Generación de fichero
4) Pago de los justificantes
1) Asignación de los datos de pago
Se deben asignar los datos del pago en aquellos justificantes del gasto que
previamente se han registrado y que se encuentran imputados. La forma de acceso es desde
el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO
• Opción “Documento de Pago”
• Opción “Asignar datos de pago”
Aparece una pantalla en la que debemos borrar el usuario y seleccionar la Caja

encargada de hacer las Transferencias y le damos a Aceptar.
a
- 38 -
Ahora debemos desmarcar todos los justificantes e ir seleccionando aquellos que
están revisados. Una vez seleccionados se pulsa el botón Seleccionar datos de pago.
Los datos a cumplimentar son:
Casilla Fecha de asignación de datos de pago. Por defecto se vuelca la del Sistema.
Casilla Cuenta del cajero. Banco propio
Casilla Forma de pago. Transferencia
a
- 39 -
Por último le damos a aceptar 3 veces para pasar al siguiente paso.
2. Generación de documentos de pago
La forma de acceso es la siguiente es desde el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO
• Opción “Generar documentos de pago”
En esta pantalla debemos de borrar el usuario, y seleccionar obligatoriamente la forma

de pago (Transferencia). Al seleccionarla, automáticamente en Cuenta del Cajero aparece
banco propio y le damos Aceptar
a
- 40 -
.
A continuación debemos comprobar de nuevo los justificantes que queremos pagar y

una vez seleccionados se pulsa el botón “Seleccionar datos de pago”,
Fecha de creación; por defecto sale la fecha actual.
Texto libre; Dietas 00/00/00 (fecha)
Agrupación por proveedor; Desactivar
a
- 41 -
Le damos a aceptar y nos aparece un mensaje de que se ha guardado correctamente y
debemos de apuntar el número que aparece de relación de transferencias. Volvemos a darle
aceptar y nos pregunta que si queremos imprimir la relación de transferencias y debemos de
contestar “NO”.
3. Generación fichero de transferencias
Se trata de generar un fichero con la relación de transferencias correspondientes para

enviarlo posteriormente al banco y proceder al pago de los justificantes. Debemos quitar el
Usuario e indicar la caja y en cuenta del cajero sale automáticamente banco propio. En
agrupación por proveedor debemos seleccionar no agrupada y darle aceptar.
La forma de acceso es la siguiente, desde el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO, es:
• Opción “Generar fichero de transferencias”
a
- 42 -
En la pantalla que nos aparece a continuación debemos de rellenar los siguientes datos:
Fecha de generación; (hoy, por defecto)
Fecha de Ejecución Solicitada; fecha en la que va al banco
Domicilio del Ordenante; “Nombre de la Caja Pagadora”
Marcar las relaciones de transferencias que se deseen incluir en el fichero.
A continuación debemos darle a aceptar y guardar el fichero (Q34) para enviarlo a

BMN. Debemos de apuntarnos el número que nos aparece por si nos equivocamos y
deseamos eliminar el fichero, para volver a generar otro.
Si cuando guardamos el fichero no le ponemos la extensión “Q34”, no tendrá formato

válido para BMN.
En este momento se nos imprime el fichero de transferencias que hemos generado.
a
- 43 -
4. Pago de los justificantes
Una vez que comprobemos que Caja electrónica nos ha cargado el fichero en el
banco, tenemos que realizar este último paso para ponerle a los justificantes de gasto la fecha
del banco.
La forma de acceso es la siguiente, desde el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO, es:
• Opción “Pagar Justificantes/Adelantos”
En esta pantalla debemos de borrar el usuario, seleccionar la caja, y cumplimentar:
Forma de pago; Transferencia
Cuenta del Cajero; Banco propio
Le damos a aceptar y nos aparece la siguiente pantalla en la que debemos seleccionar

“Fecha de Pago”, para introducirla.
a
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Pagos ACF en caso de cheques y transferencia manual.
Las condiciones siguen siendo que el justificante tenga marcada la forma de pago
“ACF” en la pestaña administrativo, y en la pestaña de pago con la opción de “no pagar en este
momento”.
En el caso de transferencia manual necesitamos hacer la transferencia a través de Caja

Electrónica para una vez realizada tener el número de referencia que usaremos para identificar
dicha transferencia en el Justificante de Gastos.
En el caso de cheque, no basta con tener dicho cheque cumplimentado y firmado.

Debemos de esperar a que el comisionado lo haya cobrado en Caja electrónica para que la
fecha del banco nos coincida con la fecha de pago del Justificante de Gastos.
Una vez comprobemos los cargos en Caja Electrónica ya sea de la transferencia

manual o del cheque, los pasos a seguir son:
1. Recuperar el justificante de gastos

2. En la pestaña de pago- activar “Pago del Justificante”
3. Fecha de pago- fecha que aparezca reflejado el cargo en Caja Electrónica.
4. Cuenta- pulsando en el icono de los 3 puntos, buscar la opción Banco Propio
5. Nº cheque/transferencia
a
- 45 -
6. RENDICIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA
A medida que se vayan tramitando diferentes pagos, se procederá a emitir las

correspondientes cuentas justificativas.
La forma de acceso, desde el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO, es:
• Opción “Cuenta Justificativa”
• Opción “Anticipo de Caja Fijas”
• Opción “Justificación”
Pulse el botón “Buscar” y puntear de nuevo aquellos justificantes que quieras

introducir en la cuenta justificativa. Si deseas incluirlos todos, pulse “Seleccionar todos”.
Para continuar, pulsamos aceptar y aparece la siguiente pantalla:
a
- 46 -
Pulse el botón “Aceptar”. La pantalla que aparece le permite obtener los informes
necesarios para rendir la cuenta justificativa. Debemos seleccionar la opción de cuenta
justificativa y relación de justificantes y para finalizar le damos aceptar.
a
- 47 -
En este momento el sistema nos imprime la Cuenta Justificativa que acabamos de
generar. Hay que comprobar que el importe líquido coincide con la suma de los pagos
realizados, y se remitirá al Servicio de Gestión Económico-Financiero en el siguiente orden:
1. Cuenta justificativa para la reposición de fondos

2. Anexo a la cuenta justificativa para la reposición de fondos
3. Relación de Justificantes de Gasto asociado a la Cta. Justificativa
4. Relación de transferencias (fichero “Q34”)
5. Pagos
6. Movimientos bancarios
7. Conciliación bancaria
8. A continuación los JG por el orden que aparecen en la relación de justificantes de
gasto asociados a la Cta. Justificativa con la documentación pertinente.
En caso de que se necesite un duplicado de los informes de la cuenta justificativa,

realice los siguientes pasos desde el Módulo JUSTIFICANTE:
• Menú “Informes”
• Opción “Listados Oficiales”
• Opción “Cuenta justificativa de ACF”
La aplicación mostrará la siguiente pantalla en la que debemos seleccionar la caja y

la cuenta justificativa que deseamos imprimir.
a
- 48 -
7. ANULACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA
La forma de acceso, desde el Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO, es:
• Opción “Cuenta Justificativa”
• Opción “Anticipo de Caja Fijas”
• Opción “Anulación Cuenta Justificativa”
Debemos de indicar el Acuerdo de ACF y el número de la cuenta justificativa, pulse

“Aceptar”, el programa le mostrará la cuenta, si desea anularla pulse “Aceptar”.
a
- 49 -
8. OPERACIONES DIRECTAS SOBRE LA CUENTA DEL
CAJERO
Como operaciones directas se entienden aquellas que se realizan directamente contra

el saldo de la cuenta pero que no se corresponden con operaciones contables sino
sólo exclusivamente movimientos financieros de las cuentas. El acceso a estas operaciones es
a través del Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO
• Opción “Operaciones”
• Opción “Nueva Operación”
Los datos más relevantes son:
Fecha de la operación; Fecha del banco
Clase de la operación
o CA: Cobro reposición de ACF. - cada vez que recuperamos el importe

de una Cuenta Justificativa. Se refiere a los libramientos, y estos se
hacen en el Servicio de Gestión Económico.
o CO: Cobro de Otros. Cuando nos retroceden una transferencia
o CI: Cobro de Intereses. - Para reflejar el cobro de intereses de cada

trimestre
o PD: Pago de Retenciones. Pago IRPF de una Cuenta Justificativa o

cuando tenemos una factura de abono en una cuenta Justificativa. (Se
graban cuando se recupera la Cta. Justificativa correspondiente).
o PO: Pago de Otros. Pago de retrocesiones, gastos Swift o comisiones

bancarias.
o PI: Pago de Intereses. traspaso de intereses a la cuenta de Tesorería
Tipo; ACF
Importe.
Caja.
Cuenta origen; Banco propio
a
- 50 -
Ejemplo de CO; cobro de otros.
Cuando hacemos una transferencia, y nos dan mal los datos bancarios, Caja electrónica nos
devuelve esa cantidad. Tenemos un ingreso en los movimientos bancarios y para que nos
cuadre con el UXXI. Tenemos que hacer una operación de cobro de otros.
a
- 51 -
Ejemplo PO; Pago de Otros
Una vez que tengamos los datos bancarios correctos, haremos una transferencia manual en
Caja electrónica, y cuando nos carguen dicha transferencia tendremos que reflejarla en el UXXI
para que nos cuadre con el Banco.
a
- 52 -
Ejemplo CI; Cobro de intereses
Caja electrónica no hace un abono de intereses (ingreso). Debemos reflejarlo en el UXXI para
que nos cuadre. Para ello realizamos una nueva operación de Cobro de Intereses.
a
- 53 -
Ejemplo de PI; Pago de Intereses
En caja electrónica aparece un cargo de traspaso de cuenta Tesorería a la Universidad de

Granada. Para que quede reflejado en el UXXI y cuadre, debemos realizar una nueva
operación de Pago de Intereses
a
- 54 -
Ejemplo de PD; Pago de Retenciones
Se nos presenta el caso de que una agencia de viajes nos emite una factura de cargo y
posteriormente otra de abono.
En la cuenta justificativa nos aparecerá reflejado;
Nos hemos gastado 12.855,78 €

Tenemos un descuento de 65 €
Por lo que recuperaremos en Caja electrónica 12.855,78- 65 = 12.790,78€
Para que nos cuadre el UXXI con Caja electrónica deberemos de realizar una nueva
operación de Pago de retenciones.
Para grabar este tipo de operaciones, además de rellenar los campos indicados
anteriormente, hay que bajar al final de la pantalla y seleccionar en “Retenciones” el tipo de
descuento que puede ser el de facturas de abono (323001) o el IRPF (320001)
a
- 55 -
a
- 56 -
9. CONCILIACION BANCARIA
La conciliación bancaria permite a los usuarios verificar que los apuntes introducidos
en el sistema coinciden con las anotaciones realizadas por el banco detalladas en los extractos
bancarios.
La comprobación de que los datos recogidos en el sistema han sido registrados por
el banco se realizará punteando uno por uno los apuntes existentes.
La forma de acceso será desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO
• Menú “Tesorería”
• Opción “Conciliar por punteo”
• Opción “Marcar”
El usuario realizará la búsqueda de los apuntes que desee conciliar a través de los
siguientes campos:
Caja; caja habilitada
Cuenta; banco propio
Rango de fechas; Período de la conciliación
Estado; todas
Ordenar por; número de operación
a
- 57 -
Pulse “Aceptar”, le aparece la siguiente pantalla
Pulse en la columna Conciliado aquellas operaciones que estén registradas y

conformes con el extracto bancario de la cuenta. Posteriormente guarde los cambios.
10. INFORME DE LA CONCILIACION BANCARIA
Una vez conciliados los apuntes se puede obtener un informe de c onciliación

bancaria. Este informe detalla los cobros y los pagos no conciliados, es decir cobros y
pagos registrados en la aplicación y no registrados por el Banco, por lo que nos permite conocer
las posibles desviaciones entre los datos recogidos en Universitas XXI y los que facilita el
banco.
La forma de obtenerlo es a través del Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO
• Menú “Tesorería”
• Opción “Conciliar por punteo”
• Opción “Conciliación bancaria”
a
- 58 -
Relación de Cajas Disponibles: Caja Habilitada
Relación de Cuentas Bancarias disponibles: Banco propio
Fecha hasta la que se pretende hacer la conciliación:
Saldo de la cuenta a dicha fecha: Saldo al día de la fecha de la cuenta

bancaria.
El sistema, teniendo en cuenta los apuntes conciliados y comparando el saldo existente

de la cuenta en la entidad bancaria y el saldo de la cuenta en el sistema, mostrará los siguientes
registros:
Cobros efectuados por la caja pagadora no registrados por el banco, es

decir, se ha registrado la operación de cobro en el sistema pero no ha sido
punteada por no encontrarse en el extracto bancario
Pagos efectuados por el banco no registrados por la caja pagadora, es decir,

pagos que ha reflejado el banco pero que no han sido introducidos en el
sistema.
a
- 59 -
Cobros efectuados por el banco no registrados por la caja pagadora, es
decir, cobros recogidos por el banco que no se han registrado en el sistema.
Pagos efectuados por la caja pagadora no registrados por el banco, es decir, se

ha registrado la operación de pago en el sistema pero no ha sido
punteada por no encontrarse en el extracto bancario.
11. RECTIFICACION DE ERRORES
1. Al Asignar datos de pago nos salta un mensaje diciendo que la fila “X” está
incompleta.
Eso significa que el comisionado o proveedor no tiene abierta ninguna cuenta bancaria en
UXXI.
Hay que desmarcar los justificantes de gasto que no tengan datos bancarios y si fuera un
Comisionado extranjero, le hacemos el pago manual para poder asignarle los datos de pago.
2. Al generar el fichero de transferencias no se nos ha impreso la relación de

transferencias
Si no lo hemos impreso, la única solución es anular el fichero de transferencias y volver a

generarlo para que se nos imprima.
3. Al asignar datos de pago no nos aparece un Justificante de Gasto que queremos

incluir.
Consultar la pestaña administrativo de dicho justificante y verificar que se paga a través de

ACF. En caso de que tenga activada la opción de Pago directo, debemos corregirlo.
Mientras un Justificante de Gasto esté abierto por algún usuario no se puede pagar
4. Corregir la aplicación económica de un Apunte de Agencia pagado.
Antes de anular la Cuenta Justificativa para corregir un Justificante de Gasto de Apunte de

Agencia se debe comprobar que dicho justificante no está incluido en declaración fiscal.
En caso de que esté incluido en declaración fiscal no se puede arreglar.
En caso de que no esté incluido, lo primero sería anular la Cuenta Justificativa.
Diario-Cuenta Justificativa-Anticipo de Caja Fija-Anular Justificación
Consulta- Justificante de Gasto-paramétrica con selección de campos- Buscar por número de

JG
Una vez abierto, anular pago y anular imputación. Corregir la aplicación económica y no olvidar
grabar los datos de pago.
Una vez corregidos los errores volver a generar la Cta. Justificativa.
a
- 60 -
5. Corregir la fecha de pago de un JG de CS
Diario-Cuenta Justificativa-Anticipo de Caja Fija-Anular Justificación
Consulta- Comisiones de Servicio- Buscar por número de CS
Una vez abierto, consultar el Justificante de la Comisión para copiar a mano los datos de la
pestaña de pago (nºcheque/tranferencia; nos hará falta posteriormente)
Cerrar el Justificante de la Comisión y anular liquidación
Por ultimo, volver a liquidar para que nos deje modificar la fecha en la pestaña de pago.
Introduciremos en cuenta; banco propio y en nº cheque/transferencia el que copiamos
anteriormente y procedemos a guardar los cambios.
Una vez corregidos los errores volver a generar la Cta. Justificativa.
6. A la hora de conciliar no nos cuadra el UXXI con el saldo de Caja electrónica. Nos sale
el siguiente error.
Este mensaje quiere decir que no estamos conciliados y debemos comprobar que todos los
movimientos bancarios estén reflejados en el UXXI
Tesorería- Conciliar por punteo- Marcar. Comprobar que todos tienen el aspa en rojo y que los
movimientos bancarios coinciden con el UXXI. Si nos falta alguno activar y guardar.
Puede ser que tengamos que hacer alguna nueva operación por el cobro de intereses, el pago
de intereses, no se hayan grabado los libramientos, la cuenta tenga algún abono y no hayamos
tramitado la operación de cobro de otros…
7. ¿Se puede incluir en una cuenta justificativa más de un fichero?
Si, se puede incluir más de un fichero y los pagos manuales
a
- 61 -

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UXXI

1.1. GENERACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO.

1.2.1. Pestaña General

2. GENERACION DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO

2.1. JUSTIFICANTE DE GASTO FACTURAS AGENCIA DE VIAJE.

3. IMPRESION DE LA COMISIÓN DE SERVICIO

4. RECTIFICACIÓN DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO

5. PAGO DEL JUSTIFICANTE MEDIENTE RELACIÓN DE TRANFERENCIAS

5.1 ASIGNAR DATOS DE PAGO

6. RENDICIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA

7. ANULACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA

8. OPERACIONES DIRECTAS SOBRE LA CUENTA DEL CAJERO

10. INFORME DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

11. RECTIFICACIÓN DE ERRORES

Este documento como hemos dicho es el documento central, porque a partir de él

1.1. GENERACIÓN DE LA COMISIÓN DE SERVICIO.

Se genera desde el módulo de Justificantes de gasto

• Opción “Comisiones de Servicio”

1.2.1. Pestaña General

1.2.2. Pestaña Descripción

Grupo de la comisión: Se cumplimenta con “Grupo General”, salvo que tramitemos

País: Introducimos el País de origen

Después de esto ya podemos pasar a las siguientes pestañas.

1.2.3. Pestaña Apuntes de Agencia

En esta pestaña vamos a introducir los datos de las facturas correspondientes a

1.2.4. Pestaña Liquidación

En esta pestaña vamos a introducir las tasaciones de dietas correspondientes al viaje.

A partir de este momento vamos a realizar la tasación de los conceptos de Dietas

Tendremos que elegir el Tipo de Epígrafe. Aparecen cinco opciones: Alojamiento,

En este epígrafe, el programa hace el calculo de los días que le corresponden

Una vez cumplimentado pulsamos en Aceptar y nos aparece la ventana de la Comisión

Este epígrafe se usa solo para el caso de Dietas referentes a Tribunales de

La peculiaridad de este pago es que está sujeto a retención de IRPF.

Nº de Asistencias: el número de las asistencias que se retribuyen. (Sólo una

Pulsamos Aceptar, y volvemos a la pantalla de la comisión, apareciendo una nueva línea

Si fuera necesario, como en todos los epígrafes anteriores tenemos la opción de

TRASLADO EN VEHICULO PROPIO.

En este caso, la tasación se realiza atendiendo al kilometraje, para ello el programa

Si el número de kilómetros no es correcto, por no tener datos suficientes (en el caso

No olvidar poner en la descripción los datos del vehículo; modelo y matrícula.

Una vez finalizado pulsamos Aceptar y volvemos a la pantalla de la comisión.

En este caso en el epígrafe tendremos que introducir el precio del billete

Una vez finalizado pulsamos Aceptar y volvemos a la pantalla de la comisión.

En este epígrafe haremos la tasación de otros conceptos que no estén incluidos

En este caso en la casilla Descripción explicaremos el concepto a que se refiere el

El programa aquí no hace ningún cálculo y directamente nos muestra la casilla de

Con esto se finaliza la tasación DEL ITINERARIO QUE TENIAMOS MARCADO.

El proceso consistiría en marcar, en la parte superior de la pestaña Liquidación de la

2.1. JUSTIFICANTE DE GASTO FACTURAS AGENCIA DE VIAJE.

En el caso de no existir factura de agencia de viaje, obviamente no se realiza este paso.

Para generar el justificante de gasto se hace desde la comisión de servicio, en la

Descripción: cumplimentamos dicha descripción

Marcamos en forma de pago el check de Anticipo de Caja Fija.

Si en la factura el tipo de IVA es RE (régimen especial de agencia de viajes);

Si el centro de gasto al que imputamos el gasto de la factura tiene prorrata, no

Cambiamos a la pestaña Imputación. Aquí realizamos la imputación del justificante, de la

Ahora debemos de guardar el Justificante de Gastos

Una vez guardado, debemos de imprimir la pestaña general y la pestaña de imputación.

Con esto al cerrar la ventana del justificante de gasto volvemos a la ventana de