LA EMPRESA, PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y SU
ENTORNO

Ing. Lorena Cabrera Anze

2
 PROCESO DE DIRECCIÓN
DE LA EMPRESA

La dirección es la clave de la administración, porque de ella depende la ejecución

del plan. En esta etapa se alcanzan las metas y objetivos establecidos en la etapa
de planificación, logro que se deriva del liderazgo y poder del administrador y se
ejerce con base en su decisión, autorización y supervisión del pleno cumplimiento
de todas las órdenes emitidas.
1.1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
• La administración es un proceso de
planificación, organización,
integración, dirección y control
mediante el cual se busca lograr la
máxima eficiencia en el logro de los
objetivos y metas institucionales, a
través de una óptima combinación
de los recursos disponibles (físicos,
materiales, tecnológicos, financieros
y humanos) de una organización.
1.2 PROCESO ADMINISTRATIVO
 1.2.1 ETAPAS

PLANEACIÓN:
¿Qué se va a ORGANIZACIÓN: INTEGRACIÓN:
DIRECCIÓN:
hacer? ¿Cómo se dividirá el ¿Quién y con qué se CONTROL:
trabajo? ¿Cómo se debe
Misión, visión, va a hacer? ¿Cómo se hizo?
hacer?
Políticas, Jerarquía, Unidad Personal: Evaluación,
Autoridad,
Valores, de mando, Reclutamiento, comparación,
mando, toma
Diagnóstico procedimientos, Selección, determinación de
de decisiones,
interno y organigrama, contratación, las desviaciones,
supervisión,
externo, manuales de inducción, corrección de
delegación,
objetivos, funciones, sistema capacitación, fallas y
instrucciones y
planes, de toma de evaluación, retroalimentación
comunicación.
programas y decisiones. desvinculación.
presupuestos.
1.3 DIRECCIÓN Y NIVELES DIRECTIVOS

El trabajo del directivo es

“Dirigir consiste en conseguir
combinar los recursos
los objetivos de la empresa
humanos y técnicos para
mediante la aplicación de los
conseguir los objetivos de la
factores disponibles
empresa. Se requiere una
desarrollando las funciones
sistemática respuesta a los
de planificación, organización,
cambios del entorno
control y gestión. “
empresarial
1.3.1 PIRÁMIDE JERÁRQUICA
Los niveles directivos forman una pirámide jerárquica dividida en tres partes:
•

• Alta dirección: Presidente y altos directivos

que desarrollan los planes a largo plazo: diseño Nivel
de nuevos productos y compra de otras Jerárquico
empresas, toma de decisiones a nivel general
de la empresa.
• Dirección intermedia: Directores de
fábricas o jefes de divisiones. Se ocupan de Dirección
cuestiones específicas, desarrollan planes y Intermedia
procedimientos para poner en práctica los
planes de la alta dirección: vendedores para
una zona, selección de operarios, etc. Dirección
• Dirección operativa, de supervisión o 1ra operativa, de
línea: Se encarga de desarrollar los planes de supervisión o
los mandos intermedios y está en contacto con
los trabajadores.
primera línea
EJEMPLOS
1.3.2 CUALIDADES SEGÚN JERARQUÍA

CUALIDADES TÉCNICAS
Tener conocimientos técnicos
suficientes para dirigir el
negocio y además de
comunicarse con sus
subordinados y superiores.

CUALIDADES
CUALIDADES
REFLEXIVAS
HUMANAS
Debe enfocar los
Debe saber mantener unas
problemas de forma lógica
buenas y sinceras
y sistemática, en un
relaciones humanas con
contexto más amplio y a
su equipo.
largo plazo.
EJEMPLOS
 QUE PRODUCE COMO REACCIONAMOS
• Produce una mala asignación de los recursos. • Buscamos al responsable.
• Damos excusas.
• Lleva a tomar decisiones incorrectas. • Extraemos conclusiones sin base
• Reduce la eficiencia y la eficacia. racional.
• Defendemos hipótesis poco profundas.
• Desmotiva al personal y genera alta rotación • Nos convencemos de tener la solución.
• Resistimos ideas distintas.

PORQUE SUCEDE
• Muchos de los problemas que aparecen se esconden para que no trasciendan y lleguen a niveles
superiores por temor a consecuencias negativas.

• Se trata netamente de un problema de comunicación. La explicación del problema va subiendo

en el organigrama y, a medida que va pasando por distintas personas, se va tergiversando a tal
punto que la versión final que llega a la Gerencia poco tiene que ver con la realidad.

• Existen también situaciones en los que la información llega de manera correcta pero a
destiempo, tarde. A esta altura quizás el problema se agravó o se volvió irreversible.
 1.4 PLANIFICACIÓN
• La planificación consiste en establecer objetivos, metas y la
decisión sobre las estrategias y las tareas necesarias para
alcanzar esos objetivos.

PLANES A CORTO PLANES A MEDIANO PLANES A LARGO

PLAZO PLAZO PLAZO
Menor a un año y deben Duración entre 2 a 4 Igual o mayor a 5 años.
estar integrados en los años. Es considerado un Es considerado un plan
planes a largo plazo, ya plan estratégico estratégico y sigue las
que no serían operativos (Ej.: creación de un siguientes tareas
(Ej.: Planes de Ventas) nuevo producto o (Ej.: Apertura de nuevas
servicio). sucursales o ampliación
de infraestructura).
 1.4.1 FUNCIONES
Determinar la misión principal de la organización.

Analizar el entorno de la organización.

Analizar puntos fuertes y débiles de la organización.

Fijar objetivos para alcanzar en un plazo de cinco años.

Desarrollar estrategias para implantar los planes.

1.4.2 PORQUÉ LOS GERENTES PLANIFICAN?

Sencillamente lo hacen principalmente por dos principales

motivos:
• Para vencer a la competencia
• Para adaptarse a las exigencias y necesidades del
entorno en el que se desarrolla.
 Otros motivos secundarios:

La planificación La planificación La planificación La planeación

proporciona dirección reduce la minimiza el establece los objetivos
a los gerentes y incertidumbre. desperdicio y la o los estándares
también al resto de los Cuando planeamos nos redundancia. utilizados para
empleados. anticipamos a lo que controlar.
Cuando el administrador
Cuando uno planea define puede ocurrir, entonces la planea está reduciendo Lo que quiere decir que la
objetivos, de esta manera incertidumbre y la falta de quizás una duplicidad de planificación no tiene
la empresa está definiendo información se reduce funciones, está reduciendo sentido si no se controla.
la dirección o el camino a más no se elimina. el desperdicio en gastos Se controla para ver si lo
seguir. innecesarios, etc. que planificamos se está
cumpliendo.
1.4.3 ELEMENTOS DE LOS PLANES

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
ESTRATEGIAS: Es un fin deseado, clave para la METAS:
organización y para la consecución
Son lineamientos de de las metas a mediano y largo plazo Las metas son los logros
orden estratégico que (Visión) de la organización. que se quieren alcanzar
definen el camino a Metodológicamente responde al en un determinado
seguir para el logro de la Qué vamos a hacer para la periodo de tiempo. Las
Visión en cumplimiento consecución de las Líneas metas deben ser
de la Misión de la Estratégicas y para qué lo vamos a medibles y estar
organización. hacer en términos su logro o definidas en un tiempo
resultado.
 EVIDENCIAS:
INDICADORES: Hace referencia a ACCIONES:
RESPONSABLES:
Los indicadores aquel respaldó físico o Es la secuencia de
Se especifica el
sirven para observar, digital donde se pasos o actividades
nombre del cargo o
medir y verificar los evidencie el que nos llevará a
cargos que se
resultados de logro cumplimiento de la cumplir primeramente
encargarán de que el
que presenta una estrategia (Informes los objetivos
objetivo se cumpla,
meta; un indicador de Desempeño, estratégicos y luego las
generalmente recae en
debe ser medible, Programa de estrategias. La
un cargo jerárquico y
claro, relevante, capacitaciones, redacción de las
éste delega las tareas a
confiable y contenido académico, acciones debe estar en
su equipo.
comparable. grabaciones de las función a las metas.
capacitaciones).
1.4.4 FASES DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
1) Establecimiento de la Visión, Misión, Valores, Políticas y
Objetivos de la empresa
2) Análisis externo: determinación de las amenazas y
oportunidades del Entorno (Análisis PESTEL, 5 Fuerzas de
Porter, otras).
3) Análisis interno: determinación de las fortalezas y
debilidades de la empresa (Cadena de Valor de Porter,
análisis de recursos y capacidades)
4) Formulación de estrategias: tanto a nivel corporativo, de
negocio y Funcional a partir del FODA (Estrategias FO, DA,
DO, FA)
5) Implementación de las estrategias (planes de acción).
6) Evaluación y Control estratégico y plan de mejora
1.4.5 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

El reconocer hacia donde se dirige Prepara a la empresa para hacer

la acción (objetivo), permite frente a las contingencias que se
encaminar y aprovechar mejor los presenten, con las mayores
esfuerzos. garantías de éxito.

Al establecer un esquema o
modelo de trabajo (plan),
Establece un sistema racional para suministra las bases a través de
la toma de las decisiones, evitando las cuales operará la empresa,
las “corazonadas” o empirismos. eliminando las actividades
inútiles.

Permite al ejecutivo evaluar

Promueve la eficiencia al eliminar
alternativas antes de tomar una
la improvisación.
decisión
EJEMPLOS
1.5 ORGANIZACIÓN

Organizar es dividir el trabajo entre personas o grupos y

coordinar sus actividades en con el fin de lograr los
objetivos institucionales.

Así como la función de la planificación genera un objetivo, la función

de organización hace posible que los planes de lleven a efecto de
forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema.
“En una entidad bien organizada nadie es imprescindible “.
1.5.1 FUNCIONES DE LA
ORGANIZACIÓN
Dividir las labores a realizar entre puestos de trabajo
y departamentos específicos.
Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas
con los puestos de trabajo individuales.

Coordinar las diversas tareas organizacionales.

Agrupar los puestos de trabajo en unidades.

Establecer relaciones entre individuos, grupos y
departamentos.

Establecer líneas formales de autoridad.

Asignar y depurar los recursos organizacionales.

1.5.2 DEPARTAMENTALIZACIÓN

Se llama Departamentación a dividir el trabajo entre

grupos de personas y las divisiones que resultan se
llaman unidades organizativas o departamentos.
La departamentalización consiste en separar y
agrupar las funciones de una empresa conforme a su
naturaleza; en otras palabras, a través de la división
del trabajo, donde las diversas tareas se delegan de la
manera más lógica, se agrupan todas aquellas
actividades similares, dando paso a la especialización
1.5.2.1 TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN
1.5.3 AUTORIDAD DE LÍNEA Y STAFF

• La labor del Staff está formada por personas o departamentos que no

mandan directamente en la línea, sino que esencialmente les
asesoran y dan apoyo técnico a los altos directos o cualquier otro jefe
de nivel inferior de la línea del mando que dependa
1.5.4 CENTRALIZACIÓN
Y DESCENTRALIZACIÓN
• La centralización es el grado de
concentración de la toma de decisiones en
los niveles más altos de la organización. Si
los gerentes de más elevado nivel jerárquico
toman las decisiones con poca participación
de los niveles inferiores, quiere decir que la
organización es más centralizada, en tanto
más empleados de niveles inferiores hacen
aportaciones o toman, en términos
prácticos, las decisiones, existe mayor
descentralización.
1.6 INTEGRACIÓN
La integración de
personal es
un proceso que
permite a las
organizaciones
incorporar a los
empleados al medio
de trabajo. Tiene su
fundamento en la
asignación y
conservación de
talento necesario en
una estructura
organizacional.
1.6.1 RECLUTAMIENTO
Proceso de identificar y
reunir el mayor número
posible de aspirantes a un
puesto que se necesita
cubrir, a fin de poder
escoger entre los mismos
aquellos que son en
principio, los más capaces e
idóneos para ocuparlo.
1.6.2 SELECCIÓN
• La tarea de selección es
la de escoger entre los
candidatos que se ha
reclutado, aquél que
tenga mayores
probabilidades de Los pasos del proceso se presentan a
ajustarse al cargo continuación:
vacante. 1. Definición del perfil
2. Recepción de solicitudes
• La secuencia normal de 3. Entrevista previa de selección
contratación consta de 4. Pruebas
un procedimiento de 5. Investigación de antecedentes
seis pasos. 6. Entrevista profunda de selección
6. Examen médico (si corresponde)
1.6.3 CONTRATACIÓN
• En el proceso de selección de personal, luego
de haber elegido a quienes demostraron
estar mejor capacitados para el desempeño
del cargo, se procede a la contratación, la
cual, en principio tendrá que ser con carácter
de prueba, para luego de efectuar una
primera evaluación del desempeño,
procederse a suscribir el Contrato definitivo.
• Al realizar el contrato, es necesario establecer
con claridad las cláusulas, por medio de las
cuales se especifiquen además de Derechos y
Obligaciones, todos aquellos puntos para el
acuerdo mutuo entre ambas partes, de modo
que se eviten problemas posteriores a causa
de posibles incomprensiones.
1.6.4 ORIENTACIÓN
• Una vez que un candidato ha sido seleccionado, debe ser
introducido al puesto y a la organización.

• Los principales objetivos de la orientación son de reducir la

ansiedad inicial que todos los empleados nuevos sienten al
empezar un empleo nuevo; familiarizar a los nuevos empleados
con el puesto, la unidad de trabajo y la organización como un
todo; y facilitar la transición externa-interna.

• Principalmente se deben hacer dos tipos de inducción: Una

inducción orientada a conocer la empresa y sus reglamentos, y
otra orientada a la ejecución de sus funciones como tal.
1.6.5 EVALUACIÓN
• La evaluación del desempeño compara el desempeño laboral
de la persona con los parámetros o los objetivos establecidos
para el puesto de dicha persona en un determinado periodo
de tiempo. Se sugiere realizar la evaluación de personal por lo
menos una vez al año.
 1.6.6 ASENSOS Y DESVINCULACIÓN
CARACTERÍSTICA DETALLE
Ascensos La posibilidad de progresar suele ser un incentivo básico para obtener un desempeño
general superior, y los ascensos son la manera más significativa de reconocer un buen
desempeño. Por consiguiente, es sumamente importante que los ascensos sean justos,
que se basen en los méritos y que no estén manchados por el favoritismo.
Las transferencias tienen varios propósitos. Se usan:
Transferencias a) Para que las personas adquieran más experiencias laborales, como parte de su
desarrollo.
b) Para ocupar puestos vacantes cuando se presentan.
c) Para mantener abiertos los grados de los ascensos.
d) Para mantener a las personas interesadas en su trabajo.
e) Para no degradar o despedir a los empleados que no están obteniendo buenos
resultados
Descensos y En general, las medidas disciplinarias se aplican cuando un empleado infringe las políticas
desvinculación de la compañía o no cumple con las expectativas laborales y los gerentes deben tomar
medidas para remediar la situación. Por regla general, las medidas disciplinarias pasan por
una serie de pasos: advertencia, castigo, separación provisional, suspensión, transferencia
disciplinaria, descenso y despido, hasta que el problema queda resuelto o suprimido.
 • Se refiere al proceso de
1.7 DIRECCIÓN dirigir y supervisar a las
personas y los recursos de
una organización para
alcanzar los objetivos
• Dirigir consiste en hacer establecidos.
que las personas de la
organización cumplan
sus funciones y
obligaciones para
alcanzar los objetivos
deseados”.

Una vez planificado y

organizado, debe ejecutarse,
para lo que se necesita
liderazgo (ejercicio de
influencia y poder) y
motivación de las personas
que está a su cargo.
1.7.1 ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN
1. Comunicación: es la tarea de transmitir información y órdenes a los
miembros de la organización.

2. Motivación: es la tarea de fomentar el esfuerzo y el entusiasmo en

las personas para que trabajen juntas para lograr los objetivos.

3. Liderazgo: es la tarea de guiar y dirigir a las personas y los

recursos de la organización para alcanzar los objetivos.
4. Supervisión: es la tarea de monitorear el desempeño y el
progreso de las personas y los recursos de la organización para
asegurar el cumplimiento de los objetivos.
5. Toma de decisiones: es la tarea de elegir entre diferentes
opciones para lograr los objetivos.

6. Control: es la tarea de asegurar que los objetivos se están logrando

mediante el monitoreo y el ajuste de las acciones de la organización.
 1.7.2 TIPOS DE LIDERAZGO
Tipo Características Ventajas Inconvenientes
Líder - Ordena y espera que se cumplan las órdenes Es eficiente en situaciones Puede ser frustrante y fuente de
Autocrático - Ofrece recompensas y castigos estresantes y consigue conflictos para muchos
- Se considera la única persona capaz de tomar resultados a corto plazo. trabajadores e incluso generar
decisiones importantes miedo en su equipo
- Los trabajadores le deben obediencia absoluta

Líder - Toma decisiones consultando con sus Se preocupa por su equipo, Si no tiene destacadas
Democrático subordinados estimula la cooperación y el capacidades asertivas puede
- Fomenta la participación, valora y tiene en sentimiento de pertenencia fracasar intentando mantener a
cuenta las sugerencias al grupo todos contentos.
- Ejerce la escucha activa y ofrece ayuda
- Su objetivo es siempre lograr el bienestar
grupal y el éxito del equipo

Líder - Hace y deja hacer. Tiene un papel pasivo. Son Facilita la autonomía y sin Si no cuenta con un equipo
delegativo los trabajadores quienes tienen realmente el imponer su criterio y disciplinado y responsable
poder. dejando fluir la creatividad puede llegar a reinar el caos.
- Los trabajadores desarrollan su labor de forma de cada persona.
totalmente autónoma.
- Tiene una fuerte dependencia de sus
colaboradores y delega en ellos
 Tipo Características Ventajas Inconvenientes
Líder carismático - Tiene una gran capacidad natural de seducción y Consigue buenos Su equipo puede perder la
de generar entusiasmo en los demás. resultados. Es fuente objetividad, llegando a
- Posee excelentes habilidades comunicativas. directa de motivación, mitificarle y pasar por alto
- Es visionario e inspirador y sabe como estimular optimismo y energía sus errores.
a su equipo positiva.
Líder paternalista - Considera que los empleados son como sus hijos Se preocupa por su gente, El grupo no madura y los
y hay que orientarlos. motiva e incentiva cuando trabajadores más
- Motiva, incentiva y ofrece recompensas por obtiene los resultados que proactivos acaban
lograr objetivos. espera. sintiéndose frustrados.
- Piensa que los trabajadores no tienen criterio
propio, solo deben obedecer
- Suele dar muchos consejos y advertencias a
menudo.
Líder - Capaz de mejorar las expectativas, percepciones Es el tipo de líder que Puede tardar en lograr
transformacional y motivaciones, así como de liderar el cambio y la mayores beneficios aporta resultados ya que trabaja a
innovación en la empresa. a las organizaciones cuyos medio y largo plazo por lo
- Antepone los beneficios a los suyos propios y objetivos sean fomentar la que es complicado ejercer
predica con ejemplo. creatividad y la innovación este liderazgo en empresas
- Fomenta la creatividad alentando a explotar para crecer. Está que exigen resultados
nuevas formas de hacer las cosas de la forma considerado como el estilo inmediatos.
más eficiente. de liderazgo del futuro por
- Transmite gran motivación y pasión, lo que sus excelentes resultados.
traduce en mayor compromiso y productividad.
- Sabe valorar y retener al talento que conoce en
detalle las cualidades concretas de cada persona.
1.7.3 TEORÍAS

¿CUÁL ES EL TIPO DE
LIDERAZGO IDEAL?

LAS TEORÍAS X e Y LA TEORÍA Z

1.7.3.1 LAS TEORÍAS X e Y
Douglas McGregor en 1960 observó que el comportamiento del líder
depende de la visión que tenga de las personas, con dos teorías
extremas X e Y

McGregor señaló que la visión que el líder tiene de sus subordinados redunda en
un cierto comportamiento de los mismos. Si los subordinados son como los
describe la teoría X, utilizará un estilo autocrático. Por el contrario, si son como los
describe la teoría Y, utilizará un estilo democrático.
1.7.3.2 LA TEORÍA Z
• La teoría Z de Willian Ouchi es participativa y se basa en la teoría de
las relaciones humanas, pretende entender al trabajador como un
ser integral que no pude separar su vida laboral de su vida
personal, por ello requiere de ciertas condiciones especiales para
alcanzar una mayor productividad empresarial. Estas condiciones
son:

o Compromiso de empleo para toda la vida.

o Lentitud en la evaluación y en la promoción.
o Consenso en la toma de decisiones.
o Responsabilidad colectiva.
o Control informal e implícito.
o Total cuidado de los empleados.
1.7.4 LA MOTIVACIÓN
• Para que las personas realicen las actividades bien, es preciso
que se encuentren motivadas. La mejor forma es tratarlas
como tales. Hay que conseguir que los trabajadores se
consideren como empresa misma. Por ello, es importante

• Delegar autoridad y responsabilidad.

• Comunicar a las personas lo que se espera de ellas.
• Reconocer sus méritos.
• Que dispongan de medios para conocer sus progresos.
• Facilitar la formación y el desarrollo personal.
• Asegurar que la remuneración y la promoción se
corresponden a sus méritos.
• Estimular la creatividad de las personas.
1.7.5 EL CONTROL
Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para
alcanzarlos.

Permite determinar el desvío entre lo planeado y lo realizado y como

consecuencia corregir las acciones para el logro de los objetivos fijados.

Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta

cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado.

La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de

control puede afectar el proceso de planeación porque posiblemente se tenga
que ajustar a alguna meta de nuestra planificación realizada con anterioridad.
1.7.5.1 TÉCNICAS DEL CONTROL
Medición de
indicadores

Datos
Contabilidad
estadísticos

Auditoria
Observación
internos o
directa
externas

Seguimiento
Informes
presupuestario
 1.7.5.1 FASES DEL CONTROL
a) PLANIFICACIÓN: comunicar los objetivos, políticas, procedimientos,
reglas y presupuestos a conseguir.

b) RECOGIDA DE INFORMACIÓN: sobre los hechos reales, de forma

más o menos sofisticada, comparando con los estándares
especificados y evaluando los resultados, si son positivos o
negativos.

c) MEDIDAS CORRECTORAS: no siempre son precisas. Pueden ser

originadas por una mala planificación.
 • Las personas asumen, como propios, los objetivos
de la organización. De ese modo se
autocontrolan.

• El control no interviene con posterioridad a la

realización del trabajo, sino que forma parte del
mismo, es lo que denomina política de cero
defectos. En la actualidad la empresa se orienta
hacia el cliente. Antes la empresa se orientaba
hacia sí misma.

¡Recuerde que el control es la base del éxito empresarial, lo que no se mide

no se puede controlar y lo que no se controla no se puede mejorar!
EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PEQUEÑA EMPRESA
• En la pequeña empresa es normal que la misma persona
realiza todas las funciones administrativas (Planificar,
Organizar, Integrar, Dirigir y Control) y en todas las áreas. Esto
conlleva a una falta de especialización, pero tiene a su vez
ciertas ventajas:
• Al ser más informales y espontáneas, el personal suele
participar mejor.
• La comunicación es más fluida y es más fácil que todos estén
informados.
• Es más sencillo conseguir que todas las personas adquieran
idea de grupo.
• Mejor trato con los empleados, más humano.