32-Sanchez Garcia-Herramientasdeproductividad - 090641

heramientas de productividad
TSMEC1 materia cultura digital

practica cesar izath sanchez garcia
Índice
algún un estudio de la agencia de datos EpData, la media de teletrabajadores en
la Unión Europea aumentó en más de un 12% a raíz de la pandemia. Esto ha
supuesto que las organizaciones se hayan visto obligadas a adoptar alguna
herramienta colaborativa para facilitar la comunicación entre los equipos de
trabajo. ¿El resultado? Ya no hay vuelta atrás: estas tecnologías difícilmente van
a desaparecer del ámbito profesional.
Teniendo esto en cuenta, no es posible entender este avance sin poner en

valor la figura de la herramienta de productividad. Conocer en qué consiste y
cuáles son las prestaciones y las ventajas que pueden ofrecer las aplicaciones de
este tipo, además de estudiar la conveniencia de aplicarla a cualquier negocio,
puede marcar la diferencia entre la evolución o el estancamiento de cualquier
organización.
¿Qué es exactamente una herramienta de

productividad?
Cuando hablamos de una herramienta de productividad, nos referimos a un
software diseñado para optimizar el trabajo en equipo. El objetivo principal en
estas aplicaciones es garantizar la eficiencia en la organización y la gestión de
proyectos, posibilitar el desarrollo simultáneo de tareas y facilitar sistemas de
comunicación fluidos. Ahora bien, ¿qué aspectos debe cumplir este tipo de
tecnologías?
Elementos fundamentales en una herramienta de

productividad
Si bien es cierto que cada herramienta de productividad tiene sus propias

características y ofrece soluciones particulares, por lo general, todas ellas
cuentan con utilidades comunes para dar respuesta al usuario.
De este modo, elementos como los calendarios compartidos, las herramientas

comunicativas ―ya sea en chat o videoconferencia―, la posibilidad de compartir
archivos, la planificación y los mapas conceptuales para guiar al equipo
son aspectos básicos en el desarrollo de una herramienta de productividad.
Por qué las herramientas de productividad son

imprescindibles para trabajar en remoto
Como decimos, el trabajo en remoto es ya una realidad imparable que se está

implantando en la mayoría de sectores. Esto sería imposible sin la figura de
la herramienta de productividad, que conecta a los empleados para el
desarrollo de proyectos conjuntos. No obstante, también se está aplicando en
trabajos presenciales, ya que facilita la comunicación y el seguimiento de los
procesos.
Mejora la productividad de tu equipo de ventas
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más rápidamente.
Descarga el manual de ventas
Ventajas que encontraras

en una herramienta de
productividad
Más allá de la definición del concepto y los elementos comunes que podemos
encontrar en este tipo de software, la verdadera relevancia de una herramienta
de productividad reside en los beneficios que puede ofrecer a una
organización. Ya sabemos que se trata de soluciones enfocadas a trabajo en
equipo, pero, ¿cuáles son realmente las ventajas de su implantación en una
empresa?
Crea flujos de trabajo eficientes automatizando procesos
Una de las claves de la eficiencia está en la automatización de todo tipo de tareas

―principalmente las repetitivas― que una tecnología pueda desarrollar más
rápido que el humano. Por ejemplo, la posibilidad de recurrir a servicios en la nube
o de hacer reuniones por videoconferencia permite eliminar necesidades de
desplazamiento y problemas de agenda que entorpecen los procesos.
Flexibiliza tus equipos
La flexibilidad es una de las ventajas más valoradas por los empleados y el

teletrabajo ha incrementado notablemente las posibilidades a este respecto. Sin
embargo, sin la implementación de herramientas de productividad se antoja
imposible la conexión fluida entre el equipo y el desarrollo eficiente de
procesos conjuntos, ya que las distancias a este respecto serían insalvables.
Mantén la seguridad de tus datos
Uno de los principales argumentos de las organizaciones a la hora de

contratar una herramienta colaborativa es la seguridad de los datos. Si
tenemos en cuenta la posibilidad de otorgar y controlar el acceso a la información
y a las propias herramientas, además de restringirlo cuando sea necesario, resulta
perfectamente comprensible la apuesta por este tipo de soluciones.
Abre las puertas de tu negocio al talento y la innovación
La tecnología ha supuesto un cambio de paradigma en los modelos de trabajo,

que han pasado de situarse de forma centralizada a flexibilizar la ubicación
geográfica de los empleados. Esto multiplica las posibilidades de las
organizaciones a la hora de encontrar talento, ya que cualquier persona puede
formar parte de la empresa sin necesidad de desplazarse a sus instalaciones.
Desarrolla el aprendizaje constante entre los empleados
La aplicación de nuevas herramientas y tecnologías conlleva una necesidad de

formación constante por parte de los usuarios. En este sentido, los equipos que
trabajan con este tipo de software aprenden por partida doble: por un
lado, adquiriendo nuevas habilidades para el manejo de cada herramienta de
productividady, por otro, intercambiando conocimientos a través de las mismas.
Reduce los tiempos de espera gracias a la inmediatez
La comunicación ha sido, probablemente, uno de los escollos más importantes

para alcanzar la eficiencia en el desarrollo de toda clase de procesos. Ahora, con
la implementación de una herramienta de productividada, las demoras en las
respuestas se ven reducidas a la mínima expresión como consecuencia de la
inmediatez en las interacciones.
Revisa el desempeño del grupo de trabajo
El monitoreo de los proyectos es otra de las ventajas que puedes encontrar

en una herramienta de productividad. En estos entornos, cualquier movimiento
queda registrado, lo que permite la detección de aspectos a mejorar y la
identificación de las habilidades de cada empleado para ponerlas al servicio del
equipo.
Mejora tus relaciones con el cliente
La implicación del cliente en un proyecto siempre es positiva para los procesos, y

esto es algo que una herramienta de productividad puede facilitar. Al fin y al
cabo, la comunicación sigue siendo la clave cuando la conversación se da entre el
equipo de trabajo y el cliente para el cual se está desarrollando el proyecto.
Ejemplos para ilustrar el concepto de

herramienta de productividad
Es muy posible que ya estés utilizando alguna herramienta de productividad o
similar y prácticamente des por hechas todas estas ventajas que acabamos
de mencionar. Para entender el significativo peso de estos software con respecto
al desarrollo de procesos en la actualidad, basta con poner algunos ejemplos de
las principales tecnologías que responden a estas características:
 Google Calendar: una herramienta diseñada con el objetivo de programar

eventos en fechas concretas. Desde videollamadas hasta la entrega de
encargos, pasando por un uso en el plano personal.
 Google Drive: el servicio de almacenamiento en la nube que permite, al
mismo tiempo, compartir y editar archivos de todo tipo y de forma conjunta por
parte de los miembros autorizados.
 Asana: se trata de una herramienta diseñada para la planificación y la gestión
de proyectos de forma eficiente.
 Trello: similar a la anterior, ofrece un panel totalmente visual a través del cual
se muestra el momento exacto del estado de un proyecto, a quién corresponde
cada tarea y cuáles son las fechas de finalización.
 Dropbox: otro espacio de almacenamiento en la nube que permite compartir y
editar documentos desde diferentes roles en el equipo.
 Skype: una de las herramientas más habituales para la realización de
videoconferencias, lo que permite el desarrollo de reuniones,
independientemente de la ubicación de los miembros del equipo.
Productividad de ventas con Slack
Descubre cómo tu equipo de ventas puede dedicar más tiempo a forjar relaciones
con los clientes y cerrar acuerdos más rápido con Slack.
Vende más rápido
Slack, la herramienta de productividad

para integrar equipos
Como has podido ver, la comunicación entre los miembros de un grupo de
trabajo es el centro de cualquier herramienta de productividad. Sin embargo,
conviene destacar que, cuando hablamos de comunicar, no nos referimos a
mantener un diálogo plano, sino a la posibilidad de compartir archivos en todo tipo
de formatos. Slack facilita el desarrollo de proyectos en equipo a través de
esta funcionalidad.
Al mismo tiempo, la integración de los servicios externos, entre muchos otros,

permite reunir en Slack multitud de software especialmente diseñados para el
trabajo en equipo.
Slack es la herramienta de productividad con la que puedes mantener a tu

equipo conectado e incrementar la eficiencia de tus proyectos. Pasa menos
tiempo de pestaña en pestaña y ten lo que necesites cuando lo necesites.

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