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"OPTIMIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO Y
COMUNICACIÓN EN LA PYME TECNOLÓGICA:

ADAPTACIÓN AL TELETRABAJO"
“Adaptación al Teletrabajo"
 El repentino cambio hacia el trabajo remoto en muchas empresas ha requerido
soluciones rápidas y efectivas para adaptarse a un nuevo entorno laboral. Debido
a la inflación, muchas Pymes están enfrentando un cambio de operaciones y
reubicación de sus oficinas, a trabajar desde las casas de sus empleados. Si bien
algunas Pymes ya contaban con alguna forma de trabajo flexible o remoto, se
necesita una transición completa, y puede resultar desalentadora. Por lo tanto, la
necesidad de desarrollar un nuevo flujo de trabajo sólido y eficaz es crucial,
asegurando una comunicación fluida entre los equipos, optimizando los recursos
disponibles y asegurando la estabilidad laboral de los empleados. Esta
presentación presentará soluciones que pueden ayudar a gestionar una transición
exitosa al trabajo virtualizado, centrándose en establecer una comunicación,
responsabilidad y productividad efectivas entre departamentos y equipos.
INTRODUCCIÓN AL TEMA
 La comunicación entre los miembros del equipo es un aspecto clave para
garantizar la eficiencia y la productividad en el trabajo remoto. Implementar
herramientas como Slack y Microsoft Teams puede ayudar a mejorar la
comunicación y el intercambio de información efectiva.
COMUNICACIÓN SINCRÓNICA Y
ASINCRÓNICA
 Slack es una plataforma de colaboración en tiempo real que permite a los
equipos comunicarse y compartir archivos de manera rápida y sencilla.
Además, Slack se integra con una variedad de herramientas de productividad,
lo que facilita la coordinación y la automatización de tareas.
PLATAFORMAS : SLACK
 Microsoft Teams es una herramienta de colaboración y comunicación que
integra la mensajería, las reuniones en línea y la colaboración en documentos.
Teams permite realizar llamadas de voz y vídeo, y cuenta con funciones
avanzadas de programación y grabación de reuniones.
PLATAFORMA : MICROSOFT TEAMS

 Recomendamos implementar los llamados "stand up Meeting" diarios con objetivos
claros de máximo 15 minutos mediante videollamadas utilizando la herramienta
Teams. Los stand up Meeting son reuniones breves y diarias en las que cada
miembro del equipo comparte lo que hizo el día anterior, lo que hará hoy y cualquier
bloqueo o problema que haya encontrado. Estas reuniones ayudan a mantener a
todos los miembros del equipo en la misma página ya identificar y resolver
problemas rápidamente.
 Además de los stand up Meeting, recomendamos que los miembros del equipo
establezcan un horario regular para las reuniones de equipo y las sesiones de trabajo
en colaboración. Estas sesiones pueden utilizarse para revisar el progreso de los
proyectos, discutir problemas y oportunidades, y trabajar en tareas complejas que
requieran la colaboración de varios miembros del equipo.
RECOMENDACIONES
 Otro aspecto clave para garantizar la eficiencia en el trabajo remoto es el uso de
estándares de documentación. La generación y uso de plantillas estandarizadas
facilitan la comunicación y el intercambio de información efectiva, reduciendo
los errores y las intromisiones entre los miembros del equipo. La documentación
estándar puede incluir las presentaciones de informes, las plantillas para correos
electrónicos y los formatos de reuniones virtuales, entre otros.
 Para implementar estándares de documentación, es recomendable proporcionar a
los empleados las plantillas estandarizadas pertinentes y dar capacitación sobre su
uso. Esto permitirá que los miembros del equipo se comuniquen utilizando los
mismos formatos y tengan una referencia sobre el tipo de información requerida
en cada presentación.
GENERACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
ESTÁNDAR:
 Con el fin de garantizar que los miembros del equipo tengan un dominio
adecuado de las herramientas ofimáticas implementadas para la virtualización
de operaciones, es recomendable realizar Capacitaciones y juntas de
entrenamiento virtuales cortas para el personal. Estos entrenamientos
permitirán a los trabajadores adquirir una comprensión básica de las nuevas
herramientas, así como también tener la oportunidad de resolver cualquier
duda o inquietud que pueda surgir durante el uso de las mismas.
CAPACITACIONES
 Una vez que se han implementado los nuevos flujos de trabajo y herramientas
de comunicación, es importante asegurar que las voces de todos sean incluidas
en este momento crucial de cambio empresarial. Esto se puede lograr
mediante conversatorios regulares entre el equipo y el dueño de la empresa,
donde se puede recoger feedback clave para mejora iterativa.
 Durante estas sesiones, se puede hablar sobre lo que está funcionando bien y
lo que no está funcionando en el nuevo flujo de trabajo. Los miembros del
equipo pueden compartir sus experiencias, desafíos y sugerencias para
mejorar el proceso de trabajo. Además, el dueño de la empresa puede dar a
conocer los planos y objetivos a corto y largo plazo, y abordar cualquier
inquietud o preocupación que tengan los miembros del equipo.
RETROALIMENTACIÓN Y MEJORA
CONTINUA

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