INDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………...….……….……2

CONTROL ADMINISETRATIVO…………………….……………………..…………..3

OBJETIVOS………………………………………………………………………….….…4

FINALIDAD………………………………………………………………….…….…….…5

PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO ……………………………..…….….5

I. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES Y CRITERIOS……………….......….….6

II. OBSERVACIÓN DEL DESEMPEÑO………………………………………………..8

III. COMPARACIÓN DEL DESEMPEÑO REAL CON EL ESPERADO……...….….8

IV. ACCIÓN CORRECTIVA…………………………………………………….…….…9

ALCANCE DEL CONTROL………………………………………………………..…..10

PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN APLICADOS AL

CONTROL………………………………………………………………………...….….10

REQUISITOS PREVIOS DE UN SISTEMA DE CONTROL………………….….…11

TÉCNICAS RELACIONADAS CON LA FUNCIÓN DE

CONTROL………………………………………………………………….…….….…..11

BENEFICIOS DEL CONTROL………………………………………………………...12

CICLO DEL CONTROL …………………………………………………….……….…12

LA ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO……………..………..……….…13

CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN…………………..15

1
INTRODUCCIÓN

La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo
el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el
significado de esta palabra sufrió una radical transformación.
La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la
organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y
niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a
la situación.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que
se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones
planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por
ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas
necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave
en la administración.
En el presente informe se desarrollará el control como una fase del proceso
administrativo, analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores
como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las
áreas de desempeño.
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la
administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido
momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.

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 CONTROL ADMINISTRATIVO

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde
existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro
de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran
por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con
metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.

El término control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:

 Función restrictiva y coercitiva. Utilizado para evitar ciertos desvíos indeseables

o comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carácter
negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerción, delimitación,
inhibición y manipulación. Es el denominado control social aplicado en la sociedad
y en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal.

 Sistema automático de regulación. Utilizado para mantener cierto grado

constante de flujo de modo automático, o el funcionamiento de un sistema. Es el
caso del proceso de control automático en las refinerías de petróleo y las
industrias químicas de procesamiento continuo y automático. El mecanismo de
control detecta posibles desvíos o irregularidades y proporciona, automáticamente,
la regulación necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo está bajo control,
significa que está dentro de lo normal.

 Función administrativa. Forma parte del proceso administrativo, junto con la

planeación, la organización y la dirección.

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Objetivos

Tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y
organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con
el fin de corregirlos y evitar su repetición.

En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los siguientes

objetivos:

 Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos

escritos o programas de producción.

 Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización,

mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división
de responsabilidades.

 Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa,

mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y
sistemas de incentivos.

 Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los
niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas,
normas y reglamentos y sistemas de auditoría.

 Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación

de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la
información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio por
empleado.

 Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la

planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del
comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

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Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan
características diferentes en cada organización o en cada área de la organización o
incluso en cada nivel jerárquico.

Finalidad

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y
distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que
deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeación y
organización. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada
está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado
de antemano.

Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento.
Los puntos estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:

 Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una

norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

 Un medio para medir la actividad desarrollada.

 Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.

 Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados
deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y

prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar
incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de
producción, de inventario, de personal, etc.

PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

 Establecimiento de estándares y criterios.

 Observación del desempeño.

 Comparación del desempeño con el estándar establecido.

 Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.

I. Establecimiento de estándares y criterios

Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas
que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y
qué desempeño o resultado debe aceptarse como normal o deseable. Constituyen los
objetivos que el control deberá garantizar o mantener. La función más importante del
control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, qué esperar de
determinada acción. Los estándares o normas proporcionan un método para establecer
qué debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad,
unidades físicas, costos o índices. La administración científica se preocupó por desarrollar
técnicas que proporcionan buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de
tiempos y movimientos.

Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo estándar, los
estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados

estándares establecidos de antemano; funciona de acuerdo con la información que recibe.
Esta información permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del
control. En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se
pretende obtener con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas,
procedimientos. El control implica una comparación con estándares establecidos
previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se presenta un desvío
inaceptable. Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque
no necesariamente en todos los casos. También pueden revisarse y modificarse los
6
estándares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la
realidad de los hechos a las posibilidades de la empresa.

Naturaleza variada de los estándares de control

 Estándares éticos: estándares de comportamiento esperados del personal y de la

dirección.

 Estándares de programación: datos esperados al término de las actividades.

 Estándares de desempeño técnico: niveles deseados de desempeño.

 Costos estándar: costos normativos en que se incurre durante las fases de

operación.

 Indicadores financieros: índices que señalan relaciones entre elementos o

actividades y recursos financieros aplicados (como rotación de inventarios).

 Presupuestos: esquemas de planeación que contienen estándares aprobados para

el control (como presupuestos de caja o previsión de gastos).

 Retorno sobre la inversión: control para evaluar el desempeño de aplicaciones

financieras.

 Criterios mixtos: estándares empleados para evaluar el desempeño de la empresa

a largo plazo, como:

o Filosofía y calidad de la gerencia

o Posición en el mercado

o Imagen de la empresa

o Viabilidad de la empresa

o Moral de la empresa

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 o Relaciones con los clientes y el público

o Entrenamiento y desarrollo del personal

o Innovación e investigación

o Conservación del patrimonio

II. Observación del desempeño

Para controlar el desempeño, es necesario conocer por lo menos un poco de éste. El

proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente
establecidos, y funciona de acuerdo con la información que recibe. La observación o
verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que
se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata
sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir
cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio predeterminado y deberá
expresarse de modo que permita efectuar una comparación sencilla. El grado de exactitud
de la medida dependerá de las necesidades específicas de aplicación de esa medida.

III. Comparación del desempeño real con el esperado

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es importante definir
los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas
las variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los
criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la
corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda mucho
el principio de excepción propuesto por Taylor. Para concentrarse en las excepciones, el
control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez dónde se origina el problema.
Al comparar los resultados con los estándares establecidos, la evaluación debe enviarse
siempre a la persona o al órgano responsable.

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La comparación del desempeño real con el proyectado no sólo busca localizar las
variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además de
proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar
posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se
puede modificar el pasado, comprenderlo-partiendo del presente-puede ayudar a crear
condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general, la
comparación de los resultados reales con lo planeados se lleva a cabo mediante
presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadísticas.
Estos medios de presentación exigen que el control disponga de técnicas que le permitan
tener mayor información sobre lo que debe controlarse.

IV. Acción correctiva

Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se realizan no
logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha
la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe
ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos
cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control.

Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la

culminación del proceso de control. La acción correctiva que ajusta las operaciones a los
estándares preestablecidos es la esencia del control, y su base es la información que
reciben los gerentes. Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir
el desempeño de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos
para alcanzar los objetivos. Es la función según la cual el administrador, desde el
presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado.
Fayol afirmaba que “en una empresa, el control consiste en comprobar si todo se ejecuta
conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene
por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se
aplica a todo: cosas, personas y acciones. La planeación requiere programas coherentes,
integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de planes y
acciones.

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Alcance del Control

La planeación comienza el proceso administrativo, en tanto que el control lo cierra. Del

mismo modo que acontece en la planeación, el alcance del control puede ser global,
departamental u operacional, que corresponde a los planes estratégico, táctico y
operacional.

Principios Generales de Administración Aplicados al Control

Entre los principios generales de administración aplicados al control, pueden citarse:

 Principio de garantía del objetivo. El control debe contribuir a la consecución de

los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes
para emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen
por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o
distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban
aplicarse para conseguir los objetivos.

 Principio de definición de los estándares. El control debe basarse en

estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación
de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con
objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe
responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y
seguro.

 Principio de excepción. Este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más
concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y excepciones,
más eficientes serán los resultados de este control. El administrador debe
preocuparse más por los desvíos importantes que por las situaciones
relativamente normales.

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  Principio de acción. El control sólo se justifica cuando indica disposiciones
capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los
planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que generalmente
implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos más. Este principio
también se halla correlacionado con el costo del control. Cuando éste es mayor
que costo ocasionado por los desvíos de la situación controlada, no se justifica el
control. El control es una acción eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe
realizarse cuando vale la pena.

Requisitos previos de un sistema de control

o El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen
sus resultados.

o Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción

correctiva antes de que ocurran desvíos más graves.

o Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios
del ambiente organizacional.

o Debe ser económico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del

sistema de control.

o Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución

concuerde con el plan.

o Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que

permita una rápida visualización y sea de fácil comprensión.

o Debe desarrollarse mediante la participación activa de todos los gerentes

involucrados.

Técnicas Relacionadas con la Función de Control

Las técnicas relacionadas con la función de control son esencia las mismas identificadas
en la función de planeación. Dado que la planeación define los estándares y criterios de
control, es éste se utilizan los mismos diagramas. En tanto la planeación define los
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resultados esperados (o planeados), el control trata de seguir las actividades realizadas y
los resultados alcanzados para proponer medidas correctivas cuando sean necesarias.

Así como la planeación utiliza diagramas como el cronograma, los diagramas de Gantt y
otras técnicas más sofisticadas como el PERT, la función de control utiliza esos mismos
diagramas y técnicas para ejercer el debido seguimiento.

BENEFICIOS DEL CONTROL

a) Comprobamos que las cosas se están haciendo oportunamente.

b) Esta comprobación consiste en la calidad del producto o servicio y en la cantidad

producida en cierto tiempo.

c) Oportunamente, se evalúa el desempeño del personal y se detectan los errores, para

luego corregirlos.

Se confirma el conocimiento que tienen los empleados acerca de los objetivos de la

empresa.

CICLO DEL CONTROL

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La esencia del control administrativo

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la

planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que
deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de

desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes
especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. Control preliminar (a través de la alimentación adelantada); Se ejerce previamente a la

acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan
listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño);

Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para
asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentación; Acción a posteriori (re planificación), concentrando la

atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades
periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes
fases:

a. Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.

b. Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los
resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.

c. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas
subyacentes de las variaciones.

d. Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y

aprender de los éxitos.

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 e. Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en
práctica.

f. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección;

continuar con la alimentación adelantada para efectos de re planificación.

El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los
objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a
aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por
lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación,
el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para
asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe
ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como
resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos
planes, cambios en la operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos
de control para las características particulares de la operación y la estructura de
organización.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el
momento de la acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso
ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe
aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se asuma el compromiso.
Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse
en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes,
las políticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente
comprendidos por éste con la anticipación necesaria.

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye
una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un
informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica
puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aquí es
que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el
proceso global de control, a saber:

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1. La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el momento de
la acción

2. La retroalimentación - que representa una base para la medición de la eficacia del

control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la re
planificación.

Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en

los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos
mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto
a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte
de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un
estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación

similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con
claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo en la
figura. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se
considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño
y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan
esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para
realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y
ponerlo en práctica a fin de al desempeño deseado.

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