Manual de Procedimientos Auditoria

INSTITUTO MUNICIPAL DEL AMBIENTE (IMA) DEL MUNICIPIO VALENCIA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Pgina
5 de 24 Cdigo: IMA-PRE-UAI-NP-001
Elaboracin: Actualizacin: Septiembre 2010 Versin: 11
INDICE
PAG. INTRODUCCIN OBJETIVOS Y ALCANCE MARCO LEGAL NORMAS GENERALES NORMAS ESPECFICAS PROCEDIMIENTO AUDITORIA PROCEDIMIENTO POTESTAD INVESTIGATIVA DE AUDITORIA FLUJOGRAMA AUDITORIA FLUJOGRAMA POTESTAD INVESTIGATIVA DE AUDITORIA GLOSARIOS DE TRMINOS 6 7 8 11 13 16 18 20 24 26
Elaborado Por: Control De Documentos Ing. Martha Guanchez Coordinadora de Control de Gestin Revisado Por: Lic. Marfa Delgado Auditor Interno
Supervisado Por: Lic. Marfa Delgado Auditor Interno Aprobado Por: Lic. Jos Flix Peraza Presidente del Instituto Municipal del Ambiente Fecha De Implementacin
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INSTITUTO MUNICIPAL DEL AMBIENTE (IMA) DEL MUNICIPIO VALENCIA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Pgina 6 de 24 Cdigo: IMA-PRE-UAI-NP-001
INTRODUCCIN
El presente Manual tiene como propsito establecer definiciones y actividades bsicas que orienten al Instituto Municipal de Ambiente, del Municipio Valencia en la aplicacin de las Normas y Procedimientos del Control Interno.
Es importante sealar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn optimizarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestin de Control Interno.
En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Control Interno, que permitan apoyar a la Presidencia en los principios de racionalidad procedimental a fin de garantizar el funcionamiento ptimo del Instituto, apegado a las Leyes y Normas que rigen la materia de Auditora Interna.
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OBJETIVOS Y ALCANCE OBJETIVOS Determinar en forma sencilla y especfica las responsabilidades de las acciones detalladas, ordenadas y secuenciales de los procedimientos que se aplican en Control Interno, con el fin de unificar y controlar el cumplimiento de las Normas y Procedimientos de todas las Unidades estratgicas y operativas que interactan dentro del Instituto Municipal de Ambiente del Municipio Valencia. ALCANCE Los esfuerzos de La Unidad de Auditora Interna estn dirigidos, a realizar todas las actividades ajustadas a normas y leyes vigentes en el mbito de Control Interno; efectuando auditorias peridicas y continuas, ejerciendo a su vez, el seguimiento a las mismas, que permitan ajustado a derecho. evaluar, corregir y hacer perfectible el desenvolvimiento administrativo y operativo del Instituto Municipal de Ambiente del Municipio Valencia;
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MARCO LEGAL El marco legal del presente Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Auditora Interna del Instituto Municipal del Ambiente del Municipio Valencia, (IMA), esta sustentado en las Leyes, Reglamentos, Decretos, y Ordenanzas vigentes siguientes: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial 5453 Extraordinario del 24 de marzo de 2000 (en su artculos: 117, 137, 139 al 149, 168,169, del 287 al 290, 311, 315) y dems contenido con discrecionalidad. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta oficial N: 37347 de fecha 17-12-2001. en todo su contenido. Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Gaceta Oficial N 38.198, de fecha 31 de mayo de 2005). en todo su contenido Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional (Gaceta Oficial N 37.783, de fecha 25 de septiembre de 2003). en todo su contenido. Reforma Parcial del Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema Presupuestario (Gaceta Oficial N 5.781 Extraordinario, de fecha 12 de agosto de 2005). en todo su contenido Reglamento N 2 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Crdito Pblico (Gaceta Oficial N 38.117, de fecha 28 de enero de 2005). en todo su contenido.
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MARCO LEGAL Reglamento N 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Tesorera (Gaceta Oficial N 37.419, de fecha 09 de abril de 2002). en todo su contenido. en todo su contenido. Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica (Gaceta Oficial N 5.623 Extraordinario, de fecha 29 de diciembre de 2002). en todo su contenido. Normas Generales de Control Interno, dictadas por la Contralora General de la Repblica (Gaceta Oficial N 36.229, de fecha 17 de junio de 1997). en todo su contenido. Normas Generales de Auditora de Estado, dictadas por la Contralora General de la Repblica (Gaceta Oficial N 36.229, de fecha 17 de junio de 1997). en todo su contenido. Normas Generales de Contabilidad del Sector Pblico (Gaceta Oficial N 36.100, de fecha 04 de diciembre de 1996). en todo su contenido. Ley Orgnica de la Administracin Pblica (Gaceta Oficial N 37.305, de fecha 17 de octubre de 2001). en todo su contenido. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (Gaceta Oficial N 37.522, de fecha 06 de septiembre de 2002). en todo su contenido. Condiciones Generales de Contratacin para la Ejecucin de Obras Pblicas (Gaceta Oficial N 5.096 Extraordinario, de fecha 16 de septiembre de 1996). en todo su contenido.
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MARCO LEGAL Ley de Contrataciones y su Reglamento. Gaceta Oficial N 39.181 del 19 de mayo de 2009, en todo su contenido. Ley Contra la Corrupcin (Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinario, de fecha 07 de abril de 2003). en todo su contenido. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinario, de fecha 01 de junio de 1981). en todo su contenido. Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Extraordinario N 5.891 de fecha 31 de Julio de 2008. COVENIN-ISO 9001:2008 Sistema de gestin de la calidad. Requisitos. COVENIN-ISO 9000:2006 Sistema de gestin de la calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
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NORMAS GENERALES La Unidad de Auditora Interna deber elaborar su Informe de Gestin mensual y entregar en un lapso de los primeros cinco (5) das de cada mes a la Coordinacin de Control de Gestin de IMA. El auditor no podr emitir opinin, intervenir o participar en actos de decisin, gestin o administracin de la institucin donde realice su auditoria. En la Unidad de Auditora Interna se establecern los mecanismos adecuados que protejan debidamente la independencia del auditor, que incluyan la presentacin de una manifestacin personal de independencia. Cuidado y esmero Profesional El auditor debe actuar con el debido cuidado profesional a efectos de cumplir con las normas de auditora durante la ejecucin de su trabajo y en la elaboracin del informe. Implica tambin que basndose en su buen juicio, aplique correctamente las pruebas y dems procedimientos de auditora y evale los resultados para la preparacin del informe correspondiente. El auditor adquiere la capacidad, madurez de juicio y habilidad necesaria a base de la prctica constante, bajo supervisin adecuada y entrenamiento permanente.Toda persona que ingrese a un cargo de alto nivel o de libre nombramiento y remocin debe presentar la declaracin jurada de bienes por ante la Contralora General del Estado Carabobo.
Elaborado Por: Control De Documentos Ing. Martha Guanchez Coordinadora de Control de Gestin Revisado Por: Lic. Marfa Delgado Auditor Interno Supervisado Por: Lic. Marfa Delgado Auditor Interno Aprobado Por: Lic. Jos Flix Peraza Presidente del Instituto Municipal del Ambiente Fecha De Implementacin
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Confidencialidad. El auditor interno debe mantener absoluta reserva respecto a la informacin que conozca en el transcurso de su trabajo. La confidencialidad conlleva mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditora, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional.
NORMAS GENERALES Slo podr acceder a la informacin relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la direccin y ejecucin del trabajo de auditora. En la Unidad de Auditora Interna se establecern polticas orientadas a asegurar la debida confidencialidad. Esta obligacin subsistir aun despus de cesar en sus funciones los auditores y supervisores u otro personal que haya tenido acceso a las informaciones. El auditor interino debe desarrollar sus actividades profesionales de acuerdo al Cdigo de tica Profesional-
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NORMAS ESPECIFICAS
Para realizar la evaluacin del ambiente de control interno de las unidades organizativas del instituto IMA: El Auditor Interno debe tener un acercamiento con las Direcciones y
Departamentos de la institucin para conocer los programas y proyectos que se van a desarrollar en el transcurso del ejercicio fiscal para su evaluacin y familiarizarse con el archivo permanente. Para evaluar el control interno de cada unidad organizativa se har por medio de entrevistas con los responsables del rea auditada, la aplicacin de cuestionarios de control y pruebas de cumplimiento para determinar el alcance de la auditora. El Auditor Interno deber presentar un memorando de planificacin el cual sirve de base para definir los objetivos, alcance del trabajo, estimacin de recursos, tiempo estimado para la realizacin de la auditora y cronograma de actividades de auditora.
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De la obtencin de informacin bsica, previa a realizar el trabajo de campo
deber ser facilitada de las fuentes que el Auditor considere confiables. Informacin necesaria para el punto de partida del anlisis de informacin.
NORMAS ESPECIFICAS El Auditor Interno para el trabajo de campo deber obtener la evidencia
necesaria que se ajuste a la naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicacin de pruebas de cumplimiento y sustantivas que permita fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule de la Unidad Organizativa auditada. Del ordenamiento de la informacin obtenida: la numeracin y cruce de los papeles de trabajo debe ser el soporte generado del procedimiento de auditora IMAPRE-UAI-NP-001 que constituye las pruebas de lo actuado, como de los hallazgo encontrados y deber quedar ordenada, identificada, foliada y cruzada con el programa anual de auditora P.A.A. De la actualizacin del archivo permanente: Debe tener ordenadamente la documentacin de la informacin necesaria para futuras auditoras. Estos documentos representa la informacin legal, normativas internas debidamente clasificadas y archivadas, relativas a la institucin IMA y sus procedimientos con vigencia de un ao o ms. Es responsabilidad del Auditor Interno actualizarla cada vez, agregndole la documentacin que modifique y ample el estatus de las Unidades Organizativas de IMA auditadas.
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De la discusin del Informe Preliminar de Auditora: ser discutido con los
responsables de la Unidad Organizativa auditada con el objeto de aclarar o desvanecer los hallazgos encontrados y as asegurar el cumplimiento de las recomendaciones en un tiempo determinado y como resultado de la discusin debe concluirse sobre la condicin final de los hallazgos y su inclusin e incidencia en el Informe Definitivo de Auditora.
NORMAS ESPECIFICAS De la preparacin del Informe Final: despus de la discusin de los hallazgos y
recomendaciones con los responsables de la Unidad Organizativa auditada y haber transcurrido el plazo estipulado para que estos presenten los alegatos correspondientes y debidamente documentados se proceder a la elaboracin del Informe Final el cual ser oficializado y comunicado a las autoridades superiores Presidente y Directorio de IMA y dems partes interesadas. De la entrega del Informe Final: este deber ser enumerado correlativamente y entregado a la mayor brevedad posible a las mximas autoridades Presidente y Directorio de IMA y la Unidad Organizativa auditada. Del Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones: la Unidad de Auditora Interna de IMA realizar el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones de los informes de Auditora emitidos y deber contemplarse en el Plan Anual de Auditora P.A.A. y en el resultado de la auditoras practicadas en su informe final.
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INSTITUTO MUNICIPAL DEL AMBIENTE (IMA) DEL MUNICIPIO VALENCIA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Pgina 26 de 24 Cdigo: IMA-PRE-UAI-NP-001
GLOSARIO DE TRMINOS
Ambiente de control: El entorno de control comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los directores y administracin respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Aseveraciones.- Las aseveraciones y representaciones de la direccin, explcitas o de otra forma, que estn incorporadas en los estados financieros. (Ver Aseveraciones en los Estados Financieros). Aseveraciones de los estados financieros - Las aseveraciones y representaciones de los estados financieros pueden categorizarse como sigue: a) existencia: un activo o pasivo existe en una fecha dada; b) derechos y obligaciones: un activo o pasivo pertenece a la entidad en una fecha dada; c) ocurrencia: una transaccin o evento que tuvo lugar y que pertenece a la entidad durante el perodo; d) integridad: no hay activos, pasivos, transacciones o eventos sin registrar, ni partidas sin revelar; e) valuacin: un activo o pasivo se registra a un valor apropiado en libros;
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f) cuantificacin: una transaccin o evento se registra al monto apropiado y el ingreso o gasto es asignado al perodo apropiado; y g) presentacin y revelacin: una partida se revela, clasifica, y describe de acuerdo al marco de referencia para informes financieros aplicable. Asociacin del auditor.- Un auditor es asociado con la informacin financiera cuando el auditor anexa una opinin a dicha informacin o consiente en el uso del nombre del auditor en una conexin profesional.
GLOSARIO DE TRMINOS
Auditor.- El auditor es la persona con la responsabilidad final por la auditora. Para una fcil referencia el trmino auditor se utiliza cuando se describe tanto la auditora como los servicios relacionados que puedan desempearse. Tal referencia no pretende implicar que una persona que desempee servicios relacionados tenga necesariamente que ser el auditor de los estados financieros de la entidad. Auditor externo.- Donde sea apropiado se utilizan los trminos auditor externo y auditora externa para distinguir al auditor externo de un auditor interno, y distinguir la auditora externa de las actividades de auditora interna. Auditor principal.- El auditor principal es el auditor con responsabilidad de dictaminar sobre los estados financieros de una entidad cuando esos estados financieros incluyen informacin financiera de uno o ms componentes auditados por otro auditor. Auditora.- El objetivo de una auditora de estados financieros es hacer posible al auditor el expresar una opinin sobre si los estados financieros estn preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo a un marco de referencia para reportes financieros identificado o a otros criterios. Las frases usadas para expresar la opinin del auditor son
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dar un punto de vista verdadero y justo o presentar en forma apropiada, en todos los aspectos sustanciales, que son trminos equivalentes. Auditora interna.- Auditora interna es una actividad de evaluacin establecida dentro de una entidad como un servicio a la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear la adecuacin y efectividad de los sistemas de control contables e internos.
GLOSARIO DE TRMINOS
Base de datos.- Una coleccin de datos que se comparte y usa por un nmero de diferentes usuarios para diferentes propsitos. Comparativas.- Comparativas son las cifras correspondientes del perodo anterior y otras revelaciones relacionadas incluidas como parte de los estados financieros del perodo actual. Dictmenes modificados del auditor.- El dictamen de un auditor puede ser modificado cuando incluye: a) opinin calificada; b) abstencin de opinin; c) opinin adversa; o d) prrafo (s) de nfasis de asunto. Evidencia de auditora.- Evidencia de auditora es la informacin obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa la opinin de auditora. La evidencia de auditora comprender los documentos fuente y los registros de contabilidad subyacentes a los estados financieros y la informacin confirmatoria de otras fuentes.
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Fraude.- El trmino fraude se refiere a un acto intencional por uno o ms individuos dentro de la administracin, empleados, o terceras partes, el cual da como resultado una representacin errnea de los estados financieros.
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