1

Tarea 2 – Evaluación de los procesos generales.

Nubia María Bustamante Rojo

CC 21527627
Yuli María Ramírez Ortiz
CC 1041610751
Estefanía Higuita Higuita
CC 1041176021
Luz Magaly Martínez Zapata
CC 1045046191

Código del grupo colaborativo # 18

Tutor(a)
Ángela Patricia Aguinaga Molina

Farmacia Hospitalaria Código: 301507A_1702

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

ECISA
Tecnología En Regencia De Farmacia
Zona Occidente CEAD-Medellín
Mayo de 2024
 2

INTRODUCCIÓN
A continuación, se presenta un análisis de los procesos generales del servicio
farmacéutico con base en un caso de estudio dado, a través de lo cual es posible
observar el desempeño que debe tener un tecnólogo en regencia de farmacia respecto
al uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.
Asi mismo, se realiza una evaluación de los procesos generales de un servicio
farmacéutico hospitalario a partir de un caso de estudio, el cual presenta diferentes
fallas tanto en el servicio farmacéutico como en la infraestructura en la que se presta el
servicio y el personal encargado de prestarlo. A partir de lo cual, se pretende identificar
las posibles fallas del servicio y proponer un plan de mejora a partir de un análisis de
cada situación; todo esto, con base en lo estipulado en la normatividad de ley vigente
Los procesos generales del servicio farmacéutico hospitalario son de vital
importancia ya que ahí se comprende el funcionamiento, los procedimientos e
intervenciones del Regente de Farmacia para el buen uso de medicamentos y
dispositivos médicos, con el fin de orientar a los usuarios en la prevención, tratamiento
y rehabilitación de enfermedades.
 3

OBJETIVO GENERAL

Implementar una estrategia integral de gestión del personal farmacéutico en el

Hospital Regional Mejor de Caracas ESE, con una inversión mensual de $84.125.880,
para elevar la calidad del servicio a los pacientes. Esto se logrará mediante la
evaluación y selección cuidadosa de productos farmacéuticos, el mantenimiento de la
trazabilidad y control de inventario, la optimización de las condiciones laborales del
personal, y la incorporación adecuada de auxiliares y regentes de farmacia. Todo ello
con el fin de cumplir con las necesidades operativas y los estándares de atención,
garantizando un soporte farmacéutico excepcional para las 120 camas del hospital.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Evaluar y elegir los productos adecuados para su inclusión en el inventario del

establecimiento farmacéutico.
• Garantizar la trazabilidad y el control de inventario durante la distribución para
evitar errores en la dispensación.
• Ajustar periódicamente las condiciones laborales y económicas del personal
farmacéutico, para asegurar su bienestar y motivación, reflejándose en un
servicio de alta calidad.
• Incorporar el personal farmacéutico necesario, para fortalecer la gestión y
supervisión de los procesos farmacéuticos, asegurando la calidad y seguridad
de los medicamentos y dispositivos médicos.
• Asegurar la contratación de personal farmacéutico necesario para poder cumplir
con la proporción requerida y mejorar la eficiencia en la dispensación de
medicamentos.
 4

DESARROLLO DEL TRABAJO

En el hospital de regional Mejor de Caracas ESE, cuenta con ocho servicios:
urgencias, ortopedia, medicina interna, pediatría, neonatos, ginecología, sala de parto y
quirófano, cuenta con un total de 120 camas, el servicio farmacéutico es de mediana
complejidad, brinda servicio 24 horas y cuenta con dos regentes y 6 auxiliares de
servicios farmacéuticos, no está actualizada la documentación de los procesos
generales del servicio farmacéutico y se presentan las siguientes observaciones:

Después de haber realizado un diagnóstico de las necesidades para el óptimo

funcionamiento del hospital, se concluye que por cada 20 camas se necesitan seis
Auxiliares de Servicio Farmacéutico y 4 Regentes de Farmacias, ¿Cuál será la
inversión del hospital si el salario de un Auxiliar es $950.000 mensuales mas el 2,5%
en prestaciones sociales y el salario de un Regente es de $1.785.000 más prestaciones
sociales del 3,2% y auxilio de transporte de $81.000?

RESPUESTA:

Dado que el hospital cuenta con 120 camas y se requieren 6 ASF por cada 20 camas y
4 Regentes por cada 20 camas, podemos calcular:
- Número de ASF necesarios = (120 camas / 20 camas) = 6 ×6 = 36 ASF.
- Número de Regentes necesarios = (120 camas / 20 camas) = 6 × 4 = 24
Regentes.

Ahora, calcularemos el costo mensual para cada tipo de personal:

Para los Auxiliares de Servicio Farmacéutico:

- Salario mensual = $950,000
- Prestaciones sociales = (2.5%) × $950,000 = $23,750
- Auxilio de transporte=$81,000
- Total mensual por Auxiliar = $950,000 + $23,750+$81,000 = $1,054,750
 5

Para los Regentes de Farmacia:

- Salario mensual = $1,785,000
- Prestaciones sociales = (3.2%) ×$1,785,000 = $57,120
- Auxilio de transporte = $81,000
- Total mensual por Regente = $1,785,000 + $57,120 + $81,000 = $1,923,120

Según el caso de estudio, el hospital ya cuenta con 6 Auxiliares y 2 Regentes.

Esto significa que el hospital no necesita contratar a 36 y 24 nuevos empleados.

- Auxiliares necesarios: (36 – 6 = 30)

- Regentes necesarios: (24 – 2 = 22)

La inversión total mensual sería:

- Inversión para Auxiliares: 30 (auxiliares) x 1,054,750 (salario total por cada

auxiliar) = $31,642,500
- Inversión para Regentes: 22 (regentes) $1,923,120 (salario total por cada
regente) = $42,308,640)

Inversión total mensual: ($31,642,500 + $42,308,640) = $73,951,140

Pero si sumamos los 6 auxiliares y 2 regentes que ya estaban en el hospital

antes de realizar nuevas contrataciones, podemos calcular la inversión total incluyendo
a estos empleados también.

Para los auxiliares de servicio farmacéutico:

6 auxiliares x $1,054,750 (salario total por cada auxiliar) = $6,328,500

Para los regentes de Farmacia:

2 regentes x $1,923,120 (salario total por cada regente) = $3,846,240

 6

Entonces, la inversión total mensual que consideraría tanto a los empleados

existentes como a los nuevos sería:

$31,642,500 (para los nuevos auxiliares) + $42,308,640 (para los nuevos

regentes) + $6,328,500 (para los auxiliares existentes) + $3,846,240 (para los regentes
existentes) = $84,125,880.

La inversión que deberá realizar el hospital mejor de caracas ESE para el

personal farmacéutico seria de $84,125,880.
 7

¿CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL SERVICIO FARMACÉUTICO Y QUE

SE HACE EN CADA UNO DE ELLOS?

Estos procesos son fundamentales para garantizar la seguridad y eficacia de los

medicamentos y dispositivos médicos.

1. SELECCIÓN

El COFYTE (Comité de Farmacia y Terapéutica) es un grupo multidisciplinario

que se encarga de asesorar e informar sobre el uso de medicamentos en una
institución de salud, como hospitales o clínicas. Sus funciones incluyen formular
políticas y protocolos para garantizar el uso racional y apropiado de fármacos basados
en evidencia científica.

Quiénes hacen parte del COFYTE:

- Profesionales de la salud: El comité generalmente incluye farmacéuticos,

médicos, enfermeras y otros especialistas relacionados con el uso de medicamentos.

- Administradores de salud: Pueden participar para garantizar la implementación

efectiva de las decisiones del comité.

Para seleccionar el listado básico de productos farmacéuticos, se utilizan varios

métodos, como:

- Evaluar y seleccionar medicamentos para el formulario del hospital.

- Adoptar disposiciones para la revisión periódica de medicamentos.

- Establecer criterios basados en la evidencia para la selección de

medicamentos.

- Informar y asesorar sobre el uso de medicamentos.

- Fomentar la formación continua en terapéutica.

Para seleccionar el listado básico de productos farmacéuticos en una farmacia,

se pueden utilizar varios métodos:
 8

- Consumo histórico: Se basa en el registro del consumo previo de

medicamentos.

- Perfil epidemiológico: Considera las necesidades de la población usuaria.

- Oferta y demanda: Evalúa la disponibilidad y la demanda de los medicamentos.

En cuanto a analizar, calificar y contratar proveedores, se deben considerar

varios criterios:

- Calidad del producto: Asegurarse de que los productos cumplen con los
estándares de calidad.

- Cumplimiento legal: Verificar que los proveedores sigan todas las regulaciones
aplicables.

- Costo y eficiencia: Evaluar la relación costo-beneficio de los productos

ofrecidos.

- Capacidad de entrega: Asegurarse de que los proveedores puedan cumplir con

los plazos de entrega

Los formatos utilizados en la selección y contratación de proveedores pueden

incluir formularios de evaluación, listas de verificación y registros de desempeño para
llevar un seguimiento del cumplimiento y la calidad de los servicios proporcionados

2. ADQUISICIÓN

- Comité de Compras:

1. Está conformado por profesionales de diferentes áreas de la institución,

incluyendo miembros del servicio farmacéutico.

2. Su función es establecer políticas de adquisición, evaluar y seleccionar

proveedores, y asegurar que los productos adquiridos cumplan con los estándares de
calidad y legalidad

- Proceso de Adquisición:
 9

1.Planeación: Se definen las políticas, objetivos y funciones, así como las

cantidades de compra y la modalidad a utilizar.

2. Ejecución: Se lleva a cabo la adjudicación de medicamentos y dispositivos

médicos.

3. Evaluación: Se verifica el cumplimiento del proceso y su comparación con lo

programado.

Las fórmulas utilizadas en el proceso de adquisición pueden incluir cálculos de

consumo histórico, análisis de costos, y proyecciones de demanda. Estas fórmulas
ayudan a determinar la cantidad y frecuencia de compra de los productos
farmacéuticos para garantizar un suministro adecuado sin incurrir en excesos que
podrían llevar a desperdicio.

Consumo promedio

• Formula:

𝑠𝑢𝑚𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑑𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑢𝑛 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜

𝑝=
𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑í𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜

Esta fórmula tiene como propósito determinar la cantidad media de un producto

que se consume en un periodo especifico.

Nivel máximo

• Formula:

𝑁𝑀 = 𝑆𝑆 + (𝐶𝑃𝑋𝑇𝑅 )

El nivel máximo ayuda a evitar exceso de inventario y los costos asociados al

almacenamiento.

Nivel mínimo

• Formula

𝑁𝑀 = 𝐶𝑃 × 𝑇𝑅
 10

Esto ayuda a prevenir la falta de stock ósea indica la cantidad mínima de stock
que debe estar disponible para cubrir durante el tiempo de reposición.

Punto de reposición

• Formula

𝑃𝑅 = 𝑁𝑀 + (𝐶𝑃 × 𝑇𝑅 )

Muestra el momento en que se debe realizar un nuevo pedido, ósea antes de

alcanzar el nivel mínimo.

Tiempo de reposición

• Formula

El tiempo de reposición, se debe calcular en base al tiempo que tarda el

proveedor en entregar el pedido desde que se realiza.

Cantidad para pedir

• Formula

Esta basa en el consumo promedio y el tiempo reposición

3. RECEPCIÓN

En la recepción administrativa, se verifica que los medicamentos cumplan con

las especificaciones requeridas. El documento legal es el acta de recepción.

1. Revisión en Recepción Administrativa:

- Comparación de lo solicitado al proveedor con lo facturado y recibido.

- Verificación de cantidades, detalles y características administrativas.

- Confirmación de las condiciones de transporte, embalaje y estado del producto.

2. Documento Legal:

- El documento legal principal es la factura del proveedor, que debe coincidir con
los productos recibidos.
 11

- También se utiliza la orden de compra y el pedido como referencia para la

inspección.

3. Formatos Utilizados:

- Se emplean formatos de recepción que incluyen detalles como nombre del

producto, código, concentración, número de lote, fecha de caducidad, cantidad
recibida, nombre y dirección del remitente, y evaluación de los contenedores por
posible manipulación o daños.

Para la recepción técnica, se revisa el acta de recepción, que debe contener los
ítems específicos y un formato de devolución.

1. Se realiza una inspección física detallada de los productos para detectar

cualquier defecto que pueda alterar su funcionalidad o utilidad. Se verifica:

- Condiciones técnicas del producto.

- Fechas de vencimiento y números de lote.

- Registro sanitario y características físicas y organolépticas.

2. El acta de recepción técnica es un documento que se diligencia durante este

proceso y debe incluir:

- Fecha y hora de entrega.

- Cantidad de unidades recibidas.

- Número de lote y registro sanitario.

- Fechas de vencimiento.

- Condiciones de transporte y embalaje.

- Información que permita identificar la muestra tomada

3. El formato de devolución en farmacia debe contener información como:

- Nombre del producto.

- Código y concentración.
 12

- Número de lote y fecha de caducidad.

- Cantidad devuelta y nombre del sitio remitente

4. ALMACENAMIENTO

En el ordenamiento, se pueden utilizar diferentes criterios, como el orden

alfabético. Los factores ambientales incluyen rango de temperatura, humedad y luz.
Los aparatos de medición son instrumentos para evaluar estos factores. Además, se
deben tener planes de contingencia y se puede aplicar semaforización para controlar el
almacenamiento.

- Métodos de Ordenamiento:

1. Alfabético: Organización de productos por orden alfabético.

2. Por categoría: Agrupación de medicamentos según su tipo o uso.

3. Por frecuencia de uso: Los más usados al frente y los menos usados detrás.

4. Por forma farmacéutica: Separación de sólidos, líquidos, tópicos, etc.

5. Por fecha de vencimiento: Colocación de productos con fechas de

vencimiento cercanas al frente.

6. Por fabricante o proveedor: Agrupación de productos del mismo fabricante o

proveedor.

- Factores Ambientales:

TEMPERATURA: Debe mantenerse entre 15-25°C para la mayoría de los

medicamentos, y 2-8°C para los refrigerados.

1. Plan de Contingencia:

- Si la temperatura aumenta más allá de los límites establecidos, se deben tomar

medidas inmediatas:

- Verificar la causa: ¿Es un problema con el equipo de refrigeración o una falla

en el suministro eléctrico?
 13

- Transferir los productos: Mueva los medicamentos a una ubicación más fría si
es posible.

- Registrar la desviación: Documente la incidencia y las acciones tomadas.

- Evaluar la calidad: Verifique si los productos están comprometidos y considere

descartarlos si es necesario.

2. Instrumentos de Monitoreo:

- Termómetro de Refrigerador: Mide la temperatura interna de la nevera.

- Registradores de Datos: Dispositivos electrónicos que registran la temperatura

a intervalos regulares.

- Indicadores de Temperatura: Etiquetas que cambian de color si la temperatura

excede un umbral.

HUMEDAD: Idealmente entre 35-65% de humedad relativa.

1. Plan de Contingencia:

- Si la humedad es demasiado alta o baja:

- Ajuste del Ambiente: Use deshumidificadores o humidificadores según sea

necesario.

- Proteja los Productos: Almacene los medicamentos en envases herméticos o

bolsas selladas.

- Monitoreo Regular: Revise la humedad periódicamente y ajuste según sea

necesario.

2. Instrumentos de Monitoreo:

- Termohigrómetro: Mide tanto la temperatura como la humedad relativa.

- Higrómetro: Mide solo la humedad relativa.

CADENA DE FRÍO: Para vacunas y algunos biológicos, se requiere una

temperatura constante de 2-8°C.
 14

1. Planes de contingencia: Para temperaturas elevadas, se debe ajustar el

sistema de climatización o trasladar los productos a un área más fresca. Para
humedad alta, usar deshumidificadores. Si la nevera falla, trasladar los
productos a otra nevera o usar hielo seco temporalmente.

- Si la cadena de frío se rompe (por ejemplo, la nevera deja de funcionar):

- Transferencia Rápida: Mueva los productos a una nevera alternativa o almacén

frigorífico.

- Documentación: Registre la incidencia y las acciones tomadas.

- Evaluación de Calidad: Verifique si los productos están afectados.

2. Instrumentos de monitoreo: Termómetros para la nevera y termohigrómetros

para medir temperatura y humedad.

- Registradores de Temperatura de Cadena de Frío: Dispositivos específicos

para monitorear la temperatura durante el transporte.

- Indicadores de Cadena de Frío: Etiquetas que muestran si los productos han

estado fuera de la temperatura recomendada.

3. Formato de registro: Se utiliza un formato para anotar las lecturas diarias de

estos parámetros.

- Semaforización:

Sirve para identificar rápidamente el estado de los productos, especialmente las

fechas de vencimiento.

Colores:

1. Verde: Uso seguro, fecha lejana.

2. Amarillo: Precaución, revisar fecha.

3. Rojo: No usar, fecha próxima o pasada.

 15

Se realiza mensualmente o según la política de la farmacia y se controla

mediante registros y revisiones periódicas.

- Medicamentos LASA:

Son aquellos que tienen nombres o aspectos similares y pueden confundirse.

Categorías:

1. Look-Alike: Similitud visual.

2. Sound-Alike: Similitud fonética.

3. Packaging-Alike: Empaque similar.

4. Dosage-Alike: Dosis similares.

- Prevención de errores: Uso de etiquetas claras, separación física, educación al

personal y pacientes.

- Colores para reconocerlos: Se pueden usar etiquetas de colores distintivos

para diferenciarlos.

- Aseos:

1. Tipos: Limpieza diaria, desinfección profunda semanal, y limpieza general

mensual.

2. Formato: Se utiliza un registro de limpieza para anotar las actividades

realizadas.

- Control de Plagas y Roedores:

Se deben realizar inspecciones regulares y tener un plan de manejo integrado

de plagas.

1. Métodos: Trampas, repelentes, y servicios profesionales de control de plagas.

2. Formato de registro: Se lleva un registro de las acciones de control y

monitoreo de plagas.

5. DISTRIBUCIÓN
 16

Distribución interna:

1. Distribución de Stock:

- los productos se almacenan en un inventario centralizado (como un almacén o

depósito).

- Cuando se necesita reponer los puntos de venta, se envían los productos

desde el inventario central.

- Es común en empresas con una gran cantidad de productos y múltiples

ubicaciones de venta.

2. Distribución SDMDU (Single-Distribution, Multiple-Delivery Units):

- los productos se almacenan en unidades de entrega individuales (como

paquetes o cajas).

- Cada unidad contiene una cantidad específica de productos y se envía

directamente a los puntos de venta o clientes.

- Es eficiente para productos de alta rotación y minimiza el almacenamiento

centralizado.

3. Distribución por Prescripción:

- Este tipo de distribución se aplica principalmente a productos farmacéuticos.

- Los medicamentos se dispensan según recetas médicas específicas.

- Las farmacias o centros de salud entregan los medicamentos directamente al

paciente.

4. Distribución Mixta:

- Algunos productos se almacenan en inventarios centrales, mientras que otros

se envían directamente desde unidades de entrega individuales.

- Es flexible y se adapta a las necesidades específicas de cada producto.

Distribución Externa:
 17

1. Canal de Distribución Directo:

- La empresa vende sus productos sin intermediarios.

- Puede ser físico (la empresa vende directamente a los clientes) o digital (a
través de medios como internet, televisión, etc.).

2. Canal de Distribución Indirecto:

- Implica que la empresa vende y comercializa sus productos a través de

intermediarios.

- Estos intermediarios pueden ser mayoristas o minoristas.

- Los canales indirectos pueden ser cortos (con pocos niveles) o largos (con
varios intermediarios).

6. DISPENSACIÓN

Primeramente, el paciente debe tener una formula o prescripción médica y la

fórmula debe cumplir con requisitos específicos. El servicio farmacéutico tiene la
obligación de dispensar medicamentos correctamente y debe cumplir con las
prohibiciones establecidas. Es importante seguir las normativas para garantizar la
calidad y eficacia de los productos.

1. Verificar la receta y su validez:

- Si el paciente presenta una receta, el farmacéutico verifica la información y

dispensa lo que se indica en ella.

- Si el paciente no tiene receta, el farmacéutico debe asegurarse de conocer su

estado de salud, si está embarazada o en período de lactancia, o si tiene alguna alergia
antes de dispensar el medicamento (siempre que este pueda distribuirse sin necesidad
de requerir la prescripción del médico).

2. Preguntar si es la primera vez que se toma la medicación:

- El dispensador farmacéutico debe entender para qué se utilizará el producto.

 18

- Es esencial informar sobre la posología, el tiempo que debe tomarse y las

precauciones durante el tratamiento.

3. No dispensar un medicamento si no ha sido efectivo y/o no sienta bien al

paciente:

- Si un medicamento no ha sido efectivo o causa efectos secundarios, el

farmacéutico debe considerar alternativas y no dispensarlo.

En cuanto a las fórmulas magistrales, estas son medicamentos personalizados

preparados por el químico farmacéutico según una prescripción médica detallada.
 19

CONCLUSIONES

- con respecto a la legislación tenemos muchos deberes que cumplir, desde el

control de los medicamentos, hasta la calidad y seguridad de ellos todo bajo la

responsabilidad que adquirimos como regente de farmacia, porque contribuimos

al bienestar del paciente, siempre brindando una atención con excelencia.

- Es muy importante el conocimiento del servicio farmacéutico hospitalario, para

tener presente que se debe de hacer y que no, siempre teniendo presente la

norma, para saber orientar al paciente.

- En el desarrollo de cada punto nos dimos cuenta lo importante de conocer el

buen funcionamiento de una farmacia y las normas que tenemos que cumplir.

- se concluye que debemos tener muy identificado los procesos generales

detalladamente y los servicios farmacéuticos hospitalarios.

 20

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

- Ricote-Lobera1, B., Santos-Mena, S. Fraile-Gil, B. Ortiz-Martín, F. J. Hidalgo-

Correas y B. García-Díaz. (2014). Medicamentos termolábiles : intervención
farmacéutica como garantía del mantenimiento de la cadena del fríoOpen this
document with ReadSpeaker docReader . Farmacia Hospitalaria: Órgano Oficial
de Expresión Científica de La Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria,
38(3), 211-215. https://www.sefh.es/fh/139_Vol38N3_007.pdf

- Gamundi, M. (2002). Farmacia hospitalaria Tomo I.

http://repositorio.ub.edu.ar/bitstream/handle/123456789/5109/Temario%20%28to
mo%20I%29.pdf?sequence=3&isAllowed=y

- Lin, G., Huang, R., Zhang, J., Li, G., Chen, L., & Xi, X. (2020). Clinical and
economic outcomes of hospital pharmaceutical care: a systematic review and
meta-analysisOpen this document with ReadSpeaker docReader . BMC health
services research, 20(1), 1-14.
https://japer.in/storage/models/article/nkb2kn8NXgjkA8O7qKKg8WjBKVUce8bc1
rDgp0s71HgxXXBRrD2MaLu9wuQ3/integration-of-service-quality-and-quality-
function-deployment-as-an-effort-of-pharmaceutical-serv.pdf

- Temes, M. J. L., & Mengíbar, T. M. (2007). Gestión hospitalaria (5a. ed.)

(Capitulo 22).
https://accessmedicina.mhmedical.com/content.aspx?bookid=1492&sectionid=98
856607

- Muelas Mera, D., Mendoza Andrade, F., Velandia Caro, M., Galvis Guevara, Y.,
& Correa, O. A. (2018). Farmacovigilancia.
https://repository.unad.edu.co/bitstream/handle/10596/19278/29107083.pdf?seq
uence=7&isAllowed=y
 21

- (S/f). Com.co. Recuperado el 16 de mayo de 2024, de

https://www.suplimed.com.co/wp-content/uploads/2020/09/PAM-DS002-Proceso-

de-Adquisicion-de-Medicamentos.pdf

- Gobierno Nacional de Colombia. (2018, enero 20). Procesos del Servicio

Farmacéutico. encolombia.com.

https://encolombia.com/derecho/decretos/minsalud/droguerias-servicio-

farmaceutico4/