Máster en Museología y Museos.

Asignatura 6432: Sistemas

Guíade Documentación en el Museo
docente

GUÍA DOCENTE DE LA ASIGNATURA 6432:

SISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN EN EL MUSEO

Titulación Máster en Museología y Museos

Asignatura Sistemas de Documentación en el Museo

Nº Créditos 3 ECTS

Duración Semestral

Profesor Elena Gómez Ruiz

Profesorado

Profesorado: Elena Gómez Ruiz

Área DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA, EDUCACIÓN Y

/Departamento: PATRIMONIO LICEUS
Correo electrónico: [email protected]
Pagina Web
Tutoría electrónica: SI

HORARIO DE
TUTORÍAS
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Asignatura 6432: Sistemas de Documentación en el Museo
Guía docente

DESCRIPCIÓN

“La documentación, como gestión de la información sobre la las colecciones,

es la llave para la apertura del potencial de nuestros museos. Es más que
simplemente una forma de gestionar los objetos de una colección. Es una
manera de convertir ese objeto en un artefacto de trabajo…”
”-Mike Houlihan

En esta asignatura estudiaremos el museo como centro de documentación que produce, reúne
y gestiona información y documentos de diversas tipologías, con el objetivo de conocer la historia
propia de los fondos museográficos y documentales del museo para su conservación y difusión a
las generaciones futuras. Los sistemas de documentación en el museo ya no van aser sólo
instrumentos de trabajo propios de los profesionales, sino que se convierten en herramientas de
difusión del conocimiento para los usuarios a través de las colecciones en red, llegándose a
producir conocimiento sobre sus fondos de forma colectiva mediante el crowdsourcing o el social
tagging.

OBJETIVOS

Objetivos generales:

 Conocer los principales sistemas de documentación en los museos de España.

 Conocer las normas nacionales e internacionales sobre documentación en museos.
 Conocer las posibilidades de las colecciones en red y la producción de conocimiento de
forma colectiva.

Objetivos específicos o competenciales:

 Ser capaz de establecer los principales procesos de trabajo en la gestión documental
en los museos.
 Desarrollar la capacidad de cumplimentar fichas de catalogación de fondos en
distintos sistemas.
 Ser capaz de reconocer la sistematización llevada a cabo para elaborar tesauros y
listas terminológicas.
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METODOLOGÍA

La metodología adoptada en esta asignatura para el aprendizaje y evaluación

de sus contenidos, se encuentra adaptada al modelo de formación continuada
y a distancia de la UDIMA y LICEUS. Los conocimientos de la asignatura se
adquieren a través del estudio razonado de todas las unidades didácticas
planteadas apoyándose tanto en el manual de referencia como en el material
complementario (artículos, vídeos, páginas web, etc.). No obstante, está
asignatura cuenta con un doble enfoque teórico-práctico. Por ello, el estudio de
las unidades didácticas se reforzará con casos prácticos (foros de debate,
controles, lecciones, informe, etc.) que, en muchos casos, reproducirán
situaciones profesionales reales.

A continuación se recogen diferentes recursos de apoyo para la metodología

de la asignatura:

Aula Virtual: Por medio del aula el estudiante se puede comunicar

a cualquier hora con su profesor y con sus compañeros.
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PROGRAMA DE ASIGNATURA
Unidad Didáctica 1: HISTORIA DE LOS SISTEMAS DOCUMENTACIÓN EN ESPAÑA.

Unidad Didáctica 2: INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN Y PROCESOS DE

DOCUMENTACIÓN
Unidad Didáctica 3: FONDOS MUSEOGRÁFICOS.

Unidad Didáctica 4: FONDOS DOCUMENTALES. PROCESOS DE GESTIÓN DE

COLECCIONES. FONDOS ADMINISTRATIVOS.
Unidad Didáctica 5: TERMINOLOGÍA Y TESAUROS. EJEMPLOS DE CUMPLIMENTACIÓN
DE FICHAS DE CATALOGACIÓN. EL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN
EN EL MUSEO Y EL ACCESO A LA CULTURA

CRONOGRAMA DIDÁCTICO
Actividad Horas Trabajo Volumen de
Metodología1
Formativa dedicación2 3
Autónomo trabajo4
Desarrollo de
las Unidades Individual 15 h 20 h 35h
Didácticas
Actividades
de Grupo 1h 9h 10 h
Aprendizaje
Prueba de
Individual 1h 9h 10 h
control
Informes
Escritos,
Individual 1h 19 h 20 h
Ensayos y
Trabajos

1
Metodología Códigos: Gran Grupo, Individual, Trabajo por Equipos, etc..
2
Horas de dedicación del alumno para el estudio y lectura de materiales didácticos del Manual y consulta
de recursos, asistencia a seminarios, conferencias, etc. adaptadas a los Créditos ECTS (1 crédito= 25 horas)
3
Trabajo autónomo del alumno para la ampliación de contenidos (lecturas adicionales y
complementarias), para el desarrollo de los trabajos prácticos, ensayos, proyectos, etc..
4
Cómputo total de horas en cada ítem
.
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ACTIVIDADES DIDÁCTICAS

El estudiante deberá realizar las siguientes actividades didácticas que servirán para
evaluar la asignatura:

A. Actividades de Aprendizaje (AA)

Las Actividades de Aprendizaje (AA) planteadas en la Asignatura se distribuyen

a lo largo de las diferentes unidades didácticas que componen el programa.
Participación en el foro de debate que se abrirá a tal efecto.

Habéis visto en esta asignatura cómo los sistemas de documentación son

absolutamente cruciales para el correcto desarrollo de la totalidad de las
funciones del museo. La clave no sólo está en la normalización de la
metodología de registro de datos, sino también en la simplificación del
acceso a la información guardada.

En el contexto actual, con Internet accesible en todas partes, nos

encontramos con una importante demanda de información por parte de
todo el público, no sólo los investigadores, especialistas o profesionales
de los museos quieren conocer más sobre las colecciones.

A través del crowdsourcing o el social tagging, se está generando

conocimiento de forma colectiva. En el ámbito del conocimiento de las
colecciones de los museos se está traduciendo en proyectos de
folksonomía, como ha sido el caso del Steve.Museum. Este proyecto hace
uso de la folksonomía para etiquetar de forma colaborativa lascolecciones
de los museos. Algunos en los que se ha realizado este tipo de acción han
sido el Museo de Cleveland, el de Denver, el Metropolitan de Nueva York,
el Museo de Arte de San Francisco, el Smithsonian o el Salomon
Guggemhein.

Este foro quiere girar en torno a la generación de conocimiento de las

colecciones de museos a través del movimiento de la cultura en abierto y
la llamada sociedad creativa, en la que el usuario se convierte en
prosumidor, donde el procomún y la co-creación son conceptos también
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igualmente de importantes y necesarios. El acceso per se a la cultura ya

no es suficiente, el usuario y la comunidad quieren participar. Y esto se
traduce en nuevos cambios para el sistema de documentación del museo
que debe ponerse al servicio del usuario e incluso hacerle partícipe.

Sería interesante que el alumno analice estas cuestiones mediante las

herramientas que tiene a su disposición. Consulte el proyecto de
Steve.Museum, Europeana, CER.ES,… y haga un pequeño informe de no
más de dos hojas en las que analice sus objetivos y principales
características, así como el grado de participación que tiene el usuario en
la creación de conocimiento. Para ello, se deberán analizar aspectos como
sociedad del conocimiento, sociedad creativa, folksonomía, crowdsourcing,
social tagging, prosumidor y procomún, así como otros que creas
convenientes.

Instrucciones para la participación:

Las participaciones en el foro para esta Actividad de Aprendizaje, deben responder a un análisis
justificado y reflexivo sobre el asunto o los asuntos cuestionados. Para ello, es fundamental que
el estudiante realice un estudio previo del material didáctico así como de los recursos
complementarios, sintetice y exponga de forma creativa las conclusiones a las queha llegado.
Para ello se requiere que el estudiante tome una actitud responsable, crítica, de rigor y calidad
en la presentación que realice.

Con esta actividad se pretende fomentar también el debate entre los estudiantes, en el que se
establezcan los diferentes puntos de vista, se rebata y se establezca así un foro de debate en
cuestión.

Se podrá participar en este foro cuantas veces sea necesario a lo largo del periodo de estudio
de la asignatura.
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B. Control.
El cuestionario estará abierto en el aula en el plazo fijado.

1. Los sistemas de documentación en el museo se ocupan

a) de los fondos documentales históricos
b) del archivo administrativo de gestión
c) del control de la información generada por la gestión de colecciones
d) del control de la gestión de colecciones y de la información generada por el mismo

2. Las necesidades técnicas de gestión de colecciones

a) son similares en todos los museos
b) varían según el tipo de colecciones
c) dependen del volumen de las instituciones
d) vienen determinadas por los intereses de las ciencias académicas con las que se vincula cada
museo.

3. La finalidad básica del Proyecto de Normalización Documental de Museos era

a) el desarrollo de la aplicación informática Domus
b) la unificación de los procesos y prácticas de gestión de colecciones
c) el establecimiento de un Centro de Documentación de Museos
d) la formalización de un catálogo colectivo de museos en la red

4. La investigación en el museo
a) es una función nuclear y básica para el estudio de las colecciones
b) tiene como meta documentar las colecciones para transmitir los conocimientos al público
c) tiene como misión mantener el vínculo entre los museos y las instituciones académicas
d) dejó de practicarse con el desarrollo de las actividades de difusión

5. La baja de un bien cultural en un museo por destrucción

a) conlleva la eliminación de los datos sobre el objeto en el sistema documental
b) implica la gestión de un expediente administrativo interno que no presupone la pérdida de la
información cultural
c) debe ser aprobada por orden ministerial o norma de rango similar
d) debe ser tramitada por los órganos superiores de los que dependa el Museo

6. La catalogación de un bien cultural es

a) su estudio y descripción científica para los investigadores
b) su análisis a efectos de inventario
c) la descripción de sus atributos básicos para facilitar el acceso a la información de los usuarios
d) la reunión de todos los antecedentes, estudios y observaciones a que haya dado lugar cada
objeto

7. El fondo museológico de un museo está constituida por

a) las obras maestras o elementos históricos más significativos de los fondos de la institución
b) el conjunto de los bienes culturales exponibles del centro
c) la totalidad de los documentos culturales que guarda el museo, en cualquier modalidad y
formato
d) la colección fundacional de la institución
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8. El nivel de agregación usual en la catalogación de fondos documentales es

a) el del documento individual
b) el del conjunto de documentos
c) el del subdocumento de menor entidad que pueda establecerse
d) es variable según los intereses de la institución

9. En la base de datos de Documentación Gráfica

a) cada imagen de un bien cultural ocupa un registro individual
b) todas las imágenes del mismo bien cultural se agrupan en un solo registro
c) todas las imágenes se agrupan en un solo registro, salvo la de identificación
d) todas las imágenes se agrupan en un registro individual, salvo las que recogen la secuencia de
los tratamientos de restauración

10. En la base de datos de Conservación cada registro

a) debe recoger un único proceso
b) puede recoger más de un proceso
c) debe recoger la secuencia completa de informe – análisis – tratamiento
d) puede recoger la secuencia completa y más de una entrada en cada tipo de proceso siempre
que mantengan unidad temporal y de gestión

11. La base de datos de Movimientos recoge

a) exclusivamente los préstamos para exposiciones de las colecciones del Museo
b) todos los movimientos externos de las colecciones
c) todos los movimientos de las colecciones
d) todos los movimientos de las colecciones, salvo los de fotografía o conservación que tienen sus
propios expedientes

12 Necesitan permiso de exportación de la Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes

del patrimonio Histórico Español
a) las colecciones de los museos de titularidad pública
b) las colecciones de los museos de cualquier titularidad
c) los bienes de interés cultural, al margen de su ubicación y titularidad
d) los bienes de interés cultural que salen de la Unión Europea

13. Una serie documental es

a) la categoría que agrupa todos los expedientes referidos al mismo tipo de gestión o actuación
b) el conjunto de documentos generados en el proceso administrativo de resolución de un
expediente de gestión
c) una forma de ordenación de los documentos en el archivo central de la institución
d) la manera de agrupar físicamente en el archivo los documentos de cada gestión

14. La consulta de documentos en los archivos de los museos públicos

a) está prohibida hasta que hayan transcurrido cincuenta años desde la fecha de emisión de los
documentos
b) está restringida a investigadores con autorización especial
c) es pública, salvo en los casos en que pueda afectar a la intimidad de las personas o los derechos
de propiedad intelectual
d) sólo está sometida a las normas del reglamento interno de cada institución
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15. La diferenciación entre expedientes de preingreso y de ingreso se debe a que

a) cada etapa de la gestión cuenta con documentación diferenciada
b) a menudo no interesa una oferta, por lo que no pasa de la etapa de preingreso
c) muchos museos utilizan los códigos de expediente de ingreso para asignar números de
inventario a las colecciones
d) el sistema informático Domus necesita diferenciar ambas bases de datos

16. Las relaciones asociativas entre términos en un índice o tesauro son

a) las de términos que, sin ser equivalentes ni mantener relación jerárquica, aparecen vinculados
por cualquier causa
b) las que mantienen los términos sinónimos o cuasi-sinónimos, cuya búsqueda remite al mismo
tipo de información
c) las relaciones de inclusión con jerarquías de todo a parte
d) las que mantienen los términos preferentes con los secundarios

17. La salida de bienes culturales de los museos de titularidad estatal con destino a exposiciones
temporales se autoriza por
a) acuerdo entre las partes
b) actas de entrega y recepción
c) orden ministerial
d) contrato administrativo

18 Los bienes culturales que entran temporalmente en el Museo con fines de estudio, exposición,
etc.
a) necesitan el mismo tratamiento técnico-administrativo que los fondos propios
b) son responsabilidad de sus titulares o propietarios
c) deben ser tratados según lo establecido en el contrato de depósito
d) están sujetos a los mismos cuidados y gestiones que la colección propia, salvo en la asignación
de números de inventario

19. La estructura de los registros de catalogación de bienes culturales

a) deben ser similares para todas las colecciones
b) son necesariamente diferentes según los tipos de fondos
c) varían según los intereses y época de creación de cada institución
d) dependen de los criterios y necesidades de cada campo académico

20. La catalogación de fondos documentales en el Museo

a) mantiene una estructura de datos similar a la de los fondos museográficos
b) requiere una estructura más cercana a la de los fondos bibliográficos
c) exige un repertorio de epígrafes variable para los diversos soportes documentales
d) sigue las pautas generales de descripción de unidades documentales utilizada en archivos
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C. Actividades de Evaluación Continua (AEC)

Supuesto práctico:

El director del museo en la última reunión semanal de trabajo, ha propuesto, que ante la
llegada de un nuevo lote de objetos a ingresar en la institución, cada departamento analice
la naturaleza y circunstancias de ese lote y redacte un pequeño informe sobre las
recomendaciones que se deben tener en cuenta en materia de Ingreso de bienes. En este
caso se deberá realizar el informe del departamento Documentación. Para ello, el alumno
debe crear un documento donde se reflejen los aspectos que se deben tener en cuenta
desde el punto de vista de la Documentación de colecciones, a la hora de recibir en el museo
el lote de piezas.
Debe seleccionar un grupo de cinco objetos diferentes: un óleo sobre lienzo, un códice,
una fotografía del siglo XIX, un dibujo del siglo XVII y una escultura de imaginería del
setecientos. Pueden ser objetos existentes en un museo cercano que conozca el alumno
(por tanto casos reales), o una selección hipotética realizada por el alumno mediante la
consulta de catálogos de colecciones en red, como por ejemplo CER.ES.

A continuación debe analizar los siguientes datos para conjunto del lote, o bien si así fuese
necesario para cada pieza en particular:
- Tipo de museo en el que ingresan.
- Ciudad de localización del museo.
- Forma de ingreso o acopio de los objetos en el museo.
- Información breve sobre el procedimiento de ingreso y la gestión documental
generada.

Después del procedimiento de ingreso, los bienes culturales necesariamente deben ser
identificados, descritos, catalogados y clasificados. Para ello, el alumno debe realizar una
ficha de catalogación por cada fondo, cumplimentando los datos más relevantes que se
solicitan a la hora de catalogar colecciones. Pare ello puede utilizar los ejemplos de fichas
de Ceres, Europeana o los ejemplos de instituciones con sus tablas que figuran en el
temario. Para ello, el alumno puede consultar de nuevo esta asignatura.

Instrucciones para la realización y entrega de AEC

- Número máximo de páginas: 5; tipo de letra: Arial; tamaño: 12.

- Formato de archivo: en pdf, con nombre de archivo “AEC_apellido_nombre”
- La actividad cumplimentada se envía al profesor a través del Buzón de entrega del Aula
Virtual.
- La fecha de entrega se publicará en el cronograma del curso y en el calendario del aula
virtual
- La calificación obtenida, previa corrección y calificación por parte del profesor, se podrá
consultar con carácter permanente en el apartado CALIFICACIONES del Aula Virtual
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SISTEMA DE EVALUACIÓN

A la hora de calificar las actividades, se valorará el correcto desarrollo del temaplanteado

en el enunciado, la capacidad de síntesis, la originalidad y las aportaciones personales
del alumno, la buena redacción y la correcta organización de las ideas expuestas y el
uso de bibliografía y de ejemplos, citados según los estándares de citación bibliográfica
existentes (APA, etc.).

Las actividades sirven para medir la comprensión de las asignaturas una vez estudiadas
y el dominio de los conceptos y procedimientos en ellas expresados, así como la
capacidad del alumno para construir con ellos nuevas ideas. No son un trámite.
Los museólogos y gestores culturales tienen que estar preparados para actuar de
mediadores entre el patrimonio y la sociedad, para traducir datos e ideas y hacerlos
comprensibles e incluso atractivos a los demás.

Por ese motivo, no se aceptarán las actividades que estén redactados a partir del
plagio o la copia de fragmentos enteros de otros textos (especialmente de textos
“bajados” de Internet) o de las propias asignaturas del curso. Sólo se aceptarán cuando
aparezcan entrecomillados y citada su procedencia, siempre que no constituyan más del
50% del ensayo y la referencia sea oportuna. Las actividades que no cumplan estas dos
reglas darán motivo para que toda la asignatura en que estén incluidos sea considerado
“no apto”, al margen de que el resto de ejercicios estén “aptos”.

El sistema de evaluación del aprendizaje de la UDIMA contempla la realización de

diferentes tipos de actividades de evaluación y aprendizaje. La evaluación es continua
y se realiza a lo largo de todo el curso, distribuyéndose el peso de la nota final en las
siguientes actividades evaluables:

Actividades de aprendizaje 20%

Controles 20%
Actividades de Evaluación Continua (AEC) 60%
TOTAL 100%