Capacitacion SGD Version 2.0 VFF

Sistema de Gestión
Documental SGD
Versión 2.0
Oficina de Administración Documentaria y Archivo Central
2024
2024
MINJUSDH – D.S. N°013-2017-JUS APRUEBA EL ROF
Artículo 38.- Funciones de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo

a) Organizar, conducir, coordinar y ejecutar los procesos de trámite documentario
y de archivo general del Ministerio.
b) Recibir y distribuir la correspondencia y expedientes a los organismos externos.
c) Brindar información al público usuario sobre la ubicación y estado del trámite
de sus expedientes, procedimientos y los servicios que presta el Ministerio.
d) Expedir transcripciones y copias certificadas de la documentación que obre en
el archivo central del Ministerio.
e) Coordinar con el Archivo General de la Nación las acciones generales
pertinentes para la depuración y transferencia de la documentación de
acuerdo a la normativa vigente.
MINJUSDH – Marco Normativo
Res. Sec. 007-

Resolución 2021-JUS/SG
Ministerial Lineamiento 001-
Decreto Supremo N°0007-2021-JUS 2021-JUS/SG
Nº 029-2021-PCM - Polític a y Regula el SGD.
– Reglamento de Objetivos de la
El Decreto la Ley de Gestión
Ley N° 27269 - Ley Legislativo N° Gobierno Digital Documental.
de Firmas y 1412, aprueba la
Certificados Ley de Gobierno
Digitales. Digital
D.S. N° 052-2008-
PCM, Reglamento
Ley N.° 27269
Modelo de Gestión Documental
RES. de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI
El modelo de gestión documental es el

instrumento que brinda principios, ejes, requisitos
y procesos como marco de referencia basado
en componentes interrelacionados que buscan
establecer políticas y objetivos de la gestión
documental, siendo responsabilidad del Titular
de cada entidad su implementación y
mantenimiento.
Componentes y Procesos del Modelo de Gestión Documental
ANÁLISIS DEL CONTEXTO
Supervisión y
Roles y Procedimientos Lineamientos de
Políticas y Objetivos Evaluación de
Responsabilidades formulados Gestión
Desempeño
Recepción Emisión Despacho

Demanda de
Demanda de
información (doc.
información (doc.
electrónico)
electrónico)
Archivo
Herramientas Certificados y Firmas Innovación y Mejora Inducción y

Informáticas Interoperabilidad
Digitales Continua Capacitación
GESTIÓN DEL CAMBIO

Política y Gestión Documental del MINJUSDH
El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos — MINJUSDH es el organismo del

Poder Ejecutivo encargado de garantizar el acceso a una justicia inclusiva,
transparente, confiable y moderna, poniendo énfasis en la población en condición
de vulnerabilidad, y fomentando el respeto y la protección de los derechos humanos
por parte de la sociedad civil y el Estado.
En atención a ello, el MINJUSDH a fin de brindar acceso a la justicia a través de la

información y un buen servicio a todos los ciudadanos, implementará y mantendrá
permanentemente la mejora continua del Modelo de Gestión Documental en todos
sus niveles, alineándolo a las políticas de gobierno electrónico, de modernización y
desarrollo del Estado, y la Política de Seguridad de la Información, adoptando
acciones que garanticen la trazabilidad, disponibilidad, integridad, fiabilidad,
autenticidad, confidencialidad y conservación de los documentos durante su ciclo
vital, priorizando la gestión documental en concordancia con los objetivos
estratégicos institucionales; promoviendo la reducción del uso de papel en todas las
comunicaciones, como una buena práctica de ecoeficiencia en la gestión pública.
Objetivos de Gestión Documental del MINJUSDH
Implementar el Modelo de Gestión Documental en el MINJUSDH para fortalecer la

1 integración de los procesos de la gestión documental electrónica alineada a las
políticas de gobierno electrónico, de modernización y desarrollo del Estado.
Garantizar la seguridad de la información, velando por la trazabilidad, disponibilidad,

2 integridad, fiabilidad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los documentos
durante su ciclo vital.
Promover la reducción del uso de papel en todas las comunicaciones, en

3 concordancia con las buenas prácticas de ecoeficiencia en la gestión pública.
Fortalecer la interoperabilidad del Sistema de Gestión Documental dinamizando las

4 comunicaciones electrónicas con el uso de firmas y certificados digitales.
Simplificar y virtualizar los procesos administrativos a partir de la gestión documental

5 electrónica.
Fortalecer el conocimiento en buenas prácticas de gestión documental de los

6 servidores del MINJUSDH a nivel nacional.
Funcionalidades del SGD
Versión 2.0- Perfil Usuario
1. Pantalla Inicial Iniciar Sesión
se procederá a ingresar
al SGD Versión 2.0
2024
2. Pantalla de Logueo
1. Ingresar usuario
2. Ingresar contraseña
2024
3. Bandeja de accesos
Bandeja de Accesos del SGD

Seleccionar el tipo de acceso
USUARIO
2024
4. Ingresamos a la bandeja por recibir
Ingresar al estado:
 Por recibir
Ingresar a la
pestaña
Documentos en
5. Documentos para atención
Atención
2024
6. Funciones
Recepcionar documentos Derivar, Unir y Archivar
pendientes
Funcionalidades del SGD
Versión 2.0- Perfil Oficina
1. Pantalla de inicio.
Ingresar al
SGD
Versión 2.0
2. Pantalla de Logueo
1. Ingresar usuario
2. Ingresar contraseña
3. Bandeja de accesos
Ingresar
acceso de
oficina
4. Bandeja de Documentos:
5. Documentos por Recibir :
Documentos
por Recibir.
6. Documentos en Atención :
Documentos
en Atención.
7.Visualización de Documentos:
Recorrido
del
Documento.
Anexos del
Documento.
9. Recorrido de Documentos:
9. Modalidades de envío:
Modalidades de
Envíos.
REZAGADOS:ESTE CICLO DE REZAGDOS SE LLEVARÁ A CABO LOS DÍAS: LUNES 01, MIÉRCOLES
03 y VIERNES 05 DE JULIO DE 2024, CONTANDO CON TRES HORARIOS POR CADA DÍA: 09:00-
10:30 am, 11:30-13:00 pm, 14:30-16:00 pm. CADA SERVIDOR ELIGIRÁ SU HORARIO DE ACUERDO
A SU DISPONIBILIDAD.
MARCHA BLANCA: DEL 08 AL 19 DE JULIO ,ESTA MARCHA CONSISTE EN EL ACOMPAÑAMIENTO

CON SALAS VIRTUALES EN LÍNEA (MEET) DE MANERA PERMANENTE, ASI COMO LA ATENCIÓN POR
MEDIO DEL CORREO ELECTRONICO: [email protected].
FECHA DE CORTE SGD ACTUAL: 25 DE JULIO (5PM)
MIGRACIÓN: DEL 26 AL 29 DE JULIO
IMPLEMENTACION: 30 DE JULIO (INICIO DEL SGD VERSIÓN 2.0) A NIVEL NACIONAL
*RECOMENDACIONES: TENER AL DIA LA DOCUMENTACIÓN

PARA LA FECHA DE CORTE DEL SGD ACTUAL (DOCUMENTOS
PENDIENTES DE ATENCIÓN Y POR RECIBIR)

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Artículo 38.- Funciones de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo

Res. Sec. 007-

El modelo de gestión documental es el

ANÁLISIS DEL CONTEXTO

Recepción Emisión Despacho

Herramientas Certificados y Firmas Innovación y Mejora Inducción y

GESTIÓN DEL CAMBIO

El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos — MINJUSDH es el organismo del

En atención a ello, el MINJUSDH a fin de brindar acceso a la justicia a través de la

Implementar el Modelo de Gestión Documental en el MINJUSDH para fortalecer la

Garantizar la seguridad de la información, velando por la trazabilidad, disponibilidad,

Promover la reducción del uso de papel en todas las comunicaciones, en

Fortalecer la interoperabilidad del Sistema de Gestión Documental dinamizando las

Simplificar y virtualizar los procesos administrativos a partir de la gestión documental

Fortalecer el conocimiento en buenas prácticas de gestión documental de los

Bandeja de Accesos del SGD

MARCHA BLANCA: DEL 08 AL 19 DE JULIO ,ESTA MARCHA CONSISTE EN EL ACOMPAÑAMIENTO

FECHA DE CORTE SGD ACTUAL: 25 DE JULIO (5PM)

MIGRACIÓN: DEL 26 AL 29 DE JULIO

IMPLEMENTACION: 30 DE JULIO (INICIO DEL SGD VERSIÓN 2.0) A NIVEL NACIONAL

*RECOMENDACIONES: TENER AL DIA LA DOCUMENTACIÓN

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