TÉRMINOS DE REFERENCIA

Servicio de Elaboración de Microformas para la Mesa de Partes de la

Unidad de Trámite Documentario de la Superintendencia Nacional
de Bienes Estatales con carga a Gestor de Contenidos

1. ÁREA USUARIA:
Tecnologías de la Información (STI).
Unidad de Trámite Documentario (UTD).

2. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN:
Contratar los servicios de una empresa especializada en el servicio de microformas
con carga al gestor de contenidos de los documentos que son recibidos día a día
en la Mesa de Partes, Documentos presentados en forma Virtual y de los
documentos generados por la SBN.
Esto, permitirá:
 Reducción de tiempos en la atención.
 Reducción de tiempo en la atención de Solicitudes.
 Seguridad mediante la aplicación de firma digital.
 Conservar inalterables los contenidos convertidos a Microformas Digitales,
certificados por Fedatarios Informáticos
 Preservar y mantener el respaldo ante posibles riesgos de pérdida,
sustracción, deterioro y/o destrucción, con valor legal, debidamente
indexado, para ello se requiere la custodia de las Microformas generadas.
 Proveer la licencia de un Gestor de Contenido que permita el
almacenamiento y explotación. Se deberá proveer la instalación,
configuración y capacitación respectiva.
3. FINALIDAD DE LA CONTRATACIÓN:
3.1 Documentos presentados en la Mesa de Partes:
La SBN necesita optimizar los tiempos, hacer más eficiente y eficaz la gestión
de archivos como soporte de ayuda a la toma de decisiones de la
administración, y prestar nuevos y mejores servicios para los usuarios
internos y externos.
Para afrontar estos retos se requiere convertir los documentos físicos en
documentos electrónicos mediante su digitalización con valor legal y
probatorio, respetando los preceptos legales y archivísticos y su
correspondiente gestión y administración mediante una solución de gestión
documental. Para ello, el proveedor dispondrá de un espacio de 20mts
cuadrados aproximadamente.
La conversión de los documentos físicos en documentos electrónicos a través
de la generación de microformas digitales con valor legal y probatorio pleno,
respetando los preceptos legales y archivísticos establecidos en los Decretos
Legislativos N.º 681 y N.º 827, normas complementarias y reglamentarias, se
presenta como una solución viable y conveniente.
Los documentos presentados en la Mesa de Partes son denominados
Solicitudes de Ingreso (SI) y tienen una única numeración por año.
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3.2 Documentos presentados en forma Virtual:

La SBN ha implementado una a través de servicios WEB por la cual nuestros
administrados pueden presentar sus documentos (SI): La Mesa de Partes
Virtual, CERTICAT, Denuncias MUPE, Módulo de Acceso a la Información
Pública, Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE), adicionalmente
nuestra institución dispone de una funcionalidad interna denominada
generación de Pre-Formatos, a través de los cuales los colaboradores
autorizados pueden generar Solicitudes de Ingreso.
Todos estos documentos son firmados digitalmente por personal autorizado
de nuestra institución.
Al igual que los documentos presentados en la Mesa de Partes, todos estos
documentos son denominados Solicitudes de Ingreso (SI) y mantienen una
única numeración por año, es decir, todas las Solicitudes de Ingreso (SI)
tienen una única numeración por año.
La finalidad es que el proveedor proceda a la generación de microformas con
valor legal de estos documentos. Para lo cual, la SBN proveerá diariamente
en horarios y frecuencias definidos en el Kickoff y en forma electrónica de
dichos documentos, así también, durante el Kickoff se definirá el
procesamiento de los documentos que a la fecha de inicio del servicio
estuvieran en condición de acumulados y tendrán un tratamiento de una única
vez y deberá definirse durante el Kickoff.
3.3 Documentos generados por la SBN:
Nuestra institución ha implementado aplicativos informáticos mediante el cual
los colaboradores generan documentos y los firman digitalmente.
La finalidad es que el proveedor proceda a la generación de microformas con
valor legal de estos documentos. Para lo cual, la SBN proveerá diariamente
en horarios y frecuencias definidos en el Kickoff y en forma electrónica dichos
documentos, así también, durante el Kickoff se definirá el procesamiento de
los documentos que a la fecha de inicio del servicio estuvieran en condición
de acumulados y tendrán un tratamiento de una única vez y deberá definirse
durante el Kickoff.
3.4 Gestor de Contenidos
El Proveedor proveerá la licencia del Gestor de Contenidos, el mismo que
deberá cumplir con las especificaciones detalladas en el Anexo 2 y debe
realizar la Instalación, configuración, uso y capacitación del Gestor de
Contenidos.
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Se debe considerar soporte técnico de Lunes a Viernes de 10:00 am hasta las

19:00 pm pudiendo ser remoto.
Por las razones antes expuestas, la SBN requiere contratar una empresa que
brinde el servicio de microformas con carga al gestor de contenidos, el cual deberá
de proveer.

El MGD se apoya en componentes interrelacionados que permiten a las entidades

de la Administración Pública implementar y mantener documentos electrónicos
técnica y jurídicamente válidos generados con un enfoque orientado a procesos,
identificando al suscriptor del documento, facilitando su trazabilidad, conservación,
usabilidad e intercambio entre los diversos sistemas o aplicaciones de gestión
documental.
Al respecto, mediante la Resolución de Secretaría de Gobierno Digital Nº 001-
2017-PC M/SEGDI que aprueba el Modelo de Gestión Documental (MGD), en el
marco del Decreto Legislativo Nº 1310 – obligatoria para todas las entidades del
Poder Ejecutivo - se establece:
- Que los “responsables de la gestión, conservación y archivo de documentos
administrativos electrónicos” de las entidades obligadas deben aplicar para
los documentos administrativos electrónicos del MGD, archivos en formato
PDF valido con firma digital acreditada.
- Que todos los sistemas y aplicaciones de gestión documental se deberán
emplear firmas y certificados digitales los cuales deberán cumplir con la Ley
Nº 27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales (LFCD).
- Que la firma digital deberá conservar su integridad por periodos largos de
tiempo, lo que se conoce como Firma Digital LTV (Long Term Validation) o
Firma Digital de larga duración. Ésta garantiza que la firma digital pueda ser
validada ante cualquier circunstancia en el futuro, aun cuando los
certificados digitales hayan caducado y sirva como evidencia de que no han
sido alterados, ni modificados, ni adicionados en su contenido, asegurando
la inalterabilidad de las microformas confeccionadas.
Es así que surge la necesidad de optimizar la falta de espacios físicos y hacer más
eficiente y eficaz la gestión documental como soporte de ayuda a la toma de
decisiones y prestar nuevos y mejores servicios para los usuarios internos y
externos.
Con ello, la SBN podrá gestionar de manera segura y confiable toda la información
que ingrese, brindando seguridad jurídica en términos de estándares de seguridad
jurídico-informáticos internacionalmente aceptados y plasmados en la NTP
392.030.2:2015 Microformas.

4. ACTIVIDADES A REALIZAR

El proveedor ofrecerá un servicio integral para la ejecución del servicio para lo cual
deberá considerar el desarrollo de las siguientes actividades:

4.1 Actividades Pre Operativas

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a. Reunión de Kickoff del proyecto.

Reunión de presentación de los equipos de trabajo del proveedor y de Ia SBN.
b. Plan de Trabajo
Elaborar el plan de trabajo que contenga como mínimo la siguiente información:
 Descripción del personal involucrado en el servicio por parte del
proveedor
 Procedimiento para la elaboración de Microformas de Documentos
presentados en la Mesa de Partes y Documentos presentados en forma
Virtual.
 Procedimiento para la elaboración de Microformas del Total de
Documentos generados por la SBN a la fecha de inicio del servicio
según se describe en el Anexo 5. La ejecución de este
procedimiento debe ser al inicio del servicio.
 Proceso de devolución de los documentos físicos provistos, así como el
almacenamiento de los medios digitales para su custodia en las
bóvedas certificadas por una entidad certificadora acreditada por el
INACAL.
 Procedimiento para la instalación, configuración, uso y capacitación del
Gestor de Contenidos.
 Cronograma de actividades y cumplimiento de entregables de la Etapa
de Implementación.
 Plan de contingencia y gestión de riesgo.
c. Instalación de la Línea de Digitalización – Hardware y Software
 Hardware - El proveedor deberá proveer de la línea de elaboración de
microformas en el ambiente que la SBN le asigne dentro del área de
Mesa de Partes de la Unidad de Trámite Documentario, para la
operatividad de esta línea se requiere que el proveedor disponga de los
equipos de captura y procesamiento de acuerdo a la naturaleza o
característica del documento (tamaño físico, tipo de papel) y con la de
su contenido (texto, imágenes). El Proveedor es responsable de proveer
todos los equipos y dispositivos informáticos de la línea, la SBN
proveerá el mobiliario e instalaciones eléctricas.
Se exigirá que el proveedor demuestre que es propietario de los
equipos de la Línea de Producción de microformas.
 Software - El proveedor deberá utilizar para el desarrollo de las
actividades un Software de Gestión de la Producción de Microformas,
que debe ser una solución web para la gestión, monitoreo y registro en
bitácora de los flujos masivos de captura e indización de los
documentos que se ingresen desde Mesa de Partes de la Unidad de
Trámite Documentario MDP hasta la generación de microformas con
valor legal. Este será utilizado para generar microformas digitales a
partir de los documentos en papel a digital y de los documentos
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digitales firmados digitalmente; así como para automatizar, monitorear,

controlar y registrar todas las actividades y operadores de la Línea de
Microformas.

Este software se instalará en los equipos del Proveedor y debe ser de

su propiedad intelectual, su utilización en la línea de microformas no
constituye en ningún caso un licenciamiento a favor de la SBN. Esto
garantizará un soporte inmediato preventivo y/o reactivo que asegure la
continuidad de la operación y la personalización para la atención de las
diferentes series documentales. El detalle de las funcionalidades
mínimas que debe tener el Software de gestión para la elaboración de
Microformas a utilizar en los equipos del proveedor se consigna en el
Anexo 3.
d. Plataforma Electrónica de Firma Digital
Se define a una Plataforma Electrónica de Firma Digital como el conjunto de
componentes de software, hardware, estándares internacionales, metodologías
y servicios electrónicos.
Considerando que para el presente servicio se tratarán documentos sensibles
que requieren para su procesamiento una tecnología confiable y robusta en
materia de firma digital masiva de tal forma que garantice la seguridad y
autenticación de las microformas elaboradas, se requiere que el proveedor
garantice la seguridad y continuidad de la operación mediante la
implementación de una Plataforma Electrónica para Firma Digital que deberá
contar como mínimo con los siguientes componentes probados en otras
entidades del estado, como son:
 Token Criptográfico USB Plug&Play – Dispositivo que contiene
aplicaciones onboard; firma electrónica, validador de documentos firmados
electrónicamente, cifrado, navegador portable. También contiene el
certificado digital del portador firmante (Fedatario Informático). Este
dispositivo deberá contener como mínimo los siguientes componentes de
software:
 Componentes de Software de Firma Digital.
 Componente de Software de Autenticación con Certificado Digital.
 Componentes de Software Visor y Validador de documentos con Firma
Digital.
Este dispositivo debe ser de propiedad del Fedatario Informático (un token
por fedatario) el que deberá contar con el respectivo certificado de
fabricante que acredite sus funcionalidades y su propiedad.
 Módulo de Firma Digital del Software Web para la gestión de la
producción de microformas digitales –
Las actividades de firma digital las realiza el Fedatario informático utilizando
su Token Criptográfico desde la aplicación de gestión de la producción,
donde se registra en bitácora este evento.
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Así mismo desde este módulo se deberán firmar digitalmente las imágenes
y metadatos. De este modo se validará la integridad y autenticidad de la
data al igual que de las imágenes.

Estos componentes interactúan para realizar los procesos de firma digital

masiva como servicio en la nube, en cumplimiento de la metodología que
describe la
NTP 392.030-2 2015. El software de firma digital debe ser acreditado ante
INDECOPI.
De esta forma el proveedor deberá proveer todos los elementos que conformen
la Plataforma Electrónica de Firma Digital.
La propuesta técnica debe incluir lo siguiente en la sección de requisitos que
deben cumplir el postor y el fedatario:
o Evidenciar que el token criptográfico es de propiedad del fedatario
informático.
o La licencia de uso del software de firma digital a favor del fedatario
informático o del postor. Esta licencia debe ser emitida por el fabricante del
software de firma digital.
4.2 Del Gestor de Contenidos
El Proveedor deberá realizar la Instalación, configuración, uso y capacitación
del Gestor de Contenidos. Estas actividades pueden ser remotas, siempre y
cuando las condiciones lo permitan y previamente coordinadas con la
Supervisión de Tecnologías de Información.
4.3 Alcance del servicio.
 Elaboración de microformas de los siguientes documentos:
o Los Documentos presentados por Mesa de Partes de Trámite
Documentario, conversión de documentos físicos en imágenes digitales
con valor legal.
o Los Documentos presentados en forma Virtual y que tienen firma digital.
o Documentos generados por la SBN y que tienen firma digital.
 Operación de la línea de producción de microformas estará a cargo del
PROVEEDOR, los cuales deberán incluir al personal necesario que permita
realizar los procesos óptimos.
 Custodia de las Microformas.
 Provisión de los equipos requeridos para la elaboración de las microformas
(escáner de alta producción, computadoras, impresora y el software);
asimismo, material adicional que sea necesario para la correcta ejecución del
servicio.
 Estos componentes de software deberán ser licenciados a nombre del
PROVEEDOR o propiedad del mismo.
 El mantenimiento periódico de los equipos provistos, incluyendo como mínimo
un mantenimiento mensual de los equipos de digitalización. Asimismo, se
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deberá contar como mínimo con un equipo de digitalización de respaldo ante la

eventualidad de una contingencia.
 La instalación, configuración y soporte de los equipos en las instalaciones de la
SBN, así como el desplazamiento y capacitación del personal que asigne.
 El PROVEEDOR asumirá todos los gastos de transporte, viáticos, movilidad,
seguros, etc. del personal a su cargo, requeridos para el servicio.

4.4 Proceso de Elaboración de Microformas

El servicio de elaboración de microformas deberá cubrir las siguientes actividades:
a) Recepción de Documentos:
- Documentos presentados en la Mesa de Partes.
El servicio formará parte del proceso de atención de la oficina de Mesa de
Partes de la Unidad de Trámite Documentario de la SBN. Para el proceso
de Recepción se debe considerar lo siguiente:
 La Mesa de Partes de la Unidad de Trámite Documentario de la SBN,
o la que haga sus veces, realizará la entrega de los documentos a
digitalizar al PROVEEDOR, para ello, y de manera inmediatamente
previa a la entrega física, se enviará un correo electrónico al
PROVEEDOR con la siguiente información:
 Responsable de entrega
 Responsable de recepción
 Lote
 Cantidad de S.I. (Solicitudes de Ingreso).
 Cantidad de hojas por cada S.I.
 Estado del documento (sólo en el caso que el S.I. tenga
mutilaciones, hojas rotas u hojas que les falte alguna parte
física).
 Fecha / hora de entrega
 Número de Caja.

Es responsabilidad del PROVEEDOR dar su conformidad a través de

correo electrónico como señal de recepción del lote en un lapso de
tiempo que no debe exceder los 60 minutos posterior a la entrega
física del lote, caso contrario se dará por conforme la recepción.

Considerando que los documentos que ingresan por la oficina de

Mesa de Partes de la Unidad de Trámite Documentario corresponden
al flujo diario de documentos de la SBN, la secuencia de actividades
para su digitalización no deberá afectar el flujo de trabajo y los lotes
de entrega acordados en la FASE PRE-OPERATIVA.

La SBN de acuerdo a su necesidad y operatividad podrá crear y

entregar como mínimo dos (2) lotes de documentos para
digitalizarse, en los siguientes horarios, siendo las cantidades
estimadas:

Lote Horario de entrega Horario de devolución

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1 10:00 hrs. 12:00 hrs.

2 13:00 hrs. 15:00 hrs.
3 15:00 hrs. 17:00 hrs.
4 17:00 hrs. 08:30m hrs. del día siguiente

En todo caso, la cantidad de Lotes, Cantidad de imágenes de las

Solicitudes de Ingreso, y Horas de entrega, horarios de devolución y
conformidad y otros serán definidos en el Kickoff.

 Los documentos serán entregados al PROVEEDOR en el ambiente

proporcionado para el servicio, los documentos se entregarán en cajas
las cuales serán suministradas por el proveedor.
 EL PROVEEDOR será el responsable de la custodia de los mismos
hasta finalizar dicho procesamiento y la entrega o devolución a la
SBN.
- Documentos presentados en forma Virtual.
Estos documentos están firmados digitalmente y serán proporcionados al
proveedor en medio electrónico para la generación de la Microforma. La
oportunidad de la entrega será definida en las actividades Pre-Operativas
definidas anteriormente.
- Documentos generados por la SBN.
El servicio incluye la generación de Microformas de los documentos
generados por la SBN y que tienen firma digital, serán proporcionados al
proveedor en medio electrónico para la generación de la Microforma. La
oportunidad de la entrega será definida en las actividades Pre-Operativas
definidas anteriormente.
En el Anexo 5 se presenta:
a) Documentos presentados en Mesa de Partes: Cantidades diarias
aproximadas y estimadas de Documentos presentados y la cantidad total
diaria aproximada y estimada de páginas (A4, A3 y Planos).
b) Documentos presentados en forma Virtual: Cantidades diarias
aproximadas y estimadas de Documentos presentados y la cantidad total
diaria aproximada y estimada de imágenes digitales.
c) Documentos generados por la SBN: Cantidades diarias aproximadas y
estimadas de Documentos generados y la cantidad total diaria
aproximada y estimada de imágenes digitales.
d) Cantidad de Solicitudes de Ingreso (SI) acumuladas al inicio del servicio
(cantidades aproximadas y estimadas) y la cantidad total aproximada y
estimada de imágenes digitales.
e) Cantidad de Documentos acumulados al inicio del servicio (cantidades
aproximadas y estimadas) y la cantidad total aproximada y estimada de
imágenes digitales.

b) Preparación de los Documentos de Mesa de Partes

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 EL PROVEEDOR será encargado del desarme y armado de los

documentos entregados para su digitalización.
 Si los documentos poseen roturas, dobleces u otro problema que ponga en
riesgo su preservación durante el proceso de captura, se procederá a
resanarlos utilizando materiales que permitan que la integridad del
documento sea preservada.
c) Captura de los documentos de Mesa de Partes (digitalización).
 La digitalización se realizará conforme se especifica en el Anexo 4.
 Los formatos de imagen podrán ser del tipo PDF estándar.
 Generación de archivo multi-página.
 Digitalización de documentos entregados, incluyendo uso de separadores.
 Se deberá establecer la digitalización. Se deberá considerar la existencia
de un (01) sólo tipo de documento denominado “Solicitud de Ingreso” (S.I.)
el cual puede tener hojas en tamaño A4, A3 y Planos.
 La captura de los documentos debe incluir software de reconocimiento
óptico de caracteres (OCR).
 La captura de los documentos podrá realizarse utilizando el producto
licenciado por el PROVEEDOR, el software debe contar con las
funcionalidades necesarias para cubrir con el servicio requerido.

d) Control de Calidad de los documentos de Mesa de Partes

El PROVEEDOR deberá controlar el proceso a fin de que se cumpla con las
siguientes condiciones:
 Imagen completamente legible, según la calidad del documento físico
entregado.
 Documento al 100% digitalizado, incluyendo los sellos, códigos de barra, o
cualquier otra anotación. El mismo número de páginas que el documento
original.
 Las imágenes deberán estar centradas, alineadas, legibles, sin manchas
ajenas al documento original, sin distorsiones, sin recortes ni dobleces
productos de la digitalización efectuada.
 Debe existir correspondencia entre la imagen digitalizada y el orden físico.
 Deberá existir control entre documento recibido y documento digitalizado.
 Debe existir una verificación del cumplimiento de estándares de calidad
establecidos, en caso de no cumplirse los documentos se reprocesarán.
Este reproceso, no será contabilizado dentro del conteo de imágenes
digitalizadas. El conteo se realizará solo en una oportunidad por cada
documento requerido de digitalización.
 Al inicio del servicio, el PROVEEDOR deberá establecer los mecanismos
de control de calidad formales.
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 En la etapa de preparación deberá documentar los procedimientos de

trabajo los mismos que deben ser difundidos y ejecutados por el personal
que brinda los servicios.
 De ser necesario, cada mes se revisará el proceso identificando mejoras
con la finalidad de tener corrección de problemas y proponer mejoras,
elevando la satisfacción de los usuarios del servicio.

e) Indización de los documentos de Mesa de Partes.

 El PROVEEDOR deberá asignar atributos a los documentos digitalizados
según se indica en el Anexo 1 debiendo existir correspondencia entre la
imagen digitalizada y sus respectivos campos de identificación, indexación.
 El registro de la información de las imágenes como parte de la metadata
(Ver Anexo 1) será complementado por el área UTD, cuya estructura
serán índices de búsqueda de las imágenes digitalizadas con valor legal.
 Cada documentación manejada en la oficina de Mesa de Partes de la
Unidad de Trámite Documentario cuenta con un correlativo único.
f) Control de calidad de los documentos de Mesa de Partes por parte del
fedatario informático.
El Fedatario Informático realizará la revisión de la documentación al 100%,
para lo cual podrá apoyarse en el uso de asistentes técnicos, como lo
contempla la normatividad de la materia.
g) Reproceso de lo Digitalizado como consecuencia del Control de Calidad
de la SBN.
Si alguna imagen es rechazada por no aprobar el Control de Calidad; el
PROVEEDOR deberá reprocesar la(s) imagen(es) defectuosas.
El Proveedor deberá entregar la imagen reprocesada a la SBN en un plazo no
mayor de una (01) hora de recibida la devolución de la imagen que será
reprocesada.
h) Aplicación de Firma Digital.
Una vez que las imágenes hayan sido aprobadas (en el caso de los
documentos presentados en la Mesa de Partes) el Fedatario Informático
aplicará firma digital al 100% de las imágenes con el software de firma digital
con licencia de uso a su nombre o del postor. El Fedatario Informático
también aplicará firma digital al 100% de las imágenes con el software de
firma digital con licencia de uso a su nombre o del postor para los
documentos presentados en forma Virtual y documentos generados por la
SBN. Deberá considerarse la conveniencia de aplicar la firma digital a nivel de
documento y por lo tanto, la firma digital se estaría aplicando a cada una de
las imágenes que componen el documento.
i) Carga en el Gestor de Contenidos.
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El PROVEEDOR dispondrá del acceso a una ruta de red o File server, con la
finalidad de proceder con la carga o copiado de los documentos presentados
en la Mesa de Partes, documentos presentados en forma Virtual y
documentos generados por la SBN y que ya se encuentran digitalizados con
firma digital para su acceso al Gestor de Contenidos, cuya licencia será
proporcionada por EL PROVEEDOR. Para lo cual deberá considerar lo
siguiente:
 Realizar la carga o copiado con la nomenclatura que se establezca
previamente.
 La carga o copiado a la ruta de red será en forma individual o masiva,
según el proceso que se establezca.
 Migración para transferir los documentos con valor legal al Gestor de
Contenidos.
 Debe incluir la información de indexación (tablas o similar) definida.
 Se deberá realizar la entrega de un (o unos) discos ópticos Bluray o
medios de almacenamiento de escritura única lectura múltiple, rotulado con
las imágenes digitalizadas en el mes.
j) Devolución de los documentos presentados en la Mesa de Partes.
EL PROVEEDOR deberá considerar lo siguiente:
 El plazo para la devolución de los lotes es de dos (02) horas posteriores a
la entrega por parte de la SBN, con excepción del último lote, el cual se
efectuará a primera hora del día hábil siguiente.
 Deberá realizar el rearmado de la documentación física, manteniendo el
orden físico y cantidad original de la documentación recibida.
 Deberá realizar la devolución en las mismas condiciones físicas en las que
fue entregado.
 Deberá devolver los documentos según tipo, en forma ordenada, según
orden de recepción.
 Deberá llevar un control de la documentación que se entrega a la SBN,
utilizando mecanismos que no genere retrasos al proceso.
 El PROVEEDOR realizará la devolución de los documentos presentados
en la Mesa de Partes de la Unidad de Trámite Documentario de la SBN,
para ello, y de manera inmediatamente previa a la devolución física,
enviará un correo electrónico a la Unidad de Trámite Documentario de la
SBN con la siguiente información:
 Responsable de la devolución (PROVEEDOR).
 Responsable de recepción (SBN)
 Lote
 Cantidad de S.I. (Solicitudes de Ingreso).
 Cantidad de hojas por cada S.I.
 Estado del documento (sólo en el caso que el S.I tenga mutilaciones,
hojas rotas u hojas que les falte alguna parte física).
 Fecha / hora de devolución.
 Numero de caja.
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La devolución será en los ambientes de la Unidad de Trámite

Documentario de la SBN.

Es responsabilidad de la Unidad de Trámite Documentario de la SBN dar

su conformidad a través de correo electrónico como señal de recepción
del lote en un lapso de tiempo que no debe exceder los 60 minutos
posterior a la devolución física del lote, caso contrario se dará por
conforme la recepción de la devolución.

k) Grabación en medios portátiles y su almacenamiento

Este proceso incluye a los tres tipos de documentos: Documentos
presentados en la Mesa de Partes, Documentos presentados en forma virtual
y Documentos generados por la SBN y que han sido firmados digitalmente
según se describe en el punto h).
Para ello, deberá incluirse las Acta de Apertura y Acta de Cierre y deberán ser
importadas y grabadas en formato estándar en discos ópticos Bluray o
medios de almacenamiento de escritura única lectura múltiple.
La estructura del disco óptico Bluray o medio de almacenamiento de escritura
única lectura múltiple es la siguiente:
i. Tarjeta de Calibración Inicial y Final.
ii. Acta de Apertura suscrita por personal designado del
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES y el
Fedatario informático.
iii. Imágenes o archivos conteniendo las imágenes.
iv. Acta de Cierre suscrita por personal designado del
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES y el
Fedatario informático.
v. Directorio e Índices de las microformas digitales (Base de Datos).
vi. Microformas digitales firmadas digitalmente por el fedatario
informático. El certificado digital que usen los Fedatarios
informáticos debe haber sido emitido por una entidad de
certificación acreditada ante el área encargada de la
administración y supervisión de la IOFE.

Una vez revisado y aprobado el contenido de los medios portadores virtuales

por el Fedatario informático se procede a su grabación, la cual se realizará en
el(los) discos ópticos Bluray o medios de almacenamiento de escritura única
lectura múltiple, los cuales deberán contener siempre lotes completos; no se
aceptarán en su contenido lotes incompletos o fraccionados lo cual será
verificado por la Supervisión de Tecnología de Información (STI).
Finalizado el proceso de grabación de Microformas Digitales, los discos
ópticos expeditos para su almacenamiento en las bóvedas certificadas por
una entidad certificadora acreditada por el INACAL.
En caso se encuentre un error en la grabación de los discos ópticos Bluray o
medios de almacenamiento de escritura única lectura múltiple, EL
PROVEEDOR, procederá con una nueva grabación de la información
correspondiente en los discos ópticos Bluray o medio de almacenamiento de
escritura única lectura múltiple, en un plazo no mayor de veintitrés (23) horas
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contadas desde la devolución del disco óptico Bluray o medio de

almacenamiento de escritura única lectura múltiple.
El resguardo de los medios digitales será por doce (12) meses posteriores a
la culminación del servicio, una vez culminado dicho periodo, el proveedor
tiene 30 días calendarios para la entrega de los medios digitales a la bóveda
que indique la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES ESTATALES.
l) Custodia con valor legal de Microformas
De acuerdo con los dispositivos vigentes sobre Almacenamiento de
Microformas:

El Decreto Legislativo N° 681 que regula el uso de tecnologías avanzadas en

materia de archivo, al Artículo 36 del Reglamento del Decreto Legislativo N°
681 aprobado por del D.S. N° 009-92-JUS y a la Resolución N° 070-
97/INDECOPI-CRT, las microformas almacenadas en custodia, están
protegidas por los siguientes sistemas de seguridad:
 Sistema de seguridad contra incendios.

 Sistema de seguridad contra inundaciones.

 Sistema de seguridad contra accesos no autorizados.

 Sistema de control de las condiciones ambientales del microarchivo.

5. GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO

EL PROVEEDOR deberá proponer una Organización que soporte el servicio

previsto en los presentes términos de referencia, así como una instancia de
coordinación y supervisión de servicio.
a. La cantidad mínima de operadores del servicio es de 1 persona. En caso se
incluya en la organización personal adicional al dimensionado como personal
mínimo en la organización para el servicio, EL PROVEEDOR deberá
presentarlo al inicio del servicio.
b. En la eventualidad que, por motivos no atribuibles a EL PROVEEDOR, éste
requiriera hacer cambios del personal durante la ejecución del servicio, deberá
acreditar fehacientemente que el personal de remplazo que efectuará el
servicio cuenta con los conocimientos y experiencia del mismo nivel o superior
que el personal ofrecido inicialmente; dichos cambios deberán contar con la
aprobación de la SBN.
c. En cuanto a la rotación de personal, durante la ejecución del servicio, se debe
considerar lo siguiente:
 En caso el PROVEEDOR requiera hacer cambio de personal deberá
comunicar a la SBN por escrito por lo menos un (01) día antes.
 En caso de que el personal del PROVEEDOR no cumpla con sus
funciones, o evidencie falta del nivel requerido para el cumplimiento de las
mismas o incumpla el reglamento de seguridad de la SBN, la SBN
solicitará al PROVEEDOR tomar las medidas correctivas pertinentes. En
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caso esto involucre un cambio de personal el PROVEEDOR deberá cubrir

en plazo no menor de 03 días calendario.

6. RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR EL PROVEEDOR

El proveedor deberá proveerse de los equipo y software necesarios para el
correcto desarrollo del servicio. Así también, deberá proveer a la SBN de las
licencias de uso del Gestor de Contenidos durante la ejecución del servicio.
7. RECURSOS Y FACILIDADES A SER PROVISTOS POR LA ENTIDAD
La SBN dará el espacio físico el mismo que cuenta con puntos eléctricos y
Luminarias y todas las facilidades de acceso a sus instalaciones para la correcta
implementación y desarrollo de los servicios.
8. DISPOSITIVOS LEGALES Y NORMA TÉCNICAS
Para el desarrollo específico de las actividades de Digitalización, Certificación,
custodia y almacenamiento, el proveedor deberá cumplir con lo establecido en la
normatividad peruana vigente en esta materia y firma digital tales como: Ley N°
26612, Decreto Legislativo N° 681 sus normas modificatorias y reglamentarias, así
como las normas referidas al uso de firma digital. Decreto Legislativo N° 827 y los
Decretos Supremos N° 001-2000-JUS y N° 009-92-JUS.
9. ENTREGABLES
Todo el soporte documental correspondiente al presente servicio debe ser
presentado en forma física (01 ejemplar) y grabado en un medio magnético, a
través de Mesa de Partes de la Unidad de Trámite Documentario de la SBN, sitio
en la calle Chinchón 890 San Isidro, en el horario de 10:00 am a 19:00 horas,
dirigido a la STI.
9.1 Etapa de Implementación
Informe de culminación de la Etapa de Implementación. Consiste en lo
siguiente:

 Conformidad de la instalación, configuración, uso y capacitación del Gestor

de Contenidos.
 Conformidad de Implementación de la Línea de Producción.
 Acta de Inicio de Servicio.

9.2 Etapa de Prestación del Servicio

Entrega de Informe mensual conteniendo:
 Entrega de Discos Ópticos Bluray o medio de almacenamiento de escritura
única lectura múltiple.
 Cantidad total mensual de Documentos presentados en la Mesa de Partes,
Documentos presentados en forma Virtual y Documentos generados en la
SBN que fueron grabados en los Discos Ópticos Bluray o medio de
almacenamiento de escritura única lectura múltiple.
 Cantidad total mensual de imágenes con valor legal.
 Reporte de incidencias y errores del Gestor de Contenidos.
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Adicionalmente, el informe debe contener:

a) Digitalización diaria de los Documentos presentados en la Mesa de Partes.

b) Digitalización e Indexación de los Documentos presentados en la Mesa de

Partes.

c) Control de Calidad del Proveedor.

Reporte de Control de Calidad del Proveedor de los Documentos

presentados en la Mesa de Partes que indique la cantidad realizada
diariamente por lote digitalizado.

d) Reproceso de lo Digitalizado como consecuencia del Control de Calidad.

Reporte de Reproceso de lo Digitalizado de los Documentos presentados
en la Mesa de Partes que indique la cantidad realizada diariamente por lote
digitalizado.

e) Reporte de Control de Firma Digital de los Documentos presentados en la

Mesa de Partes, Documentos presentados en forma Virtual y Documentos
generados por la SBN.

f) Devolución de los Documentos Digitalizados.

Reporte de la devolución de los Documentos presentados en la Mesa de
Partes digitalizados que indique la cantidad devuelta diariamente por lote
digitalizado.

g) Grabación en medios portátiles y su almacenamiento

Reporte de la Grabación en Blurays o medios de almacenamiento de
escritura única lectura múltiple que indique la cantidad de imágenes por
lote digitalizado y con firma digital del fedatario informático.
Reporte de la Grabación en Blurays o medios de almacenamiento de
escritura única lectura múltiple que indique la cantidad de documentos
digitales y con firma digital del fedatario informático.
.
Reporte de almacenamiento en la bóveda certificada que indique la
cantidad de medios portátiles almacenados.

h) Cantidad total de Documentos presentados en la Mesa de Partes

(Solicitudes de Ingreso) y de imágenes digitalizadas con valor legal y que
se migraron al gestor documental con soporte empresarial.

9.3 Informe de Cierre del servicio

Informe de cierre como entregable general conteniendo conclusiones y
recomendaciones referidas al servicio prestado.
10. PLAZO DE EJECUCIÓN
10.1 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
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El plazo de ejecución de la Etapa de Implementación es de un (01) mes, los

cuales se contabilizan luego de suscrito el contrato e incluye la Capacitación
del Gestor de Contenidos y la Conformidad de Implementación de la Línea
de Producción.

10.2 ETAPA DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

El plazo de ejecución de la prestación del servicio es de treinta y cinco (35)

meses o hasta agotar el monto adjudicado, los cuales se contabilizan a partir
del Acta de Inicio de Prestación del Servicio.

ETAPA DE ETAPA DE
IMPLEMENTACIÓN PRESTACIÓN
Suscripció DEL SERVICIO Cierre
n del del
Contrato Acta de servicio
Inicio del
Servicio
01 mes 35 meses

11. LUGAR DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Sede de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN, sito en calle
Chinchón 890 – distrito de san Isidro.

12. DOCUMENTACION A PRESENTAR A LA FIRMA DEL CONTRATO

 

 Contar con la Certificación de Idoneidad Técnica para la generación de

microformas digitales vigente para la firma del contrato. Para la presentación
de la propuesta el proveedor deberá adjuntar una copia simple de dicha
certificación que puede estar vigente a la fecha de presentación de la
propuesta o en trámite de renovación a la nueva versión, lo que será
acreditado mediante copia de la tramitación respectiva.
 Contar con la Certificación de Idoneidad Técnica de Bóveda Certificada de
Microforma (microarchivos), propio o subcontratado para la custodia de las
microformas digitales. Para la presentación de la propuesta el proveedor
deberá adjuntar una copia simple de dicha certificación que debe estar
vigente a la fecha de presentación de la propuesta de ser subcontratado
deberá presentar el contrato acompañando de la copia simple de la
Certificación de Idoneidad Técnica vigente.
a) Fedatario Informático
o Debe de Contar con el Certificado de idoneidad técnica, estar inscrito en el
Registro Nacional de Fedatarios Juramentados del Ministerio de Justicia que
permita acreditar que se encuentran hábiles para prestar el servicio materia de
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la convocatoria de acuerdo a la normatividad vigente para la generación de

microformas digitales acreditar con copia simple el certificado o documento
que lo sustente.
o Acreditar con copia simple documentación que sustente la propiedad del token
criptográfico es de propiedad del fedatario informático.
o Debe acreditar que el fedatario informático cuenta con la licencia de uso del
software de firma digital emitida por el fabricante. Esta licencia de uso a
nombre del fedatario informático no será necesaria si se acredita que ha sido
otorgada a nombre del postor acreditar con copia simple de la licencia o
documento que lo sustente.

13. FORMA DE PAGO

13.1 FORMA DE PAGO DE LA ETAPA DE PRESTACION DEL SERVICIO

El pago se realizará de manera mensual por la etapa de Prestación del

Servicio (35 cuotas) para lo cual se requiere:

 Entrega de Discos Ópticos Bluray o medio de almacenamiento de

escritura única lectura múltiple conteniendo:
a) Documentos presentados en la Mesa de Partes
En función a las cantidades de imágenes digitalizadas, creadas
en microforma, subidas al gestor de contenido documental y en
custodia del proveedor.

b) Documentos presentados en forma Virtual

En función a las cantidades de documentos creados en
microforma, subidas al gestor de contenido documental y en
custodia del proveedor.

c) Documentos generados por la SBN.

En función a las cantidades de documentos creados en
microforma, subidas al gestor de contenido documental y en
custodia del proveedor.
 Presentación de todo lo indicado en 9.2 Etapa de Prestación del
Servicio.
13.2 FORMA DE PAGO DEL GESTOR DE CONTENIDOS

El pago se realizará de manera mensual (35 cuotas) para lo cual se

requiere:
a) PRIMERA CUOTA
 Conformidad de la instalación, configuración, uso y capacitación
del Gestor de Contenidos.
 Conformidad de Implementación de la Línea de Producción.
 Acta de Inicio de Servicio.
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b) SIGUIENTES CUOTAS (Cuota 2 a cuota 36).

 Informe de Funcionamiento del Gestor de Contenidos, incluyendo
reporte de incidencias y acciones realizadas.

El pago de Gestor de Contenido tanto como el pago de la Prestación se Servicio

se pagarán juntos y será realizado dentro de los 07 días calendario, luego de la
conformidad del servicio, así como de la correcta presentación de la factura. De
acuerdo al decreto supremo N°168-2020 – EF.

14. PENALIDADES
Penalidad por mora: En este caso incluye lo siguiente:
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto de la
Orden, se aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día del
retraso, calculado de acuerdo a la siguiente fórmula:

Penalidad Diaria = 0.10 x Monto

F x Plazo en días
Donde F tendrá los siguientes valores:
● Plazos menores o iguales a 60 días: F= 0.40
● Plazos mayores a 60 días: F= 0.25

Tanto el monto, como el plazo, se refieren según corresponda, a la Orden, o en

caso éste involucre obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial
que
fuera materia del retraso.

15. OTRAS PENALIDADES

Se aplicará penalidades al proveedor si se presentan independientemente las

siguientes situaciones:

ID Descripción Penalidad
Perdida de la documentación entregada al
1
proveedor
Mutilación de la documentación entregada S/ 1 000,00 soles por cada
2
al proveedor hoja.
Deterioro de la documentación entregada al
3
proveedor
Incumplimiento del plazo máximo para la
devolución del lote en el que haya habido S/ 300,00 soles por cada
4
reproceso de imágenes de acuerdo a lo hora o fracción.
indicado en el literal g) del numeral 4.4.
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Incumplimiento del plazo máximo para la

devolución de los lotes, de acuerdo a lo
indicado en el literal j) del numeral 4.4. S/ 300,00 soles por cada
5
hora o fracción.

Incumplimiento del plazo máximo para una

nueva grabación, en caso de encontrar un
6 error en la grabación inicial, de acuerdo a lo S/ 300,00 soles por cada
indicado en el literal k) del numeral 4.4. hora o fracción.

Incumplimiento por no comunicar por S/ 100,00 soles por cada

escrito al Superintendencia Nacional de día.
7
Bienes Estatales, respecto del cambio del
personal propuesto por el proveedor.

LA SBN se reserva el derecho de rescindir contrato si el nivel de servicio está por

debajo de lo contratado e indicado en el acuerdo de nivel de servicio, según lo
establecido en el artículo 135° de Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado.

16. RESPONSABLE DE DAR LA CONFORMIDAD

16.1 Áreas que coordinarán con el proveedor
Las coordinaciones se efectuarán con la oficina de Supervisión de
Tecnologías de la Información de la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales.

16.2 Áreas responsables de las medidas de control

Lo efectuarán la oficina de Supervisión de Tecnologías de la Información de
la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

16.3 Áreas que brindarán la conformidad

16.3.1 Etapa de Implementación

El área que brindará la conformidad será la oficina de Supervisión de
Tecnologías de la Información de la Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales.

16.3.2 Etapa de Prestación del Servicio

El área que brindará la conformidad será la oficina de Supervisión de
Tecnologías de la Información conjuntamente con la Unidad de Trámite
Documentario de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
Se tendrá como plazo máximo 7 días calendarios, De acuerdo al
decreto supremo N°168-2020 - EF, contados desde la recepción de los
entregables detallados en el numeral 9.

17. LINEAMIENTOS PARA LA VIGILANCIA DE LA SALUD DE LOS

TRABAJADORES CON RIESGO DE EXPOSICIÓN A COVID-19
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El proveedor debe cumplir con la Resolución Ministerial N° 239-2020-MINSA, que

aprueba el Documento Técnico Lineamientos para la vigilancia de la salud de los
trabajadores con riesgo de exposición a COVID 19, así como Resolución
Ministerial N° 265-2020-MINSA que modifica el Documento Técnico:
“Lineamientos para la vigilancia de la salud de los trabajadores con riesgo de
exposición a COVID-19”, en tal sentido el proveedor debe cubrir con los gastos de
implementación para el cumplimiento de los lineamientos de Salud para el
personal asignado a laborar en las instalaciones de  la SBN solo y únicamente
hasta el tiempo que dure o se renueve el estado de emergencia sanitaria.
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ANEXO 1

METADATA

Estructura de datos mínima para consignar la metadata de las imágenes de los documentos,

Nombre del Metadato Especificación Responsable del Registro

Número de Solicitud de El proveedor
Ingreso Numérico (Información del Voucher)
Fecha y hora Fecha-Hora (Información del Voucher) El proveedor
Número de Folios Numérico (Información del Voucher) El proveedor
Área de destino Código de Área de Destino Área de UTD
Solicitante Texto del Nombre del solicitante Área de UTD
código de Caja Numérico, (número de caja en el cual el El proveedor
documento físico llego a la línea de
digitalización)
Código de microforma Alfanumérico, (código que identifica a El proveedor (Este metadato deberá
que dispositivo de microforma estará ser registrado en el Gestor de Contenido
depositado el documento digitalizado) Digital una vez que el proveedor haya
grabado la microforma en el medio de
almacenamiento. )
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ANEXO 2

CARACTERÍSTICAS DEL GESTOR DE CONTENIDOS

Se requiere contar con software de gestión de contenidos que sea robusto, estable,
administrable, seguro para poder albergar los documentos digitalizados con valor legal, y
permitan además la integración con distintas aplicaciones informáticas de la SBN con las
siguientes características:
Características Generales
✓ El ingreso de contenido al servidor debe ser mediante interface web, interface de web
services y debe soportar los navegadores actuales como Firefox, MS Internet Explorer
y Chrome.
✓ El sistema propuesto debe cumplir con el estándar Content Management
Interoperability Services (CMIS).
✓ El sistema propuesto debe cumplir con los siguientes estándares; REST, RSS,
Atompublishing, JSON, OpenSearch, Servicios Web, JSR 168, FTP, CIFS, WebDAV.
✓ Debe permitir la agrupación de documentos a través de folios digitales de tal manera
que permita relacionar documentos a través de fólderes y subfolderes.
✓ Debe soportar como mínimo la conversión a PDF.
✓ Debe permitir el control automático de versiones.
✓ Debe registrar datos de auditoría como: quien creó el documento, quien modificó,
cuando creó, cuando modificó; además de en qué momento los modificaron o lo
crearon.
✓ Soporte para todos los formatos de archivos como correo electrónico, Microsoft® Office
u OpenOffice.
✓ Debe permitir la integración con el explorador de Windows o Linux como una unidad de
montaje (ftp, webdav, unidad red). De modo que permita rescatar un documento del
repositorio, actualizar y guardar la nueva versión.
✓ Debe poseer una vista previa en línea de tipos de documentos populares como
Microsoft Office, PDF e imágenes.
✓ Debe permitir el uso y creación de flujos de trabajos.
✓ Tener todos los módulos sobre una interfaz web.
✓ Poseer tecnología de indexación de tal manera de poder realizar búsquedas no solo
por la meta-data sino también por el contenido de los documentos.
✓ Permitir control de check-in/check-out de archivos digitales en diferentes formatos,
control de versiones de forma nativa.
✓ Arquitectura con el concepto de repositorio único de gestión documental.
✓ Límites de seguridad controlados por el usuario/grupos, que tiene acceso a la lectura,
edición o borrado de archivos individuales.

Características técnicas
✓ Sistemas Operativos soportados:
○ Linux
○ Windows
✓ Base de Datos soportadas
○ MySQL
○ MS SQL Server
○ Oracle
○ PostgresSQL
✓ Soporte de Navegadores
○ Mozilla Firefox
○ Internet Explorer
○ Chrome
✓ Tecnologías usadas
○ Java
○ Spring Aspect-Oriented Framework
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○ ACEGI – Aspect – OrientedSecuriry Framework

○ MyFaces JSF Implementation
○ Hibernate ORM Persistence
○ Lucene Text SearchEngine
○ PDFBox – PDF Conversion
○ LibreOffice
○ Rhino JavaScript engine
✓ Interfaces Soportadas
○ CIFS/SMB Microsoft File Share Protocol
○ JSR-168 PortletSpecification
○ FTP
○ WebDAV, REST
○ SMTP/IMAP
○ MS Office/Google Docs

Características de Colaboración
✓ Debe permitir la creación de equipos virtuales, formados por un grupo de usuarios y un
sencillo control de permisos.
✓ Debe permitir gestionar calendarios por cada equipo.
✓ Debe permitir etiquetar cualquier tipo de contenido, ya sea documentos, entradas de
los foros, wikis y blogs.
✓ Debe permitir colocar comentarios en los documentos.

Características de Gestión de Contenidos Web

✓ Debe poseer herramientas de transformación que permitan convertir archivos office en
formatos listos para publicar en la web.
✓ Debe permitir la definición de procesos empresariales para gestionar la creación,
aprobación y publicación de los contenidos web.

Características de Seguridad
✓ Debe soportar modelos de seguridad basados en:
○ Roles
○ Usuarios
○ Grupos de Usuarios
○ Seguridad de nivel de documento y carpeta
○ Debe soportar el uso de SSL sobre HTTPS.

Alcance de la Suscripción:
✓ El software de gestión documental deberá incluir soporte y asistencia técnica durante el
tiempo del servicio., en la modalidad 8x5, debe cumplir las siguientes características:
○ Soporte tipo 8x5.
○ Portal web para la atención y seguimiento de incidentes.
○ Soporte técnico y web por parte del fabricante para el registro y seguimiento de
incidentes.
○ Tener acceso a nuevas versiones de la solución, productos y tecnología, que
incluyen: versiones generales de mantenimiento y seguridad, versiones con nueva
funcionalidad y actualizaciones de documentación, durante la ejecución del servicio.
○ Acceso a la base de conocimientos del fabricante para los productos adquiridos.
○ La licencia debe ser de tipo perpetuo.

Migración de los documentos digitalizados con valor legal

✓ Las actividades a realizar por el proveedor son las siguientes:
○ Se deberá realizar la instalación del gestor documental con soporte empresarial en
el equipo servidor brindado por la SBN.
○ Se deberá establecer el proceso de migración para transferir los documentos
digitalizados con valor legal al gestor documental con soporte empresarial.
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○ Se deberá validar los documentos y metadata migrada.

○ Se deberá elaborar los webs service y garantizar su integración con la línea de

digitalización.

Transferencia de Conocimientos
○ El proveedor realizará una transferencia de conocimiento teórico y práctico en
instalación, administración técnica y de usuario de la solución de gestión
documental con soporte empresarial, el cual debe tener una duración de un mínimo
de ocho (08) horas, dirigido al personal de informática de la SBN.
○ Al final del curso el proveedor debe entregar constancias a los participantes, donde
se mencionen las horas de capacitación, los días de capacitación, el nombre del
curso y la firma del instructor.
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ANEXO 3

DESCRIPCION DELSOFTWARE PARA LA GESTION DE LA PRODUCCION DE

MICROFORMAS.

El proceso está diseñado para enmarcarse dentro de la Norma Técnica Peruana, el software
deberá contar con los siguientes módulos:
ÍTEM DETALLE
 Licencia por procesador de servidor sin caducidad
 Permitir indefinidas licencias usuario
 Entorno web.
 Flujo de trabajo por lotes automatizado. Permite manejar
varios lotes de producción en paralelo.
 Servidor basado en Windows Server 2008 o superior.
 Navegadores aceptados: FireFox, Internet Explorer y
Google Chrome.

Cumplir con las  Almacenamiento de contenidos en Base de Datos y/o

siguientes Sistema de Directorios. Servidor de Base de Datos: MySQL
características 5.6.12 | Servidor Web: Apache Tomcat 7.0.41
técnicas:  Proceso enmarcado dentro de la norma técnica peruana
para la generación de microformas digitales con valor legal
que asegura la calidad de imagen y data.
 Automatiza, distribuye la carga de flujo de trabajo y
monitorea todas las actividades de un Sistema de
Producción y Almacenamiento de Microformas desde la
recepción física hasta la grabación de discos ópticos.
 Soporte de monitoreo de actividades de Firma digital y
Fedatación informática, para aplicaciones de firma digital
acreditadas ante INDECOPI.
 Soporte para monitoreo de actividades de escáner.
 Importación de archivos tipo PDF.
 Módulos de Mantenimiento y Configuración: Debe permitir
el mantenimiento y configuración de los registros
Dado que el
necesarios para llevar a cabo los procesos a realizar por el
proceso está
software.
diseñado para
enmarcarse dentro  Módulos de Recepción: Debe permitir el registro de
de la Norma recepción de un lote de documentos físicos o digitales,
Técnica Peruana, el siendo el primer paso para el inicio de los siguientes
software deberá procesos y para garantizar la correcta devolución de los
contar con los lotes procesados. Se puede registrar a detalle o
siguientes módulos: completarse en el proceso de preparación.
 Módulo de preparación de documentos: Debe permitir
controlar el volumen documental desde su ingreso al
proceso.
 Módulo de Digitalización: Se deberá encontrar integrado y
debe ser compatible con las mayorías de marca de escáner
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para su operación y monitoreo directo,

 Módulo de Control de Calidad de Imagen: Debe permitir
llevar a cabo el control de calidad de imagen de un
documento escaneado.
 Módulo de meta data: Debe permitir generar, editar e
importar la meta data. Se debe contemplar como mínimo
600 campos para la meta data de imagen o folio
digitalizado.
 Módulo de Control de Calidad de Meta data: Debe permitir
llevar a cabo el control de calidad de la meta data
registrada.
 Módulo de Reprocesos: Debe permitir los reprocesos tanto
de las imágenes como de los metadatos.
 Módulo de Fedatación: Debe permitir la ejecución de
controles de calidad de imágenes y meta data del asistente
o fedatario al 100% y por muestreo.
 Módulo de Firma Digital: Debe permitir la funcionalidad de
firmar digitalmente.
 Módulo de Medios Portadores: Debe permitir la
“Preparación de los Medios Portadores Virtuales”, así como
la visualización de los discos que han sido generados, su
tamaño y la fecha de generación.
 Módulo Visor: Debe permitir la recuperación y consulta de
los documentos digitalizados en proceso, conforme a la
metadata definida.
 Módulo de Monitoreo: Debe permitir realizar monitoreo de
los procesos realizados ya sea de manera general, por
usuarios y por eventos.
 Módulo de Bitácora de eventos: Debe permitir la
trazabilidad de cada documento e imagen procesada. Log
de sucesos se actualiza en tiempo real.
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ANEXO 4

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS PARA LA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

PRESENTADOS EN LA MESA DE PARTES

Para la ejecución del servicio se requiere que el proveedor tenga en cuenta lo siguiente:

Formato de
Tipo Formato Final Resolución
Captura
Blanco y negro
PDF PDF/A 300 dpi
(pixel1 bit)
Escala de Grises
PDF PDF/A 200 dpi
(8 bits)
Color (24 bits) PDF PDF/A 200 dpi
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ANEXO 5

CANTIDADES ESTIMADAS DE DOCUMENTOS PRESENTADOS EN LA MESA DE PARTES,

DOCUMENTOS PRESENTADOS EN FORMA VIRTUAL Y DOCUMENTOS GENERADOS
POR LA SBN

Ítem 1

UNIDAD DE
DESCRIPCIÓN CANTIDAD DIARIA APROXIMADA
MEDIDA

Documentos presentados en Mesa de Partes: Documento

Aproximadamente 30 Físico

Cantidad total de páginas en A4 Páginas

300
Cantidad total de páginas en A3 Páginas 20

Cantidad total de páginas en PLANOS Páginas 10

Documentos presentados en Forma Virtual: Documento

Aproximadamente 200 electrónico
Imágenes
Cantidad total de imágenes 2,000
Digitales
Documentos Generados por la SBN: Documento
Aproximadamente 500 electrónico

Imágenes
Cantidad total de imágenes 5,000
Digitales

CANTIDAD ACUMULADA
UNIDAD DE
DESCRIPCIÓN APROXIMADA AL INICIO DEL
MEDIDA
SERVICIO

Cantidad de Solicitudes de Ingreso (SI)

Acumulados al inicio del servicio:
Aproximadamente 12,000
Cantidad de imágenes de Solicitudes de Ingreso Imágenes 120,000
(SI) Acumulados al inicio del servicio: Digitales

Cantidad de Documentos Acumulados

Generados por la SBN al inicio del servicio:
Aproximadamente 80,000
Cantidad de imágenes de Documentos Imágenes 400,000
Acumulados al inicio del servicio: Digitales

Nota: Las cantidades son referenciales y aproximadas.

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Ítem 2

UNIDAD DE
DESCRIPCIÓN Cantidad de Meses
MEDIDA

Gestor de Contenido Entregable 35 meses

Nota: la mesa de partes atiende solo en días hábiles, no días feriados.

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ANEXO B
REQUISITOS DE CALIFICACIÓN

3.1. REQUISITOS DE CALIFICACIÓN

A CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL

A.3 CALIFICACIONES DEL PERSONAL CLAVE
A.3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA
Requisitos:

 Profesional en Carreras de Computación, y/o Sistemas y/o Informática del personal

clave requerido como Un (01) Jefe de Proyecto para el Servicio de Elaboración de
Microformas para la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales con carga a
Gestor de Contenidos.
 Profesional Abogado (juramentado como Fedatario Informático) del personal clave
requerido como Un (01) Fedatario Informático para el Servicio de Elaboración de
Microformas para la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales con carga a
Gestor de Contenidos.
 Profesional en Sistema, Computación o Informática como personal clave requerido
como Un 01 especialista en gestión documental para el Servicio de Elaboración
de Microformas para la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales con carga a
Gestor de Contenidos.
Acreditación:

El TÍTULO PROFESIONAL REQUERIDO será verificado por el comité de selección en el Registro

Nacional de Grados Académicos y Títulos Profesionales en el portal web de la Superintendencia
Nacional de Educación Superior Universitaria - SUNEDU a través del siguiente link:
https://enlinea.sunedu.gob.pe/ // o en el Registro Nacional de Certificados, Grados y Títulos a cargo
del Ministerio de Educación a través del siguiente link: http://www.titulosinstitutos.pe/, según
corresponda.

En caso el TÍTULO PROFESIONAL REQUERIDO no se encuentre inscrito en el referido registro, el

postor debe presentar la copia del diploma respectivo a fin de acreditar la formación académica
requerida.

A.3.2 CAPACITACIÓN
Requisitos:

 20 horas lectivas, en Certificación en la herramienta de gestión documental propuesta y

Curso o estudios técnicos en Linux del personal clave requerido como Un (01)
especialista en gestión documental PARA EJECUTAR LA PRESTACIÓN del
Servicio de Elaboración de Microformas para la Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales con carga a Gestor de Contenidos
Acreditación:

Se acreditará con copia simple de certificados o diplomas.

Importante
Se podrá acreditar la capacitación mediante certificados de estudios de postgrado,
considerando que cada crédito del curso que acredita la capacitación equivale a
dieciséis horas lectivas, según la normativa de la materia.
A.4 EXPERIENCIA DEL PERSONAL CLAVE
 TÉRMINOS DE REFERENCIA

Servicio de Elaboración de Microformas para la Mesa de Partes de la

Unidad de Trámite Documentario de la Superintendencia Nacional
de Bienes Estatales con carga a Gestor de Contenidos

Requisitos:

 No menos de Ocho (8) años en su especialidad como jefe de proyecto, del personal
clave requerido como Un (01) Jefe de Proyecto PARA EJECUTAR LA PRESTACIÓN d el
Servicio de Elaboración de Microformas para la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales con carga a Gestor de Contenidos
 No menos de Dos 02 años en experiencia como fedatario informático, del personal clave
requerido como Un (01) Fedatario Informático PARA EJECUTAR LA PRESTACIÓN del
Servicio de Elaboración de Microformas para la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales con carga a Gestor de Contenidos
 No menos de Tres 03 años en experiencia como especialista en gestión documental, del
personal clave requerido como Un (01) especialista en gestión documental PARA
EJECUTAR LA PRESTACIÓN del Servicio de Elaboración de Microformas para la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales con carga a Gestor de Contenidos.
De presentarse experiencia ejecutada paralelamente (traslape), para el cómputo del tiempo de dicha
experiencia sólo se considerará una vez el periodo traslapado.

Acreditación:

La experiencia del personal clave se acreditará con cualquiera de los siguientes documentos: (i)
copia simple de contratos y su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv)
cualquier otra documentación que, de manera fehaciente demuestre la experiencia del personal
propuesto.

NOTA:
En el caso que se incorpore o reemplace a un personal, durante el periodo de contratación, debe
contar con iguales o superiores características que las presentadas en su oferta para el
procedimiento de selección. Para tal efecto, el proveedor presentará por Mesa de Partes de la
Unidad de Trámite Documentario la documentación exigida en los Requisitos de Calificación, luego
del cual la STI (Supervisión de Tecnologías de la Información) evaluará la incorporación o reemplazo
del personal propuesto en un plazo no mayor a cinco (05) días calendario de recibida la
documentación, con la finalidad de que se realice las gestiones de acuerdo a ley. El nuevo personal
no podrá ingresar a la Institución sin la autorización.

Importante
 Los documentos que acreditan la experiencia deben incluir los nombres y apellidos del
personal clave, el cargo desempeñado, el plazo de la prestación indicando el día, mes y año
de inicio y culminación, el nombre de la Entidad u organización que emite el documento, la
fecha de emisión y nombres y apellidos de quien suscribe el documento.

 En caso los documentos para acreditar la experiencia establezcan el plazo de la experiencia

adquirida por el personal clave en meses sin especificar los días se debe considerar el mes
completo.

 Se considerará aquella experiencia que no tenga una antigüedad mayor a veinticinco (25)
años anteriores a la fecha de la presentación de ofertas.

 Al calificar la experiencia del personal, se debe valorar de manera integral los documentos
presentados por el postor para acreditar dicha experiencia. En tal sentido, aun cuando en los
documentos presentados la denominación del cargo o puesto no coincida literalmente con
aquella prevista en las bases, se deberá validar la experiencia si las actividades que realizó
el personal corresponden con la función propia del cargo o puesto requerido en las bases.
 TÉRMINOS DE REFERENCIA

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Unidad de Trámite Documentario de la Superintendencia Nacional
de Bienes Estatales con carga a Gestor de Contenidos

B EXPERIENCIA DEL POSTOR EN LA ESPECIALIDAD

Requisitos:

El postor debe acreditar un monto facturado acumulado equivalente a S/. 3,000,000.00 (Tres
Millones de Soles), por la contratación de servicios iguales o similares al objeto de la convocatoria,
durante los ocho (8) años anteriores a la fecha de la presentación de ofertas que se computarán
desde la fecha de la conformidad o emisión del comprobante de pago, según corresponda.

Se consideran servicios similares a los siguientes: servicios de elaboración de Microformas con valor
legal y/o Implementación de Herramientas de Gestión Documental.

Acreditación:

La experiencia del postor en la especialidad se acreditará con copia simple de (i) contratos u
órdenes de servicios, y su respectiva conformidad o constancia de prestación; o (ii) comprobantes de
pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, nota de
abono, reporte de estado de cuenta, cualquier otro documento emitido por Entidad del sistema
1
financiero que acredite el abono o mediante cancelación en el mismo comprobante de pago ,
correspondientes a un máximo de veinte (20) contrataciones.

En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar una sola contratación,
se debe acreditar que corresponden a dicha contratación; de lo contrario, se asumirá que los
comprobantes acreditan contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la
evaluación, las veinte (20) primeras contrataciones indicadas en el Anexo Nº 8 referido a la
Experiencia del Postor en la Especialidad.

En el caso de servicios de ejecución periódica o continuada, solo se considera como experiencia la

parte del contrato que haya sido ejecutada durante los ocho (8) años anteriores a la fecha de
presentación de ofertas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal
parte o los respectivos comprobantes de pago cancelados.

En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, debe presentarse la promesa de
consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las
obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la
experiencia proveniente de dicho contrato.

Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del
20.09.2012, la calificación se ceñirá al método descrito en la Directiva “Participación de Proveedores
en Consorcio en las Contrataciones del Estado”, debiendo presumirse que el porcentaje de las
obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa de consorcio o del contrato de
consorcio. En caso que en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se
presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales.

Si el titular de la experiencia no es el postor, consignar si dicha experiencia corresponde a la matriz

en caso que el postor sea sucursal, o fue transmitida por reorganización societaria, debiendo
acompañar la documentación sustentatoria correspondiente.

Si el postor acredita experiencia de una persona absorbida como consecuencia de una

reorganización societaria, debe presentar adicionalmente el Anexo N° 9.

Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se

1
Cabe precisar que, de acuerdo con la Resolución N° 0065-2018-TCE-S1 del Tribunal de Contrataciones del
Estado:

“… el solo sello de cancelado en el comprobante, cuando ha sido colocado por el propio postor, no puede ser
considerado como una acreditación que produzca fehaciencia en relación a que se encuentra cancelado.
Admitir ello equivaldría a considerar como válida la sola declaración del postor afirmando que el
comprobante de pago ha sido cancelado”
(…)
“Situación diferente se suscita ante el sello colocado por el cliente del postor [sea utilizando el término
“cancelado” o “pagado”] supuesto en el cual sí se contaría con la declaración de un tercero que brinde
certeza, ante la cual debiera reconocerse la validez de la experiencia”.
 TÉRMINOS DE REFERENCIA

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encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la
Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato,
de emisión de la orden de servicios o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo N.º 8 referido a la
Experiencia del Postor en la Especialidad.
Importante
 Al calificar la experiencia del postor, se debe valorar de manera integral los
documentos presentados por el postor para acreditar dicha experiencia. En tal
sentido, aun cuando en los documentos presentados la denominación del objeto
contractual no coincida literalmente con el previsto en las bases, se deberá validar
la experiencia si las actividades que ejecutó el postor corresponden a la
experiencia requerida.

 En el caso de consorcios, solo se considera la experiencia de aquellos integrantes

que se hayan comprometido, según la promesa de consorcio, a ejecutar el objeto
materia de la convocatoria, conforme a la Directiva “Participación de Proveedores
en Consorcio en las Contrataciones del Estado”.

Importante
 Si como resultado de una consulta u observación corresponde precisarse o ajustarse el requerimiento,
se solicita la autorización del área usuaria y se pone de conocimiento de tal hecho a la dependencia que
aprobó el expediente de contratación, de conformidad con el numeral 72.3 del artículo 72 del
Reglamento.

 El cumplimiento de los Términos de Referencia se realiza mediante la presentación de una declaración

jurada. De ser el caso, adicionalmente la Entidad puede solicitar documentación que acredite el
cumplimiento del algún componente de estos. Para dicho efecto, consignará de manera detallada los
documentos que deben presentar los postores en el literal e) del numeral 2.2.1.1 de esta sección de las
bases.

 Los requisitos de calificación determinan si los postores cuentan con las capacidades necesarias para
ejecutar el contrato, lo que debe ser acreditado documentalmente, y no mediante declaración jurada.