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GESTIÓN Y CONTROL DE LA TESORERÍA.

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1.- LIBROS REGISTROS DE TESORERÍA.

Caso práctico
Por último, Alejandro quiere saber cómo se gestiona la tesorería
en la empresa.

- Alejandro, te voy a enseñar el modelo de libro de caja que

llevamos en la empresa y cómo realizamos las anotaciones en el
mismo, cómo se hace el arqueo de caja, la conciliación bancaria
o un presupuesto de tesorería.

- Muy bien.

En primer lugar es importante que sepas qué es un libro de caja y para qué sirve en la empresa.

El libro de caja, es un libro de contabilidad auxiliar pero obligatorio, en el que se registran todas aquellas
operaciones al contado, es decir que dan lugar a movimientos de dinero, ya sea en efectivo, cheques,
transferencias.

Por otra parte, el libro de caja permite conocer si una persona o empresa dispone de efectivo en un momento
determinado, para poder hacer transacciones en la actividad comercial de la empresa. También sirve para poder
tener un registro de los impuestos, que se han pagado por la empresa.

Pero ¿Cuál es la estructura de este libro?

El debe se anota en la parte izquierda del libro.

El haber se anota en la parte derecha del libro.

Por último ¿Cómo se realizan las anotaciones? Es una cuenta más en el libro mayor de la contabilidad de la
empresa:

En el debe se anotan los ingresos de dinero.

En el haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar y/o pagar deudas.

Se ha de anotar el nombre de la cuenta, que ha dado lugar al ingreso o la salida de dinero.

Saldo del libro de caja: En primer lugar debemos saber cómo se calcula el saldo, que será, cómo el de cualquier
cuenta del patrimonio de una empresa y que ya se ha visto en unidades anteriores, es decir sumando el debe
(entradas más saldo inicial), a lo que debemos restar, las salidas anotadas en el haber.

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1.1.- MODELO DE LIBRO AUXILIAR DE CAJA Y

ARQUEO DE CAJA.
Te proponemos el siguiente modelo para hacer las anotaciones en el libro auxiliar de caja:

Modelo de libro auxiliar de caja

COBROS (anotaciones PAGOS (anotaciones en SALDO (suma del debe –

FECHA CONCEPTO
en el debe) el haber) suma del haber)

¿Qué es el arqueo de caja? Consiste en el análisis de las operaciones realizadas con el efectivo, durante un
periodo de tiempo determinado.

¿Por qué se hace el arqueo de caja? Se trata de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido, es
decir, que el saldo que aparece en esta cuenta, es equivalente a lo que se encuentra físicamente en caja en dinero
efectivo y/o cheques.

El arqueo de caja en la contabilidad de la empresa: suele ocurrir que al realizar arqueos de caja
aparezcan diferencias negativas o positivas, con respecto a la cuenta de caja del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan
los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si estas diferencias no se
eliminan, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la cuenta de
“Pérdidas y Ganancias”.

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1.2.- LA CONCILIACIÓN BANCARIA.

Debes saber que la conciliación bancaria, es una operación que se basa en comparar los valores que la empresa
tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del
extracto bancario.

Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos, en el cuál se registran cada uno de los movimientos que se
realizan en una cuenta bancaria, como son la emisión y anulación de cheques, notas de débito, notas de crédito,
etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, lleva también un registro de cada movimiento
que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

El banco envía periódicamente a la empresa, un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que
concluyen en un saldo de la cuenta al último día del periodo correspondiente. Con frecuencia, el saldo del extracto
que nos envía el banco, no coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros contables.

¿Qué debe realizar la empresa en este caso? En primer lugar se deben identificar las diferencias y posteriormente
las causas por las que se producen. Este proceso, es el que hemos denominado conciliación bancaria. Las causas
más frecuentes que dan lugar a estas diferencias entre la contabilidad de la empresa y el extracto del banco pueden
ser:

Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados.

Ingresos registrados en los libros auxiliares, que el banco no ha
abonado en la cuenta de la empresa.
Notas de débito, que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su contabilidad.
Notas de crédito, que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa
sin que ésta las haya registrado.
Errores de la empresa o del banco.

Para realizar la conciliación, lo más indicado es iniciar tomando como base o

punto de partida, el saldo del extracto bancario, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores
que pueden ser más fiables que los que tiene registrados la empresa en sus libros de caja. La estructura de la
conciliación bancaria podría ser la siguiente:

Conciliación bancaria - estructura

Saldo del extracto bancario

(-) Cheques pendientes de cobro.

(-) Notas de crédito no registradas (suponen un ingreso para la empresa y un gasto para el banco por ejemplo el
cobro de intereses por algún depósito).

(+) Notas de debito no registradas (suponen un gasto para la empresa y un ingreso para quién las emite en este
caso el banco por ejemplo el cobro de comisiones por la chequera, tarjetas,…).

(±) Errores.

= Saldo en libros.

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1.3.- EFECTOS DESCONTADOS Y EFECTOS EN

GESTIÓN DE COBRO.
Es importante que sepas, que uno de los servicios financieros que más utilizan las
empresas, es el envío de efectos comerciales al banco, para que nos gestionen su
cobro. En este caso se pueden dar a su vez dos modalidades que son:

1. Efectos en gestión de cobro.

Mediante este sistema, las empresas envían sus efectos comerciales a su
entidad bancaria para que se encarguen de realizar su cobro cuando llegue su
vencimiento. Por lo tanto el banco se encarga de presentárselos al librado para
su cobro.

El banco cobra una comisión por realizar esta operación, cuya cuantía puede
depender de las características del efecto (aceptado o sin aceptar por el librado).
En el caso de que llegado el vencimiento, no se haya cobrado el importe del
efecto, el banco nos devuelve dicho efecto.

2. Efectos descontados.
La empresa, si tiene problemas de liquidez, puede acudir al banco presentándole los efectos pero cobrando
el importe de los mismos en este momento, sin esperar a su vencimiento, como ocurría en el caso anterior.

En primer lugar lo que debe hacer la empresa es solicitar una línea de descuento, que es una autorización
del banco por la que la empresa, puede descontar efectos hasta un límite determinado. Además se debe
firmar un contrato de descuento, en el que quedarán reflejadas las condiciones de dicha operación, como
puede ser comisiones, intereses a aplicar por la entidad bancaria, etc.

Después de la entrega de los efectos al banco, este efectúa una nota de liquidación de gastos de tal forma
que nos abona en la cuenta el importe nominal de los efectos comerciales, menos los gastos que supone la
operación. La empresa debería llevar un libro, que registre las operaciones de descuento y de gestión de
cobro de los efectos comerciales, para poder llevar un control de los cobros efectuados, de los gastos y de
los que faltan por cobrar.

Libro auxiliar de efectos comerciales

Nº letra Librado Importe Vto. Fecha vto. A la orden Domicilio de pago Fecha de descuento

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2.- OPERACIONES DE COBRO Y PAGO CON

ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
Ahora te mostramos que la Administración Pública, cuenta con varias formas
para obtener bienes y servicios. Una de ellas es a través de los contratos
administrativos. No se puede entender el concepto y funcionamiento de los
contratos públicos sin hacer referencia a los contratos en general, como el de
compraventa. Las diferencias más importantes entre un contrato administrativo
y uno privado son:

En los contratos administrativos priman los intereses colectivos.

La contratación administrativa ha de conceder igualdad de
oportunidades a todos los que pretendan contratar con la
Administración.
Los contratos administrativos revisten una forma y características homólogas.

Por otra parte, la Administración está sujeta a una serie de principios a la hora de contratar:

Publicidad: a través del anuncio de sus intenciones de contratar, tanto en el Boletín Oficial, en Boletines de
CCAA ,o en la prensa.
Concurrencia: podrán optar a contratar con la Administración todas las empresas que lo deseen y puedan
cumplir las condiciones del contrato.
Igualdad y no discriminación.

¿Qué es un contrato de suministro? Es el que tiene por objeto la compra, el arrendamiento o la adquisición de
productos o bienes muebles, salvo los que se refieren a propiedades intangibles y valores negociables. Los
contratos de suministro admiten tres modalidades básicas:

a. Contratos en los que el empresario se obliga a entregar una serie de bienes, de forma sucesiva y por precio
unitario, sin que la cuantía total del contrato esté definida de antemano, sino en función de las necesidades
de la Administración.
b. La compra y alquiler de equipos y sistemas para el tratamiento de la información.
c. Los fabricados por el empresario, según las condiciones fijadas por la Administración.

El contrato de suministro se adjudicará en general mediante concurso, aunque cuando el precio es el único factor
determinante y la cuantía de la adquisición por debajo de unos límites, se adjudicará por subasta.

La celebración de los contratos administrativos, obliga a la Administración a abonar las cantidades fijadas. La orden
de pago, deberá ir acompañada de los documentos que acrediten la realización de la prestación objeto del contrato,
como es el caso del presupuesto, factura y justificación del gasto.

La ordenación del pago, constituye la fase previa a la realización material del mismo u operación de caja. Los pagos
se pueden realizar en efectivo, mediante cheque o transferencia bancaria. Una vez verificadas las operaciones que
dan lugar al pago, los talones se encuentran en condiciones de ser recogidos por el acreedor, o bien, la
transferencia bancaria puede efectuarse.

Autoevaluación
Señala con qué operación se consigue ahorrar costes al no emitir cheques o pagarés:
Descuento de efectos comerciales.
Factoring.
Confirming.
Efectos entregados en gestión de cobro.

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3.- EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA.

Debes saber que el presupuesto de tesorería consiste en hacer una previsión
temporal normalmente a un año, de todos los cobros y los pagos que se
registran como entradas y salidas y que se van produciendo mensualmente
en la empresa. ¿Cuál es la utilidad para la empresa de realizar este
presupuesto? Se trata de prever el saldo en dinero que la tesorería de la
empresa tendrá en cada momento, para poder hacer frente a lo pagos a los
que ha de hacer frente la empresa. Pueden darse dos situaciones:

a. Saldos negativos: la empresa debe determinar cómo se pueden

financiar y el coste de dicha financiación (proveedores, efectos
descontados, créditos comerciales a corto plazo) para que una vez vistas las alternativas, la empresa debe
decidir cuál es la menos costosa.
b. Saldos positivos: en este caso es importante que la empresa disponga qué se puede hacer con ellos, es
decir, cómo invertirlos para que sean capitales productivos, que sean lo más rentables posibles teniendo en
cuenta el concepto de coste de oportunidad.

Presupuesto de Tesorería

Conceptos-cobros y pagos del presupuesto de tesorería Periodo de tiempo (meses, trimestres…)

Cobros

Ventas.
Ingresos financieros.
Ingresos extraordinarios como subvenciones.
Capital aportado por socios.
Capital recibido mediante productos financieros a corto plazo.
Capital recibido mediante productos financieros a largo plazo.

Total de entradas.

Pagos

Compras.
Gastos de personal.
Impuestos.
Gastos financieros.
Compras de inmovilizado.
Suministros.
Amortizaciones.
Seguros.

Total salidas.

Saldo (Entradas – salidas)

Resumen textual alternativo

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4.- La utilización de la herramienta Excel en la tesorería.

Ahora te mostramos, cómo la herramienta de la hoja de cálculo puede ser muy
útil en la gestión de la tesorería:

a. La utilización de la hoja de cálculo Excel para realizar las anotaciones en

el libro de caja.
A través de la red se puede descargar de forma gratuita una plantilla que
permita crear un libro de caja en Excel, en cualquier caso se debe
descargar el archivo y abrir después la plantilla con Excel, y ya se podrá
comenzar a trabajar rellenando la plantilla.

b. La utilización de la hoja Excel para las anotaciones en el Presupuesto de Tesorería. Lo ideal es confeccionar el
documento de Presupuesto de Tesorería, cuyo modelo se presentaba en el apartado anterior mediante una
hoja de cálculo Excel, de tal forma que el saldo mensual se calcula como diferencia entre cobros y pagos
mensuales.
También habrá un saldo acumulado que consiste en ir sumando el saldo del mes anterior al saldo del mes
actual incorporando ambas fórmulas en la hoja de cálculo.

c. La utilización de la hoja Excel en la conciliación bancaria.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan las diferencias, se deben realizar los ajustes
correspondientes, con el objeto de corregir las diferencias y los errores encontrados. Si el error fuera del
banco, se debe hacer la respectiva reclamación.

Para saber más

Explicación de cómo hacer una conciliación bancaria en Excel :
Resumen textual alternativo

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ANEXO.- LICENCIAS DE RECURSOS.

Ningún recurso de fuentes externas que requiera citar explícitamente sus datos de licencia ha sido usado en esta
unidad, por lo que este anexo queda vacío. Todos los recursos utilizados, de fuentes internas, se acogen al Aviso
Legal de la plataforma.

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