La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la

empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos
hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito,
notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro
completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos

movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene
en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que
esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria,

proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los
auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa
de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el
extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a
la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado
en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha
registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de
partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el
cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables
que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX

(-) Notas crédito no registradas XXX

(+) Consignaciones pendientes XXX

(+) Notas debito no registradas XXX

(±) Errores en el auxiliar XXX

= Saldo en libros. XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto
que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco,
quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera,
etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un
egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por
ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos
que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo
que figura en el auxiliar.

Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los
respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la
respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a
contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe
contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es
un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a
realizar los respectivos ajustes y correcciones.Al momento de recibir el estado de cuenta
bancario es conveniente hacer una conciliación
bancaria para determinar inmediatamente las diferencias existentes entre los movimientos
registrados por el banco y los registrados por la empresa, en la cuenta “Banco”.

El departamento de contabilidad debe hacer

lo siguiente:

• Verificar los cheques emitidos por la empresa con los pagados por el banco.

• Examinar si están en orden y registrado por el banco todos los depósitos hechos por la
empresa.

• Revisar todas las notas de débito y crédito que están en el estado de cuenta y registrarlas en
los libros.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

Independientemente del método a utilizar, la cuenta “Banco” debe cuadrar. Una vez terminada
la conciliación se procede a registrar los asientos de ajustes que se consideren pertinentes.Los
métodos más usados son:

1. Método de saldos encontrados: este

método inicia a partir del saldo según estado de cuenta para llegar al saldo según libro. Se anota
el saldo final de efectivo que aparece en el estado de cuenta, después sumamos los depósitos
en tránsito y las notas de débito, luego restamos los cheques pendientes que la empresa ha
registrado pero el banco no y las notas de crédito.

2. Método de saldos ajustados: aquí se

hace en dos partes, primero se ajustan los libros de la empresa, sumando al efectivo según
libros, todos los cargos necesarios para corregir errores y restando todos los abonos que
actualizan

los registros. Segundo, se ajusta el saldo según estado de cuenta, sumando al saldo según
banco, todos los abonos necesarios para completar el estado de cuenta bancario. Los montos
finales obtenidos deben ser iguales cuando la conciliación bancaria ha sido hecha
correctamente.

3. Método de saldos correctos (de 4 columnas): consiste en presentar el contraste de

la información en cuatro columnas: dos para la empresa y dos para el banco, con las respectivas
casillas: debe y haber. En las columnas de
banco, se carga o se abona lo que dejó de registrar y la corrección de sus errores, mientras en
las columnas de la empresa se carga y abona lo que está pendiente por registrar y la corrección
de los errores cometidos en libros.

Seguimos con lo que llamamos Activo Exigible: Es aquel que debemos convertir en efectivo en
corto plazo. En el transcurso del ciclo normal de operaciones, que generalmente es menor de
un año. Entre ellas tenemos

Las Inversiones a Corto Plazo, denominadas también transitorias o temporales, son las
realizadas con carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácil convertibilidad en
efectivo, se pueden considerar como efectivo disponible a corto plazo. También en este grupo
están los Efectos por cobrar, Cuentas por cobrar, Intereses por cobrar. Todo lo que sea por
cobrar y que en el corto plazo debe hacerse efectivo ya que nuestros deudores están obligados
a pagarnos y nosotros podemos exigirles legalmente ese pago.El tercer grupo del Activo
Circulante es el que llamamos Activo Realizable. Representa la existencia de bienes muebles e
inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos yvendiéndolos tal cual
o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Se
pueden transformar en Efectivo mediante las ventas normales, por eso se llama Realizable. Y
por supuesto que nos referimos a los Inventarios o existencias de mercancías para la
venta.Viene un cuarto grupo cuya inclusión en el

Activo Circulante debemos explicar un poco.

Se trata de los Gastos pagados por adelantado (Gastos prepagados). Son gastos que se pagan
por anticipado con la fi nalidad de garantizarnos algunos servicios en el futuro, pero que deben
convertirse en gastos causados en el corto plazo,

CUENTAS Y EFECTOS POR COBRAR

a) Efectos y cuentas por cobrar

Dentro de la clasificación de los Activos Circulante encontramos: los efectos y cuentas por
cobrar, están compuestos por los derechos que tiene una entidad por las operaciones que
realiza por diferentes conceptos, entre los cuales están las ventas de bienes o la prestación de
servicios o dinero que se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechos
de cobro.

Los efectos y cuentas por cobrar comerciales están formados por los derechos que tiene la
empresa proveniente de las ventas realizadas a crédito a los clientes. Cuando la operación de
venta es exigible y está respaldada con letras de cambio, se denomina el saldo respectivo
efectos por cobrar, y cuando la operación es exigible con una factura, la denominación de la
cuenta que soporta estas operaciones deberá ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar,
no son más que las letras de cambio y los pagarés por cobrar, por parte del individuo (persona,
empresa o institución) que otorgó el crédito.

Las letras de cambio y el pagaré constituyen documentos de crédito que pasan a formar parte
en el balance general de los Efectos a cobrar ó a pagar, dependiendo de la transacción realizada.
En los tiempos modernos, estos instrumentos de crédito se han convertido en una herramienta
importante para las transacciones comerciales, ya que las mismas están contempladas en el
Código de Comercio, lo cual hace posible su cobro.

Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagarés), tienen un valor entendido y por lo tanto
representan una garantía efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Código de
Comercio establece la normativa que debe realizarse en los recursos o acciones contra los
endosantes, el librador y los demás obligados en caso de falta de pago de tales efectos. Por las
razones expuestas, es que la mayoría de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como
una garantía del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un
documento de crédito con un basamento legal claramente establecido en el Código de
Comercio.

La letra de cambio

La letra de cambio, denominada en nuestro país "giro", es un documento mercantil que

contiene una promesa u obligación de pagar una determinada cantidad de dinero a una
convenida fecha de vencimiento. Y constituye una orden escrita, mediante el cual una persona
llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la otra persona llamada Tomador o Beneficiario,
una cantidad determinada, en una cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.

A continuación se definen las características de cada uno de los sujetos que intervienen en una
letra de cambio:· El Librado o Girado: la persona a la que se da la orden de pago (quien debe
pagar), es el destinatario de la orden dada por el librador. El Código de Comercio requiere que
en la Letra de Cambio se diga el nombre del Librado, es decir, el nombre del que debe pagar
(Art. 410, Ord. 3).El Librador o Girador: la persona que ordena hacer el pago. En el Código de
Comercio se exige que la letra de cambio lleve su firma (Art. 410, Ord. 3).El Beneficiario o
Tomador: es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma ordenada por el Librador. Es
necesario que en la letra se indique el nombre del beneficiario o tomador; en nuestro derecho
no es válida la Letra al Portador, es imprescindible expresar el nombre de una persona como
beneficiaria (Art. 410, Ord. 6)El Fiador o Avalista: la persona que garantiza el pago de la
letra.Para que las letras de cambio se consideren legales, de acuerdo al Artículo 410 del Código
de Comercio, deben contener los siguientes requisitos:

La denominación de Letra de Cambio inserta en el mismo texto del Título y expresado en el

mismo idioma empleado en la redacción del documento.La orden pura y simple de pagar una
suma determinada.Nombre del que debe pagar (Librado).Indicación de la fecha de
vencimiento.Lugar donde el pago debe efectuarse.Nombre de la persona a cuyo cargo debe
efectuarse el pago (Beneficiario o Tomador).Fecha y lugar donde se emitió la letra.La firma del
que gira la letra (Librador).Así mismo se deben atender las siguientes consideraciones
establecidas en el Código de Comercio:
Art. 411: "La letra de cambio cuyo vencimiento no esté indicado, se considera pagadero a la
vista".Art. 412: "La letra de cambio puede ser a la orden del mismo librador. Librada contra el
librado mismo. Librada por cuenta de un tercero"."La letra de cambio cuyo valor aparece escrito
a la vez en letras y en guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad
menor".Art. 415 "La letra de cambio cuyo valor aparece escrito más de una vez, únicamente en
letras, o únicamente en guarismos, tiene, en caso de diferencia, el valor de la cantidad menor.

Es importante destacar que las letras de cambio tendrán un registro particular en el balance
general, pues deberá colocarse en el activo, específicamente en el activo circulante, con la
cuenta efectos por cobrar si el beneficiario o tomador es la empresa. Ahora bien, si el librado es
la empresa, deberá registrase en el pasivo, específicamente en el pasivo circulante, con la
cuenta efectos por pagar

Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como cuentas de
dudoso o difícil cobro.

Existen algunos criterios a tomar en cuenta para clasificar una deuda como de difícil cobro,
entre los que se tiene el tiempo de vencimiento, los antecedentes del cliente, la situación
financiera del cliente, las garantías que se hayan exigido a la hora de entregar mercancías a
crédito, etc.

Las cuentas de difícil cobro, una vez clasificada como incobrables, debe procederse a realizar la
respectiva provisión y llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer financieramente su
pérdida.

Las cuentas de difícil cobro dependen mucho de la política de cartera y de la gestión de cartera
que haga la empresa. Una deficiente o inexistente política de cartera conlleva a que no se hagan
los estudios adecuados ni se fijen los criterios y parámetros necesarios para las ventas a crédito,
por lo que se aumenta el riesgo de entregar mercancías a un cliente que muy posiblemente no
pagará.

La empresa debe llevar las estadísticas sobre el comportamiento de sus clientes para poder
anticipar en nivel de pérdida de cuentas por cobrar para así mismo hacer sus proyecciones de
ingresos e inclusive hacer estudios sobre fijación de precios de venta, toda vez que lo que el
cliente no pague, debe ser absorbido por los ingresos efectivamente recibidos por la empresa.

No se puede considerar una utilidad bruta en ventas de un 20% y unas cuentas de difícil cobro
del 25%, indudablemente que la utilidad sería absorbida por las cuentas incobrables.

Provisión para cuentas incobrables.

Las cuentas por cobrar es una cuenta de activo que nos indica el monto que nuestros clientes
nos deben por concepto de ventas a crédito. Pero la experiencia nos dice que en ocasiones
habrá pérdidas por algunas cuentas cuyo cobro se nos hará imposible. Muchas son las razones
por las cuales hay clientes que quedan insolventes, pero a nosotros los que nos interesa es crear
una reserva para subsanar esas posibles pérdidas. Siguiendo el principio contable del
conservatismo que dice que hay que prever las posibles pérdidas y no anticipar las probables
ganancias se crea la “Provisión para cuentas incobrables” o “Provisión para cuentas de cobro
dudoso”.Ésta será la cuenta que servirá para ajustar las cuentas por cobrar. Es una cuenta de
valuación de activos. ¿Cómo calculamos el monto para crear esta reserva? Hay varios
procedimientos para calcular el monto que debemos guardar como provisión de cuentas
incobrables. Veamos los más comunes: Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas
por cobrar. Aplicando un porcentaje sobre el saldo de las ventas.• Aplicar un porcentaje sobre
cada cuenta estimada como dudosa.Para aplicar cualquiera de los anteriores procedimientos se
requiere que ya la empresa tenga una experiencia previa en los créditos.