PLA-PLT-05.

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INSTRUCTIVO
REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ADICIONAL PARA RENGLÓN 011 “PERSONAL
PERMANENTE” Y 022 “PERSONAL POR CONTRATO”
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A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN:

B. GLOSARIO

Monto que no fue pagado oportunamente, el cual, puede corresponder a sueldo,

Complemento de
1. salario, bonificaciones o una prestación de Bono 14, Aguinaldo o Bono
Pago
Vacacional.

2. CUR Comprobante Único de Registro

3. FUMP Formulario Único de Movimiento de Personal

4. GUATENÓMINAS Sistema de Nómina y Registro de Personal

Prestaciones
5. Corresponde al pago de Aguinaldo, Bono 14 y Bono Vacacional
Laborales

6. SICOIN WEB Sistema de Contabilidad Integrada

C. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES:

La finalidad de este instructivo es definir las actividades y responsables del registro de los pagos a través de
nómina adicional luego del análisis y correspondiente registro en el sistema de GUATENÓMINAS del
Formulario Único de Movimiento de Personal generados por los movimientos del personal del Ministerio de
Educación.

Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados.
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REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA ADICIONAL PARA RENGLÓN 011 “PERSONAL
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C.1. Generación de solicitudes por atención al usuario

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Atiende y resuelve dudas que presentan personalmente o vía telefónica los servidores
públicos del Ministerio de Educación. De ser necesario el registro de un pago en
1. Analista de nómina adicional, procede al llenado del formulario RHU-FOR-20 “Solicitud de
Elaborar Atención al Registro de Pago en Nómina Adicional” en donde registra los rubros que deben
conocimiento Público
pagarse.
Diariamente genera un conocimiento en donde detalla las solicitudes del día y
traslada a la recepcionista de expedientes para continuar con el proceso.

C.2. Recepción de solicitudes

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Recibe conocimientos y los expedientes físicos para su revisión.

1. Verifica que los documentos detallados en los conocimientos coincidan con los
que recibe de forma física.

a. De no presentarse un expediente que está detallado en el conocimiento,

registra de forma manual en el original y en la copia del conocimiento que no
1. se encontró físicamente y procede a la recepción del resto de los documentos.
Recepcionista
Recibir
de Expedientes
expedientes
b. De presentarse un expediente que no está detallado en el conocimiento, se
registra de forma manual la recepción de la solicitud en el conocimiento.

Numera las solicitudes recibidas RHU-FOR-20 “Solicitud de Registro de Pago en

Nómina Adicional”, de forma correlativa con una numeradora manual por cada
ejercicio fiscal, y las registra en su control interno en formato Excel, la recepción de
cada uno de los expedientes.
Clasifica los expedientes por Unidad Ejecutora y asigna a los Analistas de Nómina de
acuerdo a la distribución establecida dentro del Departamento de Gestión y Pago de
Nómina.

Por medio del conocimiento recibido, entrega los expedientes al Analista de Nómina,
diariamente.
2.
Recepcionista
Asignar
de Expedientes El (la) Recepcionista de Expedientes realizará el traslado diario de los expedientes
expedientes
recibidos, de las 8:00 a las 15:00 horas en el transcurso del día, para lo cual, realizará
un corte a las 15:00 horas, los expedientes que se reciban de las 15:01 a 16:30 horas
serán entregados a los Analistas el día siguiente a primera hora.

El (la) Recepcionista de Expedientes por ningún motivo deberá quedarse con

expedientes en su área de trabajo, excepto los recibidos dentro del horario
comprendido de las 15:01 a 16:30 horas.

Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión de la Calidad son los documentos actualizados y controlados.
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C.3. Análisis documental de expedientes

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Recibe las solicitudes RHU-FOR-20 “Solicitud de Registro de Pago en Nómina
Adicional” con su documentación de soporte.

Ingresa al sistema de –GUATENÓMINAS- e imprime la ficha del empleado para

verificar que coincida con el número de cuenta y entidad bancaria.

A su vez genera el histórico de pago lo imprime.

Analiza los documentos de soporte del movimiento de personal.

1.
Analista de
Análisis
Nómina 1. Analiza el documento que establece el período a pagar.
documental

2. Verifica que el pago a registrarse cumple con la normativa legal vigente.

3. Del histórico de pago determina los rubros que están pendientes de pago.

4. Verificar en pre nómina si está incluido o no el pago solicitado.

Si la documentación no está completa o si el pago no procede devuelve el expediente

al área de ventanilla.

C.4. Cálculo y registro relacionado con el expediente

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

1. Coordinador (a) Elabora y traslada Memorándum a Analistas de Nómina y Jefe de Sección /

Elaborar de Gestión y Encargada (o) de Área, el cual contiene los lineamientos y la calendarización para el
memorándum Pago de Nómina
registro y revisión de la nómina adicional.
Procede al cálculo del monto a pagar por medio de hoja de Excel, imprime y firma
dicho cálculo.
Traslada diariamente las hojas de cálculo y los expedientes al Jefe de Sección /
Encargada (o) de Área, los cuales deben estar conformados en el siguiente orden:

a.
Solicitud de Registro en Nómina Adicional, RHU-FOR-20
2. b.
Hoja de Cálculo
Analista de
Realizar
Nómina
cálculos c.
Ficha del empleado
d.
Documento de Soporte para autorizar el pago
e.
Impresión generada del Sistema –GUATENÓMINAS- del desglose de Bonos
que tiene asignado el puesto, con firma y sello del analista de nómina.
f. Impresión del Histórico de pagos en el cual se evidencie que el pago
autorizado no se ha efectuado. La impresión debe estar con firma y sello del
analista de nómina.
Recibe los expedientes de registro de pago adicional en donde verifica lo siguiente:
3. Jefe de Sección
Aprobar hoja de / Encargada (o) 1. Número de cuenta bancaria del beneficiario y la entidad bancaria (qué coincida
cálculo de Área
con el consignado en la ficha del empleado)
2. Puesto

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

3. Asignación Salarial (Para verificar que el puesto tenga asignado los bonos o
escalafón indicados).
4. Que los montos registrados coincidan.
5. Período de tiempo (Del – Al) al que corresponde el pago.
6. Verifica que el pago cumpla con la normativa legal vigente.
7. Revisa cálculos del registro operado.
8. En el histórico de pago que el pago no se ha realizado.

De estar correcta la información, firma y sella la hoja de cálculo y traslada el

expediente al Analista de Nómina.
En el período autorizado para el registro de Nómina Adicional, ingresa al sistema
GUATENÓMINAS y procede a realizar el registro correspondiente.

Deberá realizar registros separados o independientes de pago de sueldos o bono

pendiente de pago y otro correspondiente a prestaciones laborales (Bono 14,
Aguinaldo, Bono Vacacional y Vacaciones en el caso de docentes).

4. Analista de Es responsabilidad del Analista de Nómina o del servidor público del uso, operaciones
Registrar pago Nómina
de consulta, generación de reportes, actualizaciones, registro de operaciones,
cálculos y pagos, así como de las operaciones presupuestarias que se deriven de los
registros efectuados y autorizados con el usuario asignado y roles autorizados
para el acceso al Sistema de Nómina y Registro de Personal –GUATENÓMINAS, por
lo tanto, el usuario y la clave de acceso es asignada por cada servidor público, o sea,
que son de “uso personal, intransferible e indelegable”, el uso que se le dé a los
permisos asignados, lo hacen directamente responsable.

C.5. Pre-liquidación de la Nómina Adicional

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Solicita al Analista de Información Técnica que realice la pre-liquidación de la nómina

1. Coordinador (a) adicional de conformidad con el calendario establecido para el efecto.
Solicitar pre de Gestión y
liquidación Pago de Nómina
Solicita vía correo electrónico a los Jefes de Sección / Encargadas (os) de Áreas no
realizar ningún registro de pago en nómina adicional.

2. Jefe de Sección Informa por correo electrónico a los Analistas de Nómina no efectuar ninguna
Suspender / Encargada (o) operación en el sistema GUATENÓMINAS, mientras se realiza el proceso de pre-
registros de Área
liquidación de la nómina adicional.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Al concluir con el proceso de pre liquidación, ingresa al sistema GUATENÓMINAS y

genera los reportes siguientes:

1. Reporte número R00807405 “Detalle de Depósitos Monetarios”, en el que se

indica el monto líquido por empleado y banco de conformidad a la nómina
adicional generada.

2. Reporte número R00809799 “Totales de Depósitos Monetarios por Banco”, este

3. Analista de indica el consolidado por banco de conformidad a la nómina adicional generada.
Generar Información
reportes Técnica
3. Reporte número R00807401 “Orden de Compra”

4. Reporte número R00807402 “Cuadre de CUR

5. Reporte número R00897403 “Estado de CUR

Verifica el cuadre de los reportes y los traslada vía electrónica al Coordinador (a) de
Gestión y Pago de Nómina.
Recibe los reportes generados por el Analista de Información Técnica.

Ingresa al sistema GUATENÓMINAS y genera los reportes siguientes:

1. Reporte número R00808892 “Partidas Inexistentes en SICOIN”, con el que se

establece qué estructuras presupuestarias no existen dentro del sistema, de existir
partidas inexistentes traslada a la Dirección de Administración Financiera -DAFI-,
para la creación de las mismas.
4. Coordinador (a)
Análisis de de Gestión y Una vez creadas las partidas inexistentes genera :
reportes Pago de Nómina

2. El Reporte número R00810441 “Comparativo de Estructuras Presupuestarias por

Unidad Ejecutora”, que permite establecer que estructuras presupuestarias
presentan déficit y requieren financiamiento.

Procede hacer el cuadre de los reportes generados y traslada a la Dirección de

Administración Financiera -DAFI-, los reportes de “Comparativo de Estructuras
Presupuestarias por Unidad Ejecutora” y el reporte número R00806697 “Orden de
Compra”.
Recibe los reportes de la pre-liquidación adicional y procede a verificar las estructuras
reportadas y solicita presupuesto del grupo de gasto 0 “Servicios personales”,
5.
Analista de gestiona las modificaciones necesarias para asignar recursos a las estructuras
Gestionar
modificaciones
Presupuesto presupuestarias que reportan déficit.
DAFI
presupuestarias

Una vez aprobada la modificación presupuestaria, notifica a la Coordinación de

Gestión y Pago de Nómina.

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C.6. Revisión y aprobación de la Nómina Adicional

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Ingresa al sistema GUATENÓMINAS y genera los reportes siguientes:

1. Reporte número 00806878 “Nómina Adicional general”

2. Reporte número 00809701 “Pagos adicionales por usuario”

Traslada los reportes vía electrónica a cada Analista de Nómina y reitera las fechas
1. Jefe de Sección en las cuales pueden realizar la verificación y corrección necesaria dentro del sistema
Generar / Encargada (o) GUATENÓMINAS.
reportes de Área

Informa al Coordinador (a) de Gestión y Pago de Nómina que se generaron los

reportes.

Instruye a los Analistas de Nómina que no se pueden realizar correcciones que

consistan en agregar pagos, incrementar montos a pagar o cambiar estructuras
presupuestarias, derivado que los datos de la pre-liquidación de la nómina adicional
ya fueron enviados a la Dirección de Administración Financiera -DAFI-.
2. Coordinador (a)
Solicitar la de Gestión y Solicita al Analista de Información Técnica la eliminación de la nómina adicional.
eliminación Pago de Nómina

3.
Recibe la instrucción de la eliminación de la nómina adicional, ingresa al sistema
Analista de GUATENÓMINAS y elimina la misma.
Eliminar la
Información
nómina
adicional
Técnica Informa por correo electrónico a la Coordinación y a las Jefes de Sección /
Encargadas (os) de Áreas que fue eliminada la misma.
Recibe los archivos para revisión de nómina adicional e imprime los reportes.

Procede a la revisión observando los lineamientos que se trasladan mensualmente a

través de memorándum y verificación de lo siguiente:

1. Que cada pago registrado y autorizado en el sistema GUATENÓMINAS cuente

con la documentación de soporte que respalde el mismo.

2. Que la cantidad de pagos debe coincidir con la cantidad de documentos de

soporte que fueron autorizados por el Jefe de Sección / Encargada (o) de Área

4. 3. Que el monto registrado en el reporte coincida con el monto del pago de la hoja
Analista de
Verificar
Nómina
información de cálculo.

4. El cuadre de la nómina asignada.

Una vez revisado el reporte y verificada la información traslada los mismos al Jefe de
Sección / Encargado (a) de Área, la Nómina debe ser ordenada de acuerdo al reporte
R00809701 “Pagos Adicionales por Usuario” y firmado por el analista de nómina,
adjuntando lo siguiente:

5. La impresión del Reporte 00806878 “Nómina Adicional general” por cada

pago, con firma y sello del analista de nómina.
6. Solicitud de Registro en Nómina Adicional

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

7. Hoja de Cálculo, en la cual se consignan los datos del pago a autorizar con
firma y sello del analista de nómina y la Jefatura de Sección y/o Encargada de
Área.
8. Ficha del empleado
9. Impresión de la nómina adicional general, en la cual está consignado el
detalle del pago autorizado en el Sistema –GUATENÓMINAS-.
10. Documento de soporte para autorizar el pago.
11. Impresión generada del Sistema –GUATENÓMINAS- del desglose de Bonos
que tiene asignado el puesto, con firma y sello del analista de nómina.
12. Impresión del Histórico de pagos en el cual se evidencie que el pago
autorizado no se ha efectuado. La impresión debe estar con firma y sello del
analista de nómina.

Es responsabilidad del Analista de Nómina o del servidor público del uso, operaciones
de consulta, generación de reportes, actualizaciones, registro de operaciones,
cálculos y pagos, así como de las operaciones presupuestarias que se deriven de los
registros efectuados y autorizados con el usuario asignado y roles autorizados
para el acceso al Sistema de Nómina y Registro de Personal –GUATENÓMINAS, por
lo tanto, el usuario y la clave de acceso es asignada por cada servidor público, o sea,
que son de “uso personal, intransferible e indelegable”, el uso que se le dé a los
permisos asignados, lo hacen directamente responsable.
Recibe reporte número R00809701 “Pagos Adicionales por Usuario” y documentación
de soporte correspondiente.

Procede a revisar como mínimo lo siguiente:

1. Que la cuenta bancaria coincida con la ficha del empleado

2. Que los montos registrados en el sistema coincidan con la hoja de cálculo
aprobado.

Si los cálculos y registros son correctos, autoriza por medio de su firma y sello en el
reporte el R.00806878 “Nómina Adicional General”, con lo cual garantiza que todos
los cálculos fueron verificados.
5. Jefe de Sección
Autorizar / Encargada (o)
registro de Área De encontrar inconsistencias devuelve al Analista de Nómina para su corrección.

Al concluir la revisión por parte de la Jefatura de Sección o Encargada de Área,

generará nuevamente el reporte R00809701 Pagos adicionales por Usuario, por cada
uno de los Analistas de Nómina bajo su coordinación, cuadrando los montos y
cantidad de pagos.

Cada Jefe de Sección / Encargada (o) de Área llevará indicadores de rechazo de

expedientes a los Analistas de Nómina a su cargo.

En el caso del registro de pago de asignaciones o modificaciones de bonos, llevará el

control respectivo por medio de un registro en Excel o por un reporte generado desde
el sistema GUATENÓMINAS.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Jefe de Sección Traslada la nómina adicional con los documentos de respaldo por analista al
6.
/ Encargada (o)
Solicitar archivo
de Área encargado de archivo para su resguardo.

C.7. Liquidación de la Nómina Adicional

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

De acuerdo a la calendarización previamente establecida por el Ministerio de Finanzas

1. Coordinador (a) Públicas, solicita al Analista de Información Técnica de la Subdirección de
Ejecutar de Gestión y
liquidación Pago de Nómina Administración de Nómina ejecutar el proceso de Nómina Adicional e informa al Jefe
de Sección / Encargadas (os) de Área.
Al concluir con el proceso de liquidación, ingresa al sistema GUATENÓMINAS y
genera los reportes siguientes:

1. Reporte número R00807405 “Detalle de Depósitos Monetarios.

2. Reporte número R00809799 “Totales de Depósitos Monetarios por Banco.

2. Analista de 3. Reporte número R00807401 “Orden de Compra”

Generar Información
reportes Técnica
4. Reporte número R00807402 “Cuadre de CUR”

5. Reporte número R0007403 “Estado de CUR”

Verifica el cuadre de los reportes y los traslada vía electrónica al Coordinador (a) de
Gestión y Pago de Nómina. Y revisa que los rubros de gasto no sean mayores al de
la pre liquidación.
Recibe los reportes generados por el Analista de Información Técnica.

Ingresa al sistema GUATENÓMINAS y genera los reportes siguientes:

1. Reporte número R00808892 “Partidas Inexistentes en SICOIN”

3. Coordinador (a) Al recibir la notificación de la transferencia presupuestaria por parte de la Dirección de

Operar de Gestión y Administración Financiera -DAFI- genera:
Liquidación Pago de Nómina

2. Reporte número R00810441 “Comparativo de Estructuras Presupuestarias por

Unidad Ejecutora”

Verifica que los reportes generados no muestren partidas inexistentes en SICOIN y

que en el reporte de Comparativo de Estructuras Presupuestarias por Unidad
Ejecutora no muestren déficit.
Coordinador (a) Verifica que los reportes de la nómina adicional cuadren y procede a la aprobación de
4.
de Gestión y
Operar CUR
Pago de Nómina la nómina adicional, con lo cual, se generan de forma automática los CUR.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Analista de Ingresa al sistema GUATENÓMINAS y realiza el proceso de “envío CUR” al sistema

5.
Registrar CUR
Información SICOIN WEB, para la generación de los CUR de Nómina, los cuales quedan
Técnica
registrados en estado de “SOLICITADO”.

6. Coordinador (a) Ingresa al Sistema SICOIN WEB, genera reporte de CUR de Nómina y traslada al Jefe
Recibir de Gestión y de Sección / Encargadas (os) de Área para que se proceda a la aprobación de los
aprobación Pago de Nómina
CUR.
Jefe de Sección Ingresa al sistema SICOIN WEB y aprueba los CUR de nómina e informa al
7.
/ Encargada (o)
Aprobar CUR
de Área Coordinador (a) de Gestión y Pago de Nómina cuando concluyan con dicha actividad.
Recibe la notificación del Jefe de Sección / Encargada (o) de Área que ya concluyó
con la aprobación de los CUR, ingresa al sistema SICOIN WEB y procede a dar
solicitud de pago a los CUR.
Coordinador (a)
8.
de Gestión y
Solicitar pago
Pago de Nómina Solicita al Analista de Información Técnica que proceda a la generación del “Archivo
de acreditamiento” en el sistema GUATENÓMINAS, por medio del cual, el banco
efectúa el acreditamiento respectivo a cada uno de los empleados incluidos en los
archivos.
Ingresa al módulo “Aprobación de archivo de Acreditamiento” del sistema
Analista de GUATENÓMINAS y genera el “Archivo de acreditamiento”, aprueba y traslada el
9.
Información
Generar archivo
Técnica registro de la pantalla de la aprobación al Coordinador (a) de Gestión y Pago de
Nómina, en forma electrónica.
Envía por correo electrónico a la Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas
Públicas, los archivos siguientes:
Coordinador (a)
10.
Enviar Archivo
de Gestión y 1. Reporte número R00807424 “Estado de CUR”
Pago de Nómina
2. Reporte número R00806697 “Orden de compra”
3. Reporte número R00809322 “Totales de Depósitos Monetarios por Banco”
4. Reporte de CUR en estado de solicitud de pago del SICOIN WEB.
11. Efectúa el pago de los CUR y realiza las transferencias a los distintos bancos del
Tesorería
Trasladar
Nacional
fondos sistema.
De conformidad con la información y los recursos transferidos por Tesorería Nacional
12.
Bancos del proceden a descargar los archivos de acreditamiento del sistema GUATENÓMINAS a
Sistema
Acreditar pagos su sistema para realizar el acreditamiento a cada una de las cuentas de los
empleados.

C.8. Monitoreo de pagos no acreditados

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Tres días hábiles contados a partir de la fecha en la cual la entidad bancaria realiza
los acreditamientos de cada liquidación de salario al personal del Ministerio de
Educación, contacta vía correo electrónico a los enlaces de las entidades bancarias
1. Jefe de
Recibir reportes Reintegros para que le envíen el listado de las cuentas a las cuales no se les pudo acreditar el
salario respectivo y solicita vía correo electrónico a la Dirección de Administración
Financiera -DAFI- el envío de las notas de crédito notificadas por la Contabilidad del
Estado.

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Actividad Responsable Descripción de las Actividades

2. Recibe las notas de crédito y la integración de las mismas, registra en su control

Jefe de
Asignar notas
Reintegros
de crédito interno en Excel y asigna a los analistas de reintegros.

Recibe las notas de crédito y la integración, procede a lo siguiente:

1. Genera boletas de liquidación del personal indicado en la integración
2. Genera el reporte de reintegros de la nota de crédito, realiza el cuadre
3. Registra en el sistema Guatenóminas el reintegro del pago total y cambia el
3. estado de “ingresado” a “pagado total”, generando automáticamente el CUR de
Analista de
Generar boletas
Reintegro
de reintegro devolución en estado de “solicitado”
4. Genera el reporte de reintegros y realiza el cuadre.

Traslada al Jefe de Reintegros el expediente de devolución para la aprobación del

CUR.
Recibe los expedientes de devolución, ingresa al sistema SICOIN WEB, revisa que
4. Jefe de los cálculos estén correctos, aprueba CUR de devolución, lo imprime firma y sella.
Aprobar CUR Reintegro
Genera el reporte de CUR imprime, revisa que la información contenida esté correcta
y la archiva.

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