Escuela de Educación Continua

Licenciatura en Administración de Seguros

TA 1.01

Ensayo – Administración de Proyectos

Carné: 1010535

Alumno: Rafael Antonio Smith O´Meany

Catedrático: Jorge Luis Porras Herrera

Curso: Administración de Proyectos I

Nueva Guatemala de la Asunción, febrero de 2023

Introducción
Al momento de terminar de leer sobre la administración de proyectos e iniciar este ensayo me
pregunté, ¿Cómo puedo explicar este tema y que la gente no se asuste o lo relacione con
algún tema muy complejo? Y la respuesta la tuve a la par mía, con mi hijo, ya que él está
empezando su vida y yo le brindo los conocimientos en base a la información que yo tengo, mis
experiencias de vida y como yo veo la vida misma o hago ciertas cosas, yo le explico de una
forma que él pueda entender el porqué de las cosas y es por eso por lo que les brindaré mi
punto de vista de cómo veo y entiendo yo que es la administración de proyectos.

Como todos sabemos la administración de proyectos es una metodología utilizada por muchas
empresas para alcanzar sus objetivos con éxito en un tiempo determinado, ¿y quien no quiere
que sus proyectos sean exitosos? ahora bien la palabra metodología nos puede asustar o bien
podemos imaginas muchas cosas, podemos pensar en algo muy complejo y es natural que lo
veamos así, pero una metodología es una forma de trabajar, de vivir y está compuesta por
unos pasos a seguir, los cuales organizan las actividades e involucra a todos los
departamentos y personas de la empresa.

Al completar dichos pasos nos aseguramos en alcanzar los objetivos previamente trasados:
tiempos, costos, calidad, satisfacción del cliente e inversionistas y al mismo tiempo
desarrollamos relaciones a largo plazo con proveedores y demás integrantes del equipo.

Esta metodología de trabajo nos brinda los conocimientos y sobre todo como implementarlos
con éxito en la práctica, es decir vamos a implementar donde realmente cuenta en la vida real.
Adicional nos brinda una visualización sobre cómo vamos día tras día para alcanzar las metas
trazadas por los administradores de proyectos con el propósito de generar los resultados
esperados en los diferentes departamentos o grupos de trabajo.

Todo proyecto está estructurado de la misma forma: inicio, planeación, ejecución, monitoreo y
control, con su respectivo cierre, prácticamente estamos hablando del ciclo de vida del
proyecto. Por medio de esta estructura nos permite tener el control del proyecto en todo
momento, adicional nos brinda información en todas las etapas, de esta manera nos podemos
asegurar que estamos en el camino correcto o bien si hay alguna desviación nos permite
realizar las correcciones en el tiempo exacto.

2
 Contenido

La administración de proyectos es la forma de planear, ejecutar, monitorear y controlar una

determinada actividad realizada por un grupo de personas o trabajo que tienen un objetivo
específico. Esta actividad es llevada a cabo por un administrador o bien un grupo de
administradores que deben de contar con un perfil, características y conocimientos específicos
para que puedan guiar el desarrollo del proyecto tomando en cuenta los recursos existentes,
tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnológicos.

En pocas palabras queremos decir que un administrador de proyectos es como un padre,

porque lo asocio con esa figura y es muy simple, de niños sabíamos que nuestro padre podía
resolvernos el mundo entero y sucede lo mismo en una empresa, en este caso un
administrador debe de estar preparado para resolver los diferentes problemas de sus hijos que
son los departamentos o grupos de trabajo a su cargo.

Las empresas están divididas en muchas áreas y necesitan administrar trabajos similares. Por
ejemplo, una empresa puede contar con los siguientes departamentos: marketing, ventas,
sistemas, operaciones, finanzas y contabilidad. Cada uno de estos departamentos tiene
distintas actividades por lo que la administración de proyectos enseña que para alcanzar el
objetivo deseado todas las áreas necesitan trabajar y cooperar de manera conjunta, al
momento de lograr eso, todos tendrán el objetivo identificado y de esta manera la empresa
podrá alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo. ¿No les suena familiar esto?
Exacto eso lo realizamos en nuestros hogares con nuestros padres y hermanos para alcanzar
la estabilidad de nuestro propio proyecto llamado familia el cual queremos que sea el proyecto
más exitoso de todos.

Ahora que conocemos que es la administración de proyectos, conoceremos el ciclo de vida de

todo proyecto:

a) Inicio

b) Planeación

c) Ejecución

d) Monitoreo y control

e) Cierre

3
 Inicio:
Como su nombre lo indica es el inicio del proyecto, es donde se define el mismo, sus bases,
que se quiere alcanzar, la inversión que se necesita, quienes participaran, etc. Toda esta
información siempre va por escrito, para que posteriormente se pueda compartir a los equipos
de trabajo y todos cuenten con la información de primera mano.

Todo proyecto exitoso brinda un beneficio, pero va acompañado con factores de riesgo, como
todo en la vida, el que no arriesga no gana. Estos factores de riesgo pueden abarcar tiempos,
inversiones, etc., por lo cual se deben tener monitoreos constantes en las demás fases para
que podamos palpar los resultados, de esta manera podremos ver si estamos en el camino
correcto o bien se produjo una desviación la cual podremos corregir. Estas mediciones se
realizan por medio de reportes, métricas de cumplimiento por dar algunos ejemplos.

Puntos clave de esta etapa:

 Creación de la carta del proyecto – ¿Cuál es la visión, el objetivo y las metas de este
proyecto?

 Identificar los alcances y los resultados – ¿Cuál es el producto o servicio que debe
proporcionarse?

 Realizar un estudio de posibles problemas – ¿Cuál es el problema principal y cuáles

son sus posibles soluciones?

 Realizar una proyección de costos y ganancias del proyecto – ¿Cuáles son los costos y
beneficios de la solución?

 Identificar todos los involucrados internos y externos – ¿a quiénes afecta este proyecto,
¿cómo y cuáles son sus necesidades?

Planeación:
En esta fase el objetivo principal es la planificación de forma correcta los tiempos, costos y los
recursos que el proyecto necesitará para que se pueda ejecutar, adicional se tiene que
contemplar cómo se gestionarán los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del
proyecto.

En pocas palabras el objetivo de la planeación es: definir el plan para cumplir con el resultado
esperado, de una forma más sencilla que vamos a hacer para que tengamos éxito, así de fácil

4
es este paso, pero no podemos dejar nada al azar o bien a la suerte, debemos de tener nuestro
plan bien estructurado.

La planificación se incorpora al plan de proyecto, el cual se generó en la primera etapa y en el

mismo están las actividades, tareas, plazos y los costos, los cuales son los tres componentes
fundamentales del proceso de planificación.

Puntos clave de esta etapa:

Se realiza la planificación para el proyecto – Se identifican las etapas del proyecto.

 Plan financiero – Se define la inversión que se utilizará para que el proyecto inicie,
adicional se proyectan ganancias, etc.

 Plan de recursos – Se definen los recursos que se utilizaran en el proyecto, como

materia prima, recuro humano, tecnológico, etc.

 Plan de calidad – Se definirán los estándares que serán evaluados para determinar que
el proyecto cumpla con las expectativas que se plantearon.

 Plan para los riesgos – Se contemplan cualquier problema que surja y se cuenta con un
plan de contingencia para saber cómo proceder en determinado escenario.

 Plan de aceptación del proyecto – Se presenta el proyecto para su aceptación.

 Plan de comunicación – Una vez el proyecto aceptado, se realiza la comunicación a

todas las personas, departamentos o grupos de trabajo que estarán involucrados en el
proyecto.

Ejecución:
En esta fase el equipo de trabajo se enfocará en lograr los objetivos que se establecieron en
las dos primeras fases para crear y poner en marcha el proyecto. La ejecución del proyecto
abarca en completar las actividades, tareas e ir entregando los avances de este dentro del
plazo especificado mediante el trabajo en equipo de todas las personas, grupos o áreas que
conformen el proyecto.

La fase de ejecución del proyecto es una de las más importantes, ya que en esta fase se
ejecuta y se hace realidad toda la planificación previa, es decir todo lo que estaba en papel se
vuelve realidad, esta fase es esencial es la que determinará si el proyecto tendrá éxito o no,

5
adicional es la más larga y compleja de todo el proyecto, lo cual se complementa con la
siguiente fase del monitoreo y control.

La ejecución podría realizarse de la siguiente forma:

 Se debe de llevar a cabo las tareas y actividades establecidas. Toda persona

involucrada en el proyecto tiene que hacer su trabajo, de forma efectiva de acuerdo a lo
que se estableció desde un inicio
 Se debe de plantear los canales de comunicación que tendrá todo el equipo para
manejar la misma información.
 Se debe de contar con la supervisión de todo el proceso y de cada uno de los
involucrados del proyecto.
 Se debe de conocer el proyecto en todos sus aspectos, ya que al momento de tener
resultados previos podremos determinar si están en los esperados o planificados y de
no ser así, hay algún tipo de desviación la cual se puede corregir.

Puntos clave de esta etapa:

 Gestionar correctamente los costos y plazos.

 Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.

 Adaptarse a los cambios rápidamente.

Monitoreo y Control:
El seguimiento y monitoreo son esenciales para completar un proyecto a tiempo, ya que nos
indica si estamos dentro de los lineamientos que brindamos a un inicio. Esta fase lo relaciono
como cuando vamos a realizar compras, me explico, queremos comprar un vehículo tenemos
en mente que queremos, si sedan, deportivo, para uso diario, para trabajo, mecánico o
automático y lo más importante sabemos cuánto podemos invertir de dinero para poderlo
adquirir y no tener que gastar de más.

El proceso de monitoreo y control hace un seguimiento de las métricas de desempeño para

mantener un proyecto dentro del plan. Este proceso ayuda a descubrir los problemas antes de
que se produzcan y poder solventarlos realizando ajustes pequeños. Adicional proporciona
retroalimentación entre las diferentes fases del proyecto, con el objeto de implementar acciones
preventivas o correctivas para que se cumpla con el plan.

6
Puntos clave de esta etapa:

 Se verifican los gastos y se compara con el presupuesto planificado.

 Revisar los resultados para garantizar que cumplan con los criterios y tiempos
definidos.

 Monitorea, controla, administra, reduce los riesgos y problemas potenciales.

 Cuando el proyecto no sale como fue planificado, se debe gestionar el proceso de

contingencia para realizar las modificaciones pertinentes,

Cierre
La última fase del ciclo de vida de un proyecto y no por ser la última es la menos importante o
bien solo es un paso más, al contrario, en esta fase podemos obtener mucha información.

Contiene la finalización formal del proyecto y sus resultados, adicional la documentación de las
lecciones aprendidas. Esta es una fase vital para que el equipo del proyecto aprenda de las
experiencias y lo aplique en proyectos futuros las cosas que funcionaron bien y analizar las
cosas que no funcionaron, porque fue y como poder aplicarlas de una mejor manera en el
futuro.

Puntos clave de esta etapa:

 Rendimiento del Proyecto – Se evalúa el proyecto en todo aspecto, si el mismo se

gestionó correctamente, si los costos estuvieron dentro de lo planificado, si se
alcanzaron las ganancias planificadas, si hubo riesgos y como se solventaron,
prácticamente se ven los resultados de todo el proyecto.

 Análisis del Equipo – Se evalúa a todos los que conformaron el proyecto, puede ser de
manera individual o por departamento

Conclusiones

Posteriormente de haber leído sobre que es la administración de proyectos y haber realizado

este ensayo con mis puntos de vista puedo concluir lo siguiente:

 Todo proyecto que se realice con esta metodología contará con una organización de
principio a fin.

7
  Todas las personas involucradas en el proyecto conocerán los objetivos que se tienen
trazados y los alcances que se tienen que lograr.
 El proyecto podrá ser monitoreado en cualquiera de sus fases, los resultados que arroja
el mismo son en tiempo real.
 Todo lo involucrado en el proyecto puede ser medido y monitoreado lo cual permite ver
los alcances que se tienen al momento, si hay alguna desviación permite cualquier
intervención para la corrección inmediata.
 Trabajando con esta metodología evita confusiones y aumenta la eficacia del equipo de
trabajo.
 Todos los involucrados en el proyecto manejan el mismo canal de información.

Recomendaciones

Por medio de este ensayo pude reforzar mis conocimientos sobre la administración de
proyectos, ya que tenía conocimiento de las fases que complementan el ciclo de vida del
proyecto, pero no con tanto detalle, por lo cual brindo las siguientes recomendaciones.

Un proyecto, independientemente de su tamaño, involucra las cinco fases que conocimos, las
cuales son indispensables para que el mismo pueda tener éxito, por lo cual al momento de
realizar un proyecto o bien participar en uno debemos de asegurarnos que existan esas fases y
que el proyecto haya sido construido en base a ellas, de lo contrario debemos de acoplar el
proyecto existente a ellas para poder asegurarnos el éxito.

Siempre se debe tener en cuenta que el éxito o el fracaso de un proyecto depende en gran
medida del trabajo en equipo. Por tanto, la clave del éxito siempre está en la colaboración,
adicional la comunicación debe de ser de manera clara y completa, para que todo el mundo la
entienda totalmente.

Bibliografía o Webgrafía

Lo expuesto en el presente ensayo fue derivado de la lectura del libro que figura a
continuación, adicional de los documentos proporcionado por el catedrático de este curso en la
plataforma de la Universidad Galileo GES.

(Fuentes, 2012)

(Herrera, 2023)

8
9