Universidad tecnológica de Panamá

Facultad de Ingeniería de Sistema Computacionales

Técnico en Informática para la gestión empresarial

Materia
Manejo y control de documentos

Tarea #1- Glosario

Estudiante:
Hernán Hernández

Profesora:
Ing. Ariadne Jaén

Grupo:
1TG-901

Fecha límite de entrega:

6 de abril del 2024
 Tarea # 1

Glosario de Términos Generales en Gestión Documental

I. Desarrolle el siguiente Glosario de términos (100 puntos)

1. Archivo Central: El Archivo Central es la

unidad administrativa o espacio de la entidad
en el cual se reciben las transferencias
primarias, es decir el espacio donde se
reciben y administran los archivos que
cumplieron su tiempo de permanencia en
archivo de gestión y que fueron trasladados al
Archivo Central por mantener aún uno o
varios de los valores primarios como son
entre otros el administrativo, fiscal, legal, contable o técnico.
Ejemplo: el Archivo Central es donde guardamos documentos importantes de
proyectos anteriores, como planos y contratos, después de que terminan.

2. Archivo de gestión: Los archivos de gestión son los encargados de conservar y

organizar la documentación activa desde su creación o
recepción hasta su eliminación o transferencia.
Esta documentación activa es la de uso habitual
en la oficina productora. Así, cada unidad
administrativa, en el desarrollo de sus funciones y
actividades, emite y recibe documentos que
conforman su archivo de gestión, cuya correcta
organización y custodia es responsabilidad del jefe
de la unidad.
Ejemplo: Los archivos de gestión son donde se guarda y organiza la
documentación utilizada a diario en una organización.
3. Archivo Histórico: Es el conjunto ordenado de documentos al que se
transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación
permanente, que son conservados por su
valor.
Ejemplo: En las instituciones educativa
donde se guardan documentos antiguos
importantes como actas de fundación y
registros académicos.

4. Ciclo Vital del Documento: El ciclo vital de la documentación es la

denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el
documento, desde su creación hasta su
eliminación o selección para su custodia
permanente y se establece en función de los
valores de los documentos y frecuencia de uso.
Ejemplo: El ciclo vital de la documentación
abarca su creación (por ejemplo, un contrato),
uso durante su vigencia, archivo para futuras
consultas, posible traslado a un archivo central,
conservación permanente si es importante
histórica o legalmente, y eliminación cuando ya no se necesita según las
políticas de la organización.

5. Clasificación documental: la Clasificación documental es la labor intelectual

mediante la cual se identifican y establecen
las Series que componen cada agrupación
documental (fondo, sección y subsección)
de acuerdo con la estructura orgánico -
funcional de la entidad.
Ejemplo: Una empresa clasifica los
documentos por departamento y sección.

6. Clasificación funcional: Consiste en agrupar toda la documentación en series

que son reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades
relacionadas y que son fruto de una misma acción.
 Ejemplo: En una biblioteca, los libros se
organizan en categorías como "Historia"
para historia antigua y "Ciencias" para
libros de ciencia. Esto hace que sea más
fácil encontrar libros en secciones bien
definidas, mejorando la organización y la
accesibilidad de la información.

7. Clasificación mixta: Este tipo de clasificación es también conocida como

sistema mixto, ya que se trata de una
combinación de la clasificación
alfabética y numérica. La clasificación
se realiza de la siguiente manera: -
Letras seguidas de números o
números seguidos de letras. - Letras y
números o números y letras.
Ejemplo: dentro de una empresa cada
departamento recibe un código para
clasificar sus archivos Recursos humanos podría ser “RH123” y el Departamento
de redes podría ser “R321” y así sabrían donde buscar archivos de cada
departamento.

8. Clasificación orgánica: Clasificación orgánica: agrupa las series según el

organigrama de la institución. Es un criterio de clasificación objetivo y fácil de
aplicar, pero presenta como inconveniente su inestabilidad, al producirse
continuos cambios, sobre todo en
las instituciones públicas.
Ejemplo: En una empresa, la
clasificación orgánica organiza
los documentos de la siguiente
manera:
• Ventas: Documentos
relacionados con ventas,
como informes y estrategias comerciales.
• Recursos Humanos: Documentos de contratación, desarrollo profesional
y políticas de personal.
• Tecnología de la Información: Documentos sobre desarrollo de
software, infraestructura de red y ciberseguridad.
Esta clasificación facilita a los empleados encontrar información según
sus responsabilidades. Pero, puede volverse inestable con cada que
cambien La organización.
9. Copia autentica: Una copia autentica es una reproducción fiel del documento
original, es decir, que reproduce exactamente
el contenido del documento original.
Ejemplo: Un ejemplo de una copia autentica
puede ser el acta de nacimiento ya que esta se
imprime con la información original.

10. Cuadro de Clasificación Documental: Estructura jerárquica y lógica que

permite identificar los documentos y los expedientes administrativos de todas las
unidades y clasificarlos dentro del conjunto de una
Institución.
Ejemplo: podemos decir que la universidad
organiza por distintas series en este caso las
clases que se pueden subdividir en recursos
académicos, recursos para profesores, planes de
estudio, etc.

11. Digitalización: La digitalización es el proceso de transformar procesos

analógicos y objetos físicos en digitales. Considera cómo el escaneo de
documentos de papel o el uso del
almacenamiento en la nube para guardar todos
tus archivos importantes eliminan la necesidad
de archivadores anticuados.
Ejemplo: una empresa utiliza este medio para
poder organizar grandes cantidades de
documentos y que sea más fácil de organizar y
de encontrar al momento de buscarla.

12. Disposición de documentos: quiere decir que dichos documentos han de ser
accesibles en cualquier momento, es decir,
deben estar disponibles cuando se les
necesite de forma ágil y sencilla.
Ejemplo: Los módulos de clases tiene una
disposición inmediata ya que los podemos
buscar y leer cuando los necesitemos.

13. Firma digital: Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al
receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora
de dicho mensaje, y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue
firmado por el originador.
 Ejemplo: en la firma de un contratado es
firmada de forma digital por alguien que tiene
una clave de acceso privada y los que reciben
el contrato utilizan una clave publica para saber
si es autentica la firma digital.

14. Firma electrónica: es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma

manuscrita, donde una persona acepta y da por
validado el contenido de un mensaje electrónico a
través de cualquier medio electrónico que sea
legítimo y permitido.
Ejemplo: alguien que envía un correo firma ese
correo para asegurar de que la información no sea
modificada y que no ha sido alterado desde su firma.

15. Folio: Cada documento tiene un número que lo identifica y diferencia de los
documentos similares.
Ejemplo: en el caso de que haya mas de un
contrato con tiendas se le asigna un folio a
cada uno como “contrato de tienda
folio12345”.

16. Fondo documental: Conjunto orgánico de documentos reunidos en un proceso

natural que han sido generados o recibidos por una
persona física o jurídica, pública o privada, a lo
largo de su existencia y en el ejercicio de las
actividades y las funciones que le son propias.
Ejemplo: El fondo documental del archivo histórico
municipal contiene una amplia colección de
documentos que datan desde el siglo XVIII hasta la
actualidad, incluyendo actas, mapas, fotografías y correspondencia oficial.

17. Gestión Documental: La gestión documental o gestión de documentos es el

conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los
documentos de todo tipo, recibidos y creados
en una organización.
Ejemplo: implementar un sistema de gestión
documental mejora la eficiencia en la
organización y acceso a la información,
permitiendo a los empleados encontrar
rápidamente documentos clave y asegurando
el cumplimiento de regulaciones y normativas de conservación de registros.
18. instrumentos archivísticos: son aquellos que nos
permiten identificar y caracterizar los documentos. Estos
instrumentos incluyen inventarios, catálogos, guías y
otros tipos de herramientas que nos ayudan a establecer
un sistema de clasificación y descripción de los
documentos.

19. Inventario Documental: Los Inventarios documentales son os instrumentos de

consulta que describen las series documentales
y expedientes de un archivo y que permiten su
localización inventario general, para las
transferencias inventario de transferencia o para
la baja documental inventario de baja
documental.

20. Mapa Documental: No se trata simplemente de catalogar los documentos y

dibujar dónde se encuentran. Además se precisa de
información sobre el nivel de privacidad de los
datos contenidos, personas relacionadas, medios
de lectura, procesamiento. Y todo eso se resume en
los mapas documentales.
Ejemplo: El mapa documental del sistema de
gestión documental de la empresa muestra las
distintas categorías de documentos, como contratos, facturas, informes y
correspondencia, y cómo están organizados y relacionados entre sí.

21. Metadato: Los metadatos, literalmente (sobre datos), son datos que describen
otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos
que describen el contenido informativo de un
objeto al que se denomina recurso.
Ejemplo: En un archivo digital, los metadatos
de una fotografía pueden incluir información
como la fecha de creación, el tamaño del
archivo, el tipo de archivo, la resolución, el
nombre del fotógrafo y la ubicación.
22. Microfilmación: La microfilmación permite fotografiar la imagen de un
documento a una reducción considerable. Este método para archivar
documentos se basa fundamentalmente
en el cambio de soporte del acervo en
papel, por microfilm, el cual es hecho de
un material sintético muy resistente y
durable.
Ejemplo: La biblioteca nacional llevó a
cabo la microfilmación de periódicos
antiguos para preservar su contenido de manera segura y reducir el espacio de
almacenamiento requerido.

23. Prescripción: modo de adquirir el derecho de propiedad o dominio de una cosa

por haberla poseído su ocupante durante
el tiempo que establezca la ley.
Ejemplo: Según la política de retención
documental de la empresa, los registros
financieros tienen una prescripción de 7
años, después de los cuales pueden ser
eliminados de forma segura según los
procedimientos establecidos.

24. Preservación: En conservación, biblioteconomía y archivística, la preservación

es un conjunto de actividades de conservación preventiva destinadas a
prolongar la vida de un registro, libro u objeto
realizando la menor cantidad de cambios posible.
Ejemplo: Una empresa de ingeniería implementa
medidas de preservación para asegurar la integridad
de sus planos y documentos técnicos. Utilizan
sistemas de almacenamiento seguro y climatización
controlada en sus archivos físicos, además de
mantener copias digitales respaldadas en servidores
protegidos

25. Sección documental: Una sección documental o sección de fondo es una

fracción de un fondo documental que agrupa los documentos producidos a nivel
orgánico, es decir, por una subdivisión del
órgano o institución cuyos documentos
constituyen el fondo.
Ejemplo: En el archivo histórico municipal, la
sección documental de Correspondencia
Oficial contiene todos los documentos relacionados con la comunicación oficial
del ayuntamiento con otras entidades y organismos.
26. Subsección Documental: Una subsección documental es un nivel de
clasificación de unidades documentales que agrupa a los documentos
emanados o producidos por una dependencia, oficina o departamento de nivel
inferior a otro. Las subsecciones documentales se
agrupan por tanto en secciones documentales de
nivel jerárquico y organizativo superior, las cuales
formaran finalmente el fondo documental.
Ejemplo: Dentro de la sección documental de
Recursos Humanos en la empresa, la subsección
documental de Contratación contiene todos los
documentos relacionados con los procesos de contratación de empleados, como
formularios de solicitud, contratos laborales y registros de incorporación.

27. Seguridad Física: la seguridad física se refiere a las medidas destinadas a

proteger los documentos impresos, archivos físicos y otros registros
almacenados en formato físico. Estas medidas
tienen como objetivo proteger la integridad,
confidencialidad y disponibilidad de la
información contenida en los documentos.
Ejemplo: La empresa implementó políticas de
seguridad física en su centro de documentación
para proteger los archivos importantes. Esto
incluye el uso de armarios con cerraduras para almacenar documentos
sensibles, control de acceso restrictivo a las áreas de archivo y vigilancia
mediante cámaras de seguridad.

28. Seguridad Lógica: La "seguridad lógica" se refiere a las medidas y controles

implementados para proteger la información digital, los sistemas informáticos,
las redes y los datos contra amenazas
cibernéticas, acceso no autorizado o
manipulación indebida.
Ejemplo: La empresa utiliza firewalls, software de
antivirus y autenticación de dos factores para
asegurar la seguridad lógica de su sistema de
gestión documental en línea, protegiendo así los
documentos y datos confidenciales de accesos
no autorizados.
29. Selección documental: La selección documental es la operación intelectual y
material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o
conservadas en virtud de los plazos establecidos en el
proceso de valoración y que se apoya en el muestreo cada
vez que se disponga destrucción parcial.
Ejemplo: El archivero llevó a cabo una selección
documental cuidadosa para identificar y conservar los
documentos más significativos relacionados con la historia
de la empresa.

30. Serie documental: una serie documental es un conjunto de documentos -más

específicamente, un conjunto de unidades documentales- generados por una
institución que se generan periódicamente
referidos a una misma actividad siguiendo un
procedimiento normalizado.
Ejemplo: En el archivo histórico municipal, la serie
documental de Actas del Concejo Municipal
contiene los registros de las reuniones y
decisiones tomadas por el ayuntamiento a lo largo de los años.

31. Subfondo documental: Un subfondo documental es cada una de las divisiones

principales en las que se divide un fondo documental. Si generalmente el fondo
viene definido por la entidad productora de los
documentos, el subfondo documental puede hacer
referencia a la producción documental de una
subdivisión orgánica o funcional de dicha entidad.
Ejemplo: Dentro del fondo documental de Recursos
Humanos de una empresa, el subfondo documental de
'Contrataciones' puede contener todos los registros
relacionados con los procesos de contratación de
empleados, como formularios de solicitud, contratos laborales y comunicaciones
internas.

32. Subserie documental: las Subseries son el conjunto de unidades documentales

- que forman parte de una serie-
identificadas en forma separada de ésta
por su contenido y características
específicas o por uno o varios tipos
documentales diferentes producidos en
acciones administrativas semejantes.
Ejemplo: En el archivo de una institución educativa, dentro de la serie
documental de Expedientes Estudiantiles, se encuentra una subserie
documental denominada Exámenes Finales. Esta subserie contiene los registros
 de los exámenes finales realizados por los estudiantes durante un semestre
académico específico.

33. Sistema de gestión documental: Los sistemas de gestión de documentos

electrónicos son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión
de grandes cantidades de documentos.
Suelen rastrear, almacenar, archivar y
organizar documentos electrónicos o
imágenes de documentos en papel.
Ejemplo: La empresa implementó un
software de gestión documental para
digitalizar y organizar todos sus archivos administrativos, facilitando así el
acceso rápido y seguro a la información por parte de los empleados.

34. Soporte documental: Medios físico sobre el que se plasma la información del
documento de acuerdo al material empleado,
papel, audiovisual, fotográfico, fílmico,
informático, orales y sonoro.
Ejemplo: La biblioteca universitaria utiliza
principalmente el formato digital como soporte
documental para ofrecer acceso remoto a libros
electrónicos, revistas en línea y bases de datos
académicas.

35. Tabla de control de acceso: Conjunto de políticas, directrices, procedimientos,

controles y medidas de seguimiento que
implementa la entidad con el fin de asegurar la
protección y acceso a la información que se
produce al interior.
Ejemplo: En una red informática, una ACL
podría especificar que solo los usuarios
autorizados como administradores o ciertos
empleados tienen permiso para acceder a una carpeta compartida en el
servidor.

36. Tabla de Retención Documental (TRD): son herramientas que fortalecen y

apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos
instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los
documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las
prioridades de archivo, el control de la producción de información y la
categorización y optimización de los procesos.
 Ejemplo: En una empresa de servicios financieros, la TRD establece que los
documentos financieros deben conservarse
durante 7 años después del cierre del ejercicio
fiscal, los registros de recursos humanos durante
5 años después de que un empleado deje la
empresa, y los documentos legales de forma
permanente o según lo requieran las leyes
aplicables.

37. Tabla de Valoración Documental (TVD): Son el listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia, así como su disposición final.
Ejemplo: en una empresa legal, la TVD puede
especificar que los contratos vigentes se conserven por
5 años, los documentos legales por 10 años, y los
registros históricos de forma permanente.

38. Unidad documental compuesta: Unidad organizada de documentos reunidos

por el propio productor para su uso corriente, o
agrupados durante el proceso de organización
archivística, porque se refieren a un mismo
tema, actividad o procedimiento.
Ejemplo: podría incluir todos los documentos
relacionados con un proyecto específico, como
informes, correspondencia, planos y contratos.

39. Unidad documental simple: Unidad archivística más

pequeña e indivisible intelectualmente
Ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una
fotografía o una grabación sonora.

40. valoración documental: nos permite la selección de documentos que serán

dados de baja y los que se transferirán a los archivos
históricos.
Ejemplo: los contratos legales deben conservarse
para cumplir con los requisitos legales, mientras que
los registros financieros deben retenerse por razones
fiscales.
• Consideraciones finales
Gracias a este trabajo, he logrado comprender mejor los términos que hemos
estudiado en clase, además de descubrir nuevos términos que he investigado más
a fondo para entenderlos mejor. Esta tarea fue muy instructiva en términos de
materiales y vocabulario.
 Bibliografías

Universidad Nacional de Colombia: Sección de Gestión Documental - Sede Medellín -

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colaboradores de Wikipedia. (2024, 31 enero). Software de gestión documental.

Wikipedia, la Enciclopedia Libre.
https://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental
Webmaster. (s. f.). ¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)? Ats Gestion
Documental. https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

Universidad Nacional de Colombia: Sección de Gestión Documental - Sede Medellín -

Conócelo. (s. f.-c). https://gestiondocumental.medellin.unal.edu.co/archivo-
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