Wa0010.

lOMoARcPSD|11170079
Básico de Secretariado ACTIVIDAD 1 Tema 8
Valor: 20 puntos
Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.
Después de leer y analizar la guía de estudio se requiere que conteste las siguientes
preguntas:
1. Concepto de archivo
La palabra archivo, del latín archivaos, presenta tres acepciones distintas de acuerdo con
el Diccionario de la R.A.L.E.:
• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la

existencia de archivos no sólo sino también semipúblicos, comerciales o particulares);
conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc.,
donde se colocan).
• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya

misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un

modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible
cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías,

etc.
2. Definir documento
Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo

tiempo como documentos "un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita
algo". Este seria le Concepto general de documento.
Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

lOMoARcPSD|11170079
La Ley de Patrimonio Histórico Español de el documento como "toda expresión en

lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos. Desde
el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho trabajado o
registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

válidamente emitidos por los órganos de las
Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente
los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de
documentos públicos o privados.
3. Funciones del archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley

obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales
puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificaciónados. Esta

conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por
la entidad. El archivo será cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del
pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
4. Comente sobre clasificación de documentos
Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un

documento
quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada
grupo y situarlo físicamente en el espacio

lOMoARcPSD|11170079
5. Menciones las reglas de clasificación de documentos
•Normas básicas para el archivo de documentación
•Escoge buenas carpetas o archivadores Parece obvio, ¿no? La elección del lugar en el que
almacenaremos toda la documentación es sin duda un punto primordial al enfrentarnos a esta
tarea, ya que estos deberán ser capaces de soportar el paso del tiempo y proteger todos los
archivos durante años.
• Escoge un sistema de codificación
Una vez contemos con los ‘recipientes’ en los que archivaremos toda la documentación, el paso
más importante es el de escoger un sistema para codificarla, sistema que deberemos poner en
conocimiento de todas aquellas personas encargadas de manejar documentación con el objetivo
de ser capaces de continuar el orden creado.
• Separa la documentación por proyectos y mantén el orden
Una vez de detenido el sistema de codificación y ‘etiquetada’ toda la documentación, una buena
manera de proceder consiste en utilizar carpetas o archivadores por proyectos, que nos permitan
encontrar más fácilmente la documentación.
• Deshazte de lo innecesario
Y es que tan importante es archivar la documentación como ser capaces de tenerla siempre
ordenada. Para ello, deberemos hacer regularmente el ejercicio de revisar toda nuestra
documentación y de eliminar toda aquella que no sea necesaria archivar.
Distingue entre documentación informativa o administrativa
Un último consejo práctico a la hora de archivar documentación en la o cina consiste en distinguir

siempre entre la documentación informativa, por un lado, y la administrativa, por el otro.
6. Liste los métodos de clasificación de archivo
Método alfabético, apoyo de las demás metodologías del trabajo de archivo. Alfa por
asuntos o de materia: Alfa-numérico. Alfa-geográfico. alfa-cronológico.
• Sencillo de manejar
• Referencia directamente en gavetas principales.
• No necesita archivo auxiliar.
7. ¿Qué importancia tienen los registros de ingresos de los productos para la empresa?

lOMoARcPSD|11170079
cometer errores que entorpezcan la probabilidad de los datos y la toma de decisiones. ...
las políticas o procedimientos establecidos por la empresa para evitar estos olvidos
Funciones: Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple
fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o
documento además de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la
entidad en cuestión. Conocer el destino panal de un documento (sí ha sido destruido o
archivado). Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo

directamente ya que el registro queda anotados éstos.
8. Función de archivo muerto
Almacén de Archivo Muerto: Almacenamos de manera segura y ordenada todos aquellos

documentos importantes que las compañías deben o desean conservar y que no tienen un
uso inmediato o bien, que tienen un uso activo pero que no cuentan con el espacio adecuado para
almacenarlos El tiempo de retención del archivo muerto depende de su relevancia.
En promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de
vida de los documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos.
9. ¿En que consiste la transferencia de documentos?
Las transferencias de documentos. Una vez transcurrido un plazo determinado de

conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo
General, con carácter obligatorio y de acuerdo con las normas establecidas por esa
unidad. La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de
uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo.
10. ¿Cuáles son los criterios para la organización de transferencia de documentos ?
Organización de los documentos para su transferencia

Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de
acuerdo con los siguientes criterios:

lOMoARcPSD|11170079
Criterio 1:
Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados
 documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo,
quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el

Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que
contienen.
Criterio 2:
Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas normalizadas
por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la conservación de
los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas contendrán la información
necesaria para identificar de manera clara y directa la documentación que contienen:
• 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los
• • documentos.
• 2.- Código de clasificación: código funcional, con las
• subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
• • 3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la
• • documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando,
• en su caso, inicio y cierre.
• 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica
• • un orden secuencial dentro de la documentación que los integra.
Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer
lugar.

Wa0010.

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Wa0010.

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Wa0010.

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

lOMoARcPSD|11170079

Básico de Secretariado ACTIVIDAD 1 Tema 8

Elaborar procedimientos en el manejo de documentos, de acuerdo a las reglas.

• Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la

• También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya

• Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un

El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías,

Para la Real Academia Española documentar significa "probar documentos", al mismo

Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

La Ley de Patrimonio Histórico Español de el documento como "toda expresión en

Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos

3. Funciones del archivo

La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley

Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificaciónados. Esta

4. Comente sobre clasificación de documentos

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un

grupo y situarlo físicamente en el espacio

Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

5. Menciones las reglas de clasificación de documentos

•Normas básicas para el archivo de documentación

• Escoge un sistema de codificación

• Separa la documentación por proyectos y mantén el orden

Distingue entre documentación informativa o administrativa

Un último consejo práctico a la hora de archivar documentación en la o cina consiste en distinguir

6. Liste los métodos de clasificación de archivo

Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo

8. Función de archivo muerto

Almacén de Archivo Muerto: Almacenamos de manera segura y ordenada todos aquellos

9. ¿En que consiste la transferencia de documentos?

Las transferencias de documentos. Una vez transcurrido un plazo determinado de

10. ¿Cuáles son los criterios para la organización de transferencia de documentos ?

Organización de los documentos para su transferencia

Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el

Downloaded by Franklin Suarez.H ([email protected])

También podría gustarte