Importancia de Los Archivos

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
Unidad de Cursos Virtuales Complementarios

Sena Sofía Plus Plataforma Territorium
Curso de Administración Documental
Aprendiz LAUDERYS AÑEZ TORRES

PPT 4643157
ACTIVIDAD 1 DE APRENDIZAJE – EVIDENCIA 3

TITULADA: Importancia de los Archivos
Introduccion
Entendemos por Gestión Documental todos esos procesos que componen

las etapas de una organización, empresa o institución para manejar todos
los soportes físicos que incluyan toda la información que la define y que la
maneja, la gestión documental es un proceso que garantiza la toma de
decisiones y facilita los manejos de costos a través de los trabajos de
Archivología los cuales desde su origen y evolución le han dado valor y
patrimonio a la humanidad a través de la preservación, conservación y
análisis de datos.
En este ensayo damos paso a la definición de términos de archivos y su

importancia para su uso en todos los procesos cotidianos de una
institución como parte de su componente operativo a través del
conocimiento sobre lo que un Archivo y sus procesos pueden hacer para
formarlo y lo que este trabajo implican para la empresa.
Desarrollo
 Empezando con la terminología en cuestión definimos al ARCHIVO

como los lugares destinados o preparados para albergar y custodiar
grandes cantidades de información y cumplen con la función de Conservar
y ayudar a la Restauración de todo documento que este posee para usos
generales o históricos. En la informática, se define como un elemento
compuesto por la suma de registros, es la versión digitalizada de
documentos en papel para reducir espacios físicos y así facilitar su
organización y búsquedas. Los archivos tienen como características en
informática lo siguiente: Nombre, Extensión, Tamaño, Descripción,
Ubicación, Formatos. Se trabajan en la archivística como técnica a través,
de los términos primordiales del trabajo como son:
 Respeto de los Fondos (RF) es el orden / clasificación para

guardar los documentos.
 Principios de procedencia (PP) es la valoración del
documento de acuerdo a sus funciones.
 Ciclo vital de los documentos (CV) es clasificar de acuerdo
al orden y frecuencia de consultas en archivos de gestión,
central o histórico.
Toda la información para ser comprendida, al final, va ser organizada por

un gestor de Archivo ya sea en Físico o en Digital para sus usos en
general.
 El origen de los archivos lo podemos remontar hacia el inicio de las
escrituras por los grandes imperios. En cuanto al nacimiento de un
archivo, este se estima, cuando un documento no es necesario para la
oficina que los ha generado y estos son transferidos; es más, puede nacer
a partir del momento en que es generado el documento para luego ser
clasificado y organizado ya sea:
 Como archivo administrativo

 Como archivo histórico
Según su ciclo vital y usos en gestión, central, históricos y según su

naturaleza en públicos, privados y privados con interés público.
Total que básicamente su origen se basa en la organización y control en

censo de habitantes y riqueza de los pueblos.
Los archivos nacen como la necesidad de la vida pública y privada de las

sociedades para guardar memoria y garantía de derechos, obligaciones y
relaciones sociales.
Los archivos cobran importancia por su utilidad administrativa y jurídica

donde los documentos establecen validez o prueba de cualquier evento en
las relaciones humanas.
Desde la antigüedad hasta la actualidad, la necesidad de archivar ha dado

paso a la creación de diversos soportes físicos y digitales para “Guardar”
toda clase de datos que se consideran importantes para toda actividad,
ocupación y desempeños en el uso de la información.
Los archivos han evolucionado con el paso del tiempo, desde tablas de
arcilla, papiros, pergaminos hasta carpetas con papel transcrito y grandes
servidores con datos digitalizados.
 En cuanto a sus cualidades los archivos deben ser:
 Económicos por contener información sobre los perfiles de
la empresa.
 Simples por identificar el contenido de información de
manera sencilla.
 Funcionales por permitir la operación de guardar o
consultar de manera eficiente.-
 Exactos por tener la información inequívoca y sin errores.
 Hablando de la clasificación de los archivos, esta permite la

identificación y agrupamiento sistemático de los documentos con
características en común, basados en la estructura orgánica de la
institución o empresa y según los trámites administrativos. La clasificación
u ordenamiento, es la herramienta que permite agrupar la información en
categorías y subcategorías para su mejor compresión.
Se basa en criterios de dependen de las necesidades específicas del
usuario u organización que comúnmente incluyen: fecha, tipo de
información y se pueden organizar como:
 Archivos Generales
 Archivos Alfabéticos
 Archivos Numéricos
 Archivos Alfanuméricos
En la actualidad contamos con software de gestión documental, que

permiten aumentar la productividad, ganar tiempo, costos y cumplir con
normativas de seguridad, pero que deben ser actualizados constantemente
para garantizar la trazabilidad y vigencia de los documentos y que son
supervisados por gestores inteligentes.
 Finalmente para su uso en la actualidad, los archivos son la vena de
circulación vital en la preservación de la información como patrimonio de
la humanidad, esta ha sido sometida a modificaciones en vista de la
preocupación por el medio ambiente y por la simplificación del uso y
consumo de los recursos físicos que lo componen. Se han creado
alternativas acordes a la tecnología e inteligencia artificial para el
almacenamiento de datos en nube y servidores; así también la creación de
programas en dispositivos electrónicos que facilitan su gestión, su tiempo
y espacio constituyendo archivos modernos que pasan de un soporte de
papel a un soporte electromagnético constituidos en unidades de
almacenamiento y digitación para la circulación interna y externa de los
datos y así conectar a todas las dependencias y organizaciones en el
mundo, amplificando la plataforma de las telecomunicaciones.
De ahí vienen los documentos digitales que se crean a través de
procesadores de texto, grabadores, cámaras para almacenarlos en
computadoras y smartphones.
Conclusion
Para terminar, la evidencia presentada nos lleva a concluir que, la
archivística como oficio se define como el conjunto de acciones que nos
lleva al ordenamiento de la información de toda clase de datos de que sin
importar de su procedencia u origen y siempre que esté dentro de los
ámbitos de legalidad, constituyen la identificación central de todos los
antecedentes, presente e historia de toda organización, pueblo o nación en
la satisfacción de necesidades de estudio y análisis de todas sus relaciones
sociales y jurídicas y que debe ser tratada con seriedad, valor y reserva
que definen su permanente gestión, consulta, eliminación y preservación
de lo más indivisible e intransferible que respeta la privacidad e intereses
de una organización.

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Entendemos por Gestión Documental todos esos procesos que componen

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