UNIVERSIDAD JOSÉ CARLOS MARIATEGUI

LECCIÓN Nº 03

IMPORTANCIA, FUNCIONES, TÉCNICAS, CLASIFICACION DE

LOS ORGANIGRAMAS

1. LOS ORGANIGRAMAS

1.1 DEFINICIÓN

Los organigramas pueden describirse como un instrumento utilizado por

las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción práctica,
son herramientas útiles para organizar. Ayudan a visualizar la
organización formal, pero su uso no asegura una buena estructura
organizacional.

Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y

con objetividad representándose, por la unión de los cuadros mediante
líneas, los canales de autoridad y responsabilidad.

Los organigramas señalan la vinculación que existe entre sí de los

departamentos a lo largo de las líneas de autoridad principales.

También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son

representaciones gráficas de la estructura formal de una organización,
que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las
jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de
ella.

1.2 CARACTERÍSTICAS

Según el concepto de organigrama, éste muestra sus principales

características:

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* Un elemento (figuras)
* La estructura de la organización
* Los aspectos más importantes de la
organización
* La naturaleza lineal o staff del
departamento
* Las funciones
* Las relaciones entre las unidades
estructurales
* Los puestos de mayor y aun los de menor
CARACTERÍSTICAS importancia.
* Las relaciones existentes entre los diversos
puestos de la empresa y en cada
departamento o sección.
* Las comunicaciones y sus vías
* Las vías de supervisión
* Los niveles y los estratos jerárquicos
* Los niveles de autoridad y su relatividad
dentro de la organización
* Los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, etc.
* Las unidades de categoría especial.

1.3 IMPORTANCIA DEL ORGANIGRAMA

La importancia como instrumento de análisis es que permite detectar las

fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y
relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación
que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que
desempeña la unidad entre sí y detecta falla de control de la
Departamentalización. A través de análisis periódicos de los
Organigramas actualizados se puede detectar cuando el espacio de
control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de
estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido
vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se
crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de
actualizar los Organigramas se descubren dobles líneas de mando.

1.4 FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA

a. Para la ciencia de la administración

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades

administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

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b. Para el área de organización y sistema

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su

permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas
y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta
función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
los manuales de organización.

c. Para el área de administración de personal

El analista de personal requiere de este instrumento para los

estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de
administración de sueldos y salarios y en general como elemento
de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de
todos los sistemas de personal.

d. Y en forma general

- Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

- Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.

1.5 TÉCNICAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA

Como se ha indicado anteriormente, el Organigrama es una

representación grafica simplificada, total o parcial, de la estructura de
una organización, en términos de unidades, departamentos, sectores o
puestos de trabajos y de las relaciones existentes entre ellos. Muestra
la Departamentalización de una empresa, es decir, se agrupan las
tareas homogéneas bajo criterios lógicos y con el objeto de obtener
mejores resultados en conjunto.

Los Organigramas crecen a medida que lo hace la organización. Sin

embargo, agregar o reducir cuadritos en el organigrama no son formas
efectivas de reestructurar una empresa.

El Organigrama es el resultado de la creación de una Organización, lo

cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la
elaboración de un Organigrama:

1. Cuando se crea una organización.

2. Cuando ésta existe pero no tiene organigrama, y si lo tiene, hay

que organizar y reajustar.

Ningún Organigrama debe tener el carácter de final, puesto que

su valor verdadero depende de que se le mantenga al día y aplicando
los cambios que va experimentando la estructura.

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Para la elaboración e implementación de un organigrama es

fundamental:

Que la autoridad superior delegue funciones a las inferiores. Esta

delegación de tareas y de la autoridad para ejecutarla puede ir
acompañada por el poder para tomar decisiones con lo cual se logra
una descentralización mayor de la organización. Pese a esto, la
responsabilidad por la tarea delegada queda en manos de la persona
que le delega.

La Departamentalización y la descentralización originan dos tipos de

diferenciación:

- Diferenciación Horizontal: Existe mucha diferencia entre las

unidades de un mismo nivel, las estructuras nacen fragmentadas
y cada sector mantiene una cultura claramente distinta y pierde
de vista la idea general de la organización.

- Diferenciación vertical: Existen muchos niveles jerárquicos,

en la actualidad se están utilizando estructuras más planas
ya que de lo contrario se dificulta la comunicación, genera
burocracia y se dificulta la toma de decisiones rápidas.

1.6 COMO SE DIVIDEN LOS ORGANIGRAMAS

1.6.1 Organigramas maestros

Muestran toda la estructura de la organización formal.

1.6.2 Organigramas complementarios

Se dedican exclusivamente a un departamento o a un

componente principal y dedica más detalles respecto a
relaciones, autoridad y obligaciones, dentro de dicha área.

1.7 TIPOS DE ORGANIGRAMAS POR SU FORMA DE

REPRESENTACIÓN

1. Organigrama Vertical

Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un

nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación
de responsabilidad y autoridad.

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ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

PRODUCCIÓN RECURSOS FINANZAS MERCADOTECNIA

HUMANOS

Ventajas

Son las más usadas y, por lo mismo, fácilmente comprendidas.

Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventajas

Se produce el llamado "efecto de triangulación", ya que, después

de dos niveles, es muy difícil indicar los puestos inferiores, para
lo que se requeriría hacerse organigramas muy alargados.

Esto suele solucionarse:

Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer
para cada división, departamento o sección, una carta
suplementaria.

Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son

numerosos, uno sobre otro, ligados por la línea de autoridad y
responsabilidad que corre a unos de los lados.

2. Organigrama Horizontal.

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y

en la misma forma, sólo que el nivel máximo jerárquico se
representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos van
hacia la derecha siguiendo la forma normal en que
acostumbramos leer.

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MERCADOTECNIA

FINANZAS
PROCESO

RECURSOS HUMANOS

PRODUCCIÓN

Ventajas

Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.

Disminuyen en forma muy considerable el efecto de

triangulación.

Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la

autoridad formal.

Desventajas

Son poco usados en prácticas, y muchas veces, aún pudiendo

hacerse una sola carta de toda la organización, resultan los
nombres de los jefes demasiado apiñados y, por lo tanto, poco
claros.

3. Organigrama Mixto.

Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el

organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio.

Cada empresa, cada organización utiliza este tipo de

organigramas debido a su alto volumen y complejidad de
puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la
optimización del espacio en el que se encuentran trabajando,
tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los
cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace
imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder
reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

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GERENTE GENERAL

MERCADOTECNIA

FINANZAS

RECURSOS HUMANOS

PRODUCCIÓN

4. Organigrama Circular.

Está formado por un cuadro central que corresponde a la

autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan
círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico y se colocan en
ellos los puestos de jefatura inmediatos y se les liga con líneas,
que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

MERCADOTECNIA PRODUCCIÓN

GERENTE

FINANZAS RECURSOS HUMANOS

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Ventajas

Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles

jerárquicos.

Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o

más bajo.

Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Desventajas

Resultan confusos y difíciles de leer; que no permiten colocar

con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan
demasiado los niveles.

5. Organigrama Escalar.

Consiste en señalar con diferentes sangrías en el margen

izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

CONSEJO DIRECTIVO

GERENTE GENERAL

GERENTE DE PERSONAL

Jefe de sueldos y salarios

Jefe de relaciones laborales

GERENTE DE ORGANIZACIÓN

Jefe de sistemas fábrica

Jefe de sistemas oficina

CONTRALOR

Contador

Jefe de Cobranzas

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Ventajas

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de

letras.

Desventajas

Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque

resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de
aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro,
para destacarlo adecuadamente.

1.8 CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

a. Estructurales
Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa.

b. Funcionales
Indican en el cuerpo de la grafica, además de las
unidades y sus relaciones, las principales funciones de
los departamentos.

c. Especiales
Se destaca alguna característica.

d. Generales
Facilita una visión muy amplia de la organización, se
limita a las unidades de mayor importancia presentes en
toda la organización; se llaman también cartas maestras.

e. Departamentales
Representan la organización de un departamento o
sección.

f. Esquemáticos
Contienen solo los órganos principales, se elaboran para
el público, no contienen detalles.

g. Analíticos
Son los organigramas mas específicos, los cuales
suministran una información detallada y técnica, incluso
se complementan con informaciones anexas y por
escrito, símbolos convencionales de referencia con datos
circunstanciados. Se destinan al uso de directores,
expertos y personal de estado mayor.

h. Suplementarios
Se utilizan para mostrar una unidad en forma analítica o
más detallada, tales unidades pueden ser una dirección,

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un departamento, una gerencia entre otros. Son

complemento de los analíticos.

1.9 Ventajas y Desventajas de los Organigramas

Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre

las que sobresalen las siguientes:

* Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

* Puede apreciarse a simple vista la estructura general y

las relaciones de trabajo en la compañía.

* Muestra quién depende de quién.

* Indica alguna de las peculiaridades importantes de la

estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.

* Sirve como historia de los cambios, instrumentos de

enseñanza y medio de información al público acerca de
las relaciones de trabajo de la compañía.

* Son apropiados para lograr que los principios de la

organización operen.

* Indica a los administradores y al personal nuevo la forma

como se integran a la organización.

La ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra

quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los
administradores y al personal nuevo la forma como se integra la
organización.

Desventajas Del Organigrama

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los

organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus
principales defectos que son:

* Ellos muestran solamente las relaciones formales de

autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
significativas y las relaciones de información.

* No señalan el grado de autoridad disponible a distintos

niveles, aunque sería posible construirlo con líneas de
diferentes intensidades para indicar diferentes grados de
autoridad, en realidad no se puede someter a esta forma
de medición.

* Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de

relaciones informales y de canales de información, el

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organigrama se haría tan complejo que perdería su

utilidad.

* Con frecuencia indican la organización tal como debería

ser o como era, más bien como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que
la organización es dinámica y permiten que los
organigramas se vuelvan obsoletos.

* Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones

de autoridad con el status.

La desventaja considerada más desfavorable de aspecto que

con frecuencia indican la organización como era antes y no
como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan
actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual
hace que un organigrama sea obsoleto.

La jerarquía constituye un principio básico de la organización y

también lo es de la dirección.

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AUTOEVALUACIÓN Nº 03

1. ¿Cuál es la definición de los organigramas?

2. Mencione cuáles son las características de los

organigramas

3. ¿Cuál es la importancia de los organigramas?

4. De acuerdo al área ¿Qué funciones cumple el

organigrama?

5. ¿Qué criterios se deben tener en cuenta para elaborar un

organigrama?

6. Los organigramas se dividen en:

( ) Funcional, staff, escalar
( ) Maestros y complementarios
( ) Horizontal y vertical

7. Señale cuáles son los tipos de organigramas por su

representación y qué ventajas presentan.

8. ¿Cómo se clasifican los organigramas?

9. ¿Qué ventajas y desventajas presenta el uso de

organigramas en una empresa?

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