UNIVERSIDAD AMAZONICA DE PANDO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS,

ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS

TRABAJO DE INVESTIGACION

Asignatura: Ofimática y tecnología de información

Docente: Ing. Efraín Vasques Pérez
Estudiante: Christian Melvin Cari Ojeda
Suites informaticos
Las suites ofimáticas o software ofimáticos son herramientas de productividad
fundamentales para el día a día de la oficina y la gestión de documentos y archivos.
Una suite ofimática está formada por un conjunto de herramientas y aplicaciones
que sirven para crear, modificar, organizar, visualizar, almacenar y compartir
documentos y archivos, ya sean de texto, de cálculo, de datos o de imágenes.

Microsoft Office:
La suite ofimática más conocida y utilizada es, La Microsoft Office.
Sus aplicaciones y herramientas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access,
OneDrive, Project, Publisher, SharePoint, Teams, Tareas, etc. tienen el diseño que
estamos acostumbrados a manejar; de hecho, muchas de los programas de ofimática
gratuitos imitan su interfaz.
Potencia, usabilidad y gran experiencia de usuario, con todo lo que necesitas para
trabajar. Dispone de diferentes planes de precio.
Además, su habitual versión para escritorio ha evolucionado, y ahora también está
disponible Office 365 online y app móvil, para poder acceder a tu software
ofimático desde cualquier dispositivo y que otros miembros del equipo o de la
empresa puedan colaborar y revisar documentos Con chat online y video llamadas
para reuniones de más de 300 asistentes (Microsoft Teams) y 1 TB de
almacenamiento en la nube.

Open Office:
La alternativa gratuita más popular al paquete ofimático de Microsoft Office es
OpenOffice (Apache OpenOffice).
Una suite ofimática de código abierto y un diseño muy similar al de Microsoft, para
ofrecer a sus usuarios un espacio de trabajo conocido y de gran usabilidad.
OpenOffice incluye todas las herramientas básicas de una suite ofimática de pago,
procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, etc., y soporta numerosos
formatos de archivos, para ser compatible con los documentos de Microsoft Office
y poder utilizar archivos producidos con otro software ofimático.
Su descarga para escritorio es gratuita y no tiene ninguna licencia. Dispone de
extensiones web para trabajar online.

Google WorkSpace:
Antes conocido como G Suite, Google WorkSpace está ganando terreno dentro de
las suites ofimáticas online gracias a sus múltiples funcionalidades, gran usabilidad
y su carácter gratuito.
Google WorkSpace integra herramientas como Docs, Sheets, Slides, Gmail, Forms,
Drive, Meet… muy similares a las que ofrece Microsoft. Además, ofrece
compatibilidad con sus archivos.
Permite crear y editar todo tipo de documentos, compartirlos con otros usuarios,
trabajar de forma colaborativa con miembros del equipo, realizar video lllamas,
reuniones y disponer de almacenamiento en la nube.
Para usarlo, es necesario disponer de una cuenta de correo Gmail.

Libre Office:
Es un poderoso paquete de oficina. Su interfaz limpia y sus potentes herramientas
permiten dar rienda suelta a tu creatividad y hacer crecer tu productividad.
LibreOffice incluye varias aplicaciones que lo convierten en el paquete de oficina
libre y abierto más eficaz del mercado, y está conformado por las siguientes
aplicaciones:

Ventajas de una suite ofimática en línea:

Accesibilidad a los programas ofimáticos: los archivos y documentos creados por la
suite ofimática en la nube son accesibles de manera online a través de la cuenta de
usuario, desde cualquier dispositivo y lugar.
Herramientas colaborativas para el trabajo:

1. G Suite
También conocida como Google Suite, son un conjunto de herramientas
empresariales (100 % en línea), elaboradas por Google. Su objetivo es
facilitar la comunicación, colaboración e interacción de los usuarios en una
empresa y aumentar la productividad en esta misma.
Algunas de las aplicaciones más populares que tiene esta solución son:

2. Slack
Es una plataforma desarrollada específicamente para la mensajería
empresarial. Su objetivo es ayudar a que los miembros de su empresa
puedan comunicarse de manera directa a través de mensajes. Asimismo, les
brinda a los usuarios:
 Comunicación organizada: permite mantener una comunicación
fluida al mandar mensajes individuales (de manera privada), o a
través de canales desarrollados para equipos de trabajo, proyectos
empresariales u otro objetivo empresarial (el acceso a de los usuarios
a estos canales es con una invitación). Asimismo, se pueden
compartir archivos en estos espacios.
3. Discord
Comenzó siendo una aplicación específica para jugadores, sin embargo, se
ha estado utilizando últimamente en empresas por sus funcionalidades
colaborativas, por ejemplo:

4. Webex
Es una plataforma diseñada específicamente para realizar videoconferencias
o llamadas en línea. Es utilizada por diversos negocios porque se adapta
fácilmente a la movilidad empresarial. Algunas de sus funcionalidades son:
 5. Microsoft Teams
Se puede afirmar que Microsoft Teams es una de las herramientas
colaborativas más completas en el mercado y con más demanda
(actualmente un aproximado de 500 mil organizaciones hacen uso de Teams
en su negocio). Esto se debe a que es una plataforma unificada y
desarrollada para la comunicación y colaboración.
Su objetivo es brindarle a compañías y usuarios una solución todo en uno
que incluye múltiples herramientas intuitivas y servicios inteligentes a fin de
impulsar el trabajo en equipo, especialmente durante el teletrabajo.

1. Impacto de la inteligencia artificial en la automatización de tareas de oficina:

Y es que la inteligencia artificial en las empresas está transformando la manera en la
que trabajamos y abre nuevas posibilidades para mejorar la eficiencia y la
productividad. No obstante, su implementación también presenta desafíos únicos
que debemos conocer y tener en consideración.

Asistentes de correos electrónicos con IA:

Los asistentes de correo electrónico con IA son aplicaciones de software que
utilizan tecnología de inteligencia artificial (IA) para ayudarte a gestionar tu
comunicación por correo electrónico de manera más eficiente al automatizar la
redacción de correos electrónicos.
Al aprovechar algoritmos de IA y modelos de lenguaje, estos asistentes te ofrecen
sugerencias y herramientas valiosas para componer mensajes de correo electrónico
bien redactados y atractivos.

¿Cómo funcionan los asistentes de correo electrónico con IA?

Puedes pedirle a ChatGPT que escriba correos electrónicos de marketing y ventas
basados en tus indicaciones.
Los asistentes de correo electrónico con IA hacen lo mismo, ya que en su mayoría
se basan en la funcionalidad de OpenAI ChatGPT. Sin embargo, algunos de ellos
también pueden analizar el comportamiento de los destinatarios de los correos
 electrónicos para brindarte información sobre el contenido de los seguimientos o
sugerir formas de mejorar y personalizar tus correos electrónicos.

¿Por qué deberías usar un asistente de correo electrónico con IA?

Dos beneficios fundamentales de los asistentes de correo electrónico con IA son la
automatización y la mejora del contenido de los correos electrónicos. Estas
herramientas aceleran el tiempo que te lleva escribir correos electrónicos, sin riesgo
para la personalización, ya que pueden ayudarte a generar líneas de asunto o
aperturas personalizadas en muy poco tiempo.

2. Seguridad en el uso de herramientas de ofimática en entornos empresariales:

 Cuáles son las vulnerabilidades de seguridad asociadas en el uso de
herramientas de ofimática en entornos empresariales.
P Lucy · 2021. La vulnerabilidad de datos se ve afectada por diferentes
componentes, entre ellos se resalta el bajo nivel de seguridad que viene
predeterminado en los dispositivos. La facilidad de poder "hacker" o en el
peor de los casos el "cracker" y entrar en la raíz del sistema. De igual
manera se tiene poca información del usuario, sobre la seguridad de datos,
esto conlleva a varios descuidos que de una u otra manera dan paso a que se
pueda vulnerar de forma rápida y sencilla sin el consentimiento del usuario.
Una vulnerabilidad es una debilidad del sistema informático que puede ser
utilizada para causar un daño. (Avenía, 2017, p. 12). Estas debilidades
pueden presentarse en cualquiera de los activos y su consecuencia son los
impactos como efectos nocivos de un evento.

 Analiza las medidas de seguridad incorporadas en suites de oficina

populares.
Las empresas buscan simplificar las labores de oficina con el objetivo de
hacer el trabajo más práctico y dinámico. Para conseguirlo, implementan
herramientas destinadas a la automatización, optimización y mejora de la
operatividad de la organización. Es lo que se conoce como ofimática. Una
 de las herramientas más utilizadas es la suite ofimática, pero ¿qué es
una suite ofimática?
Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas
informáticos que permiten crear, modificar, organizar, almacenar, enviar,
recibir, escanear e imprimir archivos.

 Sugerencias para garantizar la protección de datos accesibles.

La protección de datos se refiere a los derechos de las personas cuyos datos
se recogen, se mantienen y se procesan, de saber qué datos están siendo
retenidos y usados y de corregir las inexactitudes. Si la investigación
involucra a personas, se deben considerar las obligaciones legales y éticas
con respecto a compartir los datos.

3. Adopción de tecnologías emergentes en el entorno de oficina:

 Pocos podrán negar los beneficios que la tecnología ha brindado al mundo
laboral en las últimas décadas. La posibilidad de teletrabajar, de manera
parcial o completa, supone para muchos una serie de ventajas para poder
conciliar su vida laboral con su vida personal y familiar. Hoy no es necesario
atarse a una sede física como en el pasado. El uso de tecnología en el trabajo
facilita labores antes inimaginables, como las reuniones online con personas
de cualquier punto del mundo, lo que favorece el dinamismo y la movilidad.

 Claro que la tecnología puede avanzar a un ritmo demasiado rápido para

seguirlo, con cambios que no solo suponen un cambio de paradigma, sino
que pueden suponer la pérdida de trabajo o la desvirtualización del mismo.
Es lo que sienten muchos diseñadores gráficos al comprobar cómo muchos
programas de Inteligencia Artificial pueden realizar trabajos muy logrados
en apenas segundos en lo que a un ser humano podría llevarle horas.
¿Progreso o amenaza?
Desafíos emergentes del uso de tecnologías en oficina.
Una de las principales causas para que el proceso de transformación digital se
apalanque son los mismos directivos y empleados de la organización. El
desconocimiento y temor a no poder adaptarse a la tecnología o posibilidad de que
aparezcan nuevos puestos de trabajo son obstáculos con los que se encuentran las
empresas.

Uno de los pasos más importantes es evaluar el contexto, situación de la empresa y

también de la industria en la que se encuentra. Esto se puede hacer a través de un
análisis FODA. Los puntos más importantes son identificar las oportunidades,
analizar la competencia y definir qué ventaja competitiva queremos conseguir.

La tecnología promueve la necesidad de una transformación digital y respalda la

digitalización de una empresa. No existe una sola tecnología o aplicación que
permita la transformación digital, sino que existe múltiples procesos clave que una
empresa debe tener para afrontar el cambio:

Generación y administración de datos:

Las empresas deben comprender que se pueden obtener mayores beneficios de los
datos que generan, si se interpretan y aplican de manera estratégica. Los datos
brutos por sí solos no generan información para impulsar el crecimiento del
negocio. Los análisis derivados de los datos son los que crean un valor verdadero.
Parte del cambio cultural consiste en abordar un análisis de los datos que
actualmente genera y los que puede explorar. El tipo de administración se puede
dividir en invertir, innovar e improvisar:

La tecnología tiene una ventaja asombrosa para la optimización y control de costos

en diferentes áreas, por lo que se convirtió en el mejor aliado para inversores y
visionarios que tienen un enorme abanico de oportunidades en este nuevo mundo
digital.
4. Desarrollo de habilidades digitales en el ámbito educativo:
La ofimática se puede utilizar en educación y sobre todo en la administración
educativa ya que a través de las herramientas que proporciona se pueden llevar
programas de notas de planillas, de inventarios y por supuesto de información y
comunicación. Un ejemplo de los últimos son los medios perfectos para mantener
al tanto a los padres de familia de la actualidad del colegio por medio de circulares
que se envían a través de Internet y además de que llegan a todos, se economiza
gran cantidad de papel y así cuidamos el ambiente.

Sin duda las aplicaciones ofimáticas cambiaron la forma de trabajar y de educarse.

Al principio estos programas estaban orientados a las empresas, a las "oficinas",
dado que las computadoras eran muy caras en los 70 para estar disponibles en
escuelas y hogares.
Las computadoras empezaron a masificarse en los 80 y 90 del siglo pasado y, con
estas, los programas ofimáticos.
Sin duda el paquete ofimático estrella es el Microsoft Office desde los 90 a la fecha.
En los últimos años han salido paquetes ofimáticos gratuitos como OpenOffice y las
herramientas de google.

Beneficios de su uso.
Algunos beneficios generales del uso de programas ofimáticos que podríamos
mencionar:

 Las hojas de cálculo facilitan todo tipo de cálculos y gráficos, en especial

para las empresas. Una hoja de cálculo puede hacer en instantes lo que, con
una simple calculadora, podría llevarle horas de trabajo a una persona.

 Las bases de datos permiten guardar información y acceder a la misma

rápidamente y de distintas formas.
Las presentaciones multimedia facilitan la comunicación de ideas.

Las nuevas tecnologías en la educación ya se pueden notar en diversas instituciones

del país, ya sea en forma de clases virtuales, en el uso de aplicaciones para la
realización de actividades o en la disponibilidad de recursos digitales para hacer
más interesantes los contenidos.

Esta es una tendencia irreversible. Después de todo, cada vez más estudiantes están
inmersos en sus computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes. La mejor
alternativa, entonces, es convertir estas tecnologías en aliadas.

La nueva generación y las tecnologías.

La influencia de las nuevas tecnologías en la educación invita a los docentes y a las
instituciones educativas a repensar sus modelos. Después de todo, sin innovación,
será prácticamente imposible atraer nuevos estudiantes y crear viajes de aprendizaje
interesantes.

Realidad virtual y realidad aumentada

Mientras que la realidad virtual se experimenta a través de tecnologías 3D e
Inteligencia Artificial, la realidad aumentada exige dispositivos específicos para
esto.
Pero ambas tecnologías ayudan a crear entornos interactivos con propuestas de
actividades innovadoras.

¿Cuáles son las tendencias?

 Móvil en el aula: aunque hayan sido prohibidos, hoy en día los teléfonos
móviles son bienvenidos en las aulas. Se pueden utilizar en actividades
interactivas y mejorar la calidad de la enseñanza. Los estudiantes pueden
continuar estudiando desde cualquier lugar, utilizando computadoras,
tabletas y otros dispositivos conectados a Internet.
 Para mantenerte al día con estos desarrollos e implementar las transformaciones
digitales de la Educación 5.0, es esencial contar con herramientas de gestión de alta
calidad.
Lo ideal es desplegar plataformas integradas, como las soluciones todo en uno, que
reúnan todas las herramientas necesarias para el negocio educativo. Así, la
institución educativa garantiza una educación de calidad y una gestión de
excelencia.

5. Evaluación de accesibilidad en herramientas de ofimática:

 Analiza como las herramientas de ofimática abordan la accesibilidad
para personas con discapacidades.
Las herramientas de ofimática son un conjunto de técnicas, aplicaciones y
programas informáticos que se utilizan en funciones de oficina para
optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos y tareas relacionados.
Esas herramientas (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones,
agenda…) suelen presentarse en paquetes de programas conocidos como
“suites de oficina u ofimática”.
Ofrece a las personas con discapacidades herramientas adaptadas a sus
necesidades y proporciona a todo el mundo los medios necesarios para ser
productivos. hace referencia al conjunto de aplicaciones, técnicas y
herramientas informáticas que permiten optimizar y automatizar las tareas y
procedimientos propios de una oficina.

 Mejoras para hacer que estas herramientas sean más inclusivas.

Para garantizar el acceso a cualquier recurso tecnológico a todas las
personas, incluidas las que sufren algún tipo de discapacidad, no es
suficiente con desarrollar tecnologías asistidas adecuadas para cada tipo de
discapacidad. También es necesario que los propios recursos tecnológicos
estén diseñados para que puedan ser accedidos a través de estas ayudas
técnicas.
6. Gestión de datos en hojas de cálculo:
La gestión de datos en hojas de cálculo se refiere al proceso de organizar, analizar y
manipular datos dentro de un programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o
Google Sheets. Esto puede incluir tareas como la introducción de datos, la creación
de fórmulas, el ordenamiento y filtrado de datos, la creación de gráficos y tablas
dinámicas, entre otras cosas.

 Usar nombres descriptivos para las hojas, celdas y rangos de datos.

 Utilizar formatos de celda consistentes para ayudar a mantener la coherencia
de los datos.
 Evitar la mezcla de datos y presentación, manteniendo los cálculos y datos
crudos en hojas separadas.
 Mantener una copia de seguridad regular de tus hojas de cálculo para evitar
la pérdida de datos.

Algunos desafíos asociados con la gestión de datos en hojas de cálculo incluyen la

posibilidad de cometer errores al copiar y pegar datos, la dificultad de mantener la
integridad de los datos cuando múltiples usuarios trabajan en la misma hoja de
cálculo y la limitación de escalabilidad para conjuntos de datos grandes.

7. Tendencias futuras en herramientas de colaboración en línea:

Las herramientas de colaboración en línea seguirán evolucionando para adaptarse a
las necesidades cambiantes de los equipos distribuidos. Algunas tendencias futuras
podrían incluir una mayor integración de inteligencia artificial para mejorar la
organización y la búsqueda de información.